企業(yè)檔案管理系統(tǒng)建設研究

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【摘要】隨著當今社會經(jīng)濟發(fā)展的不斷前進，信息技術的應用已經(jīng)發(fā)展到了各行各業(yè)，這就為企業(yè)檔案管理工作帶來有利契機。檔案管理系統(tǒng)，既可以解放人力，減輕檔案管理者的工作負擔，又可以提升企業(yè)資源的調(diào)取和共享效率，有效服務于企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展。企業(yè)在檔案管理系統(tǒng)的建設中，要積極引入信息化工具，創(chuàng)新管理手段，讓信息化工具服務于企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略。本文從企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的建設目標入手，進而分析了系統(tǒng)的建設內(nèi)容、設計原則、體系架構、系統(tǒng)功能，希望能夠為相關研究提供借鑒。

【關鍵詞】企業(yè)；檔案管理；建設；研究

前言

檔案管理系統(tǒng)的建設，可以解決企業(yè)實時快速辦公的需求，可以提高企業(yè)的工作效率，可以實現(xiàn)靈活高效的管理模式，可以轉(zhuǎn)變服務方式從資料提供者向信息服務者轉(zhuǎn)變。因此加大檔案信息化建設的力度，切實提升檔案管理水平，是服務企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的職責所在。

1系統(tǒng)建設目標

1.1總體目標

建設一個能夠覆蓋整個企業(yè)，包括企業(yè)總部、分公司、項目部三級機構均可使用的、靈活的、易擴展的檔案管理平臺。達到系統(tǒng)內(nèi)協(xié)同管理的體系平臺，滿足各個機構的檔案管理規(guī)范、數(shù)據(jù)類型統(tǒng)一、信息顯示完整的目標。達到檔案資源的儲存安全性高，利用率高，檔案管理實現(xiàn)數(shù)據(jù)化、檔案收集實現(xiàn)自動化、檔案訪問實現(xiàn)安全化、檔案利用實現(xiàn)簡便化，使之成為企業(yè)發(fā)展的重要信息管理平臺。

1.2具體目標

（1）實現(xiàn)整個企業(yè)范圍的檔案系統(tǒng)“一體化”。形成上下互聯(lián)互通、覆蓋全部檔案資源一體化的檔案管理平臺，推動檔案工作規(guī)范化和科學化，實現(xiàn)檔案資源充分整合和共享。（2）實現(xiàn)與OA、工程管理系統(tǒng)、統(tǒng)一身份認證等系統(tǒng)的“全集成”。實現(xiàn)與其它業(yè)務系統(tǒng)的無縫銜接，保證各種信息系統(tǒng)形成的電子文檔能夠?qū)崟r歸檔、實時接收，真正實現(xiàn)文檔一體化和文件全生命周期管理。（3）實現(xiàn)檔案工作、業(yè)務過程及數(shù)據(jù)的全管控。通過檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案收集、移交、歸檔、借閱、查詢、利用等業(yè)務的全程信息化管理；通過上下一體化的檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)上下級檔案業(yè)務指導和監(jiān)督；通過統(tǒng)一的平臺，及時檔案工作相關制度，方便檔案人員及時了解和掌握；通過數(shù)據(jù)目錄，可對全部檔案數(shù)據(jù)進行維護，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（4）實現(xiàn)檔案資源及其它相關資源的全覆蓋。檔案資料包含文件檔案、工程檔案、財務檔案、人事檔案、音視頻檔案等相關信息。系統(tǒng)不僅涵蓋了原來的檔案信息資源，而且進一步擴大到文件、資料、語音、視頻、圖形、圖像等更為廣泛的領域，從而使檔案信息資源成為一個超大規(guī)模的知識庫。

2建設內(nèi)容

檔案管理系統(tǒng)的建設需要從規(guī)范制度、數(shù)字資源、技術平臺和保障體系四個維度進行建設，分步實施，最終達到“組織精益、流程規(guī)范、資源豐富、技術先進”的管理目標。

2.1規(guī)范制度

通過逐步建立統(tǒng)一的制度規(guī)范體系，為檔案的科學管理提供基本方向和更為細致的操作指南，為實現(xiàn)檔案管理各環(huán)節(jié)的控制和管理提供更具操作性的指導和規(guī)范。

2.2數(shù)字資源

梳理各級單位檔案資源已有情況和未來規(guī)劃，推動檔案資源數(shù)字化，對整個企業(yè)檔案信息資源進行整合，確保業(yè)務的全覆蓋，實現(xiàn)信息的充分共享。

2.3技術平臺

在信息化建設基礎上，充分利用企業(yè)已有基礎設施，以先進的信息技術為手段，適應網(wǎng)絡平臺，建設符合規(guī)劃和設計要求的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)由傳統(tǒng)管理向信息化、知識化管理發(fā)展。

2.4保障體系

做好人才隊伍、項目資金、技術支撐、安全保證、運營維護等多方面的保障措施，確保順利完成建設以及后期系統(tǒng)正常運營。

3設計原則

3.1先進性

系統(tǒng)在設計過程中，應當采用目前國內(nèi)先進同時國外也廣泛應用的技術來開發(fā)設計系統(tǒng)的架構。系統(tǒng)應采用HTML5+CSS3、工作流技術、全文檢索、Ajax技術等，并把各種先進技術整合在系統(tǒng)中。

3.2安全性

從系統(tǒng)訪問安全、程序訪問安全、功能安全、數(shù)據(jù)安全四個方面進行控制。系統(tǒng)訪問安全采用限制訪問IP地址、訪問時間、訪問次數(shù)等方面進行。程序安全采用對程序資源訪問控制方面進行。功能安全從對系統(tǒng)的操作方面進行，如上傳文件的大小、非法輸入的限制、權限控制等。數(shù)據(jù)安全從數(shù)據(jù)的存儲和傳輸方向進行，如數(shù)據(jù)加密等。

3.3擴展性

可擴展性是高性能、低成本和可維護性等諸多因素的綜合考量和平衡，可擴展性講究平滑線性的性能提升，更側重于系統(tǒng)的水平擴展。系統(tǒng)設計完要留有升級接口和升級空間，對擴展開放，對修改關閉。在數(shù)據(jù)、業(yè)務、服務方面可根據(jù)需求靈活實現(xiàn)擴展。

4體系架構

4.1技術架構

（1）展現(xiàn)層。使用Struts框架的展現(xiàn)層。顯示的圖形界面有HTML、JSP、Ajax、JQuery。其優(yōu)勢有三點：①代碼可重復利用，并且在不改變系統(tǒng)核心功能的情況下展現(xiàn)多種圖形頁面。②開發(fā)的協(xié)同性，前臺開發(fā)人員和后臺開發(fā)人員可以同時獨立的進行工作，并且系統(tǒng)界面的變化不會造成核心處理功能的變化。③可靠性，處理功能和顯示功能可以分開，在無需重新編譯邏輯功能的情況下可以修改系統(tǒng)的展示界面。（2）應用層。實現(xiàn)系統(tǒng)中全部的業(yè)務功能。包括檔案管理中的檔案登記、維護、保存、使用、訪問、權限控制等功能。其中流程引擎控制著整個系統(tǒng)的業(yè)務流程，使各個相對獨立或有先后順序的功能可以有效的結合起來，功能之間的訪問可調(diào)用對應的接口。（3）服務層。作為系統(tǒng)的服務總線，可以為系統(tǒng)提供面向服務的開發(fā)工具集。原理是將基本功能包含到開發(fā)工具集里面，并提供統(tǒng)一的數(shù)據(jù)訪問接口供應用層使用。（4）邏輯層。它處于數(shù)據(jù)層與應用層中間，是二者之間的紐帶，起到了數(shù)據(jù)交換中承上啟下的作用，是一種弱耦合結構，層與層之間的依賴是向下的。主要負責制定系統(tǒng)中的業(yè)務規(guī)則和實現(xiàn)業(yè)務流程。（5）數(shù)據(jù)層。儲存系統(tǒng)中使用的數(shù)據(jù)信息，為前臺展示提供數(shù)據(jù)源。數(shù)據(jù)源可以采用數(shù)據(jù)庫、XML數(shù)據(jù)集、Excel表格等形式。

4.2接口設計

檔案系統(tǒng)需要實現(xiàn)與業(yè)務系統(tǒng)、基礎平臺的“全集成”，即實現(xiàn)與其它業(yè)務系統(tǒng)的無縫銜接，保證各種信息系統(tǒng)形成的電子文件實時歸檔、實時接收，其中需要和業(yè)務系統(tǒng)、門戶系統(tǒng)等集成的方式調(diào)用外部接口或者提供對外接口。（1）接口設計的特點。應采用松耦合的方式，使系統(tǒng)內(nèi)部的接口變得更加易于調(diào)整。并使用數(shù)據(jù)交換平臺統(tǒng)一對外接口，避免了單一系統(tǒng)內(nèi)部邏輯變化引發(fā)的異常，可以很方便的更新應用接口。應可以擴展數(shù)據(jù)交換平臺的程序接口，以方便系統(tǒng)進行業(yè)務擴展。（2）與OA系統(tǒng)的接口。OA系統(tǒng)中需要歸檔文件首先進入檔案系統(tǒng)整編庫，管理員做好檔案整理后，對檔案歸檔，入庫并上架；檔案系統(tǒng)歸檔后，文件的正文附件做內(nèi)容抽取，供系統(tǒng)用戶檢索；檔案系統(tǒng)歸檔后，回調(diào)OA的歸檔狀態(tài)接口，通知OA系統(tǒng)歸檔已經(jīng)完成。（3）與門戶系統(tǒng)及身份認證系統(tǒng)的接口。與門戶系統(tǒng)的單點登錄接口和與統(tǒng)一身份認證系統(tǒng)的接口，其基礎都是檔案系統(tǒng)通過LDAP服務與企業(yè)的用戶管理系統(tǒng)目錄保持同步更新，實現(xiàn)用戶的統(tǒng)一管理。在統(tǒng)一的用戶管理基礎上，統(tǒng)一身份認證，是指用戶登錄各個應用系統(tǒng)時，都只需要一套身份識別代碼和相應密鑰，通過統(tǒng)一與LDAP服務進行驗證以保證系統(tǒng)的訪問安全。

5系統(tǒng)功能

系統(tǒng)功能主要分為檔案采集、檔案利用、檔案業(yè)務和系統(tǒng)管理四大部分，使用戶可以輕松掌握系統(tǒng)的應用。檔案采集強調(diào)簡便，檔案利用強調(diào)易用，檔案業(yè)務強調(diào)個性化，系統(tǒng)設置強調(diào)功能強大，這樣的系統(tǒng)劃分，能夠更加符合檔案使用者的實際情況，實現(xiàn)了功能強大和簡便易用的完美結合。

5.1檔案采集

分為檔案信息采集、歸檔檔案管理、鑒定銷毀、備份恢復等，涵蓋了檔案管理的生命周期，涉及到收集，整編，鑒定、銷毀和導入導出的日常管理工作，主要針對檔案管理人員或各部門的兼職檔案員，自動或輔助手工實現(xiàn)檔案的采集和管理工作。

5.2檔案利用

分為數(shù)據(jù)查詢，檔案借閱、檔案推送、檔案賦權、檔案編研、光盤制作等，提供給企業(yè)員工查閱檔案，借閱原件，申請權限等綜合利用能力，以確保檔案變成企業(yè)的知識，提升競爭力。

5.3檔案業(yè)務

分為溫濕度展示、信息、檔案年報等檔案管理方面的應用，管理員能更好的完成對檔案業(yè)務的開展情況的掌控，及時考核和管理上下級檔案的進展情況。

5.4系統(tǒng)管理

分為檔案配置、系統(tǒng)配置、統(tǒng)計日志三部分。管理人員可以針對不同類型的檔案資料進行定制化配置。系統(tǒng)配置可以創(chuàng)建部門，管理人員和角色，進而設置檔案權限，同時也提供了報表設置、日志管理，檔案使用情況、工作情況等統(tǒng)計，針對檔案管理員和系統(tǒng)管理員，結合本單位的實際情況設置系統(tǒng)以保證檔案的業(yè)務流程有序地進行。

6結束語

檔案管理系統(tǒng)的建設，為企業(yè)員工提供了快捷方便的辦公手段，企業(yè)的辦公效率得到了顯著的提升，同時企業(yè)的信息化管理水平也上升到了一個新的高度，對企業(yè)的發(fā)展和進步起到了極為重要的作用。

參考文獻

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作者：韓晉 單位：中國電建集團港航建設有限公司