企業(yè)信息化檔案管理論文

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1企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

1.1實(shí)體文件的收集與歸檔沒有完整的信息系統(tǒng)支持

全部人為主觀的因素在里面。就檔案收集為例，檔案管理人員多數(shù)情況下只是接收，而并不是去每個部門調(diào)查催要。如果部門負(fù)責(zé)人因為檔案意識不強(qiáng)或者檔案知識欠缺沒有向檔案室遞送資料而造成后面需要檔案資料卻提取不成功。檔案歸檔方面，歸檔的條件是否滿足也是人為決定，這樣的話難免造成疏漏。

1.2實(shí)體化檔案特別是紙質(zhì)檔案的查閱也存在很多問題

例如，并發(fā)查閱（多人同時查閱同一文件）的問題，查閱過程中文件的毀壞，缺失，毀壞等等問題。同時，實(shí)體檔案的查閱對文件的保密性造成嚴(yán)重威脅，一旦保密且重要文件內(nèi)容泄露，會給企業(yè)帶來嚴(yán)重的后果。

1.3隨著企業(yè)大發(fā)展

檔案的數(shù)量和類別也與日俱增，檔案借閱給檔案管理人員造成很大的工作量與出錯概率。

2企業(yè)檔案管理信息化的理論指導(dǎo)

在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”規(guī)劃》中，提出全國檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想是：以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導(dǎo)，適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，把檔案信息化納入國家信息化的總格局，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。而且，在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》中，肯定了前面的成績，繼續(xù)把檔案管理信息化建設(shè)作為主要任務(wù)并不斷加強(qiáng)。2002年下發(fā)的《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》明確提出了全國檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)，提出把信息化作為檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容，在企業(yè)信息化建設(shè)中具有重要的指導(dǎo)作用。

3企業(yè)檔案管理信息化的意義

3.1對管理人員的意義

①檔案管理不再費(fèi)時費(fèi)力。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用，檔案庫中的信息需要統(tǒng)計時可以自動統(tǒng)計。

②檢索查詢更為方便。可以提供多種查詢手段，檔案管理員可以選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。公司其他人員也可以根據(jù)檔案管理權(quán)限自行查閱檔案信息，提高了保密性。

③檔案的查閱工作更加可控。對國企不換的借閱者進(jìn)行有效的催促。

3.2對部門的意義

①有效地進(jìn)行檔案的收集工作。檔案的收集需要管理人員付出辛苦的勞動，檔案的分類，整理需要付出辛苦的勞動，沒有一個好的信息化系統(tǒng)，檔案的收集和整編是零星和不完整的。

②有效地為決策服務(wù)。文書檔案包括發(fā)文和收文，都是領(lǐng)導(dǎo)決策的具體體現(xiàn)，所以檔案的信息化建設(shè)可更好地為檔案的再利用和領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

③讓檔案室變?yōu)楣緝?nèi)部的信息中心，也讓員工更好地查閱一般檔案。

3.3對于公司的意義

①更好地收集和管理檔案。企業(yè)檔案是一個企業(yè)在企業(yè)活動中直接產(chǎn)生的依法歸檔的具有保存價值的文件和材料，是企業(yè)歷史活動的原始記錄，特別對于收文和發(fā)文文件來說，實(shí)行檔案信息化管理后，必將更好地收集和管理這種信息資源。

②發(fā)提高利用率。一般單位形成的檔案要經(jīng)過一年才整理完畢，但事實(shí)上本年的檔案在二次利用的要求上是最多的，在這個過程中不可避免地會造成文件的損壞，檔案管理信息化可以解決這一問題而且解決檔案的并發(fā)查閱。

③解決檔案損壞、丟失的問題?？咳斯し绞絹硎占瘷n案、借閱實(shí)體檔案不可避免地會造成檔案的損壞和丟失。

④形成完整的檔案信息網(wǎng)絡(luò)。紙質(zhì)檔案不能形成信息網(wǎng)絡(luò)，對于檔案管理、統(tǒng)計，查閱，借閱都造成很大不便，大大降低了工作效率。檔案管理信息化可以使得這一切形成一個完整的信息化網(wǎng)絡(luò)。檔案管理信息化建設(shè)需要高素質(zhì)的人才，需要檔案管理專業(yè)和計算機(jī)技術(shù)專業(yè)的雙人才，只有這樣，企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)中才能越走越遠(yuǎn)，越走越好。在當(dāng)今這個信息化時代，信息化和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使得企業(yè)檔案管理必須走信息化這條路，這是一種必然。

作者：張靜 單位：陜西鋼鐵集團(tuán)有限公司