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云計算下財務(wù)共享服務(wù)中心淺析

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云計算下財務(wù)共享服務(wù)中心淺析

摘要:云計算時代的到來,使財務(wù)管理信息化成為新趨勢,未來的財務(wù)共享服務(wù)模式會更加的云化、智能化和信息化。如何利用云計算技術(shù)來優(yōu)化財務(wù)共享服務(wù)模式,解決其發(fā)展良莠不齊的局面,實現(xiàn)企業(yè)管理效率的提高、企業(yè)核心競爭力的增強等,是當(dāng)前企業(yè)面臨的重大挑戰(zhàn),本文結(jié)合云計算,分析財務(wù)共享服務(wù)模式構(gòu)建的優(yōu)勢與可行性,并基于云計算提出財務(wù)共享服務(wù)中心優(yōu)化的建議,在新一代信息技術(shù)背景下,為企業(yè)轉(zhuǎn)型升級提供借鑒。

關(guān)鍵詞:財務(wù)共享;云計算;財務(wù)云

引言

二十一世紀以來,信息化浪潮極大改變了集團公司的外部環(huán)境,一方面,集團公司組織規(guī)模龐大,每個子公司都有一套屬于自己的組織管理體系,這樣既浪費了公司資源,又使母公司需要加大對子公司的監(jiān)督,也無形之中加大了監(jiān)督成本。另一方面,由于子公司數(shù)量多且分散,導(dǎo)致母公司與子公司之間的信息傳遞產(chǎn)生誤差,進而影響信息傳遞效率,因此將基于云計算的財務(wù)共享服務(wù)中心引入企業(yè)管理,具有其迫切的必要性和積極作用。

一、財務(wù)共享服務(wù)模式構(gòu)建的優(yōu)勢

由于企業(yè)的大規(guī)模擴張,逐步產(chǎn)生了財務(wù)成本高、效率低和財務(wù)信息失真等一些問題,為了解決這些問題,將企業(yè)從財務(wù)危機中解救出來,應(yīng)用財務(wù)共享服務(wù)模式,利用云計算技術(shù)搭建財務(wù)共享服務(wù)中心是一個很好的選擇。企業(yè)選擇財務(wù)共享服務(wù)模式往往有多個原因,加強企業(yè)集權(quán)和實行業(yè)務(wù)標(biāo)準規(guī)范化要求是最主要的考慮因素,如圖1所示。財務(wù)共享服務(wù)模式作為一種新的商業(yè)盈利模式擁有許多優(yōu)勢,它能提升企業(yè)財務(wù)價值,優(yōu)化流程結(jié)構(gòu),節(jié)約財務(wù)成本。其中實現(xiàn)管理規(guī)范化,強化管控所占比重最大,是最明顯的優(yōu)勢,如圖2所示。

二、財務(wù)共享服務(wù)模式構(gòu)建的可行性分析

企業(yè)在選擇財務(wù)共享服務(wù)模式的同時,要考慮這種新型的財務(wù)管理模式是否符合企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo),在企業(yè)當(dāng)前條件下,它內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、信息管理系統(tǒng)以及員工意見是否可以提供相關(guān)支持,換言之,企業(yè)構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)模式是否具有可行性。

(一)企業(yè)戰(zhàn)略分析

公司戰(zhàn)略指的是,企業(yè)制定戰(zhàn)略遠景,然后確定目標(biāo),再對遠景的實現(xiàn)和目標(biāo)的實現(xiàn)進行全面、綜合、有指導(dǎo)意義的計劃。目的在于實現(xiàn)股東利益最大化或公司價值最大化。企業(yè)管理變革必須與企業(yè)戰(zhàn)略相一致,否則將產(chǎn)生消極影響。企業(yè)必須考慮到這一管理活動的變革是與發(fā)展戰(zhàn)略的要求相一致的,所以要進行可行性分析。應(yīng)以企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃為著眼點,綜合考慮成本、風(fēng)險、服務(wù)效率、服務(wù)質(zhì)量和長遠利益等因素。針對不同的企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo),企業(yè)所適用的服務(wù)模式、形式、手段和服務(wù)也有不同的特點,需要結(jié)合企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃和當(dāng)前的生產(chǎn)經(jīng)營狀況,綜合考慮。表1顯示了在不同戰(zhàn)略目標(biāo)下,財務(wù)共享服務(wù)模式的偏重目標(biāo)。就企業(yè)長遠發(fā)展而言,控制成本、加強管理、注重服務(wù)質(zhì)量,應(yīng)成為企業(yè)建設(shè)財務(wù)共享服務(wù)模式所追求的目標(biāo),從而使企業(yè)的管理行為和服務(wù)均衡科學(xué)發(fā)展。企業(yè)確定了財務(wù)服務(wù)的偏重目標(biāo)后,要根據(jù)偏重目標(biāo)來劃分財務(wù)共享的范圍。企業(yè)要把符合企業(yè)實際狀況和業(yè)務(wù)性質(zhì)的業(yè)務(wù)活動劃入財務(wù)共享服務(wù)中心,要從業(yè)務(wù)流程簡單、容易集中處理而且具有重要性的業(yè)務(wù)著手,最后一步步實現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo),堅決杜絕業(yè)務(wù)活動上的“一刀切”,從而保證構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)模式與企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)匹配,并且具有可行性。

(二)企業(yè)現(xiàn)狀分析

構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)模式會引起企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的變動,所以企業(yè)要仔細梳理其組織結(jié)構(gòu),來判斷實施財務(wù)變革的可行性。企業(yè)要確定原來的財務(wù)部門屬于哪些業(yè)務(wù)單元,由誰控制,收益如何分配等信息,有利于企業(yè)了解與財務(wù)共享構(gòu)建的相關(guān)情況。企業(yè)還要重新梳理和規(guī)劃企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程,所以要提前判斷企業(yè)是否具有流程優(yōu)化的能力。在流程優(yōu)化的過程中,會導(dǎo)致許多問題的產(chǎn)生,如果問題越來越多,而企業(yè)自身卻無法解決,流程優(yōu)化將會失敗,給企業(yè)帶來損失。因此,企業(yè)需要仔細思考自身是否有足夠的能力去解決流程優(yōu)化中的問題。企業(yè)構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)模式,離不開信息系統(tǒng)的支撐,所以需要購買管理系統(tǒng)并且建立強大的數(shù)據(jù)庫,對信息系統(tǒng)投入大量資金。企業(yè)應(yīng)當(dāng)考慮公司目前是否有支持財務(wù)共享服務(wù)模式的信息系統(tǒng),如果有,就要了解它的支持性有多大,是否需要增加更多投入;如果沒有,企業(yè)要盤點對信息系統(tǒng)和員工技術(shù)培訓(xùn)等投入,這就要求企業(yè)需要有足夠的資金實力和充足的預(yù)算。所以企業(yè)構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)模式必須要有信息系統(tǒng)的強大支持才可行。此外,企業(yè)也要得到管理層的支持和員工的理解。對于企業(yè)管理層來說,構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)模式是一項跨區(qū)域和組織的活動,而且它能監(jiān)控企業(yè)活動,而管理層對企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和制度改革具有重要作用,所以得到管理層的支持是必不可少的。管理層要意識到利益和風(fēng)險是共存的,要制定總體戰(zhàn)略,合理分配資金和人力資源,科學(xué)設(shè)計組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程,建設(shè)高效的信息系統(tǒng),從而實現(xiàn)利潤最大化,成本最優(yōu)解。對于企業(yè)員工來說,在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)模式會改變公司的組織結(jié)構(gòu),這一變化會導(dǎo)致權(quán)力的重新分配甚至?xí)?dǎo)致裁員,而且企業(yè)為了適應(yīng)新的財務(wù)模式需要改變傳統(tǒng)的工作方法,會使一部分員工產(chǎn)生抵觸心理,不愿意接受這種改變,影響工作效率,從而阻礙實施財務(wù)共享的進程。所以企業(yè)需要對員工耐心溝通和培訓(xùn),設(shè)置激勵機制,增強員工信心,讓員工了解財務(wù)共享的長遠利益。

(三)云計算下的服務(wù)模式

想構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)模式的企業(yè)可以向供應(yīng)商按需購買三種服務(wù),這三種服務(wù)分別是IaaS基礎(chǔ)設(shè)施即服務(wù)、PaaS平臺即服務(wù)和SaaS軟件即服務(wù),這也是云計算的三個層次。IaaS是最基礎(chǔ)的,它是一種底層基礎(chǔ)設(shè)施的租用服務(wù),主要提供網(wǎng)絡(luò)、存儲等計算資源,用戶可以自主控制系統(tǒng)和部署軟件,它是三個服務(wù)中最簡單的交付模式,例如當(dāng)我們想去超市買現(xiàn)成的餃子吃,餃子的供應(yīng)商就是IaaS服務(wù)。PaaS作為中間層為用戶搭建了一個服務(wù)或開發(fā)平臺,提供了數(shù)據(jù)庫、應(yīng)用程序開發(fā)等服務(wù),用戶只需要在平臺上進行自己的業(yè)務(wù)開發(fā)就可以,和IaaS一樣,用戶不用操控基礎(chǔ)設(shè)施,例如當(dāng)我們點個外賣,商家在餐廳做好餃子給我們送過來,餐廳就是PaaS服務(wù)。SaaS是成本最低,效益最好的一種服務(wù),它直接給用戶提供了運行的應(yīng)用程序,用戶只要連接互聯(lián)網(wǎng)就可以訪問并獲取它們需要的信息,SaaS的實質(zhì)是第三方服務(wù)商負責(zé)軟件開發(fā)和部署,所以用戶不必關(guān)心技術(shù)層面的問題,例如當(dāng)我們直接去餐廳吃餃子,餐廳為我們準備好所有東西,這就是SaaS。對很多中小企業(yè)來說,SaaS服務(wù)是他們最優(yōu)先選擇的管理方式,因為和另外兩種服務(wù)相比更具有優(yōu)勢。一方面,企業(yè)不必在基礎(chǔ)設(shè)施和操作系統(tǒng)上耗費大量資金;另一方面,SaaS服務(wù)是基于云計算的隨時可用的工作,客戶只需要連接互聯(lián)網(wǎng)就可以注冊使用,而設(shè)備的維護升級則交給服務(wù)商,避免了時間的浪費,同時也提高了企業(yè)的信息化水平。SaaS服務(wù)的存在給企業(yè)解決了一些冗雜的工作,同時讓中小企業(yè)脫離成本限制,提高工作效率。

三、基于云計算的財務(wù)共享服務(wù)中心優(yōu)化建議

(一)加強云計算的安全保護

為了保護數(shù)據(jù)安全,更好地發(fā)揮云計算技術(shù)的優(yōu)勢,降低云計算的風(fēng)險,保障企業(yè)利益,可以采取以下保護措施。首先,劃分登錄財務(wù)共享服務(wù)中心的用戶范圍,進行用戶認證,并且限制權(quán)限,列出權(quán)力清單,規(guī)定操作范圍,加強監(jiān)督,安排監(jiān)管人員,保證用戶的每一步操作都要有明確的授權(quán)和監(jiān)督,禁止越權(quán)操作。其次,保障網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全,利用殺毒軟件定期進行殺毒,并且可以設(shè)置防火墻,修復(fù)高危漏洞,提高工作人員的風(fēng)險防范意識,安排信息技術(shù)人員負責(zé)網(wǎng)絡(luò)安全,定期升級和維護網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),嚴禁病毒和黑客入侵。最后,可以對財務(wù)數(shù)據(jù)信息采取加密技術(shù),防止信息泄密,利用一些軟件做好備份,同時企業(yè)要獨立管理自己的內(nèi)部數(shù)據(jù),保障網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全。

(二)建立高水平的人才隊伍

財務(wù)共享服務(wù)中心的發(fā)展離不開基層員工的支持,所以要激發(fā)員工的潛能,挖掘他們每個人自身的價值,調(diào)動員工的積極性,才能更好地處理財務(wù)工作。一方面,企業(yè)要加強對員工的培訓(xùn),還可以通過招聘、人才引進等方式擴大人才儲備,財務(wù)共享服務(wù)中心需要一些數(shù)據(jù)分析能力強的人才,因為云端儲存著大量的數(shù)據(jù),而數(shù)據(jù)的收集、分析離不開專業(yè)的人員,所以要具備一定的數(shù)據(jù)分析能力。建立財務(wù)共享服務(wù)中心的大多數(shù)是跨國集團,所以需要員工會處理一些小語種業(yè)務(wù),這時擁有外語技能顯得極其重要,可以對員工進行外語培訓(xùn)或者在招聘時標(biāo)注語言要求。另一方面,企業(yè)要完善激勵機制和績效考評機制,由于工作流程單一,員工容易懈怠,而且員工晉升機會少,所以要激發(fā)員工熱情,提高個人能力。

(三)加強云計算應(yīng)用的創(chuàng)新

在當(dāng)前,單據(jù)掃描、報賬等工作只能在電腦端應(yīng)用,如果能加強多終端創(chuàng)新,在手機等移動設(shè)備上也可以隨時隨地處理一些業(yè)務(wù),財務(wù)工作會更具有靈活性。隨著公司的不斷發(fā)展,數(shù)據(jù)信息將會越來越多,所以云端的空間容量也要變大,而且可以將云端和信息系統(tǒng)結(jié)合,保持性能穩(wěn)定。同時要部署不同的云計算平臺,當(dāng)某一平臺出現(xiàn)異常時,可以迅速切換到另一平臺繼續(xù)服務(wù),降低服務(wù)風(fēng)險。

(四)推進業(yè)財稅融合

隨著財稅融合的發(fā)展,稅務(wù)共享也成了一個關(guān)鍵點,如果財務(wù)共享服務(wù)中心嵌入稅務(wù)工作,利用云計算等技術(shù)實行納稅籌劃,將會進一步增加企業(yè)利潤。由于普通財務(wù)人員對稅務(wù)領(lǐng)域不夠了解,企業(yè)可以招聘專業(yè)的稅務(wù)人才,分析國內(nèi)外稅收政策,將財務(wù)共享服務(wù)中心和稅務(wù)共享服務(wù)中心連接起來,加強財務(wù)人員和稅務(wù)人員的合作,實現(xiàn)財稅信息數(shù)據(jù)的互通,大力推進財稅融合。稅務(wù)共享服務(wù)中心可以利用云計算技術(shù)探索各種各樣的功能,可以設(shè)置發(fā)票管理、稅務(wù)核算、稅務(wù)稽核、納稅籌劃和納稅申報等模塊,還可以進行政策分析和報表分析,最大程度上發(fā)揮稅務(wù)共享的價值。同時,稅務(wù)風(fēng)險的防范和控制也是必不可少的,要加強事前預(yù)防和事中事后的監(jiān)督,才能使稅務(wù)共享服務(wù)中心更好地運作。同時也要推進業(yè)務(wù)、財務(wù)和戰(zhàn)略這三者之間的融合,它們之間互相管理指導(dǎo),這三者相輔相成,互相支持,演變成為財務(wù)共享服務(wù)中心的三大重要支柱。財務(wù)人員不能只待在財務(wù)共享服務(wù)中心里敲敲鍵盤,而是應(yīng)該走出去,進入業(yè)務(wù)部門,了解企業(yè)的業(yè)務(wù)工作,為企業(yè)業(yè)務(wù)提供財務(wù)支持。財務(wù)共享服務(wù)中心在利用云計算技術(shù)進行業(yè)務(wù)分析時要與部門深入交流,關(guān)注企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展情況和盈利模式,不能脫離業(yè)務(wù),否則會變成空中樓閣,只有將兩者融合,將財務(wù)活動延伸到業(yè)務(wù)部門,才能提供準確的財務(wù)預(yù)測和分析。

四、結(jié)語

云計算技術(shù)代替人工可以提高財務(wù)分析效率,在面對企業(yè)不同的戰(zhàn)略目標(biāo)下,例如企業(yè)是否需要在海外投資建廠,是否可以兼并或收購某個企業(yè),它都可以用算法計算出收入利潤、投資回報和資金需求等信息,再進行定量分析,從而為集團高層的戰(zhàn)略規(guī)劃提供科學(xué)、高價值的決策,深入推進財務(wù)與戰(zhàn)略的融合。

作者:高永生 單位:齊魯銀行計劃財務(wù)部

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