醫(yī)院離退休人員的檔案管理

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摘要：近些年，我國醫(yī)院離退休人員的人數(shù)正在逐年遞增，但是很多醫(yī)院在對離退休人員檔案管理的建立缺少一定的制度化，為了保證醫(yī)院離退休人員的合法權益，就需要醫(yī)院提高檔案管理的水平。醫(yī)院離退休檔案管理不僅能夠了解醫(yī)護人員的實際情況，還可以給離退休職工提供更好地的服務。文章主要闡述建立醫(yī)院離退休人員檔案管理，分析醫(yī)院離退休人員檔案管理中出現(xiàn)的問題，結合這些問題給醫(yī)院離退休人員檔案管理提供合理化的建議。

關鍵詞：醫(yī)院；離退休；檔案

一、建立醫(yī)院離退休人員檔案管理

醫(yī)院是知識分子的聚集地，在離退休職工中有很多都是高級專業(yè)技術人員，他們的退休使醫(yī)院失去了一些人才。為了留住、返聘這些退休醫(yī)護工作者，就需要醫(yī)院建立離退休人員檔案管理機制。讓這些離退休人員還可以繼續(xù)發(fā)光、發(fā)熱，做好醫(yī)院離退休職工檔案管理與服務工作，能夠及時了解醫(yī)院離退休職工的情況，這樣能夠更好地發(fā)揮離退休人員的技術優(yōu)勢。通過檔案管理的建立可以了解每位醫(yī)護人員在醫(yī)療工作的表現(xiàn)，找出當時工作的案例，給以后的工作進行一定的參考。醫(yī)院檔案管理是為醫(yī)院的發(fā)展和經(jīng)營服務的，通過檔案可以了解以前和現(xiàn)狀醫(yī)院各部門以及個人在工作中對醫(yī)院的價值，醫(yī)院檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的方式。建立醫(yī)院離退休人員檔案，有利于醫(yī)院有序的發(fā)展，現(xiàn)在很多醫(yī)院都開始意識到離退休人員檔案管理的重要。

二、醫(yī)院離退休人員檔案管理工作中存在的問題

（一）不能充分認識檔案管理的重要性

醫(yī)院在發(fā)展的過程中，大部分的精力都在于醫(yī)療方面的管理，而對離退休人員的檔案管理關注甚少，醫(yī)院和一般的企事業(yè)單位還不一樣，不能夠充分認識到檔案內容對于醫(yī)院發(fā)展的價值。很多離退休職工檔案放置的比較分散，不利于管理和查閱。很多醫(yī)院在檔案管理和查閱上都分開放置，在一定程度上給查閱工作帶來困難。只有掌握醫(yī)院離退休人員的檔案信息，才能夠根據(jù)醫(yī)護人員的技能安排工作，但是很多醫(yī)院檔案管理工作存在問題，導致醫(yī)院檔案管理部門實際工作的人員少，不利于醫(yī)院離退休人員檔案管理工作的準確性，不能夠把檔案管理與醫(yī)院管理進行聯(lián)系。隨著現(xiàn)代社會的不斷發(fā)展，利用互聯(lián)網(wǎng)技術對企業(yè)進行管理的方式已走入各行各業(yè)，醫(yī)院對于離退休人員的管理硬件條件不足，這都是醫(yī)院離退休人員檔案管理工作落后的因素，需要醫(yī)院提高對檔案管理的認識。

（二）檔案管理工作人員素質待提高

隨著信息時代的到來，在醫(yī)院離退休人員檔案管理中使用現(xiàn)代技術是必然的趨勢。但是由于一些醫(yī)院工作人員的素質偏低，不利于醫(yī)院檔案管理的建設。醫(yī)院離退休人員檔案的收集與歸檔工作存在一定的被動性，多是上級安排給檔案管理部門進行資料收集工作，工作人員才會對其進行收集。由于時間比較倉促，往往得到的材料沒有時間進行核實，影響到醫(yī)院離退休人員檔案的真實性。還有些醫(yī)院的檔案管理工作者不能夠把互聯(lián)網(wǎng)技術與現(xiàn)代醫(yī)學知識相結合，導致醫(yī)院的檔案管理部門不能夠利用不同的渠道獲取材料，很多工作人員對互聯(lián)網(wǎng)的使用還不夠熟練，不能夠構建信息化醫(yī)院管理體系。醫(yī)院管理體系建立的不完整，直接影響到醫(yī)院工作的質量，不利于醫(yī)院、離退休人員查閱檔案。當檔案與本人信息有出入時，會給后續(xù)工作帶來一定的困難性，這樣不利于醫(yī)院離退休人員的檔案管理工作。

（三）檔案功效發(fā)揮受到約束

檔案內容比較單調，在一定程度上很難全面反映出離退休人員的情況。很多醫(yī)院離退休人員的檔案過于簡單，內容單一不能夠全面了解離退休人員的真實情況。比如離退休人員現(xiàn)居住、退休生活環(huán)境等，這些都會影響到醫(yī)院離退休人員的生活質量。還有離退休人員檔案的利用價值不大，導致醫(yī)院的管理者不能夠了解離退休人員在本專業(yè)領域中所作出的貢獻，不能夠把自身的技能運用到后續(xù)的醫(yī)療工作中，這就體現(xiàn)了不能夠充分合理的使用檔案資源，導致檔案信息不能發(fā)揮自身的作用。

（四）檔案管理系統(tǒng)更新不及時

很多醫(yī)院檔案管理的方式還比較落后，多是運用紙質來存檔，忽略了電子檔案的重要性。還有些醫(yī)院雖然能夠使用現(xiàn)代技術進行存檔，但是不能夠發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術的優(yōu)勢，導致工作效率低下。有的檔案管理工作者，缺少一定的工作經(jīng)驗，不能夠把理論與實踐相結合，導致工作效果不佳。醫(yī)院在檔案管理中，不僅要學會運用硬件與軟件，電腦還會提醒工作人員對系統(tǒng)進行定期的維護和更新，這樣能夠保證系統(tǒng)的準確性。有些工作人員平時對硬件設施的維護不夠，導致在檔案信息錄入的過程中會出現(xiàn)一些信息遺漏或泄露的現(xiàn)象，不利于規(guī)范檔案管理。要想保證醫(yī)院離退休人員檔案工作，就需要針對系統(tǒng)問題及時更新，提高檔案管理系統(tǒng)，加快檔案資料的整理，提高檔案管理工作的效率。

三、提高醫(yī)院離退休人員檔案管理的策略

（一）加強醫(yī)院對檔案管理的重視

很多醫(yī)院在檔案管理上都不夠重視，為了進一步規(guī)范醫(yī)院的管理，就需要加強對檔案管理的建設，讓醫(yī)院的工作人員可以認識到檔案管理的重要性，只有大家都能夠正確認識檔案管理工作，才關注醫(yī)院離退休人員檔案管理問題。很多醫(yī)院領導在工作理念上還秉持著傳統(tǒng)的思想，不能轉變工作觀念，為了規(guī)范檔案管理工作，醫(yī)院可以建立健全檔案管理機制，結合本醫(yī)院的管理特點，建立相關的檔案體系，工作人員可以通過合理的方式管理檔案，讓檔案管理走向系統(tǒng)化、正規(guī)化。醫(yī)院還可以建立離退休檔案管理工作的獎勵機制，對于那些工作好的職工可以進行獎勵，對于不符合要求工作的職工可以進行處罰，在一定程度上調動檔案管理工作者的工作積極性，讓醫(yī)院檔案管理工作可以順利進行。

（二）規(guī)范醫(yī)院檔案歸檔，建立全新的機制

為了保證醫(yī)院離退休人員檔案具有真實有效性，可以建立檔案材料收集的機制，通過普通的收集和定向收集的方式，保證檔案收集工作的合理性與科學性，充分發(fā)揮檔案管理工作人員的作用，克服在工作中遇到的問題，加強檔案的真實性，對檔案的歸檔進行一定的規(guī)范。還可以拓寬醫(yī)院檔案資料的收集渠道，通過不同的方式保證材料的真實性、準確性。通過完善檔案歸檔工作，可以利用現(xiàn)代信息技術，利用大數(shù)據(jù)平臺對于一些不符合要求的信息進行篩選，進一步提高檔案歸檔的效率。

（三）建立高素質的醫(yī)院檔案管理隊伍

隨著醫(yī)院離退休人員檔案管理的信息化，為了進一步保證檔案管理的順利的進行，就需要醫(yī)院建立一支具有高素質的檔案管理隊伍。醫(yī)院檔案管理工作者不僅要能夠熟練的掌握現(xiàn)代信息技術，要應該具備相應的醫(yī)學知識，這樣才能夠在整理檔案的過程中不至于手忙腳亂。醫(yī)院可以定期對檔案管理者進行培訓，把當前先進的技術教給他們，讓他們可以及時的獲取最新的信息，把這些知識運用到具體實踐中，不斷積累工作經(jīng)驗。利用互聯(lián)網(wǎng)技術，通過登錄網(wǎng)站了解離退休人員的情況，通過合理的方式學會利用這些檔案，進一步提高離退休人員檔案管理建設。加強檔案管理人員的管理水平，進一步提高醫(yī)院離退休人員工作的水平。

（四）及時更新醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)

醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)量比較大，很多陳舊的硬件已經(jīng)不能夠適應現(xiàn)代化的檔案管理，為了保證醫(yī)院檔案管理工作，就需要對醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)進行及時的更新，保證數(shù)據(jù)的準確性。檔案管理的信息化發(fā)展離不開軟件的實際升級和完善，通過軟件系統(tǒng)可以對醫(yī)院離退休人員的檔案進行分析，把一些有用的信息存檔，對于一些陳舊的信息可以及時替換，在一定程度上可以降低檔案管理的難度，讓人們可以更加便捷的查詢醫(yī)院離退休人員的檔案。

（五）建立醫(yī)院離退休人員檔案管理服務體系

建立服務管理體系是為了更好地查閱與收集醫(yī)院離退休人員的實際情況，為了管理的進一步發(fā)展就應該建立相應的服務體系。使醫(yī)院檔案管理模式能夠跟上時代的發(fā)展，降低人事部門的工作量。通過醫(yī)院離退休人員檔案管理服務體系，離退休人員可以更好地接受到醫(yī)院的服務，醫(yī)院也可以更加全面的了解離退休人員本身的技能，還可以把這些技能繼續(xù)運用到醫(yī)學工作中。還可以讓更多地人可以監(jiān)督醫(yī)院檔案管理工作，讓其可以在透明的環(huán)境下被合理合法的利用，這樣有利于我國人事檔案管理的改革，保證醫(yī)院的高素質人才可以繼續(xù)發(fā)揮自身的優(yōu)勢為醫(yī)院做出貢獻。綜上所述，在對醫(yī)院檔案管理的過程中，醫(yī)院管理者要學會轉變自己的管理理念，結合當前社會發(fā)展的需求，從醫(yī)院的角度出發(fā)，加強對檔案管理的重視。醫(yī)院在建立離退休人員檔案管理系統(tǒng)后，要及時對系統(tǒng)進行更新，這樣能夠保證數(shù)據(jù)的準確性。為了進一步提高管理的質量，醫(yī)院可以對檔案管理人員進行定期的培訓，提高檔案管理人員的素質，讓醫(yī)院可以更好地發(fā)展。

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作者：高靜 單位：山東省濟南市第五人民醫(yī)院離退休管理科