高校檔案管理信息化建設(shè)與創(chuàng)新管理

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【內(nèi)容摘要】縱觀我國(guó)現(xiàn)今的檔案管理工作，不論是檔案信息的錄入，還是檔案的分類(lèi)整理，所有涉及到工作的便利程度，都與檔案部門(mén)是否開(kāi)展了信息化管理方式緊密相關(guān)。檔案管理與計(jì)算機(jī)配合的緊密程度越高，就越便利，反之亦然。針對(duì)高校的人事檔案管理也遵循這一規(guī)律。高校的不斷發(fā)展，日益增多的人事檔案管理如若仍沿用傳統(tǒng)的管理方案，極其不利于高校的發(fā)展。開(kāi)展電子化檔案管理，則能有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理方式下的不足，本文對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)的論述，旨在提升我國(guó)高職院校的人事檔案信息化管理水平。

【關(guān)鍵詞】高職院校;信息化;檔案管理;管理創(chuàng)新

目前，隨著檔案信息化建設(shè)步伐的加快，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)被廣泛應(yīng)用于人事檔案管理工作。但針對(duì)高校的人事檔案信息管理工作來(lái)說(shuō)，則存在著檔案管理人員認(rèn)識(shí)不夠、管理方式傳統(tǒng)落后、缺乏適應(yīng)性較強(qiáng)的人事檔案管理系統(tǒng)等不足。這些因素嚴(yán)重制約了高校信息檔案管理工作向著更長(zhǎng)遠(yuǎn)的方向發(fā)展，影響檔案管理效果?；诖耍訌?qiáng)高職院校檔案管理信息化建設(shè)顯得尤為重要。

一、當(dāng)前高職院校信息化檔案管理的要點(diǎn)探析

(一)紙質(zhì)文件與電子文件歸檔仍需同步重視。電子檔案管理模式下，歸檔載體變得更為多樣，同一份檔案會(huì)有紙質(zhì)與電子兩種形式。因此，電子檔案在安全性上能得到較高的保障。及時(shí)電子文件損壞，也有原版紙質(zhì)原件文件。這也就是為什么在電子化檔案管理模式下，仍需重視對(duì)紙質(zhì)檔案歸檔的原因［1］。在當(dāng)今高校，檔案管理電子化推進(jìn)進(jìn)程進(jìn)展不一，甚至存在著辦公電子化尚未完全普及的現(xiàn)象。這其中難以推進(jìn)的原因較為多樣，最常見(jiàn)的原因即為資金不足，更深層次的原因在于國(guó)家針對(duì)電子檔案的法律管理部分立法尚未完善，雖然其在查閱借取方面較為便捷，但同樣一份文件，紙質(zhì)版檔案一定比電子版檔案有法律效力。針對(duì)這一現(xiàn)狀，高校檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸檔檔案所涉及的類(lèi)別，法律意義，實(shí)際效力進(jìn)行更深一步探討。不論何時(shí)，都不應(yīng)當(dāng)放松對(duì)紙質(zhì)文件的管理，檔案歸檔時(shí)必須保持同步，同時(shí)立卷。控制兩者相互歸檔時(shí)紙質(zhì)文件與電子文件能夠相互對(duì)應(yīng)，在數(shù)據(jù)庫(kù)中能找到每一頁(yè)的詳細(xì)內(nèi)容。

(二)電子檔案的安全管理需得到加強(qiáng)。檔案安全管理，一方面需要充足的技術(shù)支持;另一方面需要檔案管理人員自身具備足夠的安全意識(shí)。從數(shù)據(jù)庫(kù)安全方面，軟硬件能否穩(wěn)定運(yùn)行，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是否安全，是否存在數(shù)據(jù)庫(kù)漏洞等內(nèi)容均是影響因素。故在實(shí)際工作中，要做好電子檔案的安全管理，需緊抓如下工作:思想認(rèn)知維度，要認(rèn)識(shí)到檔案泄露后對(duì)于高校對(duì)于社會(huì)的影響，能夠從工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中層層把關(guān)、層層負(fù)責(zé)，強(qiáng)化流程管理［2］。安全技術(shù)維度，定期開(kāi)展對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新，更新其內(nèi)部病毒防范機(jī)制，用戶(hù)準(zhǔn)入機(jī)制等。做到未經(jīng)授權(quán)的用戶(hù)無(wú)訪(fǎng)問(wèn)檔案權(quán)利，獲得部分訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限的用戶(hù)僅可開(kāi)放一定權(quán)限;同時(shí)在數(shù)據(jù)傳輸途中，能夠做到數(shù)據(jù)不被攔截，數(shù)據(jù)加密等安防性干預(yù)。在檔案的閱讀與更改方面，也是影響檔案安全度的重要因素之一，在此將引出安全管理能力的第二點(diǎn)，檔案內(nèi)容原始性的保證。電子檔案作為數(shù)據(jù)的集中性表現(xiàn)，其在內(nèi)容與形式上很容易被改動(dòng)，不論是出于有意或是無(wú)意。故在系統(tǒng)安全性防范文件原始性保存方面，應(yīng)對(duì)具備檔案修改權(quán)限的用戶(hù)層層限制，最大程度的做到無(wú)權(quán)限的用戶(hù)難以進(jìn)入，看不見(jiàn)，改不了。通過(guò)措施干預(yù)保證電子檔案的真實(shí)性與完整性。當(dāng)有關(guān)檔案管理細(xì)則發(fā)生更改時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)文件核心精神，對(duì)電子檔案操作模式重新規(guī)劃。針對(duì)重要程度較高的，且需長(zhǎng)時(shí)間持續(xù)保存的文件，人事任命文件等，辦理權(quán)限需交由專(zhuān)人，并單獨(dú)設(shè)置一監(jiān)督人員，嚴(yán)禁越權(quán)辦理，嚴(yán)格按照規(guī)定操作程序開(kāi)展工作。從設(shè)備配備的安全角度來(lái)看，應(yīng)單獨(dú)設(shè)置一處理電子檔案的電腦，且接入的網(wǎng)絡(luò)屬單獨(dú)支線(xiàn)的校園內(nèi)部網(wǎng)，最大限度地提升專(zhuān)用網(wǎng)絡(luò)安全程度。同時(shí)，在電子檔案準(zhǔn)入制度方面，則應(yīng)用用戶(hù)口令予以約束，定期更換統(tǒng)一的用戶(hù)口令，也減少了信息泄露的幾率，即使對(duì)于存在檔案管理人員人事變動(dòng)的情況，也不會(huì)發(fā)生檔案信息泄露;從信息存儲(chǔ)安全的角度看，部分高校存在多個(gè)校區(qū)，但高校整體間的人事檔案信息是共用的，則此時(shí)，檔案管理人員需根據(jù)學(xué)校自身情況及部門(mén)設(shè)置，選擇是否需要異地存儲(chǔ)，多套備份等［3］。

(三)采取多元化管理措施，保證電子檔案能長(zhǎng)期有效保存。電子檔案的儲(chǔ)存完整性受到多方面因素限制，詳細(xì)為檔案讀取系統(tǒng)的解碼方式、儲(chǔ)存介質(zhì)理化性質(zhì)是否穩(wěn)定、電子檔案磁盤(pán)放置方式能否保證磁盤(pán)與磁盤(pán)之間不受影響等。具體到實(shí)際人事檔案管理工作來(lái)說(shuō)，則需注意以下事項(xiàng):首先，能否開(kāi)展對(duì)電子檔案的有效維護(hù)與檢測(cè)?？紤]到電子檔案載體較為多樣，各類(lèi)載體的理化性質(zhì)有著些許差異，不能按照統(tǒng)一的保管模式管理，同時(shí)加之以?xún)?chǔ)存環(huán)境難以受到人為因素調(diào)控，則無(wú)形中增加了信息儲(chǔ)存的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。另外，除對(duì)電子檔案本身進(jìn)行很好的保存外，還必須對(duì)其所依賴(lài)的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)等加以保存，或采用其它方法和技術(shù)加以轉(zhuǎn)換。因此，應(yīng)對(duì)電子文件至少每半年開(kāi)展一次信息安全性檢測(cè)與備份。并將每次驗(yàn)收與檢測(cè)的結(jié)果記錄到檔案管理登記表中。這類(lèi)電子介質(zhì)存儲(chǔ)的硬盤(pán)等載體，均專(zhuān)人、專(zhuān)地儲(chǔ)存，且不得外借。同時(shí)建立相關(guān)信息管理維護(hù)日志，為日后復(fù)核工作的開(kāi)展提供便利。

二、高職院校信息檔案創(chuàng)新化建設(shè)的對(duì)策與管理干預(yù)

(一)人事檔案管理信息化，網(wǎng)絡(luò)化。將通過(guò)審批的人事檔案全部電子化處理，并錄入數(shù)字化檔案信息管理數(shù)據(jù)庫(kù)中。根據(jù)檔案類(lèi)別的不同，予以同類(lèi)型分類(lèi)，并建立多種匯總檢索方式，使電子檔案的查找方式能更加多元化。對(duì)于特殊類(lèi)型檔案來(lái)說(shuō)，如保密級(jí)別較高的、僅具有一份檔案，對(duì)安全保存要求較高的檔案，應(yīng)在常規(guī)保管基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案密級(jí)，設(shè)置相關(guān)的查閱權(quán)限，保證僅有特定人群可對(duì)檔案內(nèi)容予以查看。針對(duì)部門(mén)間的檔案，其他與之無(wú)關(guān)的人或部門(mén)調(diào)取需通過(guò)審批，并對(duì)調(diào)取檔案的目的進(jìn)行說(shuō)明，只有被授予使用權(quán)限的用戶(hù)才能擁有部分查閱權(quán)限。這樣嚴(yán)密的權(quán)限劃分，有助于檔案信息在內(nèi)部信息共享范圍內(nèi)，安全的查閱。對(duì)于使用者而言，安全性與工作效率均能得到同步提升，而對(duì)于管理者而言，通過(guò)在檔案信息庫(kù)中應(yīng)用SQL語(yǔ)句編碼方式，可使得檔案的查詢(xún)、管理、系統(tǒng)運(yùn)行數(shù)據(jù)信息收集變得更為方便，極大地減少了檔案管理日常的工作量。

(二)上級(jí)管理部門(mén)應(yīng)強(qiáng)化對(duì)檔案管理信息化的重視，增加資金設(shè)備與人才投入。人事檔案信息化建設(shè)初期需要投入大量的人力、物力、財(cái)力，一是在設(shè)備上的投入如掃描儀、專(zhuān)用的檔案管理系統(tǒng)、打印機(jī)、編碼系統(tǒng)等均需要投入大量的資金。當(dāng)上述條件均具備后，為滿(mǎn)足檔案管理的要求，需要對(duì)系統(tǒng)，設(shè)備實(shí)時(shí)更新。有條件的高校，應(yīng)結(jié)合設(shè)備使用主客觀情況，制定相關(guān)預(yù)算，用足夠的資金保障來(lái)更快的推進(jìn)信息化建設(shè)的進(jìn)程［3］。二是在人才上的投入。檔案管理信息化，一方面需要從業(yè)人員具備扎實(shí)的檔案管理基礎(chǔ);另一方面需要從業(yè)人員具備能夠滿(mǎn)足工作需要的計(jì)算機(jī)操作技能。在信息化建設(shè)的初期，高校應(yīng)聯(lián)合檔案管理人員，與本校的信息技術(shù)教師，共同探討出適宜學(xué)校實(shí)際情況的信息化管理方式。對(duì)于部分軟硬件條件配備不充足的環(huán)節(jié)，高校應(yīng)適當(dāng)借助外部力量，外部軟件研發(fā)團(tuán)隊(duì)，共同做好信息化人事檔案的建設(shè)。

(三)應(yīng)用更為簡(jiǎn)潔底層編碼語(yǔ)言，充實(shí)人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的內(nèi)容。人事檔案是學(xué)校長(zhǎng)時(shí)間的人才資源積累的成果，如若對(duì)檔案內(nèi)容加以合理利用，則能將檔案管理所起到的成效進(jìn)一步延伸，從而強(qiáng)化其人才信息資源庫(kù)的作用［4］。根據(jù)學(xué)校人事檔案調(diào)取的實(shí)際需要，研發(fā)更多的，滿(mǎn)足實(shí)際需要的功能，從而為各類(lèi)人才提供信息化的服務(wù)。在錄入檔案初期，應(yīng)在檔案內(nèi)容中將體現(xiàn)人才工作水平的項(xiàng)目著重體現(xiàn)，在擴(kuò)大檔案信息資源庫(kù)的同時(shí)，錄入更多高質(zhì)量的人才信息。

(四)創(chuàng)建新型檔案管理人才考核模式。信息化時(shí)代，對(duì)檔案管理人才提出了更高的要求。高校必須對(duì)檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)予以全面更新，詳細(xì)為:信息資源開(kāi)發(fā)素質(zhì)、計(jì)算機(jī)能力素質(zhì)、信息化檔案管理知識(shí)素質(zhì)。將傳統(tǒng)上的紙質(zhì)檔案管理工作，轉(zhuǎn)換為電子化檔案管理形式，例如檔案的歸檔、立卷、整理等，傳統(tǒng)方式下人工錄入不僅錯(cuò)誤率高，且耗費(fèi)的時(shí)間較長(zhǎng)，對(duì)于檔案錄入字體的清晰度，筆墨選用等方面要求較多，這是傳統(tǒng)檔案管理模式下的弊端。而應(yīng)用電子化檔案管理模式，則能一站式的將上述工作通過(guò)電腦錄入，準(zhǔn)確且便捷完成，不必?fù)?dān)心字體錄入不清，選用的筆墨不符合規(guī)定等繁雜的要求。故只有將檔案管理與計(jì)算機(jī)操作技術(shù)緊密融合，充分挖掘檔案的價(jià)值，才能更好地開(kāi)展檔案管理工作。當(dāng)今優(yōu)秀的檔案管理人員，不僅需要具備細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾硇膽B(tài)，開(kāi)展實(shí)際工作，還應(yīng)對(duì)檔案中所蘊(yùn)含的價(jià)值予以充分挖掘，總結(jié)規(guī)律，開(kāi)展專(zhuān)題研究，著成。在提升自身工作能力的同時(shí)，頭腦中的知識(shí)也可以不斷更新，這類(lèi)人才是新時(shí)代高校檔案管理所迫切需要的人才，所有檔案管理人員都應(yīng)向著這一方向發(fā)展。故而，在檔案管理人員的考核方面，可按照以下模塊展開(kāi)考核:檔案管理實(shí)踐能力、計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)操作能力、信息化檔案管理能力、與素質(zhì)拓展模塊的考核［5］。根據(jù)考核成績(jī)分布，也使得檔案管理人員能夠?qū)ψ陨砉ぷ髦械谋∪觞c(diǎn)予以識(shí)別，展開(kāi)針對(duì)性地工作訓(xùn)練。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上，無(wú)紙化辦公是文職工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，更是檔案界發(fā)展的主流方向。高校在進(jìn)行人事檔案管理是越依賴(lài)計(jì)算機(jī)，無(wú)紙化進(jìn)程推進(jìn)速率也就越快。伴隨著高校每年應(yīng)儲(chǔ)存、管理的人事檔案越來(lái)越多，傳統(tǒng)的純手工工作方式將會(huì)帶來(lái)巨大的工作量。因此，高職院校應(yīng)緊跟社會(huì)發(fā)展信息化的腳步，結(jié)合發(fā)展實(shí)際，革新理念，整合資源，充分挖掘人事檔案所蘊(yùn)含之價(jià)值，為更好地推進(jìn)人事檔案之于學(xué)校發(fā)展不斷奮斗，為部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

作者:劉暢 單位:長(zhǎng)春職業(yè)技術(shù)學(xué)院