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信息時(shí)代事業(yè)單位的檔案管理建設(shè)探析

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信息時(shí)代事業(yè)單位的檔案管理建設(shè)探析

【摘要】在社會(huì)信息化的今天,要想在事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作做出創(chuàng)造性提升,就十分有必要引入數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檔案管理,創(chuàng)造出更加符合實(shí)際情況的檔案管理模式,借助現(xiàn)有的信息技術(shù)優(yōu)化管理環(huán)境,實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)性、信息化的檔案管理。文章以事業(yè)單位檔案管理信息化的基本概念及其必然性為切入點(diǎn)進(jìn)行分析,主要探討了其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì),并針對(duì)這些特性創(chuàng)造性的提出了幾點(diǎn)增強(qiáng)信息化建設(shè)的具體措施。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;信息化;優(yōu)勢(shì);策略

1引言

毋庸置疑,眼前的時(shí)代是屬于信息化的時(shí)代,各行各業(yè)都在致力于提升工作效率,將信息化作為企業(yè)或組織發(fā)展的方向,在事業(yè)單位內(nèi)的檔案管理工作同樣是這樣。國(guó)內(nèi)的檔案管理工作在許久之前都已經(jīng)開展了信息化方面的工作,經(jīng)過十?dāng)?shù)年的發(fā)展,也取得了一定的成果。不過相較于發(fā)達(dá)國(guó)家,國(guó)內(nèi)的檔案管理工作,特別是在信息化建設(shè)領(lǐng)域十分不足。故而,在進(jìn)行檔案管理時(shí),要積極推進(jìn)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策的研究,在此基礎(chǔ)上找出促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效舉措。

2檔案管理信息化內(nèi)涵

2.1檔案管理信息化概念

我們通常對(duì)檔案管理信息化的定義就是,在信息化建設(shè)的指導(dǎo)下,進(jìn)行檔案管理工作,在相關(guān)機(jī)構(gòu)的協(xié)調(diào)統(tǒng)一下,在檔案管理過程中引入現(xiàn)代信息技術(shù),之后系統(tǒng)進(jìn)行處理、信息傳遞,將信息資源進(jìn)行數(shù)字化處理,將管理工作實(shí)現(xiàn)全程網(wǎng)絡(luò)化,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理分配和信息共享。

2.2檔案管理信息化的必然性

實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行保護(hù)的必然要求。如果實(shí)現(xiàn)信息資源的數(shù)字化,那么檔案保存的困難程度將會(huì)大大降低,檔案原件保存的時(shí)間就會(huì)更長(zhǎng);一些受損數(shù)據(jù)以及原件都能夠借助計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行修復(fù),電子系統(tǒng)的備份功能將紙質(zhì)檔案由于環(huán)境變化受到損壞的可能性徹底消除;與此同時(shí),電子檔案查找起來也是極快的。當(dāng)前,各事業(yè)單位的外在條件都已經(jīng)具備,設(shè)備與技術(shù)等物質(zhì)基礎(chǔ)已然準(zhǔn)備就緒。此外,很多事業(yè)單位還進(jìn)行了相關(guān)規(guī)章制度方面的建設(shè),如此一來,進(jìn)行檔案信息化管理的制度保障也已經(jīng)就緒了。

3檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

3.1優(yōu)化檔案存儲(chǔ)環(huán)境

經(jīng)過調(diào)研發(fā)現(xiàn),當(dāng)前諸多事業(yè)單位檔案管理工作依舊還在管理紙質(zhì)檔案的層次,現(xiàn)行的檔案管理工作還是以紙質(zhì)為核心,這種方式,無論在存儲(chǔ)方面還是在管理方面都極其依賴于外界環(huán)境。如若引入信息化的檔案管理技術(shù),將削弱外界環(huán)境對(duì)檔案管理工作的影響。首先,進(jìn)行信息化的管理必然會(huì)在存取效率上實(shí)現(xiàn)一種提升,這也擺脫了對(duì)于紙質(zhì)的依賴性,避免了高溫、受潮等外界環(huán)境變化對(duì)檔案的不利影響;其次,可以無限制拓展存儲(chǔ)空間,在當(dāng)前信息化條件下,檔案資料可以隨時(shí)存儲(chǔ)于硬盤設(shè)備與其他云端,對(duì)于數(shù)字信息的存儲(chǔ)只要很小的存儲(chǔ)空間就能夠?qū)崿F(xiàn);最后,相較于以往的存儲(chǔ)方式,進(jìn)行信息化管理將極大地減小對(duì)環(huán)境的依賴程度,減小成本投入。

3.2便于檔案資料永久保存

傳統(tǒng)的檔案由于使用紙質(zhì)存儲(chǔ)的緣故,一旦外界環(huán)境發(fā)生變化,就很容易出現(xiàn)霉變、變質(zhì)等狀況,并且極易受損,這就使得檔案管理任務(wù)繁重而且難度極高。一旦在管理過程中出現(xiàn)失誤甚至是操作錯(cuò)誤,就將給單位帶來極大的負(fù)面影響。然而檔案管理信息化的出現(xiàn)就能夠完美的解決這一問題,我們可以利用信息技術(shù)對(duì)檔案?jìng)浞?,將?shù)據(jù)放在信息系統(tǒng)中,如此一來不但縮小了檔案占據(jù)的空間,還最大程度的降低了外界環(huán)境對(duì)檔案管理工作的影響,保障了數(shù)據(jù)的完整性和真實(shí)性。

3.3信息檢索快捷化

在全球信息化的今天,信息檢索工作的好壞將直接影響企業(yè)或組織未來的發(fā)展。優(yōu)化檢索效率,將實(shí)現(xiàn)單位管理水平與工作質(zhì)量的全方位革新。在進(jìn)行傳統(tǒng)檔案管理工作時(shí),信息檢索工作是極其困難的,但是一旦運(yùn)用現(xiàn)代信息化的管理模式,就將大幅度提升檢索效率。首先,新一代的檔案管理模式必須借助數(shù)字化檔案才能實(shí)現(xiàn),通過電子媒介,在檢索時(shí)將不會(huì)遺漏任何信息,只需鍵入目標(biāo)條件,就能夠檢索出所有相關(guān)的有價(jià)值信息。其次,進(jìn)行信息檢索的時(shí)間也是極短的,現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的檢索速度實(shí)現(xiàn)了以秒為計(jì)算單位,這樣一來信息數(shù)據(jù)的使用率也得到了提升。最后,在進(jìn)行高頻率的信息檢索時(shí),再也不用擔(dān)憂對(duì)紙質(zhì)檔案的損壞了,這也簡(jiǎn)化了檢索流程的復(fù)雜程度,在安全性方面也是一種提升。

4提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

4.1提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)

進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè),需要具有極強(qiáng)的系統(tǒng)性,故而,在實(shí)施過程中必須要引起相關(guān)部門足夠的重視,意識(shí)到其關(guān)鍵性作用。與此同時(shí),從業(yè)人員要在管理方式上進(jìn)行革新,顯示出檔案管理信息化建設(shè)的必要性,強(qiáng)化從業(yè)人員對(duì)其認(rèn)知程度,激發(fā)人們的認(rèn)同感,便于工作的開展,做好各單位間的協(xié)調(diào)工作,本質(zhì)上提升檔案管理的作業(yè)效率,進(jìn)而促進(jìn)組織內(nèi)各項(xiàng)工作效率方面的提升。

4.2加強(qiáng)信息化建設(shè)平臺(tái)推廣模式的構(gòu)建

我們搭建一個(gè)檔案管理信息化平臺(tái),目的在于使得信息檢索更加高效、便捷,從而帶來工作效率的提升。故而,在開展信息化建設(shè)的進(jìn)程中,相關(guān)部門應(yīng)該增加宣傳力度、擴(kuò)大影響力。并且,還應(yīng)該在部分檔案管理信息化建設(shè)比較完善的單位中學(xué)習(xí)有價(jià)值的經(jīng)驗(yàn),通過增加平臺(tái)的使用率,來推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)。

4.3配備統(tǒng)一、實(shí)用的軟硬件設(shè)備

如若要建立一個(gè)健全的檔案管理信息化平臺(tái),就必須要有一個(gè)完善的軟硬件設(shè)施作為先決條件。檔案管理工作的重點(diǎn)在于完好的存儲(chǔ)檔案資料,使其受損程度降到最小,保留最大真實(shí)性,這時(shí)候優(yōu)良的設(shè)備就顯得格外重要了。并且,軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備必須要具有一致性,不然很容易發(fā)生數(shù)據(jù)不兼容的現(xiàn)象,或者信息不能識(shí)別,數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存故障,不能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)搜索等故障。有鑒于此,唯有一致型號(hào)、規(guī)格的軟硬件設(shè)施,才可以在物質(zhì)上進(jìn)行保障。筆者在此建議,各個(gè)事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)溝通,盡量使用一致的、使用較多的標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)備,加強(qiáng)與國(guó)際上軟、硬件做的較好的公司的溝通聯(lián)絡(luò),打造自己的檔案管理操作系統(tǒng),方便處理自己的數(shù)據(jù)信息。

4.4優(yōu)化檔案管理信息化工作人員素質(zhì)

從事檔案管理的工作者是進(jìn)行檔案管理的核心,故而,他們的專業(yè)素養(yǎng)將直接左右檔案管理信息化建設(shè)的成敗。第一步就是要處理部分單位沒有設(shè)置檔案管理崗位的問題,必須要保證管理工作要有專人負(fù)責(zé)。然后就是要開展周期性的培訓(xùn)工作,讓從業(yè)人員意識(shí)到檔案管理信息化的重大意義。最后一點(diǎn),就是要讓工作者具有使用信息化設(shè)備的能力,提高他們對(duì)平臺(tái)運(yùn)用的熟練程度,保證信息化建設(shè)確實(shí)能夠發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。

5結(jié)語

檔案記下來歷史上發(fā)生的一系列重要事件,故而,該資料是可信的、真實(shí)的、有歷史沉淀感的,其還在某種程度上左右著社會(huì)事業(yè)的走向。實(shí)踐一次次證明,事業(yè)單位檔案管理工作必須要實(shí)現(xiàn)信息化,這是時(shí)代的走向、歷史的必然,同時(shí)也是優(yōu)化檔案管理效率的關(guān)鍵舉措。

【參考文獻(xiàn)】

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[3]王杰.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略探討[J].科研:00266-00266.

作者:馮靜 單位:大連金普新區(qū)建筑節(jié)能管理辦公室