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1ERP環(huán)境下的農(nóng)業(yè)企業(yè)精細化成本管理
與傳統(tǒng)成本相比較ERP系統(tǒng)將銷售系統(tǒng)、采購系統(tǒng)、存貨系統(tǒng)、供應(yīng)鏈以及總賬系統(tǒng)集成在一個系統(tǒng)中,簡化了信息在農(nóng)業(yè)企業(yè)內(nèi)部流動的程序,加速了信息在農(nóng)業(yè)企業(yè)內(nèi)部流動的速度,減少了因信息滯后帶來的機會成本,將原本孤島的信息逐級傳遞。ERP系統(tǒng)實現(xiàn)精細化成本管理,主要從規(guī)劃階段,物流,資金的管理三個模塊來實現(xiàn)良好的成本管理,及其全方位管理操作。
1.1農(nóng)業(yè)企業(yè)生產(chǎn)準備、計劃的精細化
傳統(tǒng)生產(chǎn)準備人為的主觀意志作用比較強,對于市場的需求以及變化,都是聽風(fēng)則風(fēng),聽雨則雨。沒有準確的市場預(yù)測信息,也沒有明確的生產(chǎn)計劃。對于生產(chǎn)過程中需要的物料用量也沒有準確的數(shù)據(jù),而由于人工記賬操作,庫存數(shù)據(jù)也不能夠得到及時的反映。這一系列的管理弊端,最終將導(dǎo)致存貨的滯留和堆積,原材料供應(yīng)不足生產(chǎn)被迫停工,產(chǎn)品不能滿足市場多樣性的需求,資金占用現(xiàn)象嚴重,人力物力資源得不到有效的配置等一系列問題。
1.1.1主生產(chǎn)計劃的精細化。所謂“磨刀不誤砍柴工”,計劃是保證生產(chǎn)順利進行的保證,只有做好了計劃,農(nóng)業(yè)企業(yè)才能有條不紊地進行。ERP系統(tǒng)接收到市場的銷售預(yù)測信息、客戶的訂單以及其它信息后,首先由主管人員做出主生產(chǎn)計劃,計劃精確地包含了每一生產(chǎn)階段的毛需求量。緊接著進行粗能力的權(quán)衡,確定出所需要關(guān)鍵工作中心的加工能力和設(shè)備的負荷能力,與實際的數(shù)據(jù)進行比對,進行初步的計劃確認或調(diào)整,再與銷售部門做出的銷售計劃進行比對以進一步確認和調(diào)整主生產(chǎn)計劃,最后提交給有關(guān)管理部門,進行計劃的確認,并在生產(chǎn)過程中進行不斷地修正。
1.1.2物料需求計劃精細化。ERP系統(tǒng)解決了需要什么、生產(chǎn)什么、怎么生產(chǎn)的問題,物料需求計劃,即MRP詳細記錄了物料需求信息、物料清單、生產(chǎn)的工藝路線以及物料的可用量。例如要生產(chǎn)一臺儀器,那么制造這臺儀器所需要哪些物料,物料的需求量是多少,經(jīng)過多少道加工工序,當(dāng)前的庫存量信息,都會在系統(tǒng)中記錄,一旦某一個環(huán)節(jié)斷層,系統(tǒng)會給出提示或者警告,而依據(jù)傳統(tǒng)的生產(chǎn)方式任何一個環(huán)節(jié)跟不上生產(chǎn)節(jié)奏,農(nóng)業(yè)企業(yè)內(nèi)部都無法做出迅速的反應(yīng),造成人力物力財力的浪費。
1.1.3能力需求計劃精細化。計劃的最后一階段是對能力需求的計劃,即CRP。簡單的來說它就是依據(jù)生產(chǎn)的每一階段和工序的物料需求信息,精確地計算出需要投入的能力和設(shè)備的負荷數(shù)據(jù),并根據(jù)實際情況對農(nóng)業(yè)企業(yè)生產(chǎn)能力以及負荷情況做出調(diào)整,最后制定出CRP。運行時系統(tǒng)會根據(jù)CRP中加工產(chǎn)品的數(shù)量,所在的時間段,實際所需要占用的能力負荷,對比在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)定的標準能力負荷情況,生成能力需求報表。而傳統(tǒng)的生產(chǎn)準備計劃階段,并不能夠像ERP系統(tǒng)這樣實施全面精細的計劃,物料的需求、能力的負荷情況都不能得帶及時反饋,生產(chǎn)過程中補充的信息也不能夠及時更新信息。
1.2農(nóng)業(yè)物流管理精細化的實現(xiàn)
1.2.1農(nóng)業(yè)企業(yè)生產(chǎn)過程的精細化。隨著市場不斷的發(fā)展,產(chǎn)品的生產(chǎn)周期不斷的縮短,對品種的需求多樣性不斷提高,產(chǎn)品的交貨期不斷縮短,對產(chǎn)品的質(zhì)量要求不斷提高。傳統(tǒng)的生產(chǎn)管理已經(jīng)越來越不能適應(yīng)生產(chǎn)的需要,傳統(tǒng)的生產(chǎn)車間管理沒有進行明確地分批分類管理,對于生產(chǎn)所需的物料也得不到及時反饋,沒有明確的進度安排,產(chǎn)品交貨時間也沒有明確統(tǒng)計,對每一項加工產(chǎn)品的工序也沒有進行細致分工。對于插單的業(yè)務(wù),農(nóng)業(yè)企業(yè)也疲于應(yīng)對,物料需求跟不上進度,生產(chǎn)能力也不足,農(nóng)業(yè)企業(yè)往往需要拆東墻補西墻,而且傳統(tǒng)的期間費用分配也不準確,分配的標準往往是根據(jù)人工或者機器的工時總數(shù)來定義,管理者無法獲取準確的成本信息,無法做出具有競爭力的定價決策。ERP系統(tǒng)下,生產(chǎn)的整個過程是由MPS生成各個車間和工作中心的生產(chǎn)任務(wù),下達產(chǎn)品生產(chǎn)指令,根據(jù)產(chǎn)品交貨的到期進行產(chǎn)品的任務(wù)優(yōu)先級的排序,對產(chǎn)品的整個生產(chǎn)周期都有明確的規(guī)劃,確保產(chǎn)成品能夠及時完工交貨。為了提高生產(chǎn)效率,在ERP系統(tǒng)下每一項完工產(chǎn)品都有固定的工藝路線,物料需求也有明確的信息記錄,能夠保證產(chǎn)品有條不紊地進行生產(chǎn),并且細化工序,將一項復(fù)雜的加工業(yè)務(wù)簡單化、重復(fù)化、高效率化。半成品在車間的轉(zhuǎn)移,原材料、配件的領(lǐng)用,生產(chǎn)加工進度的控制,各個時間段加工狀態(tài)的信息,在產(chǎn)品的統(tǒng)計分配信息都被統(tǒng)計及時記錄到了工作中心中,由工作中心生成報表進行統(tǒng)計和分析,并將信息及時傳遞給ERP系統(tǒng)下的其它有關(guān)子系統(tǒng),管理人員根據(jù)信息進行生產(chǎn)調(diào)度,物料的補充等等;這些信息也是產(chǎn)成品成本計算和制造費用分配的主要依據(jù),它定義了許多產(chǎn)品成本計算的相關(guān)公式,比如機器加工的工時和物料的用料比例,由成本動因推動費用的分配,期間費用能更加準確地分配給完工產(chǎn)品,統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示在ERP系統(tǒng)的車間管理下制造成本下降了12%左右,停工待料減少了60%,產(chǎn)品延期交貨下降了80%。因此走ERP精細化管理之路,是農(nóng)業(yè)企業(yè)實現(xiàn)利益效益最大化的最佳選擇。
1.2.2農(nóng)業(yè)企業(yè)庫存管理的精細化。庫存管理的主要作用是維持銷售產(chǎn)品的穩(wěn)定,保證生產(chǎn)順利地進行,在保證盈利的前提下,最大程度地降低農(nóng)業(yè)企業(yè)的資金占用率,降低成本,增加投資。傳統(tǒng)的制造業(yè)庫存管理中,由于農(nóng)業(yè)企業(yè)所屬行業(yè)產(chǎn)品的復(fù)雜性,管理已經(jīng)銷售模式的局限性以及滯后性讓原本就復(fù)雜的庫存管理受到了許多非技術(shù)性的影響。統(tǒng)計與匯總指標的工作量巨大,庫存信息不能夠及時有效地反映給有關(guān)管理部門,嚴重制約了生產(chǎn)的順利進行,甚至造成存貨積壓、資金嚴重占用的現(xiàn)象。ERP系統(tǒng)下的庫存管理貫穿整個農(nóng)業(yè)企業(yè)管理,覆蓋范圍廣,利用數(shù)據(jù)庫將存貨的信息反映在一張統(tǒng)計表中,提供的登記出庫入庫的信息,存貨的類別,提供下級編碼標識,產(chǎn)品的批次,出入庫時間、質(zhì)量狀況以及價格等,都被詳細地計入在系統(tǒng)內(nèi),支持存貨跟蹤查詢,能夠即時反映庫存的盤點數(shù)據(jù),并對其它相關(guān)聯(lián)的子系統(tǒng)提供實時數(shù)據(jù),這是傳統(tǒng)管理無法實現(xiàn)的。在發(fā)貨的時候嚴格按照先入先出的順序發(fā)貨,降低了因存貨變質(zhì)、積壓而增加的風(fēng)險和機會成本。ERP下的管理模式改變了倉庫保管員的勞動組織方式,對倉庫可以按照產(chǎn)區(qū)分類,按照業(yè)務(wù)進行區(qū)分,細化了日常的管理業(yè)務(wù)。ERP系統(tǒng)對存貨的控制方法也有許多種,如ABC法、零庫存控制法、在途物資的管理方法等等,農(nóng)業(yè)企業(yè)可以根據(jù)自己庫存的復(fù)雜性進行方法的選擇。對于入庫管理根據(jù)生產(chǎn)和銷售的需要發(fā)出需求,降低不必要的庫存費用,降低資金的占用和存貨毀損的風(fēng)險;對于領(lǐng)料出庫的業(yè)務(wù),可以限制材料的數(shù)量,以防止因為任意領(lǐng)料而造成的不必要的浪費,引起成本增加,最終導(dǎo)致產(chǎn)品價格失去市場競爭力。統(tǒng)計數(shù)據(jù)表明在ERP庫存系統(tǒng)管理下,庫存下降了30%~50%使得庫存資金投資減少了1.4~1.5倍,庫存的周轉(zhuǎn)率提高了50%,這些都是傳統(tǒng)庫存管理無法實現(xiàn)的,因此農(nóng)業(yè)企業(yè)只有在ERP系統(tǒng)的精細化管理的平臺上才能越走越遠。
1.2.3農(nóng)業(yè)企業(yè)采購管理的精細化。采購管理是對采購行為進行組織管理和控制的模塊,采購工作主要是在合適的時間為生產(chǎn)部門提供生產(chǎn)所需要的合適的質(zhì)量、價格、數(shù)量的原材料(或加工部件),以保證生產(chǎn)順利正常進行。傳統(tǒng)的采購管理存在許多的問題。首先,沒有一個標準的體系管理供應(yīng)商,致使采購信息總是不能及時下達到供應(yīng)商;其次采購計劃編制不準確,采購數(shù)量不足或采購不及時以及物料逾期未入庫,車間的生產(chǎn)線只能被迫停產(chǎn)。生產(chǎn)制造過程中,插單的業(yè)務(wù)極為常見,物料計劃人員無法快速評估其影響,信息傳遞慢,采購提前期長。無法及時下發(fā)采購信息。而且對于市場的價格走向也沒有很好統(tǒng)計記錄,主觀判斷采購存貨的數(shù)量以及批次,致使采購成本高昂。ERP環(huán)境下的材料采購計劃是由主生產(chǎn)計劃生成,根據(jù)生產(chǎn)車間以及銷售部門傳遞出的物料需求信息,然后下達到采購部門,并同時將信息傳遞到總賬系統(tǒng)以及倉儲部門,簡化了信息傳遞的流程,極大增加了信息處理效率,據(jù)統(tǒng)計表明應(yīng)用ERP系統(tǒng)實現(xiàn)采購管理的農(nóng)業(yè)企業(yè),采購提前期縮短了50%。ERP系統(tǒng)中建立了一套信息精確的客戶資料,以及客戶所能夠提供的物料信息,一旦系統(tǒng)得到采購的命令就能及時將信息下達到供應(yīng)商,逾期未收到的采購物資也能在系統(tǒng)中得到查詢,發(fā)出催貨通知,或者及時變更供應(yīng)商降低生產(chǎn)線停工的風(fēng)險。在生產(chǎn)制造的過程中一旦有插單的業(yè)務(wù)發(fā)生,計劃部門也能夠及時進行生產(chǎn)計劃的修訂,進行能力的評估,將物料需求信息及時傳遞到采購部門,及時進行物料的補充,保證生產(chǎn)的順利進行,此外ERP系統(tǒng)還提供了物料需求的規(guī)格資料,保證入庫產(chǎn)品的質(zhì)量符合生產(chǎn)要求;系統(tǒng)還提供了比價的功能,能夠讓管理者迅速做出最優(yōu)決策。
1.2.4農(nóng)業(yè)企業(yè)銷售管理的精細化。在一個農(nóng)業(yè)企業(yè)的銷售系統(tǒng)是農(nóng)業(yè)企業(yè)生產(chǎn)的最終產(chǎn)品與外部市場的輪轂連接,是價值的生產(chǎn)是實現(xiàn)農(nóng)業(yè)企業(yè)最關(guān)鍵的一步。其主要職能是以滿足客戶消費需要為前提,實現(xiàn)勞動價值到社會財富的轉(zhuǎn)換。而傳統(tǒng)的銷售管理下,銷售部門往往憑借個人主觀經(jīng)驗進行報價,缺乏成本數(shù)據(jù)參考,無法獲知準確的訂單利潤,沒有穩(wěn)定的銷售市場和渠道,客商信息混亂,信用額度很難掌握,增加許多無形的財務(wù)風(fēng)險。對于地區(qū)以及不同的客戶報價策略在手工作業(yè)下工作量龐大,準確性也很難把握。銷售人員很難追蹤訂單的采購狀況、生產(chǎn)狀況、入庫狀況,導(dǎo)致銷售人員很難和客戶溝通進度。逾期交貨現(xiàn)象嚴重,信用等級下降,客戶流失現(xiàn)象嚴重。ERP系統(tǒng)下的銷售模塊將銷售任務(wù)細分成以下幾個階段,①根據(jù)預(yù)測信息和銷售訂單制定銷售計劃,并做出合理報價決策;②開辟可供銷售市場,并對市場進行細分,建立確定的客商檔案和長期可供穩(wěn)定銷售的銷售渠道;③結(jié)合歷史、目前、市場調(diào)研數(shù)據(jù)進行銷售;④根據(jù)客戶的訂單信息,組織貨源,下派生產(chǎn)命令,并組織倉庫發(fā)貨;⑤開出銷售發(fā)票,并轉(zhuǎn)交財務(wù)系統(tǒng)記賬;⑥對已經(jīng)銷售的產(chǎn)品提供跟蹤服務(wù),進行信息反饋、分析,提出方案。根據(jù)應(yīng)收系統(tǒng)的傳遞信息對客戶進行信用評級,制定銷售策略,發(fā)出催收貨款的指令,而傳統(tǒng)的銷售管理無法及時對訂單做出反應(yīng),也不會對銷售進行售后的跟蹤分析,不利于市場地位的穩(wěn)固和簡歷長期穩(wěn)定的銷貨渠道。
1.3農(nóng)業(yè)企業(yè)資金流管理的精細化
資金是一個農(nóng)業(yè)企業(yè)的血液,資金的運轉(zhuǎn)是關(guān)乎到農(nóng)業(yè)企業(yè)生死存亡的問題,傳統(tǒng)的農(nóng)業(yè)企業(yè)資金管理混亂,對于資金的預(yù)算、費用的支出很難控制,對于未來的資金流入流出也無法掌握,科目繁多,往來賬目不清,管理人員工作量大。ERP系統(tǒng)下,當(dāng)采購或者銷售行為發(fā)生后,系統(tǒng)會根據(jù)采購訂單、發(fā)票在應(yīng)收和應(yīng)付形同中生成相應(yīng)應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款。為農(nóng)業(yè)企業(yè)提供精確的未來資金的流入和流出情況,相關(guān)的票據(jù)還含有供應(yīng)商以及客戶的相關(guān)信息,能夠準確地將每一筆收入以及費用與客商相聯(lián)系。對每一筆零用基金進行分類管理,完善對銀行賬戶的管理,能將收入或者支出與相應(yīng)的票據(jù)相聯(lián)系,實現(xiàn)收入與票據(jù)相匹配,對于外幣也有專門的賬戶管理,能夠及時地反映賬戶的資金信息,減少了人工管理不必要的麻煩。對于資金的預(yù)算和費用的支出都有嚴格的控制,大大降低了農(nóng)業(yè)企業(yè)的資金占用率,使得農(nóng)業(yè)企業(yè)的資金能夠維持農(nóng)業(yè)企業(yè)正常運轉(zhuǎn)。
2農(nóng)業(yè)企業(yè)ERP精細化管理存在的問題
2.1管理者對ERP認識程度低
ERP是一種先進的管理軟件,而不是單一的數(shù)據(jù)儲存軟件,很多管理者思想仍然停留在只是單一的將財務(wù)信息化,而沒有融入精細化管理思想,再加上國內(nèi)實施ERP成功的也就只有聯(lián)想、海爾、移動公司等一些大型的知名農(nóng)業(yè)企業(yè),因此很多中小型農(nóng)業(yè)企業(yè)對實施ERP精細化也只是持有觀望的態(tài)度。
2.2農(nóng)業(yè)企業(yè)缺少精細化成本文化氣氛
盡管許多農(nóng)業(yè)企業(yè)引進了ERP系統(tǒng)實施精細化管理,但是農(nóng)業(yè)企業(yè)沒有注重對精細化的文化建設(shè)不夠重視,有些制度建立得并不合理,甚至導(dǎo)致極少數(shù)個別員工出現(xiàn)抵制的情緒,而農(nóng)業(yè)企業(yè)實施精細化管理的規(guī)章制度也形同虛設(shè)無法落實。
2.3ERP系統(tǒng)實施對人員要求較高
ERP成功實施對操作者、部門之間的協(xié)調(diào)配合程度的要求比較高,它要求不僅僅要懂得操作還要懂得原理,否則實施的過程中麻煩不斷。而ERP系統(tǒng)的發(fā)展歷程比較短,普及的程度也不夠,許多管理者甚至沒有ERP的概念,更談不上操作和應(yīng)用了。ERP將管理與技術(shù)融為一體,這要求操作者不僅僅是個管理者還要是個技術(shù)員,而且培養(yǎng)出這樣的人才也需要花費大量的時間。
2.4農(nóng)業(yè)企業(yè)基礎(chǔ)管理制度規(guī)范性不夠
科學(xué)的管理,要求農(nóng)業(yè)企業(yè)標準化、規(guī)范化、精細化和個性化,是精細化管理實現(xiàn)的基礎(chǔ),基礎(chǔ)設(shè)施管理制度不規(guī)范,它會影響到精細化管理的效率。
2.5實施ERP系統(tǒng)后期維護不足
許多農(nóng)業(yè)企業(yè)在引進ERP后,前期沒有制定計劃和目標,導(dǎo)致后期發(fā)現(xiàn)團隊實施能力不足,特別是在系統(tǒng)的二次開發(fā)上。農(nóng)業(yè)企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展是一個動態(tài)化的過程,僅靠一次完整實施而達到一勞永逸的效果是不太現(xiàn)實的,這又使得ERP后期發(fā)展滯留,最終導(dǎo)致農(nóng)業(yè)企業(yè)擯棄實施。
3ERP精細化管理問題的對策
3.1管理者轉(zhuǎn)變思想
ERP精細化管理要成功實施需要管理者有高度的思想上的覺悟,將管理不僅僅局限在傳統(tǒng)農(nóng)業(yè)企業(yè)運營上。管理者不僅要轉(zhuǎn)變自己的思想同時還要培養(yǎng)整個農(nóng)業(yè)企業(yè)的員工精細化的意識,只有各個部門協(xié)調(diào)一致,分工明確,才能使得精細化成本管理理念在農(nóng)業(yè)企業(yè)中得到真正的應(yīng)用。管理者需要將目標放長遠,從各個方面實現(xiàn)精細化管理,才能帶領(lǐng)農(nóng)業(yè)企業(yè)在未來成長的路上越走越遠。
3.2建立精細化成本管理農(nóng)業(yè)企業(yè)文化
環(huán)境決定一個人的成長,同樣農(nóng)業(yè)企業(yè)文化氛圍也是農(nóng)業(yè)企業(yè)成長的決定性因素,只有建立起良好的農(nóng)業(yè)企業(yè)文化氛圍,農(nóng)業(yè)企業(yè)才能在未來的路上越走越遠。建立起農(nóng)業(yè)企業(yè)精細化管理文化首先需要培養(yǎng)精細化成本管理的思想,現(xiàn)有理念才能應(yīng)用到實踐中。其次,要建立良好的激勵機制,諸如物質(zhì)獎勵、精神鼓勵、調(diào)動積極性和懲罰措施,讓員工主動積極地參與到農(nóng)業(yè)企業(yè)精細成本管理中,并在實踐中不斷進行改進和創(chuàng)新。
3.3加強對員工的后續(xù)教育
農(nóng)業(yè)企業(yè)對實施ERP系統(tǒng)以及操作的關(guān)鍵人員,要在后期不斷的進行教育和培訓(xùn),以提高員工的整體素質(zhì),對于ERP這樣先進的管理系統(tǒng),隨著時間的變更也會不斷更新,只有不斷學(xué)習(xí)才不會在操作和應(yīng)用過程脫節(jié),才不會造成資源浪費的現(xiàn)象。而且ERP運用需要熟練的技巧以及豐富的知識,只有全員的整體素質(zhì)提高了才能使得ERP的管理發(fā)揮出最大的作用,從而降低管理成本。
3.4規(guī)范農(nóng)業(yè)企業(yè)基礎(chǔ)管理制度
農(nóng)業(yè)企業(yè)的基礎(chǔ)管理,是農(nóng)業(yè)企業(yè)實施和管理的前提,只有堅實的基礎(chǔ),農(nóng)業(yè)企業(yè)可以在未來發(fā)展的舞臺上越走越遠。農(nóng)業(yè)企業(yè)首先需要加強農(nóng)業(yè)企業(yè)原始信息核算的管理,提高原始數(shù)據(jù)的準確性;再次是優(yōu)化農(nóng)業(yè)企業(yè)的規(guī)章制度,優(yōu)化農(nóng)業(yè)企業(yè)生產(chǎn)流程,加強全面成本預(yù)算的管理。
3.5成立實施ERP精細化的項目組
要成功實施和應(yīng)用ERP系統(tǒng),光依賴軟件公司從長期發(fā)展的角度來看,并不是一個明智的決定。只有在農(nóng)業(yè)企業(yè)內(nèi)部建立一個ERP執(zhí)行和組織協(xié)調(diào)的ERP組織機構(gòu)才能解決問題。在其領(lǐng)導(dǎo)之下,農(nóng)業(yè)企業(yè)內(nèi)的所有部門達成一致的目標,卻又各司其職,通過定期組織會議培訓(xùn),讓農(nóng)業(yè)企業(yè)內(nèi)部各部門不僅能夠了解ERP運行的情況,還能夠站在各自部門的角度提出一些專業(yè)性的意見。經(jīng)驗一起分享,問題一起解決,只有這樣才能夠使得ERP系統(tǒng)運行起來,使得ERP精細化的管理成功地在農(nóng)業(yè)企業(yè)內(nèi)部實踐,提升農(nóng)業(yè)企業(yè)的綜合競爭能力。
4小結(jié)
總之,ERP系統(tǒng)是農(nóng)業(yè)企業(yè)實現(xiàn)精細化管理的最優(yōu)策略,它對農(nóng)業(yè)企業(yè)實施全方位的精細化進行管理,將生產(chǎn)工藝路線簡單化重復(fù)化,解決了傳統(tǒng)制造一手包攬的問題,降低了技術(shù)人員流失農(nóng)業(yè)企業(yè)制造環(huán)節(jié)中斷的風(fēng)險,也提高了工作效率。對外進行的市場分析調(diào)查,客商檔案的記錄,弱化了市場風(fēng)險,降低了農(nóng)業(yè)企業(yè)的管理成本。ERP系統(tǒng)從全方位的精細業(yè)務(wù),降低生產(chǎn)管理成本。
作者:慕云麗 單位:山東工商學(xué)院