HRP平臺(tái)醫(yī)院合同管理控制信息化建設(shè)

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［摘要］隨著醫(yī)院的發(fā)展，傳統(tǒng)合同管理方式已經(jīng)不能滿足醫(yī)藥發(fā)展的管理需求。作為醫(yī)院資源規(guī)劃平臺(tái)，醫(yī)院資源規(guī)劃（HospitalResourcePlanning，hrp）主要利用信息技術(shù)管理醫(yī)院資源，是醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理的發(fā)展方向和目標(biāo)。基于此，在醫(yī)院合同管理中應(yīng)用HRP信息管理平臺(tái)，有利于加強(qiáng)醫(yī)院信息化建設(shè)，構(gòu)建完善的合同管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院合同內(nèi)部控制，提高醫(yī)院合同管理效率，降低醫(yī)院的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

［關(guān)鍵詞］HRP；合同管理；內(nèi)控信息化

引言

隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，相關(guān)管理人員開(kāi)始關(guān)注信息技術(shù)對(duì)合同管理的影響作用，且一些學(xué)者開(kāi)始研究合同管理的信息化建設(shè)內(nèi)容。例如，相關(guān)學(xué)者在研究中以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，在合同管理方面應(yīng)用知識(shí)管理方法，構(gòu)建了合同信息化管理平臺(tái)，同時(shí)建立了合同數(shù)據(jù)庫(kù)、專家?guī)煲约爸R(shí)庫(kù)等模塊；還有學(xué)者指出構(gòu)建合同內(nèi)部控制系統(tǒng)時(shí)要以控制為導(dǎo)向，注重合同的準(zhǔn)備階段、簽訂以及合同履行等，有效控制合同每個(gè)階段和環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)，使合同控制處于實(shí)時(shí)的動(dòng)態(tài)過(guò)程。簽訂合同最重要的目的是約束雙方的交易成果，即合同款的收付。作為合同風(fēng)險(xiǎn)的直接衡量指標(biāo)，合同款收付可以通過(guò)會(huì)計(jì)角度控制，增加合同輔助核算方式，實(shí)現(xiàn)合同明細(xì)管理信息化。

1醫(yī)院傳統(tǒng)合同管理現(xiàn)狀

我國(guó)醫(yī)院傳統(tǒng)的合同管理方式是以紙質(zhì)文件為主，合同流動(dòng)形式均為紙質(zhì)。合同由各部門(mén)起草后，再經(jīng)由相關(guān)部門(mén)修改與審核合同的完備性、實(shí)用性以及合法性。合同審核沒(méi)問(wèn)題后，再由負(fù)責(zé)人找各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，同時(shí)加蓋單位合同專用章。完成上述過(guò)程后，合同正式生效，并進(jìn)入合同執(zhí)行環(huán)節(jié)。根據(jù)合同內(nèi)容要求，醫(yī)院按照要求履行付款義務(wù)后，各部門(mén)相關(guān)負(fù)責(zé)人要填寫(xiě)好報(bào)銷(xiāo)單，簽字確認(rèn)后交給財(cái)務(wù)部付款。通過(guò)上述流程可知，這種傳統(tǒng)的合同管理模式存在很大的問(wèn)題，具體如下：①合同簽訂的效率較低，合同需要多人經(jīng)手，且領(lǐng)導(dǎo)不能隨時(shí)查看合同的狀態(tài)；②醫(yī)院沒(méi)有專門(mén)的科室或者部門(mén)收集與管理管理，一旦需要查詢合同，則要花費(fèi)大量的時(shí)間，因?yàn)楹贤瑳](méi)有統(tǒng)一歸檔處理，精確查詢困難；③合同變更修改管理非常麻煩，在履行合同的過(guò)程中，由于需求變化，醫(yī)院要及時(shí)補(bǔ)充或者變更合同，手動(dòng)記錄與修改容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，導(dǎo)致后期再次查詢出現(xiàn)問(wèn)題。

2醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同履行環(huán)節(jié)存在的問(wèn)題

2.1合同執(zhí)行記錄不完整

通常情況，醫(yī)院不會(huì)設(shè)立專門(mén)的合同管理部門(mén)，但是合同涉及的部門(mén)會(huì)安排相關(guān)人員統(tǒng)一保管合同。盡管這種操作方式能夠緩解合同管理給醫(yī)院帶來(lái)的不利影響，但是實(shí)際上仍未能解決合同實(shí)時(shí)共享、精確查詢等管理問(wèn)題，無(wú)法提高工作效率。在合同執(zhí)行環(huán)節(jié)，大多分部門(mén)記錄合同執(zhí)行過(guò)程，且由于不同部門(mén)的業(yè)務(wù)內(nèi)容不同，各部門(mén)登記的內(nèi)容和側(cè)重點(diǎn)存在差別，導(dǎo)致一份完整的合同數(shù)據(jù)出現(xiàn)零散問(wèn)題，無(wú)法全面體現(xiàn)合同信息的價(jià)值。另外，這種管理記錄方式不能充分反映合同執(zhí)行周期內(nèi)的進(jìn)展情況。

2.2難以追溯合同之間的關(guān)聯(lián)性

經(jīng)濟(jì)之間存在關(guān)聯(lián)性和連續(xù)性，醫(yī)院的同一個(gè)業(yè)務(wù)在不同的時(shí)間周期內(nèi)，可能與其他商家多次簽訂合同，特別是醫(yī)院需求變更后，需要修改與補(bǔ)充合同，而本應(yīng)該存在關(guān)聯(lián)的合同，由于紙板形式而無(wú)法建立動(dòng)態(tài)關(guān)系，合同追溯存在較大困難，且不利于醫(yī)院評(píng)價(jià)歷史交易情況，需要重新擬定合同。不僅如此，醫(yī)院消耗物質(zhì)種類較多，數(shù)量龐大，所以醫(yī)院與同一個(gè)供應(yīng)商簽訂多個(gè)合同是常態(tài)，這種合同管理通常根據(jù)不同業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行分類處理，盡管在一定程度上減輕了合同管理的困難，但是供應(yīng)商一對(duì)多的情況，割裂了醫(yī)院與供應(yīng)商的有機(jī)聯(lián)系，不能按照供應(yīng)商統(tǒng)計(jì)分析采購(gòu)情況，導(dǎo)致醫(yī)院不能根據(jù)合同情況分析自身與某個(gè)供應(yīng)商的交易關(guān)系，進(jìn)而無(wú)法科學(xué)評(píng)價(jià)供應(yīng)商信用。

2.3合同效期和標(biāo)的物控制困難

醫(yī)院合同效期包含兩個(gè)方面的內(nèi)容：第一，合同本身的效期；第二，標(biāo)的物的資質(zhì)效期。隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)規(guī)模的擴(kuò)大，合同數(shù)量呈指數(shù)增加，僅僅依靠紙質(zhì)合同管理模式很難適應(yīng)醫(yī)院當(dāng)前的動(dòng)態(tài)管理需求，而醫(yī)院過(guò)分依賴供應(yīng)商對(duì)合同效期的提醒容易出現(xiàn)負(fù)面問(wèn)題。另外，醫(yī)院還存在原合同未廢除而再次簽訂新合同、超過(guò)合同效期的采購(gòu)或者超合同范圍采購(gòu)等情況，給醫(yī)院帶來(lái)一定的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)和法律問(wèn)題。

2.4特定合同與相關(guān)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)或標(biāo)的物缺乏關(guān)聯(lián)

醫(yī)院有些經(jīng)濟(jì)合同對(duì)應(yīng)特定的項(xiàng)目，如科研項(xiàng)目；而有的合同與某些特定設(shè)備相關(guān)，如進(jìn)口儀器等。傳統(tǒng)合同以紙質(zhì)文件管理為主，合同信息沒(méi)有納入信息管理中，項(xiàng)目檔案或者醫(yī)院固定資產(chǎn)檔案沒(méi)有與合同建立聯(lián)系，即不能通過(guò)合同信息查詢資產(chǎn)情況，也不能通過(guò)資產(chǎn)情況查閱合同內(nèi)容，后期設(shè)備維修與保養(yǎng)是否超過(guò)質(zhì)保期也無(wú)從得知。

2.5合同執(zhí)行記錄與會(huì)計(jì)記錄相互獨(dú)立

在合同履行過(guò)程中，醫(yī)院各部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同條款和財(cái)務(wù)審批流程，在申報(bào)付款申請(qǐng)并獲得領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，將合同、發(fā)票、審批報(bào)告等憑據(jù)送交財(cái)務(wù)部門(mén)，由其審核后辦理價(jià)款結(jié)算及處理賬務(wù)等。各部門(mén)對(duì)合同執(zhí)行的時(shí)間、事由、金額等要建立臺(tái)賬，但這些臺(tái)賬脫離財(cái)務(wù)系統(tǒng)獨(dú)立存在，與會(huì)計(jì)記錄沒(méi)有關(guān)聯(lián)關(guān)系，不利于復(fù)核合同執(zhí)行情況，也不便于事后的財(cái)務(wù)檢查及審計(jì)監(jiān)督。

3基于HRP平臺(tái)的合同管理內(nèi)部控制信息化建設(shè)措施

3.1明確建設(shè)目標(biāo)

醫(yī)院合同信息化管理主要是通過(guò)將控制理念、流程、方法等管理要素，以信息化手段整合到醫(yī)院信息系統(tǒng)中，通過(guò)計(jì)算機(jī)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)合同管理與控制，減少人為操作因素的影響，從而保護(hù)合同信息的安全，實(shí)現(xiàn)交易處理的有效性、精準(zhǔn)性、完整性，有效控制合同效期內(nèi)的合種風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。

3.2制定完善的管理業(yè)務(wù)流程規(guī)劃

3.2.1合同訂立合同訂立之初，先由相關(guān)部門(mén)談判、起草合同。在合同調(diào)查階段，要詳細(xì)搜集合同相關(guān)內(nèi)容信息，并與被調(diào)查對(duì)象提供的信息進(jìn)行對(duì)比分析，建設(shè)醫(yī)院資源規(guī)劃（HospitalResourcePlanning，HRP）信息管理平臺(tái)，并單獨(dú)設(shè)立信息板塊，用于記錄、、儲(chǔ)存合同簽約對(duì)象的基本信息、企業(yè)經(jīng)營(yíng)信息、業(yè)務(wù)活動(dòng)、信譽(yù)、資質(zhì)以及能力等。通過(guò)分析搜集的信息，能夠有效預(yù)測(cè)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，使合同管理更加規(guī)范，同時(shí)也為合同簽訂提供決策支持，避免風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。不僅如此，還要在HRP平臺(tái)中增加合同起草功能，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)合同框架，設(shè)置不同合同模型。待合同修改或者填寫(xiě)完成后，系統(tǒng)可以對(duì)比分析新增合同與系統(tǒng)內(nèi)部信息，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤內(nèi)容時(shí)會(huì)及時(shí)提醒。合同起草完成后要及時(shí)提交，進(jìn)入審批流程，相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，并由專業(yè)小組進(jìn)行復(fù)核，審核通過(guò)后簽訂合同。

3.2.2合同履行合同履行要基于HRP平臺(tái)完成，合同簽訂后，合同負(fù)責(zé)人要將合同體現(xiàn)的信息全部錄入管理系統(tǒng)中，并詳細(xì)核對(duì)合同簽約對(duì)象的基本信息、合同金額、編號(hào)以及簽訂日期與合同效期，選擇合適的收付方式、確保合同到期提醒等。同時(shí)，將合同紙質(zhì)文件及相關(guān)文件掃描成電子版上傳到HRP管理系統(tǒng)，以附件形式歸入電子版合同中。通過(guò)HRP管理平臺(tái)，可以對(duì)合同履行過(guò)程進(jìn)行便捷操作，比如，可以設(shè)置收付計(jì)劃，提前一個(gè)周提醒財(cái)務(wù)部門(mén)做好合同收付款工作，財(cái)務(wù)人員要將合同提醒信息提交給職能部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，待領(lǐng)導(dǎo)查閱批復(fù)后反饋給財(cái)務(wù)部門(mén)，然后財(cái)務(wù)人員再根據(jù)合同信息進(jìn)行收付款操作。履行一項(xiàng)合同后，財(cái)務(wù)部門(mén)需要將結(jié)算合同轉(zhuǎn)到對(duì)應(yīng)部門(mén)進(jìn)行歸檔。因此，在HRP平臺(tái)上，醫(yī)院要?jiǎng)澐窒鄳?yīng)部門(mén)，給不同級(jí)別人員賦予不同權(quán)限，通過(guò)該平臺(tái)實(shí)現(xiàn)各職能人員的分工合作。后臺(tái)可以查詢到合同的全部信息以及整個(gè)履行過(guò)程的節(jié)點(diǎn)信息，大幅提高醫(yī)院合同管理效率及合同風(fēng)險(xiǎn)控制水平。

3.2.3執(zhí)行追蹤要在HRP管理平臺(tái)構(gòu)建合同執(zhí)行跟蹤反饋機(jī)制，將合同進(jìn)度信息及時(shí)錄入系統(tǒng)中，并根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，提醒可能存在的風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同的實(shí)時(shí)監(jiān)管。合同執(zhí)行到關(guān)鍵點(diǎn)，相關(guān)負(fù)責(zé)人會(huì)收到提醒，且系統(tǒng)會(huì)每隔幾個(gè)小時(shí)就彈出信息窗口，提醒有關(guān)人員應(yīng)該進(jìn)行什么操作。另外，還可以根據(jù)合同類型設(shè)置不同的提醒模式，規(guī)避因違約帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。在履行過(guò)程中，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)已經(jīng)設(shè)置好的程序生成和監(jiān)測(cè)相關(guān)條款，同時(shí)監(jiān)控合同中規(guī)定的權(quán)利與義務(wù)，根據(jù)錄入系統(tǒng)的控制要求實(shí)現(xiàn)合同信息化管理，從合同登記到完結(jié)等一系列環(huán)節(jié)進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤查詢。

3.2.4風(fēng)險(xiǎn)防范在HRP管理平臺(tái)中，系統(tǒng)根據(jù)合同的形式建立風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)，可以梳理合同不同環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。比如，物資采購(gòu)合同、基建合同、收支合同等，系統(tǒng)自動(dòng)審核，并提示和防范合同不同環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，將風(fēng)險(xiǎn)防范問(wèn)題根據(jù)金額權(quán)限推送到不同部門(mén)負(fù)責(zé)人，提高他們對(duì)該問(wèn)題的重視程度。

3.2.5合同歸檔與評(píng)價(jià)醫(yī)院所有的合同及相關(guān)文件均以電子版存檔在系統(tǒng)中，通過(guò)電子檔案管理，能夠有效分析簽約對(duì)象的資信、執(zhí)行效率以及管理水平。分析結(jié)果可以作為風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)依據(jù)，也可以作為今后簽訂合同的重要依據(jù)。

4結(jié)語(yǔ)

通過(guò)本文的分析研究可知，醫(yī)院構(gòu)建基于HRP平臺(tái)的合同信息化管理系統(tǒng)對(duì)醫(yī)院管理發(fā)展具有重要意義。合同信息化管理平臺(tái)不僅可以解決醫(yī)院傳統(tǒng)合同管理的弊端和短板，還能提高合同管理效率，預(yù)防合同管理風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而有效控制內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)，降低經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)損失。

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作者：陸敏 單位：新疆維吾爾自治區(qū)兒童醫(yī)院