ERP系統(tǒng)在全面預(yù)算管理的應(yīng)用現(xiàn)狀

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[摘要]全面預(yù)算管理是一種非常重要的管理工具，對(duì)企業(yè)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)、資源合理配置有重要作用。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，erp系統(tǒng)在全面預(yù)算管理中的應(yīng)用越來(lái)越多，ERP系統(tǒng)作為成熟、先進(jìn)的管理系統(tǒng)，能夠推進(jìn)全面預(yù)算管理的實(shí)施。通過從全面預(yù)算管理和ERP系統(tǒng)的概念出發(fā)，理論與實(shí)踐相結(jié)合闡述傳統(tǒng)預(yù)算管理的缺陷，以及ERP系統(tǒng)應(yīng)用于全面預(yù)算管理的現(xiàn)狀，并對(duì)提升ERP系統(tǒng)在全面預(yù)算管理中的實(shí)施提出建議。

[關(guān)鍵詞]全面預(yù)算管理；ERP系統(tǒng)；企業(yè)戰(zhàn)略

一、全面預(yù)算管理及ERP的概念

(一)全面預(yù)算管理的概念及功能

20世紀(jì)30年代預(yù)算管理作為一種控制成本、節(jié)約費(fèi)用的手段而被普遍采用。全面預(yù)算管理是指在一定的時(shí)期內(nèi)對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)及財(cái)務(wù)情況進(jìn)行全面預(yù)測(cè)，使企業(yè)的資源配置更加合理以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。以戰(zhàn)略為導(dǎo)向的全面預(yù)算管理將企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃轉(zhuǎn)化成預(yù)算的制定目標(biāo)，最后落實(shí)到企業(yè)的長(zhǎng)期經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中去，在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用。它不僅能幫助企業(yè)合理運(yùn)用資源、明確資金走向和企業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，還能幫助企業(yè)制定并實(shí)施有效的戰(zhàn)略目標(biāo)和相應(yīng)的機(jī)制。

(二)ERP系統(tǒng)的概念及功能

企業(yè)資源計(jì)劃或稱企業(yè)資源規(guī)劃，簡(jiǎn)稱ERP(Enter-priseResourcePlanning)，由美國(guó)著名管理咨詢公司GartnerGroupInc于1990年提出來(lái)的，最初被定義為應(yīng)用軟件，但迅速為全世界商業(yè)企業(yè)所接受，現(xiàn)已經(jīng)發(fā)展成為現(xiàn)代企業(yè)管理理論之一。企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)，是指建立在資訊技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)。ERP以市場(chǎng)和顧客為導(dǎo)向，對(duì)物資資源管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)資源管理、信息資源管理進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，使企業(yè)達(dá)到資源的最優(yōu)配置、提高生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的勞動(dòng)和資源使用效率和管理效率。隨著時(shí)代的發(fā)展，信息化時(shí)代給現(xiàn)代企業(yè)帶來(lái)了更先進(jìn)的管理方法，提出了更高的要求。要想與時(shí)俱進(jìn)、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，ERP系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)在企業(yè)中得到更廣泛的應(yīng)用。

(三)ERP系統(tǒng)與全面預(yù)算管理的結(jié)合

ERP系統(tǒng)與全面預(yù)算管理有共同的核心理念，均能優(yōu)化資源配置、實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)，但全面預(yù)算管理著重于企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)，而ERP系統(tǒng)主要針對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理。ERP系統(tǒng)能夠優(yōu)化全面預(yù)算管理的實(shí)施環(huán)境，確保預(yù)算目標(biāo)與企業(yè)目標(biāo)的一致。當(dāng)進(jìn)行全面預(yù)算時(shí)企業(yè)需要各方面數(shù)據(jù)和相關(guān)信息、指標(biāo)，而ERP系統(tǒng)能夠整合、提供大部分?jǐn)?shù)據(jù)，其多個(gè)子系統(tǒng)的相互配合和強(qiáng)大的數(shù)據(jù)工具開發(fā)功能對(duì)于實(shí)現(xiàn)預(yù)算信息的及時(shí)傳遞、共享，以及預(yù)算執(zhí)行的實(shí)時(shí)監(jiān)控和修正有很大幫助。因此，企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算管理最好引入ERP系統(tǒng)，反過來(lái)全面預(yù)算管理的實(shí)施又能促進(jìn)ERP系統(tǒng)更好地運(yùn)行。

二、ERP系統(tǒng)在全面預(yù)算管理中的應(yīng)用

(一)全面預(yù)算管理應(yīng)用于企業(yè)的缺陷

1.傳統(tǒng)編制方式效率低。全面預(yù)算管理要求涉及企業(yè)的各個(gè)層級(jí)，以及各個(gè)基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，因此預(yù)算編制時(shí)需要大量的企業(yè)數(shù)據(jù)和各方面信息。而傳統(tǒng)編制方式因其信息不集成的缺點(diǎn)，編制人員需花費(fèi)大量時(shí)間和精力去收集、整理資料，一方面收集的數(shù)據(jù)不全面，可能出現(xiàn)錯(cuò)誤；另一方面延長(zhǎng)了預(yù)算周期。此外，企業(yè)全面預(yù)算管理要對(duì)經(jīng)營(yíng)管理中出現(xiàn)的問題需及時(shí)作出調(diào)整，而在傳統(tǒng)預(yù)算管理環(huán)境下預(yù)算缺少靈活性和適應(yīng)性。所以，傳統(tǒng)的全面預(yù)算管理編制很難完成其作為經(jīng)營(yíng)管控、貫徹企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的管理工具的職能。2.預(yù)算制度和機(jī)構(gòu)設(shè)置不完善。通常預(yù)算編制以企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)為指導(dǎo)，以提高經(jīng)營(yíng)管理效率、實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置為目標(biāo)。前期的編制即使很科學(xué)也需要后期的實(shí)施情況來(lái)判斷不足并提出修改意見，但多數(shù)企業(yè)預(yù)算管理制度不完善，只重視預(yù)算編制，未設(shè)置專門的預(yù)算管理機(jī)構(gòu)，對(duì)于預(yù)算的實(shí)施、控制缺少監(jiān)督和評(píng)價(jià)。2011年11月國(guó)資委要求央企進(jìn)一步深化全面預(yù)算管理，但從財(cái)政部2017年的《中央文化企業(yè)國(guó)有資本經(jīng)營(yíng)預(yù)算改革工作順利推進(jìn)》報(bào)道能看出央企仍然需要增強(qiáng)預(yù)算執(zhí)行的科學(xué)性和規(guī)范性，研究建立有文化特色的國(guó)資預(yù)算績(jī)效考核指標(biāo)體系。3.預(yù)算管理各環(huán)節(jié)重視程度不同。預(yù)算管理不僅要重視預(yù)算的編制和實(shí)施，更要注重預(yù)算控制、考核。目前我國(guó)實(shí)施全面預(yù)算管理的企業(yè)多為大型企業(yè)集團(tuán)，其規(guī)模很大，下屬公司、產(chǎn)品與業(yè)務(wù)繁多，給預(yù)算的編制和實(shí)施帶來(lái)了諸多不便。如預(yù)算的編制很難兼顧生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各個(gè)環(huán)節(jié)，各產(chǎn)品、業(yè)務(wù)之間不易實(shí)現(xiàn)均衡，接下來(lái)的預(yù)算管理更是難以延續(xù)。4.全面預(yù)算管理與戰(zhàn)略目標(biāo)相脫節(jié)。全面預(yù)算管理是企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的重要組成部分，其編制應(yīng)當(dāng)圍繞企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)和經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。在現(xiàn)代中小企業(yè)中，經(jīng)常出現(xiàn)目標(biāo)不一致和利益沖突、信息不對(duì)稱等問題，進(jìn)而導(dǎo)致預(yù)算不嚴(yán)謹(jǐn)，與戰(zhàn)略目標(biāo)脫軌。而且，部分管理層對(duì)預(yù)算管理重視程度不夠，預(yù)算管理工作缺少有力支持。因此會(huì)造成編制不夠準(zhǔn)確，很難反映企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的現(xiàn)象。尤其對(duì)于戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的企業(yè)來(lái)說，以戰(zhàn)略目標(biāo)為導(dǎo)向的預(yù)算管理更有利于企業(yè)轉(zhuǎn)型。

(二)ERP系統(tǒng)應(yīng)用于全面預(yù)算管理的現(xiàn)狀

1.ERP系統(tǒng)可以為全面預(yù)算管理提供數(shù)據(jù)和信息。將原有分散在企業(yè)各個(gè)角落的數(shù)據(jù)整合起來(lái)，為預(yù)算管理提供更全面準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，對(duì)于預(yù)算編制的準(zhǔn)確性有很大幫助。當(dāng)企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，ERP能夠及時(shí)記錄，預(yù)算人員就能用當(dāng)期數(shù)據(jù)與實(shí)際預(yù)算進(jìn)行比較，分析差異。對(duì)于有較大偏差的數(shù)據(jù)，預(yù)算人員可以通過ERP系統(tǒng)下不同的子模塊發(fā)現(xiàn)偏差的根源，及時(shí)作出調(diào)整，以適應(yīng)企業(yè)和市場(chǎng)的變化。也可快速便捷地在ERP系統(tǒng)的其他模塊中獲取相關(guān)數(shù)據(jù)。2.在ERP系統(tǒng)中，開發(fā)、設(shè)計(jì)、采購(gòu)、生產(chǎn)以及銷售等環(huán)節(jié)形成一個(gè)價(jià)值鏈，通過產(chǎn)品的流動(dòng)產(chǎn)生價(jià)值，企業(yè)管理者可通過該價(jià)值鏈進(jìn)行預(yù)算管理、控制成本。ERP系統(tǒng)與全面預(yù)算信息結(jié)合能達(dá)到在成本發(fā)生前先預(yù)算，成本發(fā)生時(shí)實(shí)時(shí)監(jiān)控，成本發(fā)生后比較分析，通過財(cái)務(wù)與庫(kù)存、生產(chǎn)、銷售、資產(chǎn)等模塊的集成，做到實(shí)時(shí)跟蹤核算。3.傳統(tǒng)的預(yù)算管理容易將企業(yè)各個(gè)部門、各個(gè)環(huán)節(jié)割裂開，而在ERP環(huán)境下，所有部門和崗位都能夠參與到預(yù)算管理中，它通過應(yīng)用信息技術(shù)把企業(yè)各類業(yè)務(wù)集成在一起，把資源信息、業(yè)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)分析數(shù)據(jù)以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)整合成實(shí)時(shí)、共享的信息平臺(tái)，各部門相互協(xié)同與集成的程度更高，有利于克服傳統(tǒng)預(yù)算管理中的“信息孤島”現(xiàn)象，所有人員都能對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)、經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和各項(xiàng)業(yè)務(wù)的預(yù)算參與編制、共同執(zhí)行、提出建議、相互考評(píng)。4.在企業(yè)經(jīng)營(yíng)過程中部門行為常與企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)和利益發(fā)生沖突，而ERP系統(tǒng)與全面預(yù)算管理的結(jié)合能確保預(yù)算目標(biāo)與企業(yè)目標(biāo)的一致，保障了企業(yè)順利實(shí)施全面預(yù)算管理。在實(shí)際中，企業(yè)在發(fā)生日常業(yè)務(wù)時(shí)往往不可避免地存在一些不必要、人為的資源分割，致使完整的資金鏈斷開，阻礙企業(yè)整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。而ERP系統(tǒng)對(duì)信息具有較強(qiáng)的集成性，運(yùn)用ERP系統(tǒng)可將企業(yè)各部門信息有效的結(jié)合在一起，打破了各部門間的界限和障礙，解決了預(yù)算管理中信息不對(duì)稱、不集成的問題。

三、完善在ERP環(huán)境中實(shí)施全面預(yù)算管理的建議

(一)完善實(shí)施全面預(yù)算管理的企業(yè)環(huán)境

良好的企業(yè)環(huán)境是開展全面預(yù)算管理的基礎(chǔ)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)構(gòu)建完整的預(yù)算管理部門，將其放在與其他部門同等重要的位置，預(yù)算部門要協(xié)調(diào)各部門信息的共享，使各部門就基礎(chǔ)假設(shè)達(dá)成一致。其次，預(yù)算管理工作需要上下結(jié)合，業(yè)務(wù)部門作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)的執(zhí)行者，是ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的入口；財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)信息的處理、分析；作為數(shù)據(jù)的使用人，管理層需要通過系統(tǒng)了解全面預(yù)算實(shí)施情況。這種預(yù)算模式有利于避免“信息孤島”的出現(xiàn)，提高管理層對(duì)企業(yè)整體信息的整體掌握程度，保證決策層所做出決策科學(xué)、合理。

(二)建立更全面的預(yù)算管理體系

首先，設(shè)立預(yù)算管理委員會(huì)。預(yù)算委員會(huì)作為全面預(yù)算管理的決策機(jī)構(gòu)，應(yīng)由企業(yè)總經(jīng)理、副總經(jīng)理、和各部門負(fù)責(zé)人組成。委員會(huì)要負(fù)責(zé)主持制定、修訂企業(yè)有關(guān)預(yù)算管理的制度；討論決定企業(yè)經(jīng)營(yíng)預(yù)算、投資預(yù)算以及財(cái)務(wù)預(yù)算中需要上報(bào)的預(yù)算指標(biāo)；討論決定企業(yè)預(yù)算考核辦法及年度預(yù)算考核指標(biāo)的調(diào)整等。第二，設(shè)立預(yù)算部門，負(fù)責(zé)編制部門預(yù)算，執(zhí)行、統(tǒng)計(jì)本部門預(yù)算，并監(jiān)控預(yù)算實(shí)施，同時(shí)接受預(yù)算委員會(huì)的預(yù)算指導(dǎo)、監(jiān)督。第三，設(shè)立預(yù)算監(jiān)督部門或崗位，協(xié)調(diào)、監(jiān)督各部門預(yù)算人員工作；匯總編制公司預(yù)算執(zhí)行報(bào)告；定期向預(yù)算委員會(huì)反映預(yù)算執(zhí)行中的問題。

(三)利用ERP系統(tǒng)加強(qiáng)預(yù)算管控

企業(yè)可以建立預(yù)算管理架構(gòu)，它將預(yù)算管理作為與ERP系統(tǒng)相獨(dú)立的子模塊，并通過預(yù)算數(shù)據(jù)庫(kù)與ERP系統(tǒng)的其他模塊時(shí)刻緊密地連接在一起，在加強(qiáng)ERP系統(tǒng)的事前計(jì)劃、事中控制功能的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)預(yù)算管理和實(shí)時(shí)控制。不同的預(yù)算指標(biāo)業(yè)務(wù)特征不同，管理需求存在差異，因此預(yù)算控制過程需要對(duì)應(yīng)不同的控制方法。對(duì)于控制力度要求低的預(yù)算指標(biāo)，超出預(yù)算時(shí)ERP系統(tǒng)只給予提示，但業(yè)務(wù)流程依然進(jìn)行；對(duì)于控制力度要求較強(qiáng)的預(yù)算指標(biāo)，超出預(yù)算時(shí)應(yīng)設(shè)置由主管審批；對(duì)于控制力度要求非常強(qiáng)的指標(biāo)要嚴(yán)格把控，一旦超出預(yù)算ERP系統(tǒng)的業(yè)務(wù)就無(wú)法繼續(xù)進(jìn)行。對(duì)于出現(xiàn)的異常指標(biāo)和現(xiàn)象，以及有可能超出安全警戒線的指標(biāo)及時(shí)給予預(yù)警提示，并通知有關(guān)部門和相關(guān)人員及時(shí)調(diào)整。

(四)完善全面預(yù)算管理的考核機(jī)制

企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)預(yù)算考核給予重視，考核階段具有承上啟下的作用，是預(yù)算管理不可或缺的環(huán)節(jié)。首先，制定考核制度，明確考核指標(biāo)、分工、時(shí)間；其次，對(duì)各部門、各項(xiàng)業(yè)務(wù)的預(yù)算實(shí)施情況進(jìn)行考核。在ERP環(huán)境下預(yù)算模塊能與績(jī)效管理系統(tǒng)有效銜接，通過對(duì)預(yù)算實(shí)施情況的分析，反映各部門的管理業(yè)績(jī)以及資金是否得到合理有效使用，為預(yù)算考核的落實(shí)提供了可能。最后，召開會(huì)議，審議考核情況，正確評(píng)價(jià)預(yù)算實(shí)施情況、提出考核建議，依據(jù)考核結(jié)果給出科學(xué)合理、客觀公正的評(píng)價(jià)意見。

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作者:龐智瑤 李季鵬 單位:新疆財(cái)經(jīng)大學(xué)工商管理學(xué)院