淺談事業(yè)單位會計檔案規(guī)范管理

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摘要：目前各單位的會計檔案管理水平和質(zhì)量參差不齊，尤其是事業(yè)單位，因為以前采用的是收付實現(xiàn)制，年度結(jié)束以后，以前年度的賬務(wù)也就不再關(guān)注，造成會計檔案不完整、缺失的現(xiàn)象。眾所周知2016年新修訂的《會計檔案管理辦法》開始執(zhí)行，那么如何落實好這一制度，正是研究的重點。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；會計檔案；規(guī)范管理

會計檔案是單位檔案重要組成部分。但在許多單位無論是領(lǐng)導(dǎo)還是財務(wù)人員，檔案管理意識淡薄，缺乏起碼的認(rèn)識和檔案管理基本常識，會計檔案管理仍然存在不足和缺陷。這主要表現(xiàn)在以下方面：會計檔案管理制度不完善或不落實，會計資料收集不健全，造成原始資料的毀損、缺失。對到期的會計檔案未按規(guī)定進(jìn)行鑒定、清理和銷毀，造成不必要的浪費。缺乏計算機(jī)應(yīng)用及其他相關(guān)的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，造成會計檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高。針對上述問題，筆者根據(jù)自己常年從事財務(wù)管理工作的經(jīng)驗提出如下規(guī)范財務(wù)檔案的措施。

1會計憑證的收集和整理

1．1憑證的分類和審核

會計憑證包括原始憑證，比如發(fā)票、訂單明細(xì)、入庫單、出庫單、審批單等。會計憑證還包括記賬憑證，比如收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證。在實際工作中，同一個單位每個會計分管不同的業(yè)務(wù)，為了準(zhǔn)確、高效地做好會計檔案管理工作，應(yīng)該按照具體業(yè)務(wù)分類分別裝訂、保管各自的記賬憑證。記賬憑證一般都是由所使用的財務(wù)軟件直接打印出來的，規(guī)格尺寸都是統(tǒng)一的，只是要注意在打印記賬憑證前確保出納、記賬人、審核人、財務(wù)主管都簽字審核，不能有漏項。對于原始憑證，一定要注意審核其真實性，一般情況下要求報銷人提供發(fā)票真?zhèn)悟炞C結(jié)果，對于超過一定金額的發(fā)票會計應(yīng)該到稅務(wù)局網(wǎng)站進(jìn)行核實。在審核發(fā)票時還要注意發(fā)票信息的準(zhǔn)確齊全，比如發(fā)票抬頭是否為單位規(guī)范全稱，納稅人識別號是否準(zhǔn)確等。

1．2憑證的折疊和粘貼

從外部取得的原始憑證規(guī)格尺寸都是不同的，那么如何將各種規(guī)格的原始憑證折疊規(guī)范呢？首先應(yīng)該將票據(jù)按照由小到大依次排序，小的放在最上邊。在折疊時，要充分考慮今后翻閱方便，又不會損傷憑證。應(yīng)該以規(guī)范的記賬憑證為模板，原始憑證要和記賬憑證大小保持完全一致，同時要留出裝訂位置。對于一些很小的票據(jù)，比如出租車票，切忌不可簡單的刷上膠水直接粘在記賬憑證后面，這樣會使裝訂后的憑證參差不齊，不美觀。應(yīng)該購置與記賬憑證大小一致的原始單據(jù)粘貼單，每一張小票需按照從上到下、從左到右的順序依次粘貼，要盡可能的展開但不能超過粘貼單邊緣。在粘貼憑證時盡量不用膠棒，時間久了憑證會風(fēng)干脫落，易造成單據(jù)缺失。最好選擇膠水，經(jīng)過整理后單據(jù)牢固美觀，易裝訂。

1．3憑證的裝訂和存檔

根據(jù)《會計檔案管理辦法》規(guī)定，會計檔案定期保管期限按照檔案性質(zhì)分類分別是10年和30年，所以憑證的裝訂和存檔工作是會計檔案管理的重中之重。會計檔案不同于其他檔案，在各種審計檢查工作中，會計檔案的反復(fù)查閱率是相當(dāng)高的，所以裝訂憑證是一項非常細(xì)致的工作。首先將打印好的記賬憑證與粘貼折疊好的原始憑證逐一核對匹配，并按照憑證序號由小到大排列好，裝訂前要根據(jù)經(jīng)驗來確定每冊憑證的厚度，每冊裝訂憑證的數(shù)量最好是5或10的整數(shù)倍，便于日后查閱。如果原始憑證較多會造成整冊憑證裝訂位置過薄，而憑證本身過厚的情況，通常應(yīng)該在憑證裝訂位置填充一些大小合適的紙條來保證整本憑證薄厚一致，這樣裝訂好的憑證既美觀又牢固，還能避免在以后翻閱過程出現(xiàn)開裂的情況。憑證裝訂好，需要粘貼與之大小匹配的封面。憑證的封面除了在正面表明單位名稱、年份、憑證起止編號、裝訂人等信息，還要在憑證的側(cè)面填寫這些信息，便于今后查詢。裝訂好的憑證需歸檔保存，通常單位要設(shè)有專門的會計檔案室，專人管理，借閱檔案需登記。

1．4合同的收集和整理

1．4．1合同收集合同是會計檔案必不可少的組成部分，由于合同一般都頁數(shù)較多，有的合同還專門制作了封面進(jìn)行裝訂，因此很難將其折疊放在憑證后面。通常合同都需要分次付款，如果裝訂在首次付款憑證后面，下次付款時還得翻閱以前的憑證，大大降低了工作效率，因此建議合同最好單獨保管。合同存檔前會計人員要先審閱，確保合同內(nèi)容完整，符合要求。包括合同簽訂雙方是否蓋章，雙方法人（授權(quán)人）是否簽字，合同簽訂日期是否標(biāo)明等。

1．4．2建立臺賬事業(yè)單位每年往往都要簽訂成百上千份合同，如果不加以有效管理，日后查詢使用會非常麻煩，而且也容易造成合同的丟失。因此應(yīng)該建立合同臺賬。臺賬內(nèi)容應(yīng)包括：合同編號、合同名稱、簽訂時間、對方單位名稱、合同總價、每次付款金額及憑證號、經(jīng)辦處室、經(jīng)辦人等信息。

1．4．3合同裝訂為了更好地做好保存歸檔工作，應(yīng)當(dāng)定期把已經(jīng)登記入臺賬的合同按順序裝訂成冊。在裝訂合同時首先要對合同進(jìn)行整理，包括去除夾子、訂書釘、裝訂環(huán)，不必要的封面尤其是硬塑料封面等，以便裝訂出來的合同整齊美觀。在裝訂前還要將對應(yīng)的合同臺賬打印出來作為整本合同的目錄，每份合同之間建議放置分隔簽，以便日后翻閱。裝訂好的合同需要制作相應(yīng)的封面，封面應(yīng)該包括：單位名稱、年份、起止合同編號等內(nèi)容。合同也需歸檔保存，借閱需登記。

2會計賬表的收集和整理

2．1建立會計報表目錄

財務(wù)報表包含很多內(nèi)容，各單位應(yīng)該根據(jù)業(yè)務(wù)情況收集整理會計報表，建議建立相應(yīng)的報表目錄，避免出現(xiàn)漏項的情況。大體來講會計報表應(yīng)該包含以下內(nèi)容：中央財政部門預(yù)算表、中央財政部門決算表、政府采購計劃表、固定資產(chǎn)投資報表、住房改革支出預(yù)算決算報表、企業(yè)決算報表、績效評價報告、統(tǒng)計報表、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、非稅收入收繳報表、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

2．2收集和裝訂報表

年度結(jié)束后，根據(jù)建立好的會計報表目錄，逐項收集相關(guān)報表?，F(xiàn)在普遍存在一種現(xiàn)象，報表一般都是先報送電子版，審核無誤后再報送紙版的，因此有些單位經(jīng)常會忘了打印留存紙質(zhì)報表，時間久了如果電子數(shù)據(jù)丟失，就會造成很大損失。因此在報表審核無誤后，應(yīng)該及時打印，相關(guān)責(zé)任人簽字，并加蓋公章存檔。有的財務(wù)報表容易被大家忽視，比如銀行對賬單?，F(xiàn)在的付款方式基本以網(wǎng)銀支付為主，紙版對賬單平時用處不大，但是年度審計和專項審計還是會要求提供。因此應(yīng)該定期打印銀行對賬單，并在年度終了時按賬戶分別裝訂成冊。

3往來賬款資料的收集和整理

3．1建立往來賬款臺賬

事業(yè)單位因為以前采用的是收付實現(xiàn)制，因此對以前年度產(chǎn)生的往來款項關(guān)注度不夠，常年得不到清理，有的單位往來款數(shù)千萬，甚至上億元，給國有資產(chǎn)造成大量隱患。很多單位將往來款項的管理全部依賴于會計軟件中的供應(yīng)商管理輔助核算功能，但是有些信息軟件無法實現(xiàn)，給以后查閱造成了很大麻煩。因此事業(yè)單位需要建立往來款項管理臺賬，臺賬的內(nèi)容應(yīng)該包括債權(quán)（務(wù)）單位名稱、憑證編號、事項摘要、賬面金額、賬齡分析、責(zé)任人以及其他需要說明的事項。

3．2建立往來賬款動態(tài)監(jiān)管系統(tǒng)

往來款項得不到重視的另外一個因素就是，沒有進(jìn)行動態(tài)監(jiān)管。各崗位會計應(yīng)該定期對往來款項進(jìn)行分析，聯(lián)系責(zé)任人進(jìn)行催收或催付，對于確實無法處理的往來款項要說明原因，每年形成往來款項清理報告，確保往來款項管理規(guī)范，避免造成國有資產(chǎn)流失問題。

4會計檔案的保管和使用

4．1紙質(zhì)會計檔案的保管和使用

現(xiàn)在有的事業(yè)單位由于條件限制，沒有設(shè)立專門的會計檔案室，所有會計檔案全部由每位會計保管，有不同年度的會計檔案由不同會計保管的，也有不同業(yè)務(wù)的會計檔案由各自核算會計自行保管的。在實際工作中，財務(wù)部門內(nèi)部經(jīng)常會進(jìn)行會計輪崗，時間久了，會計檔案的保管就會出現(xiàn)混亂的狀況，給日后查詢和使用帶來極大不便和安全隱患。更有可能會因為會計退休造成會計檔案的丟失。某一事業(yè)單位就出現(xiàn)了這一現(xiàn)象，在搬家過程中，找到了由已退休會計保管的20年以前的會計憑證和會計賬簿，如果不是搬家那么這些會計憑證很可能會被非財務(wù)人員當(dāng)作廢品賣掉，將會給單位財務(wù)管理工作造成無法挽回的損失。因此紙質(zhì)會計檔案一定要集中統(tǒng)一管理，為了方便工作，每位會計只保留最近一年的會計檔案。在將會計檔案轉(zhuǎn)交檔案室時，應(yīng)該制定專門的移交清冊，移交人、接收人、財務(wù)主管都要簽字。會計檔案室應(yīng)該封閉管理，并由專人負(fù)責(zé)。各單位應(yīng)當(dāng)建立《會計檔案保管規(guī)定》和《會計檔案借閱規(guī)定》，進(jìn)一步明確會計檔案管理和使用過程中的責(zé)任，確保會計檔案安全。

4．2電子會計檔案的保管

隨著計算機(jī)在會計工作中運(yùn)用越來越廣泛，電子會計數(shù)據(jù)越來越多，重要性也越來越突出。因此如何保管好電子會計檔案也是各單位應(yīng)該考慮的問題。對于財務(wù)電子賬數(shù)據(jù)，應(yīng)該定期備份。除了在服務(wù)器上備份以外，還要將數(shù)據(jù)備份輸出，按照容災(zāi)要求進(jìn)行異地存放。財務(wù)報表數(shù)據(jù)以及在工作過程中形成的WORD、EXCEL、PPT等格式文件也是會計檔案的重要組成部分，對于完整理解年度財務(wù)工作有著不可或缺的作用。建議在電腦中建立不同的文件夾分類存放。例如：可建立規(guī)章制度、預(yù)算申報、預(yù)算執(zhí)行、決算管理、銀行對賬、統(tǒng)計報表等文件夾，同時在每個文件夾下再按照年度建立文件夾，將相關(guān)文件存放在對應(yīng)的文件夾內(nèi)。文件的名稱建議用規(guī)范全稱，同時要標(biāo)明日期，在存放文件時建議要保存最新版文件，避免時間久了無法判斷哪一個版本是有效的?？傊?，會計檔案對于總結(jié)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)工作，配合審計監(jiān)督，提供相關(guān)數(shù)據(jù)有著重要作用，在日常工作中，單位財務(wù)人員以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，將會計檔案規(guī)范化作為財務(wù)管理工作的一項必備任務(wù)。

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作者：李宏偉 單位：國家無線電監(jiān)測中心