林業(yè)科技項(xiàng)目檔案管理

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林業(yè)科技檔案是在項(xiàng)目的實(shí)施過程中產(chǎn)生的資料。項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目實(shí)施過程中各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是國家和本省重要的林業(yè)科技信息資源，應(yīng)按照集中統(tǒng)一管理的原則做好項(xiàng)目檔案工作，確保項(xiàng)目檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。為了有效保護(hù)和利用國家科技信息資源，要做好林業(yè)科技項(xiàng)目檔案的管理工作。

一、現(xiàn)狀及問題

近幾年建甌林業(yè)技術(shù)推廣中心先后承擔(dān)了大量的林業(yè)科技研究和推廣項(xiàng)目?？偟膩碚f在項(xiàng)目推廣和研究方面取得了很大成績，項(xiàng)目運(yùn)行正常、科技項(xiàng)目檔案相對正常，科技項(xiàng)目示范作用彰顯。但有些還存在項(xiàng)目檔案建設(shè)滯后的問題。歸納起來主要存在以下問題：

（一）重業(yè)務(wù)輕檔案，檔案意識薄弱。

有些林業(yè)科技人員對不夠重視檔案工作，林業(yè)科技部門多少都存在著重業(yè)務(wù)輕檔案記錄的現(xiàn)象，沒有把林業(yè)科技檔案工作看作是林業(yè)項(xiàng)目建設(shè)中不可缺少的基礎(chǔ)性工作，沒有把收集林業(yè)科技檔案作為自己的重要職責(zé)，而看作可有可無，說起來重要，忙起來不要。沒有意識到林業(yè)科技檔案是項(xiàng)目驗(yàn)收的重要組成部分，是項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容，是項(xiàng)目驗(yàn)收、項(xiàng)目監(jiān)測、效益評價的重要依據(jù)，常常是到了要檢查驗(yàn)收時臨時報佛腳，加班加點(diǎn)東拼西湊閉門造車，使檔案的真實(shí)性準(zhǔn)確性完整性大打折扣。

（二）保障不足。

有的無人分管或只分工不真管，沒有領(lǐng)導(dǎo)保障；有的不給足夠的設(shè)備經(jīng)費(fèi)、業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)，沒有經(jīng)費(fèi)保障；有的不按規(guī)定設(shè)機(jī)構(gòu)、給編制、定職能、配人員，沒有行政保障等等。林業(yè)科技項(xiàng)目檔案管理員大多是兼職的、沒有專職管理員、單位沒有給予培訓(xùn)學(xué)習(xí)的經(jīng)費(fèi)和機(jī)會，檔案員沒有更新知識的機(jī)會，直接影響到科技檔案的收集、歸檔從而影響到林業(yè)科技項(xiàng)目檔案的形成的質(zhì)量。

（三）檔案收管用不到位。

檔案的收集模式、管理手段、服務(wù)機(jī)制還是老一套，沒有適應(yīng)新情況新變化而加以創(chuàng)新，因而還不到位，不能有效地把檔案收全、管好、用活，有些科技人員覺得自己做的項(xiàng)目就是自己的不愿意將檔案材料交給檔案人員，給檔案人員收集材料造成難度，從而使檔案材料不齊全（四）人員素質(zhì)不高。主要是現(xiàn)在檔案內(nèi)容大大豐富了，載體形態(tài)和管理、利用手段大大改變了，檔案工作覆蓋的領(lǐng)域和檔案工作發(fā)揮作用的領(lǐng)域大大延伸了，但檔案人員的思想觀念、知識結(jié)構(gòu)、技術(shù)手段、管理辦法都沒有相應(yīng)的改變，人員素質(zhì)沒有得到相應(yīng)的提高，因而影響檔案工作的有效開展和有效服務(wù)。

二、探討與建議

（一）廣泛宣傳檔案法，提高檔案意識。

認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、林業(yè)部頒發(fā)《林業(yè)科技學(xué)術(shù)檔案管理辦法(試行)》《福建省中央財(cái)政林業(yè)科技推廣示范資金項(xiàng)目檔案管理辦法（試行）》等相關(guān)的法律法規(guī)，加大宣傳力度，檔案員要不斷地給林業(yè)科技人員指導(dǎo)林業(yè)科技項(xiàng)目檔案的收集等工作，經(jīng)常上些培訓(xùn)班，進(jìn)行林業(yè)科技項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，增強(qiáng)林業(yè)科技人員對項(xiàng)目檔案的重要性的認(rèn)識。

（二）完善歸檔制度。

完善歸檔制度，做到應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收。建立健全文件材料歸檔制度，及時制定或修訂本單位各類文件材料的歸檔范圍和保管期限表，報同級檔案行政管理部門審核后實(shí)施。凡是應(yīng)歸檔的文件材料，要向本單位檔案室移交，任何部門和個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔，檔案員要根據(jù)這一條，理直氣壯地向任何部門和個人收集應(yīng)歸檔的各類文件材料。

（三）責(zé)任落實(shí)到人、穩(wěn)定管理隊(duì)伍。

要加強(qiáng)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，配備有一定專業(yè)知識的檔案管理人員，保持檔案管理人員的相對穩(wěn)定，現(xiàn)在檔案內(nèi)容大大豐富了，載體形態(tài)和管理、利用手段大大改變了，要配備些經(jīng)費(fèi)給檔案管理員加強(qiáng)繼續(xù)教育，更新知識，適應(yīng)新時期的要求。明確責(zé)任，責(zé)任到人，將林業(yè)科技項(xiàng)目檔案管理工作納入崗位責(zé)任制進(jìn)行年終考核。

（四）建設(shè)與建檔同步，確保檔案完整。

要將林業(yè)科技項(xiàng)目檔案的收集工作貫穿于項(xiàng)目的整個實(shí)施過程，落實(shí)到各個步驟各個環(huán)節(jié)、同步實(shí)施、同步收集，以確保檔案材料的準(zhǔn)確性、完整性和真實(shí)性。

（五）健全檔案內(nèi)容、提高案卷質(zhì)量。

歸檔的文件資料，包括審批文件、申報書、委托書、實(shí)施方案、協(xié)議書、項(xiàng)目合同；調(diào)查、分析、測試、觀測和各種載體的重要原始記錄和數(shù)據(jù)；論文清單、推廣使用證明材料、驗(yàn)收證書、專利證書、獎勵、經(jīng)費(fèi)收支結(jié)算等。項(xiàng)目檔案必須是原件和定稿，其載體與記錄材料具有耐久性，字跡工整、圖樣清晰，簽署手續(xù)完備，不得用鉛筆、圓珠筆書寫或復(fù)寫紙復(fù)寫。組卷遵循科技文件材料的形成規(guī)律進(jìn)行組卷，保持案卷內(nèi)科技文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用，排列順序按課題準(zhǔn)備立項(xiàng)階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應(yīng)用等階段排列。

（六）加強(qiáng)檔案利用工作。

在建立健全確保檔案安全保密的檔案安全體系的同時，科學(xué)整合檔案信息資源大力開發(fā)檔案價值，更好地提供利用。

作者：張蔚琴 單位：建甌市林業(yè)技術(shù)推廣中心