談大數(shù)據(jù)高校電子檔案管理創(chuàng)新

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摘要：隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升，科學(xué)技術(shù)也有了長足的進(jìn)步，大數(shù)據(jù)技術(shù)也有了較為廣泛的應(yīng)用，當(dāng)前已經(jīng)步入大數(shù)據(jù)時代。在此背景之下，高校電子檔案管理體系也面臨著一定程度的革新。基于此，本文簡要闡述了高校電子檔案的作用，并結(jié)合實(shí)際情況提出了大數(shù)據(jù)時代高校電子檔案管理的創(chuàng)新路徑，以求為高校檔案管理的良好發(fā)展提供理論支持。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；高校；電子檔案管理

在信息技術(shù)水平不斷提升的背景下，高校檔案管理趨于信息化，這樣一來傳統(tǒng)紙質(zhì)的壟斷地位將不復(fù)存在，檔案管理人員在工作質(zhì)效方面進(jìn)步較大。但由于發(fā)展時間相對較晚，當(dāng)前高校在電子檔案管理中依然存在管理意識不夠深入、存儲安全無法得到有效保證等問題，需要相關(guān)人員引起高度重視，并采取合理的措施進(jìn)行解決。

一、高校電子檔案的作用

（一）增強(qiáng)工作效率，減小儲存空間在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式之下，檔案管理人員一般會進(jìn)行實(shí)體儲存庫的尋找，接著對數(shù)據(jù)資料進(jìn)行搬運(yùn)，并用人工完成分類及整理工作。而在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)信息的篩選、錄入、傳輸這類流程僅僅通過計算機(jī)便能夠在短時間內(nèi)完成，利用電子載體便可以在虛擬空間之內(nèi)實(shí)現(xiàn)存檔分類的操作，這樣一來檔案管理人員的工作壓力就會有較大幅度的減輕，工作效率大幅增強(qiáng)。同時，高校所有學(xué)生都擁有獨(dú)特的學(xué)籍檔案，在以往的管理模式下就會讓高校使用較大的占地面積來進(jìn)行庫房建設(shè)，這樣一來高校就會承受較大的財政壓力。通過電子檔案的應(yīng)用能夠有效解決儲存空間過大的問題，通過網(wǎng)絡(luò)云平臺的利用，可以有效降低高校成本支出，極大地縮減儲存空間。

（二）滿足時展需求，提高檔案管理水平互聯(lián)網(wǎng)為各行各業(yè)提供了較大的便利，也讓電子檔案管理有了堅實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)。在大數(shù)據(jù)時代，通過電子檔案的應(yīng)用能夠?qū)n案管理步驟進(jìn)行一定程度地簡化，讓檔案管理的質(zhì)效有一定程度地增強(qiáng)，滿足電子化、無紙化辦公這一目的，這也和大數(shù)據(jù)時代的基本發(fā)展需求不謀而合。并且，構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)信息庫之后全體師生能夠更為方便地對相關(guān)信息進(jìn)行查閱，部分重要信息也能夠共同進(jìn)行討論與分析，達(dá)成資源共享這一目的。步入大數(shù)據(jù)時代之后，高校原有的檔案管理水平已經(jīng)無法跟上時展步伐，如若未能及時作出改良與優(yōu)化，就會對高校檔案管理工作的順利開展產(chǎn)生不良的影響。而電子檔案的應(yīng)用能夠有效提升高校檔案管理的隱蔽性以及安全性，實(shí)現(xiàn)管理信息的自動化處理，最大化地減少檔案管理過程中產(chǎn)生漏洞的情況。

二、大數(shù)據(jù)時代高校電子檔案管理創(chuàng)新路徑

（一）健全信息化的電子檔案管理平臺在電子檔案管理模式下，要想實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的目標(biāo)就必須依賴于信息化電子檔案管理平臺這一載體。具體而言，電子檔案管理在硬件設(shè)施設(shè)備等方面有著較高的要求，諸如掃描儀、計算機(jī)等都屬于剛需的范疇，并且所用的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)當(dāng)具備較強(qiáng)的專用性，所構(gòu)建的邏輯結(jié)構(gòu)必須完善健全，不同工作之間應(yīng)當(dāng)有一個緊密的聯(lián)系，特別是電子檔案管理體系中用于收集與整合數(shù)據(jù)信息的主要站點(diǎn)，不同站點(diǎn)之間應(yīng)當(dāng)有一個良好的銜接，工作效率應(yīng)當(dāng)符合既定的要求，這樣才能夠及時、全方位地對各類檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集與整合。在大數(shù)據(jù)時代，電子檔案管理平臺所擁有的功能不能夠過于單一，相關(guān)技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)對其功能進(jìn)行拓寬，以此充分迎合檔案收集、保管、整理、編撰、鑒定、統(tǒng)計、分析、利用等不同方面的需求，給電子檔案管理工作的順利開展奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。同時，相關(guān)工作人員也應(yīng)當(dāng)為電子檔案管理營造一個良好的環(huán)境，做好防水、防潮、防火等方面的工作，最大化地消除可能存在的安全隱患，從而讓全部電子檔案管理設(shè)施設(shè)備能夠穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)。

（二）加強(qiáng)電子檔案管理規(guī)章制度建設(shè)要想讓電子檔案管理具備較高的規(guī)范程度，高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)電子檔案管理在規(guī)章制度方面的建設(shè)。從目前的現(xiàn)狀來看，《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律政策可以作為高校構(gòu)建電子檔案管理制度的理論依據(jù)，并以此為基礎(chǔ)嚴(yán)格按照高校的實(shí)際發(fā)展特征，來讓所構(gòu)建的規(guī)章制度更為細(xì)化，讓制度能夠真正覆蓋到電子檔案管理的各個方面，進(jìn)而讓電子檔案管理相關(guān)行為得到有效的約束。同時，高校相關(guān)人員應(yīng)充分考慮到電子檔案管理不同工作崗位的基本特征，做好職能的明確分配，構(gòu)建行之有效的崗位基本制度、電子檔案管理備份制度、電子檔案查閱及使用制度、電子檔案保密制度、電子檔案傳輸制度等，這樣一來電子檔案管理工作在開展過程中就有了明確的制度支撐，后續(xù)的電子檔案管理也會更為規(guī)范。

（三）提升電子檔案管理的專業(yè)化水平檔案管理工作有著較為復(fù)雜的內(nèi)容，雖然在大數(shù)據(jù)時代工作效率有了較大幅度的提升，但電子檔案管理系統(tǒng)也只能夠完成大部分粗略的內(nèi)容，部分具備較強(qiáng)細(xì)節(jié)性的工作依然要依賴于人為操作。不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，電子檔案管理有著更高的專業(yè)化要求，不論是收集、整合、歸檔、存檔、查閱電子檔案，還是對電子檔案進(jìn)行更進(jìn)一步的操作，都必須有極強(qiáng)的專業(yè)程度作為支撐。例如，在編制和搜集相關(guān)檔案數(shù)據(jù)信息的過程中，檔案管理人員對實(shí)際范圍了如指掌，并按照高校實(shí)際發(fā)展需求編制適當(dāng)?shù)碾娮訖n案。同時，檔案管理人員也應(yīng)在信息安全等領(lǐng)域有所涉獵，最低的要求是能夠有效避免電子檔案各類數(shù)據(jù)信息被盜，從而有效保證電子檔案的安全性。

（四）建立嚴(yán)格的電子檔案管理責(zé)任體系在電子檔案管理推進(jìn)過程中，由于利用了較為先進(jìn)的信息技術(shù)，檔案管理人員所承受的工作壓力大幅減少，工作效率有了較大幅度的提升。但因為檔案管理工作在責(zé)任體系方面出現(xiàn)了不夠完善等問題，導(dǎo)致電子檔案管理中產(chǎn)生突發(fā)事件之后，相互推諉扯皮現(xiàn)象層出不窮，這對于高校電子檔案管理而言有著不利的影響。因此，高校應(yīng)當(dāng)構(gòu)建完善的電子檔案管理責(zé)任體系，根據(jù)檔案管理人員的實(shí)際能力為其分配合適的工作內(nèi)容，讓其能夠明確自身的責(zé)任與義務(wù)，高校也可以根據(jù)這部分?jǐn)?shù)據(jù)信息來制作健全的工作手冊，并告知檔案管理人員必須嚴(yán)格按照工作手冊有序開展相關(guān)工作，這樣一來電子檔案管理工作的責(zé)任及權(quán)利就能夠得到正確的分配，為電子檔案管理發(fā)展進(jìn)程的提速提供實(shí)踐上的支持。

（五）強(qiáng)化檔案信息的共享與挖掘、分析在電子檔案管理工作當(dāng)中，高校應(yīng)當(dāng)思考如何將檔案信息的作用、價值最大化地發(fā)揮出來。例如，要強(qiáng)化檔案信息的共享，借助于互聯(lián)網(wǎng)高效互通、互聯(lián)的優(yōu)勢，與地方檔案管理機(jī)關(guān)、上級單位和其他相關(guān)單位，建立直接的檔案信息共享渠道，允許相互之間查詢有權(quán)限的、非保密性、非敏感性的檔案信息，為各方的檔案調(diào)閱、使用提供盡可能的便利，提高檔案使用的效率。綜上所述，大數(shù)據(jù)時代高校電子檔案管理的發(fā)展任重而道遠(yuǎn)，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到電子檔案管理的重要性，并站在不同層面對其進(jìn)行創(chuàng)新與優(yōu)化，從而促進(jìn)高校電子檔案管理相關(guān)工作的順利開展。

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作者：龍宛苡 單位：貴州醫(yī)科大學(xué)