老年大學(xué)示范校檔案管理分析
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摘要：大學(xué)檔案是對(duì)學(xué)校歷史的真實(shí)記錄，也是今后各項(xiàng)工作開展的有效憑證，檔案管理是示范性、規(guī)范化的老年大學(xué)管理工作的重要組成部分。本文主要從老年大學(xué)檔案管理的認(rèn)識(shí)出發(fā)，并按照我國省市老年大學(xué)協(xié)會(huì)的相關(guān)評(píng)估細(xì)則和規(guī)范要求，對(duì)老年大學(xué)的檔案管理工作做了具體的歸納并提出了幾點(diǎn)注意事項(xiàng)，為今后的老年大學(xué)管理工作提供一些理論參考。
檔案是指在社會(huì)實(shí)踐中，由組織或個(gè)人所形成的有價(jià)值的、真實(shí)的、記錄完整的、形式多樣化的歷史性信息資源。其最基本的內(nèi)涵就是真實(shí)再現(xiàn)歷史。學(xué)校檔案管理是學(xué)校發(fā)展的重要寶庫，檔案管理的科學(xué)規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)合理性可以有效提高學(xué)校的工作效率，完善學(xué)校的教學(xué)改革，促進(jìn)學(xué)校的整體發(fā)展進(jìn)步。老年大學(xué)的檔案管理工作也是幫助學(xué)校實(shí)現(xiàn)規(guī)范性管理的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。做好檔案管理工作，可以使領(lǐng)導(dǎo)決策更具科學(xué)性，學(xué)校教學(xué)更鮮明具體，具有一定的現(xiàn)實(shí)意義和將長(zhǎng)久的深淵價(jià)值。因此，對(duì)老年大學(xué)的檔案管理進(jìn)行探討研究很有必要。
一、正確認(rèn)識(shí)老年大學(xué)檔案管理
在對(duì)老年大學(xué)檔案的管理工作中，首先我們要對(duì)檔案工作有個(gè)明確的認(rèn)識(shí)，檔案工作與啟迪決策、留檔存史、有效進(jìn)行管理休戚相關(guān)，是科學(xué)管理老年大學(xué)的重要方面之一。大學(xué)檔案是隨著大學(xué)創(chuàng)辦的過程而產(chǎn)生的，不僅記錄了個(gè)人的大學(xué)成長(zhǎng)經(jīng)歷，也是對(duì)學(xué)校的教學(xué)活動(dòng)、人事變動(dòng)以及社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)再現(xiàn)，能保證真實(shí)性。大學(xué)檔案是對(duì)歷史活動(dòng)的記錄，在作為有效憑證的同時(shí)，還保存有各種錄音、音像文件，部分重要的手稿、重要文件和印章等，這些重要文件的留檔具有一定的憑證作用，且可靠真實(shí)。而且，契約、合同的本身就是做憑證使用，大學(xué)檔案讓其作用更加突出。檔案，是學(xué)校從中總結(jié)教學(xué)規(guī)律，整理經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為學(xué)校當(dāng)前和未來更好的發(fā)展提供經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，促進(jìn)學(xué)校實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展。由此可見，在學(xué)校工作中，檔案管理是其重要的工作內(nèi)容，需要得到一定的關(guān)注，因此要重視檔案室的軟硬件設(shè)備建設(shè)，要求檔案記錄管理員遵循實(shí)事求是的工作原則，對(duì)學(xué)校檔案做好整理和保管工作，履行好自己的工作職責(zé)，讓歷史以最真實(shí)的樣子展現(xiàn)給大家和后人。要培養(yǎng)檔案管理者和學(xué)校教職工的檔案意識(shí)，充分發(fā)揮檔案在大學(xué)建設(shè)中的積極作用。
二、大學(xué)檔案管理的注意事項(xiàng)
（一）資料收集積累要常態(tài)化
老年大學(xué)檔案文件歸檔的創(chuàng)辦，第一步驟要求有完善的資料收集系統(tǒng)。針對(duì)資料收集要進(jìn)行一定時(shí)間的積累。針對(duì)學(xué)校教學(xué)的資料進(jìn)行完整的資料整理。針對(duì)老年大學(xué)中的課程教學(xué)，教學(xué)視頻，課件。在教學(xué)實(shí)踐中的活動(dòng)資料，進(jìn)行按計(jì)劃的歸納整理與總結(jié)。對(duì)活動(dòng)中較小的細(xì)節(jié)與未來得及整理的在事后進(jìn)行歸納總結(jié)。爭(zhēng)取做到老年大學(xué)中的大小事務(wù)都要有明確記錄。并且保證資料的完整性與安全性。老年大學(xué)的資料主要要遵循下列四個(gè)方面進(jìn)行收集與整理。一是主要針對(duì)辦學(xué)設(shè)施、辦學(xué)內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理，學(xué)校資產(chǎn)，設(shè)備數(shù)量，師資力量，資產(chǎn)總額。學(xué)校面向方向等。二是針對(duì)校內(nèi)的管理措施進(jìn)行系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)，班級(jí)，課程，人員，校院領(lǐng)導(dǎo)，崗位職責(zé)等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。針對(duì)各種文檔與文件，進(jìn)行安全的歸納與整理。對(duì)日常的學(xué)校簡(jiǎn)報(bào)等進(jìn)行梳理記錄，針對(duì)學(xué)校財(cái)務(wù)支出要進(jìn)行專人專管，針對(duì)學(xué)生檔案，教學(xué)課堂的教學(xué)視頻進(jìn)行錄制整理。對(duì)校園文化的保護(hù)，教師資料的整理。學(xué)校特色課程的歸納等三是針對(duì)辦學(xué)成果進(jìn)行整理。針對(duì)各類事件進(jìn)行總結(jié)，展示，獲獎(jiǎng)獎(jiǎng)品，獲獎(jiǎng)感言等。針對(duì)課外學(xué)習(xí)的部分要認(rèn)真收集整理，針對(duì)發(fā)生的突出表現(xiàn)，如好人好事，見義勇為等，進(jìn)行詳細(xì)記錄。針對(duì)師資力量的展示?；鶎愚k學(xué)等項(xiàng)目進(jìn)行歸納總結(jié)。四是針對(duì)示范指導(dǎo)的，校外拓展的事跡要進(jìn)行跟蹤記錄。如宣傳學(xué)校政策，辦理教學(xué)觀摩會(huì)。
（二）資料分類歸檔要標(biāo)準(zhǔn)化
檔案分類管理可以為后續(xù)的檔案管理工作提供很大的方便，具體的分類有：文字檔案、圖表檔案、照片影像檔案、電子檔案等基本的分類。檔案進(jìn)行歸檔前，要對(duì)所收集的各項(xiàng)資料進(jìn)行基本的價(jià)值判定，這個(gè)鑒定有利于檔案的保存質(zhì)量，對(duì)于今后工作中的檔案查詢等有著積極作用。檔案的價(jià)值鑒定能夠決定每一份檔案文件的去留，從立案文書到后期管理，始終灌輸在整個(gè)的檔案管理的過程當(dāng)中。檔案工作管理人員，應(yīng)當(dāng)有著自覺、明確的檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)專業(yè)鑒賞能力，提高專業(yè)技能，掌握鑒定方法，更好地保證檔案的質(zhì)量。在進(jìn)行檔案分檔管理的過程中，一定要有明確的工作目標(biāo)，有計(jì)劃、有層次、有主次順序的開展檔案整理工作。在學(xué)年末，要將前期的檔案材料，嚴(yán)格按照國家或當(dāng)?shù)乩夏甏髮W(xué)協(xié)會(huì)的“評(píng)估細(xì)則”和“指標(biāo)要求”進(jìn)行分類歸檔、裝訂、保存，建立有價(jià)值的檔案管理資源庫，從而更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值和積極意義。
（三）資料編目管理要規(guī)范化
老年大學(xué)的檔案要規(guī)范化，整理的便捷化，要讓檔案方便查閱。便捷調(diào)出其中的卷宗。要對(duì)整理的檔案分期或不分期進(jìn)行審查，對(duì)整理的檔案進(jìn)行編號(hào)整理，對(duì)不同類型的文件進(jìn)行歸類，針對(duì)上級(jí)下發(fā)的重要文件等，進(jìn)行一定的特殊存放。對(duì)整理好的卷宗進(jìn)行標(biāo)示，如，講檔案表皮進(jìn)行檔案整理。針對(duì)卷內(nèi)目錄進(jìn)行明確標(biāo)示，做出內(nèi)容相符的卷內(nèi)目錄。針對(duì)不同內(nèi)容的文章進(jìn)行裝訂。標(biāo)明明確的日期，文件的大致內(nèi)容等，對(duì)印刷進(jìn)行一定格式的排版。對(duì)查閱人有一定的友好性。在檔案管理上也要進(jìn)行一定的安全責(zé)任制度，針對(duì)檔案存放要做到專人專管，對(duì)檔案室進(jìn)行系統(tǒng)的，科學(xué)的存放布置。存放地點(diǎn)要注意防水，防潮，防盜，防蟲等多項(xiàng)保護(hù)措施。對(duì)于有條件的，進(jìn)行一定的電子排擋，進(jìn)行電子目錄存放。更加便于查閱者進(jìn)行翻閱查找。
三、結(jié)語
在老年大學(xué)中，各項(xiàng)管理工作雖然瑣碎卻十分重要，特別是老年檔案管理，在學(xué)校工作中占據(jù)著十分重要的地位。想要進(jìn)一步提高老年大學(xué)的工作效率和管理成效，需要全校師生共同樹立檔案管理意識(shí)，重視檔案管理工作，不斷完善各項(xiàng)管理制度，并將現(xiàn)代信息化技術(shù)融入檔案管理中，借助現(xiàn)代科技更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理，使其呈現(xiàn)更好的發(fā)展?？偠灾瑱n案管理作為老年大學(xué)不可或缺的重要組成部分，只有不斷的改進(jìn)管理制度，提高管理人員的專業(yè)性和積極性，不斷加強(qiáng)更新檔案管理的方式，才能更好的提高檔案的管理水平，更好的服務(wù)于老年大學(xué)發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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[2]黃靜虹.關(guān)于新時(shí)期文書檔案管理工作的思考[J].中國科技信息,2013,(03).
作者：趙明輝 單位：山東青州市老年大學(xué)