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工程檔案論文:檔案監(jiān)管軟件設(shè)計(jì)方法研究

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工程檔案論文:檔案監(jiān)管軟件設(shè)計(jì)方法研究

本文作者:陳宗陵 單位:中石化南京工程公司

根據(jù)檔案管理流程,可以按照管理過(guò)程將檔案管理系統(tǒng)劃分為文件整理過(guò)程,歸檔驗(yàn)收過(guò)程,檔案管理過(guò)程,檔案利用過(guò)程,系統(tǒng)管理工程等幾個(gè)部分。

(一)文件整理過(guò)程。項(xiàng)目文檔管理人員在獲得的分配的項(xiàng)目后,即可進(jìn)行項(xiàng)目文件的收集整理理工作,在本人負(fù)責(zé)的文件完成后即可交付檔案部門(mén)歸檔驗(yàn)收。項(xiàng)目文件整理過(guò)程包括a、項(xiàng)目立項(xiàng)(包括項(xiàng)目申請(qǐng)、項(xiàng)目登記、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目組成員等);b、項(xiàng)目文件的編輯、輸入、整理、歸檔;c、對(duì)項(xiàng)目文件的生成、收集、積累、歸檔過(guò)程,系統(tǒng)監(jiān)控。d、非項(xiàng)目文件的存檔準(zhǔn)備。

(二)歸檔文件驗(yàn)收過(guò)程。檔案人員和文檔人員歸檔文件驗(yàn)收過(guò)程是靠“歸檔申請(qǐng)單”和“驗(yàn)收通知單”進(jìn)行聯(lián)系的。文檔人員在進(jìn)行文件歸檔時(shí)應(yīng)向系統(tǒng)發(fā)出“歸檔申請(qǐng)單”,檔案管理員接到“歸檔申請(qǐng)單”后,便可根據(jù)其中所列目錄調(diào)閱對(duì)應(yīng)的文件進(jìn)行檢查驗(yàn)收,驗(yàn)收完成后,將符合歸檔要求的文件登記入庫(kù),同時(shí)向文檔人員發(fā)出“驗(yàn)收通過(guò)通知”,否則,向系統(tǒng)發(fā)出“返回修改通知”。

(三)檔案管理過(guò)程。檔案管理過(guò)程包括以下幾項(xiàng)工作:a、對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行整理編排組卷;b、檔案目錄及檢索工具的維護(hù)管理;c、定制報(bào)表,生成報(bào)表數(shù)據(jù);d、檔案日常管理數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)(包括庫(kù)房溫濕度記錄,庫(kù)房狀況記錄等);e、檔案鑒定,檔案移交;f、檔案信息的。

(四)檔案利用過(guò)程。系統(tǒng)應(yīng)向用戶(hù)提供電子檔案的查詢(xún)、閱覽、在線(xiàn)檔案的分級(jí)下載、實(shí)物檔案的借閱、催還、歸還管理,利用檔案的分類(lèi)統(tǒng)計(jì),檔案的修改與復(fù)制,對(duì)外發(fā)圖管理。

(五)系統(tǒng)管理過(guò)程。系統(tǒng)管理過(guò)程主要包括以下工作:a、用戶(hù)管理;b、數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出管理;c、制作檔案數(shù)據(jù)光盤(pán);d、定義檔案數(shù)據(jù)類(lèi)型及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu);e、審批過(guò)程的管理。

系統(tǒng)共包括8個(gè)模塊:項(xiàng)目管理、歸檔管理、驗(yàn)收管理、檔案管理、利用管理、審批管理、統(tǒng)計(jì)管理、系統(tǒng)管理。

(一)項(xiàng)目管理功能模塊對(duì)應(yīng)現(xiàn)在文檔組采用的項(xiàng)目管理軟件,包括項(xiàng)目的立項(xiàng)、項(xiàng)目配置、項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目查詢(xún)這四個(gè)功能

(二)歸檔管理功能模塊包括:文件的輸入,文件修改,文件導(dǎo)入,可連接掃描的PDF電子文件,可發(fā)送“歸檔申請(qǐng)單”,可查詢(xún)“存檔狀態(tài)”。

(三)驗(yàn)收管理功能模塊包括:項(xiàng)目驗(yàn)收與歸檔驗(yàn)收。項(xiàng)目驗(yàn)收主要是驗(yàn)收項(xiàng)目立項(xiàng)是否正確,數(shù)據(jù)是否正確齊全。歸檔驗(yàn)收主要功能是歸檔數(shù)據(jù)的驗(yàn)收、入庫(kù)是否完備齊全,對(duì)驗(yàn)收結(jié)果評(píng)論,并發(fā)出“出錯(cuò)信息修改單”。

(四)檔案管理功能模塊包括:工程檔案領(lǐng)號(hào)、檔案整編管理、檔案密級(jí)管理、檔案鑒定管理、檔案庫(kù)房管理(包括排位圖、庫(kù)房溫濕度記錄)、檔案維護(hù)管理(對(duì)已有的檔案數(shù)據(jù)增減修改)。

(五)檔案利用管理:利用管理分為兩部分,1、電子檔案的利用:包含電子檔案的查詢(xún),電子檔案的瀏覽復(fù)制打印管理。2、實(shí)體檔案的利用:包括利用實(shí)體檔案審批手續(xù),實(shí)物檔案條碼管理,實(shí)物檔案借閱歸還記錄。

(六)審批管理:包含檔案利用審批申請(qǐng),利用審批查詢(xún),審批權(quán)限管理等。

(七)檔案統(tǒng)計(jì)管理:統(tǒng)計(jì)管理的主要功能是完成各種統(tǒng)計(jì)工作,包括項(xiàng)目統(tǒng)計(jì),歸檔統(tǒng)計(jì),利用統(tǒng)計(jì),電子檔案匯總統(tǒng)計(jì),實(shí)物檔案匯總統(tǒng)計(jì)等。

(八)檔案系統(tǒng)管理:主要功能是完成系統(tǒng)的全部定制工作及監(jiān)控系統(tǒng)的運(yùn)行情況。包含用戶(hù)管理功能(建立部門(mén)、組、用戶(hù),定義角色、授權(quán));在線(xiàn)監(jiān)控功能:可查詢(xún)所有登錄過(guò)系統(tǒng)用戶(hù)的詳細(xì)信息,并禁止特定用戶(hù)登錄)日志管理功能,可按日志事件組合條件查詢(xún)系統(tǒng)的使用日志,可將日志導(dǎo)入導(dǎo)出。

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)功能:可對(duì)檔案系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)包括,檔案分類(lèi)碼,檔案密級(jí)、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)階段,歸檔整編數(shù)據(jù)修正。數(shù)據(jù)備份與修復(fù)功能,如遇異常情況數(shù)據(jù)系統(tǒng)遭到破壞,可及時(shí)恢復(fù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)。

工程檔案管理系統(tǒng)除以上的基本功能之外,還需要考慮增加單獨(dú)的數(shù)字化管理接口模塊,隨著電子技術(shù)的不斷發(fā)展,檔案管理工具和手段也發(fā)生了日新月異的變化。包括掃描儀,數(shù)碼相機(jī)、打印機(jī)、條形碼設(shè)備在檔案部門(mén)不斷應(yīng)用,故在設(shè)計(jì)工程檔案管理軟件時(shí)必須預(yù)留能調(diào)用這些數(shù)碼設(shè)備和專(zhuān)業(yè)軟件的接口。工程檔案管理系統(tǒng)的總體目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)圖文自動(dòng)歸檔,電子編目、曬圖、復(fù)用、查詢(xún)審批、利用統(tǒng)計(jì)、工程領(lǐng)號(hào)的自動(dòng)化管理。

隨著電子信息的不斷發(fā)展,檔案管理手段也發(fā)生巨大的轉(zhuǎn)變,從傳統(tǒng)的檔案管理向數(shù)字化檔案管理過(guò)程已不可逆轉(zhuǎn)。如何在新的形勢(shì)下,加強(qiáng)檔案信息化管理,充分開(kāi)發(fā)和應(yīng)用檔案管理軟件,我們必須予以重視。