電子檔案信息安全論文
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電子檔案最主要的特點(diǎn)表現(xiàn)在其可以被重復(fù)利用，利用的形式主要有三種：拷貝、通信傳輸、直接利用。檔案部門也可將整理歸檔完畢的文件，通過管理軟件查詢系統(tǒng)，開通網(wǎng)上借閱渠道，從而提高電子檔案信息的利用率，增加政務(wù)工作透明度，更好地為利用者提供服務(wù)。電子檔案的信息與載體相分離，其內(nèi)容存儲(chǔ)的位置不是固定的，可以從一個(gè)載體轉(zhuǎn)換到另一個(gè)載體上，內(nèi)容卻不發(fā)生任何變化，電子檔案通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，具有極強(qiáng)的共享能力，因而也存在較大的安全隱患。
2威脅電子檔案信息安全的主要因素
電子檔案信息與普通紙質(zhì)檔案相比，具有使用便利、傳輸方便、易于存儲(chǔ)等特點(diǎn)，但同時(shí)電子檔案也嚴(yán)重依賴于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，大多影響計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全的因素都將對(duì)電子檔案信息安全構(gòu)成威脅。
2.1電子檔案形成過程中的安全問題
館藏電子檔案形成的方式有多種，最常見的形成方式主要有紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換和電子文件歸檔兩種。大批量的紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換主要靠從事數(shù)字化工作的外包公司來完成。如果沒做好對(duì)外包公司背景、資質(zhì)等各方面情況的審查工作，這些公司就可能存在資質(zhì)不全、加工設(shè)備安全系數(shù)不達(dá)標(biāo)、人員安全意識(shí)不高等隱患，導(dǎo)致加工過程中檔案的損壞、丟失及泄密，同時(shí)也對(duì)形成的電子檔案信息安全造成極大的影響。電子文件在歸檔過程中如果感染病毒、存放電子文件介質(zhì)質(zhì)量不合格等因素同樣也是威脅電子檔案信息安全的主要因素。
2.2電子檔案存儲(chǔ)過程中的安全問題
在電子檔案形成之后，就會(huì)存儲(chǔ)到相應(yīng)的存儲(chǔ)設(shè)備中，較為常用的存儲(chǔ)設(shè)備有硬盤、光盤等介質(zhì)，而這些存儲(chǔ)設(shè)備所處的環(huán)境將直接影響到電子檔案信息的安全。如果存放存儲(chǔ)設(shè)備的環(huán)境不符合要求，存放地點(diǎn)附近有強(qiáng)烈磁場(chǎng)、電場(chǎng)、高溫等，就會(huì)導(dǎo)致存儲(chǔ)設(shè)備損壞，以致電子檔案信息丟失。再者，若存儲(chǔ)電子檔案信息的計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問題，如受到計(jì)算機(jī)病毒、黑客等攻擊也會(huì)使電子檔案信息安全受到威脅。除以上因硬件及其周邊環(huán)境因素對(duì)檔案安全不利之外，軟件方面如果設(shè)計(jì)不合理同樣存在隱患，如非公開電子檔案與公開電子檔案存放在同一數(shù)據(jù)庫中就極有可能造成非公開電子檔案的泄密。
2.3電子檔案利用過程中的安全問題
在利用過程中，電子檔案相比紙質(zhì)檔案具有檢索快捷、查詢效率高、不受地點(diǎn)限制等優(yōu)點(diǎn)。但在此過程中，電子檔案同時(shí)也面臨查詢終端及其網(wǎng)絡(luò)是否安全、計(jì)算機(jī)終端的使用是否規(guī)范合理等一系列安全問題。如果電子檔案管理和利用的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與其他網(wǎng)絡(luò)交叉混用，在利用檔案過程中就可能造成檔案信息數(shù)據(jù)的丟失。另外，若違規(guī)使用查詢檔案信息的計(jì)算機(jī)或其他終端，當(dāng)成計(jì)算機(jī)終端感染病毒，計(jì)算機(jī)病毒有可能在電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)中傳播，致使存放重要數(shù)據(jù)的服務(wù)器也受到病毒攻擊，電子檔案信息安全便得不到有效保障。
3加強(qiáng)電子檔案的信息安全管理措施
信息尤其是開放環(huán)境下的信息，都有被篡改甚至丟失的可能性，因此在電子檔案的收集、整理、鑒定、歸檔和使用等覆蓋檔案管理整個(gè)生命周期的各個(gè)環(huán)節(jié)中，應(yīng)由安全機(jī)制確保電子檔案封裝、傳輸、整理、歸檔、保存和利用過程中的信息安全。這種安全機(jī)制既包括一套科學(xué)合理、嚴(yán)格的管理制度，又包括相關(guān)的技術(shù)，這兩個(gè)方面共同構(gòu)成維護(hù)電子檔案“真實(shí)性”以及“健壯性”的必要條件，確保檔案管理每一個(gè)環(huán)節(jié)的可靠性和安全性。
3.1規(guī)范電子檔案歸檔和管理人員的管理
在電子檔案的整個(gè)體系中，電子檔案是基石，檔案管理信息化平臺(tái)是建立在基石上的高樓大廈，設(shè)計(jì)人員是大廈設(shè)計(jì)師，而基石奠基人正是檔案創(chuàng)建和管理人員。電子檔案是經(jīng)過人收集歸檔的，其整理、存儲(chǔ)、傳輸?shù)冗^程都是在人的意識(shí)控制下進(jìn)行的，因此人為因素是電子檔案管理中不可忽略的重要方面。檔案管理人員應(yīng)該具備的素質(zhì)包括品德良好、認(rèn)真負(fù)責(zé)、作風(fēng)正派、專業(yè)能力，這就需要對(duì)電子檔案制作和管理過程中的人員進(jìn)行篩選。所以要打造一套科學(xué)的選拔和審查制度，并嚴(yán)格把關(guān)，這是從體系剛剛建立時(shí)就確保電子檔案可靠性最關(guān)鍵的一步。同時(shí)，人容易受到外界環(huán)境的影響，如果沒有監(jiān)管，也將逐漸懈怠甚至可能變質(zhì)。所以對(duì)于電子文件制作和管理人員的管理，除了依靠審查制度，還須提出嚴(yán)格要求，明確具體的管理規(guī)范，這也是確保電子檔案原始性和真實(shí)性的重要措施。此外，還需要定期進(jìn)行培訓(xùn)教育，不斷加強(qiáng)管理人員的責(zé)任意識(shí)，慢慢培養(yǎng)他們認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，忠于職守的工作作風(fēng)，精益求精的業(yè)務(wù)能力。
3.2健全電子檔案全流程管理制度
電子檔案從電子文件生成到最后被開發(fā)和利用，經(jīng)歷了很多中間環(huán)節(jié)，每一個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)電子文檔的真實(shí)性和原始性都有可能產(chǎn)生影響，這就需要每一個(gè)中間環(huán)節(jié)職責(zé)清楚、制度明確、考慮周全。因此，盡早建立電子文件流程管理制度，在各方面明確職責(zé)，是非常重要的。例如，電子文檔剛一形成就應(yīng)進(jìn)行收集、分類整理，以防止分散的信息丟失。從電子檔案形成之初，就應(yīng)該建立收集機(jī)制和嚴(yán)格的歸檔制度，并在收集和整理各個(gè)環(huán)節(jié)明確責(zé)任人，以確保電子檔案的原始性。跟紙質(zhì)文件相比，電子文件歸檔的范圍、內(nèi)容、要求有所不同，必須針對(duì)這幾個(gè)方面做出明確說明。而且歸檔過程中管理人員應(yīng)對(duì)電子文件進(jìn)行鑒定，對(duì)于不符合電子檔案歸檔要求的，要有相對(duì)應(yīng)的明確處理辦法，不能有含糊不清的地方，要做到有章可循，以防止對(duì)電子文件原始性和完整性造成不良影響。電子文件歸檔所使用的存儲(chǔ)載體要有完善的保護(hù)措施以確保存儲(chǔ)載體上電子文件的原始性和完整性，這既包括物理保護(hù)又包括數(shù)據(jù)保護(hù)。電子檔案的長(zhǎng)期保存需要移交和載體轉(zhuǎn)換，在移交和轉(zhuǎn)換的過程中也要采取措施以防信息丟失或者損壞。電子檔案要想方便快捷的被人們使用，就應(yīng)該建立與電子檔案相匹配的信息化平臺(tái)，這樣才能實(shí)現(xiàn)其價(jià)值，但是信息化平臺(tái)的應(yīng)用和對(duì)應(yīng)的用戶是多種多樣的，這也會(huì)給電子檔案的管理增加不安全隱患，所以對(duì)于電子檔案的開發(fā)利用環(huán)節(jié)也要加強(qiáng)管理。信息管理體系如圖2所示。
3.3建立電子檔案信息記錄系統(tǒng)
對(duì)于紙質(zhì)文件，確認(rèn)其文件的原始性比較容易，因?yàn)榧堎|(zhì)文件形成時(shí)其內(nèi)容和樣式特征也就隨之生成，一般不會(huì)再發(fā)生變化。但是電子文件原始性比較難以確認(rèn)，這是由于歸檔時(shí)其存在形式可能不斷改變，比如格式會(huì)轉(zhuǎn)化，載體也需要轉(zhuǎn)換。這就要求每一份電子文件從收集、整理開始就要進(jìn)行記錄，通過建立必要的記錄制度來記錄電子文件的管理和使用情況。這些記錄最終成為確認(rèn)電子文件原始性的根據(jù)。檔案管理信息化平臺(tái)自身也應(yīng)該有實(shí)時(shí)記錄功能，隨時(shí)將電子檔案需要保留的信息自動(dòng)記錄下來。這種原始性的“跟蹤記錄”可以證明電子檔案的可靠性。對(duì)于從收集、整理環(huán)節(jié)就在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上傳遞的電子文件，可以通過網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有關(guān)信息的記錄；對(duì)于以存儲(chǔ)設(shè)備為載體進(jìn)行收集整理的電子文件，需要輔以人工審核和記錄。
4結(jié)束語
總而言之，實(shí)現(xiàn)電子檔案的憑證作用涉及多方面的因素，它既取決于信息技術(shù)的發(fā)展、電子檔案管理水平的進(jìn)步以及有關(guān)法律法規(guī)的完善，而且要指定并執(zhí)行一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)格的管理制度，從電子檔案建立到應(yīng)用的各個(gè)環(huán)節(jié)消除信息失真的隱患，這兩大方面都是實(shí)現(xiàn)電子檔案憑證作用的重要措施。辦公自動(dòng)化的普及，管理信息化平臺(tái)的應(yīng)用，迫使傳統(tǒng)檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，促使檔案工作從管理方式和管理手段上進(jìn)行一次徹底革命。有關(guān)部門在電子檔案信息化平臺(tái)的建設(shè)中，應(yīng)認(rèn)清形勢(shì)，采取切實(shí)措施，從工作重點(diǎn)到方式上轉(zhuǎn)變思路，從人才和技術(shù)力量上有所儲(chǔ)備，以從容而又積極地應(yīng)對(duì)信息時(shí)代的挑戰(zhàn)。
作者：廖立堅(jiān) 單位：國(guó)網(wǎng)湖南省電力公司岳陽供電分公司
