通信企業(yè)會計檔案電子化管理模式構(gòu)建

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【摘要】傳統(tǒng)會計檔案管理模式已無法適應(yīng)企業(yè)轉(zhuǎn)型升級對會計檔案信息的需求，會計檔案電子化將助力企業(yè)財務(wù)管理和領(lǐng)導(dǎo)決策。本文以中國聯(lián)通河北省分公司會計檔案電子化管理實踐為例，對會計憑證、會計賬簿、會計報表、銀行回單等會計檔案進(jìn)行電子化管理。

【關(guān)鍵詞】通信企業(yè)；會計檔案；電子化；管理模式

一、會計檔案電子化的必要性

中國聯(lián)通河北省分公司多年來一直沿用傳統(tǒng)的會計檔案管理模式，各類會計檔案均采用紙質(zhì)載體打印歸檔，實行手工編號登記造冊。這種檔案管理模式存在許多弊端，已不適應(yīng)企業(yè)快速發(fā)展需要，迫切需要變革。突出表現(xiàn)在以下幾個方面：（一）核算信息量大。由于企業(yè)對財務(wù)信息多維度需求的增加，會計核算按照公司段、專業(yè)、成本中心、科目等九段值進(jìn)行核算，從多維度為公司提供財務(wù)信息支撐。同時，大ERP系統(tǒng)采用“核心+外圍”方式構(gòu)建，以ERP核算系統(tǒng)為核心，同步建設(shè)了工程管理、財務(wù)報賬等子系統(tǒng)，在各子系統(tǒng)、子模塊業(yè)務(wù)處理同時自動生成了大量的會計分錄（如營業(yè)計費數(shù)據(jù)（BSS）、物料出入庫、資金繳撥、人工成本等），傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式已經(jīng)無法完整反映財務(wù)信息。（二）管理成本高。會計檔案管理主要以紙質(zhì)載體為主，隨著會計資料日益增多，大量的原始憑證、賬簿、資產(chǎn)卡片及其他支撐性資料需要打印、整理、裝訂、歸檔，多年累積的會計資料占用了大量的庫房空間，消耗大量人力、物力、財力，管理成本較高。（三）管理不規(guī)范。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案采用“人工分散處理+紙質(zhì)庫房保存+人工查詢”的傳統(tǒng)模式，存在資料整理立卷難、檔案移交慢遲、查詢使用效率低等問題，不利于會計檔案的規(guī)范化管理和及時、準(zhǔn)確提供利用。

二、會計檔案電子化的基本保障

集團(tuán)公司大ERP系統(tǒng)上線和云數(shù)字檔案館建設(shè)為河北聯(lián)通會計檔案電子化奠定了堅實基礎(chǔ)。河北聯(lián)通會計檔案電子化的推進(jìn)得益于中國聯(lián)通集團(tuán)公司信息化建設(shè)的快速發(fā)展。主要包括：（一）大ERP系統(tǒng)上線。集團(tuán)公司按照“一個集團(tuán)一副面孔”的系統(tǒng)建設(shè)理念，積極推進(jìn)了大ERP核心系統(tǒng)的建設(shè)，實現(xiàn)了OracleERP核心系統(tǒng)與子系統(tǒng)之間的流程對接和信息共享。大ERP核心系統(tǒng)固化了公司業(yè)務(wù)處理流程、建立了從會計原始憑證（原始發(fā)票附件等）、記賬憑證（應(yīng)付發(fā)票憑證、應(yīng)付付款憑證、總賬憑證等）、會計賬簿到會計報表等會計信息產(chǎn)生過程的內(nèi)部風(fēng)險控制邏輯，實現(xiàn)了從獲得最初原始憑證到最終形成財務(wù)報告全過程的系統(tǒng)化自動化處理。（二）數(shù)字檔案館建設(shè)。數(shù)字檔案館建立起支持各門類、各介質(zhì)的檔案一體化管理平臺，實現(xiàn)統(tǒng)一管理流程、統(tǒng)一目錄、統(tǒng)一主數(shù)據(jù)與元數(shù)據(jù)管理。中國聯(lián)通全行業(yè)性數(shù)字檔案館實現(xiàn)了和OA系統(tǒng)的集成。后續(xù)在此基礎(chǔ)上，建設(shè)一級架構(gòu)的電子檔案管理系統(tǒng)，同時實現(xiàn)與聯(lián)通的其他系統(tǒng)集成，建立會計檔案管理、采購檔案管理、合同檔案管理、工程建設(shè)項目檔案管理、BSS側(cè)檔案等完整的檔案系統(tǒng)。公司的財務(wù)信息化建設(shè)已經(jīng)實現(xiàn)了規(guī)劃目標(biāo)，在信息化技術(shù)能力方面具備了實施會計檔案電子化管理的條件。

三、會計檔案電子化的路徑構(gòu)建

（一）審核會計檔案電子化“四性”。1.完整性。會計檔案電子化后，原有紙質(zhì)憑證的審核點與控制點需轉(zhuǎn)移到財務(wù)報賬系統(tǒng)的電子流程或電子單據(jù)，應(yīng)做到審核和控制的完整不缺失。同時，電子檔案系統(tǒng)上線時，需將分散在大ERP系統(tǒng)中的電子檔案歸集到電子檔案系統(tǒng)集中存儲。2.安全性。數(shù)據(jù)審批確認(rèn)后不允許修改，或修改后需要重新審批。后臺數(shù)據(jù)修復(fù)應(yīng)有嚴(yán)格的審批流程和數(shù)據(jù)庫審計記錄。3.相關(guān)性。系統(tǒng)內(nèi)的內(nèi)部原始憑證、記賬憑證、賬簿、報表之間相互關(guān)聯(lián)，有完整的邏輯關(guān)系。記賬憑證根據(jù)內(nèi)部原始憑證和業(yè)務(wù)單據(jù)手工或自動生成，并可追溯；賬薄由記賬憑證自動生成；報表根據(jù)記賬憑證和系統(tǒng)內(nèi)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)自動生成。4.合法性。內(nèi)部原始憑證和業(yè)務(wù)單據(jù)在系統(tǒng)內(nèi)要有電子審核和審批確認(rèn)流程，或根據(jù)其關(guān)聯(lián)的單據(jù)自動生成，不需要人工干預(yù)。大ERP系統(tǒng)要保證電子會計檔案的安全性、完整性、相關(guān)性、合法性，能方便查詢以前年度的電子檔案，并輸出通用電子文檔格式的會計憑證、賬簿、報表等。避免因管理不善而導(dǎo)致電子檔案數(shù)據(jù)滅失、錯亂或無法恢復(fù)、無法追溯的風(fēng)險。對正在使用的大ERP系統(tǒng)軟件進(jìn)行修改（升級）和計算機硬件設(shè)備進(jìn)行更換等工作，要有一定的審批手續(xù)；在軟件修改、系統(tǒng)升級和硬件更換過程中，要保證電子檔案數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全性，并由相關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督。（二）確定會計檔案電子化的范圍。1.會計憑證。記賬憑證（應(yīng)付發(fā)票憑證、應(yīng)付付款憑證、總賬憑證等）以電子化方式保存，不再進(jìn)行紙質(zhì)存檔；通過報賬系統(tǒng)發(fā)起并入賬的外部原始憑證（原始發(fā)票附件等）需和報賬單匹配紙質(zhì)保存，通過報賬單條形二維碼建立原始憑證與記賬憑證之間的關(guān)聯(lián)，依靠信息化手段進(jìn)行檢索調(diào)閱；不通過財務(wù)報賬系統(tǒng)發(fā)起并入賬的外部原始憑證，需在原始憑證粘貼單上手工標(biāo)注記賬憑證號，按記賬憑證編號分類由小到大順序歸檔；內(nèi)部信息系統(tǒng)產(chǎn)生的原始憑證（如出入庫單、到貨簽收單等）以電子化方式保存，通過建立與記賬憑證之間的關(guān)聯(lián)，依靠信息化手段進(jìn)行檢索調(diào)閱；沒有外部原始憑證的報賬單不需打印。2.會計賬簿（包括總賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片）。以電子化方式保存，不再進(jìn)行紙質(zhì)歸檔。3.會計報表。以電子化方式保存，不再進(jìn)行紙質(zhì)歸檔。4.銀行回單。對已經(jīng)實現(xiàn)電子化存儲的銀行回單不再紙質(zhì)整理和保存，以電子介質(zhì)保存資金平臺支付的電子回單，通過電子回單和記賬憑證的關(guān)聯(lián)關(guān)系，采用信息化手段進(jìn)行檢索調(diào)閱。（三）構(gòu)建電子會計檔案歸檔操作流程。會計檔案的歸檔在云數(shù)字檔案館中分為文件鑒定、整理編目和歸檔入庫三個環(huán)節(jié)，財務(wù)部門負(fù)責(zé)文件鑒定、整理編目環(huán)節(jié)，檔案部門負(fù)責(zé)會計檔案移交后的歸檔入庫及后續(xù)查閱利用工作。1.文件鑒定。財務(wù)部門檔案員定期（每月、每季度、每年等）對接入云數(shù)字檔案館的財務(wù)報告及賬簿著錄項信息及電子附件的準(zhǔn)確性、完整性、有效性進(jìn)行核查。著錄項信息大部分由系統(tǒng)自動提取，發(fā)現(xiàn)必填著錄項空缺或著錄項錯誤，應(yīng)及時填補或更正。同時，財務(wù)辦結(jié)人員行使兼職檔案員權(quán)利，依據(jù)紙質(zhì)報賬單對電子報賬單及憑證進(jìn)行核查。核查通過后移交下一階段，為整理編目做準(zhǔn)備。2.整理編目。財務(wù)部門兼職檔案員在云數(shù)字檔案系統(tǒng)定期進(jìn)行整理編目工作。對于存在紙質(zhì)文件的電子文件，須結(jié)合紙質(zhì)內(nèi)容檢查著錄項信息及電子附件的準(zhǔn)確性、完整性、有效性。對于單套制歸檔的電子文件，直接對著錄項信息及電子附件的合規(guī)性進(jìn)行核查。若發(fā)現(xiàn)問題，可直接調(diào)整相應(yīng)內(nèi)容，亦可退回前一環(huán)節(jié)由移交人調(diào)整。審核通過后，通過生成檔號操作賦予電子文件檔號。紙質(zhì)會計檔案按“卷”裝訂后裝盒，生成檔號后，打印出條碼信息，按照規(guī)范貼在紙質(zhì)文件上。根據(jù)裝具盒的大小選擇適量的文件進(jìn)行裝盒，同時在系統(tǒng)中進(jìn)行維護(hù)盒信息和盒內(nèi)文件的操作，打印、粘貼脊背條，打印卷皮封面和盒內(nèi)目錄，最終完成會計檔案的裝盒工作。當(dāng)年形成的紙質(zhì)會計檔案，在會計年度終了后，暫由財務(wù)部門保管一年，隔年6月底前，由財務(wù)部門編制會計檔案移交清冊，移交至檔案部門統(tǒng)一保管。所對應(yīng)電子檔案的移交應(yīng)早于或與紙質(zhì)檔案同時移交，具體時間可根據(jù)各地會計檔案移交工作計劃而定。對于不歸檔紙質(zhì)的電子檔案，生成檔號后即可直接移入下一階段。中國聯(lián)通河北省分公司目前實行的是紙質(zhì)會計檔案與所對應(yīng)的電子檔案同時進(jìn)行移交，移交清冊在云數(shù)字檔案系統(tǒng)中直接生成。3.歸檔入庫。檔案部門檔案員接收財務(wù)部門移交的紙質(zhì)檔案后，消毒上架，完成紙質(zhì)檔案的歸檔入庫工作。同時，在云數(shù)字檔案系統(tǒng)中為電子檔案標(biāo)定庫位號，完成會計電子檔案的歸檔入庫。對于不歸檔紙質(zhì)的電子檔案，直接進(jìn)行入庫確認(rèn)。歸檔入庫后會計檔案的查閱在云數(shù)字檔案系統(tǒng)中檔案著錄庫進(jìn)行。

四、應(yīng)用效果顯著

河北聯(lián)通自2015年推行會計檔案電子化以來，取得了顯著成效，共歸檔電子化會計檔案11，427，414條，均可進(jìn)行電子原文查詢利用，并于2018年3月獲得河北省檔案局檔案信息化建設(shè)全省檔案工作實績突出單位。（一）會計檔案電子化滿足了會計核算發(fā)展的需要。會計檔案是記錄和反映企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的原始記錄，是企業(yè)經(jīng)營決策的重要參考。會計檔案電子化管理把大ERP系統(tǒng)和云數(shù)字檔案館系統(tǒng)進(jìn)行有效集成，將大ERP系統(tǒng)的記賬憑證、會計賬簿和報表、報賬單及審批信息、內(nèi)部原始憑證、電子銀行回單、外部報表及時歸集歸檔到云數(shù)字電子檔案系統(tǒng)，并建立記賬憑證和報賬單、電子銀行回單、內(nèi)部原始憑證之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，在云數(shù)字檔案系統(tǒng)平臺實現(xiàn)所有會計檔案的查詢借閱利用，實現(xiàn)會計電子信息的完整展現(xiàn)，有效滿足了會計核算發(fā)展的需要。（二）會計檔案電子化促進(jìn)了會計檔案管理規(guī)范化。通過會計檔案的電子化管理，解決了會計檔案管理中整理難、移交遲、檢索難、統(tǒng)計繁瑣等問題，推進(jìn)了會計檔案的規(guī)范化管理。一是解決整理難問題。在會計檔案數(shù)量急劇增加的情況下，實現(xiàn)記賬憑證、賬簿、銀行回單等會計資料的電子化“單套制”管理，極大減少了打印、裝訂、編號、整理等工作量。二是解決管理不規(guī)范問題。通過制定會計檔案電子化管理辦法、全過程職責(zé)體系等一系列配套制度，對會計檔案的移交、保管、查（借）閱等進(jìn)行規(guī)范，明確財務(wù)制單、初核及檔案管理員的職責(zé)界面，推進(jìn)會計檔案的規(guī)范化管理。三是提高查詢、利用的效率和準(zhǔn)確性。在財政、稅務(wù)檢查、專業(yè)審計、專項巡視、紀(jì)委辦案、工作查考等方面，通過合理授權(quán)，利用數(shù)字檔案館平臺，打破時空界限，自上線以來共提供5937人次，1708360條電子化會計檔案的查詢利用，大大提高了查詢利用的效率和準(zhǔn)確性。（三）會計檔案電子化有利于公司降本增效。會計檔案電子化的實施，初步估算，單“記賬憑證”這一項，節(jié)省的紙張就在300萬張以上，大大減少了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的歸檔數(shù)量，節(jié)約了檔案實體存放空間和設(shè)備設(shè)施，降低了企業(yè)運營成本，以實際行動踐行了綠色低碳可持續(xù)發(fā)展理念。

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作者：孟慶竹 單位：中國聯(lián)通河北省分公司