醫(yī)用耗材檔案管理現(xiàn)狀與信息平臺(tái)構(gòu)建

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〔摘要〕醫(yī)用耗材檔案管理信息平臺(tái)的構(gòu)建能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)用耗材檔案管理的智能化和信息化，規(guī)范快速完成醫(yī)用耗材精細(xì)化管理。該文介紹了醫(yī)用耗材檔案管理的現(xiàn)狀，分析了存在的問題及發(fā)展趨勢(shì)，并重點(diǎn)探討了醫(yī)用耗材檔案管理的信息平臺(tái)構(gòu)建，包括醫(yī)用耗材研究信息的獲得、醫(yī)用耗材檔案的建立、資質(zhì)證件的效期管理，以及醫(yī)用高值耗材的檔案管理4個(gè)方面。

〔關(guān)鍵詞〕醫(yī)用耗材;檔案管理;信息平臺(tái);構(gòu)建

根據(jù)目前醫(yī)院的發(fā)展要求，現(xiàn)代醫(yī)院管理過程中要求建立醫(yī)用耗材檔案管理信息平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院耗材的有效管理。醫(yī)用耗材是目前醫(yī)院管理過程中的一個(gè)重要項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)引起醫(yī)院的足夠重視。國(guó)家《關(guān)于全面深化價(jià)格機(jī)制改革的意見》提出，要“鞏固取消藥品加成成果，進(jìn)一步取消醫(yī)用耗材加成”。繼若干地方零散地取消耗材加成之后，耗材零差價(jià)將要在全國(guó)范圍內(nèi)推行［1］。因此，探討醫(yī)用耗材檔案管理的信息平臺(tái)構(gòu)建具有重要的現(xiàn)實(shí)意義與科研意義。

1醫(yī)用耗材檔案管理的現(xiàn)狀

1.1存在的問題

大部分醫(yī)院的醫(yī)用耗材管理內(nèi)網(wǎng)管理凸顯被動(dòng)，醫(yī)用耗材檔案未全部實(shí)現(xiàn)電子化管理，很多醫(yī)院在管理過程中缺乏對(duì)醫(yī)用耗材的有效管理與維護(hù)工作，從而出現(xiàn)了不同程度的耗材浪費(fèi)與外流、耗材過度使用，以及重復(fù)使用等現(xiàn)象。醫(yī)用耗材檔案管理局限于資質(zhì)證件管理，沒有對(duì)供應(yīng)商與醫(yī)用耗材進(jìn)行充分有效地分析，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的有效管理與運(yùn)用，導(dǎo)致醫(yī)用耗材檔案管理無法發(fā)揮應(yīng)有的作用。

1.2市場(chǎng)預(yù)測(cè)和發(fā)展趨勢(shì)

醫(yī)用耗材從診斷、監(jiān)護(hù)、治療、給藥都將全面開啟一個(gè)智能化的時(shí)代，構(gòu)建醫(yī)用耗材檔案管理信息平臺(tái)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)醫(yī)用耗材動(dòng)態(tài)管理，精確溯源，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理與實(shí)物管理相結(jié)合，有效保證醫(yī)用耗材安全使用，防止其使用不當(dāng)造成浪費(fèi)、過度使用或超范圍使用，從而減少醫(yī)院和患者的損失，保障患者利益成為一種必然的發(fā)展趨勢(shì)［2］。

2醫(yī)用耗材檔案管理的信息平臺(tái)構(gòu)建

將分布在不同信息系統(tǒng)的耗材管理信息整合到一個(gè)平臺(tái)，便于審批、調(diào)用、監(jiān)管、存查，最終降低耗材占比，提高合理使用率和滿意度，減少庫存，降低醫(yī)保費(fèi)用。

2.1加強(qiáng)醫(yī)用耗材研究信息的獲得

首先，對(duì)醫(yī)用耗材研究信息進(jìn)行調(diào)研，采用實(shí)地考察法與問卷調(diào)查法。然后，研發(fā)構(gòu)建一體化信息平臺(tái)，匯集醫(yī)院電子醫(yī)囑系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng)、醫(yī)院協(xié)同辦公系統(tǒng)(OA)的相關(guān)信息，建立新的信息交互渠道。最后，上線測(cè)試并進(jìn)行有效改進(jìn)。在評(píng)價(jià)總結(jié)上將數(shù)據(jù)分為A組與B組，A組中討論的是信息平臺(tái)構(gòu)建前我院醫(yī)用耗材檔案管理及其應(yīng)用狀況，B組中研究的是信息平臺(tái)構(gòu)建后我院醫(yī)用耗材檔案管理及其應(yīng)用狀況［3］。應(yīng)用SPSS22.0統(tǒng)計(jì)軟件，對(duì)比分析醫(yī)用耗材檔案信息管理前后耗材從申請(qǐng)到可申領(lǐng)耗費(fèi)的時(shí)間、百元醫(yī)療收入衛(wèi)材支出、盤點(diǎn)的庫存數(shù)，科主任/護(hù)士長(zhǎng)、統(tǒng)計(jì)員、科長(zhǎng)的滿意度。利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建醫(yī)療器械的管理系統(tǒng)網(wǎng)站，以對(duì)供應(yīng)公司與醫(yī)療器械進(jìn)行有效管理，在系統(tǒng)設(shè)置上設(shè)置用戶權(quán)限，包括供應(yīng)商、管理員與相關(guān)的部門等，可以在網(wǎng)站上進(jìn)行資料的上傳與信息數(shù)據(jù)的傳遞等。在醫(yī)療器械的信息化管理過程中實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商資料的上傳，產(chǎn)品資質(zhì)的證明與醫(yī)院審核程序的完成等各種程序，最終實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的動(dòng)態(tài)化與精細(xì)化管理。同時(shí)進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的對(duì)接傳送，從而實(shí)現(xiàn)資源信息的共享，最終簡(jiǎn)化醫(yī)院的工作程序，減少工作過程中的重復(fù)勞動(dòng)等［4］。

2.2加強(qiáng)醫(yī)用耗材檔案的建立

為了實(shí)現(xiàn)與供應(yīng)商之間的有效溝通，可以在醫(yī)用耗材檔案建立過程中針對(duì)每一個(gè)供應(yīng)商分別建立各自的檔案，可以專門設(shè)置一個(gè)醫(yī)用耗材檔案管理模塊，進(jìn)行醫(yī)用耗材申購(gòu)單的上傳與審批結(jié)果的論證工作。在信息平臺(tái)上供應(yīng)商可以通過登錄上傳業(yè)務(wù)員的授權(quán)書與產(chǎn)品的注冊(cè)證等，同時(shí)還包括采購(gòu)合同的掃描件等，為電子檔案的建立提供有效的數(shù)據(jù)支持。加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商工作的有效錄入工作，與電子檔案的目錄表進(jìn)行有效對(duì)接。要求供應(yīng)商在信息系統(tǒng)平臺(tái)中提供資質(zhì)證件，從而從資質(zhì)角度為檔案管理工作提供便利。運(yùn)用醫(yī)用耗材檔案管理信息平臺(tái)的形式能夠節(jié)省檔案管理工作的存儲(chǔ)空間。

2.3加強(qiáng)資質(zhì)證件的效期管理

醫(yī)用耗材是醫(yī)院物品管理中的重要組成部分，需求量比較大，在管理與查詢過程中難度比較大，包括了大量的藥品種類、來源與規(guī)格等，工作量較大，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)此的充分研究。在傳統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)的檔案管理過程中也已經(jīng)具有相對(duì)比較成熟的發(fā)展系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理預(yù)警機(jī)制的建立;但是也存在一定的缺陷，主要體現(xiàn)在難以充分獲得供應(yīng)商的有關(guān)信息，在證件更新方面不夠及時(shí)，從而難以得到良好的醫(yī)用耗材質(zhì)量安全，容易導(dǎo)致醫(yī)療糾紛現(xiàn)象的發(fā)生。而采用互聯(lián)網(wǎng)管理的方式能夠設(shè)置1個(gè)月的預(yù)警機(jī)制，以加強(qiáng)醫(yī)用耗材資質(zhì)證件的有效管理，如果沒有在一定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行證件的及時(shí)更換，系統(tǒng)會(huì)自行進(jìn)行相應(yīng)處理，對(duì)于這部分耗材品種在未處理之前不再進(jìn)行采購(gòu)與發(fā)放工作，這種操作方式能夠充分使用這些安全品種，有效發(fā)揮這些品種的作用［5］。

2.4加強(qiáng)醫(yī)用高值耗材的檔案管理

醫(yī)用高值耗材的檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)全部檔案信息進(jìn)行建檔，包括供應(yīng)商的檔案、采購(gòu)檔案與出入庫檔案等，同時(shí)進(jìn)行預(yù)入庫管理。具體的操作方式是供應(yīng)商根據(jù)可能使用到的高值耗材進(jìn)行醫(yī)院二級(jí)庫房的存放，在完成條碼掃描工作之后，進(jìn)行預(yù)入庫手續(xù)的辦理，根據(jù)此由系統(tǒng)自動(dòng)生成入庫記錄。在患者使用之后，護(hù)理人員在系統(tǒng)中提取相應(yīng)的生產(chǎn)廠家、經(jīng)銷公司的名稱、產(chǎn)品名字、規(guī)格型號(hào)與產(chǎn)品批次等信息，并記錄患者的名字、住院號(hào)、醫(yī)師與手術(shù)護(hù)士等信息，將以上信息全部記錄到系統(tǒng)電子檔案中。在完成系統(tǒng)登錄后，利用已經(jīng)使用到的耗材信息，將其傳送到內(nèi)網(wǎng)醫(yī)院資源規(guī)劃系統(tǒng)庫房的管理模塊之中，從而完成出入庫的調(diào)撥手續(xù)。同時(shí)供應(yīng)公司登錄管理系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行貨源補(bǔ)充工作，從而滿足臨床使用，減少運(yùn)行過程中對(duì)醫(yī)院資金的占用。將內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)進(jìn)行有效對(duì)接，在高值耗材方面能夠?qū)崿F(xiàn)有效的全程網(wǎng)絡(luò)管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的有效控制。

3小結(jié)

在檔案信息化管理過程中能夠采用信息技術(shù)，有效處置檔案信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)用耗材檔案信息的充分利用，依靠強(qiáng)大的信息數(shù)據(jù)，最終實(shí)現(xiàn)將實(shí)物管理與檔案信息管理的充分結(jié)合與利用。

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［5］李婧.新時(shí)期醫(yī)用耗材物資檔案管理策略探究［J］.企業(yè)文化旬刊，2016(6):159－160.

作者:李立峰 單位:廣東省江門市人民醫(yī)院