談大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理創(chuàng)新

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目前，企業(yè)內(nèi)部電子檔案管理已進入網(wǎng)絡信息化時代，其管理內(nèi)容也涉及物理虛擬化的諸多方面。我們通過大數(shù)據(jù)技術(shù)開展各種電子文件的管理工作，不僅節(jié)約了大量的人力、物力成本，而且使我們的生活方式和生產(chǎn)方式都發(fā)生了很大的變化[1]。首先，大數(shù)據(jù)時代的電子文件管理早已從紙面形式中分離出來，用電子形式的數(shù)據(jù)庫歸檔，可以更方便地形成數(shù)字信息網(wǎng)絡，使其具有更大的開放性和共享性。其次，目前電子檔案管理系統(tǒng)具有強大的系統(tǒng)功能。它不僅可以處理多個數(shù)據(jù)的集成，而且可以積極有效地實施一些決策思想，提高企業(yè)內(nèi)部的工作效率。通過與相應的電子檔案管理系統(tǒng)相結(jié)合，可以有效地降低企業(yè)的檔案管理工作強度。

一、電子檔案管理中存在主要問題分析

1.電子檔案管理系統(tǒng)和標準的不統(tǒng)一性。當前，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，各部門電子檔案管理已經(jīng)發(fā)展成為一種趨勢。但是在電子檔案管理過程中存在電子檔案管理建設標準不統(tǒng)一的問題，使得電子檔案系統(tǒng)和資源難以兼容和共享。表現(xiàn)在企業(yè)和事業(yè)單位之間，電子政務系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)不統(tǒng)一，兩個系統(tǒng)之間的電子資源難以銜接，使得電子檔案在管理過程中總體規(guī)劃非常不利，影響了電子檔案的共享和快速發(fā)展，可能會對檔案管理工作造成制約。另外，在建設和共享過程中，由于存在的兼容性不佳問題可能造成投資資金被浪費，也容易導致系統(tǒng)安全風險的出現(xiàn)。

2.電子檔案安全管理的問題。大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下，傳統(tǒng)的電子檔案由紙質(zhì)管理模式轉(zhuǎn)化為電子檔案管理模式，使得電子檔案的儲存量大大增加，但是這種電子檔案也存在安全風險管理的問題，表現(xiàn)為在開放的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，數(shù)據(jù)資源容易受到網(wǎng)絡病毒和黑客的攻擊。盡管當下一些企業(yè)開始使用殺毒軟件，對網(wǎng)絡安全起到一定的保護作用，但是這種維護系統(tǒng)需要及時更新和升級，需要花費大量的資金。另外一部分企業(yè)管理者不重視技術(shù)安全更新和換代，使得企業(yè)電子檔案資源面臨較大的風險隱患。

3.電子檔案管理人員素質(zhì)不高。與傳統(tǒng)的電子檔案管理技術(shù)相比，電子檔案管理要求每個員工都能夠獨立處理與檔案相關(guān)的信息技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)。就目前的情況來看，一些企業(yè)還沒有專門的電子檔案管理人員，還有一些電子檔案的管理人員是由其他部門臨時抽調(diào)或者是兼職人員。這些相關(guān)工作人員大多缺乏專業(yè)的電子檔案管理知識，在電子檔案的管理過程中容易產(chǎn)生疏漏；另外，一些單位的電子檔案管理人員中有一些年齡較大的快退休人員，計算機管理水平偏低，對新事物的接受能力較弱，影響了電子檔案管理工作效率的提升，阻礙當前電子化管理工作開展。為了使大數(shù)據(jù)背景下的電子檔案管理工作有更好的發(fā)展前景，提高檔案管理人員的素質(zhì)是十分必要的。

二、利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進行電子檔案管理創(chuàng)新的對策

1.建立健全企業(yè)電子檔案管理制度。電子檔案管理制度是電子檔案運行的基本保障，加強電子檔案管理首先要健全電子檔案管理制度。關(guān)于電子檔案管理，我國制定了各項企業(yè)電子檔案管理體制，但是在實際運行過程中并沒有得到良好的應用，企業(yè)領(lǐng)導層必須提升制度建設意識，完善電子檔案管理制度。其次，要加強人事管理制度的建立，防止內(nèi)部不和諧。最后，完善電子檔案安全管理相關(guān)法律法規(guī)。電子文件的特殊性使其在管理過程中容易因各種原因而丟失或更改信息[2]。雖然我們可以開發(fā)設計各種電子檔案管理安全系統(tǒng)，如一些專門的殺毒軟件和防火墻等，但是這種只起預防作用的電子檔案安全管理辦法不能從根本上解決電子檔案管理的安全隱患，必須從頂層構(gòu)建電子檔案安全管理的相關(guān)法律法規(guī)，為安全管理提供法律保障；同時要結(jié)合企業(yè)自身的實際運行情況，完善內(nèi)部管理制度，確保電子檔案信息的真實性和原創(chuàng)性。

2.加強電子檔案管理復合型人才建設。當前各類企業(yè)缺乏電子檔案管理的復合型人才，因此建立復合型高素質(zhì)的電子檔案管理人力資源是推動大數(shù)據(jù)時代電子檔案發(fā)展的重要措施。一方面，企業(yè)要加強對電子檔案管理知識的再學習和再教育，提升檔案管理人員的基本素養(yǎng)，結(jié)合企業(yè)檔案人員崗位情況對相關(guān)人員進行軟件使用和管理軟件的開發(fā)培訓及學習。同時要加強對相關(guān)電子檔案管理人員的學習激勵，提升專業(yè)化培育的積極性，激勵電子檔案資源的共享和發(fā)展服務意識，高度重視工作中發(fā)現(xiàn)的各種問題，及時尋找解決辦法，進一步提高檔案人員的業(yè)務能力，使之能夠應對復雜多變的業(yè)務形勢。

3.加強技術(shù)操作的監(jiān)督管理。管理者在管理電子檔案時，需要注意整個管理過程[3]。其他管理人員也需要對同事的管理行為進行監(jiān)督，及時提出并糾正管理人員在技術(shù)操作中存在的問題；同時，管理人員在技術(shù)操作中要注意電子文件的異常情況，對產(chǎn)生的安全問題及時進行監(jiān)督，并盡快解決。另外，管理人員在電子檔案管理中，一定要注意檔案內(nèi)容，以便于管理人員跟蹤查找檔案內(nèi)容。比如，管理人員在歸檔時需要仔細核對每個員工的檔案號，確保每個員工的檔案中都能有單獨的信息。另外，電子檔案歸檔時必須統(tǒng)一格式，防止與系統(tǒng)不兼容。

4.加強檔案安全管理。首先，要加強電子檔案管理軟件的選擇和應用，優(yōu)先選擇那些穩(wěn)定性較強、安全性較強的檔案管理軟件；采用專家評估的形式，對電子檔案管理軟件安全性進行評估，找出管理過程中可能存在的各種隱患；同時，在軟件使用過程中加強技術(shù)偵測，相關(guān)技術(shù)人員定期對電子檔案系統(tǒng)安全性問題進行檢測和保護，以防止犯罪分子侵入電子檔案系統(tǒng)；另外，作為電子檔案利用的用戶，要及時反映電子檔案管理過程中可能存在的各種漏洞，以便于軟件的升級和開發(fā)。作為軟件的開發(fā)者、維護者，也要對相關(guān)的電子商務數(shù)據(jù)資源進行保密工作，既能保護用戶的隱私，又能更好地保護檔案平臺的訪問安全和檔案信息資源的整合與共享。檔案網(wǎng)絡保護是檔案工作的主要內(nèi)容，具有極其重要的意義。目前，電子檔案管理模式已在各企業(yè)得到應用，減輕了管理人員的工作壓力，提高了管理效率。然而，許多管理者對電子檔案管理技術(shù)不重視，對檔案管理不重視，導致技術(shù)疏漏，使電子檔案管理工作事與愿違。因此，作為管理者，我們必須隨著管理技術(shù)的更新而提高管理技術(shù)，運用更高效的管理技術(shù)提高管理效率，在管理中不斷優(yōu)化管理方案，使企業(yè)檔案管理工作順利進行，以達到電子檔案管理的最佳管理效果。大數(shù)據(jù)時代的到來，在給傳統(tǒng)檔案管理帶來挑戰(zhàn)的同時，也帶來了電子化管理和無紙化辦公的高效、便捷，為檔案管理搭建了一個信息化平臺。在電子檔案的日常維護中，檔案管理部門要高度重視電子檔案管理過程中的安全性、軟件的可操作性和管理人員的工作積極性，形成合力，推動高校檔案事業(yè)邁上新臺階。

參考文獻

[1]高靜.大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理創(chuàng)新研究[J/OL].中國培訓:1[2020-11-29].

[2]楊桂明,許鳳姣.大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展對策分析[J].檔案管理,2020（2）:84-85.

[3]浦曉雯,夏開建,張軍朝.基于大數(shù)據(jù)驅(qū)動的醫(yī)院檔案管理數(shù)據(jù)分析方法與應用決策[J].山西檔案,2016（5）:78-80.

作者：薛圓圓 單位：葫蘆島市衛(wèi)生健康事業(yè)服務中心