ERP系統(tǒng)對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)的影響
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一、erp系統(tǒng)下的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)特性
(一)信息實(shí)時(shí)性
實(shí)現(xiàn)ERP后，會(huì)計(jì)部門可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)從企業(yè)內(nèi)、外部迅速獲取最新信息；比如將ERP鏈接上國(guó)家稅務(wù)總局退稅率信息，就能及時(shí)更新系統(tǒng)中的退稅率，從而為企業(yè)贏得主動(dòng)權(quán)。實(shí)時(shí)性還體現(xiàn)在收付款流程中，實(shí)時(shí)查詢資金成本并計(jì)入相關(guān)考核單位，為付款審批包括出口費(fèi)用審批，購(gòu)貨付款審批，進(jìn)口開(kāi)證審批，進(jìn)口支付貨款審批提供了有效的依據(jù)。
(二)信息集成性
完成了資金流、物流、信息流的統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享，提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性，提高了財(cái)務(wù)人員的工作效率，為企業(yè)管理者的決策提供了準(zhǔn)確的信息。
二、ERP實(shí)施過(guò)程中碰到的問(wèn)題：
(一)數(shù)據(jù)錄入人員發(fā)生變化
由過(guò)去的業(yè)務(wù)員遞交結(jié)算憑證給財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)人員根據(jù)單據(jù)、遵循規(guī)則錄入賬務(wù)系統(tǒng)改為業(yè)務(wù)人員自己輸入。外貿(mào)系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)基本上是由每一單合同的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)為主，每一單合同從申請(qǐng)?jiān)O(shè)立開(kāi)始要輸入大量的基礎(chǔ)信息，包括合同號(hào)、客戶名、發(fā)票號(hào)等，非常繁瑣。業(yè)務(wù)員往往嫌麻煩，老是出現(xiàn)漏輸，輸錯(cuò)的情況，導(dǎo)致流程走不下去，或是收入成本不匹配，有的只有收入沒(méi)成本或者收入成本有了，卻沒(méi)有相關(guān)費(fèi)用，最終發(fā)現(xiàn)發(fā)現(xiàn)是數(shù)據(jù)輸入問(wèn)題。
(二)業(yè)務(wù)素質(zhì)達(dá)不到要求
每個(gè)業(yè)務(wù)員對(duì)計(jì)算機(jī)操作的熟練程度各不相同，造成編碼方式也各不相同，還有的態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn)，一會(huì)這樣編一會(huì)那樣編，結(jié)果體現(xiàn)到系統(tǒng)中的就五花八門，合同號(hào)一會(huì)兒大寫(xiě)一會(huì)兒小寫(xiě)，自己感覺(jué)這就是一個(gè)合同，但在系統(tǒng)中是不同的。這樣往往造成兩面掛賬，應(yīng)收款預(yù)收款大量虛增，不利于管理層進(jìn)行決策判斷，也增加了財(cái)務(wù)人員的對(duì)賬查賬時(shí)間。
(三)權(quán)限設(shè)置問(wèn)題
有些部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于權(quán)限設(shè)置不是很重視，業(yè)務(wù)員操作也不很熟練，有時(shí)候提交審批后，又發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，需要撤銷審核重新修改，幾次以后有的領(lǐng)導(dǎo)不耐煩了，就讓業(yè)務(wù)員自己去審批。這樣可能造成下屬利用這個(gè)漏洞乘機(jī)舞弊，從而造成企業(yè)損失。
三、ERP使用效果
(一)提高退稅風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)警能力
出口退稅風(fēng)險(xiǎn)控制一般要求每單合同都經(jīng)過(guò)事前審批，事中監(jiān)控，事后分析三個(gè)環(huán)節(jié)。一旦出現(xiàn)問(wèn)題，ERP系統(tǒng)便會(huì)自動(dòng)發(fā)出警告。如退稅時(shí)間節(jié)點(diǎn)的掌控，避免由于人為因素造成超過(guò)有效期而不能退稅。再如通過(guò)ERP系統(tǒng)采集的數(shù)據(jù)資料，分析每單合同的換匯成本是否在正常范圍內(nèi)，避免由于人為因素造成換匯成本偏高或者偏低造成無(wú)法退稅，降低了退稅風(fēng)險(xiǎn)。
(二)提升了銷售分析及控制與決策水平
通過(guò)ERP系統(tǒng)進(jìn)行多維度的銷售分析，如按公司（分公司）、部門、人員、合同、商品、發(fā)票等統(tǒng)計(jì)分析收入、成本、費(fèi)用情況，加強(qiáng)內(nèi)部控制，支持企業(yè)經(jīng)營(yíng)分析和決策。通過(guò)ERP對(duì)客戶的地域、價(jià)值等分析，可準(zhǔn)確了解客戶集中分布在哪些地區(qū)、清楚了解哪些行業(yè)的企業(yè)是自己的主要客戶、從而以便合理分配銷售人員到不同地區(qū)并采取有針對(duì)性的營(yíng)銷手段、集中力量保持和提高主要客戶的滿意度。通過(guò)ERP可進(jìn)行每單合同，每個(gè)業(yè)務(wù)員，每個(gè)項(xiàng)目小組甚至于整個(gè)公司的銷售費(fèi)用成本利潤(rùn)進(jìn)行分析，有利于業(yè)務(wù)員對(duì)手中客戶進(jìn)行選擇，盡量開(kāi)發(fā)利潤(rùn)率高的產(chǎn)品。有利于經(jīng)營(yíng)者加強(qiáng)對(duì)各業(yè)務(wù)員、各項(xiàng)目組、各分公司的績(jī)效考核；有利于經(jīng)營(yíng)者對(duì)于企業(yè)的發(fā)展做出正確的導(dǎo)向。
(三)提高了核算效率及資金控制能力
實(shí)施ERP后再資金控制上可以獲得以下優(yōu)勢(shì)：
(1)利用ERP系統(tǒng)對(duì)資金流動(dòng)實(shí)施動(dòng)態(tài)監(jiān)控。加強(qiáng)資金使用的全方位風(fēng)險(xiǎn)審核，它可根據(jù)合同標(biāo)的的大小，與自營(yíng)，結(jié)算方式的不同、客戶資信情況、出口部門類別等設(shè)置不等的付款條件分類，進(jìn)行不同級(jí)別的審核，使資金管理進(jìn)入程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的狀態(tài)。
(2)把資金管理控制的重點(diǎn)放在資金的收支這兩個(gè)環(huán)節(jié)。我們結(jié)合ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)，對(duì)業(yè)務(wù)部門的每一筆收付款進(jìn)行審核確認(rèn)。觀察其收款是否及時(shí)、付款是否必要、占用是否合理、周轉(zhuǎn)是否迅速、金額是否異常、風(fēng)險(xiǎn)是否可控。并關(guān)注每個(gè)月每個(gè)部門所有收付的資金占用情況，及每個(gè)合同項(xiàng)下的資金流向做相關(guān)動(dòng)態(tài)分析。
(3)對(duì)于占用企業(yè)資金墊付的合同，采用ERP內(nèi)部銀行設(shè)置一定期限，超過(guò)期限自動(dòng)按銀行利率計(jì)算占用資金的利息；財(cái)務(wù)部每月出具應(yīng)收賬款賬齡分析表，以此作為績(jī)效考核的標(biāo)準(zhǔn)之一。使得業(yè)務(wù)員能主動(dòng)積極地去催收貨款，加快回籠資金。
(4)有利于集團(tuán)財(cái)務(wù)信息標(biāo)準(zhǔn)化。ERP系統(tǒng)支持集團(tuán)化會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理，財(cái)務(wù)系統(tǒng)基礎(chǔ)信息標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化（科目、客戶、商品等），集團(tuán)內(nèi)各賬套統(tǒng)一調(diào)用基礎(chǔ)信息，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)財(cái)務(wù)信息的合并、統(tǒng)計(jì)、分析。
四、應(yīng)用ERP時(shí)需要注意的關(guān)鍵點(diǎn)
(一)確保輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性
ERP的種種便利之處都是基于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。在實(shí)施的過(guò)程中，對(duì)傳統(tǒng)手工管理中基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的不統(tǒng)一、不完整、不準(zhǔn)確的混亂局面加以整頓和控制，整頓的重點(diǎn)就是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集、整理、輸入、輸出等，只有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、可靠，ERP整個(gè)系統(tǒng)才能一步一步得到有力的基石保障。確保輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，并且要求每一個(gè)數(shù)據(jù)的處理過(guò)程和處理財(cái)會(huì)研究方法都必須規(guī)范，才能確保會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。業(yè)務(wù)人員必須錄入真實(shí)合同的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，如客戶、貿(mào)易國(guó)別、價(jià)格條件、付款方式、付款計(jì)劃、合同金額、明細(xì)的采購(gòu)預(yù)算等，每單合同經(jīng)由審批人員審批核對(duì)，后續(xù)控制所需數(shù)據(jù)可稍后補(bǔ)錄。通過(guò)層層把關(guān)，將數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的人為因素降到最低。
(二)操作人員的職能牽制
加強(qiáng)員工崗位職責(zé)分工機(jī)制，建立一套完整的內(nèi)部控制制度。規(guī)定不相容崗位一定要分離，各崗位保持相對(duì)獨(dú)立，但又相互聯(lián)系，相互制約。根據(jù)內(nèi)部牽制制度要求，出納人員不得兼管審核、記賬、會(huì)計(jì)檔案的保管；制單員與審核記賬員不得兼任；每個(gè)員工有各自的權(quán)限和密碼，具有唯一性和保密性。所有申請(qǐng)單據(jù)一經(jīng)提交，由上級(jí)審批通過(guò)之后就不能再改動(dòng)，保證了數(shù)據(jù)的安全性。如果提交審批之后發(fā)覺(jué)有錯(cuò)誤，必須通過(guò)書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明原因，才能由上一級(jí)審批者取消審批退回下一級(jí)別。不同級(jí)別所具有的的權(quán)限也不同。從而保證輸入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)的安全性和嚴(yán)肅性。同時(shí)，還應(yīng)建立職務(wù)輪換制度以防止企業(yè)內(nèi)部的舞弊或欺詐。
(三)建立企業(yè)員工教育培訓(xùn)機(jī)制
ERP的實(shí)施給企業(yè)員工帶來(lái)了新的工作環(huán)境，也帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)經(jīng)常性地組織各部門人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)活動(dòng)。培養(yǎng)出既懂財(cái)會(huì)知識(shí)，又懂計(jì)算機(jī)知識(shí)的復(fù)合型管理人才。讓員工了解ERP的特點(diǎn)和存在的風(fēng)險(xiǎn)，掌握應(yīng)有的技能才能發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，抵御風(fēng)險(xiǎn)，把風(fēng)險(xiǎn)扼殺在搖籃里。
(四)加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制
具體包括：a.加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)病毒的防范工作，建立安全的預(yù)防措施。計(jì)算機(jī)病毒會(huì)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全造成極大的影響，對(duì)ERP軟件本身也會(huì)造成破壞，最終損壞計(jì)算機(jī)的硬件。數(shù)據(jù)庫(kù)資料是會(huì)計(jì)工作的重要資料，一旦遭到破壞，將會(huì)造成的損失不可估量，因此要對(duì)計(jì)算機(jī)病毒嚴(yán)加防范。b.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全控制。網(wǎng)絡(luò)安全包括數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制、防火墻技術(shù)等等。如進(jìn)行用戶身份確認(rèn)、對(duì)口令加密、定期修改登錄口令、設(shè)置用戶訪問(wèn)目錄和文件的權(quán)限、更改和鑒別，控制網(wǎng)絡(luò)設(shè)備配置的權(quán)限等。
(五)建立ERP檔案管理制度
ERP環(huán)境下，會(huì)計(jì)信息的檔案管理更加重要。建立安全的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案的安全管理，派專人管理ERP檔案，做好防火、防塵、防磁、防水等工作，防止數(shù)據(jù)損壞；做好數(shù)據(jù)額備份工作，同時(shí)備份2份，放在不同的地方以防發(fā)生自然災(zāi)害，造成數(shù)據(jù)丟失。五、結(jié)束語(yǔ)ERP的采用使得外貿(mào)會(huì)計(jì)從原來(lái)的數(shù)據(jù)匯總、整理和記錄的事后管理轉(zhuǎn)變?yōu)楣緫?zhàn)略支持者、決策者和公司變革的積極推進(jìn)者和主導(dǎo)力量。經(jīng)營(yíng)管理層可以及時(shí)、準(zhǔn)確地對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果進(jìn)行分析，以評(píng)價(jià)企業(yè)財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果、經(jīng)營(yíng)績(jī)效、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等，實(shí)現(xiàn)控制點(diǎn)的前移。ERP的實(shí)施，推動(dòng)企業(yè)財(cái)務(wù)部門職能發(fā)展和變化，使得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)加劇，需要企業(yè)通過(guò)高績(jī)效的管理來(lái)有效地將戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、資源配置和績(jī)效評(píng)估等聯(lián)系起來(lái)，讓企業(yè)更好的適應(yīng)市場(chǎng)的變化，開(kāi)發(fā)、保持和發(fā)展企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，使企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地，從而實(shí)現(xiàn)股東價(jià)值最大化。
作者：張群英 單位：上海電氣國(guó)際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易有限公司