信息化手段的物資管理探究
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摘要：文章通過太原鐵路局梳理掌握中國鐵路總公司信息系統(tǒng)建設的要求，從硬件、軟件等方面進行了鐵路信息系統(tǒng)的建設，從加強信息用戶管理、人員培訓、監(jiān)督檢查等方面深化信息系統(tǒng)應用。依托物資信息管理系統(tǒng)，積極創(chuàng)新實踐，促進了太原鐵路局的“管、采、供”分離規(guī)范、業(yè)務處理規(guī)范、物資采購關鍵環(huán)節(jié)規(guī)范、物資成本控制規(guī)范，全面提升了物資管理水平。
關鍵詞：信息化；信息系統(tǒng)；物資管理；鐵路局
信息系統(tǒng)建設是物資管理的重要工作內容，是實現(xiàn)物資采購供應的基礎保障，是提升物資管理水平的有力抓手。太原鐵路局（以下簡稱鐵路局）通過領會中國鐵路總公司（以下簡稱總公司）領導和物資管理部對信息系統(tǒng)建設的指示精神，精心部署、細化制訂方案，強力組織推進，信息系統(tǒng)建設取得了一定實效。
1響應號召全力實施信息系統(tǒng)建設
中國鐵路總公司要求各單位要完善信息系統(tǒng)建設，建設全路統(tǒng)一、互聯(lián)互通的鐵路物資管理信息系統(tǒng)和物資采購商務平臺，依托信息化手段把從采購計劃到報廢處置全部物資管理業(yè)務流程納入監(jiān)控體系，全面規(guī)范物資管理行為。1）全面掌握總公司物資管理信息化建設要求。針對總公司的物資管理信息化建設要求，太原鐵路局通過全面分析，并從實際出發(fā)，制定了太原鐵路局物資管理信息系統(tǒng)實施方案，明確了依托信息化手段需達到的計劃、采購、供應、消耗、核算等實現(xiàn)物資全過程閉環(huán)管理的具體目標，實現(xiàn)系統(tǒng)、平臺互聯(lián)互通、信息共享。2）加大投入全面落實建設要求。為了認真做好信息系統(tǒng)的建設，太原鐵路局在政策、資金、技術以及人力物力等資源配備方面給予了大力支持。一是在把握先進性、前瞻性和實用性的基礎上投資建設了局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站群。二是將信息網(wǎng)絡通道接入車間班組，為信息系統(tǒng)實施奠定網(wǎng)絡基礎。3）全面落實總公司1+1主業(yè)務核心。圍繞總公司信息化工作思路，太原鐵路局在規(guī)范使用總公司1系統(tǒng)+1平臺的基礎上，結合自身物資管理需求，建成了以總公司鐵路物資管理信息系統(tǒng)和物資采購商務平臺為核心，鐵路局車間班組物資管理、閑置物資調劑、應急物資管理等10個信息系統(tǒng)為業(yè)務支撐的“2+10”物資管理大數(shù)據(jù)平臺，形成了路局、站段、車間班組三個層面的全覆蓋信息化管理體系。4）全力推進、落實總公司要求。為保證實施方案落到實處，太原鐵路局一是明確了信息系統(tǒng)建設各項工作的責任部門、單位及完成期限，要求各部門高度協(xié)同、密切配合，嚴格按時間節(jié)點推進落實，確保各項工作有序進行。二是按照“機關服務、基層自立、各司其職、各負其責”的工作理念，各部門對系統(tǒng)升級改造工作的量化考核指標建立了界面清晰、職責分明、運行有序的逐級負責體系。
2信息系統(tǒng)管理方式及應用效果
太原鐵路局依靠信息化手段撬動物資管理新引擎，從不同角度深化信息系統(tǒng)應用，探索、創(chuàng)新、完善物資管理方法和途徑。1）加強用戶管理。踐行“大物資”理念，充分利用物資管理信息系統(tǒng)加強物資大數(shù)據(jù)的積累與分析，實現(xiàn)信息系統(tǒng)使用單位全覆蓋、物資范圍全覆蓋、采購過程全覆蓋。一是太原鐵路局“2+10”物資管理信息系統(tǒng)涉及的所有基層單位、運輸站段、運輸輔助單位及站段管理非運輸經(jīng)營網(wǎng)點全覆蓋。二是太原鐵路局的運營維修物資，大修、更新改造、專項資金項目用物資，站段管理非運輸經(jīng)營網(wǎng)點所需物資，站段其他業(yè)務所需物資全部通過信息系統(tǒng)管理。三是信息系統(tǒng)覆蓋使用單位所需物資均通過物資采購商務平臺進行，實現(xiàn)了采購全過程信息化管理。2）加強信息系統(tǒng)人員培訓工作。一是組織基層單位系統(tǒng)管理員、計劃員、管庫員、財務人員、業(yè)務員等業(yè)務骨干進行集中培訓，物資部門領導親自開班動員，專人全程盯控培訓過程，確保培訓效果。二是系統(tǒng)升級改造后，路局物資部門對采供單位全部使用人員實施專項業(yè)務培訓，并進行全流程操作演練，確保采供單位系統(tǒng)運用效果。三是業(yè)務骨干人員對本單位其余相關人員全部實施了培訓。3）加強監(jiān)督檢查。太原鐵路局在逐級負責的基礎上，通過過程監(jiān)督、檢查，及時解決系統(tǒng)運行過程中存在的問題，強力推進信息系統(tǒng)運用工作。一是利用系統(tǒng)升級改造微信群，向使用單位提供專業(yè)化、即時性業(yè)務指導的同時，從路局物資部門到基層單位采用日常指導、包保檢查、專項整治等方式對系統(tǒng)的應用情況進行跟蹤寫實，總結經(jīng)驗，鞏固效果。二是經(jīng)過試運行，太原鐵路局在項目組提供操作手冊的基礎上，總結系統(tǒng)應用中存在的常見問題，編制操作問題百問百答，解答了基礎數(shù)據(jù)配置、計劃、采購、供應、結算流程等環(huán)節(jié)的易見問題，指導系統(tǒng)應用。三是路局物資部門將所有系統(tǒng)應用單位按照分工分包給處內業(yè)務骨干人員，做好系統(tǒng)應用情況跟蹤寫實，對發(fā)現(xiàn)的典型問題進行針對性分析考核，督促系統(tǒng)規(guī)范使用。
3依托信息化手段促進物資管理水平提高
3.1促進“管、采、供”分離規(guī)范
按照總公司物資體制改革“管、采、供”分離的要求，太原鐵路局物資管理處通過系統(tǒng)參數(shù)設置，實現(xiàn)對全局物資管理模式的設定。通過統(tǒng)計分析各類業(yè)務數(shù)據(jù)，實現(xiàn)對全局物資采購供應流程的監(jiān)督；物資采購所負責接收需求計劃、組織實施采購等環(huán)節(jié)，充分履行物資采購職能；物資供應段負責執(zhí)行采購合同、維護采購訂單等環(huán)節(jié)，充分履行物資供應職責。合理明確的職能劃分既實現(xiàn)了“管、采、供”分離，又做到了業(yè)務流程的無縫銜接，使“管、采、供”分離真正落到實處。
3.2促進業(yè)務處理規(guī)范
太原鐵路局依托物資管理大數(shù)據(jù)平臺，將全過程控制融入信息化管理。一是同步完成了1系統(tǒng)+1平臺的升級改造，完成了兩個系統(tǒng)的互聯(lián)互通、信息共享；同時啟用了新系統(tǒng)的采購訂單網(wǎng)簽、線上采購功能，實現(xiàn)了計劃、采購、供應、消耗、核算所有環(huán)節(jié)的縱向貫通，實現(xiàn)了物資全過程閉環(huán)管理。二是通過禁止手工輸錄入庫單、收發(fā)料引用系統(tǒng)憑證等控制，將業(yè)務流程控制手段由人控變?yōu)闄C控，促進業(yè)務流程規(guī)范。三是充分利用計劃追蹤、采購訂單追蹤等功能，多層次多角度地對物資采購、供應、使用過程進行全流程分析監(jiān)控，使評價考核有據(jù)可查，為物資管理提供決策支持。四是通過建立信息系統(tǒng)合同庫、價格庫、供應商庫，實施二級物資目錄管理，夯實了物資基礎數(shù)據(jù)管理，為物資采購、供應、管理提供了數(shù)據(jù)支持。
3.3促進物資采購關鍵環(huán)節(jié)規(guī)范
3.3.1促進信息公開規(guī)范
依托物資采購商務平臺全面公開信息，切實實現(xiàn)陽光采購、充分競爭。一是將供應商資格要求、審查方式、審查標準等信息通過物資采購商務平臺公開，凡符合資質要求的供應商均可參與，最大程度地培育物資供應市場。二是將物資采購信息通過物資采購商務平臺公開，使?jié)撛诠坛浞肢@知采購信息，積極參與競爭。三是對無法實施公開招標的項目，在物資采購商務平臺上審前公示公告，接受社會監(jiān)督。四是將采購結果全部在物資采購商務平臺公示，公示期滿無異議后下發(fā)中標（成交）通知書。五是在物資采購商務平臺公布兩部24h（自動）值守電話及廉政郵箱，方便采購當事人通過各種渠道反饋在物資采購方面出現(xiàn)的違法、違紀、違規(guī)行為和對采購結果的異議。
3.3.2促進采購標準規(guī)范
一是依托物資管理大數(shù)據(jù)平臺“物資管理紀律規(guī)矩信息系統(tǒng)”向全局國家、總公司、路局物資管理規(guī)章制度、黨風廉政建設要求以及供應商信用評價信息、產品質量通報等方面信息，實現(xiàn)物資采購供應管理有章可循、有據(jù)可依。二是依托“技術規(guī)格書管理系統(tǒng)”，梳理近年來集中采購物資設備的技術規(guī)格書，建立技術規(guī)格書參考數(shù)據(jù)庫，使技術規(guī)格書編寫便捷、規(guī)范有效。三是依托“評標專家抽取信息系統(tǒng)”，隨機抽取集中采購評委，從源頭上為規(guī)范物資采購提供保障。
3.4促進物資成本控制規(guī)范
一是依托“車間班組物資收、支、存信息系統(tǒng)”，及時、準確掌握全局物資的收、支、存數(shù)據(jù)，實現(xiàn)了物資庫存動態(tài)管理、有效調配；準確掌握有保質期物資的生產日期、保質期限，對接近保質期物資進行預警，確保有保質期物資安全有效使用，杜絕超出保質期造成的資金浪費。二是依托“閑置物資調劑信息系統(tǒng)”，構建局內、段內兩級閑置物資調劑平臺。使用單位產生物資需求后，嚴格執(zhí)行能調劑不重復采購原則，對本單位內部無法調劑的由路局組織局內調劑，變閑置物資為有效物資。
3.5促進物資質量管理規(guī)范
一是依托“供應商管理”“供應商評價”“采購追蹤管理”對物資供應商實現(xiàn)有效管理，實現(xiàn)物資采購源頭可控，實現(xiàn)從班組到車間、從車間到站段、從站段到路局對產品質量和售后服務的直接評價、動態(tài)反饋，促進供應商管理規(guī)范；依托物資采購商務平臺對商發(fā)貨流程實施管控，向供應商發(fā)送采購訂單前，必須錄入商供應物資的生產企業(yè)，商及對應生產企業(yè)同時確認發(fā)貨后，采購訂單方能流轉至下一流程，杜絕假冒偽劣產品流入路局物資市場。二是為杜絕假冒偽劣產品流入太原鐵路局的可能，夯實鐵路配件專項整治活動成果，強化設備質量源頭控制，依托“中鼎智慧物流云平臺”信息系統(tǒng)，探索試行將太原鐵路局采購的所有運營、建設實體物資從生產企業(yè)準備和發(fā)運到收貨為止的物資配送全程監(jiān)管，將總公司鐵路配件專項整治活動從治標向治本轉化。
4結束語
信息系統(tǒng)建設是物資管理的重要工作內容，是實現(xiàn)物資采購供應的基礎保障，是提升物資管理水平的有力抓手。太原鐵路局深入貫徹落實總公司物資工作會議精神和提高信息化管理水平的重點工作要求，扎實開展物資管理信息系統(tǒng)建設，積極創(chuàng)新實踐，依托信息化手段，全面促進了物資管理水平提高。
作者:王華梅 單位:太原鐵路局
