檔案管理水平網(wǎng)絡技術(shù)論文
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1高校檔案管理的概述
高校的檔案管理集文化性、信息性、教育性、知識性、社會性、政治為一體，研究檔案管理的源頭，檔案是文件在一定條件下經(jīng)過轉(zhuǎn)換得到的，其所指的為廣義的理解，其實由照片、圖表、文字、聲音、圖形等組合而成。從哲學意義上，檔案是對文件不斷的揚棄而得到的，對檔案的時效性的批判，其是經(jīng)整理完成的文件，對其價值性的批判，經(jīng)整理完成的檔案具有歷史保存的意義，對其進行系統(tǒng)性的批判，檔案集中了分散狀態(tài)之下的文件，并按照相關(guān)邏輯規(guī)律或者邏輯劃分的標準而形成的信息集合或者信息單元。檔案能將歷史信息進行記錄和重現(xiàn)，其以直接的形式記錄了歷史，能在一定程度上保持和維護歷史最真實的文獻。
2高校的檔案管理具備的特點
我國歷史的特性決定了檔案管理的工作具有豐富性、復雜性、多樣性等特點，在檔案管理工作中應充分利用這些優(yōu)勢，做到揚長避短，以促進管理工作的順利進行。
2.1高校檔案內(nèi)容具有豐富性
高校的檔案管理內(nèi)容包括多方面的內(nèi)容，一般包括：教學管理、課堂管理、行政管理、黨務管理、教務管理、科研管理、后勤管理、實訓基地的管理等，在這個過程中，會產(chǎn)生大量的文獻。這些檔案反映了不同職能部門各不相同的業(yè)務范圍內(nèi)形成的檔案，如制度、批示、請示、報告、計劃以及不同會議和活動中記錄的材料和文件。在高校的科研以及相關(guān)文化創(chuàng)造活動中，還存在研究手稿、項目成果、研究論文、著論等相關(guān)檔案，其可以稱為高校日常工作的資源庫，其涵蓋了較為豐富的內(nèi)容。
2.2高校檔案管理的復雜性
高校檔案類型可以分為以下幾種：一級檔案：黨群管理中黨群檔案能反應黨群工作管理在的現(xiàn)狀；行政檔案是高校行政管理工作情況的間接反映；此外還包括反映教學活動、設備情況等的教學檔案、設備檔案等，然后在根據(jù)高校檔案的管理工作中具體需要劃分不同層次的級別，依次往下還可分為二級檔案以及三級檔案等。
2.3高校的教學檔案整理具有周期性、專業(yè)性
高校以學期作為教學階段的劃分，原始檔案是周期性產(chǎn)生的，高校的檔案管理很大部分是按照學期來進行歸納和整理，形成的檔案具備較強周期性；高校的學生會形成一定的共性，各高校不同系具有較強的專業(yè)性，另外，不同教學活動會存在一定的差異，是高校的檔案管理具有較強的專業(yè)性和科學性。
2.4高校的檔案載體具有多樣性
承載高校檔案信息載體具有多樣性的特征，傳統(tǒng)檔案多以紙質(zhì)材料作為載體，隨著信息化時代的到來，網(wǎng)絡技術(shù)的飛速發(fā)展和普及，使紙質(zhì)載體主導性的地位呈直線下降的趨勢。技術(shù)及技術(shù)普及程度較高的高校，為了提高檔案管理的效率，以及考慮在保存時間和環(huán)境等因素的影響，采用磁帶、光盤、磁盤、膠片等最為檔案的載體變得越來越普遍。且檔案相關(guān)內(nèi)容記錄方式以及傳遞、表達等方式都和傳統(tǒng)方式有較大區(qū)別。
3高校教學檔案的管理現(xiàn)狀
高校的到檔案管理是由各個學院系自主完成的，缺乏系統(tǒng)性的協(xié)調(diào)管理，處于檔案管理的初級階段，存在如下問題：
1）高校大部分存在紙質(zhì)檔案管理的現(xiàn)象，檔案信息的收集、整理、利用以及保存等多由手工代替；
2）電子檔案的保存方式不統(tǒng)一，一般會采用目錄整理來保存，查詢時會有較大的不便；
3）電子檔案的保存較為分散，沒有統(tǒng)一的規(guī)范和標準，會造成重復建檔的現(xiàn)象，利用率也較低；
4）電子檔案查詢的過程中，安全保障措施不到位，易受病毒的攻擊；
5）教學檔案的管理是在校園網(wǎng)中獨立運行的，無法對各部門的工作進行統(tǒng)一的管理。
4高校檔案的管理中信息技術(shù)的應用
高校的檔案管理在信息技術(shù)大力推動下，得到了較快的發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理和計算機技術(shù)最大限度的結(jié)合，是高校發(fā)展追求的目標，進一步實現(xiàn)信息的檢索、傳遞以及資源的共享。
4.1高校檔案信息化的管理
高校檔案信息化的管理，應建立網(wǎng)絡技術(shù)的基礎(chǔ)平臺，其包括檔案網(wǎng)絡系統(tǒng)的建設、系統(tǒng)的開發(fā)和利用、相關(guān)網(wǎng)站的開發(fā)及應用。對相關(guān)軟件和硬件進行開發(fā)和利用，能構(gòu)建信息共享的平臺，使檔案信息管理實現(xiàn)網(wǎng)絡化的傳輸和科學化的管理。
4.2高校檔案管理應提高檔案的案卷質(zhì)量
提高高校檔案案卷本身的質(zhì)量，應充分利用好信息化網(wǎng)絡實現(xiàn)檔案案卷規(guī)范化、科學化加工處理方式，能確保檔案案卷的質(zhì)量，能更好的保存檔案。同時，應確保檔案利用的實效性、效果以及效率，讓檔案管理為高校創(chuàng)造出更多的價值。高校檔案的信息資源建設可通過網(wǎng)絡化、數(shù)字化的技術(shù)建立規(guī)范、標準且能共享的數(shù)據(jù)庫。目錄數(shù)據(jù)庫能儲存較多的數(shù)據(jù)信息，并能對其進行組合以及深層排列，讓其成為高層次，專題性較強的檔案信息分類組合。高校檔案管理能反映其管理水平、展現(xiàn)精神風貌，因此，在檔案管理中，應把檔案質(zhì)量放在首位。在進行檔案管理時，應利用信息技術(shù)將不同版式、風格、紙張的歸檔資料進行分門別類的整理和分類，檔案案件的打印應做到字跡整齊、清晰，字體要能適應期不同情況下的需要，能進行不同文件的處理，且便于閱讀和借閱。
4.3高校檔案管理應構(gòu)建檔案的管理機制
高校檔案管理與信息技術(shù)結(jié)合的同時，應制定相關(guān)檔案的管理機制來確保檔案管理工作的順利進行。檔案的管理者以及檔案管理的領(lǐng)導機構(gòu)在遵循檔案現(xiàn)代化的管理機制原則的基礎(chǔ)上，應對高校檔案管理的實際工作進行預測規(guī)劃、控制監(jiān)督、組織領(lǐng)導、教育激勵等組織以及調(diào)整，以發(fā)揮管理者工作的熱情與積極性，發(fā)揮出團隊的力量，以保障檔案管理實現(xiàn)科學化的管理機制。高校檔案管理所建立的機制應符合我國實施的相關(guān)法律法規(guī)，并把競爭激勵相關(guān)的機制引入到檔案科學化管理中，同時，還必須建立檔案管理工作責任制、聘任制、獎勵制和考評制，讓檔案管理隊伍保持較高的素質(zhì)和良好的活力。從而創(chuàng)建一個科學、合理、規(guī)范的高校檔案管理機制。
4.4高校檔案管理應提高管理者的素質(zhì)
在高校的檔案信息化的管理者中，檔案管理者的素質(zhì)直接決定的檔案管理的水平，應建立一支專業(yè)技術(shù)過硬、信息化的素質(zhì)較高的隊伍，才能激發(fā)檔案管理工作人員的潛力。專業(yè)的檔案管理人才隊伍是高校檔案管理實現(xiàn)科學化、規(guī)范化的有力保證。高校是創(chuàng)造以及傳承科學文化主要的機構(gòu)，培養(yǎng)高素質(zhì)的專業(yè)人才，能適應檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的需求，推動高校檔案管理工作的發(fā)展。因此，應對相關(guān)檔案工作管理人員進行一定的培訓，能提升其文化素養(yǎng)，以確保檔案信息管理人才隊伍的質(zhì)量。
5結(jié)語
綜上所述，高校的檔案管理設計、科學化的管理是時展的需要，能有效促進高校檔案事業(yè)的快速發(fā)展。在嚴峻的挑戰(zhàn)面前，高校應迎難而上，解決檔案管理工作中存在的難題，并積極的開拓創(chuàng)新，抓住機遇以獲得更好的發(fā)展。高校在檔案管理中，應致力于將信息技術(shù)化為不斷推動檔案管理事業(yè)前進的力量，為社會特色社會主義貢獻出更多力量。
作者：王鳳秀 李勤姣 單位：九江學院學生處 九江學院保衛(wèi)處
