電子檔案管理發(fā)展的影響因素分析

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【摘要】高校電子檔案管理應當構建一體化的機制，著力運用標準化的方式進行電子檔案管理，進一步完善電子檔案管理系統(tǒng)，創(chuàng)新電子檔案管理的方法，在專業(yè)技術人員的輔助下全面提高電子檔案管理的質(zhì)量。

【關鍵詞】高校；電子檔案；管理機制

1.影響高校電子檔案管理的因素

1.1信息技術因素

影響高校電子檔案很容易的因素較為多樣，技術因素是促進電子檔案普及的主要因素。隨著電子信息技術的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術在高校的廣泛普及，高校電子檔案管理得到了快速發(fā)展，電子檔案技術日益取代傳統(tǒng)的檔案管理方式?，F(xiàn)代電子信息技術使得電子檔案的存儲與管理向著快速、便捷、高密度和安全的方向發(fā)展，電子檔案可以用于提高高校各項工作效率，電子檔案利用的局限性日益消除，有助于實現(xiàn)高校信息共享。雖然電子信息技術還有不足之處，基于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的電子信息檔案容易被改動，存在著數(shù)據(jù)易丟失的風險，但是其發(fā)展空間廣闊，保存檔案的時間更長，可以存儲的數(shù)據(jù)類型日益廣泛而且存儲容量更大。

1.2保密性因素

保密性因素是推動高校電子檔案管理發(fā)展的重要原因。已往的高校檔案管理違背了檔案信息公開和透明原則，高校檔案嚴密的封存在檔案存儲機構，使得學生很難充分的利用檔案信息，高校管理人員也沒能把已有的檔案信息用于高校建設當中，檔案管理沒能發(fā)揮出應有的作用。在網(wǎng)絡技術快速普及的當下，高校日漸認識到檔案信息資源的重要作用，更注重檔案的社會服務效益，在經(jīng)濟發(fā)展中檔案具有舉足輕重的作用。隨著高校檔案管理技術的升級，專業(yè)的檔案保護加密系統(tǒng)的發(fā)展，使得高校電子檔案的應用安全性更高，直接的促進了電子檔案的普及，實現(xiàn)了在安全環(huán)境下進行電子檔案信息傳遞、共享與應用需要。一些高校對電子檔案使用持謹慎態(tài)度，沒能實現(xiàn)檔案的全公開化，強調(diào)在設置使用權限的基礎上使用檔案，檔案電子化的道路較為漫長。

1.3法制性因素

保證高校電子檔案的安全，促進電子檔案的有序發(fā)展，發(fā)揮電子檔案在高校建設中的作用，還要加強電子檔案法規(guī)的普及。目前高校對電子檔案的應用出臺了一系列的制度，強調(diào)在規(guī)范化、標準化和程序化原則下使用電子檔案。隨著高校電子檔案管理機制的日漸完善和有效改變，高校電子檔案管理的發(fā)展速度較快，制度化的方式為高校電子檔案的管理建立了良好的環(huán)境。高校電子檔案管理在制度規(guī)范的影響下得到快速發(fā)展，電子檔案的編輯模式已經(jīng)從傳統(tǒng)走向現(xiàn)代，制度法規(guī)有效的彌補了電子檔案應用時的漏洞，對于促進檔案事業(yè)的高速發(fā)展提供保障。

2.高校電子檔案管理的主要問題

2.1缺乏專業(yè)技術人員

目前高校電子檔案管理還缺乏專業(yè)技術人員，現(xiàn)有的專業(yè)電子檔案管理人員主要集中在校級檔案管理部門，各院系和各部門還缺乏專業(yè)的電子檔案管理人員，學生電子檔案數(shù)據(jù)信息的開發(fā)質(zhì)量較低，高?；鶎硬块T還未能配備專職的電子檔案管理人員。從事電子檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低，一些檔案管理人員不掌握信息化的檔案管理運行方式，傳統(tǒng)的檔案管理方法影響了信息技術作用的發(fā)揮。高校未能加強檔案管理人員的培訓工作，不能在大數(shù)據(jù)技術背景下提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識，因此影響了電了檔案技術的普及，制約了電子檔案的快速發(fā)展。

2.2缺少科學宣傳機制

高校電子檔案管理應當建立綜合性的宣傳機制，強調(diào)建立完善的檔案管理宣傳體系。有些高校缺乏科學的電子檔案宣傳方法，沒能建立綜合性的宣傳體系，檔案管理工作沒能得到學生的廣泛配合。不少高校的電子檔案管理系統(tǒng)還集中于服務教師，沒能開辟充分的服務學生模塊，沒能給學生參與個性化檔案的建設空間。檔案資源沒能服務于學生的學習、科研和就業(yè)。

2.3技術設備更新不足

檔案管理電子化發(fā)展依賴專業(yè)的檔案管理技術，要求開發(fā)專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，能夠針對性的發(fā)揮電子檔案的傳遞共享價值。高校雖然建立了電子檔案管理系統(tǒng)，但是檔案管理技術的更新不足。不少有較高價值的紙制檔案未能電子化，電子檔案掃描設備普及不足。一系列電子檔案的共享性不足，檔案資源的分散存儲模式導致電子檔案信息孤島現(xiàn)象的存在。高校電子檔案的網(wǎng)絡空間運行風險較大，還要在共享的理念下著力優(yōu)化檔案安全管理體系，加強電子檔案管理的軟硬件配置。

3.高校電子檔案管理的改進措施

3.1建立規(guī)范化管理制度

大力普及高校電子檔案管理工作機制，還要建立高校檔案的大數(shù)據(jù)系統(tǒng)。首先，應當成立專職的電子檔案管理部門，建立電子檔案的運轉(zhuǎn)機制，明確各部門在電子檔案管理中的工作職責。其次，基于統(tǒng)一的管理制度與專來的電子檔案管理系統(tǒng)建立檔案管理平臺，在統(tǒng)一的平臺下實現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)的有效收集與分享。第三，基于大數(shù)據(jù)背景創(chuàng)新電子檔案的發(fā)展模式，創(chuàng)新電子檔案的發(fā)展方法，構建綜合性的檔案管理體系。

3.2提高檔案管理人員素質(zhì)

高校電子檔案管理工作高質(zhì)量的發(fā)展還要提高電子檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。首先，應當引進專業(yè)的檔案管理人才，全面加強檔案管理人員的優(yōu)化配置，充實各部門的檔案管理能力。其次，組建科學的檔案管理培訓體系，加強對檔案管理人員的專業(yè)培訓，針對性的充足的提高檔案管理人員的專業(yè)技術水平。第三，對檔案管理人員進行技術考核，建立電子檔案管理人員獎懲機制，強化電子檔案管理人員的自主提升意識。

結論

高校電了檔案管理受法規(guī)、技術與人員因素影響，還要從電子信息技術的發(fā)展趨勢著眼，在不斷進行技術更新的背景下提高電子檔案管理質(zhì)量。

作者：劉昊瑜 單位：黑河學院