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1電子文檔的風(fēng)險種類劃分
根據(jù)電子文檔的生命周期劃分,可以將電子文檔的風(fēng)險劃分為產(chǎn)生階段的風(fēng)險、使用階段的風(fēng)險和保管階段的風(fēng)險。電子文檔在產(chǎn)生階段的風(fēng)險,主要體現(xiàn)在電子文檔形成階段,內(nèi)容不全面不客觀,不真實(shí)不準(zhǔn)確等。在對電子文檔進(jìn)行保存或者修改時,可能因某些操作方法不當(dāng),造成電子文檔格式不準(zhǔn)確,從而引發(fā)風(fēng)險。在電子文檔的使用階段,因電子文檔自身的特性,所以導(dǎo)致可以進(jìn)行隨意修改,卻難以留下修改的痕跡,或者在電子文檔使用過程中,存在保護(hù)不當(dāng),被人為復(fù)制傳播,造成泄密。在電子文檔的保管階段,保管人員責(zé)任性不強(qiáng),或因某些技術(shù)漏洞等,會給這一階段的電子文檔帶來安全隱患。
2電子文檔風(fēng)險管理方面存在的問題
2.1電子文檔缺乏科學(xué)管理方法
電子文檔如何有效地進(jìn)行風(fēng)險管理,長期以來,并沒有統(tǒng)一的科學(xué)管理方法,仍然采用紙質(zhì)文檔的管理方法,這種落后的文檔管理方法,很難有效地運(yùn)用在電子文檔的管理過程中。對電子文檔的管理缺乏系統(tǒng)的科學(xué)論證,缺乏科學(xué)的管理手段,都容易給電子文檔帶來風(fēng)險。另外在電子文檔的管理過程中,對于其安全管理工作存在很嚴(yán)重的偏差。在電子文檔的管理人員看來,為了確保電子文檔的絕對安全,可以采用任何極端措施,但其實(shí)電子文檔的安全是相對的,風(fēng)險是絕對的,這種次序顛倒的認(rèn)知,使得實(shí)踐中的方法很難有效地運(yùn)用到電子文檔的管理過程中。另外部分電子文檔的管理人員缺乏安全管理意識,對電子文檔的保管依賴于網(wǎng)絡(luò)密碼和計算機(jī)密碼等初級技術(shù)等,都可能給電子文檔的保管帶來安全隱患。
2.2電子文檔的管理環(huán)節(jié)不連貫
電子文檔的重要性不僅僅在于它的隱私內(nèi)容、更重要得是,電子文檔其實(shí)是企業(yè)的一種隱形資產(chǎn)。在對電子文檔的管理工作中,應(yīng)該將各個環(huán)節(jié)連貫起來,形成對電子文檔的一種系統(tǒng)管理。但現(xiàn)實(shí)中,對電子文檔的管理工作存在很大的漏洞。電子文檔的風(fēng)險評估、風(fēng)險應(yīng)對、風(fēng)險監(jiān)控等是一個系統(tǒng)化的管理過程中,缺乏任何一個環(huán)節(jié),都可能造成電子文檔的風(fēng)險。但人們往往忽略電子文檔的風(fēng)險評估環(huán)節(jié),憑借著經(jīng)驗(yàn)或者“他山之石”進(jìn)行粗略地風(fēng)險評估,一旦確定自身風(fēng)險后,在風(fēng)險應(yīng)對方面也存在著很大的漏洞,風(fēng)險應(yīng)對不徹底不科學(xué),在風(fēng)險監(jiān)控環(huán)節(jié)中,往往僅僅停留在電子文檔產(chǎn)生和使用階段,對其傳輸階段的監(jiān)控意識和監(jiān)控能力不到位。
3對電子文檔風(fēng)險管理的思考
風(fēng)險管理的電子文檔安全管理體系是一個系統(tǒng)化、程序化和文件化的管理體系。具體應(yīng)該處理好以下幾個方面。
3.1提升電子文檔的風(fēng)險管理意識
物質(zhì)決定意識,意識反作用于物質(zhì),這是亙古不變的哲理,運(yùn)用到電子文檔的風(fēng)險管理中,要求管理人員要樹立電子文檔的風(fēng)險管理意識,認(rèn)識到電子文檔其實(shí)是存在風(fēng)險的,沒有絕對安全的電子文檔管理方法,任何方法都是存在漏洞可言的,應(yīng)該只有樹立電子文檔的風(fēng)險管理意識,才能做好風(fēng)險預(yù)估、風(fēng)險分析等,也才能規(guī)避電子文檔可能存在的風(fēng)險。
3.2構(gòu)建電子文檔的風(fēng)險管理體系
在電子文檔的風(fēng)險管理中,要構(gòu)建環(huán)環(huán)相扣的管理體系,從風(fēng)險的識別入手,依次做好風(fēng)險分析、風(fēng)險控制、風(fēng)險報告。風(fēng)險識別是風(fēng)險管理體系的首要環(huán)節(jié),在風(fēng)險識別中,要求管理人員對電子文檔可能存在的或者已經(jīng)存在的風(fēng)險進(jìn)行有效識別,將風(fēng)險按照性質(zhì)、產(chǎn)生原因、產(chǎn)生階段等不同進(jìn)行有效分類,分類的目的是辨明風(fēng)險的種類,便于管理人員進(jìn)行原因查找,并推進(jìn)應(yīng)對辦法。風(fēng)險分析其實(shí)就是預(yù)測風(fēng)險的影響范圍及大小,在識別完畢風(fēng)險后,要對風(fēng)險帶來的危害性進(jìn)行有效分析,以估計其發(fā)生頻率、影響范圍、影響大小等。風(fēng)險控制是在管理人員識別風(fēng)險,并做風(fēng)險作出一定的分析后,為了防止風(fēng)險對電子文檔的破壞,需要及時采取一定的措施來保證電子文檔的安全。風(fēng)險報告是風(fēng)險管理體系的最后一個環(huán)節(jié),管理人員需要對風(fēng)險識別、分析及控制進(jìn)行總結(jié),總結(jié)不足之處,將其形成經(jīng)驗(yàn),以便充實(shí)整個電子文檔的風(fēng)險管理環(huán)節(jié)。
4結(jié)束語
電子文檔的風(fēng)險管理體系并不完善,需要根據(jù)電子信息技術(shù)的發(fā)展不斷充實(shí),在實(shí)踐中也應(yīng)該不斷構(gòu)建科學(xué)的風(fēng)險管理體系,以應(yīng)該更加復(fù)雜的電子文檔風(fēng)險。
作者:吳曉燕 單位:中共徐州市委黨校辦公室