政務(wù)云下的機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

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摘要：隨著信息技術(shù)和開(kāi)放政府的發(fā)展，檔案信息化已成為未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，利用政務(wù)云可以提高機(jī)關(guān)檔案現(xiàn)代化管理與服務(wù)水平。基于科學(xué)、系統(tǒng)、動(dòng)態(tài)、高效的原則，本文提出了政務(wù)云環(huán)境下的機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)總體框架模型及功能設(shè)計(jì)，以期為政府部門(mén)的檔案信息化建設(shè)提供新思路。

關(guān)鍵詞：政務(wù)云機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

2018年10月11日，國(guó)家檔案局的第13號(hào)令《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》指出，檔案數(shù)字化已經(jīng)成為政府治理和公共服務(wù)的經(jīng)常性業(yè)務(wù)，機(jī)關(guān)單位應(yīng)建立檔案數(shù)字化常態(tài)機(jī)制，互聯(lián)網(wǎng)利用將是機(jī)關(guān)檔案當(dāng)前的發(fā)展趨勢(shì)。[1]利用政務(wù)云平臺(tái)可以有效提升檔案信息化水平。[2]但是，政府部門(mén)關(guān)于檔案的實(shí)際工作中存在著各自為政、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、檔案數(shù)據(jù)處理平臺(tái)落后等現(xiàn)象，致使重復(fù)建設(shè)、資金浪費(fèi)、“信息孤島”和效率較低等問(wèn)題產(chǎn)生。構(gòu)建機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)框架，設(shè)定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，可以打破檔案數(shù)據(jù)管理碎片化、主觀性強(qiáng)的局面，對(duì)各單位政務(wù)云平臺(tái)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行優(yōu)化、整合，使之相互融合聯(lián)通，夯實(shí)信息共享基礎(chǔ)，節(jié)省政府采購(gòu)資金，提升政府檔案管理水平。因此，本文以科學(xué)、系統(tǒng)、動(dòng)態(tài)、高效為原則，構(gòu)建政務(wù)云環(huán)境下機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)的總體框架模型，闡述了系統(tǒng)主要功能模塊設(shè)計(jì)，以期為數(shù)字檔案管理提供新思路，為建設(shè)服務(wù)型政府提供有力支撐。

一、系統(tǒng)框架設(shè)計(jì)

（一）系統(tǒng)設(shè)計(jì)原則機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)是機(jī)關(guān)部門(mén)用戶、檔案服務(wù)者、云計(jì)算、數(shù)字檔案信息資源四者有機(jī)聯(lián)系的整體，機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)也要應(yīng)需而變。因此，在構(gòu)建機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)時(shí)須遵循科學(xué)性原則、系統(tǒng)性原則、動(dòng)態(tài)性原則和共享性原則。1.科學(xué)性原則?？茖W(xué)性原則指在云環(huán)境下進(jìn)行檔案信息化時(shí)必須遵循客觀規(guī)律，體現(xiàn)檔案信息管理的特殊性。[3]機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建不僅需要設(shè)置細(xì)致的崗位職責(zé)和日志記錄，建立完整的規(guī)章制度、嚴(yán)格的資料管理制度、部門(mén)管理制度和人員管理制度等，還需要考慮到政務(wù)云環(huán)境下檔案資源所屬單位的分散性。因此，在實(shí)際運(yùn)行中，機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)尤其需要科學(xué)的管理，各個(gè)單位要對(duì)自己?jiǎn)挝坏臋n案資源進(jìn)行合理的控制和共享，這不僅需要明確的規(guī)章制度，同時(shí)也需要技術(shù)上的支持。[4]2.系統(tǒng)性原則。機(jī)關(guān)部門(mén)用戶和檔案服務(wù)者需要突破傳統(tǒng)的封閉體制觀念，建立機(jī)關(guān)檔案管理專(zhuān)項(xiàng)團(tuán)隊(duì)，具備系統(tǒng)規(guī)劃的思想，建立跨部門(mén)的協(xié)同合作交流機(jī)制。運(yùn)用云計(jì)算進(jìn)行檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，只有站在系統(tǒng)和宏觀的角度去審視檔案管理系統(tǒng)，才能真正提高檔案管理工作能力。數(shù)字檔案信息資源建設(shè)必須通過(guò)系統(tǒng)規(guī)劃來(lái)保障，這就要求實(shí)現(xiàn)資源的跨系統(tǒng)、跨層次、跨地域的無(wú)縫鏈接，進(jìn)行開(kāi)放性整合。3.動(dòng)態(tài)性原則。機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)在本質(zhì)上是開(kāi)放的動(dòng)態(tài)系統(tǒng)，而非孤立的靜態(tài)系統(tǒng)。隨著時(shí)間的推移，系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)、功能都會(huì)發(fā)生變化。開(kāi)發(fā)系統(tǒng)的這種動(dòng)態(tài)性決定了在研究系統(tǒng)時(shí)應(yīng)從一個(gè)連續(xù)的動(dòng)態(tài)發(fā)展過(guò)程來(lái)認(rèn)識(shí)。因此，在設(shè)計(jì)機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)考慮功能模塊增加和系統(tǒng)規(guī)模擴(kuò)大等情況。[5]當(dāng)系統(tǒng)出現(xiàn)變化時(shí)，相應(yīng)的用戶需求、檔案資源和安全防護(hù)策略也要隨之不斷變化和更新。4.共享性原則。在機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，需要考慮共享性原則中的共有共享、平等共享和安全共享。具體來(lái)講，共有共享是對(duì)現(xiàn)有各部門(mén)檔案資源進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)檔案資源在部門(mén)之間共享，使檔案資源價(jià)值以及效益最大化；平等共享是各部門(mén)間平等地查詢利用共享的檔案資源，同時(shí)其他部門(mén)積極配合，以更好地滿足利用者的需求；檔案作為原始記錄具有機(jī)密性，因此，利用檔案資源時(shí)應(yīng)遵循安全共享原則，使共享的檔案數(shù)據(jù)控制在一定范圍之內(nèi)，并利用技術(shù)來(lái)保證系統(tǒng)存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中的安全性。[6]

（二）系統(tǒng)總體框架在全國(guó)各地正在推廣政務(wù)云的背景下，綜合考慮機(jī)關(guān)局域網(wǎng)對(duì)檔案服務(wù)的安全需求以及國(guó)家對(duì)檔案管理信息化的有關(guān)規(guī)劃要求，基于湖北省楚天云政務(wù)云平臺(tái)，本文設(shè)計(jì)了一個(gè)“三平臺(tái)+四中心”機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)[7]，系統(tǒng)架構(gòu)如圖1所示。系統(tǒng)整體架構(gòu)共分五層：基礎(chǔ)設(shè)施層、數(shù)據(jù)資源層、應(yīng)用支撐層、業(yè)務(wù)應(yīng)用層、用戶及服務(wù)層。1.基礎(chǔ)設(shè)施層。該層包括電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)、互聯(lián)網(wǎng)與局域網(wǎng)、服務(wù)器設(shè)施、計(jì)算及存儲(chǔ)設(shè)備、信息安全措施等硬件基礎(chǔ)設(shè)施，優(yōu)先依托楚天云政務(wù)平臺(tái)進(jìn)行集約化部署建設(shè)。該層以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)為主線，發(fā)揮內(nèi)部電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)和外部互聯(lián)網(wǎng)雙向循環(huán)信息流作用，使檔案信息流充分相互流通。2.數(shù)據(jù)資源層?；谡?wù)云系統(tǒng)資源目錄和數(shù)據(jù)交換，該層可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共建共享，為機(jī)關(guān)檔案服務(wù)提供統(tǒng)一的數(shù)據(jù)支撐；匯聚用戶信息庫(kù)、檔案信息庫(kù)、共享信息庫(kù)、電子證照庫(kù)、元數(shù)據(jù)庫(kù)等數(shù)據(jù)資源庫(kù)，為信息定向傳輸和形成基礎(chǔ)信息資源庫(kù)提供支撐。3.應(yīng)用支撐層。該層包括OCR服務(wù)、元數(shù)據(jù)管理、電子印章、容災(zāi)備份管理、工作流引擎、用戶數(shù)據(jù)共享、消息服務(wù)、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、統(tǒng)一目錄管理、全文索引、日志管理、報(bào)表引擎等工具及功能，以滿足用戶多樣化多層次的應(yīng)用需求。該層通過(guò)優(yōu)化和鞏固O(píng)CR服務(wù)、電子印章等常用檔案軟件應(yīng)用模塊，積極拓展統(tǒng)一目錄管理、報(bào)表引擎等新應(yīng)用模塊。4.業(yè)務(wù)應(yīng)用層。該層分為數(shù)據(jù)收集平臺(tái)、綜合業(yè)務(wù)管理平臺(tái)和機(jī)關(guān)檔案服務(wù)平臺(tái)三個(gè)平臺(tái)，包括機(jī)關(guān)檔案管理平臺(tái)中各業(yè)務(wù)辦理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案辦公一體化管理功能，推進(jìn)收集、管理、歸檔等應(yīng)用協(xié)同。5.用戶及服務(wù)層。該層分為外部采集中心、備份容災(zāi)中心、歷史檔案查詢中心和現(xiàn)行文件查閱中心四個(gè)中心，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的收集和征集、對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份和容災(zāi)保護(hù)、提供歷史及現(xiàn)行檔案的查閱服務(wù)等功能。用戶通過(guò)該層的信息數(shù)據(jù)前置區(qū)域，承擔(dān)著整個(gè)平臺(tái)的對(duì)外服務(wù)功能，包括數(shù)據(jù)庫(kù)、文件、消息隊(duì)列、在線填報(bào)、離線填報(bào)、WebService、Web瀏覽等交換方式。

二、系統(tǒng)主要功能設(shè)計(jì)

（一）個(gè)人中心個(gè)人中心包括協(xié)同管理、檔案訂閱、我的收藏、個(gè)性設(shè)置功能。1.協(xié)同管理：記錄待辦或已經(jīng)辦理的流程單據(jù)以及用戶保存的未填寫(xiě)完畢的審批單，用戶可以打開(kāi)待發(fā)協(xié)同，繼續(xù)填寫(xiě)或直接發(fā)起協(xié)同。2.檔案訂閱：實(shí)現(xiàn)檔案查詢用戶對(duì)現(xiàn)有檔案門(mén)類(lèi)中的已有或新增檔案信息的訂閱功能。3.我的收藏：類(lèi)似Web瀏覽器中的收藏夾功能，檔案查詢用戶在檢索到感興趣的檔案條目信息后，可以在查詢結(jié)果中選擇并收藏到個(gè)人的收藏夾中。4.個(gè)性設(shè)置：不同用戶可以自行修改個(gè)人密碼、定義配置項(xiàng)、開(kāi)機(jī)自啟動(dòng)。

（二）檔案收集檔案收集包括收集與整理、文件上傳、文件歸檔、離線著錄功能。1.收集與整理：它是收集待歸檔數(shù)據(jù)的一個(gè)平臺(tái)，是待歸檔數(shù)據(jù)的集結(jié)地、臨時(shí)存放庫(kù)。2.文件上傳：批量導(dǎo)入檔案數(shù)據(jù)條目，然后通過(guò)文件上傳功能將掃描加工后的電子文件原文上傳到檔案系統(tǒng)服務(wù)器。3.文件歸檔：把OA歸檔的文件或者各部門(mén)兼職檔案員收集的材料歸檔到檔案庫(kù)。4.離線著錄：為偏遠(yuǎn)的無(wú)法訪問(wèn)B/S網(wǎng)絡(luò)的用戶導(dǎo)出一個(gè)數(shù)據(jù)著錄工具包，進(jìn)行數(shù)據(jù)的離線著錄。

（三）檔案管理檔案管理包括檔案著錄、借閱利用、檔案統(tǒng)計(jì)、移交接收、檔案編研、庫(kù)房管理功能。1.檔案著錄：檔案正式庫(kù)，主要是用于存儲(chǔ)歸檔后的檔案信息。2.借閱利用：對(duì)檔案實(shí)體的借閱申請(qǐng)進(jìn)行登記并審批，對(duì)到期借閱記錄進(jìn)行提醒，并提供到期歸還和續(xù)借功能。3.檔案統(tǒng)計(jì)：包括館藏統(tǒng)計(jì)、自定義統(tǒng)計(jì)、年報(bào)管理等功能。4.移交接收：包括移交管理、接收管理以及移交接收統(tǒng)計(jì)，用來(lái)統(tǒng)一管理每個(gè)用戶自己發(fā)起的移交單信息并管理該用戶權(quán)限范圍內(nèi)可以接收的或已經(jīng)接收的移交單數(shù)據(jù)。5.檔案編研：檔案編研是檔案部門(mén)根據(jù)館藏檔案和社會(huì)需求，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編寫(xiě)參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫(xiě)論文專(zhuān)著。6.庫(kù)房管理：包括3D庫(kù)房、檔案保管、檔案銷(xiāo)毀功能。

（四）檔案利用檔案利用包括全文檢索、分類(lèi)檢索、編研成果功能。1.全文檢索：通過(guò)全文檢索可以檢索條目信息、電子文件信息，并且能夠?qū)z索結(jié)果提出申請(qǐng)利用。2.分類(lèi)檢索：一種基于目錄樹(shù)的數(shù)據(jù)檢索方式，可以在選定的業(yè)務(wù)中跨庫(kù)檢索信息資源。3.編研成果：通過(guò)查看編研文檔功能來(lái)查看檔案編研管理和檔案專(zhuān)題編研中生成且了的編研文檔。

（五）系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理包括全宗維護(hù)、機(jī)構(gòu)用戶、權(quán)限維護(hù)、業(yè)務(wù)維護(hù)、工作流維護(hù)、利用維護(hù)、電子文件管理、數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)監(jiān)控以及其他管理功能。1.全宗維護(hù)：定義使用檔案系統(tǒng)的所有全宗單位的模塊，系統(tǒng)支持多全宗。2.機(jī)構(gòu)用戶：用來(lái)設(shè)置組織的機(jī)構(gòu)層次及管理機(jī)構(gòu)下的用戶，用標(biāo)準(zhǔn)的樹(shù)結(jié)構(gòu)顯示。3.權(quán)限維護(hù)：包括角色管理、功能授權(quán)、數(shù)據(jù)授權(quán)、接收權(quán)限、表單授權(quán)、按鈕授權(quán)功能，通過(guò)集成系統(tǒng)促進(jìn)平臺(tái)的功能實(shí)現(xiàn)。4.業(yè)務(wù)維護(hù)：包括分類(lèi)庫(kù)維護(hù)、分類(lèi)結(jié)構(gòu)維護(hù)、結(jié)構(gòu)模板維護(hù)、元數(shù)據(jù)維護(hù)、主題詞維護(hù)、報(bào)表維護(hù)、庫(kù)房維護(hù)、文件歸檔配置功能。5.工作流維護(hù)：包括工作流管理和表單管理功能。6.利用維護(hù)：包括借閱模板設(shè)置、索引庫(kù)管理、全文詞庫(kù)維護(hù)、關(guān)鍵詞維護(hù)、同義詞維護(hù)功能。7.電子文件管理：包括格式注冊(cè)、文件服務(wù)器和運(yùn)行監(jiān)控功能。國(guó)家安全保密性單位不允許使用FTP協(xié)議，而允許使用HTTP協(xié)議，故在系統(tǒng)中增加配置HTTP協(xié)議的文件服務(wù)器。8.數(shù)據(jù)安全：包括電子文件校驗(yàn)、水印管理、光盤(pán)制作、數(shù)據(jù)回收站功能。其中，本系統(tǒng)中采用MD5算法實(shí)現(xiàn)對(duì)文件完整性的校驗(yàn)。9.系統(tǒng)監(jiān)控：包括流程監(jiān)控、日志管理、消息管理功能。10.其他管理：包括信息管理、系統(tǒng)參數(shù)配置、任務(wù)調(diào)度管理、系統(tǒng)菜單維護(hù)等功能。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理模式的不斷創(chuàng)新是必然趨勢(shì)。本文結(jié)合政務(wù)云的大環(huán)境，提出了一個(gè)“三平臺(tái)+四中心”的機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)模型架構(gòu)，并對(duì)系統(tǒng)功能進(jìn)行了討論，以期在原有的機(jī)關(guān)檔案管理數(shù)字化工作的基礎(chǔ)上助力檔案管理水平的提高，為各級(jí)政務(wù)部門(mén)建設(shè)政務(wù)云平臺(tái)提供一定的參考價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

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作者：李貞貞 肖宛如 劉威 單位：湖北大學(xué)歷史文化學(xué)院