信息化建設(shè)下的檔案管理論文

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一、廣播電視大學(xué)檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1.建設(shè)重視程度不高

就當(dāng)前的情況分析，雖然大多數(shù)人已開始認(rèn)識到廣播電視大學(xué)檔案管理是學(xué)校進(jìn)行管理的重要環(huán)節(jié)，但是依然沒有得到學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，且其均沒有從思想上意識到信息化建設(shè)對檔案管理的重要性，而是片面地把工作重心偏向于學(xué)校教學(xué)管理及經(jīng)濟(jì)效益上。加上許多的檔案工作者均不是專業(yè)人士，因此思想上對于檔案信息化建設(shè)的認(rèn)知度還不夠，導(dǎo)致對檔案工作的細(xì)心不足，使得檔案的信息化建設(shè)無法有效開展。

2.建設(shè)資金投入力度缺乏

廣播電視大學(xué)的檔案信息化建設(shè)在起始階段需投入一定的資金用于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，以形成信息化的管理環(huán)境，然而許多大學(xué)卻過分地強(qiáng)調(diào)科研建設(shè)等方面，且科研方面的經(jīng)費(fèi)比重偏高。而在基礎(chǔ)設(shè)施方面均使用一些嚴(yán)重老化或瀕臨淘汰的設(shè)備，嚴(yán)重阻礙了現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理的相互協(xié)調(diào)發(fā)展，進(jìn)而使得廣播電視大學(xué)的檔案管理信息化建設(shè)不能得到實質(zhì)性進(jìn)展。

3.建設(shè)制度規(guī)范化不足

廣播電視大學(xué)的檔案大多來源于學(xué)校各個學(xué)院和管理部門，然而當(dāng)前各部門的檔案管理缺乏規(guī)范化，沒有一套完整且適用于信息化發(fā)展的采集、整理、儲存及借閱制度。此外，學(xué)校收集檔案的過程也缺乏系統(tǒng)性，沒有實現(xiàn)較高水平的現(xiàn)代數(shù)字化管理，因而無法對檔案信息資源進(jìn)行更深層次的開發(fā)利用，導(dǎo)致最終嚴(yán)重影響學(xué)校檔案管理的成效。

4.建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化薄弱

由于學(xué)校對檔案管理信息化建設(shè)的態(tài)度不夠端正，致使管理工作分散性和隨意性明顯，嚴(yán)重缺乏必要的統(tǒng)籌性和協(xié)調(diào)性，造成檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)水平下降，從而阻礙檔案管理信息化的建設(shè)步伐。此外，檔案管理信息化人員素質(zhì)的低下以及技術(shù)保障的缺乏，同樣是廣播電視大學(xué)管理信息化建設(shè)中需要解決的問題。

二、廣播電視大學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的建議

1.積極轉(zhuǎn)變思想觀念

思想決定行為，廣播電視大學(xué)需正確認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，并積極投身于檔案管理信息化建設(shè)中。一方面，廣播電視大學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)轉(zhuǎn)變其傳統(tǒng)觀念，高度重視檔案管理的信息化建設(shè)，將廣播電視大學(xué)的檔案管理工作與學(xué)校的科研、教學(xué)工作一同納入學(xué)校的未來建設(shè)發(fā)展規(guī)劃中，且應(yīng)該適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需要;另一方面，廣播電視大學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該認(rèn)真聽取相關(guān)工作人員對當(dāng)前的工作匯報，加大對信息化建設(shè)物力、人力的投入，并加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，適應(yīng)現(xiàn)代信息化發(fā)展需求的同時，為檔案管理者營造融洽的工作氛圍。而檔案管理者不僅需做好本職工作，而且還應(yīng)加大關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)的宣傳力度，可號召師生共同加入建設(shè)隊伍，并向其詳細(xì)講解檔案及相關(guān)法規(guī)，從而提高師生對檔案的認(rèn)知度，使其充分意識到檔案的重要性［1］。

2.切實加大資金投入

對于檔案信息化建設(shè)，技術(shù)設(shè)備是最重要的基礎(chǔ)因素。首先，廣播電視大學(xué)需投入一定的資金以配備性能良好、質(zhì)量可靠的硬件設(shè)施，從而防止受到輻射、電磁干擾等影響;其次，還可設(shè)計開發(fā)或者采購?fù)ㄓ眯偷臋n案管理軟件，使辦公自動化的系統(tǒng)與檔案信息化建設(shè)融會貫通;最后，廣播電視大學(xué)的檔案管理者還應(yīng)加強(qiáng)安全警惕，嚴(yán)格按照《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》的要求，采用防火墻、身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)備份等安全措施進(jìn)行防護(hù)，時刻做好防范黑客攻擊的殺毒防毒工作，以確保計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行，從而維護(hù)檔案安全［2］。除此之外，學(xué)校還應(yīng)在硬件保護(hù)工作和數(shù)據(jù)備份的工作方面加大力度，以便發(fā)生故障時可第一時間進(jìn)行處理與恢復(fù)工作。但是在資金的使用方面需科學(xué)規(guī)劃，學(xué)?？蓪⒖蒲小⒔虒W(xué)等信息化建設(shè)與檔案信息化建設(shè)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，形成一種集成綜合優(yōu)勢，使有限資金發(fā)揮更大效用，進(jìn)而實現(xiàn)學(xué)校的全方面建設(shè)與檔案信息化建設(shè)共同進(jìn)步與發(fā)展。

3.規(guī)范檔案管理制度

首先，學(xué)校需科學(xué)制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使檔案信息化建設(shè)有據(jù)可循和有序發(fā)展;其次，有效構(gòu)建廣播大學(xué)檔案信息體系，使檔案更加完整有序，而且更方便進(jìn)行查閱工作;最后是改變“輕利用，重保存”的傳統(tǒng)思想觀念，通過實施檔案管理信息化建設(shè)，將檔案信息服務(wù)不斷延伸至知識服務(wù)及實際的管理工作中。這不僅給學(xué)生和學(xué)校的教職員工提供檔案利用的服務(wù)，而且通過檔案信息化建設(shè)平臺為社會各個方面提供具有價值的檔案信息服務(wù)，使廣播電視大學(xué)的檔案信息管理可和社會的各個部門及各個方面間形成檔案信息資源共同分享的開放局面。

4.建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)體系

檔案信息化建設(shè)的前提是基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，學(xué)校應(yīng)全面推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化的制定與執(zhí)行，加強(qiáng)相關(guān)的法制法規(guī)建設(shè)，從而實現(xiàn)檔案信息可資源共享的目標(biāo)。就廣播電視大學(xué)檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)而言，需從內(nèi)部協(xié)調(diào)與宏觀調(diào)控兩大方面著手。內(nèi)部協(xié)調(diào)針對的是廣播電視大學(xué)本身，對學(xué)校自身而言，檔案管理部門需積極配合并參與電子校務(wù)建設(shè)，且在整個建設(shè)過程中進(jìn)行有效協(xié)調(diào)檔案管理信息化與電子校務(wù)間的關(guān)系，使其不沖突且可有效銜接，這不僅很大程度地減少了收集電子檔案信息的繁雜程序，而且可通過網(wǎng)絡(luò)共享這一有利平臺為學(xué)校其他部門提供高效服務(wù)。宏觀調(diào)控則是在現(xiàn)有規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，同時加強(qiáng)對各大院校的指導(dǎo)與監(jiān)督，從而確保其檔案管理信息化建設(shè)的有利進(jìn)行。與此同時，檔案信息化的建設(shè)已越來越多采用光盤或磁盤將文件資料進(jìn)行歸檔，傳統(tǒng)的分類方法、檔案整理及記錄標(biāo)準(zhǔn)均無法完全適應(yīng)，因此這就更加需要廣播電視大學(xué)根據(jù)新的標(biāo)準(zhǔn)制定出系統(tǒng)的規(guī)范化體系，并切實推動檔案管理的信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

三、結(jié)語

綜上所述，信息化建設(shè)不僅是廣播電視大學(xué)檔案管理發(fā)展的必然趨勢，而且也為檔案管理工作提供了新的平臺。因此，廣播電視大學(xué)應(yīng)正確認(rèn)識其自身在檔案管理信息化建設(shè)中所存在的問題，并采取積極有效的措施做好檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)工作，進(jìn)而逐步加快廣播電視大學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。

作者：白玫 單位：西安廣播電視大學(xué)