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一、辦公自動化特征
辦公自動化針對的主要對象,是政府內(nèi)部的辦公部門。這種平臺建設(shè)的導(dǎo)向,是以管理知識為中心。具體而言,辦公自動化體系的優(yōu)勢如下:首先,系統(tǒng)能夠處理大量的信息數(shù)據(jù)。這種自動化體系面向大量的信息資源,可以收集多種類型的數(shù)據(jù),包括電子郵件、系統(tǒng)文件、關(guān)系數(shù)據(jù)庫信息,以及信息倉庫中的信息等。此外,系統(tǒng)還可以直接從網(wǎng)絡(luò)上采集多種類型的信息。其次,系統(tǒng)提供豐富的共享方法,共享作用很強。系統(tǒng)運用了多種協(xié)調(diào)措施,包括共享文檔、郵件輔助設(shè)備、討論輔助設(shè)備等,供用戶在線分享數(shù)據(jù)。此外,系統(tǒng)還針對不同的層次,提供不同的分享方法,可以支持手機通訊、wAP方式接人、PDA方式等。再次,系統(tǒng)充當了知識信息的管理者。系統(tǒng)面向信息管理,將管理規(guī)則與員工的工作任務(wù)緊密結(jié)合。系統(tǒng)可以模擬自動工作流,模擬工作人員運用信息完成任務(wù)的過程。因此,辦公自動化有效提高了政府部門的工作效率和管理水平,確保了決策的科學(xué)性。提高日常辦公行為的效率,主要措施是簡化手工流程、促進文檔信息存儲的電子化、提高公文流轉(zhuǎn)效率。系統(tǒng)并沒有改變后臺的操作模式和基本架構(gòu),這不利于迅速改善管理。在下一階段的系統(tǒng)設(shè)計中,我們將把側(cè)重點轉(zhuǎn)移到打破原有業(yè)務(wù)程序的限制上面。
二、平臺開發(fā)具體方式
隨著信息科技深人到辦公系統(tǒng)中,開發(fā)平臺的工具不斷涌現(xiàn)。然而,由于OA的具體運行背景和規(guī)則有差異,這些開發(fā)手也顯示出各自的優(yōu)勢和弊端。用于辦公自動的平臺,包括三種主要類別:首先是管理關(guān)系數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng),如vB平臺、FoxPro平臺、后臺數(shù)據(jù)庫等。這類平臺處理數(shù)據(jù)的能力較強,用戶訪問方便,適用范圍也相對廣。但是,平臺的通訊方式比較貧乏,廣域網(wǎng)支持力度不足,導(dǎo)致系統(tǒng)難以實現(xiàn)有效的擴張和收縮。同時,系統(tǒng)自身的安全性能較差,開發(fā)技術(shù)人員在進行具體的開發(fā)操作時,難以實現(xiàn)有序管理??蛻舳送瑫r參與運行的程序繁多,導(dǎo)致系統(tǒng)的組裝和后續(xù)養(yǎng)護相對困難。其次是建立在群件基礎(chǔ)上的系統(tǒng),包括NoteS系統(tǒng)等.這類平臺的應(yīng)用最為廣泛。這種平臺的優(yōu)勢,是通訊方式比較完善,非結(jié)構(gòu)類型的數(shù)據(jù)支持也很到位,系統(tǒng)自身可以伸縮和延展,儲存在其中的數(shù)據(jù)不容易丟失,系統(tǒng)運行狀態(tài)穩(wěn)定。同時,系統(tǒng)提供訪問權(quán)限的管理制度支持,開發(fā)難度也不大。但是,平臺處理結(jié)構(gòu)形式信息的能力還不足,在具體分析和計算時速度較慢。再次是B/S構(gòu)造與關(guān)系數(shù)據(jù)庫融合的系統(tǒng)。這類平臺適合查閱和組織具體數(shù)據(jù).界面簡單明確,與其他種類系統(tǒng)集成的實現(xiàn)程度高。運用這種平臺,要求用戶安裝IE等類型的瀏覽設(shè)備。但是,平臺基本的開發(fā)能力受到一定限制,在處理復(fù)雜性較強的工作流或者設(shè)定權(quán)限方面能力薄弱。
三、結(jié)語
辦公自動化系統(tǒng)的實際應(yīng)用,提升了各類機構(gòu)的辦公實效,改善了機構(gòu)的服務(wù)品質(zhì),也有助于提高機構(gòu)的競爭地位,塑造良好形象。問題的解決方案在實踐操作中,獲得了令人滿意的效果。與傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)相比,自動化平臺在實用性、維護便利性、安全性、范圍的廣泛性以及開放程度方面,都能體現(xiàn)出標準化的要求。隨著辦公網(wǎng)絡(luò)化實踐的不斷發(fā)展,辦公自動化平臺的建設(shè)標準將會更高,功能更加強大,可靠性程度也將更完善。
作者:宋向瑛 單位:共廣州市海珠區(qū)委黨校信息科