工程項目聲像檔案管理淺析

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摘要:工程建設(shè)單位的聲像檔案是企業(yè)在從事各項生產(chǎn)活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的原始記錄。聲像檔案是一個企業(yè)檔案的重要組成部分。本文僅以青島地鐵8號線為例，介紹了地鐵項目聲像檔案管理要點，對類似工程檔案歸檔具有一定的參考價值。

關(guān)鍵詞:工程項目;聲像檔案;電子檔案

聲像資料的形成與管理應(yīng)與工程建設(shè)進度同步進行，應(yīng)反映工程建設(shè)的全過程。施工單位應(yīng)將聲像資料的形成和積累應(yīng)貫穿到工程建設(shè)管理的各個環(huán)節(jié)，應(yīng)加入到領(lǐng)導(dǎo)議事日程、工程建設(shè)計劃和年終考核、本單位有關(guān)責任部門和有關(guān)責任人的職責范圍。

1建設(shè)工程檔案管理工作職責

總承包單位是建設(shè)項目檔案管理工作的核心，是對整個項目檔案管理負有組織責任、協(xié)調(diào)責任、指導(dǎo)責任、監(jiān)督責任，只有總承包單位做好各參建單位的組織工作、協(xié)調(diào)工作，讓各參建單位均明確在建設(shè)項目檔案管理中各自的職責與責任，并履行自己的職責，才能確保項目建設(shè)全過程中檔案工作的順利開展。

2建設(shè)工程聲像檔案管理現(xiàn)存的問題

2．1聲像檔案采集設(shè)備存在“一高一低”的現(xiàn)象。“一高”是指聲像設(shè)備數(shù)量多、品質(zhì)高。隨著社會的發(fā)展及原始記錄累積工作的需要，機關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善。“一低”是指聲像設(shè)備管理水平低。“一高一低”的現(xiàn)象造成一些重要的活動、重大的事件、重點的時刻沒能及時記錄下來。2．2聲相檔案攝錄人員中存在“一優(yōu)一劣”的現(xiàn)象。專職的攝錄人員在各自的單位中直接從事著聲像檔案的采集和積累工作，他們素質(zhì)的高低直接決定了聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查反映出在攝錄人員中存在著“一優(yōu)一劣”的現(xiàn)狀?！皟?yōu)”表現(xiàn)在攝錄人員隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是“優(yōu)”的一面;“劣”表現(xiàn)在攝錄人員專業(yè)工齡短、專業(yè)知識及技能普遍較低這是“劣”的一面。2．3歸檔意識不強，聲像檔案難以及時記錄并完整歸檔。聲像檔案有很強的時效性，歸檔要求也很特殊。日常積累下來的照片檔案沒歸檔，且大量的照片與底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清;許多珍貴的照片，卻因為沒有及時歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價值、利用價值，錄音和錄像的原始記錄積累和歸檔情況更令人擔憂。2．4建設(shè)工程聲像檔案管理狀況發(fā)展不平衡，差距懸殊。經(jīng)調(diào)查，本單位所屬項目中設(shè)備管理、人員管理、聲像檔案管理都較為規(guī)范的有45個，占總數(shù)的6．8%;然而無設(shè)備無聲像檔案、有設(shè)備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統(tǒng)一管理的單位就有28個，就占了總數(shù)的62%，占比兩極分化、差距懸殊。

3聲像檔案管理做法———地鐵8號線項目

3．1制定聲像檔案管理原則與職責。項目聲像檔案管理實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一標準、分工負責、監(jiān)督指導(dǎo)、歸口實施、分級管理”原則，并按照“簡化整理、便于利用”的工作方法，保障聲像檔案完整、準確、系統(tǒng)與安全，為企業(yè)經(jīng)營管理及發(fā)展服務(wù)。項目資料室聲像檔案管理具體業(yè)務(wù)，履行下列職責:(1)根據(jù)企業(yè)檔案管理辦法對每一位相關(guān)管理人員進行培訓(xùn)、交底;(2)按照國家和行業(yè)要求，制訂聲像檔案管理實施細則及技術(shù)要求;(3)監(jiān)督指導(dǎo)各部門開展聲像檔案收集工作;(4)負責聲像檔案數(shù)據(jù)庫運維管理及技術(shù)支持;(5)負責職責范圍內(nèi)聲像檔案的集中保管和聲像檔案資源開發(fā)利用工作;(6)信息管理部負責項目聲像數(shù)字檔案庫的硬件配置、運維管理及技術(shù)支持;(7)監(jiān)督、指導(dǎo)聲像檔案的具體形成部門負責聲像材料的整理、分類、編號、歸檔工作。3．2聲像檔案收集與整理。3．2．1照片檔案收集、整理的基本程序和要求。照片拍攝，一般使用不低于800萬像素的單反相機(卡片機不低于1000萬像素)從全貌、局部、特寫三個方面進行拍攝。照片篩選，應(yīng)當選擇展現(xiàn)同一事件活動全貌和過程的主要照片歸檔，要求主題鮮明、影像清晰、色彩還原真實且未加修飾和裁剪。照片著錄，以每張照片為單位著錄“題名”、“檔號”、“數(shù)碼底片號”、“參見號”、“拍攝者”、“拍攝時間”、“說明”等項目。3．2．2視頻檔案收集、整理的基本程序和要求。視頻拍攝，應(yīng)當采用高清攝錄設(shè)備以不低于720×576像素記錄，并通過非線編輯設(shè)備統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為“RMVB”格式高清視頻文件。技術(shù)要求包括:制式選擇HD-I100:PAL制式;視頻碼率:不低于lOOMb/s;輸出像素:分辨率不低于為720×576;音頻采樣率:雙聲道48kHz;采樣精度:不低于16bit。但反映工程項目開工、施工過程中重、難點、竣工驗收等重要事項，應(yīng)當采用高清攝錄設(shè)備以不低于1920×1080/50I像素記錄。視頻剪輯，以事件為單位剪輯形成視頻文件，其中大全景或展現(xiàn)事件核心內(nèi)容的畫面應(yīng)當剪輯在視頻第一個畫面，且視頻末尾須加1～2秒彩條。視頻歸檔，須保證視頻文件的完整、準確、系統(tǒng);視頻材料歸檔時要求刻錄成只讀光盤，且不同項目應(yīng)分別刻錄;同時視頻檔案應(yīng)錄入公司檔案管理系統(tǒng)。視頻文件歸檔光盤一式兩份。3．2．3音頻檔案收集、整理的基本程序和要求。音頻錄制，音頻應(yīng)采用MP3格式錄制，音頻采樣率:雙聲道48kHz;采樣精度:不低于16bit。音頻剪輯，以事件為單位剪輯形成音頻文件。音頻歸檔，須保證音頻文件的完整、準確、系統(tǒng);音頻材料歸檔時要求刻錄成只讀光盤，且不同項目應(yīng)分別刻錄;同時音頻檔案應(yīng)錄入公司檔案管理系統(tǒng)。音頻文件歸檔光盤一式兩份。

4結(jié)語

檔案管理工作不斷的發(fā)現(xiàn)與進步，進而出現(xiàn)了以電子設(shè)備為媒介的聲像檔案、電子檔案管理工作。它們的出現(xiàn)對企業(yè)的發(fā)展起到了積極的推動作用，尤其是對關(guān)鍵工序、施工重難點等內(nèi)容為主聲像檔案、電子檔案，更是級高的提高了工作效率。聲像檔案、電子檔案不僅能夠指導(dǎo)生產(chǎn)、提高共工作效率、記錄生產(chǎn)過程中的某一個具體事件，還能為企業(yè)發(fā)展計劃的制訂提供一定的指導(dǎo)作用。

參考文獻:

［1］GB/T50328建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范．

［2］DA/T15磁性載體檔案管理與保護規(guī)范．

作者:朱青 鄭婷 張曼 秦凱 單位:中建三局第二建設(shè)工程有限責任公司