文檔管理解決方案精選(九篇)

前言：一篇好文章的誕生，需要你不斷地搜集資料、整理思路，本站小編為你收集了豐富的文檔管理解決方案主題范文，僅供參考，歡迎閱讀并收藏。

第1篇：文檔管理解決方案范文

目前，檔案管理部門(mén)仍然存在著“為保管百保管，重保管輕利用”的思想，存在著“等、靠、要”、“安于現(xiàn)狀”、“不講求社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益”的舊觀念，還存在著“閉架借閱”、“你查我調(diào)”的做法。

1 檔案管理存在的一些問(wèn)題

1.1 檔案管理工作缺乏長(zhǎng)期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則

領(lǐng)導(dǎo)干部和檔案管理人員對(duì)檔案工作的重要性的認(rèn)識(shí)不足，檔案管理工作缺乏應(yīng)用的長(zhǎng)期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則，造成了檔案管理工作有領(lǐng)導(dǎo)、無(wú)計(jì)劃；有任務(wù)、無(wú)落實(shí)；有形式、無(wú)效果的不良后果。

1.2 檔案管理方法滯后

由于領(lǐng)導(dǎo)干部缺乏對(duì)檔案管理工作重要性的足夠認(rèn)識(shí)，財(cái)務(wù)投入少，一般檔案管理者都是采用一臺(tái)微機(jī)一套軟件的管理辦法，跟不上日益增長(zhǎng)的檔案利用需求；雖然購(gòu)買(mǎi)了先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但由于檔案管理人員技術(shù)水平低、操作不熟練，導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒(méi)有起到應(yīng)用的作用，致使檔案管理與提供利用遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要，檔案管理工作滯后。

1.3 檔案管理缺乏制度化的管理程序

檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：檔案收集、整理、利用不規(guī)范，檔案綜合管理力度不高。在收集過(guò)程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確，主管領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，檔案管理人員對(duì)檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒(méi)有按期歸還。

1.4 檔案存儲(chǔ)成本高

由于檔案儲(chǔ)存數(shù)字化工作才剛剛開(kāi)始，紙質(zhì)檔案較多。由于紙質(zhì)檔案極易受到外界環(huán)境的損壞，難以永久保存和備份，占用空間大，倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用和管理成本高。

1.5 檔案管理模式簡(jiǎn)單

現(xiàn)階段檔案管理模式主要采用計(jì)算機(jī)輔助管理的手動(dòng)模式，包括檔案的接收、整理、鑒定、保管、利用、編研等，都以手工為主的，工作效率低，檔案資源不能得到充分利用。

1.6 檔案查詢困難

在手工查詢檔案信息的檢索過(guò)程中，紙質(zhì)檔案給檢索調(diào)閱帶來(lái)了諸多困難，存在著查詢途徑不夠全、查全率低，查準(zhǔn)率低的現(xiàn)狀，容易出現(xiàn)檔案丟失、損壞或無(wú)法找到所需的檔案不能充分的利用檔案資源，難以提供優(yōu)良的服務(wù)。

1.7 實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則

我國(guó)文書(shū)立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來(lái)的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，及至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則就是“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔文件要以本單位或直屬上級(jí)單位形成的文件為主的原則。實(shí)現(xiàn)檔案立卷歸檔。

2 檔案管理科學(xué)化是關(guān)鍵

隨著社會(huì)的日趨進(jìn)步，我國(guó)的檔案事業(yè)也隨之發(fā)展。從最初的手工檔案管理，到公文、檔案一體化管理，不公繁冗、復(fù)雜，浪費(fèi)了很多的人力物力以及存儲(chǔ)空間，而且不可避免的是紙質(zhì)的檔案不能長(zhǎng)期完好的被保存下來(lái)。新技術(shù)革命的到來(lái)，計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，使檔案領(lǐng)域進(jìn)入電子時(shí)代。檔案科學(xué)化建設(shè)正在掀起新的熱潮，為檔案管理建設(shè)注入了新的活力，加快檔案進(jìn)入科學(xué)化管理的腳步。要求人員素質(zhì)越來(lái)越高、設(shè)備更新快、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)完備。隨著計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，電子檔案的使用越來(lái)越廣泛。電子檔案為檔案事業(yè)的發(fā)展提供了機(jī)遇，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理深刻的變革。為保證數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，需要按照信息管理部門(mén)的統(tǒng)一要求進(jìn)行文件格式的轉(zhuǎn)換、傳輸；電子誰(shuí)的歸檔所涉及的問(wèn)題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門(mén)很難完成；電子 檔案歸檔的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案管理和維護(hù)水平需要不斷提高。新技術(shù)的應(yīng)用、人為破壞、自然、管理低效等導(dǎo)致檔案面臨著日益嚴(yán)峻的安全威脅。檔案安全保障體系構(gòu)建的基本方針是預(yù)防、綜合防范，在政策引導(dǎo)下建立一種完善長(zhǎng)效的機(jī)制。

3 檔案管理科學(xué)化的解決方法

檔案是歷史的真實(shí)啟示，檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會(huì)直接影響檔案發(fā)揮最大效益，檔案科學(xué)化管理意義重大。雖然全國(guó)各地對(duì)檔案管理都給予足夠的重視，各部門(mén)也積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)。但是，由于檔案管理工作繁瑣枯燥，致使其存在著諸多問(wèn)題迫切需要解決。為了使檔案管理工作進(jìn)一步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化，筆者建議采取以下措施：

3.1 建立健全檔案管理制度

檔案種類繁多，形式各異，要實(shí)行科學(xué)管理，就必須建立健全管理制度。檔案管理制度要以《中華人民共和國(guó)檔案法》為指導(dǎo)原則，加強(qiáng)硬件的建設(shè)、建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，對(duì)保存和利用價(jià)值的文件材料，能夠及時(shí)立卷和定期向檔案室歸檔，專門(mén)庫(kù)戶、專柜存放檔案，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理，立卷、案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，做到科學(xué)管理，排列整齊，以確保安全和延長(zhǎng)檔案壽命，嚴(yán)格檔案借閱手續(xù)，防止分散流失。

3.2 做好公文的制發(fā)和文書(shū)處理工作

檔案是由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)的，公文制發(fā)決定檔案的質(zhì)量；文書(shū)是檔案的來(lái)源，檔案是文書(shū)的歸宿，因此，公文的制發(fā)要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，排版形式符合要求，履行簽發(fā)、審批手續(xù)；各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等公文及文書(shū)字跡要牢固清晰，有利于長(zhǎng)久保管利用；使用文種合理、格式規(guī)范、行文標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。

第2篇：文檔管理解決方案范文

【關(guān)鍵詞】 企業(yè);檔案管理;電子化;問(wèn)題;方法

一、企業(yè)檔案管理電子化的現(xiàn)狀以及存在的問(wèn)題

1.大多數(shù)企業(yè)雖然使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件處理和會(huì)議通知等日常事務(wù)性工作,真正使用計(jì)算機(jī)管理檔案的在整個(gè)檔案管理部門(mén)占的比例很少。

2.即使使用計(jì)算機(jī)管理檔案,也僅限于輸入目錄,處于文檔分離狀態(tài),檔案管理電子化處于有名無(wú)實(shí)狀態(tài)。

3.部分檔案管理人員對(duì)檔案管理電子化缺乏正確認(rèn)識(shí),認(rèn)為只要擁有和裝備一定數(shù)量的計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)等,就是實(shí)行了檔案管理電子化。

4.一些檔案管理人員年齡偏大,缺乏系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)知識(shí),操作技術(shù)不熟練,不懂得電子檔案管理的要求,使檔案管理與軟件程序和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不能很好結(jié)合,影響了企業(yè)檔案電子化管理的進(jìn)程。

二、出現(xiàn)以上問(wèn)題的原因

1.宣傳力度不夠。企業(yè)對(duì)檔案管理電子化的發(fā)展趨勢(shì)沒(méi)有迫切的認(rèn)識(shí)。不少企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員認(rèn)為,不搞檔案電子化管理也照樣過(guò)得去。企業(yè)檔案管理仍停留在管好紙質(zhì)檔案上面,不想推進(jìn)檔案電子化管理。

2.缺乏電子化的硬件設(shè)備。長(zhǎng)期以來(lái),企業(yè)的電子設(shè)備大都配備在辦公、生產(chǎn)、技術(shù)部門(mén),檔案管理部門(mén)基本上是兩手空空,無(wú)法建立電子檔案系統(tǒng),即使有關(guān)部門(mén)的電子檔案歸集到檔案部門(mén),也無(wú)法儲(chǔ)存、保管,難以實(shí)現(xiàn)電子化管理。

3.國(guó)家對(duì)企業(yè)檔案電子化缺少有效的政策和指導(dǎo)。如企業(yè)在實(shí)施檔案電子化過(guò)程中的投入允許進(jìn)入生產(chǎn)成本政策;國(guó)家檔案建立合同網(wǎng)絡(luò),聯(lián)網(wǎng)利用;鼓勵(lì)企業(yè)檔案電子化利用;開(kāi)發(fā)適合企業(yè)檔案管理電子化的軟件等。

4.要普及提高認(rèn)識(shí),加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn),提升檔案管理人員電子化管理水平。

三、企業(yè)檔案電子化管理的作用

1.有利于企業(yè)檔案的保存、保管、保護(hù)。檔案實(shí)行電子化后,簡(jiǎn)單小巧的磁盤(pán)或其他記憶材料就可容納檔案庫(kù)的全部?jī)?nèi)容,不但占用很小的空間,而且非常便于保存、保管,也非常便于建立備份、復(fù)制,有利于長(zhǎng)久存檔。

2.有利于企業(yè)對(duì)檔案的利用和技術(shù)開(kāi)發(fā)。企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)電子化后,對(duì)需查閱檔案的管理、技術(shù)人員實(shí)行分級(jí)授權(quán),在網(wǎng)上就可查閱、下載檔案資料,這就省去了管理、技術(shù)人員到檔案庫(kù)房查閱、摘抄、復(fù)制等繁瑣的工作,大大便利了管理和技術(shù)開(kāi)發(fā)工作。

3.便于各相關(guān)部門(mén)的技術(shù)交流。過(guò)去,各相關(guān)部門(mén)間的數(shù)據(jù)交流,技術(shù)人員要帶上大包小包的技術(shù)資料,攜帶難度較大。實(shí)現(xiàn)檔案電子化后,技術(shù)人員只需帶上事先下載好的數(shù)據(jù)資料,用什么資料就從電腦里調(diào)取什么資料。

四、如何促進(jìn)企業(yè)檔案電子化管理

1.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員要重視電子化管理。

2.配備知識(shí)化的檔案管理人員。企業(yè)要改變過(guò)去那種把老弱病殘的員工分配到檔案管理崗位上的做法,要充實(shí)一些既懂檔案管理,又具備電子知識(shí)、數(shù)碼知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的年輕人員。有了具備現(xiàn)代化、知識(shí)化、高素質(zhì)的員工,才能真正有效地推進(jìn)檔案電子化的開(kāi)展。

3.配備必要的電子、數(shù)碼設(shè)備硬件。企業(yè)要投入資金為檔案管理配備計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描、照像設(shè)備等電子、數(shù)碼硬件,建立檔案電子化的載體和數(shù)據(jù)庫(kù),實(shí)施內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò),結(jié)合內(nèi)部的系統(tǒng)資源,為儲(chǔ)存、保護(hù)、利用、歸集、開(kāi)發(fā)企業(yè)的檔案創(chuàng)造有利的硬件條件。

第3篇：文檔管理解決方案范文

關(guān)鍵詞：高職院校；干部人事檔案；管理與利用

前言

近年來(lái)，我國(guó)高等職業(yè)教育管理體制改革取得了重大進(jìn)展，合并升格的高職院校達(dá)1100多所，進(jìn)一步完善了國(guó)家的高等教育結(jié)構(gòu)，優(yōu)化了教育資源配置，提高了辦學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)效益。合并后的高職院校是我們面臨著許多新的管理利問(wèn)題。干部人事檔案管理作為學(xué)校的一項(xiàng)重要工作也存在著許多問(wèn)題。

一、合并高職院校干部人事檔案管理與利用存在的問(wèn)題

許多合并高職院校是由一些不同學(xué)科、不同層次的學(xué)校（如中等職業(yè)學(xué)校）合并而來(lái)，原來(lái)的學(xué)校對(duì)干部人事檔案沒(méi)有自主管理權(quán)，長(zhǎng)期以來(lái)不能引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層的足夠重視，從而出現(xiàn)了諸多問(wèn)題。

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，專業(yè)人員缺乏

合并的高職院校，干部檔案管理實(shí)現(xiàn)了由被動(dòng)式管理向主動(dòng)式管理轉(zhuǎn)變的模式，師資隊(duì)伍迅速膨脹，干部人事檔案管理的工作任務(wù)加重，然而，部分高職院校沒(méi)有配備專用的檔案庫(kù)房，沒(méi)有設(shè)立單獨(dú)的編制，配備專職的人事檔案管理人員，僅由組織人事部門(mén)配備兼職人員兼管這項(xiàng)工作，這樣勢(shì)必影響了組織人事部門(mén)其他工作的順利開(kāi)展，而且這種管理模式，缺乏對(duì)管理人員政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、管理水平的培訓(xùn)與提高，使高職院校干部人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發(fā)展受到限制。

（二）檔案管理制度不規(guī)范，管理手段落后

合并高職院校由于先前的隸屬關(guān)系、辦學(xué)規(guī)模、管理方式不同等歷史原因，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案管理制度規(guī)范不一，質(zhì)量參差不齊、人員構(gòu)成復(fù)雜、管理手段落后等問(wèn)題。如歸檔材料沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)格；收集過(guò)程中紙張大小不統(tǒng)一；檔案材料沒(méi)有進(jìn)行規(guī)范整理，有的甚至沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)的分類和裝訂；現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用。

（三）信息開(kāi)發(fā)利用率差，發(fā)揮服務(wù)作用程度低

干部人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態(tài)和被動(dòng)服務(wù)局面，人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用程度不高，往往大多只限于干部考察和發(fā)展黨員等方面，在師資培養(yǎng)、人才選拔、人才穩(wěn)定與年度考核等方面未能真正起到應(yīng)有的作用。

（四）升級(jí)達(dá)標(biāo)工作任務(wù)繁重

很多學(xué)校合并升格后，就趕上了中央組織部要求開(kāi)展干部“三齡一歷”審核工作的通知，這對(duì)干部檔案管理提出了很高要求，而原先幾所學(xué)校檔案工作起步不同，有的學(xué)校已經(jīng)經(jīng)過(guò)了上級(jí)部門(mén)的檢查驗(yàn)收，達(dá)到干部檔案管理目標(biāo)一級(jí)，二級(jí)或三級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，有的規(guī)模甚至都沒(méi)有按新標(biāo)準(zhǔn)整理過(guò)，為了達(dá)到同一個(gè)等級(jí)或更高水平，除“三齡一歷”需要審核準(zhǔn)確外，檔案管理人員僅技術(shù)加工就有相當(dāng)大的工作量。

二、解決高職院校干部人事檔案的管理與利用問(wèn)題的途徑

（一）領(lǐng)導(dǎo)高度重視，提高檔案管理人員素質(zhì)

干部人事檔案是記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)等內(nèi)容的材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔任用干部的重要依據(jù)，關(guān)系到每位教職工的切身利益。作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，尤其是主管組織人事工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)充分樹(shù)立起檔案意識(shí)，合并高職院校應(yīng)在機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員編制上給以充分保證；在檔案經(jīng)費(fèi)上落實(shí)到位，增添必要的硬件設(shè)施；主動(dòng)關(guān)心檔案工作者的工作、學(xué)習(xí)、生活，當(dāng)他們?cè)诠ぷ髦腥〉昧顺煽?jī)或圓滿完成了工作任務(wù)時(shí)，主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)給以表?yè)P(yáng)和認(rèn)可，同時(shí)還要讓他們享受同等的升遷機(jī)會(huì)，這些措施最終可以促進(jìn)人事檔案工作績(jī)效的提高。提高檔案管理人員素質(zhì)，是做好這項(xiàng)工作的重要依據(jù)。要做好人事檔案管理工作，必須不斷提高人事檔案管理人員的自身素質(zhì)，對(duì)在崗人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)黨和政府制定組織人事工作的政策、法規(guī)和檔案專業(yè)理論知識(shí)，用檔案方面的新理論知識(shí)武裝頭腦，開(kāi)闊眼界，指導(dǎo)工作，以適應(yīng)新時(shí)期高等職業(yè)教育事業(yè)發(fā)展對(duì)高校干部人事檔案管理的新要求。

（二）加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平

建立健全一套完整科學(xué)的干部人事檔案管理工作規(guī)章制度，使工作有序，有據(jù)可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案“見(jiàn)證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時(shí)收集、補(bǔ)充、更新和完善人事檔案材料，對(duì)收集檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精練，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實(shí)。順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，增加資金投入，嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)，注重信息的準(zhǔn)確性、唯一性，做到劃分準(zhǔn)確、排列有序、條目清楚、查找便捷。

（三）建立信息網(wǎng)絡(luò)，充分發(fā)揮服務(wù)效能

干部人事檔案管理信息化包括兩層含義：一是要把檔案中的手寫(xiě)文字信息電腦化、數(shù)字化；二是要把數(shù)字化的信息網(wǎng)絡(luò)化，要能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上人事信息的接收、傳遞、儲(chǔ)存和資源共享。當(dāng)前，人事檔案管理系統(tǒng)計(jì)算機(jī)信息軟件已在大多數(shù)高校使用，但其發(fā)揮的作用程度比較低，高職院校要逐步吸收一批精通信息技術(shù)的人才和從事檔案信息管理構(gòu)件或善于制作檔案管理網(wǎng)頁(yè)的人才，更好的組建干部人事檔案管理隊(duì)伍，建立一套完整的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的信息共享，大大提高檔案的利用效率。

（四）充實(shí)干部檔案管理隊(duì)伍

為切實(shí)做好干部“三齡一歷”審核工作，順利實(shí)現(xiàn)干部檔案升級(jí)達(dá)標(biāo)任務(wù)，組織人事部門(mén)應(yīng)當(dāng)按照政策規(guī)定配備適當(dāng)數(shù)量的專職干部從事此項(xiàng)工作，適當(dāng)時(shí)間抽調(diào)部分政治素質(zhì)高、原則性強(qiáng)的同志協(xié)助從事那些耗費(fèi)時(shí)多、工作量大、技術(shù)性強(qiáng)的工作，這樣可以保證干部檔案工作的長(zhǎng)效性，促進(jìn)干部人事檔案管理上水平。

【參考文獻(xiàn)】

[1]周永娟，馬躍.合并升格院校人事檔案管理工作存在的問(wèn)題及解決途徑[J].黑龍江檔案．

[2]湯靜霞，李文清.高校合并后的干部人事檔案工作[J].檔案與建設(shè)，2003，（7）．

[3]劉淑霞.淺談合并高校干部人事檔案

管理[J].浙江檔案，2004，（1）．

[4]陳蓉，羅迎芬.從學(xué)歷學(xué)位清查中淺談高校干部人事檔案的管理利用問(wèn)題與對(duì)策[J].湖南環(huán)境生物職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2006，（1）．

第4篇：文檔管理解決方案范文

關(guān)鍵詞：高職院校；《高等學(xué)校檔案管理辦法》；對(duì)策

        為規(guī)范高等學(xué)校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護(hù)和利用檔案，教育部和國(guó)家檔案局共同制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》），并以教育部第27號(hào)令的形式公布，自2008年9月1日起正式施行。《辦法》是新時(shí)期新階段促進(jìn)高等教育又好又快發(fā)展的一項(xiàng)重要舉措，是指導(dǎo)新時(shí)期新階段高校檔案工作科學(xué)發(fā)展的法規(guī)性文獻(xiàn)，對(duì)于加快推進(jìn)現(xiàn)代大學(xué)管理制度建設(shè)，深化高校檔案工作管理內(nèi)涵建設(shè)，提高檔案服務(wù)高等教育與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的能力和水平，具有十分重要的意義。

        一、高職院校在實(shí)施《高等學(xué)校檔案管理辦法》過(guò)程中存在的問(wèn)題

        根據(jù)《辦法》的精神和要求，2008年12月江蘇省教育廳、江蘇省檔案局聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于認(rèn)真貫徹實(shí)施高等學(xué)校檔案管理辦法的意見(jiàn)》，目前全省高校中已掀起了一股貫徹實(shí)施《辦法》的。雖然同為高等學(xué)校，但與普通高校相比，高職院校在學(xué)校的歷史沿革、辦學(xué)方向、辦學(xué)性質(zhì)和學(xué)校規(guī)模等方面都具有一定的特殊性，因此在貫徹實(shí)施《辦法》過(guò)程中，高職院校應(yīng)當(dāng)從自身的實(shí)際出發(fā)，有效地將《辦法》的精神和要求落到實(shí)處。通過(guò)幾年的實(shí)踐，筆者初步感到高職院校在貫徹實(shí)施《辦法》過(guò)程中，主要存在以下三個(gè)方面的問(wèn)題。

        （一）檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置問(wèn)題

        關(guān)于高校檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置、性質(zhì)及其職責(zé)，《辦法》都作了具體的規(guī)定。其中對(duì)于檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置規(guī)定了兩種形式，即檔案館和綜合檔案室。而且要求只要具備建校歷史在50年以上、全日制在校生規(guī)模在1萬(wàn)人以上、或者已集中保管的檔案、資料在3萬(wàn)卷（長(zhǎng)度300延長(zhǎng)米）以上三個(gè)條件中的任何一項(xiàng)，就應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館。未設(shè)立檔案館的高校應(yīng)當(dāng)設(shè)立綜合檔案室。從目前高職院校的實(shí)際情況來(lái)看，大多數(shù)院校都基本具備上述三項(xiàng)條件，理應(yīng)按照《辦法》的規(guī)定設(shè)立檔案館或綜合檔案館。但一般高職院校都如同筆者所在的南京交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院一樣，均是由中專學(xué)校升格成為高等學(xué)校的，所以在規(guī)格上比普通高校要略低一些，這就決定了高職院校在教學(xué)機(jī)構(gòu)、行政管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置上都與普通高校都有所差別。尤其在設(shè)置專門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)上，往往沒(méi)有得到應(yīng)有的重視，限制了檔案工作人員工作創(chuàng)造性的發(fā)揮。檔案工作由于其工作性質(zhì)的緣故，在短期內(nèi)工作的好壞對(duì)學(xué)校大局影響不會(huì)很大，因此其重要性容易被忽視。正是由于這些原因的存在，在貫徹落實(shí)《辦法》中關(guān)于檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置問(wèn)題上沒(méi)能很好的得到解決。

        （二）檔案人員的配備問(wèn)題

        關(guān)于高校檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的配備及應(yīng)具備的條件、專職檔案工作人員編制及職數(shù)等，《辦法》也作了具體的規(guī)定。其中對(duì)檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的條件也有具體要求，應(yīng)當(dāng)具備熱心檔案事業(yè)，具有高級(jí)以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷；有組織管理能力，具有開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)和精神；年富力強(qiáng)，身體健康等條件。這為高等學(xué)校檔案干部隊(duì)伍建設(shè)提供了強(qiáng)有力的依據(jù)，非常有利于高等學(xué)校檔案干部隊(duì)伍的建設(shè)。

        檔案管理人員專業(yè)水平的高低，直接影響檔案事業(yè)的發(fā)展。高職院校檔案工作者中大多畢業(yè)于非檔案專業(yè)，有些人根本沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，缺乏檔案的基本理論，也缺乏檔案管理工作的實(shí)踐，只能起到簡(jiǎn)單的保管作用，不能真正做到檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化。

        對(duì)于普通高校來(lái)說(shuō)，選拔任用具有高級(jí)以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷的人員擔(dān)任檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人，可以說(shuō)絲毫不成問(wèn)題。但是對(duì)于高職院校來(lái)說(shuō)，其教學(xué)、管理人員數(shù)量規(guī)模和結(jié)構(gòu)層次都相對(duì)局限，具備高級(jí)以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷的人員本來(lái)就有限，所以要求檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人也具有高級(jí)以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷，就顯得比較苛刻，一般高職院校都難以企求。

        （三）歸檔門(mén)類的確定問(wèn)題

        《辦法》對(duì)高等學(xué)校文件材料的歸檔范圍作了明確規(guī)定，包括黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、外事類、財(cái)會(huì)類等若干門(mén)類，這是從全國(guó)高等學(xué)校的整體考慮而確定的，具有高度的概括性、普遍的針對(duì)性和廣泛的適用性，廣泛適用于各類高等院校。高職院校主要從事高級(jí)技能教育，培養(yǎng)能獨(dú)立處理工藝技術(shù)中的“疑難雜癥”，能手腦并用有較高心智，具有一定的專業(yè)技術(shù)理論視野的應(yīng)用型高級(jí)技能人才，它的主要任務(wù)是對(duì)學(xué)生進(jìn)行技能教育，很少承擔(dān)科研任務(wù)、開(kāi)展產(chǎn)學(xué)研合作和外事往來(lái)。但目前高職院校還未能從實(shí)際出發(fā)，更為科學(xué)合理地確定歸檔門(mén)類。

        同時(shí)《辦法》還指出高等學(xué)校實(shí)行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。目前高職院校在進(jìn)行歸檔相關(guān)文件材料時(shí)，沒(méi)有形成切實(shí)有效的歸檔制度。檔案管理上還存在一定的問(wèn)題，對(duì)文件材料系統(tǒng)整理組卷，編制頁(yè)號(hào)或者件號(hào)，制作卷內(nèi)目錄等工作還沒(méi)有形成制度性管理。

期刊文章分類查詢,盡在期刊圖書(shū)館

        （四）檔案學(xué)術(shù)研究缺失問(wèn)題

        《辦法》進(jìn)一步加強(qiáng)了檔案工作的學(xué)術(shù)性要求，指出要將“編研、出版檔案史料，開(kāi)發(fā)檔案信息資源”列入了高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)，同時(shí)指出“有條件的高校，應(yīng)當(dāng)在相關(guān)專業(yè)的高年級(jí)開(kāi)設(shè)有關(guān)檔案管理的選修課”。從目前高職院校檔案工作的學(xué)術(shù)研究來(lái)看，對(duì)檔案工作深入研究的力度不夠。大多數(shù)高職院校只是簡(jiǎn)單的把相關(guān)檔案材料歸檔整理，沒(méi)有很好的對(duì)檔案資料和管理進(jìn)行研究，沒(méi)有進(jìn)行相應(yīng)的編研以及出版相應(yīng)的檔案史料。在沒(méi)有系統(tǒng)的對(duì)檔案工作進(jìn)行學(xué)術(shù)研究的基礎(chǔ)上，對(duì)于在《辦法》中提及的開(kāi)設(shè)有關(guān)的檔案管理的選修課更是難以實(shí)施。

        二、解決《高等學(xué)校檔案管理辦法》實(shí)施過(guò)程中存在問(wèn)題的路徑分析

        （一）成立綜合檔案室來(lái)為學(xué)院保存和利用檔案提供服務(wù)

        高職院校檔案機(jī)構(gòu)作為學(xué)校行政管理機(jī)構(gòu)的組成部分之一，理所當(dāng)然在規(guī)格上也比一般的普通高校的檔案機(jī)構(gòu)要略微簡(jiǎn)約一些。有鑒于此，筆者所在的學(xué)院并沒(méi)有設(shè)置檔案館，而是設(shè)置綜合檔案室，隸屬于院長(zhǎng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)。同時(shí)明確規(guī)定，綜合檔案室作為學(xué)院保存和提供利用檔案的專門(mén)機(jī)構(gòu)，全面履行《辦法》規(guī)定的高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)履行的九個(gè)方面管理職責(zé)。從運(yùn)行狀況和實(shí)際效果來(lái)看，采用綜合檔案室這一機(jī)構(gòu)形式，更加適用于高職院校，完全能夠保證各項(xiàng)工作的有效開(kāi)展。

        因此，各高職院校結(jié)合自身情況設(shè)置相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，充分發(fā)揮檔案工作在高校中的作用。

        （二）選配高素質(zhì)的檔案管理人員,增強(qiáng)檔案開(kāi)發(fā)技術(shù)力量

        穩(wěn)定專兼職檔案人員、提高其整體素質(zhì)是做好檔案工作的基礎(chǔ)。檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵在人，在檔案管理過(guò)程中，人始終是最重要的，檔案管理水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。只有選配高素質(zhì)的檔案管理人員，才能增強(qiáng)檔案開(kāi)發(fā)的技術(shù)力量。

        筆者所在學(xué)院現(xiàn)共有教學(xué)、管理人員560余人，其中具有高級(jí)以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷的不足80人，僅占總數(shù)的1.4%，而且他們都在教學(xué)第一線。隨著招生規(guī)模逐年擴(kuò)大，他們都擔(dān)負(fù)著繁重的教學(xué)任務(wù)。因此要從教學(xué)第一線抽調(diào)本來(lái)有限的高級(jí)人才到檔案機(jī)構(gòu)工作，顯然有些不太現(xiàn)實(shí)。為此南京交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，選用一名具有館員任職經(jīng)歷的同志擔(dān)任綜合檔案室負(fù)責(zé)人，由于該同志十多年來(lái)一直從事本院檔案工作，具有較好的政治素養(yǎng)和較高的檔案管理業(yè)務(wù)水平，完全適應(yīng)工作需要，勝任綜合檔案室負(fù)責(zé)人這一職位。同時(shí)學(xué)院各系部均明確兼職檔案員，負(fù)責(zé)做好各自所在系部文件材料的歸檔和移交。在選配兼職檔案員時(shí)既考慮了人員素質(zhì)，又考慮其業(yè)務(wù)水平。學(xué)院鼓勵(lì)專兼職檔案人員學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識(shí)和參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)。各種培訓(xùn)注重針對(duì)性和實(shí)用性，重點(diǎn)加強(qiáng)電子文件、電子檔案管理新技術(shù)以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和實(shí)際工作能力。不斷提高學(xué)院檔案管理人員素質(zhì)和穩(wěn)定檔案管理人員隊(duì)伍。

        （三）準(zhǔn)確進(jìn)行歸檔分類，促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化與規(guī)范化

        由于高校各項(xiàng)活動(dòng)的特殊性，其檔案具有多樣性、客觀規(guī)律性、周期性等特點(diǎn)。因此應(yīng)針對(duì)其各種特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)化和規(guī)范化管理。從而提高檔案管理工作效率以及有效利用檔案。

        筆者所在學(xué)院在確定歸檔門(mén)類時(shí)，對(duì)《辦法》規(guī)定的相關(guān)門(mén)類作了一些調(diào)整，省略了產(chǎn)品生產(chǎn)類，并將外事類歸入行政類、科研類歸入教學(xué)類。同時(shí)突出記錄學(xué)院主要職能活動(dòng)和歷史面貌的黨群類和行政類、涉及民生的人事類和學(xué)生類、體現(xiàn)學(xué)院學(xué)生培養(yǎng)水平的教學(xué)類，使得學(xué)院文件材料的歸檔范圍科學(xué)合理，更加符合高職院校的實(shí)際。

        （四）加強(qiáng)檔案工作學(xué)術(shù)研究，推進(jìn)檔案管理工作的蓬勃發(fā)展

        檔案管理的工作不僅在于各種文檔的歸檔整理，還要求對(duì)檔案工作進(jìn)行一定量的學(xué)術(shù)研究。只有豐富檔案管理工作的研究，才能更好的對(duì)檔案科學(xué)有效的管理與利用。

        筆者所在學(xué)院，領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理工作。學(xué)院積極組織專兼職檔案管理人員參加相應(yīng)的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，提升其業(yè)務(wù)水平以及加深對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。學(xué)院出臺(tái)各項(xiàng)政策鼓勵(lì)檔案工作人員申報(bào)研究課題，以提升檔案管理工作的科學(xué)水平和檔案管理人員的自身素質(zhì)。檔案管理人員應(yīng)充分發(fā)揮高職院校的研究平臺(tái)，加強(qiáng)檔案管理工作的學(xué)術(shù)研究，進(jìn)一步推進(jìn)檔案工作的蓬勃發(fā)展。

        三、小結(jié)

        在貫徹實(shí)施《辦法》的過(guò)程中，高職院校要秉承實(shí)事求是，一切從實(shí)際出發(fā)的原則，采取切實(shí)可行的措施和辦法。從硬件與軟件兩個(gè)方面來(lái)加強(qiáng)高職院校檔案管理工作，發(fā)揮檔案工作在高校中的作用。由于實(shí)踐比較有限，筆者將不斷摸索，繼續(xù)深化對(duì)貫徹實(shí)施《辦法》的認(rèn)識(shí)，逐步解決出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題，把規(guī)范的精神和要求與學(xué)院的實(shí)際緊密結(jié)合起來(lái)，更好地推動(dòng)學(xué)院檔案工作的科學(xué)發(fā)展，為創(chuàng)建全國(guó)示范高職院校作出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]高等學(xué)校檔案管理辦法.中華人民共和國(guó)教育部令第27號(hào),2008年9月1日實(shí)行.

[2]張明香.檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中存在的問(wèn)題及對(duì)策[j].辦公室業(yè)務(wù),2009,(8).

第5篇：文檔管理解決方案范文

2011年4月，柯尼卡美能達(dá)辦公系統(tǒng)（中國(guó)）有限公司迎來(lái)新帥，多年來(lái)一直在美國(guó)工作的仲川追虺晌該公司新一任董事總經(jīng)理，他此番來(lái)華的目的，就是要全面推進(jìn)該公司在中國(guó)市場(chǎng)上實(shí)現(xiàn)由硬件生產(chǎn)商到“增值”服務(wù)商的轉(zhuǎn)型。

多年前在香港任職期間，他曾負(fù)責(zé)美能達(dá)在中國(guó)內(nèi)地和香港的銷售渠道開(kāi)發(fā)；多年后來(lái)到久違的中國(guó)，這里的巨變讓他感受到了意料之外的蓬勃活力。在履新半年內(nèi)，仲川追蛞丫走訪了中國(guó)的多座城市。

日前，在位于上?；春Ｖ新方痃姀V場(chǎng)18樓的柯尼卡美能達(dá)辦公系統(tǒng)（中國(guó)）有限公司總部，仲川追蚪郵芰恕IT時(shí)代周刊》的專訪。他比照在全球其他區(qū)域市場(chǎng)的所見(jiàn)所感，向本刊記者著重剖析了當(dāng)前中國(guó)企業(yè)的難題和中國(guó)市場(chǎng)的機(jī)遇，并透露了柯尼卡美能達(dá)在全球?qū)用嬷贫ǖ娜聭?zhàn)略。

發(fā)掘中國(guó)市場(chǎng)潛力

《IT時(shí)代周刊》：您覺(jué)得中美兩國(guó)的辦公設(shè)備市場(chǎng)有何差異？

仲川追潁河朊攔成熟的辦公設(shè)備市場(chǎng)相比，中國(guó)市場(chǎng)起步較晚，但作為全球第二大經(jīng)濟(jì)體，中國(guó)市場(chǎng)的巨大發(fā)展?jié)摿Σ蝗莺鲆暋?/p>

美國(guó)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境比較發(fā)達(dá)，90%的MFP（以下稱“復(fù)合機(jī)”）是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中工作的。但在中國(guó)，由于網(wǎng)絡(luò)還不夠普及，中國(guó)的復(fù)合機(jī)很多時(shí)候只是作為單機(jī)來(lái)使用。同時(shí)，中國(guó)的網(wǎng)絡(luò)傳輸速度比較慢，這也制約了國(guó)內(nèi)辦公設(shè)備市場(chǎng)的發(fā)展速度。

其次，美國(guó)市場(chǎng)以高速?gòu)?fù)合機(jī)為主流機(jī)型，中國(guó)市場(chǎng)則以中低速?gòu)?fù)合機(jī)為主流，這也從側(cè)面體現(xiàn)了兩國(guó)企業(yè)發(fā)展成熟度的差異。

另外，從彩色數(shù)碼復(fù)合機(jī)在整個(gè)市場(chǎng)的占比情況來(lái)看，中國(guó)的比例是10%以下，美國(guó)卻達(dá)到30%以上，日本及歐洲等地可以達(dá)到50%以上。由此看出，中國(guó)在辦公設(shè)備市場(chǎng)，尤其是彩色輸出設(shè)備市場(chǎng)還存在著很大潛力。

《IT時(shí)代周刊》：從全球行業(yè)來(lái)看，辦公設(shè)備經(jīng)過(guò)了哪些變化？

仲川追潁核孀龐沒(méi)需求的不斷提升，辦公產(chǎn)品也經(jīng)歷了從最初單一功能的打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀，到集多種功能于一身的一體機(jī)、復(fù)合機(jī)的進(jìn)化?，F(xiàn)在，打印行業(yè)正逐步延伸到涵蓋硬件和軟件功能的各種解決方案。從全球的趨勢(shì)來(lái)看，企業(yè)用戶出于對(duì)成本和效率的考慮，正不斷減少印刷輸出量，推行無(wú)紙化辦公。因此，推行辦公設(shè)備印刷量管理系統(tǒng)的服務(wù)模式在歐美市場(chǎng)被廣泛推廣。

《IT時(shí)代周刊》：中國(guó)企業(yè)目前在辦公設(shè)備方面面臨哪些問(wèn)題？

仲川追潁合紙錐蔚鬧泄，尤其是在金融危機(jī)之后，本土企業(yè)在國(guó)家政策的扶持下取得快速成長(zhǎng)，但是局限于企業(yè)規(guī)模，在采購(gòu)辦公設(shè)備時(shí)，往往只考慮眼前需求而大量采購(gòu)單一功能的低速產(chǎn)品。然而，由于企業(yè)發(fā)展迅速，這些設(shè)備很多時(shí)候是在超負(fù)荷工作，使用一段時(shí)間后就會(huì)出現(xiàn)故障，不能高效率地為企業(yè)服務(wù)。我們認(rèn)為，這種因設(shè)備采購(gòu)缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、打印管理效率低下是導(dǎo)致中國(guó)企業(yè)辦公成本居高不下的主要原因。這一問(wèn)題也是發(fā)達(dá)國(guó)家的企業(yè)曾普遍遭遇的。

轉(zhuǎn)向IT管理服務(wù)

《IT時(shí)代周刊》：在與客戶接觸的過(guò)程中，柯尼卡美能達(dá)如何打造深受客戶歡迎的文檔管理解決方案？

仲川追潁何頤竊謨肟突Ч低ㄖ杏腥個(gè)關(guān)鍵詞：OPS（Optimized Print Service）綜合提案服務(wù)、信息安全和節(jié)能環(huán)保。

OPS綜合提案服務(wù)是對(duì)客戶的文檔輸出量進(jìn)行綜合管理和診斷，在保證客戶工作效率的前提下，減少辦公設(shè)備數(shù)量，同時(shí)降低紙張輸出量，這樣，企業(yè)打印客戶端的使用成本自然會(huì)得到有效的控制。信息安全也是現(xiàn)階段客戶普遍非常重視的一環(huán)。為此，我們推出了一些信息安全解決方案，例如：刷卡使用設(shè)備，后臺(tái)管理人員可以根據(jù)刷卡數(shù)據(jù)了解員工平時(shí)的數(shù)據(jù)輸出情況，這種方式還能很好地保證文檔輸出的保密性。我們還注意到，中國(guó)一些能源相對(duì)缺乏的地區(qū)非常提倡節(jié)電節(jié)能，柯尼卡美能達(dá)的解決方案能夠有針對(duì)性地達(dá)到節(jié)約能源的效果，不管是對(duì)企業(yè)還是對(duì)當(dāng)?shù)厣鐣?huì)都是有益的。

《IT時(shí)代周刊》：每家專業(yè)的文檔管理服務(wù)商都會(huì)向市場(chǎng)傳遞一個(gè)理念，柯尼卡美能達(dá)向市場(chǎng)傳遞的理念是什么？如何在競(jìng)爭(zhēng)中體現(xiàn)差異性？

仲川追潁耗殼埃我們主推的理念是降低客戶端的輸出成本、提高工作效率及信息安全性，倡導(dǎo)節(jié)能環(huán)保等。我們不凸顯某一個(gè)方面，而是強(qiáng)調(diào)要為客戶提供綜合、全面優(yōu)化的解決方案。

在差異化競(jìng)爭(zhēng)方面，柯尼卡美能達(dá)已經(jīng)是一家專業(yè)的文檔管理解決方案服務(wù)商，接下來(lái)，我們要轉(zhuǎn)變?yōu)橐患襂T管理服務(wù)商。IT管理服務(wù)涉及的范疇更加廣泛，而不僅僅是鎖定在文檔管理輸出這個(gè)小范疇里。

《IT時(shí)代周刊》：從文檔管理到IT管理服務(wù)的轉(zhuǎn)變體現(xiàn)了一種持續(xù)發(fā)展的理念，在柯尼卡美能達(dá)看來(lái)，怎樣才能成為一家可持續(xù)發(fā)展的全球企業(yè)？

第6篇：文檔管理解決方案范文

AAA公司信息化的愿景是：公司工作流的電子化；固化工作流、整合公司知識(shí)管理體系。通過(guò)采用成熟的、科學(xué)的實(shí)施方法，實(shí)施一個(gè)正規(guī)的管理軟件，使AAA公司在最短的時(shí)間里建立起一個(gè)運(yùn)作有序的商務(wù)自動(dòng)化系統(tǒng)，提升內(nèi)部管理效率和核心競(jìng)爭(zhēng)能力。

根據(jù)對(duì)AAA公司的業(yè)務(wù)情況以及需求的分析，確定本項(xiàng)目的項(xiàng)目范圍是：以企業(yè)核心的項(xiàng)目管理為主線，集成和容納客戶關(guān)系管理、人力資源管理、物品和采購(gòu)管理、文檔知識(shí)管理、軟件產(chǎn)品開(kāi)發(fā)管理以及財(cái)務(wù)核算等管理領(lǐng)域，通過(guò)科學(xué)的方法，實(shí)施一套成熟的、高效的、完全可以配置和集成的管理信息系統(tǒng)。

e-Synergy是一個(gè)基于業(yè)務(wù)流程管理理念設(shè)計(jì)的、高度集成和高度可配置的軟件系統(tǒng)，其可配置性主要體現(xiàn)在，系統(tǒng)采用了模塊化的設(shè)計(jì)思路，主要模塊充分反映了對(duì)企業(yè)主要資源的管理要求，如人力資源（人力資源管理模塊）、客戶資源（客戶關(guān)系管理）、信息資源（知識(shí)文檔管理模塊）、硬件資源（物品和設(shè)施管理）以及社會(huì)資源（門(mén)戶管理）等等，這些資源依靠工作流模塊被完全的集成在一起，協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和管理目標(biāo)。由于工作流提供了完全可以自定義的引擎平臺(tái)，因此企業(yè)可以通過(guò)對(duì)工作流的定義來(lái)配置不同的核心解決方案，如產(chǎn)品管理解決方案（PLM）、項(xiàng)目管理解決方案（PM）、以客戶服務(wù)為導(dǎo)向的專業(yè)服務(wù)解決方案（PSA）和以知識(shí)管理為核心的知識(shí)管理解決方案（KM）等等，從而滿足自身經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)的不同要求。

所以，AAA公司管理系統(tǒng)的構(gòu)架應(yīng)是以企業(yè)核心的項(xiàng)目管理為主線，容納客戶關(guān)系管理、人力資源管理、物品和采購(gòu)管理、文檔知識(shí)管理、軟件產(chǎn)品及開(kāi)發(fā)管理、以及財(cái)務(wù)核算管理等管理領(lǐng)域，統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)各部門(mén)高效運(yùn)轉(zhuǎn)的集成系統(tǒng)。該系統(tǒng)的總體規(guī)劃如圖所示。

傳統(tǒng)觀點(diǎn)認(rèn)為，項(xiàng)目管理的工作就是單純地完成既定的任務(wù)?，F(xiàn)代觀點(diǎn)認(rèn)為項(xiàng)目工作是根據(jù)特定的規(guī)范、在預(yù)算范圍內(nèi)、按時(shí)完成任務(wù)，也就是說(shuō)，項(xiàng)目管理是利用有限的資源（人員、資金、資產(chǎn)、信息、輔助工具等），在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，為完成一個(gè)或多個(gè)特定目標(biāo)而實(shí)行的一種計(jì)劃管理方法。項(xiàng)目管理的過(guò)程一般從確定需求開(kāi)始，到項(xiàng)目的選擇、計(jì)劃、執(zhí)行、控制、評(píng)價(jià)和結(jié)束。項(xiàng)目管理所涉及的要素隨項(xiàng)目而定，如時(shí)間、人力、規(guī)模、成本、質(zhì)量、風(fēng)險(xiǎn)等等。

目前，由于項(xiàng)目的復(fù)雜性增大，項(xiàng)目中有越來(lái)越多的信息和數(shù)據(jù)需要?jiǎng)討B(tài)管理，項(xiàng)目管理軟件便隨著信息技術(shù)的發(fā)展和對(duì)先進(jìn)管理工具的迫切需求應(yīng)運(yùn)而生了。通過(guò)使用項(xiàng)目管理軟件，可以完成手工作業(yè)無(wú)法實(shí)現(xiàn)的項(xiàng)目任務(wù)制定、項(xiàng)目進(jìn)度跟蹤、資源管理、成本預(yù)算等高難度工作，大大提高了管理的效率。易科的項(xiàng)目管理系統(tǒng)（e-Project）正是被設(shè)計(jì)來(lái)滿足這樣的項(xiàng)目管理要求。

第7篇：文檔管理解決方案范文

從理解開(kāi)始

國(guó)藥控股股份有限公司（簡(jiǎn)稱國(guó)藥控股）信息技術(shù)管理部高級(jí)經(jīng)理羅繼偉介紹，國(guó)藥控股股份有限公司是中國(guó)醫(yī)藥集團(tuán)總公司所屬核心企業(yè)。成立十年來(lái)，公司的經(jīng)營(yíng)規(guī)模不斷擴(kuò)大，經(jīng)濟(jì)運(yùn)行質(zhì)量不斷提高，盈利能力持續(xù)增長(zhǎng)，已發(fā)展為中國(guó)最大的藥品、醫(yī)療保健產(chǎn)品分銷商及領(lǐng)先的供應(yīng)鏈服務(wù)提供商，擁有并經(jīng)營(yíng)中國(guó)最大的藥品分銷及配送網(wǎng)絡(luò)，形成了藥品分銷、物流配送、零售連鎖、藥品制造、化學(xué)試劑、醫(yī)療器械、醫(yī)療健康產(chǎn)業(yè)等相關(guān)業(yè)態(tài)協(xié)同發(fā)展的一體化產(chǎn)業(yè)鏈。

目前正在逐步完成由國(guó)內(nèi)市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)為主向跨國(guó)經(jīng)營(yíng)的轉(zhuǎn)變，差異化的市場(chǎng)需求為企業(yè)帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，同時(shí)借助兩化融合的新要求，公司在全國(guó)范圍內(nèi)建立了完整的醫(yī)藥銷售網(wǎng)絡(luò)，并實(shí)現(xiàn)了分銷、零售、物流一條龍服務(wù)。對(duì)于兩化融合的理解，不同企業(yè)有著不同的思考。國(guó)藥控股將實(shí)現(xiàn)兩化融合與企業(yè)信息化建設(shè)的結(jié)合整合為四個(gè)步驟：信息化的規(guī)劃、信息化管控體系建設(shè)、信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)以及關(guān)鍵信息化項(xiàng)目的實(shí)施，并對(duì)不同步驟提出了契合企業(yè)實(shí)際的標(biāo)準(zhǔn)。

在信息化規(guī)劃層面，著重提升信息化戰(zhàn)略管理。從企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略到信息化戰(zhàn)略的映射、落地，以加強(qiáng)信息化戰(zhàn)略管理。圍繞企業(yè)戰(zhàn)略的需要，培育企業(yè)的管控能力和整合相應(yīng)的資源優(yōu)勢(shì)，才能實(shí)現(xiàn)和創(chuàng)造企業(yè)新的盈利模式、價(jià)值網(wǎng)絡(luò)。這是戰(zhàn)略層面融合。

在建設(shè)IT管控體系時(shí)，要提升企業(yè)信息化領(lǐng)導(dǎo)力和執(zhí)行力。通過(guò)開(kāi)展企業(yè)的IT治理，逐步形成一個(gè)完整的IT管控體系，從企業(yè)的IT組織、職能、崗位、職責(zé)以及績(jī)效的落實(shí)，來(lái)進(jìn)一步提升信息化領(lǐng)導(dǎo)力和執(zhí)行力。而在建立集團(tuán)信息化標(biāo)準(zhǔn)框架體系階段，則要打好業(yè)務(wù)協(xié)同、數(shù)據(jù)集成、共享的基礎(chǔ)。要實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)協(xié)同、信息共享以及一體化運(yùn)營(yíng)，信息標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)也是重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。注重建設(shè)企業(yè)信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系能夠?yàn)樾畔⒐蚕砗蜆I(yè)務(wù)協(xié)同打好基礎(chǔ)，企業(yè)通過(guò)持續(xù)的標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)，形成統(tǒng)一的信息平臺(tái)、統(tǒng)一的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、統(tǒng)一的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)規(guī)范。這樣企業(yè)財(cái)務(wù)的整合、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的統(tǒng)一、一體化運(yùn)營(yíng)、消滅信息孤島才成為可能。

最后要做好關(guān)鍵信息化項(xiàng)目建設(shè)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管控、應(yīng)用集成的創(chuàng)新。在上述三個(gè)方面循序漸進(jìn)地建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，要把握一些關(guān)鍵信息化項(xiàng)目建設(shè)，以及項(xiàng)目管理，做好企業(yè)的集成創(chuàng)新。通過(guò)建設(shè)好綜合管理、商業(yè)智能，以及主數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)建設(shè)等企業(yè)的關(guān)鍵信息化項(xiàng)目來(lái)帶動(dòng)其它信息化項(xiàng)目的建設(shè)。

融合話未來(lái)

國(guó)藥控股擁有較強(qiáng)的物流配送能力，采用供應(yīng)鏈管理及倉(cāng)庫(kù)管理解決方案系統(tǒng)，向客戶及供應(yīng)商提供全面的物流及增值服務(wù)。先進(jìn)的物流系統(tǒng)可提高存貨控制系統(tǒng)的精確度并更有利于物流資源規(guī)劃，通過(guò)與物流系統(tǒng)相統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)，可以與客戶及供應(yīng)商分享銷售及市場(chǎng)營(yíng)銷的綜合數(shù)據(jù)，在醫(yī)藥商業(yè)領(lǐng)域具有較強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)力。兩化融合給了企業(yè)更深刻了解自己的機(jī)會(huì)。未來(lái)，國(guó)藥控股還將借助于區(qū)域性市場(chǎng)的并購(gòu)機(jī)會(huì)和分銷網(wǎng)絡(luò)下沉的戰(zhàn)略實(shí)施進(jìn)一步拓展市場(chǎng)份額，增加產(chǎn)品種類，繼續(xù)鞏固全國(guó)醫(yī)藥流通市場(chǎng)龍頭地位。

國(guó)藥控股之所以能夠通過(guò)對(duì)物流系統(tǒng)的把控贏得效益，源于企業(yè)協(xié)同化的平臺(tái)。羅繼偉介紹，國(guó)藥控股采用Oracle WebCenter Content、Oracle WebCenter Portal、業(yè)務(wù)流程管理套件等技術(shù)產(chǎn)品成功構(gòu)建了開(kāi)放式知識(shí)門(mén)戶平臺(tái)。通過(guò)該平臺(tái)的建立，用以提高國(guó)藥控股的知識(shí)沉淀和知識(shí)分享能力，為企業(yè)的各部門(mén)、各子公司及其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)服務(wù)。國(guó)藥控股實(shí)現(xiàn)了企業(yè)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的全面整合及集中存儲(chǔ)和管理，同時(shí)顯著降低了IT硬件成本，累計(jì)節(jié)約費(fèi)用超過(guò)500萬(wàn)元。該平臺(tái)已于2011年12月31日正式上線，目前運(yùn)行良好。

具體來(lái)說(shuō)，新搭建的企業(yè)知識(shí)門(mén)戶平臺(tái)基于門(mén)戶框架結(jié)構(gòu)，提供了文檔管理、格式轉(zhuǎn)換、文檔安全保護(hù)、企業(yè)級(jí)搜索、知識(shí)門(mén)戶、Web2.0等全方位系統(tǒng)功能，實(shí)現(xiàn)了與現(xiàn)有IT架構(gòu)的高度融合，為用戶提供了知識(shí)積累、分享與交流的有效途徑。該平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了國(guó)藥控股文檔的統(tǒng)一存儲(chǔ)、統(tǒng)一管理和統(tǒng)一檢索，可根據(jù)編碼體系、多維屬性和知識(shí)地圖等方式查詢已入庫(kù)的全部文檔，從而使查找藥品信息等資料的平均耗時(shí)減少了36倍。同時(shí)，利用知識(shí)門(mén)戶所整合的管理知識(shí)，將供應(yīng)鏈執(zhí)行、需求驅(qū)動(dòng)分析及藥品定價(jià)等規(guī)劃的制定周期由原來(lái)的7～8天縮短至2～3天。

第8篇：文檔管理解決方案范文

目前工程項(xiàng)目建設(shè)領(lǐng)域的文件管理相當(dāng)程度上局限于常規(guī)化的紙質(zhì)文件管理，海量的紙質(zhì)文檔信息不便于查詢和利用，需要耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間。本文旨在闡述工程項(xiàng)目信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)原則及開(kāi)發(fā)思路。

關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目，信息管理， 文檔信息，文件管理

1.引言

工程信息是指工程實(shí)施至項(xiàng)目結(jié)束，所涉及的投資方、開(kāi)發(fā)方、承包方、供應(yīng)商等為保證項(xiàng)目設(shè)計(jì)、采購(gòu)、建造、安裝、調(diào)試等階段順利實(shí)施，創(chuàng)建和維護(hù)的典型階段版本及最終版本的文件和數(shù)據(jù)。

我國(guó)工程項(xiàng)目的信息化建設(shè)步伐相對(duì)緩慢，至今多數(shù)業(yè)主和施工方的信息管理水平還相當(dāng)落后，主要表現(xiàn)在尚未正確理解信息管理的內(nèi)涵和意義，以及現(xiàn)行的信息管理組織、方法和手段還基本停留在傳統(tǒng)的方式和模式上。隨著互聯(lián)網(wǎng)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)及電子商務(wù)等以計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息管理科技的發(fā)展，為項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)和實(shí)施提供了全新的信息管理理念、技術(shù)支撐平臺(tái)和全面解決方案，由此導(dǎo)致各工程單位由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理逐步提升到電子化文檔管理。本文將通過(guò)對(duì)工程項(xiàng)目信息化所存在的問(wèn)題分析，來(lái)討論工程項(xiàng)目信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)原則及開(kāi)發(fā)思路。

2. 工程項(xiàng)目信息化管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)問(wèn)題分析及建設(shè)原則

近年來(lái)，工程項(xiàng)目呈現(xiàn)出規(guī)模越來(lái)越大，工期越來(lái)越緊，參與方越來(lái)越多的趨勢(shì)，工程項(xiàng)目數(shù)據(jù)管理信息表現(xiàn)出信息量大、信息系統(tǒng)性強(qiáng)、制約性強(qiáng)、信息產(chǎn)生滯后的特點(diǎn)。基于這一特點(diǎn)分析，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前各工程單位廣泛采用的電子化文檔管理方式，雖然達(dá)到了工程文檔信息的網(wǎng)絡(luò)化、無(wú)紙化，但電子化的查詢方式還是基于每個(gè)文件作為一個(gè)孤立的對(duì)象進(jìn)行管理和查詢的，文件之間不能通過(guò)相關(guān)聯(lián)的技術(shù)信息自動(dòng)建立鏈接關(guān)系，容易造成“信息孤島”，同時(shí)導(dǎo)致與其它信息平臺(tái)不能交互作用。為解決這些問(wèn)題，應(yīng)在電子化信息間建立快速鏈接，并且使信息具備兼容性、適應(yīng)性。但如果對(duì)海量信息間均建立鏈接，工作量過(guò)大，系統(tǒng)也會(huì)非常復(fù)雜，不利于操作和建設(shè)。

因此，工程項(xiàng)目信息化管理系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)把握以下基本原則：

1. 工程項(xiàng)目信息化管理系統(tǒng)的信息采集階段劃分

2. 工程項(xiàng)目信息化管理系統(tǒng)與其它數(shù)據(jù)庫(kù)及信息平臺(tái)的適應(yīng)性

工程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)，應(yīng)圍繞項(xiàng)目費(fèi)用、工期、質(zhì)量等目標(biāo)，運(yùn)用系統(tǒng)工程的觀點(diǎn)及信息化技術(shù)的原理和方法，建立工程項(xiàng)目管理數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)對(duì)項(xiàng)目信息的標(biāo)準(zhǔn)化、定量化、規(guī)范化、系統(tǒng)化處理，將項(xiàng)目全生命周期的各環(huán)節(jié)集成。

項(xiàng)目的全生命周期包括可行性研究、ODP、基本設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)、建造/安裝/調(diào)試階段、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、廢棄共7個(gè)階段，相對(duì)而言，可研、ODP階段及基本設(shè)計(jì)階段一般不涉及3D建模，可以考慮為靜態(tài)數(shù)據(jù)。這樣工程項(xiàng)目信息系統(tǒng)的來(lái)源就可以聚焦在工程實(shí)施階段，即主要關(guān)注詳細(xì)設(shè)計(jì)/加工設(shè)計(jì)、設(shè)備/材料采辦與實(shí)際建造完成的工程建設(shè)相對(duì)應(yīng)的3D建模階段。通過(guò)關(guān)鍵信息的鏈接，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息的高效管理。

確定了工程項(xiàng)目信息的采集階段問(wèn)題后，還要關(guān)注工程項(xiàng)目信息系統(tǒng)和其他其它數(shù)據(jù)庫(kù)及信息平臺(tái)的適應(yīng)性，目前，各工程單位廣泛使用有關(guān)計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)：SAP，ERP等進(jìn)行項(xiàng)目財(cái)務(wù)和物料等管理，那么工程數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)必須要解決與這些系統(tǒng)的適應(yīng)性。

3. 工程項(xiàng)目數(shù)據(jù)信息化管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)思路

應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施階段信息進(jìn)行管理，以項(xiàng)目信息流指導(dǎo)項(xiàng)目物流、資金流、時(shí)間流，從宏觀上對(duì)項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)行控制。而項(xiàng)目工期、費(fèi)用、質(zhì)量目標(biāo)是確定的，而且是單向的，為了能夠全面、及時(shí)、準(zhǔn)確、適當(dāng)?shù)叵蝽?xiàng)目參與人員提供準(zhǔn)確的信息，保證項(xiàng)目信息流順暢，對(duì)于將要發(fā)生或正在進(jìn)行的工作任務(wù)，讓每一個(gè)參與者對(duì)其關(guān)鍵內(nèi)容、風(fēng)險(xiǎn)因素、實(shí)施計(jì)劃、費(fèi)用指標(biāo)、質(zhì)量要求等充分理解并達(dá)成共識(shí)，應(yīng)重點(diǎn)做好以下幾方面的工作。

1） 建立項(xiàng)目協(xié)同工作模塊

協(xié)同工作模塊的意義在于建立信息共享平臺(tái)，主要解決的是將點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的信息溝通方式，轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔㈤T(mén)戶形式：工程項(xiàng)目具有跨地域、參與單位多、單件生產(chǎn)和生產(chǎn)過(guò)程組織復(fù)雜等特性，建立項(xiàng)目信息門(mén)戶，實(shí)現(xiàn)計(jì)算資源、存儲(chǔ)資源、通信、軟件、信息、知識(shí)的全面共享，促進(jìn)項(xiàng)目各參與方的協(xié)同工作。

2） 建立信息管理規(guī)范

(1) 工程信息采集的質(zhì)量：工程信息主要分為工程文件、工程模型、工程數(shù)據(jù)。工程信

息采集過(guò)程中，使用文件屬性來(lái)保證采集的準(zhǔn)確性和完整性。文件屬性需描述文件名、文件標(biāo)題、文件類別、版次、相關(guān)位號(hào)等文件屬性信息。

（2）信息管理工作流程：流暢的信息管理流程是工程項(xiàng)目信息系統(tǒng)得以高效運(yùn)行的基

礎(chǔ)。包括信息收集、錄入、審核、加工、傳輸和的工作流程，工程檔案管理的工作流程，信息修訂工作流程。保證工程項(xiàng)目管理工作的規(guī)范化、程序化和科學(xué)化，充分利用項(xiàng)目信息資源。

（3）信息編碼規(guī)則：工程信息編碼規(guī)則主要規(guī)范地理信息碼、設(shè)計(jì)圖紙編碼、設(shè)備編碼、

材料編碼等。必須遵循如下原則：

 唯一性：保證所有編碼的唯一性，避免沖突與混亂。

 實(shí)用性：編碼結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單，便于使用，適于檢索。

 擴(kuò)展性：編碼便于擴(kuò)展，且擴(kuò)展后不引起體系混亂。

 高效性：適宜計(jì)算機(jī)處理，能夠快速錄入、辨識(shí)、歸檔。

3） 建立自動(dòng)化信息體系

將項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)與其他辦公系統(tǒng)相關(guān)聯(lián), 將項(xiàng)目相關(guān)參與人員的工作窗口與項(xiàng)目信息平臺(tái)關(guān)聯(lián)，包括：電子郵件系統(tǒng)、項(xiàng)目計(jì)劃管理系統(tǒng),項(xiàng)目物料管理系統(tǒng)等項(xiàng)目相關(guān)管理辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目各相關(guān)部門(mén)間的快速信息交換和項(xiàng)目信息及時(shí)、快速處理，保證信息的時(shí)效性、針對(duì)性、適用性，滿足項(xiàng)目動(dòng)態(tài)管理要求。

4. 結(jié)論

工程項(xiàng)目的信息化管理系統(tǒng)應(yīng)關(guān)注以下幾點(diǎn)：①在項(xiàng)目管理之初，應(yīng)對(duì)項(xiàng)目信息管理進(jìn)行全面的策劃；②充分利用信息平臺(tái)，動(dòng)態(tài)管理項(xiàng)目信息；③建立信息編制規(guī)范并將相關(guān)信息鏈接；④建立信息平臺(tái)與其他辦公系統(tǒng)之間的關(guān)聯(lián)。

第9篇：文檔管理解決方案范文

[關(guān)鍵詞] 團(tuán)隊(duì) 溝通 網(wǎng)絡(luò)平臺(tái) sharepoint

一、引言

伴隨著經(jīng)濟(jì)全球化的到來(lái)、信息技術(shù)的飛速發(fā)展以及各種組織之間相互協(xié)作的日益增多，團(tuán)隊(duì)成為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代最為有效的組織形式。盡管團(tuán)隊(duì)表現(xiàn)出先天性優(yōu)于傳統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)的特點(diǎn)，但同時(shí)也對(duì)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部各類信息的交流、傳遞與共享提出了更高的要求，團(tuán)隊(duì)的溝通渠道是否完善，直接影響到團(tuán)隊(duì)的溝通效率與效果，并在很大程度上決定了團(tuán)隊(duì)的工作成果。

Sharepoint Services是Microsoft公司提供的集文檔管理、文檔索引/檢索和協(xié)同工作功能于一身的企業(yè)門(mén)戶解決方案。作為一種協(xié)作工具，sharepoint可以便捷地構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，無(wú)縫地把員工、團(tuán)隊(duì)和知識(shí)連接起來(lái)，協(xié)同團(tuán)隊(duì)工作。

二、團(tuán)隊(duì)協(xié)同工作的優(yōu)勢(shì)

在需要多種領(lǐng)域的知識(shí)、多種經(jīng)驗(yàn)技能的工作任務(wù)中，團(tuán)隊(duì)的組織形式能更好地平衡員工的工作，實(shí)現(xiàn)人力、信息、技術(shù)等各項(xiàng)資源的整合與優(yōu)化配置，從而發(fā)揮其最大的價(jià)值。在快速變化的外部環(huán)境下，團(tuán)隊(duì)的組織形式具有更好的靈活性與適應(yīng)性，能夠快速調(diào)整并適應(yīng)新的形勢(shì)與環(huán)境，使得環(huán)境變化對(duì)任務(wù)的影響程度降到最低。而對(duì)于那些牽涉到跨組織、跨地區(qū)，甚至跨國(guó)界合作的任務(wù)而言，團(tuán)隊(duì)的組織形式更是以其良好的延展性和它所具有的人才優(yōu)勢(shì)、成本優(yōu)勢(shì)而受到世界上大部分組織的親睞。

三、團(tuán)隊(duì)溝通平臺(tái)的主要作用

團(tuán)隊(duì)的溝通效率取決于信息的傳遞渠道、傳遞效率以及信息的及時(shí)更新。同時(shí)，信息的組織結(jié)構(gòu)是否清晰也會(huì)影響到團(tuán)隊(duì)成員對(duì)信息的理解和使用。因此，一個(gè)高效的團(tuán)隊(duì)溝通網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)必須具備以下功能：

1.提供團(tuán)隊(duì)內(nèi)部信息資源集中與整合的平臺(tái)：團(tuán)隊(duì)的內(nèi)部信息紛繁龐雜，文檔、表單、圖片、幻燈片等各類形式都有，因此團(tuán)隊(duì)溝通平臺(tái)必須能夠?qū)⑺行畔⑦M(jìn)行結(jié)構(gòu)化、條理化的分類與整合，形成一個(gè)科學(xué)的信息系統(tǒng)，管理并各類信息供團(tuán)隊(duì)成員和共享。

2.互相交流：團(tuán)隊(duì)成員借助溝通平臺(tái)，了解團(tuán)隊(duì)運(yùn)作的方方面面，并在需要的時(shí)候能夠與其他團(tuán)隊(duì)成員及時(shí)交流。同時(shí)平臺(tái)也將梳理各類信息，為成員提供個(gè)性化的信息服務(wù)，從而為全體團(tuán)隊(duì)成員構(gòu)造一個(gè)高效的協(xié)作環(huán)境。

3.平臺(tái)應(yīng)具有統(tǒng)一的用戶管理功能，對(duì)不同用戶設(shè)定不同權(quán)限，更好地維護(hù)信息的安全與保密。

四、Sharepoint搭建團(tuán)隊(duì)溝通網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)

1.成本低廉。Sharepiont是微軟公司免費(fèi)提供的, 只要團(tuán)隊(duì)平臺(tái)的服務(wù)器運(yùn)行有Windows 2003 Sever 就可以下載安裝使用，不會(huì)額外增加成本。

2.提高溝通效率。雖然團(tuán)隊(duì)成員可以借助電子郵件、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等先進(jìn)的交流工具工作，但是sharepoint可以讓團(tuán)隊(duì)的工作更為高效。工作安排，信息的上傳、維護(hù)等都可以在平臺(tái)上直接完成，并為所有成員共享。這樣無(wú)疑大大降低了工作的重復(fù)度，提高了團(tuán)隊(duì)溝通的效率。

3.創(chuàng)建和管理試圖。Sharepiont的視圖管理提供了查看庫(kù)中最重要或最適合某種用途的項(xiàng)目。用戶可以根據(jù)工作需要對(duì)信息進(jìn)行篩選，體現(xiàn)共享與個(gè)性化的組合。

4.使用共享日歷、警報(bào)和通知協(xié)調(diào)工作。借助Sharepoint出色的日歷功能，團(tuán)隊(duì)可以很好地規(guī)劃任務(wù)的進(jìn)程，制定完善的計(jì)劃，并將項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)或者重要事件的截至日期清晰地標(biāo)識(shí)。有了日歷和各種通知、報(bào)警功能，團(tuán)隊(duì)成員可以在第一時(shí)間得知任務(wù)的進(jìn)展情況，調(diào)整當(dāng)前任務(wù)，從而提高團(tuán)隊(duì)的協(xié)同工作效率。

5.優(yōu)化信息的組織形式。大量的團(tuán)隊(duì)協(xié)作信息必須經(jīng)過(guò)整理與分類才能交付團(tuán)隊(duì)成員使用，否則會(huì)導(dǎo)致信息的雜亂無(wú)章以及成員的錯(cuò)誤決策。Sharepoint門(mén)戶包含了多種內(nèi)容組件，包括列表、文檔等各種信息載體，擁有集成文檔管理功能；同時(shí)也擁有用來(lái)組織信息以及可以協(xié)助成員順利查找信息組織組件。這些組件使得團(tuán)隊(duì)能夠從各種角度來(lái)組織信息，允許將各種信息資源組織成為多種視圖，方便信息的查找和共享。

6.在線討論。討論是團(tuán)隊(duì)協(xié)作中不可缺少的一部分，sharepoint為團(tuán)隊(duì)成員提供了在線討論的功能。團(tuán)隊(duì)成員可以發(fā)表個(gè)人的不同意見(jiàn)，集思廣益，作出正確的決策。團(tuán)隊(duì)成員甚至可以創(chuàng)建自己的調(diào)查，輪詢其他成員對(duì)某個(gè)問(wèn)題的看法，通過(guò)工作組投票來(lái)做決策。

五、結(jié)語(yǔ)

借助Sharepoint構(gòu)建的團(tuán)隊(duì)溝通網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，為團(tuán)隊(duì)成員之間的溝通交流提供良好的環(huán)境，為團(tuán)隊(duì)的信息管理以及整合提供了高效的手段，是完善團(tuán)隊(duì)溝通渠道、提高團(tuán)隊(duì)溝通效率的理想工具和手段。

參考文獻(xiàn):