談醫(yī)院編外人員人事檔案管理

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【摘要】隨著我國經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的不斷發(fā)展，醫(yī)療水平不斷提高，人們對(duì)生命健康和醫(yī)療服務(wù)的需求不斷擴(kuò)大，醫(yī)院的人力需求也在相應(yīng)增加。要想使醫(yī)院穩(wěn)步發(fā)展，就需要一定數(shù)量的編外人員。因此，尋求管理編外人員，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展的方法是目前醫(yī)院迫切需要的，醫(yī)院對(duì)編外人員進(jìn)行人事檔案管理，能夠有效利用編外人員檔案，保障其檔案安全性、真實(shí)性、完整性，使編外人員在醫(yī)院發(fā)展中的作用最大化。目前，編外人員的人事檔案管理存在明顯不足，需要及時(shí)改進(jìn)，順應(yīng)時(shí)展的需求。論文對(duì)醫(yī)院編外人員人事檔案管理的問題及改進(jìn)措施進(jìn)行探討。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；編外人員；人事檔案；管理

1引言

編外人員人事檔案是真實(shí)有效地記錄并且反映其學(xué)習(xí)經(jīng)歷、家庭背景、工作經(jīng)驗(yàn)以及考核業(yè)績等重要信息，對(duì)編外人員信息管理和人事變動(dòng)掌握方面有不可代替的作用。伴隨著時(shí)代進(jìn)步和醫(yī)療事業(yè)發(fā)展，編外人員日益增多，做好編外人事檔案管理工作是形勢所需，因此，有必要結(jié)合社會(huì)及醫(yī)院的發(fā)展現(xiàn)狀，針對(duì)醫(yī)院編外人員人事檔案管理體系，適當(dāng)創(chuàng)新機(jī)制，滿足醫(yī)院發(fā)展要求，適應(yīng)時(shí)代變遷。

2醫(yī)院編外人員人事檔案管理存在的問題

2.1編外人員現(xiàn)狀及問題

醫(yī)院的編外人員數(shù)量隨著醫(yī)院的發(fā)展逐年遞增，無形之中增加了醫(yī)院對(duì)人員管理的負(fù)擔(dān)，提高了人事檔案管理工作的復(fù)雜程度和執(zhí)行困難度。同時(shí)，醫(yī)院管理偏向編內(nèi)人員，由于編外人員為合同制職工，無論在薪資、福利還是職位晉升上都不如編內(nèi)人員，且編外人員流動(dòng)性較大，容易辦理辭職離院手續(xù)，為人事檔案管理帶來煩瑣工作。雖然有的醫(yī)院對(duì)編外人員檔案進(jìn)行管理，但是因?yàn)閷?duì)人事檔案的重視不夠，部分編外人員檔案在自己手里留存，有的編外人員甚至不清楚自己的檔案在哪里（如在學(xué)校、戶籍所在地的人才市場等），這些都導(dǎo)致檔案材料的收集難度加大，很難發(fā)揮出編外人員人事檔案的價(jià)值。

2.2人事檔案管理的信息化水平不高

信息化時(shí)代背景下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及其應(yīng)用在各行各業(yè)中發(fā)揮著重要的作用，同時(shí)，使信息化趨勢越來越明顯。傳統(tǒng)落后的檔案管理方法信息化水平不高，難以適應(yīng)新時(shí)展。目前，大部分醫(yī)院都已經(jīng)普及人事檔案管理信息化，但信息化水平不高，如果醫(yī)院在進(jìn)行人事檔案管理工作中，缺乏專業(yè)的信息技術(shù)和科學(xué)設(shè)備，很大程度上增加了管理人員的工作量，甚至有些醫(yī)院的信息化建設(shè)滯后，既無法保證及時(shí)性，也無法保證信息的準(zhǔn)確度，同樣十分影響醫(yī)院人事檔案管理工作的開展。

2.3人事檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

人事檔案管理工作的復(fù)雜度和精確度較高，這需要更為專業(yè)的管理人員，在信息化普及的社會(huì)中與時(shí)俱進(jìn)，積極適應(yīng)新趨勢發(fā)展，靈活轉(zhuǎn)變思想。但是，現(xiàn)階段醫(yī)院的專業(yè)檔案管理人員不足，使得這項(xiàng)工作不夠科學(xué)系統(tǒng)。在醫(yī)院發(fā)展中，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)更看重醫(yī)療方面的業(yè)績以及醫(yī)療質(zhì)量，普遍存在不重視人事檔案管理的情況，致使人事檔案管理人員身兼數(shù)職的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，使他們無法全心投入工作。所以，如果人事檔案管理人員素質(zhì)低下，會(huì)嚴(yán)重阻礙醫(yī)院檔案管理工作的有效開展。

3醫(yī)院編外人員人事檔案管理的改進(jìn)措施

3.1提高對(duì)編外人員人事檔案管理的重視程度

要使醫(yī)院編外人員人事檔案管理工作趨于規(guī)范化、科學(xué)化和系統(tǒng)化，就要提高醫(yī)院對(duì)編外人員人事檔案管理工作的重視程度。在強(qiáng)調(diào)醫(yī)療工作的同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)編外人員人事檔案重要性的宣傳，不但要在新員工崗前培訓(xùn)時(shí)加強(qiáng)對(duì)人事檔案的宣講，針對(duì)已入職的編外人員也要加大人事檔案重要性的宣傳力度，提高職工對(duì)編外人員人事檔案的存檔意識(shí)，提高認(rèn)知度。完善各項(xiàng)人事檔案管理制度，從醫(yī)院的實(shí)際情況出發(fā)，明確收集人事檔案材料的重要性，根據(jù)專業(yè)的歸檔和管理方法進(jìn)行科學(xué)管理，做到有章可循、按章辦事，體現(xiàn)人事檔案制度的重要性，另外，還要明確人事檔案管理人員的職責(zé)，強(qiáng)化人事檔案管理人員的管理意識(shí)，嚴(yán)格遵守《干部檔案工作條例》的各項(xiàng)規(guī)定，按照《干部人事檔案管理材料收集歸檔規(guī)定》的要求，及時(shí)收集并整理分類，做到明確分類、目錄清晰，從而做到真正的規(guī)范化管理。健全完善管理制度，既能保證工作效率的穩(wěn)步提高，還能為醫(yī)院人事工作開展提供幫助，發(fā)揮積極作用。

3.2加大信息化管理力度

醫(yī)院要緊跟時(shí)代進(jìn)步與改革的腳步，主動(dòng)適應(yīng)時(shí)展變革，重視信息化管理在檔案管理中的應(yīng)用。首先，醫(yī)院在正常運(yùn)轉(zhuǎn)的同時(shí)，要不斷培養(yǎng)人事檔案管理人才，努力克服傳統(tǒng)管理模式中的弊端，利用電腦、掃描儀等先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備，通過功能齊全的人事檔案管理系統(tǒng)將紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)變成圖片等數(shù)據(jù)資料，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，使人事檔案在查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞、信息統(tǒng)計(jì)等利用工作方面可以實(shí)現(xiàn)無紙化。加強(qiáng)信息化管理，能夠很大程度上提高人事檔案儲(chǔ)存的安全性、準(zhǔn)確性和可靠性。其次，加強(qiáng)信息化管理，還能讓管理人員簡便又快速地查詢和管理檔案，有效減輕了管理人員的工作負(fù)擔(dān)，提高人事檔案的有效利用率。

3.3提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

提高人事檔案管理人員素質(zhì)，可以使其全面有效地提高工作水平。因此，可以從兩個(gè)方面著手：第一，醫(yī)院要給予人事檔案管理工作充分的重視，提高人事檔案管理人員的工作積極性和責(zé)任心，給予工作人員工作肯定，充分體現(xiàn)出醫(yī)院對(duì)其信任，使得人事檔案管理人員自愿主動(dòng)地去提升自身的業(yè)務(wù)能力，肯為自己的工作付出心血。第二，醫(yī)院要加強(qiáng)人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，應(yīng)合理制訂人事檔案方面的培訓(xùn)計(jì)劃，定期或不定期開展人事檔案方面專業(yè)培訓(xùn)，以提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，保證其工作能力滿足時(shí)展需要，不停留在傳統(tǒng)模式的局限中。為了提高工作人員的積極性，可以建立合理的考核和晉升機(jī)制，激勵(lì)人事檔案管理人員的工作積極性。醫(yī)院必須清楚認(rèn)識(shí)到，編外人員人事檔案管理工作是醫(yī)院發(fā)展中不可缺少的一項(xiàng)，必須給予人事檔案管理人員更多關(guān)注。

4結(jié)語

在醫(yī)院發(fā)展中，編外人員與編內(nèi)人員一樣，對(duì)醫(yī)療事業(yè)有不可估量的貢獻(xiàn)，因此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)人性化對(duì)待和管理每一位職工，使其對(duì)醫(yī)院具有歸屬感并積極工作。在編外人員人事檔案管理過程中，加強(qiáng)宣傳編外人員人事檔案的重要性，嚴(yán)格按照各項(xiàng)規(guī)章制度對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔，有效利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行人事檔案數(shù)字化管理，并且加強(qiáng)對(duì)從事人事檔案管理的工作人員進(jìn)行各項(xiàng)專業(yè)技能及專業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)，通過各種有效措施，提高人事檔案管理工作質(zhì)量，進(jìn)而保證醫(yī)院正常運(yùn)行，促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)發(fā)展。

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作者：劉奕伶 單位：西南醫(yī)科大學(xué)附屬醫(yī)院