企業(yè)會計電算化管理的思考

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一、做好電算化系統(tǒng)的前期實施工作

1．做好人員的崗前培訓(xùn)。在選擇好適合的軟件系統(tǒng)后，由系統(tǒng)開發(fā)人員對會計人員進(jìn)行上崗前的培訓(xùn)，一般1-2個月時間，每個人要做到對系統(tǒng)的各個步驟都熟練掌握，培訓(xùn)未合格人員，可做其他輔助工作，不能上機(jī)操作，這樣可杜絕系統(tǒng)數(shù)據(jù)的破壞或丟失，保證正常工作的進(jìn)行。系統(tǒng)操作人員必須取得會計電算化初級培訓(xùn)等級證書，沒有證書者不能上崗。

2．完善基礎(chǔ)信息錄入。系統(tǒng)調(diào)試成功后，進(jìn)行企業(yè)會計信息錄入，包括科目的選擇與設(shè)置、編碼、期初余額、人員信息、往來單位信息及各明細(xì)賬的設(shè)置等。輸入信息是會計電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息源頭，無效信息的輸入會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)垃圾，必須仔細(xì)認(rèn)真。輸入完各科目的期初余額后，可用系統(tǒng)的試算平衡功能，來檢查錄入的數(shù)據(jù)是否平衡，如果系統(tǒng)顯示期初余額不平衡，需要重新修改。輸入結(jié)束后，應(yīng)由兩人以上對錄入的數(shù)據(jù)與手工記賬的賬本進(jìn)行反復(fù)核對，只有核對無誤后，方可進(jìn)行系統(tǒng)的正常操作。系統(tǒng)試運行后，至少在3個月內(nèi)，實行手工和系統(tǒng)雙重記賬，只有經(jīng)過一段時間的使用，系統(tǒng)運行正常，數(shù)據(jù)保存成功，取得與手工記賬相一致的結(jié)果，才能停止手工記賬。

3．建立電算化系統(tǒng)管理制度。系統(tǒng)操作時必須遵循一定的操作規(guī)程進(jìn)行，操作規(guī)程應(yīng)明確各操作人員的職責(zé)、操作程序和平時應(yīng)注意的事項，并形成一套本企業(yè)的會計電算化系統(tǒng)文件，打印成冊，同時公開張貼，組織會計人員學(xué)習(xí)，并在使用的過程中不斷加以完善。

二、做好電算化系統(tǒng)的日常使用管理

1．操作權(quán)限的設(shè)置。在系統(tǒng)中，應(yīng)設(shè)置不同的權(quán)限，要層層設(shè)置，最大權(quán)限的人只能是會計主管一人，嚴(yán)禁每個人都設(shè)置成最大權(quán)限，每個崗位只能擁有自己的權(quán)限，每個人按照所授予的權(quán)限對系統(tǒng)進(jìn)行操作，防止非法操作和越權(quán)操作，防止財務(wù)機(jī)密外流，確保會計數(shù)據(jù)的安全、準(zhǔn)確、可靠。操作權(quán)限控制采用設(shè)置口令來實行，每人應(yīng)設(shè)置本人密碼，不能所有人共用同一密碼，每人對自己的密碼有保密的義務(wù)，嚴(yán)禁泄露，也不能故意竊取他人的密碼。密碼應(yīng)由會計主管統(tǒng)一授權(quán)和管理。操作人員如果離開工作現(xiàn)場，必須在離開前退出已經(jīng)運行的程序。對關(guān)鍵步驟如反結(jié)賬、大額調(diào)賬等特殊環(huán)節(jié)，要建立操作審批記錄，并簽字留檔，以備查驗。

2．財務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量管理。輸入信息是會計電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息源頭，無效信息的輸入會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)垃圾，必須仔細(xì)認(rèn)真。憑證輸入后，系統(tǒng)將自動進(jìn)行多項業(yè)務(wù)處理，一旦輸入操作不當(dāng)，將會引發(fā)日記賬、明細(xì)賬、總賬乃至?xí)媹蟊淼纫幌盗绣e誤，因而數(shù)據(jù)輸入管理是整個會計電算化業(yè)務(wù)處理程序中關(guān)鍵的控制環(huán)節(jié)。

3．賬表輸出管理。每月在結(jié)賬后，進(jìn)行報表的打印。對于現(xiàn)金科目和銀行存款科目應(yīng)每日制證，每日打印憑證和日記賬。出納人員每日根據(jù)日記賬余額和庫存對賬，做到賬實相符、賬證相符，做到當(dāng)日賬頁打印出來，當(dāng)日對賬完畢，如有不符，及時查找。其他科目，可視具體情況，選擇合適的時間制證，但當(dāng)月發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)當(dāng)月必須制證完畢，并在審核無誤后，及時打印憑證和財務(wù)報表。選擇在年底打印賬簿，平時對稽核人員的要求就比較高，企業(yè)應(yīng)設(shè)專人擔(dān)任稽核工作，每月核對憑證與所記賬目是否相符，報表和各明細(xì)賬余額是否相符等?；斯ぷ鞣浅Ｖ匾?，必須由有責(zé)任心的人員擔(dān)任，做到當(dāng)月記賬，當(dāng)月稽核完畢。如有不符，及時查找原因并進(jìn)行更正。打印輸出的賬表憑證應(yīng)由有關(guān)人員簽字蓋章，并裝訂成冊。

4.電算化系統(tǒng)的日常維護(hù)。由于電算化系統(tǒng)軟硬件由于種種原因可能出現(xiàn)硬件或者軟件的故障，而導(dǎo)致無法正常使用時，操作人員不應(yīng)擅自進(jìn)行系統(tǒng)軟件的刪除、修改等操作，不得擅自升級、改變系統(tǒng)軟件版本或更換模塊，不得擅自改變系統(tǒng)環(huán)境的設(shè)置。企業(yè)應(yīng)設(shè)專人擔(dān)任系統(tǒng)維護(hù)員，一般是由會計人員擔(dān)任，負(fù)責(zé)系統(tǒng)的日常維護(hù)或者與軟件服務(wù)商直接聯(lián)系，以便及時解決問題。

三、做好電算化系統(tǒng)的備份與安全管理

1．備份管理。系統(tǒng)應(yīng)定期備份，由系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)，其他人員不得擅自備份，可以每個月為周期，也可以按企業(yè)的具體情況而定。一般系統(tǒng)都有強(qiáng)制備份功能，除在計算機(jī)上進(jìn)行備份外，還應(yīng)在另外的光盤人質(zhì)或磁介質(zhì)上進(jìn)行備份，一般應(yīng)備份兩份，以免財務(wù)軟件出現(xiàn)故障，數(shù)據(jù)丟失。每隔一段時間，對備份文件進(jìn)行檢查，看是否運行正常，防止由于磁介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失。

2．安全管理。會計電算化條件下，數(shù)據(jù)從后臺上來看是完全開放式的，因此保密性、安全性等都比傳統(tǒng)模式更加脆弱，如系統(tǒng)數(shù)據(jù)被刪除、破壞和非法篡改并且不會留下任何痕跡和審計線索，這使電子數(shù)據(jù)的安全保護(hù)、備份和恢復(fù)、禁止非法操作變得極為重要。一是，要設(shè)置并實施完善有效的系統(tǒng)管理制度，提高會計人員素質(zhì)，規(guī)范和完善操作管理章程、重視內(nèi)部稽核、增強(qiáng)數(shù)據(jù)安全是當(dāng)前會計電算化系統(tǒng)日常管理的關(guān)鍵，只有這樣，才能確保企業(yè)財產(chǎn)的安全，為企業(yè)經(jīng)營者提供完整信息，創(chuàng)造更高的效益。二是，要積極防止病毒對系統(tǒng)的破壞與入侵。企業(yè)應(yīng)盡可能做到財務(wù)系統(tǒng)的相對封閉運行，及時更新防殺病毒軟件，充分運用加鎖存儲設(shè)備，加強(qiáng)磁盤讀寫控制。在網(wǎng)絡(luò)財務(wù)軟件環(huán)境下，還應(yīng)采用防火墻、網(wǎng)關(guān)封鎖、身份認(rèn)證、驗證密碼等安全技術(shù)，確保系統(tǒng)的安全。

作者：賀玉芝 單位：大同煤礦集團(tuán)煤氣廠