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電力工程建設(shè)項(xiàng)目檔案超前控制管理

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電力工程建設(shè)項(xiàng)目檔案超前控制管理

1電力工程建設(shè)項(xiàng)目檔案超前控制管理方法

超前控制管理的具體做法就是將工程的實(shí)施過(guò)程分為若干階段,按階段進(jìn)行工程檔案的收集和整理。對(duì)工程檔案進(jìn)行超前控制管理有利于對(duì)工程初期階段形成的檔案資料進(jìn)行保管保護(hù),可有效避免工程竣工后突擊補(bǔ)充整理檔案資料,保證了工程檔案完整率、準(zhǔn)確率和歸檔率指標(biāo)的全面提升。做好超前控制管理主要包括以下幾方面內(nèi)容:

1.1明確職責(zé),考核措施到位

工程項(xiàng)目檔案是工程整體建設(shè)中的重要組成部分,而從目前工程檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看,不少項(xiàng)目建設(shè)單位有“重工程建設(shè)、輕檔案管理”的現(xiàn)象,認(rèn)為工程管理部門(mén)只負(fù)責(zé)工程的建設(shè),至于工程檔案則是檔案部門(mén)的職責(zé)。因此,工程管理部門(mén)與檔案部門(mén)在工程檔案管理過(guò)程中的職責(zé)必須要明確。工程管理部門(mén)負(fù)責(zé)工程檔案收集和整理工作,對(duì)設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位移交的工程檔案進(jìn)行審查和交接,工程竣工后3個(gè)月內(nèi),將整理好的工程檔案向檔案部門(mén)移交。檔案部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)工程檔案的收集和整理進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),按照工程節(jié)點(diǎn)計(jì)劃對(duì)工程檔案進(jìn)行階段性審查,工程竣工后,對(duì)工程管理部門(mén)移交的工程檔案進(jìn)行審查接收。明確工程管理部門(mén)與檔案部門(mén)的職責(zé)并納入績(jī)效考核指標(biāo),層層加以落實(shí)嚴(yán)格考核,是實(shí)現(xiàn)超前控制管理的前提條件,也是提高工程檔案管理水平的重要保證。

1.2完善管理流程,推進(jìn)工程檔案管理規(guī)范化

使用流程控制管理是提高管理效率的捷徑,也是查找管理漏洞的有效方法。在制定工程檔案管理流程時(shí),要把握好以下幾個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié):

①工程立項(xiàng)后,工程管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)告知檔案部門(mén),并將工程節(jié)點(diǎn)計(jì)劃報(bào)檔案部門(mén)。工程管理部門(mén)掌握工程立項(xiàng)和計(jì)劃下達(dá)情況,而檔案部門(mén)往往是在項(xiàng)目即將竣工時(shí)才知道項(xiàng)目的存在,致使檔案部門(mén)無(wú)法在工程實(shí)施過(guò)程中介入檔案的收集整理工作,超前控制管理更無(wú)從談起。只有掌握了工程的立項(xiàng)和節(jié)點(diǎn)情況,檔案部門(mén)才能按工程實(shí)施階段對(duì)檔案的收集和整理進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),從而實(shí)現(xiàn)超前控制管理。

②工程管理部門(mén)在與工程的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位簽訂合同時(shí),應(yīng)就工程檔案的移交時(shí)間、移交范圍、質(zhì)量要求和違約賠償?shù)仁马?xiàng)作出約定。近幾年,電力企業(yè)積極推行依法治企,企業(yè)依法經(jīng)營(yíng)、依法管理的水平有所提高,基建工程中各類合同的簽訂都趨于規(guī)范化,但就合同內(nèi)容而言,缺乏對(duì)工程檔案方面的約定,使工程檔案的收集和整理失去了法律上的保障。《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(DA/T28—2002)總則第二款規(guī)定:在簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時(shí),應(yīng)設(shè)立專門(mén)條款,明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項(xiàng)目文件以及所提交文件的質(zhì)量、歸檔責(zé)任。因此,工程管理部門(mén)在簽訂合同時(shí),明確要預(yù)留部分資金,對(duì)及時(shí)移交完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確檔案的施工單位或部門(mén),應(yīng)由檔案部門(mén)在驗(yàn)收表上簽署結(jié)論和意見(jiàn),由財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行決算,否則將預(yù)留資金留下作為文件材料整理、歸檔費(fèi)用,以督促承建單位重視檔案并充分發(fā)揮檔案的法律價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。這一環(huán)節(jié)在工程前期階段就為工程檔案的收集和整理打下基礎(chǔ),是實(shí)現(xiàn)超前控制的有力保障。

③工程管理部門(mén)設(shè)置專(兼)職工程資料管理人員(資料員),隨著工程的進(jìn)度對(duì)工程資料進(jìn)行預(yù)歸檔。檔案部門(mén)按照工程項(xiàng)目的實(shí)施階段和節(jié)點(diǎn)計(jì)劃組織工程檔案階段性審查,對(duì)工程在某實(shí)施階段中形成的檔案的齊全性、完整性、準(zhǔn)確性和是否按時(shí)收集整理的情況進(jìn)行了解和指導(dǎo),出具審查報(bào)告,如需整改的要規(guī)定整改期限。對(duì)工程檔案進(jìn)行階段性審查是超前控制管理的具體體現(xiàn),也是超前控制管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。按照工程進(jìn)度,可將工程大致分為前期階段、施工階段和竣工投產(chǎn)階段,每一階段結(jié)束后,檔案部門(mén)應(yīng)對(duì)該階段產(chǎn)生檔案資料的齊全完整和準(zhǔn)確度等進(jìn)行審查,及時(shí)掌握工程檔案收集和整理情況,起到督促和指導(dǎo)作用。

1.3加強(qiáng)過(guò)程控制,力求檔案收集的完整性和準(zhǔn)確性

在檔案的收集過(guò)程中,無(wú)論是工程管理人員還是檔案人員都會(huì)遇到一個(gè)同樣的問(wèn)題,即歸檔資料的界定。按檔案管理要求,應(yīng)建立項(xiàng)目檔案技術(shù)交底制度,要求施工人員注意文件的形成與積累,是保證建設(shè)項(xiàng)目原始記錄真實(shí)、可靠,保證文件形成質(zhì)量的措施。檔案交底應(yīng)包括兩方面內(nèi)容:

①檔案部門(mén)參加各項(xiàng)工程交底工作,了解工程建設(shè)的程序和文件形成的內(nèi)容,做到主動(dòng)管理。

②檔案人員采取培訓(xùn)和會(huì)議形式,對(duì)各參建單位人員進(jìn)行檔案管理交底,目的是使施工人員提高檔案收集意識(shí),讓他們了解文件形成過(guò)程應(yīng)注意事項(xiàng)、文件材料收集、歸檔范圍、質(zhì)量要求,配合檔案人員做好工作。因此,建立檔案技術(shù)交底制度,使其標(biāo)準(zhǔn)化、實(shí)用化,更好地服務(wù)于檔案的超前控制管理。

1.4加強(qiáng)溝通,促進(jìn)部門(mén)之間團(tuán)結(jié)協(xié)作

檔案人員要與工程管理、技術(shù)人員密切配合,工程項(xiàng)目檔案涉及方方面面的工作,貫穿工程全過(guò)程,所以做好項(xiàng)目檔案管理不只是檔案人員的工作,可以說(shuō),一組完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的項(xiàng)目檔案,是參與工程建設(shè)各單位共同努力的結(jié)果。工程管理者、技術(shù)人員和施工人員對(duì)工程項(xiàng)目的情況最了解,大量的檔案產(chǎn)生于他們的手中,他們也是今后利用檔案的主體,檔案人員要利用一切機(jī)會(huì),對(duì)工程技術(shù)人員宣傳檔案工作的作用和意義,講解檔案歸檔的要求和目的,以取得工程技術(shù)人員對(duì)檔案收集管理工作的支持和配合;并利用庫(kù)存的工程檔案撰寫(xiě)編研材料、專題目錄等,使利用者感受到檔案管理帶來(lái)的方便快捷。只有通力合作,才能實(shí)現(xiàn)超前控制,進(jìn)而促進(jìn)工程檔案管理水平的提升。

2結(jié)語(yǔ)

超前控制管理有利于工程檔案完整率、準(zhǔn)確率和歸檔率指標(biāo)的提升,有利于規(guī)范管理流程,提高管理效率,適合當(dāng)前工程檔案管理的需要,能夠促進(jìn)檔案事業(yè)的快速發(fā)展。

作者:陸瑩暄 單位:國(guó)網(wǎng)天津靜海供電有限公司