電子檔案的概念精選(九篇)
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第1篇：電子檔案的概念范文
在我國電子檔案管理的理論研究與實(shí)踐工作中，普遍存在名詞術(shù)語概念模糊、使用混亂的現(xiàn)象。術(shù)語使用的不統(tǒng)一、不規(guī)范嚴(yán)重影響我國檔案管理的理論研究、實(shí)踐工作以及國際交流的有效開展。其中最核心的概念———電子文件與電子檔案，迄今沒有明確、統(tǒng)一的概念區(qū)分。在理論研究中較多采用“大文件觀”，將兩者統(tǒng)稱為“電子文件”而不作細(xì)分；在特定的情況下，尤其是在實(shí)際工作中，則往往根據(jù)需要自行命名與區(qū)分，存在較大的隨意性。業(yè)界早已明確界定并達(dá)成共識(shí)的、最基本、最常用的“文件”與“檔案”概念，在信息時(shí)代卻遭遇隨意使用與模糊處理，并因此而衍生出“文檔”、“資料”、“記錄”等概念，以便在需要時(shí)備選和使用，把原本簡單明了的事情推向復(fù)雜含混的泥潭。
1.1概念區(qū)分的必要性
1.1.1理論研究的需要
統(tǒng)一討論的焦點(diǎn)，這是順利開展理論研究的重要前提。國際上，文件和檔案在不同階段對(duì)應(yīng)的術(shù)語主要有documents、records、archives。這三個(gè)術(shù)語應(yīng)該如何翻譯，我國檔案界也尚未統(tǒng)一意見，其中最大的問題在于對(duì)records的翻譯。主流的觀點(diǎn)認(rèn)為應(yīng)該將records翻譯為“文件”，但也有學(xué)者提出應(yīng)該翻譯為“檔案”［2］，更有學(xué)者提出應(yīng)該翻譯成其他的術(shù)語，如“記錄”［3］。事實(shí)上，records一詞應(yīng)該如何翻譯，并不僅僅是文字使用上的差別，而是折射出我國電子檔案管理理論中術(shù)語概念的模糊與混亂。正是因?yàn)槲覈形疵鞔_電子文件、電子檔案的概念及其實(shí)質(zhì)內(nèi)涵，才導(dǎo)致翻譯時(shí)的混亂。在我國，對(duì)于電子環(huán)境中的文件和檔案，人們普遍稱之為稱為“電子文件”，其理由是兩者的界限并不像紙質(zhì)文件與檔案那樣清楚。［4］這種說法并不完全符合實(shí)際。盡管電子檔案是由電子文件轉(zhuǎn)換而來的，但是兩者的內(nèi)涵與外延并不相同。倘若都統(tǒng)稱為“電子文件”，則是忽略了電子檔案特有的價(jià)值形態(tài)與本質(zhì)特征，不利于正確認(rèn)識(shí)處于生命周期不同階段的電子文件和電子檔案的不同內(nèi)涵與特征；更重要的是，將電子文件與電子檔案統(tǒng)稱為“電子文件”，在學(xué)術(shù)交流與討論中往往會(huì)出現(xiàn)混亂局面，不同的研究者所講的“電子文件”，可以根據(jù)各自的理解與需要任意指代整個(gè)生命周期的不同階段而不作明確的區(qū)分。從理論研究的角度出發(fā)，明確區(qū)分電子文件與電子檔案的概念已勢(shì)在必行。只有明晰這兩個(gè)基本概念及其內(nèi)涵，才能統(tǒng)一學(xué)術(shù)研究與討論的焦點(diǎn)，為理論研究和發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)：一方面，這有利于準(zhǔn)確地翻譯與引進(jìn)國外的相關(guān)理論，更好地進(jìn)行國際交流與合作，為我國的理論研究提供準(zhǔn)確而有用的參考材料；另一方面，也有利于理清全生命周期中電子文件階段與電子檔案階段的研究重點(diǎn)與相關(guān)理論，明確檔案學(xué)界的研究對(duì)象與研究領(lǐng)域，真正建立起電子檔案管理的理論體系。
1.1.2實(shí)踐工作的需要
明確管理邊界，這是順利開展檔案工作的重要前提。處于整個(gè)生命周期連續(xù)管理過程中不同階段的文件和檔案，其管理對(duì)象、方法及過程均有所不同。但目前我國檔案界的主流思想仍持只有“電子文件”、沒有“電子檔案”的觀念。倘若統(tǒng)稱為“電子文件”，那么我國檔案部門的工作范圍與管理權(quán)限就變得模糊不清，反而給檔案工作自身的發(fā)展設(shè)置了思想、觀念以及行動(dòng)上的障礙。從實(shí)踐工作的角度出發(fā)，亟需區(qū)分電子文件與電子檔案的概念。這一方面有利于檔案部門在分清處于不同階段的電子文件與電子檔案的內(nèi)涵、管理邊界、管理方法、管理系統(tǒng)功能要求的情況下，更好地開展核心業(yè)務(wù)；另一方面也有利于明確檔案部門拓展業(yè)務(wù)邊界的努力方向。檔案部門針對(duì)紙質(zhì)載體開展現(xiàn)行文件利用的成績和事實(shí)證明，我們的確不需要通過模糊文件與檔案的概念來為拓展業(yè)務(wù)提供理論支持，因?yàn)楹斓倪壿嬘肋h(yuǎn)支持不了清晰的主張。
1.2概念明晰
盡管紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理大不相同，但其生命周期的特征卻是相似的。因此，可以參照紙質(zhì)檔案管理的相關(guān)概念，對(duì)不同階段所對(duì)應(yīng)的術(shù)語進(jìn)行明確區(qū)分：EDMS中流通的是電子文件，其對(duì)應(yīng)的英文術(shù)語為electronicdocuments，而ERMS和數(shù)字檔案館中的均為電子檔案，其對(duì)應(yīng)的英文術(shù)語為electronicrecords。
2電子檔案管理的邏輯起點(diǎn)
前端控制、全程管理的管理原則主張將檔案管理的工作起點(diǎn)盡可能地向前延伸，從“文件形成”、“系統(tǒng)設(shè)計(jì)”開始，把需要和可能在“文件形成階段”實(shí)現(xiàn)的要求盡量在“文件形成階段”實(shí)現(xiàn)，并對(duì)“文件”的整個(gè)形成過程實(shí)行管理控制。然而在實(shí)際工作中，檔案部門沒辦法將檔案管理工作延伸到“文件形成階段”，畢竟文件形成部門有其自身的職責(zé)范圍，檔案部門并沒有實(shí)際的管理權(quán)限去要求、控制文件如何形成。真正意義上的全程管理不僅是檔案管理，而應(yīng)是類似于“大文件”管理的宏觀管理，或許這樣才能做到前端控制。對(duì)于電子檔案管理的邏輯起點(diǎn)，可以參照傳統(tǒng)檔案管理的方式進(jìn)行思考與確認(rèn)。
2.1紙質(zhì)檔案管理的邏輯起點(diǎn)
在傳統(tǒng)紙質(zhì)環(huán)境下，檔案工作的開展始于文件的歸檔。盡管從檔案的定義及其形成的客觀規(guī)律看，“歸檔”不是文件成為檔案的必經(jīng)環(huán)節(jié)，譬如一份歷史檔案，或許它并未經(jīng)過“歸檔”也能成為檔案；但從檔案管理的實(shí)際業(yè)務(wù)流程來看，歸檔是檔案管理工作中不可或缺的環(huán)節(jié)，它標(biāo)志著文件工作的完結(jié)，管理責(zé)任與權(quán)限由業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)移至檔案部門，也意味著對(duì)文件保存價(jià)值的認(rèn)定。因此，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，“歸檔”具有相對(duì)固定的時(shí)間，是明確的文件工作邏輯結(jié)點(diǎn)和檔案管理工作邏輯起點(diǎn)。需要強(qiáng)調(diào)的是，本文所探討的電子檔案管理邏輯起點(diǎn)是針對(duì)實(shí)際管理流程而言的，以“歸檔”作為邏輯起點(diǎn)，并非指歸檔是文件成為檔案的必要條件。
2.2電子檔案管理的邏輯起點(diǎn)
按照傳統(tǒng)意義上的歸檔來理解電子政務(wù)系統(tǒng)中的文件歸檔，僅指將具有保存價(jià)值的電子文件賦予檔案屬性并納入檔案管理范疇的過程。［15］但由于電子文件具有與紙質(zhì)文件不同的特征，如不及時(shí)、全面將文件及元數(shù)據(jù)歸檔，很可能會(huì)造成數(shù)據(jù)的篡改、損壞或丟失。因此，檔案部門有必要將歸檔工作前移，這樣才能實(shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫對(duì)接，更好地維護(hù)檔案真實(shí)、完整、安全。在廣東省黨政機(jī)關(guān)全面推廣的檔案管理系統(tǒng)中，歸檔被分為預(yù)歸檔和正式歸檔兩個(gè)環(huán)節(jié)。在預(yù)歸檔階段，業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求最大范圍地將文件資料及其相關(guān)元數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)歸檔，檔案部門對(duì)此進(jìn)行審核、鑒定，最終對(duì)具有檔案價(jià)值、符合要求的電子文件進(jìn)行正式歸檔。經(jīng)過兩個(gè)環(huán)節(jié)的“歸檔”，可以使最終形成的電子檔案更加真實(shí)、全面地反映形成機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)活動(dòng)，更好地保證檔案的原始記錄性。由于電子文件具有特殊性，要維護(hù)其完整性、真實(shí)性，檔案部門需要在預(yù)歸檔階段對(duì)電子文件進(jìn)行審查與鑒定，如不符合歸檔條件則退回形成部門進(jìn)行補(bǔ)充完善，系統(tǒng)也會(huì)顯示所缺失的要素。電子文件預(yù)歸檔后，檔案部門對(duì)預(yù)歸檔的電子文件具有管理權(quán)限，因?yàn)殡娮游募唤?jīng)預(yù)歸檔就被固化，不可再更改，之后的任何操作都會(huì)作為審計(jì)日志內(nèi)容記錄下來，檔案部門需要對(duì)預(yù)歸檔的文件進(jìn)行維護(hù)與審查。在國外的理論和實(shí)踐中，都強(qiáng)調(diào)電子檔案管理系統(tǒng)（ERMS）通過捕獲納入具有檔案價(jià)值的信息。所謂捕獲（capture），是指將文件或數(shù)字對(duì)象納入檔案管理系統(tǒng)（ERMS），設(shè)定元數(shù)據(jù)對(duì)文件進(jìn)行著錄并將其置于背景之中的過程，從而使文件得到長期、恰當(dāng)?shù)墓芾?。?］從電子文件捕獲的操作范圍、時(shí)間、方式來看，捕獲與傳統(tǒng)歸檔有所區(qū)別，捕獲的對(duì)象可以是任何電子文件，而歸檔的對(duì)象只是具檔案保存價(jià)值的電子文件，前者的范疇大于后者，［7］且二者在實(shí)際工作中不屬于線性流程關(guān)系，我們也不能籠統(tǒng)地把傳統(tǒng)的歸檔等同于捕獲。但從實(shí)質(zhì)上說，文件的捕獲對(duì)應(yīng)于本土化的語言和管理方式也就大體相當(dāng)于歸檔工作的預(yù)備階段。因此，結(jié)合我國國情，并參照廣東省黨政機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的實(shí)際情況與成功經(jīng)驗(yàn)，可將“預(yù)歸檔”看作國外的“捕獲”，這樣的理解更加符合我國“本土”情況，更容易將電子檔案管理工作與傳統(tǒng)檔案管理工作相對(duì)應(yīng)，便于明晰歸檔或捕獲是電子檔案管理工作的邏輯起點(diǎn)。對(duì)電子檔案管理而言，其實(shí)際工作的邏輯起點(diǎn)與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理一致，只有文件業(yè)務(wù)和管理的相關(guān)工作結(jié)束，作為文件歸宿的檔案管理工作才能正式開展。從實(shí)際管理權(quán)限來看，相比傳統(tǒng)檔案管理，雖然電子檔案的歸檔時(shí)機(jī)有所提前，在實(shí)際工作中可表現(xiàn)為電子文件的預(yù)歸檔或捕獲，但電子文件的預(yù)歸檔賦予檔案部門審查與鑒定的權(quán)力，正式歸檔則是賦予其保存與維護(hù)的職責(zé)，因此，歸檔意味著文件工作的結(jié)束，也標(biāo)志著檔案工作的開始。
2.3明晰邏輯起點(diǎn)
無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，檔案管理工作都是從檔案部門獲得實(shí)際管理權(quán)限開始的。實(shí)際中若沒有相應(yīng)權(quán)限，管理工作就無從開展，如把檔案管理前伸到文件形成及其信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段，在事實(shí)上是難以做到的。在電子政務(wù)系統(tǒng)中，檔案部門的工作從文件預(yù)歸檔開始，文件在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）中形成和辦理之后，及時(shí)將其進(jìn)行預(yù)歸檔或及時(shí)捕獲，至此，檔案部門對(duì)電子文件有了實(shí)實(shí)在在的管理權(quán)限，即便這些文件還未經(jīng)過正式歸檔，檔案工作實(shí)際已經(jīng)由此展開。綜上，電子政務(wù)系統(tǒng)中的歸檔可分為預(yù)歸檔和正式歸檔兩部分，而結(jié)合我國實(shí)際情況，可將預(yù)歸檔看作國外所提出的“捕獲”。與紙質(zhì)檔案管理相對(duì)應(yīng)，檔案部門從文件預(yù)歸檔環(huán)節(jié)開始就對(duì)其具有實(shí)際管理權(quán)限與責(zé)任，管理工作就此展開，文件工作也就此結(jié)束，因此，電子檔案管理的邏輯起點(diǎn)仍是歸檔或捕獲。
3全程管理與前端控制的理論反思
全程管理與前端控制已經(jīng)成為業(yè)界普遍提倡和認(rèn)同的原則和理論，特別是前端控制理論，更被稱為“電子文件時(shí)代的新思維”。［8］“全程管理原則是指對(duì)電子文件從其產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)到永久保存或銷毀的整個(gè)生命周期進(jìn)行全過程的管理，形成一套無縫銜接、系統(tǒng)完整的管理鏈條”?！扒岸丝刂剖侵笧榱舜_保電子文件的完整齊全、真實(shí)可靠，檔案部門和檔案工作者應(yīng)該在電子文件生成之初（甚至是電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初）就對(duì)電子文件進(jìn)行前期的監(jiān)督與控制”。［9］
3.1全程管理與前端控制理論的不合理之處
3.1.1現(xiàn)實(shí)中的尷尬
無論全程管理還是前端控制，都是從檔案部門的角度出發(fā)，強(qiáng)調(diào)要從形成階段開始對(duì)電子文件的整個(gè)生命周期實(shí)行管理。然而，這兩個(gè)理論在現(xiàn)實(shí)中存在一定的矛盾與尷尬：如果實(shí)現(xiàn)了對(duì)整個(gè)生命周期的管理，那么是將檔案部門視為全過程的管理者，此時(shí)并不需要強(qiáng)調(diào)所謂的“前端”與“后端”，因?yàn)樗鼈兌急粰n案部門共同規(guī)劃和管理著，應(yīng)該受到同等的重視；而如果強(qiáng)調(diào)前端控制，則是將檔案部門視為后端的管理者，在這種情況下，檔案部門對(duì)前端的管理在實(shí)際上難以實(shí)現(xiàn)。因此，這兩個(gè)理論不僅本身就存在邏輯關(guān)系上的矛盾，而且在實(shí)踐中也存在難以實(shí)現(xiàn)的尷尬。
3.1.2實(shí)踐中的不可行
InterPARES項(xiàng)目的主持人露西安娜•杜蘭蒂教授在第十七屆國際檔案大會(huì)上指出，在從電子文件到電子檔案的整個(gè)生命周期中，文件的形成者和檔案的保管員共享管理者的角色和職責(zé)。［10］也就是說，在實(shí)踐中，文件的形成者與檔案的保管者各有分工、各有權(quán)職，雙方在實(shí)踐中并不存在誰領(lǐng)導(dǎo)誰，或者誰管理誰的情況，而是作為不同階段的管理者，分別承擔(dān)從電子文件到電子檔案這一完整生命周期的管理責(zé)任。對(duì)于我國的機(jī)關(guān)檔案室而言，它的工作前接文件形成部門，后接檔案館，正處于整個(gè)生命周期的“中端”。一般而言，我國機(jī)關(guān)檔案室與業(yè)務(wù)部門之間是平等的業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)支持的關(guān)系，并不存在領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，因此檔案室無權(quán)對(duì)前端的業(yè)務(wù)部門進(jìn)行管理；機(jī)關(guān)檔案室與檔案館之間也只有業(yè)務(wù)交接關(guān)系，無權(quán)對(duì)檔案館工作進(jìn)行干預(yù)。因此，機(jī)關(guān)檔案室無法實(shí)現(xiàn)前端控制，更無法做到全程管理，應(yīng)該認(rèn)清自身在整個(gè)生命周期中的樞紐地位，充分發(fā)揮“承前啟后”的作用。只有各司其職，才能保證電子文件和電子檔案管理全過程流暢、規(guī)范、安全。因此，在實(shí)踐工作中，檔案部門的職責(zé)應(yīng)該是負(fù)責(zé)電子檔案的管理與保存，并從整體出發(fā)，積極關(guān)注與參與相關(guān)工作，而不可能做到針對(duì)電子文件的“前端控制”，或擔(dān)負(fù)起電子文件和電子檔案全生命周期的“全程管理”。
3.2機(jī)關(guān)檔案室在全生命周期管理中的定位
從理論和實(shí)踐上看，檔案部門都無法做到全程管理與前端控制，檔案部門的職責(zé)是保證歸檔文件真實(shí)、可靠、完整、可用。機(jī)關(guān)檔案室既是電子政務(wù)建設(shè)的組成部分，也是數(shù)字檔案館接收永久電子檔案的直接來源，處于整個(gè)生命周期“中端”位置的它，更應(yīng)該具有手明晰的定位。
3.2.1建立極具包容性的檔案管理系統(tǒng)
對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)而言，與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)之間的接口是保證電子文件歸檔原始性的關(guān)鍵，只有最大限度地接收并保存形成單位所移交的文件，才能保證后續(xù)的檔案管理工作正常開展，更好地發(fā)揮檔案部門的作用。因此，機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)建立極具包容性的檔案管理系統(tǒng)，接收并保存前端形成的電子文件，并保證其真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。
3.2.2開展專業(yè)的檔案管理工作
機(jī)關(guān)檔案室的工作包含兩個(gè)方面：一是要提供多途徑的檔案檢索與利用服務(wù)，為機(jī)關(guān)管理和機(jī)關(guān)職能活動(dòng)提供必要的檔案信息支持，同時(shí)也要充分發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢(shì)，為本單位的信息化建設(shè)提出專業(yè)性的檔案管理需求與意見；二是要向檔案館移交長期保存的電子檔案，確保移交檔案的完整性與檔案管理的連續(xù)性，為檔案館工作提供必要的基礎(chǔ)支撐。此外，當(dāng)下我國的數(shù)字檔案館建設(shè)還處在起步階段，機(jī)關(guān)檔案室作為檔案信息化的先行者，可以為數(shù)字檔案館的建設(shè)提供有用的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)與參考實(shí)例，促進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)工作的順利開展。因此，對(duì)于機(jī)關(guān)檔案室而言，其工作具有十分重要的樞紐作用，更應(yīng)該明確自身的工作定位，確保從電子文件與電子檔案管理的連續(xù)性。
3.2.3積極關(guān)注全過程管理
正如露西安娜•杜蘭蒂教授所強(qiáng)調(diào)的：隨著InterPARES研究的深入，將繼續(xù)證明這樣一種觀點(diǎn)———不采取全程管理的眼光，就不可能保管電子檔案。［11］而早在1997年國際檔案理事會(huì)的電子檔案管理指南中，也指出檔案部門在電子文件、電子檔案全生命周期中職責(zé)的有限性。［12］對(duì)此，我們的理解是：全程管理是一個(gè)多部門分工協(xié)作的過程，檔案部門作為其中的一個(gè)重要角色應(yīng)該具備整體的眼光，為全過程管理提出相應(yīng)的意見與建議，積極參與電子文件相關(guān)管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等的制定，做到“全程關(guān)注”。具體來說，機(jī)關(guān)檔案室可根據(jù)檔案管理的業(yè)務(wù)需求，為前端文件形成部門提出工作建議，為本單位的信息化建設(shè)提供參考意見，并為檔案館積累和輸送檔案。
4電子檔案的真實(shí)性問題
電子檔案的真實(shí)性是檔案部門尤為關(guān)注的核心問題之一。電子形式載體與傳統(tǒng)載體的巨大差異使得信息記錄難以具有傳統(tǒng)載體的穩(wěn)定性和固化性，對(duì)于以維護(hù)檔案原始記錄性為使命的檔案部門而言，這無疑帶來了新的管理問題。在實(shí)際工作中，機(jī)關(guān)檔案室擔(dān)負(fù)著接收和整理電子文件的重要職責(zé)。在電子文件轉(zhuǎn)化成為電子檔案的過程中，機(jī)關(guān)檔案室在保障電子文件和電子檔案真實(shí)性中的作用和責(zé)任是重要而有限的。
4.1真實(shí)性的內(nèi)涵
在國際上，以InterPARES項(xiàng)目為代表，圍繞電子檔案的“真實(shí)性”問題做了許多研究，對(duì)于Inter－PARES詞典中“真實(shí)性”（authenticity）這一概念的定義，［13］筆者的理解是：指一份記錄作為檔案的可信賴性，即檔案與它在文件階段形成時(shí)的原始狀態(tài)一致，沒有被篡改或誤用。這一理解中的“真實(shí)性”是針對(duì)檔案而言的，這也與我國檔案管理工作的權(quán)限與職責(zé)相符，即維護(hù)檔案的原始記錄性。在我國的研究中，則將“真實(shí)性”需求劃分為兩個(gè)方面：一是文件在形成過程中的真實(shí)，即一份文件客觀反映和真實(shí)記錄了機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)；二是文件在形成之后的真實(shí)，表現(xiàn)為文件（檔案）在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束之后的生命周期里未被更改，仍然保持產(chǎn)生時(shí)的本來面貌。［14］對(duì)應(yīng)上述概念，真實(shí)性要求可分兩個(gè)部分：一是形成的電子文件在移交到檔案保管者那里之前是真實(shí)的，即文件的真實(shí)性，包括兩層含義———文件未被篡改、損壞，以及文件內(nèi)容真實(shí)性即文件所記錄的內(nèi)容是真實(shí)、客觀的；二是對(duì)被移交到保管者那里的電子檔案的真實(shí)性，在實(shí)際工作中表現(xiàn)為文件在業(yè)務(wù)結(jié)束被歸檔后，仍保持其原始面貌，即對(duì)文件真實(shí)性的維護(hù)。
4.2真實(shí)性保障的內(nèi)在要求
我國研究中“真實(shí)性”所包含的兩方面要求實(shí)則對(duì)應(yīng)了文件形成部門與檔案部門不同的管理職責(zé)。對(duì)于文件的真實(shí)性及文件內(nèi)容真實(shí)性的保證，關(guān)鍵取決于文件形成部門，而非檔案部門；對(duì)于文件原始面貌的維護(hù)才是檔案部門應(yīng)有的職責(zé)。保障和延續(xù)電子文件真實(shí)性的任務(wù)是由文件形成部門和檔案部門共同承擔(dān)的，其中，文件形成部門起決定性作用，檔案部門則對(duì)“真實(shí)性”進(jìn)行拷貝與維護(hù)。（1）形成部門決定文件真實(shí)性。首先，文件在生成和辦理過程中是否被篡改或破壞，是前端文件形成甚至系統(tǒng)設(shè)計(jì)與維護(hù)的工作，并不是由檔案部門決定的，檔案部門負(fù)責(zé)保障歸檔后的文件不被篡改或破壞，而不能保證文件在形成過程中沒有遭受損壞。其次，文件的內(nèi)容與客觀事實(shí)是否相符，更應(yīng)由文件形成單位負(fù)責(zé)，絕非檔案部門可以決定。如果形成單位都無法證明形成的文件是否與客觀工作、事實(shí)相符，檔案部門更加無法去探究前端系統(tǒng)中文件的可信度。因此，文件形成單位負(fù)責(zé)保證文件形成過程的真實(shí)性，檔案部門不應(yīng)該也無法干預(yù)這個(gè)過程。也就是說，形成單位給了檔案部門怎樣的文件，原則上檔案部門的職責(zé)就是盡最大可能地保存其原始狀態(tài)，不會(huì)因?yàn)槲募恼鎸?shí)性有一點(diǎn)瑕疵而不予歸檔保存。形成單位提交的檔案是真實(shí)的，檔案部門得收，即便提交文件的內(nèi)容不是完全真實(shí)的，檔案部門也得保存其原始狀態(tài)，因?yàn)檫@種不真實(shí)的電子文件依然是業(yè)務(wù)工作的真實(shí)記錄。（2）檔案部門維護(hù)檔案真實(shí)性。雖然文件的真實(shí)性不由檔案部門決定，但文件一經(jīng)歸檔成為檔案后，檔案部門就有義務(wù)與責(zé)任保證歸檔后文件（即檔案）的真實(shí)性，如在管理過程中出現(xiàn)檔案被篡改或誤用的情況，檔案部門就需對(duì)此負(fù)責(zé)。從對(duì)In－terPARES項(xiàng)目“真實(shí)性”定義的理解出發(fā)，針對(duì)檔案真實(shí)性，檔案部門需要防止歸檔后的檔案被篡改或誤用，保證檔案的原始狀態(tài)，以維護(hù)其真實(shí)性。由此可知，拷貝電子文件的真實(shí)性，并盡最大可能為電子檔案的保存提供合適的環(huán)境，維護(hù)電子檔案的原始性與真實(shí)性才是檔案部門的職責(zé)所在。此外，檔案部門應(yīng)對(duì)前端文件形成部門給予相對(duì)充分的信任，因?yàn)椴粌H僅只有檔案需要“真實(shí)性”，文件形成單位的工作開展也同樣需依賴文件的真實(shí)屬性。
4.3檔案部門對(duì)真實(shí)性的管理職責(zé)
總的來說，檔案部門的責(zé)任在于固守檔案的本質(zhì)屬性，維護(hù)電子檔案的真實(shí)性，而非保證電子文件的真實(shí)性。并且要明確，不僅應(yīng)在保存過程中維護(hù)檔案真實(shí)性，還應(yīng)在為用戶提供檢索利用時(shí)對(duì)真實(shí)性進(jìn)行維護(hù)。因此，檔案部門的職責(zé)實(shí)際與傳統(tǒng)檔案管理相一致：第一，在文件歸檔時(shí)驗(yàn)證其真實(shí)性，尤其是對(duì)元數(shù)據(jù)的完整性和合規(guī)性情況進(jìn)行鑒定；第二，建立包容性極強(qiáng)的檔案管理系統(tǒng)，以更好地在文件歸檔和檔案移交時(shí)實(shí)現(xiàn)真實(shí)性的對(duì)接與拷貝，以包容性管理來維護(hù)歸檔文件的原始性，從而最大程度地保證歸檔文件的真實(shí)性；第三，在未來的保存、遷移、利用中持續(xù)地維護(hù)電子檔案的原始性、真實(shí)性。
5電子檔案的長期保存問題
電子檔案的長期保存是檔案部門和檔案學(xué)界共同關(guān)注的重要問題之一。
5.1研究概況及其邏輯根源從檔案學(xué)界的研究情況看，電子檔案長期保存研究希望解決的關(guān)鍵問題是保證電子檔案具有長期的真實(shí)性和可讀性。電子檔案載體技術(shù)的天然特性給長期真實(shí)性和可讀性帶來了與紙質(zhì)載體全然不同的管理障礙，主要表現(xiàn)在對(duì)設(shè)備的依賴性、信息與載體可分離性、易更改性等方面［15］。以此為出發(fā)點(diǎn)，國內(nèi)繞這一問題開展了較多研究，其中，從我國的具體研究主題看，現(xiàn)有的相關(guān)研究主要從電子檔案長期保存中涉及的保存策略［16-17］、格式要求［18］、合作機(jī)制［19］、標(biāo)準(zhǔn)體系［20］、技術(shù)方案［21-22］等方面展開，同時(shí)也不乏對(duì)國外研究與實(shí)踐的介紹［23-24］，以及特殊形式檔案信息資源長期保存問題的研究［25］。在上述研究中，目前已經(jīng)形成仿真、封裝、遷移、開放性描述等一系列共識(shí)性的管理策略。從總體而言，國內(nèi)外檔案學(xué)界對(duì)該問題的研究基本都可概括為“策略性”研究。這一研究的根源在于，使電子檔案具有長期的真實(shí)性和可讀性。然而深入分析這一問題的研究特點(diǎn)，我們可以發(fā)現(xiàn)，在電子檔案的長期保存問題中，檔案學(xué)界與檔案部門實(shí)際上具有一定的職責(zé)側(cè)重和特定的角色定位。
5.2反思檔案管理工作原則在傳統(tǒng)的和電子化的檔案管理中，我們可以總結(jié)出檔案管理工作的固有原則，這些原則主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是電子檔案的長期保存問題并非檔案界可以獨(dú)立解決的，檔案部門應(yīng)當(dāng)突出自身的專業(yè)特色與核心職責(zé)；二是檔案部門在電子檔案的長期保存中，應(yīng)該對(duì)電子檔案的真實(shí)性、可讀性實(shí)行維護(hù)性的管理。具體而言，在電子檔案長期保存策略之中，仿真、封裝、遷移等措施的根本性技術(shù)是由計(jì)算機(jī)技術(shù)研發(fā)領(lǐng)域提出、攻關(guān)和實(shí)現(xiàn)的，檔案界則是通過對(duì)這些技術(shù)進(jìn)行分析、選擇和應(yīng)用，來構(gòu)建電子檔案長期保存的適用策略，從而實(shí)現(xiàn)電子檔案的長期保存。其中，檔案界的角色是技術(shù)的選用者以及策略的研究、制定和實(shí)施者，而非關(guān)鍵技術(shù)的主要研發(fā)者，因此檔案界對(duì)電子檔案長期保存的貢獻(xiàn)主要在于管理策略。以紙質(zhì)條件為參照，我們同樣可以發(fā)現(xiàn)相似的角色定位。在紙質(zhì)檔案的長期保存中，為了保證紙質(zhì)檔案具有長期真實(shí)性和可讀性，檔案部門采取的措施主要包括檔案實(shí)體的物理管控以及檔案文獻(xiàn)修復(fù)工作，其目的是保證檔案不被篡改、信息內(nèi)容可讀和檔案實(shí)體存續(xù)。從根本上而言，檔案部門無法決定紙張的使用壽命，因?yàn)檫@最終取決于造紙技術(shù)；檔案部門也無法決定檔案形成機(jī)構(gòu)的紙張選擇，因?yàn)檫@取決于檔案形成部門業(yè)務(wù)活動(dòng)的需要。在紙質(zhì)檔案的長期保存中，檔案部門的角色與職責(zé)是在獲取檔案的管理權(quán)限之后，將檔案放置在一定條件下進(jìn)行維護(hù)性管理，其根本目標(biāo)并非“絕對(duì)永久”地保存檔案實(shí)體，而是通過管理性、技術(shù)性策略，盡可能地延長檔案實(shí)體保存時(shí)限，使檔案能夠盡可能長久地為社會(huì)提供利用服務(wù)。因此，從時(shí)間和空間上看，檔案部門對(duì)紙質(zhì)檔案長期保存的管理職責(zé)具有相對(duì)獨(dú)立性，與業(yè)務(wù)部門、技術(shù)研發(fā)者之間存在明確的角色區(qū)分。電子檔案的長期保存與上述情況具有本質(zhì)上的相似性，在社會(huì)技術(shù)的發(fā)展中，檔案部門應(yīng)該以相對(duì)穩(wěn)定的管理職責(zé)與管理方式來應(yīng)對(duì)社會(huì)活動(dòng)方式的多元化趨勢(shì)，因此檔案學(xué)界和檔案部門都應(yīng)該找到并明確檔案長期保存工作的核心價(jià)值與角色定位，從而以具有學(xué)科特色的管理體系來完善實(shí)際工作。在近年國外與國際性的實(shí)踐中，同樣體現(xiàn)著這樣的邏輯關(guān)系與工作原則：（1）OAIS參考模型。OAIS參考模型的制定者是美國空間數(shù)據(jù)系統(tǒng)咨詢委員會(huì)（CCSDS），美國的ERA、英國的Cedars、加拿大的ADRI等項(xiàng)目都以該參考模型為電子檔案長期保存研究和開發(fā)的基礎(chǔ)。［26］檔案界等保管領(lǐng)域并未研發(fā)出這一根本性的架構(gòu)模型，而是對(duì)OAIS模型進(jìn)行分析與應(yīng)用，是制定管理策略的重要依據(jù)?；贠AIS的長期保存管理模式又體現(xiàn)著維護(hù)性的管理思想，比如OAIS模型提倡通過檔案信息包進(jìn)行長期保存，而使用信息包向利用者提供檔案利用，從而保證檔案信息包的安全、穩(wěn)定。（2）Inter－PARES研究項(xiàng)目。InterPARES項(xiàng)目的開展離不開其他學(xué)科領(lǐng)域的參與和支持，在電子檔案真實(shí)性維護(hù)與長期保存的研究過程中，該項(xiàng)目吸納了來自法律、歷史、計(jì)算機(jī)技術(shù)與工程、信息科學(xué)及化學(xué)等多學(xué)科的專家學(xué)者為其提供專業(yè)領(lǐng)域的智力與技術(shù)支持。［27］檔案界從其他學(xué)科領(lǐng)域提供的專業(yè)知識(shí)中，選用與管理目標(biāo)相契合的技術(shù)和方法，明確管理取向與管理需求，制定管理策略。（3）美國NARA云歸檔計(jì)劃。美國NARA2014-2018財(cái)年的戰(zhàn)略規(guī)劃明確將云環(huán)境下形成和使用的檔案納入管理范疇。針對(duì)這些檔案，主張研究和推進(jìn)“云歸檔”及相關(guān)的保存策略。［28］這也反映了“維護(hù)性”的管理思想———提倡檔案部門在尊重檔案形成機(jī)構(gòu)活動(dòng)方式的前提下，以固有的檔案管理原則與方法為基礎(chǔ)，形成對(duì)前端活動(dòng)方式具有適應(yīng)性和包容性的管理策略，保證從既有活動(dòng)交流方式中形成、固化的檔案材料得到及時(shí)、有效管理。
5.3對(duì)電子檔案長期保存實(shí)行維護(hù)性管理
從工作性質(zhì)上看，電子檔案的長期保存無疑屬于檔案部門的工作職責(zé)范疇；然而從更深層的內(nèi)在需求上看，其工作效果卻并非僅僅取決于檔案部門。檔案部門在電子檔案的長期保存中具有相對(duì)獨(dú)立的工作職責(zé)與角色定位，這不僅根植于檔案工作的核心價(jià)值，也是社會(huì)分工專業(yè)化的發(fā)展需求所致。因此，在電子檔案的長期保存問題中，檔案部門應(yīng)進(jìn)一步反思自身的根本價(jià)值、固有原則、社會(huì)意義與實(shí)際邊界，檔案學(xué)界則應(yīng)以此為基礎(chǔ)繼續(xù)開展更具專業(yè)意義的理論性與應(yīng)用性研究。
6電子檔案管理的雙套制現(xiàn)狀與單軌化趨勢(shì)
電子檔案與紙質(zhì)檔案的雙套制歸檔與雙軌制管理是社會(huì)發(fā)展邁向信息化時(shí)代初期的普遍做法，在主流信息載體從紙質(zhì)向電子更替的過渡性時(shí)期，雙套制與雙軌制為檔案管理提供了一種有效的解決方式。然而隨著技術(shù)發(fā)展與社會(huì)活動(dòng)方式變化，雙套制與雙軌制則顯現(xiàn)出了一定的不適應(yīng)性。
6.1雙套制與雙軌制面臨的挑戰(zhàn)
在檔案信息化建設(shè)中，“雙套制”指文件歸檔后紙質(zhì)版本與電子版本共存，或稱“雙套歸檔”；［29］目前檔案學(xué)界對(duì)“雙軌制”的定義可以總結(jié)為，在文件形成、流轉(zhuǎn)的全過程中，電子形式與紙質(zhì)形式始終共存，這實(shí)際也意味著在文件流轉(zhuǎn)的終端，也將以“雙套制”進(jìn)行歸檔，在檔案管理的過程中也仍然按照“雙套”執(zhí)行管理，因此雙軌制既是文件管理的“雙軌”，也是檔案管理的“雙軌”。一般認(rèn)為，雙套制和雙軌制的優(yōu)勢(shì)在于，對(duì)電子形式而言安全可靠，對(duì)紙質(zhì)形式則便于查詢利用、整合共享，二者形成互補(bǔ)的效果。［30］這也是雙套制與雙軌制得到廣泛應(yīng)用的內(nèi)在原因。盡管如此，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和普及，社會(huì)對(duì)于以電子形式為載體的活動(dòng)方式越發(fā)適應(yīng)和依賴，紙質(zhì)形式逐漸成為電子形式的一種“硬拷貝”（hardcopy），雙套制與雙軌制從以往以紙質(zhì)為主轉(zhuǎn)變成為以電子為主，這就使得雙套制的管理方式產(chǎn)生了一定的弊端：（1）資源浪費(fèi)。從調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，實(shí)際工作中許多單位往往會(huì)在文件階段以電子形式形成和流轉(zhuǎn)，到歸檔時(shí)就將電子形式的文件打印成紙質(zhì)硬拷貝，再將電子版與紙質(zhì)版同時(shí)歸檔，在檔案管理過程中，需對(duì)兩個(gè)版本同時(shí)進(jìn)行維護(hù)；而在檔案部門進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)，往往由于電子版本管理不善或未予歸檔，而又要將紙質(zhì)檔案統(tǒng)一進(jìn)行掃描，形成電子檔案。在這一反復(fù)處理的過程中，實(shí)際對(duì)資源造成了不小的浪費(fèi)。由于電子檔案的管理不善，同時(shí)造成重復(fù)勞動(dòng)和存儲(chǔ)空間的浪費(fèi)，而在電子—紙質(zhì)—電子的轉(zhuǎn)換過程中，期間又經(jīng)歷了并不必要的紙質(zhì)形式階段，直接導(dǎo)致紙張資源浪費(fèi)，也對(duì)檔案管理人員造成了更大的工作負(fù)擔(dān)。因此，如果能夠完善電子形式的管理手段，就能避免出現(xiàn)上述資源浪費(fèi)的問題。（2）對(duì)檔案原始性與完整性的管理失效。雙套制與雙軌制在管理效果上無法實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案真實(shí)性與完整性的有效管理。對(duì)于以電子形式形成、流轉(zhuǎn)的原生電子檔案而言，通過打印硬拷貝歸檔，實(shí)際造成了背景信息（context）的損失———無法有效保留支撐電子檔案真實(shí)性、完整性的元數(shù)據(jù)。如此一來，后續(xù)對(duì)于紙質(zhì)版本檔案的管理，其客體對(duì)象都是原始性已經(jīng)損耗的檔案，這種紙質(zhì)版本僅承載了檔案的信息內(nèi)容。對(duì)于原生電子檔案而言，只有同質(zhì)歸檔管理才能最大限度地一并保存其重要修改記錄和相應(yīng)的元數(shù)據(jù)，也才能最大限度地保護(hù)檔案的原始性與完整性。從管理流程而言，采用完整的同質(zhì)流程對(duì)電子檔案進(jìn)行收集、保管、利用、傳輸和移交，是對(duì)電子檔案原始性和完整性的連續(xù)性管理。因此，對(duì)于以原生電子檔案為主且具備一定條件的單位或領(lǐng)域而言，電子檔案管理單套制和單軌制是更具適應(yīng)性和有效性的管理方式。
6.2雙套制與雙軌制的根源分析與轉(zhuǎn)變需求
雙套制與雙軌制的廣泛推行，從其根源上而言，可以說是出于對(duì)電子形式載體原始性、穩(wěn)定性的不信任，因而對(duì)電子檔案采取相對(duì)謹(jǐn)慎的管理方式。在信息化建設(shè)早期，由于電子形式載體管理技術(shù)尚未成熟，電子檔案瞬間丟失、無法找回，或篡改不可溯的現(xiàn)象比比皆是，相較之下，紙張的穩(wěn)定性與可控性遠(yuǎn)遠(yuǎn)優(yōu)于當(dāng)時(shí)的電子形式載體，并且紙張的使用為人們所熟悉和信任，因此，雙套制和雙軌制成為檔案管理中的通用方式。在后續(xù)研究中，學(xué)者們對(duì)電子檔案的“原始性”問題展開了研究，提倡以“真實(shí)性”、“可靠性”等概念對(duì)紙質(zhì)條件下的“原始性”進(jìn)行拆解詮釋，以此取代傳統(tǒng)的“原始性”觀念。［31］隨著對(duì)電子檔案真實(shí)性問題研究的深入，目前已經(jīng)形成有效的電子檔案真實(shí)性問題解決思路與實(shí)施技術(shù)，電子檔案管理者與使用者對(duì)于該問題的觀念也正逐漸發(fā)生變化。實(shí)際上，在社會(huì)生活的其他領(lǐng)域，電子形式這一虛擬化的信息載體已經(jīng)得到廣泛應(yīng)用。比如，在銀行業(yè)務(wù)、證券業(yè)務(wù)、電子商務(wù)等事務(wù)中，數(shù)字化信息早已成為業(yè)務(wù)活動(dòng)中的主要甚至唯一形式，社會(huì)對(duì)于這類事務(wù)幾乎不存在不信任感，對(duì)電子形式予以信任在這些領(lǐng)域中習(xí)以為常；會(huì)計(jì)檔案管理領(lǐng)域也正積極開展電子檔案管理單軌化的推進(jìn)工作，國家發(fā)改委辦公廳、財(cái)政部辦公廳、國家稅務(wù)總局辦公廳、國家檔案局辦公室于2013年12月向多市、多單位通知（發(fā)改辦高技[2013]3044號(hào)），要求各單位組織開展電子發(fā)票及電子會(huì)計(jì)檔案綜合試點(diǎn)工作，據(jù)了解，相關(guān)工作已經(jīng)取得一定進(jìn)展和成效。可見，在以電子形式為業(yè)務(wù)活動(dòng)開展主要方式的領(lǐng)域，其對(duì)于電子形式信息的信任度較高，也更積極推動(dòng)相關(guān)技術(shù)的改造和應(yīng)用，推行業(yè)務(wù)全流程電子化。對(duì)于檔案管理而言，隨著技術(shù)發(fā)展與社會(huì)活動(dòng)方式變化，對(duì)于電子形式等虛擬載體的不信任將逐漸消退，并建立起穩(wěn)定的信任感。任何主流載體都不是等到真實(shí)性能夠得到完全保證，且長期保存問題得到完全解決時(shí)才得以普遍使用的，社會(huì)選用一種介質(zhì)作為主流信息載體往往是出于實(shí)用主義的考慮，即滿足方便、快捷、可共認(rèn)等基本要求即可。這其中對(duì)于載體實(shí)際也有一定的真實(shí)性和穩(wěn)定性要求，不具有真實(shí)性、穩(wěn)定性的載體是無法成為主流介質(zhì)的。檔案部門對(duì)于這種真實(shí)性和穩(wěn)定性固然具有更嚴(yán)格的要求，然而隨著電子形式日益普遍化，計(jì)算機(jī)領(lǐng)域也正不斷完善其技術(shù)特性，從而使其更好地滿足社會(huì)活動(dòng)需要。因此，檔案部門的專業(yè)性管理要求應(yīng)該通過完善管理策略、優(yōu)化管理流程、鞏固管理制度、改善管理方法來實(shí)現(xiàn)，從循序漸進(jìn)的實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)，逐步與技術(shù)部門共同建立起經(jīng)過反復(fù)驗(yàn)證的技術(shù)管理體系與信任體系，為電子檔案管理的單軌化提供支撐，從而滿足原生電子檔案長期真實(shí)性、完整性、易用性、可讀性、安全性的要求。
6.3國際趨勢(shì)———電子形式單套制歸檔與單軌制管理
電子檔案的單套制歸檔與單軌制管理也正成為許多國家機(jī)構(gòu)的趨勢(shì)。目前，美國、澳大利亞等國家都逐漸推進(jìn)電子檔案的單套與單軌管理，而不再形成或接收紙質(zhì)檔案。（1）美國。2012年8月24日，美國總統(tǒng)辦公室以備忘錄形式，向聯(lián)邦各機(jī)關(guān)由管理預(yù)算辦公室（OMB）和國家檔案館與檔案管理局（NARA）制定的《政府檔案管理指令》，其中目標(biāo)1.1和1.2要求分別對(duì)電子檔案和電子郵件以電子方式實(shí)行“單套制”管理：①到2019年，聯(lián)邦機(jī)關(guān)將以電子形式管理所有永久電子檔案；②到2016年，聯(lián)邦機(jī)關(guān)將以可利用的電子格式管理永久及定期電子郵件檔案。［32］（2）澳大利亞。自2011年7月起，澳大利亞國家檔案館持續(xù)敦促所有聯(lián)邦政府機(jī)構(gòu)向電子形式的檔案管理轉(zhuǎn)型，鼓勵(lì)其以電子形式形成、管理和保管檔案，并在必要時(shí)對(duì)接收的紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化掃描，從而不再形成新的紙質(zhì)檔案。［33］上述實(shí)踐都反映出同一趨勢(shì)———當(dāng)電子形式成為主流活動(dòng)交流方式時(shí)，檔案部門也應(yīng)對(duì)電子檔案實(shí)行適應(yīng)性的全電子化管理。從上述國家的推行力度看來，這對(duì)于許多領(lǐng)域而言，既是必然的趨勢(shì)，也是迫切的需求。6.4推動(dòng)我國電子檔案管理單軌化原生電子信息的規(guī)?；瘧?yīng)用是社會(huì)發(fā)展歷程中的一種“自然選擇”結(jié)果，要最大程度地維護(hù)原生數(shù)字記錄的原始性與憑證性價(jià)值，就要實(shí)現(xiàn)電子檔案的單套制歸檔與單軌制管理，這也是檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)之一。在我國，雙套制與雙軌制管理已經(jīng)顯示出一定弊端，許多領(lǐng)域的電子檔案管理單軌化具有必然性與迫切性。要推動(dòng)我國電子檔案管理單軌化，首先應(yīng)該建立起對(duì)電子形式虛擬載體的信任，其次應(yīng)該加快完善管理策略、制度、流程和方法，在鞏固自身理論和方法的同時(shí)，加強(qiáng)與其他領(lǐng)域的合作，從實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)，逐步完善法規(guī)體系，在必要領(lǐng)域盡早實(shí)現(xiàn)電子檔案的單套制歸檔和單軌化管理。
7結(jié)語
第2篇：電子檔案的概念范文
關(guān)鍵詞 云技術(shù) 電子檔案 新路徑
中圖分類號(hào)：TP392 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
如何對(duì)電子文件進(jìn)行安全有效地管理，以便更好地開發(fā)利用電子文件信息資源，已成為人們普遍關(guān)注的一個(gè)熱點(diǎn)問題。云計(jì)算技術(shù)產(chǎn)生的背景就已經(jīng)傳遞著云計(jì)算的最終目標(biāo)是將計(jì)算、服務(wù)和應(yīng)用作為一種公共設(shè)施提供給公眾的信息，使人們能夠像使用水、電、煤氣和電話那樣使用計(jì)算機(jī)資源，云技術(shù)的應(yīng)用將給人們的工作生活帶來前所未有的變化。
1傳統(tǒng)電子檔案存儲(chǔ)的缺陷
1.1電子檔案所依賴的載體壽命問題
電子文件歸檔與管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)等應(yīng)用系統(tǒng)的研發(fā)和運(yùn)行維護(hù)是很多檔案部門較為頭痛的工作，頻繁購買復(fù)制的載體介質(zhì)也會(huì)在使用時(shí)出現(xiàn)介質(zhì)磨損問題，因?yàn)樾枰度胂喈?dāng)高的經(jīng)費(fèi)。
1.2電子檔案所依賴的硬件技術(shù)更新問題
在電子檔案保存的過程中會(huì)出現(xiàn)硬件和軟件的技術(shù)庫更新，目前多采用的是將數(shù)字信息從一種技術(shù)環(huán)境轉(zhuǎn)換另一種技術(shù)環(huán)境的復(fù)制方法，總之，無論是那種方法都需軟件和硬件技術(shù)更新而投入的開支。
1.3電子檔案真實(shí)性、安全性的維護(hù)問題
電子檔案的數(shù)據(jù)易受多方干擾，信息會(huì)被修改，從電子文件到檔案的步驟要進(jìn)行全過程監(jiān)督和指導(dǎo)。另外自然災(zāi)害對(duì)檔案的危害也非常大，在5?12地震中，部分地區(qū)的檔案就遭受了巨大的損失，電子文件分散保管模式意味著在災(zāi)害發(fā)生后搶救檔案的困難系數(shù)增加。
1.4服務(wù)于民眾的便捷性問題
我國傳統(tǒng)的電子文件一直主要實(shí)行分散異構(gòu)的管理模式，這種模式下各種信息資源被分隔在不同物理空間，容易造成“信息壁壘”和“信息孤島”問題，同時(shí)資源重復(fù)建設(shè)也帶來了極大了浪費(fèi)。且不利于更好地服務(wù)于民眾的需求，更談不上檔案利用的便捷問題。
2云技術(shù)的概念和在電子管理領(lǐng)域運(yùn)用的新路徑
云存儲(chǔ)技術(shù)是一個(gè)新的概念，是指“通過集群應(yīng)用、網(wǎng)格技術(shù)或分布式文件系統(tǒng)等功能，將網(wǎng)絡(luò)中大量各種不同類型的存儲(chǔ)設(shè)備通過應(yīng)用軟件集合起來協(xié)同工作，共同對(duì)外提供數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和業(yè)務(wù)訪問功能。在云計(jì)算環(huán)境下，用戶觀念從“購買產(chǎn)品”到“購買服務(wù)”轉(zhuǎn)變，他們直接面對(duì)的將不再是復(fù)雜的硬件和軟件，而是最終的服務(wù)，其具有以下幾方面的優(yōu)勢(shì)：
其一，低成本經(jīng)濟(jì)實(shí)惠。使用云技術(shù)可以降低用戶電腦的成本，因?yàn)橛?jì)算機(jī)硬件都是云計(jì)算提供管理，降低維護(hù)成本。用戶便可以獲得快捷的服務(wù)，得到自己所需的信息。云計(jì)算的云端由成千上萬臺(tái)甚至更多服務(wù)器組成的集群具有無限空間，用戶不再需要建立自己的數(shù)據(jù)中心，只需要向云計(jì)算服務(wù)商申請(qǐng)存儲(chǔ)服務(wù)，支付較低的費(fèi)用，即可享受存儲(chǔ)服務(wù)。云計(jì)算廉價(jià)的超級(jí)存儲(chǔ)服務(wù)能為解決未來的電子文件存儲(chǔ)問題提供解決途徑。
其二，虛擬化云加端服務(wù)。利用軟件來實(shí)現(xiàn)硬件資源的虛擬化管理、調(diào)度及應(yīng)用是云計(jì)算平臺(tái)的最大特點(diǎn)。用戶只需要一個(gè)終端，筆記本、一部手機(jī)，或者是一臺(tái)帶有云功能的電視機(jī)，即可通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)來實(shí)現(xiàn)需要的數(shù)據(jù)信息。
其三，超存儲(chǔ)能力安全可靠。云端是由成千上萬臺(tái)甚至更多服務(wù)器組成的集群，它具有無限的空間。云計(jì)算中，電腦的崩潰不影響數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，因?yàn)樵茣?huì)自動(dòng)備份存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，且數(shù)據(jù)存儲(chǔ)集中，便于數(shù)據(jù)中心工作人員對(duì)數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，用戶數(shù)據(jù)安全可得到最大限度的保證。由于用戶資源不是放在某一臺(tái)物理機(jī)器上，而是放在虛擬的云端，所以即使一臺(tái)或多臺(tái)機(jī)器進(jìn)入脫機(jī)狀態(tài)，“云”也能夠繼續(xù)正常運(yùn)行，以保障用戶信息的可靠和安全。
其四，服務(wù)定制靈活便捷。在云環(huán)境下用戶根據(jù)需要定制服務(wù)、應(yīng)用，且不需隨身攜帶文檔，只需終端在云計(jì)算模式中，相關(guān)數(shù)據(jù)也都存在云中。當(dāng)用戶需要團(tuán)隊(duì)合作時(shí)，即使身處不同地域的團(tuán)隊(duì)成員也能較快實(shí)現(xiàn)文檔合作目標(biāo)。 用戶將自己所需信息“一網(wǎng)打盡”，還不受時(shí)間、空間限制，輕松獲取自己所需信息。
其五，有助于減少對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)人才的依賴。電子檔案保管系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、運(yùn)行、維護(hù)工作具有較高的技術(shù)含量，對(duì)技術(shù)人才的要求也高。云計(jì)算環(huán)境下，企業(yè)與機(jī)構(gòu)無需規(guī)劃自己的數(shù)據(jù)中心，所需一切都由服務(wù)商搞定。不但節(jié)省用戶終端資源，還可避免軟件運(yùn)行維護(hù)和隨時(shí)更新帶來的麻煩。用戶不必關(guān)心資源在哪里、如何部署，只需要把自己的需求告訴云，剩下的工作就交給云。
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第3篇：電子檔案的概念范文
作為一個(gè)具有開創(chuàng)性、實(shí)踐基礎(chǔ)較為薄弱的規(guī)范性文件，《辦法》中的一些要求和條款有多個(gè)首次和關(guān)鍵點(diǎn)，需要在貫徹落實(shí)中準(zhǔn)確理解和重點(diǎn)把握。
電子檔案概念的啟用
信息技術(shù)在各行各業(yè)的普遍應(yīng)用在我國只有十多年時(shí)間，作為信息化發(fā)展的重要產(chǎn)物，對(duì)電子文件、電子檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)及其有效實(shí)踐，時(shí)間更短，我國相關(guān)部門對(duì)電子文件管理的研究和制訂一些規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)，大多借鑒歐美信息化發(fā)展較早國家的經(jīng)驗(yàn)和成果。基于電子文件、電子檔案產(chǎn)生時(shí)間短，強(qiáng)調(diào)電子文件前端控制、全程管理的要求，中外文件檔案管理體制的差異等方面原因，多年來，我國在學(xué)術(shù)研究、規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)制訂中一直使用全程電子文件、大電子文件的概念，而較少使用電子檔案的概念。《辦法》首次在國家行政行政管理部門的規(guī)章或標(biāo)準(zhǔn)中使用電子檔案的概念，并給出了定義；“本辦法所稱電子檔案，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中形成的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。”從定義中可以看出，電子檔案是由電子文件經(jīng)過歸檔環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)化而來，其相關(guān)要求和基本屬性跟紙質(zhì)檔案等傳統(tǒng)載體檔案沒有根本區(qū)別，只不過具有電子屬性，因此，電子檔案的管理一方面要遵從電子環(huán)境下相關(guān)管理的規(guī)律和要求，另一方面，更要遵從檔案管理的一般規(guī)律和基本要求。
檔案移交的時(shí)間
檔案移交時(shí)間的確定一直是比較敏感和糾結(jié)的問題。過去，為了方便利用傳統(tǒng)載體檔案，立檔單位—直希望將其產(chǎn)生的檔案保留在本單位時(shí)間長一些，但是，如果在立檔單位保留時(shí)間過長，往往會(huì)帶來庫房緊張、安全隱患凸顯等問題?，F(xiàn)在，隨著信息化手段的普遍應(yīng)用，各單位機(jī)讀目錄的建立和檔案數(shù)字化工作的推進(jìn)，檔案利用已經(jīng)不是阻礙檔案及時(shí)接收進(jìn)館的主要問題了。
對(duì)于電子檔案而言，如果沿用過去對(duì)紙質(zhì)檔案等傳統(tǒng)載體檔案規(guī)定，15～20年再移交進(jìn)館，顯然是不合適的，對(duì)電子檔案的安全保管和長期可用都是極大的隱患。這是因?yàn)?，電子檔案的保存和可用特別依賴于計(jì)算機(jī)等軟硬件環(huán)境，而信息技術(shù)到現(xiàn)在為止，仍處于高速發(fā)展期，3～5年后，其操作系統(tǒng)、格式軟件、讀取設(shè)備、存儲(chǔ)載體等就會(huì)發(fā)生較大的技術(shù)變化，如果管理措施不能改進(jìn)、技術(shù)手段不能更新，就很可能出現(xiàn)綜合檔案館的管理系統(tǒng)不能讀取各立檔單位形成的電子檔案的情況。也有些專家建議電子檔案形成之后，即經(jīng)過歸檔流程后，直接向綜合檔案館移交，也就是一年移交一次。我們認(rèn)為這樣也不合適，這是因?yàn)?，一方面，為了保證電子檔案來源可靠，電子檔案在移交時(shí)必須履行嚴(yán)格的移交接收手續(xù)，如果每個(gè)立檔單位每年辦理一次移交手續(xù)，對(duì)于一個(gè)綜合檔案館來說，面對(duì)上百甚至將近二百個(gè)立檔單位，每年都履行這樣的手續(xù)，時(shí)間和精力都顯得不足；另一方面，因?yàn)殡娮訖n案的接收和管理都要依賴于綜合檔案館的檔案信息系統(tǒng)，綜合檔案館信息系統(tǒng)所要面對(duì)的是不同數(shù)據(jù)類型、不同系統(tǒng)產(chǎn)生的各式各樣的電子檔案，要想達(dá)到有效管理各立檔單位產(chǎn)生的電子檔案的目標(biāo)，綜合檔案館必須要對(duì)各立檔單位產(chǎn)生的電子檔案的情況進(jìn)行調(diào)研，做好接收電子檔案的設(shè)備和技術(shù)準(zhǔn)備，才能啟動(dòng)電子檔案接收工作，綜合檔案館就需要有一定的準(zhǔn)備時(shí)間。綜合以上考慮，《辦法》規(guī)定：“檔案移交單位一般自電子檔案形成之日起5年內(nèi)向同級(jí)國家綜合檔案館移交。對(duì)于有特殊要求的電子檔案，可以適當(dāng)延長移交時(shí)間。電子檔案移交時(shí)間另行規(guī)定。”
移交與接收的流程
檔案的移交與接收，不僅僅是檔案實(shí)體和信息的轉(zhuǎn)移，更重要的是檔案管理的責(zé)任主體的變更，即從檔案的生成單位——立檔單位，變成檔案的永久保管單位——國家綜合檔案館。對(duì)于電子檔案而言，因?yàn)槠鋬?nèi)容信息與載體的可分離、存儲(chǔ)和讀取對(duì)特定計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備的依賴、數(shù)據(jù)復(fù)制的便利等特性，電子檔案在移交與接收時(shí)更需要遵循嚴(yán)格的工作流程，辦理相關(guān)的交接手續(xù)，從源頭上保證電子檔案的可靠和可信。
電子檔案移交與接收可采用離線或在線方式進(jìn)行。不管采取何種方式，必須遵循《辦法》規(guī)定的工作流程、辦理必須的交接手續(xù)。電子檔案移交與接收的主要流程為：檔案移交單位組織電子檔案數(shù)據(jù)、檢驗(yàn)電子檔案數(shù)據(jù)、移交電子檔案數(shù)據(jù)，國家綜合檔案館檢驗(yàn)電子檔案數(shù)據(jù)、辦理交接手續(xù)、接收電子檔案數(shù)據(jù)、著錄保存交接信息、存儲(chǔ)電子檔案數(shù)據(jù)等?！掇k法》規(guī)定：“電子檔案檢驗(yàn)合格后辦理交接手續(xù)，填寫《電子檔案移交與接收登記表》，由交接雙方簽字、蓋章，各自留存一份；《電子檔案移交與接收登記表》可采用電子形式并以電子簽名方式予以確認(rèn)?！?/p>
系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的難點(diǎn)
電子檔案的移交與接收是必須基于一定的系統(tǒng)來完成的，《辦法》僅僅規(guī)定了電子檔案移交與接收的基本的、原則性的要求，在移交與接收工作中，還需要各級(jí)檔案館通過布置系統(tǒng)、配備設(shè)備、安排人員、建立制度來具體落實(shí)。
電子檔案移交與接收工作是一項(xiàng)全新的工作，需要將信息技術(shù)融合、應(yīng)用到檔案管理工作中去，面臨許多技術(shù)難題和挑戰(zhàn)。為了切實(shí)做好電子檔案移交與接收工作，國家電子文件管理部際聯(lián)席會(huì)議辦公室和國家發(fā)展改革委員會(huì)聯(lián)合下達(dá)了電子文件管理試點(diǎn)工程項(xiàng)目，國家檔案局牽頭承擔(dān)電子檔案移交接收和長期保存系統(tǒng)建設(shè)工程項(xiàng)目。工程項(xiàng)目的主要內(nèi)容是，建設(shè)電子檔案接收和長期保存系統(tǒng)，并在上海、福建、重慶、青島、杭州、廣州6個(gè)省市檔案館及其對(duì)應(yīng)的電子檔案移交單位部署實(shí)施。國家檔案局組織力量研究電子檔案移交接收和長期保存的文件檔案管理范圍、管理流程、元數(shù)據(jù)方案、系統(tǒng)接口方案、四性檢測(cè)方案等，提出系統(tǒng)的功能需求、設(shè)計(jì)方案、技術(shù)、軟硬件配備要求等，并定制系統(tǒng)軟件，由6個(gè)省市檔案館運(yùn)行實(shí)施。試點(diǎn)試用一批規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)，形成可操作性的實(shí)施方案，驗(yàn)證規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)的合理性、可行性，提出合理化的建議。研究制訂一批規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)，主要包括電子檔案長期保存管理辦法、重大建設(shè)項(xiàng)目電子文件管理辦法、電子檔案分類方案、電子文件長期保存需求規(guī)范等。在上述系統(tǒng)建設(shè)、規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)試點(diǎn)試用的基礎(chǔ)上，國家檔案局在全國綜合檔案館推廣應(yīng)用該系統(tǒng)，進(jìn)一步提高全國檔案部門信息化能力。
在電子檔案移交與接收工作和系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)中，我們認(rèn)為有以下難點(diǎn)需要組織力量研究解決。
電子檔案移交數(shù)據(jù)構(gòu)成要求。電子檔案數(shù)據(jù)構(gòu)成分兩個(gè)方面，一是內(nèi)容數(shù)據(jù)構(gòu)成，比如文書類電子檔案主要包括過程稿、簽發(fā)稿、審批過程信息、元數(shù)據(jù)等，而業(yè)務(wù)類電子檔案，其內(nèi)容數(shù)據(jù)構(gòu)成差異性就比較大，目前還沒有形成統(tǒng)一的相關(guān)要求，需要各行業(yè)根據(jù)自身的業(yè)務(wù)特點(diǎn)研究提出具體規(guī)定；二是技術(shù)構(gòu)成，技術(shù)構(gòu)成是指電子檔案體現(xiàn)的電子化特征，就是與信息技術(shù)相關(guān)的基本要求，如不同類型數(shù)據(jù)的格式、一“份”或一“卷”檔案內(nèi)容各種數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)方式和組織結(jié)構(gòu)、電子檔案數(shù)據(jù)與源系統(tǒng)或設(shè)備的依賴性或關(guān)聯(lián)性、存儲(chǔ)地址和方式等。
數(shù)據(jù)接口的技術(shù)實(shí)現(xiàn)。電子檔案的移交與接收，本質(zhì)上是數(shù)據(jù)從檔案移交單位的檔案管理系統(tǒng)或業(yè)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出，和數(shù)據(jù)向檔案館信息系統(tǒng)的導(dǎo)入。由于當(dāng)前信息化發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度還比較低，各種辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子檔案，其系統(tǒng)類型、數(shù)據(jù)類型、設(shè)備類型種類多、差異大，如何保證檔案館信息系統(tǒng)能夠接收所有立檔單位的電子檔案，并達(dá)到保持原貌、保證準(zhǔn)確完整，是接收系統(tǒng)在設(shè)計(jì)開發(fā)時(shí)必須要重點(diǎn)解決的難題，特別是一些結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，既要能夠完整接收，又要保證準(zhǔn)確讀取，需要采用高技術(shù)、新手段來實(shí)現(xiàn)。
四性測(cè)試指標(biāo)和系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)方案?！掇k法》提出了在移交與接收過程中，交接雙方都要進(jìn)行四性測(cè)試。四性是指電子檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性，《辦法》里用準(zhǔn)確性代替了常說的真實(shí)性，主要是考慮真實(shí)性涵蓋的范圍太大，具體指標(biāo)不太好設(shè)定。而準(zhǔn)確性主要是指在移交檔案的組織和交接過程中檢驗(yàn)檔案的內(nèi)容、范圍的正確性及交接前后數(shù)據(jù)的一致性?！掇k法》附件3的填寫說明對(duì)四性檢驗(yàn)的內(nèi)容進(jìn)行了簡單的解釋，在移交與接收的實(shí)際工作中，還需要對(duì)四性的具體指標(biāo)進(jìn)行細(xì)化，并由系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)檢測(cè)。
第4篇：電子檔案的概念范文
一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段
現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購、銷售、庫存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。
現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。
檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。
總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。
二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段
由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。
不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。
三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》試行稿國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院中國兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院召開了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會(huì)”。可見，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。
關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。
機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：
其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。
其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。
其四，管理者的構(gòu)成。在機(jī)讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻(xiàn)信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻(xiàn)信息管理者是獨(dú)立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護(hù)人員將是文獻(xiàn)信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻(xiàn)信息管理者將不再是獨(dú)立的群體，文獻(xiàn)信息管理者已不能獨(dú)立承擔(dān)起文獻(xiàn)信息管理職能。文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻(xiàn)信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機(jī)結(jié)合和共同努力。
第5篇：電子檔案的概念范文
電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。電子文件的兩個(gè)基本特征：
第一，電子文件是由電子計(jì)算機(jī)生成和處理，其信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數(shù)字文件”。第二，電子文件是文件的一種類型，應(yīng)該具有文件的各種屬性，特別是要有特定的用途和效力。
從邏輯上說，電子文件是“數(shù)字信息”和“文件”兩個(gè)概念的交集，它是具有文件特征的數(shù)字信息，又是以數(shù)字信息為特征的文件。
2 電子文件的種類
如同其他事物的種類劃分一樣，電子文件的種類也有不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)。目前，主要有以下幾種劃分方法：按電子文件的信息存在形式分類，可分為文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、命令文件、多媒體文件、超文本文件。按文件功能分類，可分為主文件和支持性、輔、工具性文件。按文件的生成方式分類，可分為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中直接生成的原始文件和將紙質(zhì)或其他載體（如膠片）文件重新錄入生成的轉(zhuǎn)換文件。
3 電子文件的特點(diǎn)
電子文件的特點(diǎn)有：信息的非人工識(shí)讀性、系統(tǒng)依賴性、信息與特定載體之間的可分離性、信息的易變性、信息存儲(chǔ)的高密度性、多種信息媒體的集成性、信息的可操作性。
電子文件管理，就是在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和形式基礎(chǔ)上，采用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，結(jié)合電子文件自身的特點(diǎn)，有針對(duì)性地汲取文件中心、虛擬立卷等前沿檔案管理理論，對(duì)電子檔案實(shí)行分級(jí)或文件級(jí)的管理，對(duì)本部門、本地區(qū)形成的電子文件實(shí)行社會(huì)化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，從而實(shí)現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式。本著服務(wù)社會(huì)，有效利用的原則，發(fā)揮檔案部門的管理和技術(shù)優(yōu)勢(shì)，相對(duì)集中地保存和管理電子文件，為電子文件形成部門提供優(yōu)質(zhì)、穩(wěn)定、安全的存儲(chǔ)環(huán)境和空間，為社會(huì)提供真實(shí)、準(zhǔn)確、快捷的檔案信息服務(wù)。
電子文件管理模式采取先進(jìn)的技術(shù)和理念，以虛擬、開放的手段來管理電子文件檔案。檔案部門通過網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、圖文掃描、光盤存儲(chǔ)等技術(shù)手段對(duì)各子單位產(chǎn)生的電子文件信息進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理，并保管、存儲(chǔ)符合電子文件形成部門要求的電子檔案。電子文件形成部門（全宗構(gòu)成者）以定期或不定期的方式，把日常產(chǎn)生的電子文件信息，用標(biāo)準(zhǔn)化的格式通過網(wǎng)絡(luò)傳遞給檔案部門，由檔案部門進(jìn)行分類、整理、編目，分別存儲(chǔ)在檔案部門主服務(wù)器相應(yīng)的存儲(chǔ)空間；在必要時(shí)，檔案信息還可以脫機(jī)存儲(chǔ)到其他更安全的介質(zhì)上，并做多個(gè)備份，避免自然因素?fù)p壞和非法訪問。檔案管理部門對(duì)電子文件信息采取維護(hù)電子文件產(chǎn)生原始性的原則進(jìn)行管理。檔案管理部門為信息存儲(chǔ)單位提供信息查詢功能并進(jìn)行用戶確認(rèn)，以確保檔案的完整與安全。
因此，電子檔案管理是由電子檔案管理部門集中統(tǒng)一管理電子文件，對(duì)電子文件采取標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，它不由文件形成部門或其他非專業(yè)部門來管理電子文件。
第6篇：電子檔案的概念范文
論文關(guān)鍵詞：檔案管理,物理管理,邏輯管理
一、檔案物理管理及邏輯管理的概念
物理管理，由形見意，指事物的表象。就是說按照手工管理的方式，以檔案的物質(zhì)介質(zhì)為管理對(duì)象，制造和使用實(shí)際可觸碰到的物質(zhì)性工具的管理活動(dòng)，比如消毒柜、計(jì)算機(jī)、檔案柜等一系列的物質(zhì)工具。
邏輯，體現(xiàn)的是人的邏輯思維能力，邏輯思維是人類思維的規(guī)律。人們?cè)趯?duì)外圍的認(rèn)識(shí)過程中，借助于概念化的東西，進(jìn)行自己的推理判斷。邏輯思維與形象思維不同的是，它是用科學(xué)的抽象化的概念，試圖去揭示事物的本質(zhì)，認(rèn)識(shí)現(xiàn)實(shí)的結(jié)果，是人類抽象思維的展示。而邏輯管理，就是在物理管理的基礎(chǔ)上，按照人類抽象的思維方式，主要以檔案的內(nèi)容性的東西對(duì)對(duì)象或者為著手點(diǎn)，來進(jìn)行對(duì)檔案的管理工作。
二、檔案物理管理與邏輯管理特點(diǎn)的區(qū)別比較
（一）管理對(duì)象
在管理對(duì)象上，檔案物理管理的對(duì)象是檔案的物質(zhì)載體本身，而邏輯管理的對(duì)象則是檔案的內(nèi)容即承載的信息。雖然管理的對(duì)象不一樣，但是檔案的物理管理與邏輯管理卻也并不是毫不相干的兩個(gè)部分，他們之間也存在著相互影響和制約因素。
在物理管理占據(jù)主導(dǎo)地位的時(shí)代，我們的檔案管理理論與管理思想主要是圍繞著檔案載體展開的，比較典型的是《檔案管理學(xué)》與《檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)》等。傳統(tǒng)《檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)》的基本內(nèi)容包括：檔案文件制成材料及其耐久性、檔案文件損壞的理化因素及防護(hù)方法、檔案文件損壞的生物因素及防護(hù)方法、檔案文件的修復(fù)技術(shù)、檔案文件的照相復(fù)制、檔案館的建筑和設(shè)備、技術(shù)圖紙的保管等等，它們都屬于檔案物理管理的范疇。而《檔案管理學(xué)》則以“實(shí)體管理”為主要線索展開。
電子檔案產(chǎn)生之后，邏輯管理就占據(jù)了檔案管理中的主導(dǎo)地位。雖然檔案的物質(zhì)介質(zhì)還是存在且在未來相當(dāng)長的一段時(shí)間里將繼續(xù)存在，但地位卻明顯的不如物理管理時(shí)期了。邏輯檔案管理時(shí)期，檔案管理的主要思想和理論來源于檔案的內(nèi)容和它的內(nèi)部信息。
（二）勞動(dòng)特征
不論是檔案的物理管理還是邏輯管理，作為人類的管理活動(dòng)，它們都主要屬于腦力勞動(dòng)的范疇。但在具體表現(xiàn)上有所不同：
由于管理對(duì)象是實(shí)際的物質(zhì)介質(zhì)，所以檔案的物理管理過程中，除了必要的腦力勞動(dòng)外，管理人員也不得不進(jìn)行一些與體力勞動(dòng)有關(guān)的活動(dòng)。也正是因?yàn)樘幱谶@樣的時(shí)代，以及人們思維方式的固化，使這時(shí)期的人們更多的注重的是檔案管理工作中的體力勞動(dòng)部門，而忽略了在腦力勞動(dòng)在管理活動(dòng)中的支配地位，甚至想當(dāng)然的把檔案管理工作歸結(jié)為簡單的倉庫管理類工作。但隨著科學(xué)的發(fā)展，人類思想的進(jìn)步，我們應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，這樣的想法是錯(cuò)誤的，物理管理也應(yīng)該是一種科學(xué)化的管理，傳統(tǒng)檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)的發(fā)展，就是最好的佐證。
隨著信息技術(shù)的發(fā)展與普及，腦力勞動(dòng)在檔案管理工作中突出地位越來越得到廣泛認(rèn)可。由于管理對(duì)象是檔案的內(nèi)容與信息，論文的格式在電子檔案的邏輯管理時(shí)代，人們?cè)跈n案管理活動(dòng)中的腦力勞動(dòng)，慢慢地轉(zhuǎn)換成了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的勞動(dòng)。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的程序勞動(dòng)，是一種高級(jí)的腦力勞動(dòng)，是人類腦力勞動(dòng)的發(fā)展與延伸。
（三）方法特征
在電子檔案產(chǎn)生之前，檔案管理——無論是物理管理還是邏輯管理，都以手工管理為主要的方法特征。雖然我們有了一些檔案管理工具，如密集架、提檔機(jī)等等，但傳統(tǒng)檔案管理的手工管理特征仍十分明顯，其工作的基本模式是：人→檔案。在電子檔案產(chǎn)生之后，電子檔案的物理管理仍主要表現(xiàn)為手工管理方式，而電子檔案的邏輯管理則改變?yōu)橥耆詣?dòng)化的計(jì)算機(jī)及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的程序管理方式，其工作的基本模式是：人→計(jì)算機(jī)→檔案。
（四）思維特征
物理管理與邏輯管理具有不同的思維特征。物理管理具有形象思維的思維特點(diǎn)，邏輯管理具有抽象思維的思維特點(diǎn)。形象思維解決的是管理過程中的三維空間問題，抽象思維解決的是管理過程中的信息內(nèi)涵及時(shí)間問題。
在物理管理中，人們?cè)诠芾磉^程當(dāng)中更多的想到的是有形的東西，比如紙張、案卷等；而在邏輯管理中，人們反應(yīng)的則是概念化的東西，比如文件名或者某方面的信息內(nèi)容等。
在物理管理時(shí)代，人們的思維方式與管理理念在各方面都不得不受物理層次的制約，難以脫離形象思維的影響。在邏輯管理占主導(dǎo)地位的管理時(shí)期，人們?cè)谙氲侥承┬畔?nèi)容時(shí)，不會(huì)像在物理管理中那樣第一時(shí)間聯(lián)想到的是庫房號(hào)或者案卷號(hào)等，而跳過了載體這一環(huán)節(jié)，腦袋中直接浮現(xiàn)出某某文件名或者具體的信息內(nèi)容。管理人員只要使用檢索工具，在虛擬化狀態(tài)中查找并調(diào)閱想到的東西。
（五）哲學(xué)特征
檔案物理管理針對(duì)的是一個(gè)現(xiàn)實(shí)的物質(zhì)世界；檔案的邏輯管理針對(duì)的是一個(gè)由概念組成的信息內(nèi)容世界。虛擬檔案管理哲學(xué)對(duì)傳統(tǒng)實(shí)態(tài)檔案管理哲學(xué)的超越，是建立在檔案的虛擬邏輯管理對(duì)現(xiàn)實(shí)物理管理的超越的基礎(chǔ)上的。
三、結(jié)束語
在檔案管理工作中，檔案載體與檔案信息是管理工作內(nèi)容的兩個(gè)基本方面，或稱為矛盾的兩個(gè)方面。矛盾的這兩個(gè)方面誰具有主導(dǎo)地位，誰就規(guī)定了檔案管理工作的時(shí)代特征。檔案載體在檔案管理工作中占有主導(dǎo)地位時(shí)，這一時(shí)期的檔案管理工作就表現(xiàn)出一邏輯管理為主的時(shí)代特征，我們可以稱之為物理管理時(shí)代；而當(dāng)檔案信息在檔案管理工作中占有主導(dǎo)地位時(shí)，這一時(shí)期的檔案管理工作就表現(xiàn)出以邏輯管理為主的時(shí)代特征，我們可以稱之為邏輯管理時(shí)代。
在以往的檔案形式中，無論是從石刻檔案到甲骨檔案，從簡策檔案到紙張檔案，乃至縮微檔案，檔案的物質(zhì)載體和信息內(nèi)容都是“二位一體”的。在這種情形下，本質(zhì)性的信息被非本質(zhì)的載體所束縛、所約束，目的性存在被工具性存在所決定，信息難以獲得獨(dú)立與自由，在物質(zhì)載體與信息內(nèi)容的矛盾關(guān)系統(tǒng)一體中，物質(zhì)載體是矛盾的主要方面，并由此決定了當(dāng)時(shí)物理管理占據(jù)主導(dǎo)地位，決定了人類社會(huì)的檔案管理首先經(jīng)歷了一個(gè)漫長的物理管理時(shí)代。
參考文獻(xiàn)
[1] 丁海斌. 論檔案的邏輯管理[J]. 檔案管理. 2013（03）
第7篇：電子檔案的概念范文
【關(guān)鍵詞】電子文件；雙套制；歸檔
一、“雙套制”概念闡述
“雙套制”的概念由來已久，到了電子文件管理時(shí)代，為彌補(bǔ)電子文件真實(shí)性、長久保存等缺陷，在文件歸檔環(huán)節(jié)別強(qiáng)調(diào)“雙套制”歸檔。
首先，紙質(zhì)環(huán)境中的“雙套制”是基于檔案的安全和利用的方便，要求歸檔文件一套按規(guī)定移交進(jìn)檔案館，另一套由文件生成機(jī)構(gòu)自己保存，即同樣載體、異地實(shí)行備份；再后來，“雙套制”歸檔是指保存一套紙質(zhì)文件的同時(shí)，又以縮微膠片等形式予以保存另一套，即不同載體、本地或異地實(shí)行備份。到了電子環(huán)境中，“雙套制”是專業(yè)針對(duì)歸檔保存狀態(tài)而言，亦稱為“雙套歸檔”。即對(duì)同一份文件，在歸檔保存其紙質(zhì)版本的同時(shí)，又保存一份電子版本，使兩者共同處于存儲(chǔ)和可利用的狀態(tài)。
相對(duì)“雙套制”還有一個(gè)“雙軌制”的概念，“雙軌制”是針對(duì)文件的運(yùn)行處理階段而言的，紙質(zhì)文件和電子文件同步隨業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)，在文件進(jìn)入運(yùn)轉(zhuǎn)程序時(shí)就形成了電子和紙質(zhì)兩種版本，業(yè)務(wù)人員要對(duì)同樣內(nèi)容的兩種文件進(jìn)行重復(fù)或部分重復(fù)辦理。在現(xiàn)行期結(jié)束后，“雙軌制”便導(dǎo)致了“雙套”歸檔。“雙軌制”包含了“雙套制”，初步實(shí)現(xiàn)了對(duì)電子文件的全程管理，電子文件也是“原始文本”，參與相關(guān)的事務(wù)處理，如果管理過程完善，可以形成全面的元數(shù)據(jù)，也就產(chǎn)生了完整意義上的包括內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息的電子文件。
雙套制的實(shí)現(xiàn)，可以是對(duì)電子文件制作紙質(zhì)拷貝，也可以是對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化。對(duì)于傳統(tǒng)環(huán)境下紙質(zhì)文件的數(shù)字化歸檔情形不在本文討論范圍之內(nèi)。
二、實(shí)行“雙套制”的原因
電子文件和紙質(zhì)文件相互依存，兩者優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、劣勢(shì)互抵，是實(shí)行“雙套制”歸檔的根本原因：
1.電子文件較之紙質(zhì)文件的優(yōu)勢(shì)
相對(duì)紙質(zhì)文件利用方面的種種不便和限制，電子文件具有操作的方便性，利用的高效、便捷、靈活和共享性，信息存儲(chǔ)密度大、空間小。恰恰滿足了社會(huì)對(duì)文件、檔案信息的利用需求上漲，對(duì)信息的系統(tǒng)性、時(shí)效性要求提高的趨勢(shì)，為利用者提供了紙質(zhì)文件所不能及的便利，由此，電子文件的優(yōu)勢(shì)更加突出，使其日益普及并得到廣泛認(rèn)可。
2.電子文件天生固有的缺陷
這也是限制電子文件目前作為唯一的歸檔文件形式的可行性的根本原因。
首先，安全性：電子文件的軟硬件技術(shù)設(shè)備依賴性強(qiáng)，設(shè)備更新?lián)Q代導(dǎo)致的信息難以讀取風(fēng)險(xiǎn)大；存儲(chǔ)載體脆弱，穩(wěn)定性和耐久性不足；信息傳輸過程中容易泄露。而紙質(zhì)文件則因?yàn)榧垙埮c字跡的結(jié)合，有較強(qiáng)的穩(wěn)定性，保存時(shí)間相對(duì)也較長，安全可靠性強(qiáng)。
另外，法律憑證性：電子文件由于其內(nèi)容和載體的可分離性，易更改，易復(fù)制，對(duì)信息的真實(shí)性和原始性構(gòu)成極大威脅。如北京市檔案館對(duì)電子文件的分類管理辦法中規(guī)定：當(dāng)前所有OA系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件只能當(dāng)作傳統(tǒng)載體的數(shù)字副本，因?yàn)殡娮游募€不具有足夠的法律要素，對(duì)電子文件的真實(shí)性認(rèn)證缺少約定，電子文件的安全性可以由技術(shù)由系統(tǒng)來保證，但真實(shí)性的保證和認(rèn)同卻不是一時(shí)能夠解決的。雖然我國法律中并不排除電子文件的證據(jù)資格即可采性，但是其證明力卻有待加強(qiáng)并通過相關(guān)制度進(jìn)行完善，加上法律上對(duì)電子證據(jù)的歸類不明，也導(dǎo)致其無法作為直接證據(jù)來使用。而紙質(zhì)的內(nèi)容和形式集于一身，不可分離，原始記錄性強(qiáng)，被廣泛認(rèn)為是一種真實(shí)可靠的法律證據(jù)。并且法律規(guī)定：書證完全可以單獨(dú)作為認(rèn)定案件事實(shí)的證據(jù)，所以紙質(zhì)文件的歸檔保存還是人們的一顆“定心丸”。
雖然從理論上，信息加密技術(shù)、簽署技術(shù)、防火墻、身份認(rèn)證、元數(shù)據(jù)等技術(shù)性措施可以在一定程度上彌補(bǔ)電子文件易更改的缺陷，但要從根本上避免電子文件易刪改且不留痕跡是極其困難的。
3.目前的檔案管理現(xiàn)狀
現(xiàn)階段，關(guān)于電子文件的管理，體制尚未理順、配套機(jī)制還未形成、法律法規(guī)有待建立健全、計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平亟待提高，以及文化背景和利用習(xí)慣的根深蒂固等等諸方面，都限制著電子文件獨(dú)立存在、全部取代紙質(zhì)文件，出于對(duì)文件證據(jù)性的要求和長久可讀的考慮，將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)版本，將延續(xù)相當(dāng)一段時(shí)間。
三、“雙套制”的評(píng)價(jià)
任何事物都有兩面性，處于得失之間，“雙套制”歸檔在解決已存在問題的同時(shí)也帶來了新的問題。
優(yōu)點(diǎn)是“雙套制”歸檔融合了紙質(zhì)文件和電子文件兩者的優(yōu)勢(shì)，既可以發(fā)揮文件的高效存取檢索利用功能，又可以保障檔案的憑證價(jià)值和永久保存的需要。這也是文件介質(zhì)轉(zhuǎn)換時(shí)不可避免的現(xiàn)象，“雙套制”中紙質(zhì)副本存在的根本目的一方面是為了保證電子文件的真實(shí)性，以保證其查考憑證的法律效力，另一方面是檔案記憶長久保存的保障。
缺點(diǎn)是“雙套制”又帶來了不可忽視的經(jīng)濟(jì)成本問題，制作成本、保管成本、人力、物力和財(cái)力，再加上電子文件高技術(shù)要求性的保管條件，使得電子文件帶來的便利和迅捷等優(yōu)點(diǎn)，在雙套制龐大的紙質(zhì)副本的保管成本面前大打折扣。
電子文件進(jìn)行紙質(zhì)備份花費(fèi)的人力、物力和財(cái)力，與確保電子文件信息真實(shí)地、長久地流傳下去，這兩種價(jià)值，究竟哪一種更大、更值得我們追求呢？筆者認(rèn)為，作為檔案工作者，我們有責(zé)任、有理由為國家和社會(huì)記憶的長久流傳服務(wù)。
四、“雙套制”的完善和發(fā)展趨勢(shì)
在現(xiàn)階段，我國的電子文件管理實(shí)行“雙套制”管理有其客觀必然性，我們關(guān)注的焦點(diǎn)也應(yīng)該從應(yīng)否實(shí)行“雙套制”轉(zhuǎn)移到如何有效做好“雙套制”的層面上來：
1.根據(jù)國家相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，制定本單位檔案雙套制管理措施，完善電子文件歸檔程序和管理方法。
2.當(dāng)前為了節(jié)約成本，最緊要的是精簡雙套制打印范圍。
《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）規(guī)定：具有永久保存價(jià)值的文本及圖形電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品。國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》第7條規(guī)定：“電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價(jià)值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲(chǔ)載體一同歸檔，并使兩者建立互連。”可見，關(guān)于雙套制的范圍為具有永久或長期保存價(jià)值的電子文件。具體到實(shí)施過程中，具有永久長期保管期限的電子文件要實(shí)行雙套歸檔，短期的則可以量力而行。此外，各單位還可以根據(jù)其工作職能、文件保密與否、成本效益、文件屬性、業(yè)務(wù)特點(diǎn)和利用需求等實(shí)際情況，來確定電子文件的雙套制適用范圍。
3.“雙套制”實(shí)施過程別強(qiáng)調(diào)紙質(zhì)文件和電子文件的“一一對(duì)應(yīng)”。如根據(jù)北京市檔案館的規(guī)定，現(xiàn)階段要切實(shí)落實(shí)“雙套制”，過去強(qiáng)調(diào)紙質(zhì)文件要進(jìn)行數(shù)字化，而現(xiàn)在要強(qiáng)調(diào)電子文件形成紙質(zhì)副本。
從全球來看，電子文件管理的發(fā)展歷程可以歸結(jié)為三個(gè)階段：主要依存于紙質(zhì)文件的電子文件管理階段，紙質(zhì)文件和電子文件“齊頭并進(jìn)”，脫離紙質(zhì)文件上升為獨(dú)立的電子文件管理系統(tǒng)
縱觀世界各國，唯有中國仍然在全面推行“雙軌制”和“雙套制”模式管理電子文件。而美國、英國、德國、法國、澳大利亞、加拿大、新加坡、日本和韓國等均逐步推進(jìn)或已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了“單軌制”與“單套制”模式，不僅與其技術(shù)成熟有關(guān)，更重要的是，在法律上認(rèn)定電子文件證據(jù)的證明效力。
例如，美國國家檔案與文件署對(duì)聯(lián)邦政府機(jī)構(gòu)檔案的接收已完全實(shí)現(xiàn)電子化，對(duì)于相同內(nèi)容的文件只接收電子文件。法律上通過擴(kuò)大文件內(nèi)涵，認(rèn)定不管形式如何都可以作為證據(jù)，結(jié)合非歧視原則、最佳證據(jù)原則和傳聞例外規(guī)則規(guī)定了電子文件的證據(jù)可采性和證明力。
加拿大國家圖書與檔案館只接收電子文件進(jìn)館。加拿大的《統(tǒng)一電子證據(jù)法》規(guī)定電子文件系統(tǒng)也是電子證據(jù)的一部分，系統(tǒng)的真實(shí)性可以替代文件的真實(shí)性，只要生成系統(tǒng)是真實(shí)可靠的，電子文件即可作為證據(jù)被采納。
歷史上每一種新的記錄形式產(chǎn)生之后，都與此前存在的記錄形式有一個(gè)共存共用的階段，逐漸取而代之。目前，紙質(zhì)文件和電子文件不宜相互取代，應(yīng)有機(jī)結(jié)合揚(yáng)長避短，協(xié)調(diào)發(fā)展。電子文件與紙質(zhì)文件管理共存的二元格局將會(huì)持續(xù)相當(dāng)長時(shí)間。
但是，共存的態(tài)勢(shì)將持續(xù)地處于變化之中，主要表現(xiàn)在雙方的數(shù)量、功能方面。大的趨向是紙質(zhì)文件與電子文件的此消彼長，從以紙質(zhì)文件為主到基本對(duì)稱再到以電子文件為主。隨著理論和實(shí)踐的發(fā)展完善，技術(shù)系統(tǒng)開發(fā)的成熟突破、相關(guān)法律的健全完備和用戶的成熟，待到電子文件的局限得到根本克服、法律地位得到完全確認(rèn)，紙質(zhì)要逐漸向電子過渡。
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第8篇：電子檔案的概念范文
基于電子健康檔案在初級(jí)保健中的重要角色，本框架的提出非常及時(shí)。以患者為中心的醫(yī)療之家運(yùn)動(dòng)推動(dòng)了電子健康檔案，目的在于改進(jìn)信息處理能力。然而電子健康檔案目前可能無法實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。2010年，“合理使用”規(guī)定提出了獎(jiǎng)懲措施以推動(dòng)電子健康檔案的使用。電子健康檔案對(duì)信息的質(zhì)量、全面性、時(shí)效性、可及性有影響。邁向以患者為中心的醫(yī)療之家的步伐和采用電子健康檔案的需要都將會(huì)對(duì)初級(jí)保健中的信息需求和支持系統(tǒng)的設(shè)計(jì)產(chǎn)生影響。因此有必要理解信息與初級(jí)保健的關(guān)系。
圖1介紹了初級(jí)保健中的五種信息危害以及它們導(dǎo)致信息混亂的途徑。
1 信息過量 信息過量是指臨床醫(yī)生需要處理、整合、總結(jié)過多的信息（如紙質(zhì)、口頭和非口頭、記憶）。初級(jí)保健醫(yī)生需要將日益增加的患者問題與家庭和社區(qū)因素整合起來，同時(shí)初級(jí)保健醫(yī)生的協(xié)調(diào)作用也增加了其需要處理和實(shí)踐的信息。如果提倡在電子健康檔案中使用復(fù)制和粘貼，通過使用模板增添無關(guān)信息或者把賬單和法律保護(hù)的信息與臨床治療信息混淆，那情況會(huì)更加糟糕。
2 信息不足 信息不足是指缺少必要信息，這在初級(jí)保健中十分普遍。問題包括病歷不可用、不完整或醫(yī)生和患者的回憶模糊；患者可能會(huì)隱瞞一些敏感信息；有時(shí)醫(yī)生的信息較為閉塞。例如一位醫(yī)生為患者開了一種“新”藥，但是后來才發(fā)現(xiàn)，患者早就服用過此藥且因?yàn)楦弊饔靡淹Ｋ?。盡管此類信息可能存在于病歷中，但是醫(yī)生可能沒有發(fā)現(xiàn)。理論上存在于病歷中卻不可用的信息其實(shí)相當(dāng)于隱形的。
3 信息分散 信息分散是指信息位于不同地方。在初級(jí)保健過程中，所需信息可能在患者信息表
上、紙質(zhì)或電子健康檔案上、診所或醫(yī)院里、患者或醫(yī)生的記憶中。雖然電子健康檔案能減少信息分散的問題，但是有時(shí)也會(huì)使問題更糟，由于缺乏搜索方法而無法快速有效地找到信息。
4 信息沖突 當(dāng)醫(yī)生無法從多重信息中分辨出正確信息時(shí)便發(fā)生了信息沖突。醫(yī)生經(jīng)常要面對(duì)各種互相沖突的信息。例如，患者認(rèn)為自己在服用某種藥物，而臨床檔案顯示為另一種藥物，出院記錄顯示為第三種藥物。
5 信息錯(cuò)誤 當(dāng)患者告知醫(yī)生他/她在服用鎮(zhèn)痛藥阿司匹林但實(shí)際上在服用退熱凈時(shí)，或者當(dāng)一位患者的信息被輸入到另一位患者的檔案中時(shí)，便發(fā)生了信息錯(cuò)誤。當(dāng)錯(cuò)誤的信息進(jìn)入檔案中后便很難清除，醫(yī)生不與患者核對(duì)信息就進(jìn)行多次復(fù)制。
我們將信息過多、不足、分散、沖突和錯(cuò)誤這五種信息危害定義為信息混亂。初級(jí)保健醫(yī)生每天都會(huì)經(jīng)歷這些危害，大大增加了信息性錯(cuò)誤的發(fā)生率。盡管信息混亂的概念提出與初級(jí)保健醫(yī)生不謀而合，但是信息混亂的本質(zhì)、影響因素及其與患者治療結(jié)果的關(guān)系在初級(jí)保健中未被研究。臨床醫(yī)生、管理人員、電子健康檔案程序員及規(guī)劃人員也沒有予以高度的重視。信息混亂帶來的不僅是不便、煩惱和挫敗，在實(shí)際工作中還影響醫(yī)生表現(xiàn)，增加工作負(fù)擔(dān)，降低醫(yī)療服務(wù)的安全和質(zhì)量。
人類工程學(xué)有助于我們理解信息混亂。人類工程學(xué)對(duì)人類認(rèn)知、身體極限及人類能力進(jìn)行研究并將成果應(yīng)用于工作流程、工具、信息和環(huán)境等系統(tǒng)設(shè)計(jì)；反過來人類工程學(xué)研究系統(tǒng)如何影響人類認(rèn)知和身體表現(xiàn)。根據(jù)人類工程學(xué)，我們假設(shè)了一個(gè)初級(jí)保健中信息混亂與認(rèn)知過程關(guān)系的概念框架，詳見圖2。
信息混亂提高了對(duì)初級(jí)保健醫(yī)生的要求。由于信息過量，醫(yī)生可能無法查閱所有信息，因此錯(cuò)過重要細(xì)節(jié)。由于信息不足、分散和沖突，初級(jí)保健醫(yī)生必學(xué)通過圖表、電話、對(duì)患者的進(jìn)一
2 我們?nèi)绾螠y(cè)量和量化信息混亂的因素或其產(chǎn)生的行為，以判斷介入的成功與否？
3 何種介入能夠減少信息危害、最大程度地改善情況感知、精神工作負(fù)荷和終極的患者安全？
4 有哪些途徑可衡量醫(yī)療場(chǎng)所的情況感知？需要重新建立考量方法，因?yàn)楝F(xiàn)在并無初級(jí)保健專門的考量方法并且在患者診療過程中，考量情況感知具有很大的挑戰(zhàn)性。
5 調(diào)節(jié)劑的影響的本質(zhì)是什么？醫(yī)生的專業(yè)知識(shí)或者患者預(yù)約能夠解決信息混亂問題嗎？
6 何時(shí)向初級(jí)保健醫(yī)生提供何種信息才能幫其做好出診準(zhǔn)備及減少信息混亂？
7 診所員工、患者及醫(yī)務(wù)人員在為初級(jí)保健醫(yī)生出診準(zhǔn)備信息時(shí)的角色各是什么？何時(shí)開始收集信息又該如何呈現(xiàn)？
第9篇：電子檔案的概念范文
【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)時(shí)代 居民電子健康檔案數(shù)據(jù) 采集工作
大數(shù)據(jù)時(shí)代的最大特征就是實(shí)現(xiàn)了海量數(shù)據(jù)的分析、處理還有應(yīng)用，本文所要討論的居民電子健康檔案數(shù)據(jù)采集中就應(yīng)用到了大數(shù)據(jù)處理的很多思想。居民電子健康檔案建設(shè)有著重要的社會(huì)價(jià)值，但是當(dāng)前由于數(shù)據(jù)采集導(dǎo)致的“死檔案”“舊數(shù)據(jù)”等問題嚴(yán)重影響了其實(shí)際效益，鑒于篇幅限制，本文主要討論數(shù)據(jù)采集的標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化工作，提高數(shù)據(jù)在整個(gè)電子健康檔案建設(shè)的有效垂直流動(dòng)，對(duì)采集數(shù)據(jù)進(jìn)行優(yōu)化和改良。
1 數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)化的基本思路
居民電子健康檔案是以居民健康為核心的，包含了居民個(gè)人信息、衛(wèi)生服務(wù)信息兩個(gè)主要信息的電子檔案。因此采集的數(shù)據(jù)除了基本信息外，還有復(fù)雜而且龐大的公共衛(wèi)生信息。數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的思路為，使用Rational Rosc建模工具對(duì)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)進(jìn)行改良，將現(xiàn)有的衛(wèi)生數(shù)據(jù)進(jìn)行分類劃分，形成類的層次結(jié)構(gòu)，規(guī)范其數(shù)據(jù)類型和形式，從而提高數(shù)據(jù)的規(guī)范化程度，提高大數(shù)據(jù)環(huán)境下數(shù)據(jù)的可利用性。其中數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化方法采用“實(shí)體/屬性/值三聯(lián)體”的方法，而數(shù)據(jù)的規(guī)范化表示方法則借助于《衛(wèi)生信息數(shù)據(jù)元標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)則》中的標(biāo)準(zhǔn)。并結(jié)合我國當(dāng)前的衛(wèi)生服務(wù)特色，加入標(biāo)準(zhǔn)中沒有的類以及類的基本屬性，對(duì)類進(jìn)行補(bǔ)充。
2 數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)化的具體方法
2.1 構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)模型
對(duì)原有的健康檔案數(shù)據(jù)模型進(jìn)行優(yōu)化，并抽象出實(shí)體和活動(dòng)兩個(gè)主題類，將居民的衛(wèi)生信息抽象成八個(gè)大類分別是：實(shí)體類（個(gè)人、衛(wèi)生機(jī)構(gòu)、藥品與材料）和活動(dòng)類（醫(yī)學(xué)觀察、計(jì)劃與干預(yù)、衛(wèi)生費(fèi)用、診斷與評(píng)估、危險(xiǎn)因素）。建立基本的數(shù)據(jù)模型，并結(jié)合中國居民的衛(wèi)生信息對(duì)八個(gè)大類進(jìn)行精細(xì)劃分，從而形成類的層次結(jié)構(gòu)，并參照HL7標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類的屬性和特征，明確數(shù)據(jù)元的定義和取值。
2.2 類的屬性和規(guī)范化描述
對(duì)數(shù)據(jù)模型中的對(duì)象類進(jìn)行分析，結(jié)合我國衛(wèi)生領(lǐng)域的政策以及應(yīng)用現(xiàn)狀設(shè)置每一個(gè)對(duì)象類的某一組屬性或者屬性對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)類型。隨后根據(jù)數(shù)據(jù)類型的表示形式和語義，按照國際以及國內(nèi)通用的編碼標(biāo)準(zhǔn)，確定數(shù)據(jù)的屬性以及取值范圍。結(jié)合類的屬性和屬性取值形式，構(gòu)建包含對(duì)象類、特性、表示形式三個(gè)內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)元。最后結(jié)合本次研究中居民電子健康檔案數(shù)據(jù)的項(xiàng)目進(jìn)行數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化定義。類的屬性和規(guī)范化表述的主要思想是實(shí)現(xiàn)類的逐級(jí)細(xì)化和實(shí)例化，并通過數(shù)據(jù)元的標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)現(xiàn)了在某一特定語境下的數(shù)據(jù)采集，參照居民電子健康檔案數(shù)據(jù)來說，就是將居民的個(gè)人信息和健康信息逐級(jí)細(xì)化最后結(jié)合國家衛(wèi)生信息數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行實(shí)例化，從而提高了數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)性。
2.3 數(shù)據(jù)單元和健康檔案數(shù)據(jù)項(xiàng)的標(biāo)準(zhǔn)化
結(jié)合我國目前的醫(yī)療政策和衛(wèi)生服務(wù)現(xiàn)狀，將居民信息標(biāo)準(zhǔn)化處理。上文中提到信息共有八個(gè)大類，按照上述2.2中方法進(jìn)行信息細(xì)化，例如個(gè)人信息既包含了衛(wèi)生服務(wù)人員例如醫(yī)生、護(hù)士、醫(yī)療機(jī)構(gòu)人員信息，同時(shí)也包含了服務(wù)對(duì)象的信息。八個(gè)大類包含的信息類型繁多而且非常的復(fù)雜，因此需要對(duì)信息形成的數(shù)據(jù)單元以及類型進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，假設(shè)居民信息檔案一共包含了1200個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)，按照數(shù)據(jù)項(xiàng)的類型以及表示形式，將1200個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)進(jìn)行歸類和整理，提煉成約200個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)單元。例如服務(wù)機(jī)構(gòu)信息包含了50個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)，那么按照數(shù)據(jù)類型和表示形式可以簡化成20個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)元。
2.4 衛(wèi)生信息標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)元的規(guī)范
接下來就是對(duì)數(shù)據(jù)元進(jìn)行規(guī)范化處理，按照概念數(shù)據(jù)模型的方法和思想，對(duì)上文中凝練出來的200個(gè)數(shù)據(jù)單元進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，使用（數(shù)據(jù)元、數(shù)據(jù)元概念、特性、對(duì)象、值遇）五個(gè)元數(shù)據(jù)項(xiàng)對(duì)其進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化。具體的操作過程為：
（1）對(duì)象類的規(guī)范化，對(duì)象類為現(xiàn)實(shí)世界中某種事物或者規(guī)則的集合，有著明確的定義和界限，其行為以及特性遵循著相同的規(guī)則，能夠加以識(shí)別并有顯著的標(biāo)識(shí)；
（2）特性規(guī)范化描述，是描述對(duì)象類全部個(gè)體的某種特性，從而使得對(duì)象能夠被區(qū)別對(duì)待；
（3）數(shù)據(jù)元概念規(guī)范化描述，數(shù)據(jù)元概念包含了類以及類的屬性，并建立兩者之前的關(guān)聯(lián)；
（4）值域的規(guī)范化描述，值域是關(guān)于允許值的集合；
（5）數(shù)據(jù)元?jiǎng)t是由一個(gè)類以及特性、表示形式構(gòu)成。這里以對(duì)象類中的衛(wèi)生服務(wù)對(duì)象類的規(guī)范化描述為例，一個(gè)“衛(wèi)生服務(wù)對(duì)象類”包含了名稱、英文名稱、定義、元數(shù)據(jù)類型、元數(shù)據(jù)標(biāo)識(shí)符等多個(gè)元數(shù)據(jù)項(xiàng)目，其規(guī)范化描述則參照衛(wèi)生服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行約束，并給出約束的類型。
3 結(jié)語
大數(shù)據(jù)時(shí)代是數(shù)據(jù)的革命，而數(shù)據(jù)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是數(shù)據(jù)采集、分析和利用的基礎(chǔ)。當(dāng)前我國衛(wèi)生數(shù)據(jù)的采集多是滿足小范圍內(nèi)的，例如單位或者部門的應(yīng)用，但是大數(shù)據(jù)要求更高的數(shù)據(jù)分析和處理能力，為此我們討論了我國居民電子健康檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化方法。數(shù)據(jù)采集的標(biāo)準(zhǔn)化也為跨平臺(tái)、快地區(qū)、跨系統(tǒng)的信息處理提供了基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)我國衛(wèi)生管理工作信息化的重要措施。本文僅從數(shù)據(jù)規(guī)范化角度分析也有著很大的局限性性，而數(shù)據(jù)采集的過程中還與數(shù)據(jù)通信、采集方式、數(shù)據(jù)采集接口、網(wǎng)絡(luò)拓?fù)涞鹊扔嘘P(guān)，各方面工作還有很多需要完善和改進(jìn)的地方。
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