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探討機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理

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探討機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理

摘要:為發(fā)揮干部人事檔案管理工作的重要輔助作用,提高檔案管理水平和質(zhì)量,分析了機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理中存在的問題。工作人員整體素質(zhì)偏低,存在較多的管理權(quán)限糾紛,忽視了檔案管理工作的重要性。提出了改進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理的策略,即:重視干部人事檔案管理工作,完善和規(guī)范檔案管理系統(tǒng),創(chuàng)新檔案管理方式。

關(guān)鍵詞:干部人事;機(jī)關(guān)事業(yè)單位;人事檔案管理

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中,人事部門會對干部職工進(jìn)行人事檔案記錄,其中主要是包括干部參加學(xué)習(xí)活動以及社會活動的具體表現(xiàn)。干部人事檔案也是作為了解干部發(fā)展軌跡的重要信息資源,機(jī)關(guān)單位在使用人才時(shí)應(yīng)合理應(yīng)用干部人事檔案,從中找到關(guān)鍵的信息資源,用來作為衡量干部素質(zhì)和才能的輔助工具,明確不同崗位需要的不同干部人才,優(yōu)化配置人力資源。隨著社會的發(fā)展,人事管理體制和制度方面也在不斷改革,機(jī)關(guān)單位應(yīng)重視干部的檔案管理工作,利用新方法和新技術(shù)進(jìn)行檔案管理革新,提高干部人事檔案管理的效率。

1干部人事檔案管理工作存在的問題

新時(shí)代背景下,干部檔案管理工作要滿足時(shí)代和社會發(fā)展的要求,機(jī)關(guān)單位的干部人事檔案管理需要與時(shí)俱進(jìn),及時(shí)調(diào)整管理體制、模式和技術(shù),以更好地跟上時(shí)展的腳步。目前,機(jī)關(guān)事業(yè)單位的干部人事檔案管理工作存在以下幾點(diǎn)問題:

1.1工作人員整體素質(zhì)偏低

目前,機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事的檔案管理人員工作素質(zhì)遠(yuǎn)未達(dá)標(biāo),不僅缺乏對信息化管理的認(rèn)識,同時(shí)在工作觀念方面存在落后的意識,行為過于守舊,無法隨著時(shí)代和社會的變化創(chuàng)新管理模式和措施,導(dǎo)致機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理沒有較高的效率,無法及時(shí)共享信息,在調(diào)動和使用檔案時(shí)無法跟上干部的崗位變化,無法為人事管理工作提供有效的資源信息。尤其是干部人事的檔案管理工作人員沒有充分認(rèn)識到檔案管理創(chuàng)新的重要性,無法按照形勢變化和檔案管理要求進(jìn)行工作調(diào)整,沒有和實(shí)際的社會發(fā)展及時(shí)接軌,導(dǎo)致人事檔案管理整體水平較低。

1.2存在較多的管理權(quán)限糾紛

機(jī)關(guān)單位的干部人事檔案管理中存在管理權(quán)限的問題,主要是表現(xiàn)在管理體制上。機(jī)關(guān)單位一般采取的管理模式是行政化的,不同部門在級別上有高低之分,因此在人事檔案管理中,不同人員的使用權(quán)限是不同的。目前,干部人事管理中工作人員的管理職責(zé)界限不明,大多數(shù)檔案是由綜合檔案管理部門負(fù)責(zé),這樣就會出現(xiàn)檔案管理權(quán)限問題,導(dǎo)致人事檔案管理效率低下,無法規(guī)范性地進(jìn)行檔案管理。若是出現(xiàn)權(quán)限矛盾就會產(chǎn)生糾紛和人檔分離的現(xiàn)象,影響機(jī)關(guān)單位的正常工作運(yùn)行。

1.3忽視了檔案管理工作的重要性

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中,部分上級領(lǐng)導(dǎo)忽視了干部檔案管理工作的重要性,在意識上沒有對其有足夠的重視,導(dǎo)致單位整體不重視檔案管理工作,給人呈現(xiàn)出刻板的、無用的印象,相關(guān)工作人員的待遇和福利較低,無法吸引專業(yè)能力強(qiáng)的人才就職。另外,機(jī)關(guān)事業(yè)單位沒有對人事檔案管理進(jìn)行自主化管理,很少有人會主動從事檔案管理工作,導(dǎo)致人事檔案管理工作無法與時(shí)俱進(jìn)。

2改進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理的策略

為了能夠有效地解決干部人事檔案管理中存在的問題,機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)對傳統(tǒng)的檔案管理體系進(jìn)行革新,將傳統(tǒng)的檔案管理模式轉(zhuǎn)變成現(xiàn)代化的管理模式,提高人事檔案管理的效率。

2.1重視干部人事檔案管理工作

首先,機(jī)關(guān)事業(yè)單位要在思想和行為上重視干部人事檔案管理工作,在進(jìn)行人事管理和干部的審評和考察中,干部人事檔案管理部門應(yīng)主動和相關(guān)部門聯(lián)系,為其提供充足的干部檔案,為開展人事工作提供完整的信息支持。其次,干部人事檔案管理在機(jī)關(guān)單位人才競爭中要定期將干部人才的學(xué)習(xí)情況、評級考察情況進(jìn)行公布,這樣不僅不同部門能夠及時(shí)進(jìn)行信息共享,同時(shí)干部也能及時(shí)了解自身的檔案信息變化,重視干部人事檔案管理工作,不斷提高干部人事檔案管理的地位。在挖掘和儲備人才時(shí),領(lǐng)導(dǎo)要能夠看到干部人事檔案管理的價(jià)值,重視這部分工作,為創(chuàng)新和改革干部人事檔案管理工作提供有力支持。

2.2完善和規(guī)范檔案管理系統(tǒng)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位要?jiǎng)?chuàng)新傳統(tǒng)的檔案管理模式,在原有工作的基礎(chǔ)上,主動利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)信息開發(fā),加強(qiáng)干部人事檔案管理相關(guān)系統(tǒng)的完善和規(guī)范,提高人事檔案的實(shí)用性和使用率。采用現(xiàn)代化的管理方式管理干部人事檔案,可以及時(shí)收集和整合單位的人才信息,對這些信息進(jìn)行反饋和跟蹤查詢,建立數(shù)字化和多媒體的檔案庫,解決檔案管理信息不完善和效率低下等問題。干部人事檔案管理的工作人員在機(jī)關(guān)單位的組織下進(jìn)行現(xiàn)代信息技術(shù)的學(xué)習(xí),在檔案管理中逐漸落實(shí)大數(shù)據(jù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等,同時(shí)也能夠研發(fā)或引進(jìn)相關(guān)的檔案管理軟件。另外,機(jī)關(guān)單位應(yīng)對檔案管理制度進(jìn)行完善,明確規(guī)定干部檔案人事管理的范圍及相關(guān)的工作流程,采用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的信息化管理。在工作中實(shí)行責(zé)任到人制度,保證干部人事檔案管理每個(gè)環(huán)節(jié)的工作能夠有專門的工作人員進(jìn)行負(fù)責(zé),確保檔案在收取和整理的過程中能夠詳細(xì)記錄資料的來源和去向。為了能夠確保檔案安全保存,人事部門可以建立檔案信息庫,通過電子和紙質(zhì)保存檔案,定期更新和維修管理系統(tǒng),保證干部人事檔案管理的安全和效率。

2.3創(chuàng)新檔案管理方式

機(jī)關(guān)單位在進(jìn)行現(xiàn)代化技術(shù)管理干部人事檔案時(shí),可以學(xué)習(xí)國外優(yōu)秀的管理體制和理念,組織培訓(xùn)相關(guān)的人事檔案管理人員,在培訓(xùn)中正確引導(dǎo)他們進(jìn)行專業(yè)理論知識的學(xué)習(xí),并進(jìn)行相關(guān)的操作練習(xí),對他們的學(xué)習(xí)成果進(jìn)行考核,保證檔案管理工作人員能夠熟練掌握檔案管理的新方式,不斷創(chuàng)新管理方式。為了解決檔案管理的權(quán)限問題,應(yīng)加快檔案管理的現(xiàn)代化管理進(jìn)程,設(shè)立分離型的檔案工作機(jī)構(gòu),這樣不僅能夠明確檔案的歸屬,不同部門間也能夠及時(shí)進(jìn)行聯(lián)系和交流,并進(jìn)行檔案收集和分類規(guī)整工作。機(jī)關(guān)事業(yè)單位首先要不斷加強(qiáng)干部人事檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),不斷完善檔案信息化管理的硬件和軟件配置,實(shí)現(xiàn)資源信息共享。還要統(tǒng)一檔案管理環(huán)節(jié),確定人事檔案管理的一般流程和目標(biāo),保證不同部門能夠及時(shí)進(jìn)行檔案信息的調(diào)取,并做好調(diào)取記錄。除此之外,機(jī)關(guān)單位要完善干部人事檔案數(shù)據(jù)資源庫,不同級別干部開放不同的檢索權(quán)限,同時(shí)在內(nèi)部信息系統(tǒng)中設(shè)置檢索頁面,以保證檔案檢索的安全性。

3結(jié)語

機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)時(shí)代和社會發(fā)展的需求,及時(shí)進(jìn)行干部人事檔案管理創(chuàng)新,加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。干部人事檔案管理人員在思想上應(yīng)重視檔案管理工作,不斷完善相關(guān)工作的制度規(guī)范,采用現(xiàn)代化技術(shù)和方法進(jìn)行檔案管理工作。對干部人事檔案管管理的工作人員要進(jìn)行專業(yè)知識、能力和信息素養(yǎng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí),樹立全新的檔案管理理念,采用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行干部人事檔案管理,實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理模式,提高干部人事檔案管理效率。

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作者:吳桂娟 單位:公主嶺市河湖管理中心

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