招待所檔案管理工作的創(chuàng)新

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【摘要】本文以招待所為研究對象，以其檔案管理工作為研究目標(biāo)，重點(diǎn)探究了招待所檔案管理工作的創(chuàng)新。首先，對檔案管理的重要性進(jìn)行了簡單介紹，并分析了當(dāng)前招待所檔案管理工作的現(xiàn)狀；其次，提出了招待所檔案管理工作的創(chuàng)新途徑，希望能夠為我國招待所事業(yè)的快速發(fā)展提供一定的幫助作用。

【關(guān)鍵詞】招待所；檔案管理；創(chuàng)新

當(dāng)前，我國很多招待所不重視檔案管理工作，從而影響招待所更好地運(yùn)轉(zhuǎn)。例如，對客戶信息資料整理不完備，而且管理也不到位，不利于招待所對客戶進(jìn)行評價。再如，核算信息資料準(zhǔn)備的不齊全，從而嚴(yán)重影響到其經(jīng)濟(jì)效益的審計工作。因此，本文將針對招待所這一研究對象，重點(diǎn)探究其檔案管理的創(chuàng)新。

一、檔案管理的重要性及招待所檔案管理工作現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理的重要性。

檔案管理是當(dāng)前企業(yè)實現(xiàn)科學(xué)管理和健康發(fā)展的一項重要內(nèi)容，對于招待所來說也不例外。做好招待所的檔案管理工作，不僅能夠提高招待所整體的管理質(zhì)量和工作效率，而且還能夠幫助招待所保持其真實的歷史面貌。作為衡量一個企業(yè)管理現(xiàn)狀的重要尺度，檔案管理工作對于招待所的客戶管理水平和核算信息掌握情況都具有十分重要的作用。另外，招待所的檔案是對其各個發(fā)展階段發(fā)展成果的重要記錄，能夠為該行業(yè)的發(fā)展提供一手資料，從而為該行業(yè)在管理方面的發(fā)展提供參考資料，并指明發(fā)展方向。做好招待所檔案管理工作，在能夠幫助相關(guān)管理人員更好地認(rèn)識和了解本公司總體發(fā)展情況的同時，還能夠使得其發(fā)展成果被社會各界所認(rèn)可，并為招待所帶來更多的客戶源與合作伙伴。

（二）招待所檔案管理現(xiàn)狀分析。

1.檔案管理體制較為落后。當(dāng)前，我國很多招待所在檔案管理方面基本上都是接收移交的檔案，而且很多檔案仍然是以一種紙質(zhì)的形式儲存入庫，這種傳統(tǒng)的管理方式仍然大量存在。雖然計算機(jī)基本已經(jīng)得到普及，但是招待所在利用計算機(jī)進(jìn)行檔案管理的方式仍然停留在檔案目標(biāo)檢索或者去全文檢索的初級管理階段，這與現(xiàn)代化和信息化的管理模式發(fā)展相差甚遠(yuǎn)，嚴(yán)重阻礙了檔案事業(yè)現(xiàn)代化的發(fā)展。2.檔案管理理念過于傳統(tǒng)。當(dāng)前，很多招待所在檔案管理方面仍然存有過于傳統(tǒng)的理念，如重視檔案儲存而輕視檔案應(yīng)用，重視客戶檔案輕視設(shè)備以及物品檔案管理等。這些傳統(tǒng)的管理觀念導(dǎo)致招待所的工作人員僅僅知道檔案存放在哪里，而并沒有認(rèn)識到檔案的真正價值，從而使得只有部分員工知道檔案的作用。3.缺乏保管檔案的專業(yè)人員。招待所檔案管理是一項政策性、規(guī)范性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，在政治素質(zhì)和技術(shù)業(yè)務(wù)能力方面對檔案管理工作人員要求比較高。當(dāng)前，不同于專業(yè)的檔案館、檔案局的人員，往往待遇不高又身兼數(shù)職，且多為非檔案專業(yè)出身，對檔案的重要性認(rèn)識不足，缺乏足夠的責(zé)任心和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，招待所檔案工作被認(rèn)為可有可無，加之，大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為單獨(dú)配備專業(yè)的檔案管理人員沒必要，而且還增加單位開支，所以招待所檔案管理人員大多數(shù)都是兼職，缺乏專門檔案管理人才。

二、招待所檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

（一）建立健全檔案管理體制，為招待所的順利發(fā)展提供保障。

招待所要加快實現(xiàn)檔案管理的人機(jī)結(jié)合，為檔案管理工作人員提供相關(guān)培訓(xùn)，加快他們使用計算機(jī)開展工作的步伐，這是促進(jìn)檔案管理快速發(fā)展的必要條件。借助各種信息技術(shù)，檔案管理工作能夠通過網(wǎng)絡(luò)向招待所以及其他利用者傳遞信息。基于這種情況，招待所要改進(jìn)現(xiàn)有的檔案管理體制，使之向著高度集中且便捷的管理方向發(fā)展。

（二）實施檔案分類管理，并指定專業(yè)人員對其進(jìn)行及時歸檔。

作為招待所檔案管理的基本原則，檔案分類管理模式和專員歸檔是促進(jìn)招待所管理工作順利開展的一項重要內(nèi)容。招待所必須要加大對檔案管理的重視力度，而不應(yīng)視其為一種可有可無的工作。只有這樣才能夠讓招待所所有人員都認(rèn)識到檔案管理的重要性。另外，要安排專業(yè)人員對一些重要的檔案，如客戶檔案資料、財務(wù)檔案資料等進(jìn)行及時且嚴(yán)格的管理，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)和實踐，將檔案存放于固定的位置，有效避免出現(xiàn)損毀和遺漏檔案資料的情況。

（三）實施招待所檔案的查閱登記制度。

招待所檔案管理工作較為繁瑣和細(xì)碎，因為基本每天都有新的顧客資料輸入，而這就需要招待所嚴(yán)格按照招待所相關(guān)管理辦法進(jìn)行檔案的及時查閱和登記，從而有效避免招待所信息資料泄漏，并防止出現(xiàn)影響招待所日常管理工作的情況出現(xiàn)。因此，為了維護(hù)招待所的商業(yè)秘密，做好招待所檔案信息保密工作是十分必要的，招待所要予以重視，尤其是在客戶信息和服務(wù)信息方面?？梢哉f，這些檔案信息是影響招待所核心競爭力的重要環(huán)節(jié)。

（四）實施招待所檔案三級管理制度。

檔案三級管理制度就是針對一些重要的資料進(jìn)行及時和嚴(yán)格的歸檔，針對一些輔助資料和沒有價值的資料要及時進(jìn)行整理和清理，將一般的資料進(jìn)行及時存放。避免檔案資料在歸檔時凌亂、無序。因此，招待所的檔案歸檔工作，其并不是要對所有的資料進(jìn)行轉(zhuǎn)移和存放，而是具有針對性地對一些具有價值的檔案信息技能型編冊和整理，從而實現(xiàn)招待所檔案資料的及時登記和查閱。

三、結(jié)語

在招待所的日常管理工作中，檔案管理是一項十分重要的管理制度，且具有十分重要的作用。但是，很多招待所并不重視檔案的管理工作，從而影響了其整體管理工作的有效開展。因此，應(yīng)當(dāng)加大對招待所檔案管理工作的研究，并且不斷地創(chuàng)新，切實地將工作落實到實處，唯有此才能促進(jìn)我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]趙曉勇.關(guān)于企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的探討[J].中國高新技術(shù)企業(yè),2010（04）.

作者：趙楠 單位：山西省呂梁市離石區(qū)政府招待所