電力企業(yè)檔案信息化管理現(xiàn)狀探究

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摘要：時代的發(fā)展給電力企業(yè)帶來了巨大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，電力企業(yè)的檔案管理是一項基礎(chǔ)且重要的工作，其信息化的程度關(guān)系到電力企業(yè)的信息資源能否高效存儲與利用。電力企業(yè)檔案管理涉及面廣，信息化難度大，文章針對電力企業(yè)檔案管理的特點和需求，分析了電力企業(yè)檔案信息化管理的現(xiàn)狀，并結(jié)合檔案管理技術(shù)背景，對電力企業(yè)檔案信息化管理未來的發(fā)展進(jìn)行展望，為電力企業(yè)檔案管理改革提供參考。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)檔案；信息化管理；治理體系；展望

一、引言

電力行業(yè)是關(guān)系到國家國計民生的重點行業(yè)。在電力行業(yè)的發(fā)展過程中，電力企業(yè)在完成電力資源生產(chǎn)和調(diào)配的同時，也產(chǎn)生了大量的檔案資料，檔案資料記錄著電力企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展過程中各方面的信息，涉及范圍廣、種類多、信息容量大。通過對檔案資料的采集、整合、分析和應(yīng)用，可以為企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營活動提供重要的參考依據(jù)，幫助電力企業(yè)及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，促進(jìn)電力企業(yè)提質(zhì)增效[1]。在此背景下，電力行業(yè)的檔案管理工作也受到了廣泛關(guān)注。檔案管理作為一門古老和常新的學(xué)科，它是針對檔案進(jìn)行的一系列科學(xué)有效的專業(yè)性管理活動，是根據(jù)事物現(xiàn)實存在狀態(tài)及情況而實施的管理。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，如何有效運用信息技術(shù)實現(xiàn)檔案的生產(chǎn)、管理和開發(fā)利用，給從業(yè)者帶來了新思路，也帶來了全新的挑戰(zhàn)。在檔案信息化管理的過程中，信息技術(shù)的應(yīng)用是信息化的前提，也是最基本的特征，涵蓋檔案從生成到永久保存或銷毀的整個過程[2]。與此同時，檔案信息化管理也是多要素綜合作用的結(jié)果，受到其它多種非技術(shù)因素的影響，這些因素包括：政策法規(guī)、檔案管理制度、管理體制與機(jī)制、人才等。檔案信息化管理的成果，不僅依賴于信息化技術(shù)本身的先進(jìn)程度，更取決于非技術(shù)因素的匹配程度[3]。電力企業(yè)檔案信息化管理是國家信息化戰(zhàn)略的重要組成部分，其信息化程度也從側(cè)面折射出國家信息化的程度，信息化時代的到來，需要電力企業(yè)迅速的融入這個數(shù)字化的社會。檔案信息化作為企業(yè)信息化的重要環(huán)節(jié)有其非常重要的意義，符合國家節(jié)能減排戰(zhàn)略，與近年來國家提出的“碳中和”和“碳達(dá)峰”概念相吻合。在2021年1月實施的《中華人民共和國檔案法（2020修訂）》中，增加了“檔案信息化建設(shè)”的章節(jié)，規(guī)定電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用，為檔案管理信息化提供了法律依據(jù)。在此背景下，探究電力企業(yè)檔案信息化管理舉措具有重要意義。

二、電力企業(yè)檔案資料的特點

電力企業(yè)檔案資料具有專業(yè)性、多元性、系統(tǒng)性和成套性的特點。其中，專業(yè)性主要體現(xiàn)在檔案記錄著電力企業(yè)生產(chǎn)與經(jīng)營活動中產(chǎn)生的文件資料，與企業(yè)自身特點，企業(yè)的技術(shù)發(fā)展息息相關(guān)。多元性主要體現(xiàn)在檔案類別眾多。電力企業(yè)檔案涉及的內(nèi)容已經(jīng)滲透到企業(yè)的方方面面，企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中，通常涉及文書檔案、電網(wǎng)建設(shè)項目檔案、自身基建項目檔案、采購活動檔案、科學(xué)技術(shù)研究項目檔案、會計檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、實物檔案等九項業(yè)務(wù)檔案的歸檔[4]。按照檔案載體來分，又可以分為紙質(zhì)檔案、膠片檔案、光盤檔案、磁性載體檔案、電子檔案等。這些載體類型各異的檔案在保管方式、存儲條件的要求上也存在較大差別[5]。此外，檔案應(yīng)用也在變得更加多元化，檔案不僅是對重要信息的存儲，檔案也在人力資源管理、企業(yè)業(yè)績管理等方面發(fā)揮重要作用。系統(tǒng)性和成套性主要體現(xiàn)在電力企業(yè)檔案的產(chǎn)生往往伴隨著某個特定的項目、任務(wù)，需要將該項目、任務(wù)相關(guān)的檔案資料聯(lián)動起來存儲，分析和利用，才能最大程度發(fā)揮出檔案的價值。

三、電力企業(yè)檔案信息化管理現(xiàn)狀

1.電力企業(yè)檔案治理體系。2021年6月，《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出全面推進(jìn)檔案治理體系和檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設(shè)[6]。對于電力企業(yè)而言，在國家政策的指引下，在企業(yè)檔案管理環(huán)節(jié)，需要建立企業(yè)級的檔案信息化管理組織結(jié)構(gòu)，明確檔案管理的主要功能目標(biāo)，構(gòu)建檔案管理實施與服務(wù)體系，制定合理的檔案管理制度。在頂層架構(gòu)上制定好檔案信息化管理制度，是支持檔案信息化業(yè)務(wù)開展的前提。我國已經(jīng)針對電力檔案管理工作制定了相關(guān)制度，但是受到傳統(tǒng)思維影響，電力企業(yè)管理部門對檔案管理的重視程度不夠，電力行業(yè)檔案信息化管理的相關(guān)理論還未形成體系，檔案信息化管理制度還未形成。在不少中小電力企業(yè)中，檔案管理沒有受到足夠重視，許多企業(yè)沒有獨立的檔案管理部門，檔案管理工作機(jī)構(gòu)不健全，相關(guān)人員的職責(zé)劃分不清晰、不明確。在此背景下，檔案信息化管理更是無從談起。在中大型電力企業(yè)中，雖然檔案管理被關(guān)注，但是檔案信息化管理制度不完善，還沒有形成信息化管理體系，檔案信息化的探索僅在個別電力企業(yè)開展，由于檔案信息化管理體系未建立，導(dǎo)致電力檔案標(biāo)準(zhǔn)上下不統(tǒng)一，不利于檔案信息化管理信息化的推廣。隨著檔案管理功能的拓展，檔案管理的服務(wù)對象不僅是企業(yè)的管理層，也服務(wù)于基層工作人員。檔案管理形式變得多樣，服務(wù)內(nèi)容也在不斷演變，然而，由于缺乏檔案管理治理體系的頂層設(shè)計，檔案管理方式還是以傳統(tǒng)紙質(zhì)管理方式為主，缺乏對檔案資源的綜合利用，與時代發(fā)展相脫節(jié)。在電力企業(yè)檔案管理體系建設(shè)中，部分電力企業(yè)提出了以提升信息化能力為核心的檔案管理體系建設(shè)方案，從檔案管理體系頂層架構(gòu)上，明確了企業(yè)檔案信息化管理的發(fā)展方向，為檔案信息化管理體系建設(shè)提供了參考案例。

2.電力企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)。電力行業(yè)檔案管理離不開治理體系和管理制度的建設(shè)，也離不開軟硬件管理系統(tǒng)的投入。相比于紙質(zhì)檔案管理方式，檔案信息化管理對管理系統(tǒng)軟硬件資源的依賴程度較高，好的管理系統(tǒng)可以提供可靠的檔案存儲和安全管理能力，便捷的檔案錄入功能，強(qiáng)大的檔案信息檢索功能，豐富的擴(kuò)展接口，便于用戶二次開發(fā)。由于電力企業(yè)檔案中包含著大量的信息數(shù)據(jù)，信息形式也多種多樣，檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備多元數(shù)據(jù)、海量數(shù)據(jù)的存儲、檢索、分析能力?，F(xiàn)階段，在設(shè)計電力企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)時，已將現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，系統(tǒng)搭建過程中，以提高檔案管理效率為主要目標(biāo)，利用當(dāng)下流行的數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，實現(xiàn)了對企業(yè)各種檔案信息的獲取、處理和查詢利用，可以推進(jìn)電力企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展，提升電力企業(yè)的核心競爭力和工作效率。但是，存在的主要問題是檔案管理系統(tǒng)缺少標(biāo)準(zhǔn)化信息接口，與公司一體化平臺之間的信息互動受限，不利于充分發(fā)揮檔案信息化管理系統(tǒng)的作用[7]。

3.電力企業(yè)檔案信息化安全管理。檔案信息化管理可以提升管理效率，增加檔案利用價值。然而，與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，由于檔案內(nèi)容與實物載體相分離，內(nèi)容存在被盜竊、篡改、刪除等風(fēng)險，使得檔案信息化管理的安全性備受關(guān)注。電力行業(yè)的檔案管理信息內(nèi)容十分龐大，其中包含著一些涉及行業(yè)機(jī)密的文件或者企業(yè)發(fā)展中的重要資料。若系統(tǒng)存在安全隱患，將給電力企業(yè)、行業(yè)帶來重大影響。檔案信息化安全管理的工作與檔案管理系統(tǒng)的安全性相關(guān)，涉及技術(shù)因素，也涉及非技術(shù)因素。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，技術(shù)因素在檔案信息化安全管理方面的影響越來越小，利用大數(shù)據(jù)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)中的最新技術(shù)，可以減少或避免檔案資料出現(xiàn)安全問題。在非技術(shù)因素方面，檔案管理的組織形式，從業(yè)人員的專業(yè)程度、責(zé)任心等都將影響檔案安全。由于電力企業(yè)檔案信息化管理程度較低，未形成完善的檔案信息化管理制度，檔案管理人員對各類檔案的重要性、作用理解有限，導(dǎo)致管理低效，存在檔案安全意識薄弱的情況。檔案信息化安全管理還有很大的提升空間。

4.電力行業(yè)檔案信息化利用。從電力企業(yè)檔案管理的實際情況看，很多電力企業(yè)都配備了信息化檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施。部分電力企業(yè)已經(jīng)投入大量資金和精力來建設(shè)數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，并完善了計算機(jī)檢索系統(tǒng)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案利用的多樣性、信息化程度也在不斷提高。檔案的存取、授權(quán)等工作可以在網(wǎng)上自主辦理，增加了檔案利用的便捷性。但是，缺乏對檔案資源的綜合利用方式的頂層設(shè)計，基礎(chǔ)設(shè)施存在著系統(tǒng)相互隔離、各自為政的問題，未實現(xiàn)電力企業(yè)各部門間的互聯(lián)互通，限制了檔案信息資源的開發(fā)和利用[8]。受到傳統(tǒng)檔案管理思維的影響，檔案管理人員對檔案信息化利用的沒有足夠的認(rèn)識，檔案管理過程中，主要工作是檔案進(jìn)行簡單的整理和歸類，企業(yè)檔案的潛在價值還未被發(fā)掘。此外，企業(yè)員工對檔案管理的作用、管理系統(tǒng)的使用方法知之甚少，檔案利用的意識沒有被宣傳和推廣，電力檔案多數(shù)情況下處于存儲、管理的狀態(tài)，利用頻率極低。

5.電力行業(yè)檔案信息化管理人才。檔案管理人員作為專業(yè)技術(shù)人員，需要很強(qiáng)的理論和實踐知識，而檔案管理的信息化又增加了對信息技術(shù)的要求。目前電力企業(yè)檔案管理人員的問題較多，主要問題體現(xiàn)在以下幾個方面：一是部分電力企業(yè)沒有單獨的檔案管理部門，檔案管理人員由其他部門人員兼職，專業(yè)技能較差，無法有效開展檔案管理工作，更無法進(jìn)行檔案信息化管理和利用工作。二是由于企業(yè)對檔案管理的重視程度不夠，并且對相關(guān)工作的理解不充分，導(dǎo)致制定的從業(yè)人員職業(yè)等級較低，工資待遇不高，導(dǎo)致檔案管理人員流動頻繁，也不利于檔案管理的信息化。三是檔案管理人員對自身崗位的重要性認(rèn)識不足，重視檔案收集和存儲，不重視資源利用和主動服務(wù)[9]。電力企業(yè)的科技檔案管理工作不僅要求有較強(qiáng)的檔案管理技能，也對科技檔案信息相關(guān)的專業(yè)技術(shù)知識提出了較高的要求。信息化背景下，對從業(yè)人員的技能需求是全方位的，需要從業(yè)人員能夠正視信息技術(shù)對電力企業(yè)帶來的影響。

四、電力行業(yè)檔案管理信息化的展望

1.完善新形勢下檔案管理制度。制定科學(xué)合理的電力企業(yè)檔案管理制度，形成制度約束。針對當(dāng)前的狀況，在檔案管理的過程中，首先要制定出科學(xué)、合理和有效的檔案管理制度。包括保證工作機(jī)構(gòu)的完善、加強(qiáng)人員配置、明確人員的工作職責(zé)及分工等。在檔案管理信息化體系建設(shè)的過程中，通過信息中心的完善來推動企業(yè)內(nèi)部檔案管理制度的健全和完善，促進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。其次，則是要加速檔案管理體系科學(xué)化的構(gòu)建。諸如分級管理政策、集中統(tǒng)一指導(dǎo)等，實現(xiàn)不同種類檔案和不同載體檔案的有效分類，切實提高檔案管理的效率和質(zhì)量。制定出具體的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，強(qiáng)化電力企業(yè)檔案管理質(zhì)量控制。在電力企業(yè)檔案管理的過程中，首先應(yīng)該以國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范為依據(jù)，同時結(jié)合企業(yè)自身的特點和實際情況，進(jìn)一步完善檔案管理工作的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理在分類規(guī)則、檔號編制、數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、電子文件管理等方面的規(guī)范性。其次，進(jìn)一步明確檔案資料采集的流程。通過科學(xué)的流程控制，保證數(shù)據(jù)采集過程中的原始性和完整性。最后，則要進(jìn)一步提高數(shù)據(jù)的質(zhì)量，做好數(shù)據(jù)質(zhì)量控制。包括目錄整理的質(zhì)量、圖片編輯的質(zhì)量、掃描整理的質(zhì)量等。

2.加大“單套制”歸檔的推進(jìn)力度。從在有條件的部門開展試點“單套制”歸檔模式，并逐步推廣試點范圍。單套制歸檔管理模式是檔案管理的發(fā)展趨勢。電子文件與紙質(zhì)文件并存的“雙套制”管理只是檔案管理信息化進(jìn)程中的無奈和權(quán)宜之舉，從技術(shù)的發(fā)展來看，紙質(zhì)文件必將會被電子文件所替代，通過對電子文件開展準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性的“四性”檢測，利用電子簽名、數(shù)字摘要、可信時間戳、檔案固化等技術(shù)措施，防止電子檔案被篡改，保證接收的電子檔案真實、完整、安全、可用，已經(jīng)解決了“單套制”模式下電子文件歸檔和電子檔案管理的技術(shù)性問題[10]。電力企業(yè)作為國家信息化的中堅力量，應(yīng)該從轉(zhuǎn)變檔案管理的思想意識出發(fā)，從全局出發(fā)，從整體出發(fā)，順應(yīng)時代潮流，擁抱新技術(shù)，從思想上真正擯棄舊的觀念的束縛。電力企業(yè)需要加大檔案信息化管理及“單套制”改革的資金和人員投入，積極探索新的管理模式，加大試點建設(shè)力度，為檔案管理信息化的全面推廣提供寶貴的經(jīng)驗和建議。

3.提高檔案管理信息安全水平。信息時代的到來，為電力企業(yè)快速發(fā)展提供了便利，但是也對檔案管理的信息安全產(chǎn)生了新的挑戰(zhàn)，由于互聯(lián)網(wǎng)開放和共享的特征，極易導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息泄露的情況，如何處理好數(shù)據(jù)共享和信息安全的關(guān)系，則會直接影響到電力企業(yè)的發(fā)展，處理不好將會使企業(yè)蒙受損失。在技術(shù)層面，信息安全依賴于硬件和軟件兩個方面。硬件方面通過物理隔離的方式，建立檔案數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)防護(hù)體系，避免電力企業(yè)重要的檔案資料被泄露；軟件方面常見的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)就是多子網(wǎng)網(wǎng)關(guān)技術(shù)，將該技術(shù)應(yīng)用于檔案管理系統(tǒng)中，能夠起到良好的防御能力，將電力企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)劃分為子網(wǎng)，并設(shè)置多個安全等級，能夠極大提升網(wǎng)絡(luò)的安全性。在管理層面，需要不斷完善檔案信息化工作流程、完善現(xiàn)有的檔案管理、利用制度，加強(qiáng)檔案工作者安全意識和安全技能教育、培訓(xùn)，加大檔案軟件、硬件建設(shè)及投入力度，為檔案信息化，尤其檔案信息化安全管理奠定提供良好的外部保障。以檔案信息化安全管理內(nèi)涵為基礎(chǔ)，對檔案信息化工作流程、管理及利用制度不斷完善，并結(jié)合信息技術(shù)的發(fā)展，不斷提升檔案安全防護(hù)條件和水平，從影響檔案安全的內(nèi)、外部因素著手，消除檔案信息化安全隱患。

4.提高檔案利用率的建議及設(shè)想。電力檔案涉及到電力企業(yè)的生產(chǎn)、運營的各個方面，如何能在企業(yè)的范圍之內(nèi)，發(fā)揮這些信息的作用，成了一個新的課題。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)技術(shù)和人工智能技術(shù)蓬勃發(fā)展的背景下，為了提高檔案信息的利用率，有如下幾點建議和設(shè)想：根據(jù)電子檔案的密級等級，及時自動化解密，推送給企業(yè)技術(shù)人員，實現(xiàn)檔案信息資源利用最大化；通過共享數(shù)據(jù)庫，完成檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)的辦公系統(tǒng)對接，利用人工智能技術(shù)進(jìn)行人員的權(quán)限管理，使符合要求的人員能迅速的獲取需要的信息；利用人工智能技術(shù)及檢索技術(shù)，統(tǒng)計企業(yè)人事檔案的流動情況，從而掌握人力資源的需求情況，為企業(yè)人力資源提供建議；通過人工智能技術(shù)，實現(xiàn)檔案的收集、分類、整理、歸檔全流程的自動化，大幅度減輕檔案管理人員繁瑣的工作，使之有更加充裕的時間投入到檔案管理新技術(shù)以及新方法的研究中。

5.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。檔案管理人員自身綜合素質(zhì)的高低，是影響檔案信息化管理工作成效的重要因素。針對目前存在的問題，電力企業(yè)應(yīng)該做好以下幾點：加大檔案管理人員的培訓(xùn)力度，定期開展檔案管理新技術(shù)以及新的流程和制度的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的技術(shù)水平和管理能力；加強(qiáng)優(yōu)秀檔案管理人員的招聘，從社會以及高校各個渠道招聘優(yōu)秀人才，為企業(yè)服務(wù)；加強(qiáng)檔案管理人員的薪資待遇，保證人員的穩(wěn)定性，這樣也有利于檔案管理的穩(wěn)定和持久；對檔案管理人員進(jìn)行有效的考核，加大獎懲力度，提高人員的工作責(zé)任心和服務(wù)意識。

五、結(jié)語

電力行業(yè)作為國家國計民生的重點行業(yè)，在信息化的時代背景下，電力企業(yè)應(yīng)大膽創(chuàng)新，主動擁抱新技術(shù)，推進(jìn)檔案信息化管理進(jìn)程。面對當(dāng)下存在的問題，電力企業(yè)應(yīng)該主動分析問題，迎難而上解決問題，轉(zhuǎn)變各個部門的傳統(tǒng)思想意識，制定切實可行的檔案信息化管理措施，從而達(dá)到企業(yè)提速增效的目的。

作者:張婧薛 風(fēng)華溫 林昌 賈騰飛 單位:國網(wǎng)江蘇省電力有限公司宿遷供電分公司