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一、資產(chǎn)的使用及保管
要保證單位的資產(chǎn)安全完整,強(qiáng)化責(zé)任意識(shí),資產(chǎn)的管理工作就必須首先明確主管部門、管理部門和使用部門,使得三者互為補(bǔ)充、互為牽制。根據(jù)引灤入港管理處職能部門業(yè)務(wù)特點(diǎn),確定了財(cái)務(wù)科是資產(chǎn)管理的主管部門,負(fù)責(zé)制定資產(chǎn)管理相關(guān)制度和辦法、進(jìn)行監(jiān)管及組織實(shí)施;辦公室是資產(chǎn)管理部門,對(duì)所屬管理的資產(chǎn)負(fù)有其在購建、調(diào)配、維修、調(diào)撥、報(bào)廢、處置和定期盤點(diǎn)等職責(zé);使用部門是指提請(qǐng)購置資產(chǎn)、實(shí)施驗(yàn)收并具體存放及實(shí)際使用資產(chǎn)的職能部門或單位。引灤入港管理處針對(duì)資產(chǎn)相對(duì)分散的特點(diǎn),結(jié)合崗位責(zé)任制,作為資產(chǎn)管理部門的辦公室實(shí)行了將資產(chǎn)管理責(zé)任落實(shí)到人,在本部門中設(shè)立資產(chǎn)管理員的措施,具體承擔(dān)資產(chǎn)在購建、調(diào)配、維修、清點(diǎn)、調(diào)撥、報(bào)廢、處置等管理職責(zé)。定期組織對(duì)所管理的資產(chǎn)進(jìn)行保養(yǎng)、維護(hù)、維修及盤點(diǎn),及時(shí)排除故障,確保其正常工作,延長資產(chǎn)使用壽命。資產(chǎn)管理員所承擔(dān)的資產(chǎn)管理工作列入辦公室的崗位職責(zé)范圍,除本部門日常業(yè)務(wù)以外,其資產(chǎn)管理的業(yè)務(wù)接受資產(chǎn)主管部門財(cái)務(wù)科的指導(dǎo),其職責(zé)履行情況納入辦公室崗位考核范疇。由于內(nèi)部控制制度的輪崗機(jī)制,辦公室將資產(chǎn)管理員的調(diào)整情況及時(shí)向資產(chǎn)主管部門財(cái)務(wù)科備案,前任資產(chǎn)管理員將本部門所負(fù)責(zé)的資產(chǎn)管理情況以資產(chǎn)清單的形式對(duì)現(xiàn)任資產(chǎn)管理員詳盡說明,并進(jìn)行書面交接記錄,由資產(chǎn)主管部門財(cái)務(wù)科監(jiān)督交接。本著“誰使用、誰保管、誰負(fù)責(zé)”的原則,資產(chǎn)使用部門負(fù)責(zé)人,以及使用資產(chǎn)的員工均負(fù)有對(duì)資產(chǎn)的妥善使用和保管的責(zé)任和義務(wù),對(duì)在本部門使用和保管的資產(chǎn)發(fā)生轉(zhuǎn)移、調(diào)配、故障、損毀、丟失及標(biāo)簽脫落等情況,資產(chǎn)使用部門負(fù)責(zé)人以及使用資產(chǎn)的員工及時(shí)與標(biāo)簽注明的資產(chǎn)管理員聯(lián)系,報(bào)告變動(dòng)情況,并積極配合資產(chǎn)管理員的管理工作。
二、資產(chǎn)的配置
每年的12月份,各職能部門根據(jù)下年度工作需要向辦公室提出書面購置申請(qǐng)報(bào)告,辦公室本著“調(diào)劑為主,購置為輔”的原則與財(cái)務(wù)科評(píng)估其合理性、可行性,確需購置的由辦公室列入下年度全面預(yù)算,以“二上二下”方式提交領(lǐng)導(dǎo)層按照“三重一大”的要求履行審批程序。全面年度預(yù)算經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)層審批后,辦公室按照職能部門的申請(qǐng)購置時(shí)間要求將其列入本部門的月度用款計(jì)劃提交財(cái)務(wù)科,采購前辦公室以情況報(bào)告提出采購預(yù)算及采購方案報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批,其中采購方案應(yīng)說明是否以政府采購方式或采取公開招標(biāo)方式等情況;采購預(yù)算及采購方案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后辦公室履行相關(guān)流程并簽訂合同,所擬合同經(jīng)內(nèi)部審計(jì)人員進(jìn)行審計(jì)簽證及備案后,辦公室履行簽章手續(xù)與情況報(bào)告及相關(guān)資料一并送交財(cái)務(wù)科作為請(qǐng)款附件實(shí)施采購。對(duì)于預(yù)算年度中職能部門提出的資產(chǎn)購置需求,辦公室本著調(diào)劑為主的原則,為維護(hù)年度預(yù)算的嚴(yán)肅性不再購置新的資產(chǎn)。若屬于特別急需的資產(chǎn)購置,辦公室在履行預(yù)算追加程序,并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)層審批,財(cái)務(wù)科對(duì)年度預(yù)算調(diào)整后再按上述程序?qū)嵤┎少?。辦公室將資產(chǎn)購置到位后,由提出購置申請(qǐng)的職能部門(即使用部門)進(jìn)行測(cè)試及驗(yàn)收,發(fā)生質(zhì)量問題辦公室及時(shí)辦理退換手續(xù)。驗(yàn)收合格后辦公室采購經(jīng)辦人持購貨發(fā)票并附《資產(chǎn)驗(yàn)收單》到財(cái)務(wù)部門履行報(bào)賬手續(xù),驗(yàn)收單經(jīng)使用人、保管人和資產(chǎn)管理員(注明聯(lián)系方式)簽字,辦公室主任、財(cái)務(wù)科長、主管處長審簽,驗(yàn)收部門、辦公室、存放使用部門蓋章后生效。資產(chǎn)驗(yàn)收單一式三份,財(cái)務(wù)科、辦公室及使用部門各存一份。資產(chǎn)驗(yàn)收完畢后,財(cái)務(wù)科會(huì)計(jì)人員根據(jù)《資產(chǎn)驗(yàn)收單》所列資產(chǎn)類別、名稱、編號(hào)、簽章等信息建立資產(chǎn)卡片(即臺(tái)賬)并制作標(biāo)簽,會(huì)同資產(chǎn)管理員將標(biāo)簽固定在對(duì)應(yīng)的資產(chǎn)實(shí)物上,要求標(biāo)志明顯,不易脫落,用于日后進(jìn)行資產(chǎn)盤點(diǎn)實(shí)物與卡片核對(duì)之用。
三、資產(chǎn)動(dòng)態(tài)管理
由于工作的需要,經(jīng)常會(huì)發(fā)生資產(chǎn)的使用部門或存放地點(diǎn)變更的情況,這時(shí),使用部門負(fù)責(zé)人、使用人或保管人及時(shí)聯(lián)系資產(chǎn)管理員,資產(chǎn)管理員即填寫《資產(chǎn)轉(zhuǎn)移變動(dòng)單》,交至財(cái)務(wù)科進(jìn)行資產(chǎn)變更處理,以確保賬實(shí)相符。如果資產(chǎn)由于使用不當(dāng)或保管不善發(fā)生損壞、損毀或丟失,當(dāng)事人要承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。正常損壞的資產(chǎn),當(dāng)事人按修復(fù)費(fèi)用賠償;非正常損毀或丟失的資產(chǎn),當(dāng)事人按原價(jià)賠償。上述情形發(fā)生后,當(dāng)事人要及時(shí)向資產(chǎn)管理員報(bào)告,資產(chǎn)管理員在取得相關(guān)證據(jù)后,由財(cái)務(wù)科提供資產(chǎn)原值等數(shù)據(jù),資產(chǎn)管理員向辦公室、財(cái)務(wù)科提出書面處理意見,報(bào)請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。
四、對(duì)外經(jīng)濟(jì)行為
現(xiàn)階段,引灤入港管理處作為渤海股份上市公司的控股方,加強(qiáng)了國有資產(chǎn)對(duì)外投資、出租和擔(dān)保的監(jiān)管。在操作流程上,先由具體實(shí)施部門提出書面申請(qǐng),提交領(lǐng)導(dǎo)層按照“三重一大”的要求履行審批程序后并上報(bào)市水務(wù)局備案方可實(shí)施。按照市水務(wù)局要求,利用國有資產(chǎn)對(duì)外投資、出租、擔(dān)保,實(shí)施部門辦理報(bào)批手續(xù)時(shí),要提供包括對(duì)外投資、出租和擔(dān)保資產(chǎn)的申請(qǐng)文件及可行性論證報(bào)告;對(duì)外投資、出租和擔(dān)保資產(chǎn)的名稱、數(shù)量、規(guī)格、單價(jià)等清單;對(duì)外投資、出租和擔(dān)保資產(chǎn)的購置憑證及產(chǎn)權(quán)證明文件;簽訂的意向書或協(xié)議(草案)等其他材料。以非貨幣資產(chǎn)對(duì)外投資的,實(shí)施部門還要委托具有相應(yīng)資質(zhì)的中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行資產(chǎn)評(píng)估,并履行資產(chǎn)評(píng)估核準(zhǔn)及備案手續(xù)。對(duì)外投資、出租和擔(dān)保后合同變更、解除的,應(yīng)報(bào)經(jīng)原審批部門審批同意后,方可變更、解除合同。財(cái)務(wù)處理上,利用國有資產(chǎn)對(duì)外投資取得的收益以及利用國有資產(chǎn)出租和擔(dān)保取得的收入均納入單位預(yù)算管理,按權(quán)責(zé)發(fā)生制統(tǒng)一核算,統(tǒng)一管理。
五、資產(chǎn)的檢查責(zé)任
引灤入港管理處每年進(jìn)行一次全面的資產(chǎn)盤點(diǎn),由財(cái)務(wù)科召集資產(chǎn)管理員和資產(chǎn)使用部門負(fù)責(zé)人組成資產(chǎn)盤點(diǎn)小組,對(duì)單位上年度12月31日在賬資產(chǎn)進(jìn)行賬實(shí)盤核及處置鑒定。辦公室必須派資產(chǎn)管理員參加每年的資產(chǎn)盤點(diǎn),切實(shí)履行職責(zé)。資產(chǎn)盤點(diǎn)小組對(duì)資產(chǎn)的盤點(diǎn)可分為三個(gè)階段進(jìn)行。第一,表盤階段。財(cái)務(wù)科將資產(chǎn)按其所屬使用部門和存放地點(diǎn)列出清單,交由資產(chǎn)管理員進(jìn)行賬證(證指的是資產(chǎn)驗(yàn)收單)核對(duì),將結(jié)果及時(shí)告知財(cái)務(wù)科會(huì)計(jì);賬證不符的(如調(diào)劑、借出、報(bào)廢、損毀、丟失等)立即向財(cái)務(wù)科履行相關(guān)變更手續(xù)。對(duì)于調(diào)劑、借出資產(chǎn),財(cái)務(wù)科會(huì)計(jì)根據(jù)資產(chǎn)管理員填制的資產(chǎn)轉(zhuǎn)移變動(dòng)單及時(shí)在資產(chǎn)卡片上作變更;對(duì)于報(bào)廢的資產(chǎn),財(cái)務(wù)科會(huì)計(jì)根據(jù)資產(chǎn)管理員反映的情況登記匯總,待資產(chǎn)盤點(diǎn)小組實(shí)地鑒定后請(qǐng)示主管領(lǐng)導(dǎo)再做處理;對(duì)于損毀、丟失的資產(chǎn),財(cái)務(wù)科會(huì)計(jì)進(jìn)行登記的同時(shí),資產(chǎn)管理員在實(shí)地盤點(diǎn)后向辦公室、財(cái)務(wù)科提出書面處理意見,報(bào)請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。財(cái)務(wù)科會(huì)計(jì)將調(diào)整變更后的資產(chǎn)清單再次交資產(chǎn)管理員進(jìn)行確認(rèn),確認(rèn)無誤后留作實(shí)地盤點(diǎn)時(shí)核對(duì)之用。第二,實(shí)盤階段。由財(cái)務(wù)科會(huì)計(jì)、資產(chǎn)管理員及使用部門負(fù)責(zé)人組成的資產(chǎn)盤點(diǎn)小組依據(jù)資產(chǎn)清單所標(biāo)注資產(chǎn)編號(hào)進(jìn)行資產(chǎn)實(shí)地盤點(diǎn),與資產(chǎn)所貼標(biāo)簽的資產(chǎn)編號(hào)相核對(duì),確認(rèn)資產(chǎn)實(shí)物及評(píng)估使用狀況。核對(duì)過程中發(fā)現(xiàn)標(biāo)簽脫落、模糊的情況,資產(chǎn)管理員要將其補(bǔ)齊、更換,同時(shí)盤點(diǎn)小組對(duì)在表盤階段擬作為報(bào)廢的資產(chǎn)進(jìn)行實(shí)地鑒定。盤點(diǎn)結(jié)果經(jīng)資產(chǎn)管理員、資產(chǎn)使用部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后實(shí)地盤點(diǎn)階段結(jié)束。第三,報(bào)告階段。資產(chǎn)盤點(diǎn)小組在實(shí)地盤點(diǎn)結(jié)束后,對(duì)盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的盤盈盤虧以及需報(bào)廢的情況向辦公室及財(cái)務(wù)科提交書面報(bào)告,并提出處置意見,財(cái)務(wù)科匯總整理后遞交主管領(lǐng)導(dǎo)。待領(lǐng)導(dǎo)層審議批復(fù)后財(cái)務(wù)科與辦公室按照市水務(wù)局國有資產(chǎn)處置程序辦理相關(guān)手續(xù)。非盤點(diǎn)期間的資產(chǎn)報(bào)廢,由提請(qǐng)報(bào)廢的辦公室向財(cái)務(wù)科召集資產(chǎn)管理員和資產(chǎn)使用部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組,進(jìn)行實(shí)地鑒定,并以鑒定小組工作紀(jì)要的形式向主管領(lǐng)導(dǎo)提交書面報(bào)告。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)層審議批復(fù)后財(cái)務(wù)科與辦公室按照市水務(wù)局國有資產(chǎn)處置程序辦理相關(guān)手續(xù)。
六、資產(chǎn)的處置
引灤入港管理處對(duì)國有資產(chǎn)的處置按規(guī)定由市水務(wù)局審批意見執(zhí)行。實(shí)際操作上,單位就資產(chǎn)處置事項(xiàng)以正式文件向市水務(wù)局提交申請(qǐng),并附《國有資產(chǎn)處置申請(qǐng)表》及資產(chǎn)清單;市水務(wù)局對(duì)申報(bào)處置材料進(jìn)行審核、批復(fù);單位按照市水務(wù)局資產(chǎn)處置批復(fù)文件進(jìn)行資產(chǎn)處置,辦理相關(guān)手續(xù)和進(jìn)行賬務(wù)處理。在賬務(wù)處理上,財(cái)務(wù)科將報(bào)廢固定資產(chǎn)當(dāng)月的折舊計(jì)提完畢之后,再進(jìn)行固定資產(chǎn)報(bào)廢的賬務(wù)處理。財(cái)務(wù)科督促辦公室及時(shí)辦理清理手續(xù),對(duì)報(bào)廢的資產(chǎn)進(jìn)行處置。辦公室對(duì)已履行完畢報(bào)廢審批程序的報(bào)廢資產(chǎn)要進(jìn)行封存,集中管理,統(tǒng)一處置。按照公開、公平、公正的原則,單位資產(chǎn)的處置采取在局域網(wǎng)上拍賣的方式,競(jìng)拍成功后受讓者與單位簽訂有償轉(zhuǎn)讓協(xié)議。處置收入與報(bào)廢資產(chǎn)凈值沖抵后凈額列營業(yè)外支出(或收入)。綜上所述,資產(chǎn)的管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,不是財(cái)務(wù)部門單獨(dú)操作就能完成的,需要相關(guān)部門乃至每位員工共同按照內(nèi)部控制規(guī)范的要求。扎實(shí)做好基礎(chǔ)工作,同時(shí)加強(qiáng)保護(hù)國有資產(chǎn)的責(zé)任意識(shí),只有責(zé)任意識(shí)提高了,內(nèi)部控制規(guī)范才能真正發(fā)揮出應(yīng)有的作用。
作者:侯勇為 單位:天津市水務(wù)局引灤入港工程管理處