冶金備件電子采購(gòu)招標(biāo)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)
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[摘要]冶金備件電子采購(gòu)招標(biāo)系統(tǒng)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、條碼識(shí)別等技術(shù)，為企業(yè)建立私有云式的電子采購(gòu)平臺(tái)，能夠?qū)崿F(xiàn)線上招標(biāo)、報(bào)價(jià)、合同、結(jié)算，并與線下送貨緊密連接，提高了招標(biāo)采購(gòu)效率、降低采購(gòu)成本。
[關(guān)鍵詞]采購(gòu)；招標(biāo)；移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)；倉(cāng)儲(chǔ)管理；條碼；識(shí)別
0引言
大部分冶金企業(yè)在備件管理方面采用ERP系統(tǒng)或獨(dú)立的備件管理系統(tǒng)。管理系統(tǒng)可根據(jù)各部門(mén)上報(bào)的需求計(jì)劃、現(xiàn)有庫(kù)存、最低庫(kù)存等，自動(dòng)生成備件采購(gòu)計(jì)劃，再通過(guò)人工調(diào)整形成實(shí)際的采購(gòu)計(jì)劃。在管理系統(tǒng)外部，采購(gòu)人員根據(jù)實(shí)際采購(gòu)計(jì)劃，面向合格供方進(jìn)行議標(biāo)、招標(biāo)、簽訂紙質(zhì)合同；將采購(gòu)合同、預(yù)付款等信息錄入管理系統(tǒng)；供方送貨后，錄入備件入庫(kù)單、錄入付款信息、錄入開(kāi)票信息，系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行應(yīng)付賬款等動(dòng)態(tài)處理。目前的備件管理模式存在3個(gè)問(wèn)題：（1）備件管理在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行，沒(méi)有將管理延伸到外部，錄入系統(tǒng)的信息較多，不便于減少內(nèi)部人員工作量。（2）實(shí)施采購(gòu)議價(jià)、投標(biāo)等流程，在系統(tǒng)外由人工完成，不利于比價(jià)采購(gòu)，降低采購(gòu)成本，尤其是通用的備品備件。（3）由于與供方依靠電話、紙質(zhì)溝通，造成備件收貨計(jì)劃、在途量、使用跟蹤等方面效率低、速度慢。冶金企業(yè)備件電子采購(gòu)招標(biāo)平臺(tái)利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、自動(dòng)識(shí)別技術(shù)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，為冶金企業(yè)備件采購(gòu)部門(mén)和供應(yīng)商之間提供了多種溝通交流和協(xié)作的方式，包括網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、微信通知、二維碼自動(dòng)識(shí)別、智能采購(gòu)終端等，形成了以備件采購(gòu)管理為中心，各個(gè)供應(yīng)商緊密協(xié)作，更好服務(wù)于生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的一體化管理模式。使得備件采購(gòu)人員和供應(yīng)商之間更容易溝通，減少了采購(gòu)員和供應(yīng)商之間的重復(fù)工作，提高了備件采購(gòu)員辦公效率，同時(shí)可提高供應(yīng)商對(duì)生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)的水平，規(guī)范備件管理。
1.1系統(tǒng)架構(gòu)
在電子采購(gòu)招標(biāo)業(yè)務(wù)中，企業(yè)內(nèi)部備件管理包含了備件需求計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、采購(gòu)收貨入庫(kù)、倉(cāng)儲(chǔ)管理、備件現(xiàn)場(chǎng)使用跟蹤，以及發(fā)票、付款等.電子采購(gòu)招標(biāo)的供應(yīng)商端，可以涵蓋供應(yīng)商內(nèi)部的備件庫(kù)存、備件報(bào)價(jià)、備件合同、備件送貨，以及發(fā)票、收款等。電子采購(gòu)招標(biāo)平臺(tái)包含了互聯(lián)網(wǎng)采購(gòu)中心平臺(tái)、手機(jī)移動(dòng)平臺(tái)和微信通知平臺(tái)，同時(shí)結(jié)合線上、線下銜接的條碼識(shí)別、智能采購(gòu)終端。
1.2業(yè)務(wù)管理流程
冶金企業(yè)備件電子采購(gòu)招標(biāo)平臺(tái)業(yè)務(wù)管理流程。電子采購(gòu)招標(biāo)業(yè)務(wù)涵蓋了企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)車(chē)間、采購(gòu)部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理、財(cái)務(wù)結(jié)算等，同時(shí)通過(guò)整體采購(gòu)平臺(tái)和條碼實(shí)現(xiàn)采購(gòu)企業(yè)與供應(yīng)商的業(yè)務(wù)銜接。供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、合同、送貨、發(fā)票資金情況都可以通過(guò)平臺(tái)進(jìn)行辦理和查看。尤其是在線下送貨過(guò)程中，通過(guò)平臺(tái)自動(dòng)生成、打印統(tǒng)一規(guī)范的帶有條碼的送貨單，實(shí)現(xiàn)實(shí)物送貨、入庫(kù)、合同、資金等自動(dòng)關(guān)聯(lián)，規(guī)范了業(yè)務(wù)，提高了效率。
1.3系統(tǒng)功能
電子采購(gòu)招標(biāo)業(yè)務(wù)平臺(tái)，功能涵蓋了采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)招標(biāo)比價(jià)、采購(gòu)合同、采購(gòu)送貨、倉(cāng)儲(chǔ)管理、采購(gòu)結(jié)算、系統(tǒng)維護(hù)、供應(yīng)商維護(hù)和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)等.
1.3.1采購(gòu)計(jì)劃
采購(gòu)計(jì)劃來(lái)源于生產(chǎn)車(chē)間，部門(mén)通過(guò)系統(tǒng)上報(bào)需求計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃需要上報(bào)的信息包括：采購(gòu)編號(hào)、備件名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、廠商、到貨時(shí)間要求以及備件的專(zhuān)業(yè)分類(lèi)等。采購(gòu)計(jì)劃通過(guò)企業(yè)審批流程后生效，并對(duì)采購(gòu)計(jì)劃按專(zhuān)業(yè)、類(lèi)別進(jìn)行劃分匯總。生產(chǎn)車(chē)間、采購(gòu)部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理、財(cái)務(wù)結(jié)算等，同時(shí)通過(guò)整體采購(gòu)平臺(tái)和條碼實(shí)現(xiàn)采購(gòu)企業(yè)與供應(yīng)商的業(yè)務(wù)銜接。供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、合同、送貨、發(fā)票資金情況都可以通過(guò)平臺(tái)進(jìn)行辦理和查看。尤其是在線下送貨過(guò)程中，通過(guò)平臺(tái)自動(dòng)生成、打印統(tǒng)一規(guī)范的帶有條碼的送貨單，實(shí)現(xiàn)實(shí)物送貨、入庫(kù)、合同、資金等自動(dòng)關(guān)聯(lián)，規(guī)范了業(yè)務(wù)，提高了效率。
1.3.2采購(gòu)招標(biāo)比價(jià)
招標(biāo)比價(jià)是整個(gè)系統(tǒng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。對(duì)于匯總后的采購(gòu)計(jì)劃，可以按照專(zhuān)業(yè)、廠家等進(jìn)行劃分，形成一個(gè)或多個(gè)采購(gòu)招標(biāo)包，然后再按照各個(gè)供貨商的能力和信譽(yù)情況進(jìn)行發(fā)包。有資格投標(biāo)的供應(yīng)商可以在招標(biāo)規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)，并可以隨時(shí)了解自己報(bào)價(jià)排名情況。系統(tǒng)比價(jià)可以選擇多種方式，如總包比較和單項(xiàng)比較相結(jié)合的方式。單項(xiàng)的比較是對(duì)相同型號(hào)的設(shè)備進(jìn)行單價(jià)的比較，價(jià)格最低的供貨商的價(jià)格為推薦中標(biāo)方?？偘容^是對(duì)滿足報(bào)價(jià)項(xiàng)目超過(guò)80%的供貨商的公共報(bào)價(jià)項(xiàng)目的總價(jià)進(jìn)行比較，價(jià)格最低的供貨商為推薦中標(biāo)方。也可以采用逐個(gè)單項(xiàng)比較中標(biāo)的方法，即按逐個(gè)單項(xiàng)比較，單項(xiàng)價(jià)格最低者為該單項(xiàng)推薦中標(biāo)方。
1.3.3采購(gòu)合同
比價(jià)完成后，生成與中標(biāo)單位的購(gòu)銷(xiāo)合同。合同生成可以利用現(xiàn)有的合同模板，并把中標(biāo)的設(shè)備項(xiàng)目、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)等明細(xì)自動(dòng)生成出來(lái)。合同生成后自動(dòng)建立合同臺(tái)賬和合同執(zhí)行跟蹤。隨時(shí)跟蹤合同送貨數(shù)量、發(fā)票金額、付款金額等，同時(shí)對(duì)供貨備件在生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)使用情況進(jìn)行跟蹤。
1.3.4送貨入庫(kù)
供貨商按照采購(gòu)合同進(jìn)行送貨，可以在平臺(tái)上自動(dòng)生成統(tǒng)一的送貨單，并打印帶有唯一條碼的送貨單。倉(cāng)庫(kù)收貨時(shí)直接掃描條碼就可辦理入庫(kù)，并同時(shí)與對(duì)應(yīng)供應(yīng)商合同關(guān)聯(lián)，自動(dòng)反饋給相應(yīng)的采購(gòu)人員。
1.3.5倉(cāng)儲(chǔ)管理
倉(cāng)儲(chǔ)管理包括倉(cāng)庫(kù)收貨、入庫(kù)、領(lǐng)用出庫(kù)、庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)等業(yè)務(wù)。同時(shí)生成實(shí)時(shí)庫(kù)存報(bào)表、收發(fā)存報(bào)表。倉(cāng)庫(kù)管理按照物資設(shè)置最低庫(kù)存、最高庫(kù)存，可實(shí)時(shí)形成庫(kù)存預(yù)警提示。庫(kù)存信息將成為制定采購(gòu)計(jì)劃的一項(xiàng)重要依據(jù)。系統(tǒng)可以定時(shí)檢查庫(kù)存，對(duì)于庫(kù)存數(shù)量為零或庫(kù)存數(shù)量低于最低庫(kù)存數(shù)量的備件進(jìn)行報(bào)警提示，并生成清單，作為采購(gòu)計(jì)劃的一項(xiàng)重要依據(jù)。
1.3.6采購(gòu)結(jié)算
采購(gòu)結(jié)算包括發(fā)票和付款。采購(gòu)結(jié)算是在采購(gòu)合同、物流、信息流管理的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)資金流的管理。主要包括開(kāi)票信息登記、應(yīng)付款明細(xì)和付款審批、支付等。
1.3.7數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)匯總
數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)匯總是對(duì)一段時(shí)間內(nèi)工作的檢驗(yàn)和總結(jié)的重要形式。對(duì)于平時(shí)數(shù)據(jù)的記錄，可以定期按月、按年進(jìn)行匯總，如月出庫(kù)匯總、月入庫(kù)匯總、實(shí)時(shí)庫(kù)存匯總等。同時(shí)可以對(duì)多個(gè)時(shí)間內(nèi)數(shù)據(jù)對(duì)比匯總，如一季度內(nèi)各個(gè)月份出庫(kù)對(duì)比、一年內(nèi)各個(gè)月份入庫(kù)的對(duì)比等。匯總的形式可按報(bào)表的形式顯示出來(lái)，也可用各種圖表（如柱型圖、曲線圖等）的形式直觀地顯示。
1.4軟件開(kāi)發(fā)
系統(tǒng)整體由基于asp.net的B/S架構(gòu)開(kāi)發(fā)，通過(guò)服務(wù)器設(shè)置后可以在互聯(lián)網(wǎng)上應(yīng)用。開(kāi)發(fā)工具選用VS2015，數(shù)據(jù)庫(kù)采用MSSQL，服務(wù)器采用Windows操作系統(tǒng)，Web服務(wù)器為IIS。客戶端使用瀏覽器訪問(wèn)，手機(jī)端可以和企業(yè)微信集成使用。整體系統(tǒng)采用HTML5技術(shù)開(kāi)發(fā)，完全兼容IE8+、火狐、谷歌等主流瀏覽器。流程設(shè)計(jì)器在VML和SVG之間以自動(dòng)切換圖形展現(xiàn)方式來(lái)兼容各瀏覽器。
2系統(tǒng)特點(diǎn)
2.1基于互聯(lián)網(wǎng)和條碼技術(shù)
通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、條碼識(shí)別實(shí)現(xiàn)線上、線下、移動(dòng)端緊密銜接，規(guī)范采購(gòu)流程，提高業(yè)務(wù)效率。
2.2業(yè)務(wù)流程靈活
系統(tǒng)內(nèi)設(shè)計(jì)的各種業(yè)務(wù)流程、審批流程都能可視化配置，以適應(yīng)企業(yè)不斷發(fā)展階段的流程優(yōu)化需要。
2.3動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)化管理
在實(shí)物庫(kù)存的基礎(chǔ)上，建立動(dòng)態(tài)庫(kù)存數(shù)據(jù)。提供動(dòng)態(tài)地在途量、待檢量、已審待領(lǐng)量等信息，為有關(guān)部門(mén)編制工作計(jì)劃提供依據(jù)。
2.4集成度高
對(duì)于采購(gòu)企業(yè)，可集成備件使用現(xiàn)場(chǎng)以及設(shè)備管理；對(duì)于供應(yīng)商，也可以銜接相應(yīng)管理系統(tǒng)。
3系統(tǒng)應(yīng)用
一般冶金鋼鐵企業(yè)備件物資采購(gòu)量大，生產(chǎn)要求急，采購(gòu)工作量大。某鋼鐵企業(yè)應(yīng)用該系統(tǒng)后，備件采購(gòu)周期可縮短20%左右，庫(kù)存及庫(kù)存占用資金可降低10%。同時(shí)，利用該系統(tǒng)積累的數(shù)據(jù)，可以形成數(shù)字指標(biāo)的供應(yīng)商考核機(jī)制，實(shí)行優(yōu)勝略汰，保證優(yōu)質(zhì)供貨。
作者：左兵群 張賀利 單位：天津云思維軟件科技有限公司 天津市百信通科技有限公司
