現(xiàn)階段施工企業(yè)合同管理重要性分析

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摘要：在改革開(kāi)放和共產(chǎn)黨領(lǐng)導(dǎo)人的正確決策的帶動(dòng)下，我國(guó)經(jīng)濟(jì)在持續(xù)高速發(fā)展，在我們一個(gè)大的土木行業(yè)下，公路工程占據(jù)十分重要的地位，伴隨著這樣高速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)體制下，合同管理就顯得尤為重要，雖然很多企業(yè)對(duì)合同比較重視，但在管理理念和企業(yè)體系建設(shè)管理方面仍存在一些不足。比如：合同過(guò)程管控不到位，交底不明確，管理層認(rèn)識(shí)不到位、存檔不及時(shí)等問(wèn)題。因此為了保證企業(yè)的項(xiàng)目綜合管理水平以及施工成本的過(guò)程管控健康有序的發(fā)展，就必須加強(qiáng)對(duì)施工合同以及材料、專業(yè)分承包等各類合同的管控，合理優(yōu)化管理程序，參照國(guó)家現(xiàn)行的法律法規(guī)制作本公司的合同模板，完善落實(shí)合同審批程序，提升專職合同管理員及評(píng)審小組人員的綜合素質(zhì)，這樣才能更好的評(píng)估合同簽訂時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)。本文就針對(duì)我們常見(jiàn)的合同管理方面的一些問(wèn)題討論一下合同管理的重要性。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；合同管理；風(fēng)險(xiǎn)；資料；重要性

1合同管理的概念

合同管理是指對(duì)合同簽訂生效后產(chǎn)生的全部活動(dòng)的管理，主要包含合同的履約、變更、違約索賠、爭(zhēng)議處理、終止或結(jié)束。合同管理要做到簽訂的事前控制、過(guò)程管控和事后處理三個(gè)階段，它還需要按照國(guó)家的法律法規(guī)以及企業(yè)相關(guān)管理制度并遵循依法履約原則、誠(chéng)實(shí)信用原則、全面履行原則、協(xié)調(diào)合作原則、維護(hù)權(quán)益原則、動(dòng)態(tài)管理原則進(jìn)行實(shí)施。

2合同管理的重要性

合同管理是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的一種重要方法，是經(jīng)濟(jì)手段法律化的形式之一，說(shuō)到底就是企業(yè)項(xiàng)目綜合管理的一部分，是企業(yè)獲取成果、增長(zhǎng)利益的保證，也是企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)的一道屏障。而要做好相關(guān)的管理工作就必須進(jìn)行全方位的考慮、全過(guò)程的動(dòng)態(tài)控制。要制定好合同簽訂前的預(yù)防措施、過(guò)程控制以及如出現(xiàn)違約的處理措施，只要一開(kāi)始從源頭上抓好合同管理的制度措施和管控力度，就可以使得企業(yè)獲取更強(qiáng)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，做到可持續(xù)發(fā)展。歸根結(jié)底，合同管理的最終目的就是為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，獲得利潤(rùn)收入，最終達(dá)到增值的目的。

3合同的過(guò)程管理

只有建立精細(xì)合理的合同管理制度，抓好合同簽訂前的招標(biāo)工作，做好合同訂立時(shí)的評(píng)審工作，保障合同的履約率，這樣才能更好的了解合同從準(zhǔn)備、訂立、直至履行結(jié)束各階段的重點(diǎn)工作與注意事項(xiàng)。

3.1建立健全合同管理制度

1）首先應(yīng)該制定各類常用合同的模板。我們施工企業(yè)可能平時(shí)會(huì)用到項(xiàng)目材料采購(gòu)合同、工礦產(chǎn)品買賣合同、勞務(wù)施工作業(yè)協(xié)議書(shū)、機(jī)械設(shè)備租賃合同等合同類型，為了規(guī)范項(xiàng)目合同管理且盡量的規(guī)避和減少合同風(fēng)險(xiǎn)，工程合約部會(huì)同公司財(cái)務(wù)部、法律部門(mén)一同制定適用于本單位的合同范本。通過(guò)合同范本的使用，不但提升項(xiàng)目的合同管理水平，同時(shí)也減少了合同管理中出現(xiàn)“五花八門(mén)”，切實(shí)提高了合同管理意識(shí)，建立健全了合同管理機(jī)制。對(duì)于一些特殊情況如若不能使用本企業(yè)制定的合同范本需要使用簽訂方的版本時(shí)，需要進(jìn)行認(rèn)真的分析研究，還需經(jīng)上級(jí)財(cái)務(wù)管理、法務(wù)清欠等部門(mén)進(jìn)行審核，確保合同各條款切實(shí)可行，權(quán)責(zé)明確。2）制定內(nèi)部合同流程及評(píng)審制度：首先各項(xiàng)目部應(yīng)按規(guī)定將草擬的合同以及合同審查會(huì)簽表報(bào)送至公司的合同管理部門(mén)；由合同部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)合同中的條款要進(jìn)行全面審查，對(duì)比掌握標(biāo)的物的相關(guān)信息，如：名稱、數(shù)量、合同金額、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期限與方式、結(jié)算方式、稅務(wù)計(jì)算及違約處置、合同解除及其它約定事項(xiàng)，最后提出審查意見(jiàn)；其次合同評(píng)審小組在審查合法的基礎(chǔ)上，針對(duì)自己的對(duì)口范圍內(nèi)簽署會(huì)簽意見(jiàn)；合同主管部門(mén)把合同會(huì)簽意見(jiàn)呈報(bào)上級(jí)主管部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核審批；簽批完成后，加蓋合同專用章完成合同的簽訂。

3.2抓好合同四個(gè)階段的工作

1）嚴(yán)把合同簽訂前的事前控制。合同簽訂前的準(zhǔn)備工作一定要抓實(shí)寫(xiě)細(xì)，分析考量到位。企業(yè)往往是通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)的方式來(lái)確定簽約方的，即便不是公開(kāi)招標(biāo)，也必須經(jīng)過(guò)一定細(xì)致的洽談過(guò)程再確定。對(duì)于必須公開(kāi)招標(biāo)的項(xiàng)目，應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)及公司的相關(guān)規(guī)章制度來(lái)履行招標(biāo)流程，中標(biāo)人的主體資格、資信等級(jí)及履約能力在招投標(biāo)過(guò)程中就顯得尤為重要；如果是非公開(kāi)招標(biāo)，業(yè)主方應(yīng)最好采用邀請(qǐng)招標(biāo)，從企業(yè)的“合格供應(yīng)商”庫(kù)里選擇三個(gè)以上具備承擔(dān)該招標(biāo)項(xiàng)目的單位作為合作方，通過(guò)向?qū)Ψ桨l(fā)出招標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)的方式，來(lái)確定簽約方。應(yīng)注意不得與不能獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的組織簽訂合同，也不得與履約能力不符的公司發(fā)生經(jīng)濟(jì)合同。2）加強(qiáng)合同在訂立過(guò)程中的管控。首先，要做好對(duì)合同文本的審核。合同文本一般要包括以下要素，簽約雙方單位名稱、標(biāo)的物名稱、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)款或者報(bào)酬、履約期限與方式，結(jié)算方式、違約責(zé)任。為了確保合同的有效性，合同審核者必須對(duì)合同文本、內(nèi)容、各條款都要進(jìn)行嚴(yán)格審查。合同中的各條款必須表述準(zhǔn)確、用詞嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范、不會(huì)產(chǎn)生歧義和有損我方利益。其次對(duì)合同中的重要條款，如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、結(jié)算方式等要重點(diǎn)審查。最后應(yīng)注意合同簽字和蓋章以后才能生效。在簽字和蓋章時(shí)必須注意以下幾點(diǎn)：（1）只有法人、委托人或委托授權(quán)人才能簽約；對(duì)于授權(quán)委托書(shū)，必須有授權(quán)人親筆簽名，且加蓋公章。簽名、蓋章均應(yīng)清晰可見(jiàn)。同時(shí)還要注意人的行為是否超越了權(quán)限和期限。（2）加蓋合同章時(shí)，應(yīng)注意必須加蓋與落款單位名稱一致的合同專用章，且加蓋位置應(yīng)恰當(dāng)。加蓋騎縫章時(shí)，要確保蓋完章后的合同每一頁(yè)都均有紅印，不應(yīng)有漏頁(yè)，最好合同的第一頁(yè)和最后一頁(yè)最好同時(shí)有字，并且合同展開(kāi)應(yīng)該能夠?qū)ⅡT縫章還原成原章。（3）對(duì)雙方無(wú)法同時(shí)進(jìn)行簽字蓋章的合同，應(yīng)盡量讓對(duì)方單位先簽字蓋章后報(bào)送至我方公司簽字蓋章。3）做好合同履約管理和跟蹤管理。合同簽訂完成后，應(yīng)該由工程合約部人員牽頭，協(xié)同項(xiàng)目部和財(cái)務(wù)部等相關(guān)人員通過(guò)經(jīng)常性的深入項(xiàng)目一線對(duì)合同中的履約過(guò)程進(jìn)行跟蹤落實(shí)，并及時(shí)分析和判斷在履約過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)，從而來(lái)保障項(xiàng)目計(jì)劃的順利實(shí)施，如若過(guò)程中發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行責(zé)任分析，并留存證據(jù)，從而將風(fēng)險(xiǎn)損失降到最低。同時(shí)對(duì)下一步的工作進(jìn)行預(yù)測(cè)，防范出現(xiàn)履約不到位的事件。在實(shí)際工作中，首先合同所要求的內(nèi)容必須嚴(yán)格按照我國(guó)合同法及相關(guān)法律法規(guī)制度辦事，當(dāng)事人必須在法律框架內(nèi)行使自己的權(quán)利和義務(wù)。其次甲乙雙方必須積極努力踐行“約定”，才能有效保證合同的履約。在合同的實(shí)施過(guò)程中，如若有超出合同的工程量，首先應(yīng)當(dāng)分析這部分工程量的是否存在風(fēng)險(xiǎn)，如若無(wú)風(fēng)險(xiǎn)就應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理相關(guān)的經(jīng)濟(jì)簽證，如遇建設(shè)單位自身原因或不可抗力因素影響，就應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理相關(guān)的索賠和合同糾紛事宜。4）合同的變更管理。合同變更無(wú)形的意味著增加企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)或者經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)的合同管理部或風(fēng)險(xiǎn)控制部應(yīng)當(dāng)在發(fā)出變更前充分評(píng)估可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，判斷帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)是否可控，如若可控，可在合同變更中重點(diǎn)注明，以免因變更給企業(yè)帶來(lái)不必要的損害。而且變更管理作為合同管理的核心內(nèi)容應(yīng)加強(qiáng)主動(dòng)性管理，結(jié)合利益相關(guān)方管理策略，牢牢掌握項(xiàng)目變更的主導(dǎo)權(quán)，才能做到企業(yè)利潤(rùn)收益最大化。

3.3合同資料的管理

合同的歸檔一定要及時(shí)，合同文本一經(jīng)簽字、加蓋單位的合同專用章（單份合同文本達(dá)二頁(yè)以上的需加蓋騎縫章）后應(yīng)及時(shí)將合同原件進(jìn)行歸檔，同時(shí)應(yīng)掃描合同電子版本進(jìn)行留存。歸檔合同文本和相關(guān)資料都應(yīng)收集完整，并建立合同登記臺(tái)賬清單（需按照項(xiàng)目逐一分類）。合同臺(tái)賬要清晰顯示合同類型、合同編號(hào)、簽訂時(shí)間、對(duì)方單位、合同內(nèi)容、金額、稅率、開(kāi)具的發(fā)票是否是增值稅專票以及付款方式等相關(guān)信息，做到合同狀態(tài)一目了然。在一般的情況下，合同資料的收集由以下幾個(gè)方面內(nèi)容組成：(1)合同文本原件（保留合同的發(fā)放臺(tái)賬）。（2）合同審查會(huì)簽表原件。（3）合同簽訂審批表原件。（4）合同的附件（合同有附件的不可缺）。（5）變更、轉(zhuǎn)讓或終止等合同的補(bǔ)充協(xié)議，付款憑證，交貨憑證，有關(guān)出現(xiàn)問(wèn)題后雙方處理問(wèn)題形成的協(xié)議，備忘等。（6）合同資質(zhì)文件，包括企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、安全生產(chǎn)許可證（如需）、開(kāi)戶許可證、法人身份證明或授權(quán)委托書(shū)及報(bào)價(jià)清單。（7）合同簽約依據(jù)性材料，包括：企業(yè)內(nèi)部合格供應(yīng)商庫(kù)、詢價(jià)及招投標(biāo)資料、會(huì)談?dòng)涗?、中?biāo)通知書(shū)等。（8）合同履約過(guò)程資料，有相關(guān)簽證必須收集原件。（9）合同驗(yàn)收材料包括合同竣工（交貨、發(fā)貨）確認(rèn)單、驗(yàn)收入庫(kù)單、檢測(cè)報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。（10）合同終結(jié)表（需進(jìn)行終結(jié)性履約評(píng)價(jià)）。

3.4合同的借閱管理

首先我們要制定合同借閱的管理制度。原則上講合同原件不予借閱，如特殊情況，需要辦理借閱手續(xù)，包含借閱日期、原因、借閱人簽字，必須注明預(yù)計(jì)歸還日期和聯(lián)系電話，同時(shí)須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。

4結(jié)語(yǔ)

擁有高標(biāo)準(zhǔn)的合同管理水平直接決定著一個(gè)企業(yè)的高水平的發(fā)展，它能夠保證企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)高效發(fā)展，我認(rèn)為任何企業(yè)都必須要重視合同管理，只有我們對(duì)合同的審批、簽訂、履約、變更、終止、違約處理等過(guò)程進(jìn)行全過(guò)程、全方位的的管控，才能做到真正的維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，減少合同糾紛，對(duì)各種違約情況能提前做好防范和協(xié)調(diào)措施，力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益最大化。

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作者：楊麗紅 單位：甘肅恒和交通設(shè)施安裝有限公司