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知識管理環(huán)境下企業(yè)文檔一體化研究

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知識管理環(huán)境下企業(yè)文檔一體化研究

摘要:知識經(jīng)濟時代,知識競爭已逐漸成為企業(yè)之間的主要競爭,知識管理的理念與實踐已逐漸應(yīng)用到各行各業(yè)。文件、檔案是企業(yè)重要的知識資源。企業(yè)文檔一體化是企業(yè)檔案管理發(fā)展的必然趨勢,企業(yè)文檔一體化,即從系統(tǒng)、整體的角度,將企業(yè)文件與檔案統(tǒng)籌管理,整合企業(yè)文件與檔案資源,促進企業(yè)信息資源建設(shè)與開發(fā),促進企業(yè)知識管理的實現(xiàn)。在知識管理環(huán)境下,企業(yè)可以通過一體化的文檔管理制度、共享、合作的文化理念、人才建設(shè)等有效措施實現(xiàn)文檔一體化。

關(guān)鍵詞:知識管理;文件管理;檔案管理;企業(yè)文檔一體化

1企業(yè)文檔一體化的內(nèi)涵

企業(yè)文件是企業(yè)在經(jīng)營管理活動過程中直接產(chǎn)生和使用的一切信息記錄。企業(yè)檔案是指企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。在企業(yè)經(jīng)營管理活動中,企業(yè)檔案可以分為黨群管理類、行政管理類、經(jīng)營管理類、科研開發(fā)類、特殊載體類等。文檔一體化是把文件的形成、運轉(zhuǎn)、處理、管理與檔案的收集、整理、鑒定、檢索、編目、利用有機地聯(lián)系在一起,按照統(tǒng)一的規(guī)范和標準,組織成為一個科學(xué)的大系統(tǒng),從整體相互聯(lián)系的角度對若干子系統(tǒng)進行處理、統(tǒng)籌安排,從而達到減少或消除重復(fù)勞動,提高工作效率和工作質(zhì)量的目的。企業(yè)文檔一體化就是將企業(yè)文件管理與檔案管理有機聯(lián)系起來,從系統(tǒng)、集成的角度對企業(yè)文件、檔案進行管理,從而發(fā)揮文件、檔案的重要作用以及兩者整體的最大價值,最終實現(xiàn)從企業(yè)現(xiàn)行文件到企業(yè)檔案的整體優(yōu)化和高效管理。企業(yè)文檔一體化的具體內(nèi)容包括:文件、檔案生成控制的一體化,流程管理的一體化和信息利用的一體化。文件、檔案生成控制的一體化是指在文件最初生成階段,應(yīng)當(dāng)樹立檔案管理意識,確保生成文件符合檔案管理功能要求;流程管理的一體化指對檔案運動流程實施統(tǒng)籌規(guī)劃、全面控制和綜合管理;信息利用的一體化指對文件、檔案信息進行合理協(xié)調(diào),使文件、檔案都能發(fā)揮最大的效用。

2知識管理環(huán)境下企業(yè)文檔一體化的緊迫性

在知識管理環(huán)境下,企業(yè)員工同樣意識到知識的重要價值,員工急需在企業(yè)中營造知識共享的良好環(huán)境。文件、檔案是企業(yè)重要的知識資產(chǎn),員工的日常工作離不開文件、檔案的支持,員工越來越重視文件、檔案的服務(wù)利用工作。因此,在知識管理環(huán)境下,員工要求檔案部門提供高效的檔案信息服務(wù),要求文件管理、檔案管理的整合,要求文檔一體化管理,促進知識的挖掘、共享和創(chuàng)新。在知識經(jīng)濟時代,企業(yè)之間的競爭逐漸由實體競爭上升為知識競爭,知識在企業(yè)發(fā)展中的價值越來越重要,知識管理的理念與實踐廣泛應(yīng)用到各行業(yè)各領(lǐng)域。在大量信息存在的“信息爆炸”時代,人類面對著各種各樣的信息,信息用戶需要準確、高效地查找到自己所需要的真實、準確、完整、可靠的信息。而文件、檔案記載著企業(yè)經(jīng)營管理活動中的重要信息,企業(yè)檔案具有真實性、完整性、可靠性,企業(yè)文檔價值日益突顯,為信息用戶提供了真實的信息保障。因此,企業(yè)文檔一體化管理,開發(fā)文檔信息資源是知識管理環(huán)境的客觀要求。知識管理環(huán)境要求企業(yè)重視知識,充分挖掘知識價值。企業(yè)在進行知識管理的過程中,通過知識收集、整理、應(yīng)用、共享、創(chuàng)新等環(huán)節(jié),將企業(yè)隱性知識顯性化,并科學(xué)高效地管理顯性知識,使企業(yè)員工隨時隨地地可以找到自己需要的知識,通過企業(yè)整體的智慧不斷提高企業(yè)創(chuàng)新能力和競爭力,促進企業(yè)的發(fā)展。因此,企業(yè)需要進行文檔一體化管理,通過文檔一體化管理促進企業(yè)知識管理,

3知識管理環(huán)境下企業(yè)文檔一體化實現(xiàn)的有利因素

3.1文件連續(xù)體理論支持

在計算機數(shù)字化時代,電子文件大量產(chǎn)生,為了加強對電子文件的管理和控制,檔案學(xué)界提出了文件連續(xù)體理論。文件連續(xù)體理論研究了文件保管形式與業(yè)務(wù)活動和業(yè)務(wù)環(huán)境的互動;將文件置于一個多元時空范圍,全方位地考察文件運動過程和規(guī)律;突出文件運動的連續(xù)性和整體性,將文件視為一個無須明確分割的連續(xù)統(tǒng)一體。文件連續(xù)體理論告訴我們文件運動的連續(xù)性和整體性,突出了文件和檔案之間的有機聯(lián)系,強調(diào)了文檔工作者要密切合作,要求文檔工作者從整體和系統(tǒng)的角度,對文件、檔案進行管理,從而保障規(guī)范、科學(xué)地管理文件,保障檔案的真實、準確、可靠、完整,減少文檔工作者的重復(fù)勞動,提高文檔工作者工作效率,最終有利于促進文檔資源的開發(fā)、利用和共享。因此,文件連續(xù)體理論為數(shù)字時代文檔一體化奠定了理論基礎(chǔ)。

3.2信息技術(shù)的發(fā)展

知識管理環(huán)境下,信息技術(shù)不斷發(fā)展,為企業(yè)實現(xiàn)文檔一體化提供了有力的技術(shù)支持。一方面,在計算機信息技術(shù)的支持下,大量電子文件不斷產(chǎn)生,數(shù)字化信息應(yīng)運而生,電子文件與紙質(zhì)文件有著很多不同,電子文件流轉(zhuǎn)于計算機虛擬環(huán)境中,通過計算機系統(tǒng)的支持,能夠方便快捷地完成電子文件的形成、流通、在線歸檔等管理,因此,電子文件等數(shù)字化信息的產(chǎn)生有利于整合文件、檔案管理,實現(xiàn)企業(yè)文檔一體化;另一方面,信息技術(shù)保障了電子文件的安全、真實、可靠、可讀。元數(shù)據(jù)技術(shù)保障了文件信息的完整,有利于保障歸檔文件的完整、可靠;電子簽名技術(shù)保障了電子文件的真實性和法律效力;數(shù)據(jù)抽取技術(shù)、智能檢索技術(shù)等有利于方便快捷地完成電子文件的編目工作,準確地查詢利用文檔信息;信息技術(shù)的集成管理技術(shù)能夠保障文件管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的無縫鏈接,有利于實現(xiàn)文檔一體化。

3.3企業(yè)知識管理實踐

在知識經(jīng)濟時代,知識成為企業(yè)競爭的重要資本。企業(yè)在知識管理過程中,通過建立知識庫、知識地圖以及知識專家的參與和指導(dǎo),引進知識管理系統(tǒng),重視知識的收集、存儲、開發(fā)、共享、創(chuàng)新,企業(yè)文件、檔案記載著企業(yè)經(jīng)營管理活動的信息,文檔是企業(yè)重要的知識資產(chǎn),是企業(yè)的顯性知識,企業(yè)知識管理的實踐,有利于重視和開發(fā)企業(yè)文檔價值,促進企業(yè)文件、檔案的集成一體化管理。同時企業(yè)員工的工作離不開文檔的支持與幫助,員工在工作過程中,注重文件、檔案集成管理,注重文檔信息資源的整合,總之,知識管理的實踐使企業(yè)員工之間形成知識共享的廣泛共識,意識到知識的重要性。知識管理的實踐,為企業(yè)文檔一體化管理創(chuàng)造了有利的實踐條件和文化氛圍。

4知識管理環(huán)境下實現(xiàn)企業(yè)文檔一體化的舉措

4.1建立健全一體化的管理制度

在知識管理環(huán)境下,企業(yè)進行文檔一體化管理,需要從建立健全一體化的管理組織、制定一體化管理制度、進行業(yè)務(wù)標準建設(shè)等方面努力。在企業(yè)一體化的管理組織建設(shè)方面,企業(yè)可以通過建立文檔一體化管理領(lǐng)導(dǎo)組織,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)負主要責(zé)任,全面統(tǒng)籌企業(yè)文檔管理工作。同時將檔案管理職能滲透到企業(yè)各個部門,各個部門的主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)當(dāng)部門文檔工作的主要負責(zé)人,進而使文件的形成處理、立卷歸檔和檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用有機聯(lián)系起來。在企業(yè)制定一體化的管理制度方面,企業(yè)可以從文件、檔案的生成控制一體化,文件、檔案管理流程一體化,文檔信息利用一體化等方面進行制度規(guī)范。在知識管理環(huán)境下,企業(yè)知識管理的制度建設(shè)主要是制定企業(yè)合理的獎懲機制和激勵制度,建立系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)制度,建立有效的企業(yè)知識傳播制度,建立企業(yè)跨行業(yè)、跨部門的信息和技術(shù)交流機制和相關(guān)制度等。企業(yè)檔案部門內(nèi)部也需要建立獎勵激勵機制、學(xué)習(xí)和培訓(xùn)機制,在知識管理環(huán)境下還要積極建立知識共享的考評機制,以督促企業(yè)檔案部門員工之間以及與其他部門員工的知識交流與共享。在企業(yè)進行業(yè)務(wù)標準化建設(shè)方面,企業(yè)可以制定文檔管理的統(tǒng)一業(yè)務(wù)標準和規(guī)范,才能保障文件管理和檔案管理的有機銜接。對文件進行分類編號時,在嚴格執(zhí)行國家相關(guān)分類標準的同時,應(yīng)參考與檔案部門分類歸檔的一致性。對文件制定過程中,文件的格式等要充分考慮檔案管理的要求,保障文件的質(zhì)量,只有這樣,企業(yè)才能夠?qū)崿F(xiàn)文檔一體化管理。

4.2將共享、合作、協(xié)同理念納入企業(yè)文化建設(shè)

企業(yè)的文化建設(shè)有利于企業(yè)員工之間形成共識,有利于提高企業(yè)凝聚力,促進企業(yè)發(fā)展。在知識管理環(huán)境下,將知識共享、員工之間密切合作、協(xié)同辦公理念納入企業(yè)文化建設(shè)中,有利于在企業(yè)員工之間達成知識共享、員工密切合作、協(xié)同辦公的廣泛共識,有利于促進企業(yè)文檔一體化建設(shè)。

4.3做好文檔工作者招聘、培訓(xùn)、考核工作,提高員工素質(zhì)

知識管理環(huán)境下,知識是企業(yè)競爭的主要力量,同時人才是企業(yè)經(jīng)營成敗的主要影響因素,因此,知識管理環(huán)境下,企業(yè)重視人才和知識的價值,不斷提高人才素質(zhì),提高企業(yè)整體競爭力。知識管理環(huán)境下企業(yè)文檔一體化管理需要人才的參與和支持。企業(yè)應(yīng)該做好人才建設(shè),推動企業(yè)文檔一體化管理。在檔案工作者招聘過程中,要不斷提高專業(yè)人才比例,提高檔案工作者的專業(yè)素質(zhì),確保檔案工作者不僅僅局限于檔案實體保管工作,要將重點放在檔案信息組織、服務(wù)利用方面上。

4.4建立健全企業(yè)文檔一體化管理系統(tǒng)

在知識管理環(huán)境下,信息系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用為企業(yè)實現(xiàn)知識管理的目標提供了有力支持。企業(yè)要實現(xiàn)文檔一體化管理,同樣需要企業(yè)文檔一體化管理系統(tǒng)的有效支持。文檔一體化管理信息系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用,為企業(yè)集成文件管理、檔案管理,減少重復(fù)勞動,提高工作效率和工作質(zhì)量提供了可靠保障。在知識管理環(huán)境下,企業(yè)不斷引進和應(yīng)用知識管理信息系統(tǒng),將知識管理系統(tǒng)、文件管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)三者有機結(jié)合起來,更能實現(xiàn)企業(yè)文檔一體化管理,實現(xiàn)知識的共享、創(chuàng)新,促進企業(yè)整體競爭力。綜上所述,在知識經(jīng)濟時代,知識的重要性越來越突顯,企業(yè)之間的競爭已逐漸上升到知識的競爭,所以,企業(yè)越來越重視知識管理,通過知識管理的努力和實踐,實現(xiàn)知識的增值、共享和創(chuàng)新,提高企業(yè)競爭力。

參考文獻

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作者:馮靜 單位:航天科技集團公司