企業(yè)物資采購管理信息化思路探析

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摘要：在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)日益發(fā)展的背景下，國內(nèi)諸多企業(yè)在多個(gè)方面都有了一定提升，如技術(shù)和運(yùn)營等。企業(yè)物資采購開始朝著高效化、合理化及規(guī)范化邁進(jìn)。作為企業(yè)日常管理不可或缺的一部分，物資采購與成本控制方面息息相關(guān)，對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益形成了直接影響。而信息技術(shù)的日漸成熟嚴(yán)重沖擊著現(xiàn)代企業(yè)的生存環(huán)境，就當(dāng)前而言，諸多企業(yè)物資采購存在著信息滯后的情況，增大了采購成本，對(duì)企業(yè)盈利形成了制約，采購過程的透明度無法得到完全保證。因此，企業(yè)想要在信息化的經(jīng)濟(jì)社會(huì)中實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)發(fā)展，需要企業(yè)改革創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)物資采購管理的信息化。故此，本文先重點(diǎn)分析了現(xiàn)代企業(yè)物資采購管理信息化所面臨的制約因素，隨后探討實(shí)現(xiàn)管理信息化的建議，旨在提高企業(yè)的經(jīng)營效益。

關(guān)鍵詞：物資采購；石油企業(yè)；信息化；數(shù)字化

進(jìn)入21世紀(jì)后，我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅猛，特別是加入國際貿(mào)易組織（WTO）之后，進(jìn)一步擴(kuò)大了我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展領(lǐng)域。與此同時(shí)，在經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程日漸深入的形勢(shì)下，企業(yè)之間不斷聯(lián)合、兼并，這在帶給我國企業(yè)空前機(jī)遇的同時(shí)，也帶來了一些新的挑戰(zhàn)。為了確保國內(nèi)企業(yè)良性發(fā)展，政府不斷革新相關(guān)政策，新法案更明確了當(dāng)前背景下企業(yè)怎樣展開物資采購和確保企業(yè)實(shí)現(xiàn)盈利。從物資采購方面來講，其涉及諸多環(huán)節(jié)，如采購計(jì)劃、選商、詢價(jià)、招標(biāo)談判、付款、物流運(yùn)輸、倉儲(chǔ)管理及物資分配等，有著較為龐雜的采購過程，體現(xiàn)了較大的波動(dòng)性和分散性[1]。而不少企業(yè)傳統(tǒng)的物資采購管理缺乏共享、反饋、執(zhí)行的手段，整個(gè)管理模式顯得過于簡單，顯然難以迎合新時(shí)代下企業(yè)的發(fā)展需求，若不做出更改則會(huì)給企業(yè)的良性發(fā)展形成嚴(yán)重制約。故此，為了確保在信息化條件下，企業(yè)物資采購管理擁有較高水平，需要積極探尋實(shí)現(xiàn)管理信息化的道路。

1現(xiàn)代企業(yè)物資采購管理信息化的價(jià)值分析

第一，有助于企業(yè)物資信息的全面整合，保證信息傳遞渠道暢通。企業(yè)的物資管理，主要是組織、計(jì)劃及控制，企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)中所需物資的采購、使用及存儲(chǔ)等。由于物資采購中涉及了采購計(jì)劃制定、詢價(jià)、采購、運(yùn)輸、存儲(chǔ)及發(fā)放等眾多環(huán)節(jié)，全程信息容易出現(xiàn)波動(dòng)，且非常分散，而傳統(tǒng)的處理方法缺少對(duì)全程信息的反饋、執(zhí)行、監(jiān)控及共享等，通過信息化管理，則能對(duì)企業(yè)物資信息做全面整合，保證信息傳遞擁有暢通的渠道，實(shí)時(shí)自動(dòng)采集與管理數(shù)據(jù)，使物資管理能夠逐步實(shí)現(xiàn)集成化、信息化[2]。第二，推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。所謂信息化，是指以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等為基礎(chǔ)，以信息資源的開發(fā)及利用為核心，實(shí)現(xiàn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)優(yōu)化提升的過程。在企業(yè)日常經(jīng)營管理中，物資管理是重要的組成部分，關(guān)系著企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，尤其是多種專業(yè)相互配合的技術(shù)密集型行業(yè)。通過實(shí)現(xiàn)物資管理的信息化，有助于企業(yè)傳統(tǒng)供銷模式的轉(zhuǎn)變，使物資采購與現(xiàn)代社會(huì)需求相符合，從而推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。第三，有助于企業(yè)核心競(jìng)爭力的提升。企業(yè)物資采購管理實(shí)現(xiàn)信息化，能有效測(cè)評(píng)企業(yè)員工素質(zhì)、準(zhǔn)確測(cè)算基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、促使企業(yè)管理流程的規(guī)范、自動(dòng)化處理相關(guān)業(yè)務(wù)，同時(shí)，能更快速地傳遞信息，通過建設(shè)網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，讓不同地區(qū)間的信息、資金及物流實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一。并且，依托信息化建設(shè)，企業(yè)能夠進(jìn)一步革新自身管理模式和制度，促進(jìn)企業(yè)制度的完善，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)核心競(jìng)爭力的提升。

2現(xiàn)代企業(yè)物資采購管理信息化的制約因素

從上述中我們了解到物資采購管理信息化所具有的巨大價(jià)值，同時(shí)當(dāng)前越來越多的國內(nèi)企業(yè)也投入到管理信息化的過程中，但在實(shí)際推行中卻存在以下制約因素。

2.1內(nèi)部缺乏溝通，存在信息壁壘

企業(yè)內(nèi)部缺乏溝通，是企業(yè)物資采購管理信息化的推進(jìn)過程中所遇到的一個(gè)重要制約因素。當(dāng)前很多企業(yè)內(nèi)部部門眾多，各部門間互相聯(lián)系又各司其職，但部分企業(yè)受傳統(tǒng)管理思想影響較深，認(rèn)為后勤部門（物資采購管理就屬于后勤工作）不必過多聯(lián)系前線生產(chǎn)部門，因此，在進(jìn)行物資采購時(shí)較少會(huì)聯(lián)系前線生產(chǎn)部門，導(dǎo)致物資采購存在盲目性，如此不僅難以滿足前線生產(chǎn)部門的物資需求，而且使后勤部門的流動(dòng)資金被浪費(fèi)，不能有效共享物資采購管理信息，制約了企業(yè)生產(chǎn)工作的有序進(jìn)行，提高了物資庫存資本[3]?？傊?，想要實(shí)現(xiàn)物資采購管理信息化，就須重視內(nèi)部各部門間的溝通聯(lián)系。

2.2繁瑣的管理流程，導(dǎo)致信息滯后

部分企業(yè)物資申請(qǐng)有著較為繁瑣的手續(xù)，這一定程度加大了企業(yè)物資采購管理時(shí)付出的時(shí)間，并且不能及時(shí)錄入信息。在生產(chǎn)銷售過程中，一些技術(shù)密集型企業(yè)的物資需求量大，且種類較多，在生產(chǎn)部門申報(bào)所需物資后，需要經(jīng)過物資匯總審批之后，后勤采購部門才能與物資供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)系，正式進(jìn)入采購流程。并且，物資采購也有著較為繁瑣的過程，有著較長的等待時(shí)間，再加上采購部門與一線生產(chǎn)部門在采購中的溝通不足，給物資采購信息的管理與收集均造成影響，甚至?xí)?dǎo)致一線生產(chǎn)部門物資匱乏，而后勤采購部門物資堆積，制約物資采購管理信息化的穩(wěn)步推進(jìn)。

2.3信息冗余、繁雜，加大管理難度

倘若信息冗余、繁雜，或是信息錯(cuò)誤，無疑會(huì)給企業(yè)判斷形成誤導(dǎo)，進(jìn)而出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)方面的損失。當(dāng)前不少企業(yè)的物資采購采用社會(huì)化公開招標(biāo)的方式，此種方式也會(huì)給管理信息化的推進(jìn)形成一定制約。所謂社會(huì)化公開招標(biāo)，是由招標(biāo)人招標(biāo)信息，以使物資供應(yīng)商的征集范圍進(jìn)一步擴(kuò)大，對(duì)可選擇的物資供應(yīng)商信息進(jìn)行大量收集。誠然，社會(huì)化公開招標(biāo)使物資采購管理的成本得到一定降低，但社會(huì)化公開招標(biāo)有著復(fù)雜繁多的環(huán)節(jié)，收集到的物資供應(yīng)商信息更雜、更多。并且，公開招標(biāo)工作擁有較強(qiáng)的技術(shù)要求，進(jìn)而對(duì)于生產(chǎn)所需物資、材料、設(shè)備等有著更高要求，這也使得物資采購信息管理的難度進(jìn)一步加大。

2.4信息綜合水平較低，難以滿足企業(yè)所需的信息利用需求

一些技術(shù)密集型企業(yè)，在進(jìn)行采購的時(shí)候，表現(xiàn)出小批量、多批次的特點(diǎn)，但物資供應(yīng)商常常都是大批量生產(chǎn)，這就致使物資生產(chǎn)供需發(fā)生矛盾。同時(shí)，同一批采購的物資有時(shí)來自不同廠家，供應(yīng)商信息沒有得到良好整合，較為分散，物資采購管理信息波動(dòng)性較大，不夠穩(wěn)定，無法真實(shí)了解物資供應(yīng)商的實(shí)際情況，記錄的供應(yīng)商信息不完整，進(jìn)而當(dāng)企業(yè)進(jìn)行物資采購時(shí)，無法快速結(jié)合記載的信息選擇價(jià)格合理的供應(yīng)商，也給物資采購價(jià)格的比對(duì)產(chǎn)生負(fù)面影響，使得企業(yè)物資采購管理很難對(duì)成本進(jìn)行有效控制，并且，還可能影響到企業(yè)與物資供應(yīng)商之間的長期合作[4]。此外，企業(yè)進(jìn)行采購時(shí)，物資采購信息也未與物資采購流程實(shí)現(xiàn)完全結(jié)合，共享率、信息記錄不理想，使得企業(yè)所需信息需求得不到滿足。

3實(shí)現(xiàn)國內(nèi)企業(yè)物資采購管理信息化的措施建議

3.1著手采購數(shù)字化處理方式的建立

第一，注重收集與整理需求信息。物資采購部門應(yīng)密切溝通生產(chǎn)一線，與一線部門建立起良好的反饋機(jī)制和信息交流機(jī)制，通過掌握一線部門關(guān)于物資質(zhì)量、種類需求上的信息，做到采購精準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)成本的有效節(jié)約，以免后勤采購部門流動(dòng)資金被占用，物資堆積。第二，加快供應(yīng)商檔案管理體制的建立健全。借助計(jì)算機(jī)及時(shí)記錄供應(yīng)商的成交價(jià)格、數(shù)量及發(fā)貨時(shí)間等信息，并對(duì)這些指標(biāo)展開具體分析，進(jìn)而選出最為優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，與之展開長期合作。值得一提的是，在長期合作意愿確定后，企業(yè)要重視管理，全面考核供應(yīng)商，在確保貨源質(zhì)量的同時(shí)，貨物數(shù)量穩(wěn)定性也要維持。如此一來，有助于節(jié)約物資采購環(huán)節(jié)所花費(fèi)的時(shí)間，避免資金的不必要浪費(fèi)，同時(shí)又使貨物質(zhì)量得到良好保障。第三，物資信息動(dòng)態(tài)跟蹤管理平臺(tái)的建立。從物資運(yùn)輸?shù)酱鎯?chǔ)，從領(lǐng)用到用途，物資的信息化管理要實(shí)現(xiàn)單據(jù)查詢與庫存查詢，并結(jié)合這些信息編制采購計(jì)劃，以免影響到生產(chǎn)過程，促進(jìn)物資管理水平的提升。而在物資采購中應(yīng)用ERP系統(tǒng)（企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)），則能實(shí)現(xiàn)物資信息的動(dòng)態(tài)化跟蹤管理，使企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程得以優(yōu)化完善，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃、采購及存儲(chǔ)管理為一體。在ERP系統(tǒng)中能夠完成訂單的輸入、上級(jí)部門審核、物資入庫、出庫及庫存數(shù)量等一系列流程，提高物資人員的辦公效率，更為規(guī)范地進(jìn)行物資管理，更加有效地控制物資采購，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)成本的降低[5]。

3.2積極探索采購一體化管理

當(dāng)前，國內(nèi)許多企業(yè)的物資供應(yīng)仍采用逐層上報(bào)領(lǐng)取模式，也就是采購部門匯總一線生產(chǎn)部門的物資需求，然后各部門安排專人領(lǐng)取物資。在此過程中會(huì)浪費(fèi)掉一些時(shí)間，同時(shí)，一些生產(chǎn)部門為了自身需求能夠得到快速滿足，導(dǎo)致了重復(fù)采購物資、重復(fù)領(lǐng)用物資、后勤物資采購部門和生產(chǎn)部門關(guān)系惡化、個(gè)別生產(chǎn)部門缺乏物資等情況的發(fā)生。所以，可依托信息化技術(shù)探索采購一體化管理，企業(yè)應(yīng)在各個(gè)生產(chǎn)單位設(shè)立供應(yīng)物資點(diǎn)，在一體化管理平臺(tái)中納入供應(yīng)點(diǎn)材料和材料員，這樣不僅有助于各部門的物資領(lǐng)取，也有助于物資領(lǐng)用信息的快速錄入，由此實(shí)現(xiàn)信息化的統(tǒng)一管理，摒棄以往單一式的領(lǐng)取模式，使物資采購成本有效節(jié)約，避免出現(xiàn)物資堆積的現(xiàn)象。此外，在探索基于信息化的采購一體化管理時(shí)，還應(yīng)注意做好各環(huán)節(jié)信息滯后問題的處理、內(nèi)部溝通信息壁壘的消除，充分發(fā)揮采購一體化管理的優(yōu)勢(shì)。

3.3優(yōu)化供求系統(tǒng)的監(jiān)督和管理

第一，做好物資市場(chǎng)價(jià)格變化趨勢(shì)的預(yù)測(cè)。企業(yè)想要高效運(yùn)用采購資金，就需要對(duì)國家宏觀政策的出臺(tái)進(jìn)行密切關(guān)注，同時(shí)，與歷史采購記錄相結(jié)合，科學(xué)預(yù)測(cè)物資明細(xì)表中長期的價(jià)格走勢(shì)。企業(yè)采購具有物資種類繁多、資金數(shù)量龐大等特點(diǎn)，對(duì)市場(chǎng)變動(dòng)趨勢(shì)密切關(guān)注，可幫助企業(yè)及時(shí)了解市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)，進(jìn)而使交易時(shí)給出的價(jià)格更為合理，同時(shí)也使企業(yè)和供應(yīng)商之間的關(guān)系更為融洽。第二，預(yù)測(cè)企業(yè)物資需求，當(dāng)前部分企業(yè)自身都擁有一套較為完整的內(nèi)部生產(chǎn)計(jì)劃，材料消耗具有規(guī)律性。所以，可依托往年的信息（如物資消耗部門的實(shí)際領(lǐng)用歷史記錄等）進(jìn)行當(dāng)年采購計(jì)劃的制定。合理預(yù)測(cè)物資需求，能避免企業(yè)出現(xiàn)資源浪費(fèi)的情況，高效運(yùn)用物資，避免部分生產(chǎn)部門出現(xiàn)物資緊缺，另一部分生產(chǎn)部門物資領(lǐng)取過多的情況發(fā)生[6]。第三，對(duì)不同時(shí)期庫存的最小存量進(jìn)行預(yù)測(cè)，物資需求擁有規(guī)律性，而要確保物資有著穩(wěn)定庫存，就要對(duì)最低安全庫存量進(jìn)行計(jì)算，展開動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)，在達(dá)到最低安全庫存值的時(shí)候，就要及時(shí)購進(jìn)和補(bǔ)充物資。第四，合理庫存量和最佳采購時(shí)機(jī)的預(yù)測(cè)，通過此項(xiàng)預(yù)測(cè)，可以動(dòng)態(tài)管理物資消耗的過程，包含庫存水平和物資消耗等，有助于將各種物資的最佳采購時(shí)間計(jì)算出來，確保庫存數(shù)量合理，合理運(yùn)用購進(jìn)資金，從而提高企業(yè)的實(shí)際效益。

3.4加強(qiáng)物資采購的溝通與后續(xù)追蹤

要想提升企業(yè)物資采購管理的水平，高效的溝通是必不可少的，所以，物資采購部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)內(nèi)以及對(duì)外的溝通，這也是實(shí)現(xiàn)企業(yè)物資采購管理信息化的一項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容。采購部門通過加強(qiáng)和其他部門的溝通聯(lián)系，能夠?qū)Σ煌块T的物資需求做深入把控，自然能夠進(jìn)一步保證采購工作的有效性。而通過加強(qiáng)對(duì)外的溝通，則能使物資采購部門更好地給供應(yīng)商傳達(dá)采購招標(biāo)的相關(guān)內(nèi)容，并且，也能積極影響到物資采購部門對(duì)供應(yīng)商的合理選擇，以及供應(yīng)商價(jià)格文件的優(yōu)化制定。在當(dāng)前眾多信息技術(shù)的支撐下，能夠較好實(shí)現(xiàn)對(duì)內(nèi)和對(duì)外的溝通，比如可借助平板電腦、智能手機(jī)等信息化移動(dòng)終端，通過移動(dòng)終端的OTO特征，使線上、線下實(shí)現(xiàn)良好結(jié)合，在溝通過程中實(shí)現(xiàn)兩個(gè)層面的良好切換。同時(shí)，在完整、便捷的移動(dòng)溝通平臺(tái)下，溝通突破了空間和時(shí)間層面的限制，進(jìn)一步優(yōu)化企業(yè)物資采購的各環(huán)節(jié)溝通。另外，在加強(qiáng)物資采購的后續(xù)追蹤時(shí)，需要借助實(shí)用科學(xué)的信息化檔案系統(tǒng)，其能夠較大程度推動(dòng)物資采購工作的開展。例如，在企業(yè)內(nèi)部不同單位與部門，會(huì)對(duì)不同物資的消耗進(jìn)行負(fù)責(zé)，在此過程中應(yīng)利用信息化檔案系統(tǒng)收集物資的消耗狀態(tài)與質(zhì)量，在具體收集時(shí)即可借助計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備，結(jié)合移動(dòng)端，相關(guān)人員靈活應(yīng)用多種媒體、靈活采集圖像數(shù)據(jù)、便捷實(shí)時(shí)錄入信息，從而真正全面掌握采購物資的消耗狀態(tài)及質(zhì)量。

4結(jié)語

總之，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)、信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，信息化既有助于社會(huì)及經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)步發(fā)展，同時(shí)也是衡量現(xiàn)代企業(yè)綜合實(shí)力的一個(gè)重要指標(biāo)。受此形勢(shì)影響，國內(nèi)企業(yè)要想確保物資采購管理工作跟上時(shí)代步伐，提升管理水平，就須將信息化建設(shè)作為革新物資管理模式的重要手段，以及物資管理努力的方向，明確管理信息化的價(jià)值所在，不斷探索實(shí)現(xiàn)物資采購管理信息化的可行路徑。文章所提出的采購數(shù)字化處理方式、采購一體化管理、優(yōu)化供求系統(tǒng)的監(jiān)督和管理等，僅為筆者結(jié)合實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，所提出的幾點(diǎn)實(shí)現(xiàn)物資采購管理信息化的措施建議，管理信息化的實(shí)現(xiàn)并不局限于上述幾點(diǎn)。為了不斷提升企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭力，仍需我們?cè)诮窈蠊ぷ髦蟹e極探索相關(guān)信息化路徑，重視各類新型信息技術(shù)的合理運(yùn)用，及時(shí)升級(jí)軟硬件。

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作者:趙利君 俱小華 岳婷 黃顯綱 單位:長慶油田公司第二采油廠數(shù)字化與科技信息中心