人事檔案數(shù)字化建設(shè)精選(九篇)

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第1篇：人事檔案數(shù)字化建設(shè)范文

一、調(diào)查現(xiàn)狀分析

本文通過網(wǎng)站調(diào)查、郵箱、電話等調(diào)研方式，調(diào)查分析了廣東省62所本科院校的高校檔案機(jī)構(gòu)、人事檔案歸屬、檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)四個方面的內(nèi)容。62所本科院校包括37所公立本科院校，占59.7%；25所民辦本科院校，占40.3%，其中16所獨(dú)立學(xué)院，2所中外合作辦學(xué)的高校。

1.高校檔案機(jī)構(gòu)

高校檔案機(jī)構(gòu)包括檔案館和綜合檔案室。本次調(diào)查的62所本科院校中，如表1所示，20所（32.3%）高校設(shè)立了獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)，其中2所是民辦高校，分別是是廣東理工學(xué)院和中山大學(xué)南方學(xué)院；2所高校的檔案機(jī)構(gòu)掛靠其他部門，廣東海洋大學(xué)檔案館掛靠校長辦公室，韓山師范學(xué)院綜合檔案室掛靠圖書館。這些獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)命名各有不同：廣東理工學(xué)院、中山大學(xué)南方學(xué)院是檔案室，韓山師范學(xué)院、廣州體育學(xué)院是綜合檔案室，佛山科學(xué)技術(shù)學(xué)院是檔案管理中心，其他高校獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)都是檔案館。

另外，42所（67.7%）高校未設(shè)立獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)，其中公辦高校19所、民辦高校23所。這些非獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)設(shè)在高校的學(xué)校/院辦公室或黨委辦公室。中外合作辦學(xué)的民辦高校又有不同，北京師范大學(xué)-香港浸會大聯(lián)合國際學(xué)院由秘書處負(fù)責(zé)公文審批的信息化管理和立卷歸檔工作，香港中文大學(xué)各個機(jī)構(gòu)形成的檔案一般都保存在各個學(xué)校機(jī)構(gòu)手里，無專門的學(xué)校檔案保管機(jī)構(gòu)。

2.干部人事檔案歸屬

從以上調(diào)查結(jié)果可知，除了中外合作辦學(xué)的民辦高校，廣東省的本科院校都已設(shè)立高校檔案機(jī)構(gòu)，接近1/3的本科院校設(shè)立了獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)。高校人事檔案有兩種管理模式：一是歸入獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理，一是歸入人事部門管理。

此次調(diào)查的62所本科院校中，僅有6所（9.7%）高校的人事檔案歸入獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)管理。41所（66.1%）高校的人事檔案歸入人事部門管理，其中公辦高校31所，民辦高校10所，如表2所示。另外，有13所民辦高校的人事檔案掛靠在人才市場。北京師范大學(xué)-香港浸會大學(xué)聯(lián)合國際學(xué)院、香港中文大學(xué)（深圳）的員工并無人事檔案，但對于受聘的員工，人力資源部門在聘期收集其相關(guān)的個人信息資料并建立僅供內(nèi)部使用的個人檔案。

人事檔案歸入獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)管理的六所高校，分別是中山大學(xué)、廣東工業(yè)大學(xué)、華南農(nóng)業(yè)大學(xué)、廣東外語外貿(mào)大學(xué)、廣東技術(shù)師范學(xué)院、佛山科學(xué)技術(shù)學(xué)院。這六所高校的教工人事檔案并入獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)之前也都是由人事組織部門管理，中山大學(xué)檔案館是最早并入人事檔案的，其次是華南農(nóng)業(yè)大學(xué)，其他四所學(xué)校都是最近幾年才將人事檔案移交檔案館。

3.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

檔案管理系統(tǒng)是檔案館數(shù)字化、自動化管理的主要應(yīng)用軟件。人事檔案管理系統(tǒng)是專門針對干部人事檔案的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，能夠提高人事檔案管理的效率與準(zhǔn)確性，有利于實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化。國內(nèi)許多高校采用南大之星檔案管理系統(tǒng)，廣東省采用該系統(tǒng)的高校有華南師范大學(xué)、華南農(nóng)業(yè)大學(xué)、廣東技術(shù)師范學(xué)院、韶關(guān)學(xué)院等，部分高校的檔案管理系統(tǒng)是自主研發(fā)，如暨南大學(xué)（獨(dú)立開發(fā)），還有一些高校的系統(tǒng)開發(fā)外包，如廣東工業(yè)大學(xué)、中山大學(xué)。

本次調(diào)查的62所高校中，24所高校建有檔案管理系統(tǒng)，其中公辦高校22所，民辦高校2所是中山大學(xué)南方學(xué)院、廣東技術(shù)師范學(xué)院天河學(xué)院；有獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)的高校中僅15所有檔案管理系統(tǒng)。人事檔案歸屬檔案館的6所高校中，中山大學(xué)、廣東工業(yè)大學(xué)、華南農(nóng)業(yè)大學(xué)、廣東技術(shù)師范學(xué)院5所高校建有檔案管理系統(tǒng)，其中中山大學(xué)、廣東工業(yè)大學(xué)建有教工人事檔案系統(tǒng)，廣東技術(shù)師范學(xué)院正在建設(shè)人事檔案管理系統(tǒng)。

4.檔案網(wǎng)站建設(shè)

檔案網(wǎng)站是檔案信息資源共享的網(wǎng)絡(luò)平臺，能把數(shù)字化加工整合之后的檔案資源，通過檔案網(wǎng)站以各種形式和展示出來。62所高校中，24所高校通過檔案網(wǎng)站提供了網(wǎng)絡(luò)平臺，既有獨(dú)立檔案機(jī)構(gòu)的高校，又有非獨(dú)立檔案機(jī)構(gòu)的高校。20所有獨(dú)立檔案機(jī)構(gòu)的高校中，18所高校建有檔案網(wǎng)站，其中2所民辦高校是廣東理工學(xué)院、中山大W南方學(xué)院。非獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)的5所高校，五邑大學(xué)、仲愷農(nóng)業(yè)工程學(xué)院、廣州醫(yī)科大學(xué)、廣州工商學(xué)院、東莞理工學(xué)院城市學(xué)院在所屬的院辦、檔案網(wǎng)站上設(shè)置了獨(dú)立的檔案管理、檔案工作或檔案業(yè)務(wù)欄目，廣東財經(jīng)大學(xué)綜合檔案室隸屬學(xué)院辦公室，建有獨(dú)立的檔案網(wǎng)站；其他非獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)在所屬部門的檔案網(wǎng)站上則只有零星的簡介。

24所高校建有檔案管理系統(tǒng)，24所高校建有檔案網(wǎng)站，19所高校既建有檔案網(wǎng)站又建有檔案系統(tǒng)，5所高校建有檔案系統(tǒng)但無檔案網(wǎng)站，5所高校建有檔案網(wǎng)站但無檔案系統(tǒng)。20所高校的檔案管理系統(tǒng)在檔案網(wǎng)站上提供登錄鏈接或登錄平臺，其中包括廣州中醫(yī)藥大學(xué)、廣東技術(shù)師范學(xué)院天河學(xué)院的檔案系統(tǒng)掛在學(xué)校網(wǎng)站主頁。建有人事檔案管理系統(tǒng)的3所高校中，中山大學(xué)、廣東技術(shù)師范學(xué)院提供人事檔案管理系統(tǒng)登錄鏈接，廣東工業(yè)大學(xué)檔案網(wǎng)站未提供人事檔案管理系統(tǒng)入口。

二、人事檔案信息化建設(shè)中存在的問題

從調(diào)查分析可以看到，廣東省高校人事檔案信息化建設(shè)剛剛起步，獨(dú)立的高校檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)、人事檔案歸屬、人事檔案系統(tǒng)建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)都存在諸多問題。

1.人事檔案分散管理問題嚴(yán)重

人事檔案是專門檔案的一種，專門檔案的管理仍然按照全宗原則實行集中統(tǒng)一管理。許多省份的高校的人事檔案納入到了獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)，如四川、湖北、重慶、江蘇、上海、陜西、山西、浙江的高校。從廣東省高校檔案機(jī)構(gòu)調(diào)查情況可知，廣東省獨(dú)立的高校檔案機(jī)構(gòu)的建設(shè)比例（32.3%）低，而且大都是公辦高校，只有兩所是民辦高校。其中，54.1%的公辦本科高校有獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)，6%的民辦高校有獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)。從人事檔案歸屬的調(diào)查情況可知，6所公辦高校人事檔案歸屬獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)，占廣東省本科院?？倲?shù)的9.7%、占廣東省公辦本科院?？倲?shù)的16.2%；而52%民辦高校的人事檔案掛靠在人才市場，超過半數(shù)的民辦高校的人事檔案掛靠在校外。從整體情況來看，廣東省獨(dú)立的高校檔案機(jī)構(gòu)偏少，而且只有少數(shù)幾所本科高校人事檔案歸屬檔案機(jī)構(gòu)，民辦本科高校的獨(dú)立的高校檔案機(jī)構(gòu)極少，人事檔案管理更加分散。

無論人事檔案歸入人事部門還是人才市場管理，檔案都得不到統(tǒng)一保管，檔案工作投入偏少，整理不規(guī)范，專業(yè)化建設(shè)滯后。這種低水平重復(fù)的分散管理，不利于人事檔案規(guī)范化、信息化的管理。獨(dú)立的高校檔案機(jī)構(gòu)才能承擔(dān)起歸屬人事檔案的能力，獨(dú)立的高校檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)比例低，是干部人事檔案分散管理嚴(yán)重的原因之一。

2.人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)滯后

目前廣東省大部分高校仍沒有啟用檔案管理系統(tǒng)，62所高校中只有24所高校有檔案管理系統(tǒng)，保管的檔案主體仍然是紙質(zhì)檔案。大部分（75%）有獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)的高校已建有檔案管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)主要實現(xiàn)目錄的數(shù)字化，有些高校已掃描部分綜合檔案，能進(jìn)行全文檢索，如華南理工大學(xué)、中山大學(xué)，廣東技術(shù)師范學(xué)院、廣東工業(yè)大學(xué)等。中山大學(xué)已完成全部館藏黨政類檔案的數(shù)字化掃描和掛接。廣東技術(shù)師范學(xué)院完成了部分教學(xué)類檔案原件的數(shù)字化掃描、著錄、校驗和掛接等工作，基本實現(xiàn)了部分行政、黨群檔案與學(xué)生學(xué)籍檔案的全文檢索。

廣東省高校的人事檔案的數(shù)字化工作還限于人事檔案的檢索和檔案目錄的數(shù)字化，絕大多數(shù)高校檔案館至今還沒有人事檔案管理系統(tǒng)，只憑借 Excel或 Word等常用辦公軟件進(jìn)行人事檔案目錄管理。人事檔案已歸屬獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)的高校，83.3%的高校建有檔案管理系統(tǒng)。建有教工人事檔案系統(tǒng)的3所高校中，中山大學(xué)的人事檔案管理系統(tǒng)已投入使用，但只是目錄的數(shù)字化，廣東工業(yè)大學(xué)的人事檔案系統(tǒng)正在完善，并且正在進(jìn)行人事檔案內(nèi)容的數(shù)字化掃描工作?？偟膩碚f廣東省的本科高校還沒有針對檔案目錄和內(nèi)容數(shù)字化的成熟的人事檔案管理系統(tǒng)，而綜合檔案則已部分實現(xiàn)全文檢索，人事檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于其他綜合檔案。

3.人事檔案信息化建設(shè)與檔案網(wǎng)站建設(shè)脫節(jié)

人事檔案信息化，是利用檔案管理系統(tǒng)將紙質(zhì)型檔案轉(zhuǎn)換成電子型檔案，并通過一定的網(wǎng)絡(luò)平臺提供利用。人事檔案信息化不僅要建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，而且要通過檔案網(wǎng)站這個網(wǎng)絡(luò)平臺提供利用。

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，62所高校中，38.7%的高校建有檔案網(wǎng)站，這些高校中83.3%的高校檔案網(wǎng)站提供檔案管理系統(tǒng)入口；建有獨(dú)立檔案網(wǎng)站的有19所高校（30.6%），既建有檔案網(wǎng)站又建有檔案系統(tǒng)的比例30.6%，有獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)的高校檔案網(wǎng)站建設(shè)的比例90%；民辦高校檔案網(wǎng)站建設(shè)比例（16%）低。從調(diào)查可知，廣東省本科高校檔案館 （室 ）獨(dú)立的檔案網(wǎng)站建設(shè)比例還不足1/3，而獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)已普遍建立了專門的網(wǎng)站，且大都已啟用檔案管理系統(tǒng)。

僅3.2%的高校人事檔案管理系統(tǒng)掛接到檔案網(wǎng)站，人事檔案信息化的數(shù)據(jù)不能通過檔案網(wǎng)站對外提供利用，也不能提供全文檢索。即使已開展人事數(shù)字掃描工作的高校也未能及時將人事檔案管理系統(tǒng)掛接到檔案網(wǎng)站。

三、推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)的建議

人事檔案信息化的進(jìn)程刻不容緩，推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)，應(yīng)從加快制度建設(shè)以及軟件硬件建設(shè)等方面著手。

1.加快制度建設(shè)，推進(jìn)規(guī)范化管理

高校人事檔案信息化滯后，是由于硬件條件差，檔案人員業(yè)務(wù)不精、檔案不受重視等各種原因引起的，關(guān)鍵是制度的缺失。因此，必須自上而下建立人事檔案規(guī)范化管理制度，包括人事檔案信息化建設(shè)制度、材料收集歸檔制度、人事檔案審核制度、人事檔案歸屬制度、檔案管理人員進(jìn)修培訓(xùn)制度等。

首先，人事檔案要實現(xiàn)信息化管理，需建立人事檔案管理系統(tǒng)，把所完整的檔案信息錄入系統(tǒng)，必須建立嚴(yán)密的材料收集歸檔制度，審核收集的散件，查看是否缺少簽名、公章、時間，復(fù)印件未蓋與原件相符的章等，增加電子歸檔，收集電子目錄、建立規(guī)范化的電子檔案、紙質(zhì)檔案收集渠道。定期審核檔案，查漏補(bǔ)缺，防止檔案造假。

其次，人事檔案歸屬高校檔案機(jī)構(gòu)是人事檔案信息化的基礎(chǔ)，有條件的高校應(yīng)加快推進(jìn)獨(dú)立檔案機(jī)構(gòu)的建設(shè)，高校干部人事檔案歸入獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)有利于提高人事檔案的利用率，提高人事檔案工作者的業(yè)務(wù)能力，能有效利用人員和設(shè)備，節(jié)約經(jīng)費(fèi)，并且有利于干部人事檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化、數(shù)字化建設(shè)，更快實現(xiàn)人事檔案的信息化管理、檔案工作的整體協(xié)調(diào)發(fā)展。從近幾年高校獨(dú)立檔案機(jī)構(gòu)成立的時間、人事檔案并入獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)的時間來看，獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理的模式是高校人事檔案管理的發(fā)展方向。由獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)管理人事檔案更加科學(xué)合理，也是大勢所趨。

再次，人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平不高，信息化人才短缺，制約著人事檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。規(guī)范化的管理離不開專業(yè)化的人才，應(yīng)配備具備檔案和計算機(jī)相關(guān)知識的人事檔案管理人員，定期培訓(xùn)，加強(qiáng)交流學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念。

只有建立完善的制度，人事檔案信息化建設(shè)才有保障，推進(jìn)人事檔案歸屬合并的進(jìn)程，加快啟動人事檔案信息化建設(shè)。

2.加快人事檔案內(nèi)容的數(shù)字化建設(shè)

人事檔案的信息化建設(shè)包括人事檔案目錄和內(nèi)容的數(shù)字化，數(shù)字化的檔案目錄和內(nèi)容還能通過網(wǎng)絡(luò)平臺提供利用。廣東省干部檔案目錄管理系統(tǒng)2005年就已投入使用，人事檔案目錄的數(shù)字化工作有了一定的基礎(chǔ)，而內(nèi)容的數(shù)字化建設(shè)還處于零基礎(chǔ)的起步階段。人事檔案內(nèi)容的數(shù)字化是將檔案材料逐一掃描后，掛接到人事檔案管理系統(tǒng)，掃描進(jìn)入系統(tǒng)的檔案才能進(jìn)行全文檢索，全文檢索實現(xiàn)了利用者對檔案信息快速檢索和方便利用，有利于檔案的永久保存。

人事檔案內(nèi)容數(shù)字化建設(shè)的缺失是人事檔案信息化建設(shè)的主要問題，也是制約人事檔案全文檢索的重要因素，應(yīng)加快人事檔案內(nèi)容的數(shù)字化建設(shè)，確保人事檔案整體信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行。

3.加大經(jīng)費(fèi)投入，靈活運(yùn)用外包方式

第2篇：人事檔案數(shù)字化建設(shè)范文

關(guān)鍵詞：數(shù)字化信息；醫(yī)院；人事檔案管理

數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展推動了醫(yī)院人事檔案管理工作的進(jìn)展，并為醫(yī)院人事檔案管理工作提供了良好的催化劑，促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理工作與社會發(fā)展的同步對接。下面，筆者就針對醫(yī)院人事檔案管理對數(shù)字化信息的應(yīng)用情況發(fā)談一談自己的體會。

一、現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理的情況

1.人工操作效率低下

醫(yī)院的人事檔案主要用于對醫(yī)院工作者的基本情況進(jìn)行記錄，能夠真實全面地反應(yīng)醫(yī)院工作人員在學(xué)習(xí)、工作以及生活等方面的真實情況。在人事檔案管理的人工操作模式當(dāng)中，必不可少進(jìn)行轉(zhuǎn)抄操作，而人為失誤是不可控制的一種風(fēng)險，一旦在轉(zhuǎn)抄過程中出現(xiàn)錯誤，后續(xù)就需要通過多個復(fù)雜的程序來進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)償，這樣又降低了管理效率。此外紙質(zhì)檔案具有易損壞性，對人事檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化具有極大的不利影響。

2.對人事檔案管理資料的利用率較低

大部分醫(yī)院并沒有真正意識到人事檔案管理的重要性，雖然對其進(jìn)行妥善保管，但是卻沒有真正利用起來，而紙質(zhì)人事檔案的管理需要巨大的場地空間，這就在很大程度上提高了醫(yī)院的管理成本。再加上醫(yī)院需要定期對檔案進(jìn)行整理或清理，這也會對紙質(zhì)化人事檔案產(chǎn)生損害。

3.檔案管理信息化水平不高

縱觀我國醫(yī)院人事檔案管理情況來看，大部分醫(yī)院并不具備完善的基礎(chǔ)設(shè)施以及軟件資源，相對于臨床科室來說，檔案科在硬件以及軟件方面的設(shè)施情況都更為落后。信息基礎(chǔ)也不夠牢固，無法與現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展步伐相適應(yīng)，因此手工操作也逐漸成為了阻礙醫(yī)院人事檔案管理工作發(fā)展的一大要因。

二、如何基于數(shù)字化信息技術(shù)完善醫(yī)院人事檔案管理工作

1.提高醫(yī)院數(shù)字化人事檔案管理意識

醫(yī)院必須保持全院上下員工思想上的統(tǒng)一性，提高人事檔案數(shù)字化管理的意識，構(gòu)建并完善醫(yī)院人事檔案管理機(jī)制，在醫(yī)院內(nèi)部推行三層管理模式，從根本上調(diào)動起醫(yī)院人事檔案管理的積極性以及靈活性。

2.充分運(yùn)用數(shù)字化信息技術(shù)促進(jìn)認(rèn)識檔案管理工作的完善

數(shù)字化信息技術(shù)中所涉及的一切技術(shù)都是基于信息科學(xué)理論以及方法而實現(xiàn)的，是一種對人類信息處理功能進(jìn)行拓展而形成的功能。醫(yī)院在進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中充分運(yùn)用人力資源，可以刺激服務(wù)能力的提升，從而提升醫(yī)院人事資源技術(shù)應(yīng)用方面的可操作性。

3.創(chuàng)新醫(yī)院服務(wù)模式

對于檔案管理工作來說，對所管理的檔案資料進(jìn)行利用是其最終的目的。醫(yī)院在開展人事檔案管理的過程中不僅需要覆蓋檔案查詢、檔案調(diào)取等服務(wù)，還應(yīng)在堅持保密原則的基礎(chǔ)上登錄相關(guān)網(wǎng)站完善檔案數(shù)據(jù)信息，并進(jìn)一步提升人事檔案信息的共享性。

4.加大隊伍建設(shè)力度

醫(yī)院的人事檔案管理工作始終都無法脫離高質(zhì)量人才隊伍的支撐作用。醫(yī)院應(yīng)定期組織人力資源科進(jìn)行業(yè)務(wù)相關(guān)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)以及實踐等活動，以此來提高他們的理論水平以及實踐能力；此外，還應(yīng)優(yōu)先分配一些熟練掌握計算機(jī)操作技能、具備高度工作責(zé)任感的員工從事人事檔案管理工作。在此過程中還應(yīng)關(guān)注的是，醫(yī)院應(yīng)控制人事檔案管理人員的流動率，確保該崗位工作人員的穩(wěn)定性，不要輕易變更崗位。

三、數(shù)字化信息對醫(yī)院人事檔案管理的重要意義

1.提升醫(yī)院工作效率

電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)實時更新、修改以及作廢，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程中無人問津的尷尬局面，賦予醫(yī)院人事檔案資料更高的時效性，提升醫(yī)院整體的工作效率。

2.保存難度降低

傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案在保存上存在極大的難度，隨著時間推移很容易出現(xiàn)損壞、遺失等現(xiàn)象，而數(shù)字化電子檔案能夠通過電子文檔的模式儲存在計算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，保存時間極長，且不容易被損壞。

3.信息儲存內(nèi)容覆蓋面更廣

電子儲存媒介具有空間大的特點(diǎn)，因此醫(yī)院在儲存人事檔案信息時不必再因為儲存場所不足而出現(xiàn)選擇性保存的現(xiàn)象，所保存的人事檔案信息可以包含員工在工作、學(xué)習(xí)以及生活的方方面面，極大地提升了信息儲存的全面性。

4.促進(jìn)醫(yī)院考核的公平公正性

紙質(zhì)檔案在閱讀的過程中需要耗費(fèi)極大的經(jīng)歷，因此在閱讀考核內(nèi)容時往往不會進(jìn)行全面閱讀。數(shù)字化電子檔案具有公開、透明的特征，任何與員工考核有關(guān)的評價結(jié)果都是通過數(shù)據(jù)形式來呈現(xiàn)的，可以讓查詢者一目了然，從而促進(jìn)了員工考核工作的公平公正性，使人事檔案信息變得更加真實、可靠。

5.信息獲取速度加快

在紙質(zhì)人事檔案管理模式下，人事檔案的調(diào)取需要花費(fèi)較多的時間，而數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用則有效地解決了這一問題，使這些辣手的問題得到了充分解決。在電子人事檔案系統(tǒng)中，系統(tǒng)會根據(jù)所儲存的人事檔案自動生成查詢目錄，查詢者只需要點(diǎn)擊相應(yīng)的按鈕便可以很快地獲取自己需要的檔案信息。

四、在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化信息技術(shù)需要注意的安全防范對策

1.提高檔案管理工作人員的安全防范意識

數(shù)字化人事檔案管理模式雖然具有很大的優(yōu)勢，但是在安全上面也存在一些漏洞，尤其是在現(xiàn)代化計算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)展下，各種病毒木馬日益猖獗，檔案管理工作人員在日常管理過程中應(yīng)加大防范力度，提高此方面的嗅覺能力。醫(yī)院也應(yīng)加大相關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全的培訓(xùn)力度，要求員工具有高度的保密意識，對于一些機(jī)密性檔案文件必須加大保護(hù)力度，定期進(jìn)行系統(tǒng)殺毒，確保數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

2.完善人事檔案管理制度

要想全面確保數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)安全、穩(wěn)定的運(yùn)行，就必須制定完善的規(guī)章制度用于約束，具體可完善人事檔案管理制度中的責(zé)任制，明確每一名工作人員的職責(zé)與義務(wù)，將具體責(zé)任落實到個人。此外，還應(yīng)定期對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)及升級處理，對于其中一些關(guān)鍵數(shù)據(jù)做好備份工作。

參考文獻(xiàn)

[1]呂慧萍.醫(yī)院網(wǎng)上招聘系統(tǒng)數(shù)據(jù)在人事檔案數(shù)字化管理中的應(yīng)用[J].檔案天地，2013，（5）：49-50.

[2]宋兵，朱衛(wèi)華，邵悅，等.大型綜合性醫(yī)院人事檔案信息系統(tǒng)的構(gòu)建與應(yīng)用[J].人力資源管理，2014，（10）：227-229.

[3]郭英.論信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用[J].齊齊哈爾大學(xué)學(xué)報（哲學(xué)社會科學(xué)版），2012，（5）：125.

第3篇：人事檔案數(shù)字化建設(shè)范文

1.完善規(guī)章制度和管理手冊

人事檔案管理工作復(fù)雜繁瑣，必須按照相關(guān)的規(guī)章制度來辦事，否則就會無章可循，無所適從。根據(jù)國家檔案局、國資委關(guān)于檔案工作的新規(guī)范和新要求，結(jié)合企業(yè)實際工作和社會現(xiàn)實需要，要進(jìn)一步健全人事檔案管理體系和工作責(zé)任制，規(guī)范業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，推進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，使人事檔案案卷的整理更加全面、科學(xué)、完整，為任用考察干部提供準(zhǔn)確、實用的信息。

2.加強(qiáng)建檔業(yè)務(wù)指導(dǎo)

結(jié)合企業(yè)全面深化改革的實際，及時指導(dǎo)合并重組單位、職能調(diào)整單位和新成立單位開展人事檔案業(yè)務(wù)，做好合并重組后被撤銷業(yè)務(wù)或單位的人事檔案處置工作。及時收集管理改革中新形成的人事檔案，對檔案材料認(rèn)真整理，進(jìn)行有效細(xì)致的鑒別，去偽存真、查缺補(bǔ)漏，確保材料齊全完整，手續(xù)完備。3.扎實做好人事檔案歸檔工作完善人事檔案歸檔范圍，做到確認(rèn)依據(jù)齊全、充分，使人事檔案內(nèi)容充實，更全面地反映一個人的情況。做好人事檔案歸檔與檔案收集工作，建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，保證人事檔案“應(yīng)歸盡歸”，減少重復(fù)歸檔和重復(fù)保存，推動檔案資源科學(xué)配置和共享利用，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實性。

二、加快檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程

1.進(jìn)一步完善人事檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用

做好人事檔案管理系統(tǒng)升級工作，熟練應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，提高應(yīng)用范圍，實現(xiàn)計算機(jī)輔助管理。以實現(xiàn)全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)為目標(biāo)，落實“增量電子化”要求，保證電子檔案同步歸檔，做到收集齊全、命名科學(xué)、整理有序、元數(shù)據(jù)合理有效、格式規(guī)范、歸檔及時。

2.加快推進(jìn)人事檔案數(shù)字化、信息化

按照國家相關(guān)要求，加快“存量數(shù)字化”步伐，盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，使文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，加強(qiáng)數(shù)據(jù)質(zhì)量管理，嚴(yán)把數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)，加強(qiáng)審核力度，確保進(jìn)入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)符合要求。

3.開展檔案資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)

做好人事檔案數(shù)字化成果的權(quán)限設(shè)定和掛接工作，搭建聲像檔案展現(xiàn)平臺，實現(xiàn)人事檔案資源的在線閱覽與網(wǎng)絡(luò)利用，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，以此推動檔案服務(wù)方式的變革。

4.加大檔案安全保管力度

嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案保密管理相關(guān)規(guī)定，制定切實可行的安全預(yù)案，做好人事檔案保管與利用過程中的保密工作，確保檔案實體和信息安全。嚴(yán)格遵守人事檔案借閱審批程序和檔案管理系統(tǒng)檔案查閱權(quán)限，明確人事檔案利用的方式和方法。

三、推進(jìn)檔案開發(fā)利用工作

1.創(chuàng)新檔案服務(wù)方式

要創(chuàng)新思維、善于謀劃，找準(zhǔn)結(jié)合點(diǎn)，主動利用檔案資源服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策和企業(yè)發(fā)展。積極提供人事檔案利用服務(wù)，為企業(yè)全面深化改革提供檔案信息資源保障；結(jié)合人事檔案利用需求，加強(qiáng)檔案信息分類管理，提供多樣化、個性化、常態(tài)化的檔案服務(wù)。

2.加強(qiáng)人事檔案文化產(chǎn)品開發(fā)

對人事檔案中的內(nèi)容進(jìn)行篩選、提煉、加工、編撰，把人事檔案轉(zhuǎn)化為文化產(chǎn)品，推出一些有特色、有影響力的佳作。以檔案資料為主舉辦各種展覽、制作電視節(jié)目或音像制品等，使檔案從庫房中“走出來”，更精彩。

3.做好人事檔案的宣傳和研究工作

圍繞“國際檔案日”宣傳主題深入宣傳檔案工作服務(wù)企業(yè)改革發(fā)展的作用和成果，提高全員檔案意識。深入宣傳人事檔案部門在服務(wù)改革發(fā)展中的新舉措、新成果和典型案例，把檔案變成現(xiàn)實的延伸、背景和參照。另外，要加強(qiáng)對檔案工作重點(diǎn)難點(diǎn)和關(guān)鍵問題的研究，及時總結(jié)好的做法和利用案例，引領(lǐng)檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展。

四、落實相關(guān)保障措施

1.加強(qiáng)檔案隊伍建設(shè)

充分利用國家組織的專業(yè)培訓(xùn)、遠(yuǎn)程教育等方式，制定培訓(xùn)規(guī)劃，優(yōu)化和豐富培訓(xùn)內(nèi)容，做好各類檔案人員的崗位培訓(xùn)，提高全員業(yè)務(wù)素質(zhì)。務(wù)必使檔案管理人員熟悉人事檔案工作的各個環(huán)節(jié)，明確鑒別、分類的內(nèi)容和歸檔的要求，更好地掌握科學(xué)管理人事檔案的方法和原則，以便提高工作效率和檔案質(zhì)量。

2.深入推進(jìn)檔案評價工作

企業(yè)人事部門要堅持和完善檔案工作評價機(jī)制，定期抽檢人事檔案，評分排名，對于出現(xiàn)的問題，要積極認(rèn)真及時地整改。以評價為抓手推動各項管理要求的落實，提升檔案工作整體水平，使人事檔案工作更加科學(xué)實用，為人事資源管理工作提供幫助。

五、總結(jié)

第4篇：人事檔案數(shù)字化建設(shè)范文

1.1 檔案意識淡薄。隨著經(jīng)濟(jì)體制改革和人事制度改革的進(jìn)一步深化，以“雙向選擇”為特征的人才流動日趨活躍，部分人在重新?lián)駱I(yè)過程中檔案還長期滯留在原單位或人才交流機(jī)構(gòu)，已解除勞動關(guān)系的員工檔案卻未能“檔隨人走”。另一方面，部分傳統(tǒng)觀念對企業(yè)人事檔案管理的認(rèn)識不足，在人事檔案管理建設(shè)方面沒有給予充分的重視，人事檔案管理工作往往一人多職，硬件設(shè)施不到位，管理不到位，致使檔案管理難以標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

1.2 檔案管理規(guī)范缺乏。由于對人事檔案重視意識的淡薄，就存在著檔案內(nèi)容不完整，信息材料不全面的不良現(xiàn)象，甚至員工與檔案難以“對號入座”，嚴(yán)重影響企業(yè)人事部門管理工作的開展。在目前的人事檔案中，大多只有以往形成的姓名、性別、年齡、民族、參加工作時間、入黨入團(tuán)時間、文化程度、工作經(jīng)歷等簡單材料，而對反映本人業(yè)績、動態(tài)的材料收集歸檔不全，致使檔案內(nèi)容不完整，不能客觀地反映一個人的工作全貌。保密意識不強(qiáng)。人事檔案的保密性較其他檔案而言，保密性要求更高，不僅包含著每個企業(yè)員工的個人隱私和自然材料，還從一個側(cè)面反映了我們黨和國家及各級組織、各個單位的各項工作的活動情況。這些情況許多是需要保密的，只能由檔案管理單位掌握，不能擴(kuò)散出去。

1.3 檔案管理隊伍不健全。由于受傳統(tǒng)觀念的影響，對人事檔案管理的認(rèn)識不足，重視程度不夠。專職檔案管理人員被裁減，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。還有的檔案管理人員更換頻繁，不能保證企業(yè)人事檔案工作的高效開展。

1.4 檔案利用價值不高。一方面，由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價值相對降低。不重視企業(yè)內(nèi)部的實績考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離。另一方面，人事檔案工作是動態(tài)性的管理工作，要不斷充實新的內(nèi)容，增加新的材料。在實際工作中，學(xué)歷進(jìn)修、表彰獎勵等方面的材料收集不全，難以客觀、全面地反映企業(yè)員工的真實情況。這些原因都不同程度地造成了企業(yè)人事檔案利用率的降低。

2、改進(jìn)企業(yè)人事檔案管理的具體對策

2.1 提高檔案管理意識。無論是企業(yè)還是員工個人，都應(yīng)該自覺更新觀念，提高對檔案的重視程度。首先，企業(yè)應(yīng)該提高對人事檔案的認(rèn)識，增強(qiáng)依法管檔的意識，建立健全規(guī)章制度，配備專業(yè)的人員和設(shè)備，把人事檔案管理作為企業(yè)管理重要的基礎(chǔ)工作抓緊抓好，做到材料收集齊全、歸檔及時準(zhǔn)確、管理規(guī)范有序。其次，檔案管理人員要強(qiáng)化服務(wù)意識，強(qiáng)化市場意識，淡化行政意識和行政手段。

2.2 增強(qiáng)硬件建設(shè)。加強(qiáng)人事檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化改革，實行個人信息的有條件融合。目前對個人信息的管理存在多種方式，戶籍管理信息、文憑學(xué)歷管理、個人單位表現(xiàn)記錄等在一定程度上都和人事檔案信息存在著重復(fù)交叉。有必要對其中一些信息管理進(jìn)行融合，這樣既可以優(yōu)化人事檔案信息也有利于國家人力和財物的節(jié)約。數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化也為人事檔案信息的綜合提供了物質(zhì)實現(xiàn)條件基礎(chǔ)。數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化也是未來信息化利用發(fā)展的方向，有利于人事檔案的綜合性開發(fā)。

2.3 改革僵化的管理方式。隨著人員流動的加快，不少人認(rèn)為“檔隨人走”的管理方式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會人事管理的特點(diǎn)和要求了，認(rèn)為“檔隨人走”必須淘汰。所以對人事檔案社會化服務(wù)改革的強(qiáng)化和管理才是根本手段。建立社會化集中人事檔案管理機(jī)構(gòu)對政府服務(wù)公職人員、流動服務(wù)人員和離退休人員的人事檔案。

2.4 加強(qiáng)檔案管理人員隊伍建設(shè)。人事檔案管理工作是一項政策性、專業(yè)性、保密性很強(qiáng)的工作，要促進(jìn)企業(yè)人事檔案工作的發(fā)展，就必須提高檔案管理工作人員的素質(zhì)。

2.4.1 增強(qiáng)責(zé)任意識。熱愛檔案事業(yè)，具有強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任感和使命感，是做好人事檔案管理工作最基本的政治素質(zhì)要求。

2.4.2 增強(qiáng)法治意識。檔案工作者必須學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》及其他相關(guān)的法律法規(guī)，具備“依法管理”、“依法用檔”意識，有效維護(hù)檔案的完整與安全。建立健全人事檔案管理各項規(guī)章制度，使檔案工作者有章可循，有法可依，使檔案工作沿著法制化的軌道發(fā)展。

2.4.3 增強(qiáng)奉獻(xiàn)意識。奉獻(xiàn)源于對祖國人民的無限忠誠，源于對事業(yè)的執(zhí)著追求，它體現(xiàn)了檔案工作者埋頭苦干、不求索取的價值觀。

3、企業(yè)人事檔案管理改革的基本措施

上述分析表明，當(dāng)前人事檔案管理，在體制上是割裂開來的，在方式上是封閉起來的，在觀念上是陳舊保守的。人事檔案管理改革迫在眉睫。我認(rèn)為應(yīng)先從思想認(rèn)識、管理體制和收集渠道四方面入手：

3.1 重新認(rèn)識人事檔案的功能與作用。人事檔案保管之目的與其他檔案一樣是為了利用。而且不僅是為政治運(yùn)動服務(wù)，還要為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。人才選拔、人才管理是經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要工作之一。因此，要樹立視記載人才成長的人事檔案為識才、選材、用才重要依據(jù)的觀念。人事檔案在收集、整理、提供利用各環(huán)節(jié)，都要適應(yīng)這個轉(zhuǎn)變。

3.2 改革管理體制。原有檔案管理體制是沒有將人事檔案納入檔案綜合管理中的。這樣就造成從不同側(cè)面反映同一個人在政治、業(yè)務(wù)方面成長過程的人事檔案材料分屬于不同的管理部門，無法將同一個人的檔案作為一個整體來看待和管理。若對管理體制進(jìn)行改革，將文書、科技檔案機(jī)構(gòu)與人事檔案管理機(jī)構(gòu)合并，就可統(tǒng)一按檔案部門的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化進(jìn)行管理，有利于豐富人事檔案的內(nèi)容。

第5篇：人事檔案數(shù)字化建設(shè)范文

關(guān)鍵詞：主要問題；對策；基本措施

1 企業(yè)人事檔案管理存在的問題

1.1 檔案意識淺薄。隨著經(jīng)濟(jì)體制改革和人事制度改革的進(jìn)一步深化，以“雙向選擇”為特征的人才流動日趨活躍，部分人在重新?lián)駱I(yè)過程中檔案還長期滯留在原單位或人才交流機(jī)構(gòu)，已解除勞動關(guān)系的員工檔案卻未能“檔隨人走”。

另一方面，部分傳統(tǒng)觀念對企業(yè)人事檔案管理的認(rèn)識不足，在人事檔案管理建設(shè)方面沒有給予充分的重視，人事檔案管理工作往往一人多職，硬件設(shè)施不到位，管理不到位，致使檔案管理難以標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

1.2 檔案管理規(guī)范缺乏。由于對人事檔案重視意識的淡薄，就存在著檔案內(nèi)容不完整，信息材料不全面的不良現(xiàn)象，甚至員工與檔案難以“對號入座”，嚴(yán)重影響企業(yè)人事部門管理工作的開展。

在目前的人事檔案中，大多只有以往形成的姓名、性別、年齡、民族、參加工作時間、入黨入團(tuán)時間、文化程度、工作經(jīng)歷等簡單材料，而對反映本人業(yè)績、動態(tài)的材料收集歸檔不全，致使檔案內(nèi)容不完整，不能客觀地反映一個人的工作全貌。

1.3 檔案管理隊伍不健全。由于受傳統(tǒng)觀念的影響，對人事檔案管理的認(rèn)識不足，重視程度不夠。專職檔案管理人員被裁減，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。還有的檔案管理人員更換頻繁，不能保證企業(yè)人事檔案工作的高效開展。

1.4 檔案利用價值不高。一方面，由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價值相對降低。不重視企業(yè)內(nèi)部的實績考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離。另一方面，人事檔案工作是動態(tài)性的管理工作，要不斷充實新的內(nèi)容，增加新的材料。在實際工作中，學(xué)歷進(jìn)修、表彰獎勵等方面的材料收集不全，難以客觀、全面地反映企業(yè)員工的真實情況。這些原因都不同程度地造成了企業(yè)人事檔案利用率的降低。

2 改進(jìn)企業(yè)人事檔案管理的具體對策

2.1 提高檔案管理意識。無論是企業(yè)還是員工個人，都應(yīng)該自覺更新觀念，提高對檔案的重視程度。首先，企業(yè)應(yīng)該提高對人事檔案的認(rèn)識，增強(qiáng)依法管檔的意識，建立健全規(guī)章制度，配備專業(yè)的人員和設(shè)備，把人事檔案管理作為企業(yè)管理重要的基礎(chǔ)工作抓緊抓好，做到材料收集齊全、歸檔及時準(zhǔn)確、管理規(guī)范有序。其次，檔案管理人員要強(qiáng)化服務(wù)意識，強(qiáng)化市場意識，淡化行政意識和行政手段。

2.2 增強(qiáng)硬件建設(shè)。加強(qiáng)人事檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化改革，實行個人信息的有條件融合。目前對個人信息的管理存在多種方式，戶籍管理信息、文憑學(xué)歷管理、個人單位表現(xiàn)記錄等在一定程度上都和人事檔案信息存在著重復(fù)交叉。有必要對其中一些信息管理進(jìn)行融合，這樣既可以優(yōu)化人事檔案信息也有利于國家人力和財物的節(jié)約。數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化也為人事檔案信息的綜合提供了物質(zhì)實現(xiàn)條件基礎(chǔ)。數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化也是未來信息化利用發(fā)展的方向，有利于人事檔案的綜合性開發(fā)。

2.3 改革僵化的管理方式。隨著人員流動的加快，不少人認(rèn)為“檔隨人走”的管理方式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會人事管理的特點(diǎn)和要求了，認(rèn)為“檔隨人走”必須淘汰。所以對人事檔案社會化服務(wù)改革的強(qiáng)化和管理才是根本手段。建立社會化集中人事檔案管理機(jī)構(gòu)對政府服務(wù)公職人員、流動服務(wù)人員和離退休人員的人事檔案。

3 企業(yè)人事檔案管理改革的基本措施

上述分析表明，當(dāng)前人事檔案管理，在體制上是割裂開來的，在方式上是封閉起來的，在觀念上是陳舊保守的。人事檔案管理改革迫在眉睫。我認(rèn)為應(yīng)先從思想認(rèn)識、管理體制和收集渠道四方面入手：

3.1 重新認(rèn)識人事檔案的功能與作用。人事檔案保管之目的與其他檔案一樣是為了利用。而且不僅是為政治運(yùn)動服務(wù)，還要為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。人才選拔、人才管理是經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要工作之一。因此，要樹立視記載人才成長的人事檔案為識才、選材、用才重要依據(jù)的觀念。人事檔案在收集、整理、提供利用各環(huán)節(jié)，都要適應(yīng)這個轉(zhuǎn)變。

3.2 改革管理體制。原有檔案管理體制是沒有將人事檔案納入檔案綜合管理中的。這樣就造成從不同側(cè)面反映同一個人在政治、業(yè)務(wù)方面成長過程的人事檔案材料分屬于不同的管理部門，無法將同一個人的檔案作為一個整體來看待和管理。若對管理體制進(jìn)行改革，將文書、科技檔案機(jī)構(gòu)與人事檔案管理機(jī)構(gòu)合并，就可統(tǒng)一按檔案部門的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化進(jìn)行管理，有利于豐富人事檔案的內(nèi)容。

第6篇：人事檔案數(shù)字化建設(shè)范文

（一）人事檔案管理信息化的存在意義

人事檔案管理信息化，顧名思義，是在檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代化計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對資源進(jìn)行管理、處置，為人事檔案的使用帶來便捷和快速，方便查閱。人事檔案的信息化管理把靜態(tài)存放變?yōu)閯討B(tài)管理，這不只提高了辦公的水平，也將管理理念徹底轉(zhuǎn)變，將紙變?yōu)殡娮樱娌饺霐?shù)字化操作模式。

（二）全面的信息化建設(shè)的必要性

人事檔案管理的信息化，使檔案的生成、采集、分檔、儲存等都節(jié)省了很多時間，而且區(qū)別以往的工作流程，不需要進(jìn)行瑣碎的資料整理工作，通過專業(yè)化的平臺快速的將數(shù)據(jù)入庫分類，提高了人事檔案部門的工作效率。人事檔案的管理實現(xiàn)了檔案管理的系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化、全面化。有機(jī)統(tǒng)一了薪酬管理、業(yè)績考核、人事信息、檔案檢索等各個模塊。減少了對原始檔案的接觸和破壞，有利于對檔案紙質(zhì)主體的保護(hù)，而且為資源的查閱和共享提供了便利。通過人事檔案的信息化管理，對企業(yè)員工和各級干部的“德、能、勤、績、廉”能夠快速全面的了解，為晉升和獎罰提供參考依據(jù)。所以，人事檔案管理信息化建設(shè)是迫在眉睫的。

二、人事檔案信息化管理存在的問題

（一）重視程度不夠

目前、我國事業(yè)單位和各企業(yè)對人事檔案信息化建設(shè)工作缺乏重視，大多數(shù)人認(rèn)為，人事檔案管理只是后勤部門，是企事業(yè)單位的輔助部門，所以，人員擴(kuò)充和資金投入都是極少的，認(rèn)為人事檔案部門只需要保存好資料，掌握基本工作內(nèi)容就可以了，阻礙了人事檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

（二）傳統(tǒng)管理方式效率低下

很多企事業(yè)單位的人事檔案管理工作仍在用傳統(tǒng)的工作方式，依靠人力勞動，機(jī)械化的重復(fù)工作內(nèi)容，工作效率低，為查閱上也帶來不便，人事檔案的數(shù)量較多，即使進(jìn)行分類整理，也很難快速的找到指定目標(biāo)。目前我國，人事檔案的保存與利用，還在以原始實體為主，重復(fù)性的查閱也會導(dǎo)致主體文件遭到破壞。

（三）人事檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不完善，忽視信息安全建設(shè)。

目前，我國人事檔案信息化管理尚未形成統(tǒng)一的規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)庫建設(shè)缺乏整體性和系統(tǒng)性，數(shù)據(jù)采集不全面，部分信息不準(zhǔn)確，信息更新不及時，導(dǎo)致人事信息相對紊亂。而且只是在人員基本信息、檔案目錄編輯、檔案傳遞等方面實現(xiàn)了計算機(jī)管理，信息化程度不高，難以實現(xiàn)資源共享。

（四）對計算機(jī)信息技術(shù)掌握程度不達(dá)標(biāo)

目前人事檔案管理工作的從業(yè)者，平均年齡較大，工作內(nèi)容的枯燥乏味，導(dǎo)致年輕的專業(yè)人才不愿意長時間從事這個行業(yè)。大部分從業(yè)人員只掌握簡單的計算機(jī)使用知識，對專業(yè)程序的操作很陌生，計算機(jī)知識的匱乏，使工作受到了局限性。

（五）缺乏高素質(zhì)的復(fù)合型人才

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作是依靠手工操作來完成的，裝訂、分類、查閱全部由部門的管理員手動工作，相對工作很簡單。但伴隨著人事檔案信息化改革的發(fā)展腳步，我們需要高素質(zhì)的綜合性人才來為行業(yè)注入新鮮力量，將人事檔案管理工作完成的更加優(yōu)秀。

三、加快人事檔案管理信息化建設(shè)的若干對策

（一）轉(zhuǎn)變觀念、健全制度、加大投入、穩(wěn)定隊伍

人事檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該從轉(zhuǎn)變觀念開始，在根本處認(rèn)識到人事檔案管理的重要性，增強(qiáng)對數(shù)字化管理的重視程度。多渠道籌集資金，保證信息化建設(shè)和系統(tǒng)運(yùn)行所需經(jīng)費(fèi)，加強(qiáng)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)及人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的研究和開發(fā)工作。同時建立健全系統(tǒng)安全保密體系、信息化工作自檢自查制度，為人事檔案管理信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。另外，重視隊伍建設(shè)，建立高效培訓(xùn)機(jī)制，培養(yǎng)一批既具備人事檔案管理知識和技能，又熟練掌握計算機(jī)技術(shù)知識、信息化系統(tǒng)操作知識等的復(fù)合型人才隊伍。

（二）加強(qiáng)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)

企事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理信息化建設(shè)之前，應(yīng)結(jié)合單位的實際情況，對全體的職工進(jìn)行檔案信息的甄別核實，以保證錄入系統(tǒng)的資料是準(zhǔn)確的，通過電子檔案和數(shù)字化的管理，建設(shè)完備的基本情況庫、干部職歷庫、工資情況庫、專業(yè)技術(shù)人員科研成果庫、表現(xiàn)情況庫（德能勤績廉等）干部照片庫、人事任免工作庫等。同時還要不斷的豐富人事檔案信息，將職工的工作變動，取得的成績等錄入信息庫，以保證每一份人事檔案的全面性、真實性。將信息庫進(jìn)行模塊分類，需要查閱檔案資料時，分類檢索，結(jié)果快速準(zhǔn)確，有效的促進(jìn)檔案信息系統(tǒng)科學(xué)有序的運(yùn)轉(zhuǎn)。

（三）加強(qiáng)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

以事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器為數(shù)據(jù)平臺，重視網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和人事檔案管理信息化的輔助軟件建設(shè)，提供安全、可靠的信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，擴(kuò)大人事檔案信息化涵蓋的范圍。同時以單位各職能部門的管理權(quán)限為準(zhǔn)劃分模塊，融合相關(guān)部門的數(shù)據(jù)資源，實現(xiàn)多方面的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理，建立完整、多層次、智能型、安全保密的人事檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，為人事決策提供參考依據(jù)。

（四）對人事檔案部門人員進(jìn)行計算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)

想要促進(jìn)人事檔案管理信息化的轉(zhuǎn)變，基礎(chǔ)條件就是對計算機(jī)的掌握。當(dāng)前，我們必須對人事檔案工作者進(jìn)行計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)。對軟件的使用，還有對系統(tǒng)的維護(hù)管理，都要依靠熟練的計算機(jī)技術(shù)來完成。由此，建議各企事業(yè)單位集中相關(guān)工作人員進(jìn)行能力培養(yǎng)課程，掌握先進(jìn)的電子技術(shù)，熟練使用辦公軟件，以提高工作水平。企事業(yè)可以定期的對相關(guān)人員進(jìn)行考核，以督促人事檔案工作者不斷學(xué)習(xí)進(jìn)步，實現(xiàn)崗位價值。

（五）加強(qiáng)人事檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)

加強(qiáng)人事檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)完全防護(hù)，應(yīng)注意，第一，重視網(wǎng)絡(luò)安全檢測工作，將入侵檢測系統(tǒng)配備到共享網(wǎng)絡(luò)設(shè)備上，及時統(tǒng)計分析進(jìn)出網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)流。第二，要指定有效的應(yīng)對措施，設(shè)立安全的訪問密碼，防止出現(xiàn)信息平臺被惡意破壞和攻擊的情況出現(xiàn)。信息庫的數(shù)據(jù)要及時做好備份，一旦遭受到攻擊，通過已備份的資料進(jìn)行還原。避免影響企業(yè)內(nèi)部的運(yùn)轉(zhuǎn)。第三，配備訪問控制軟件系統(tǒng)或通過防火墻技術(shù)加強(qiáng)訪問控制。通過以上措施的實施，以加強(qiáng)信息庫管理與維護(hù)。

第7篇：人事檔案數(shù)字化建設(shè)范文

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；信息化建設(shè)

1 新形勢下人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性

1、人事檔案管理信息化的存在意義

人事檔案管理信息化，顧名思義，是在檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代化計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對資源進(jìn)行管理、處置，為人事檔案的使用帶來便捷和快速，方便查閱。人事檔案的信息化管理把靜態(tài)存放變?yōu)閯討B(tài)管理，這不只提高了辦公的水平，也將管理理念徹底轉(zhuǎn)變，將紙變?yōu)殡娮?，全面步入?shù)字化操作模式。

2、全面的信息化建設(shè)的必要性

人事檔案管理的信息化，使檔案的生成、采集、分檔、儲存等都節(jié)省了很多時間，而且區(qū)別以往的工作流程，不需要進(jìn)行瑣碎的資料整理工作，通過專業(yè)化的平臺快速的將數(shù)據(jù)入庫分類，提高了人事檔案部門的工作效率。人事檔案的管理實現(xiàn)了檔案管理的系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化、全面化。有機(jī)統(tǒng)一了薪酬管理、業(yè)績考核、人事信息、檔案檢索等各個模塊。減少了對原始檔案的接觸和破壞，有利于對檔案紙質(zhì)主體的保護(hù)，而且為資源的查閱和共享提供了便利。通過人事檔案的信息化管理，對企業(yè)員工和各級干部的“德、能、勤、績、廉”能夠快速全面的了解，為晉升和獎罰提供參考依據(jù)。所以，人事檔案管理信息化建設(shè)是迫在眉睫的。

2 人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

1、管理觀念滯后，權(quán)責(zé)不明

目前人事檔案的管理模式還主要是傳統(tǒng)的內(nèi)向、封閉式管理，即人事檔案主要由人員所在單位內(nèi)部的組織、人事部門進(jìn)行封閉式管理，個人對自身的檔案并無知情權(quán)，這就給人事檔案蒙上了一層神秘的面紗，使得人事檔案變得神圣化、權(quán)威化。在現(xiàn)代化的今天，隨著人員流通變動頻繁，人員的職稱、考核及學(xué)歷等材料的時時變化，使得人事檔案的動態(tài)性增強(qiáng)，要對人事檔案時時更新形成，在人事檔案的形成過程中，由于權(quán)責(zé)不明晰往往會出現(xiàn)相互推諉、扯皮，對人事檔案材料的收集不夠重視，使得檔案材料的來源受制，人事檔案管理工作處于被動，不能更全面的為社會服務(wù)。

2、信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不統(tǒng)一

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是人事檔案管理的信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，要實現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)就必須建立規(guī)范機(jī)制。在現(xiàn)有的人事檔案管理工作中，很多單位都從自身利益出發(fā)，分別采用不同的管理模式，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去遵循，各搞一套，自稱體系，造成檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)無法暢通，信息化資源共享也不可能實現(xiàn)。還有很多單位采用不同的人事檔案信息化管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)往往只能符合它們本單位的需求，在人才流通迅速的今天，無法滿足檔案信息的社會化的需求。

3、檔案管理信息化人才隊伍水平整體不高

人事檔案的信息化建設(shè)要求管理人員在精通傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，還必須掌握計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代管理技術(shù)。目前很多人事檔案管理人員的管理工作還僅僅局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，雖然單位都給管理人員配備了計算機(jī)，但是也僅局限于人事檔案的基本信息的錄入、打印檔案目錄等，無法進(jìn)行人事檔案信息的查詢和檢索，人事檔案的數(shù)字化基本沒有實現(xiàn)。檔案管理信息化人才隊伍的現(xiàn)代管理水平不高，也是阻礙檔案管理信息化建設(shè)實現(xiàn)的一大障礙。

3 加快人事檔案管理信息化建設(shè)的措施

加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)是提高人力資源管理水平、推進(jìn)人事檔案現(xiàn)代化管理的必要途徑。因此事業(yè)單位應(yīng)以現(xiàn)代化科技手段為支撐，加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)，以全面推進(jìn)其人事檔案管理工作的健康、可持續(xù)發(fā)展。

1、轉(zhuǎn)變觀念、健全制度、加大投入、穩(wěn)定隊伍

人事檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該從轉(zhuǎn)變觀念開始，在根本處認(rèn)識到人事檔案管理的重要性，增強(qiáng)對數(shù)字化管理的重視程度。多渠道籌集資金，保證信息化建設(shè)和系統(tǒng)運(yùn)行所需經(jīng)費(fèi)，加強(qiáng)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)及人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的研究和開發(fā)工作。同時建立健全系統(tǒng)安全保密體系、信息化工作自檢自查制度，為人事檔案管理信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。另外，重視隊伍建設(shè)，建立高效培訓(xùn)機(jī)制，培養(yǎng)一批既具備人事檔案管理知識和技能，又熟練掌握計算機(jī)技術(shù)知識、信息化系統(tǒng)操作知識等的復(fù)合型人才隊伍。

2、加強(qiáng)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)

企事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理信息化建設(shè)之前，應(yīng)結(jié)合單位的實際情況，對全體的職工進(jìn)行檔案信息的甄別核實，以保證錄入系統(tǒng)的資料是準(zhǔn)確的，通過電子檔案和數(shù)字化的管理，建設(shè)完備的基本情況庫、干部職歷庫、工資情況庫、專業(yè)技術(shù)人員科研成果庫、表現(xiàn)情況庫（德能勤績廉等）干部照片庫、人事任免工作庫等。同時還要不斷的豐富人事檔案信息，將職工的工作變動，取得的成績等錄入信息庫，以保證每一份人事檔案的全面性、真實性。將信息庫進(jìn)行模塊分類，需要查閱檔案資料時，分類檢索，結(jié)果快速準(zhǔn)確，有效的促進(jìn)檔案信息系統(tǒng)科學(xué)有序的運(yùn)轉(zhuǎn)。

3、加強(qiáng)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

以事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器為數(shù)據(jù)平臺，重視網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和人事檔案管理信息化的輔助軟件建設(shè)，提供安全、可靠的信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，擴(kuò)大人事檔案信息化涵蓋的范圍。同時以單位各職能部門的管理權(quán)限為準(zhǔn)劃分模塊，融合相關(guān)部門的數(shù)據(jù)資源，實現(xiàn)多方面的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理，建立完整、多層次、智能型、安全保密的人事檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，為人事決策提供參考依據(jù)。

4、對人事檔案部門人員進(jìn)行計算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)

想要促進(jìn)人事檔案管理信息化的轉(zhuǎn)變，基礎(chǔ)條件就是對計算機(jī)的掌握。當(dāng)前，我們必須對人事檔案工作者進(jìn)行計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)。對軟件的使用，還有對系統(tǒng)的維護(hù)管理，都要依靠熟練的計算機(jī)技術(shù)來完成。由此，建議各企事業(yè)單位集中相關(guān)工作人員進(jìn)行能力培養(yǎng)課程，掌握先進(jìn)的電子技術(shù)，熟練使用辦公軟件，以提高工作水平。企事業(yè)可以定期的對相關(guān)人員進(jìn)行考核，以督促人事檔案工作者不斷學(xué)習(xí)進(jìn)步，實現(xiàn)崗位價值。

5、加強(qiáng)人事檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)

加強(qiáng)人事檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)完全防護(hù)，應(yīng)注意，第一，重視網(wǎng)絡(luò)安全檢測工作，將入侵檢測系統(tǒng)配備到共享網(wǎng)絡(luò)設(shè)備上，及時統(tǒng)計分析進(jìn)出網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)流。第二，要指定有效的應(yīng)對措施，設(shè)立安全的訪問密碼，防止出現(xiàn)信息平臺被惡意破壞和攻擊的情況出現(xiàn)。信息庫的數(shù)據(jù)要及時做好備份，一旦遭受到攻擊，通過已備份的資料進(jìn)行還原。避免影響企業(yè)內(nèi)部的運(yùn)轉(zhuǎn)。第三，配備訪問控制軟件系統(tǒng)或通過防火墻技術(shù)加強(qiáng)訪問控制。通過以上措施的實施，以加強(qiáng)信息庫管理與維護(hù)。

4 結(jié)束語

總之，人事檔案記錄著一個人的成長、工作經(jīng)歷、相關(guān)的成績以及思想認(rèn)識和個人能力等，它是相關(guān)的人事單位進(jìn)行人才選拔的重要依據(jù)。因此，對于人事檔案的管理具有十分重要的作用，特別是在新形勢下，對于人事檔案進(jìn)行信息化的管理更是一項十分重要的工作。

參考文獻(xiàn)

[1]彭芬輝.人事檔案信息化管理之我見[J].湖南行政學(xué)院學(xué)報.2009（03）.

第8篇：人事檔案數(shù)字化建設(shè)范文

關(guān)鍵詞：人事檔案 信息化管理系統(tǒng) 應(yīng)用

人事檔案信息管理系統(tǒng)管理技術(shù)主要包括安全保密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機(jī)數(shù)據(jù)庫技術(shù)。人事檔案的信息化管理可以使檔案管理工作具有成本低、壽命長、保密性好、存儲量大、可靠性高、查找方便、檢索迅速等優(yōu)點(diǎn)。這樣不僅對檔案管理效率有了很大的提高，而且還實現(xiàn)了檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化。本文主要闡述了人事檔案信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，并針對應(yīng)用過程存在的問題提出了改進(jìn)措施。

一、人事檔案信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用

（一）人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)建設(shè)

人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)建設(shè)是檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)。只有認(rèn)真建設(shè)好人事檔案數(shù)據(jù)庫才能進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)。檔案數(shù)據(jù)庫包括檔案材料的發(fā)文、收文、統(tǒng)計、刪除、復(fù)制、查閱、借用、轉(zhuǎn)出、接收等活動的登記和執(zhí)行。人事檔案管理系統(tǒng)的系統(tǒng)管理員可以對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行日常的備份、維護(hù)、管理工作。人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)是將業(yè)務(wù)管理、數(shù)據(jù)管理融合到一個工作平臺，從而從根本上改變了人才信息資源的服務(wù)方式、管理方式、儲存方式。

（二）認(rèn)真做好人事檔案材料的收集工作

檔案材料的收集工作對于檔案工作是非常重要的，要認(rèn)真全面地收集需要?dú)w檔的材料。人事檔案室應(yīng)當(dāng)建立登記、催要、遞交、聯(lián)系制度，并且要認(rèn)真做好進(jìn)一步完善工作。將收集到的材料的接收人、送交人、姓名、時間、名稱等項錄入數(shù)據(jù)庫，做到檔案材料的接收工作更加科學(xué)有序、管理規(guī)范。為了避免數(shù)據(jù)的錄入錯誤，在大量錄入數(shù)據(jù)信息時，應(yīng)當(dāng)由專人進(jìn)行負(fù)責(zé)。

（三）人事檔案信息分類數(shù)據(jù)庫的建立

1、建立人事檔案分類數(shù)據(jù)庫的意義

人事檔案分類信息數(shù)據(jù)庫的建立是一項非常重要的基礎(chǔ)工作，也是信息化系統(tǒng)的核心部分，數(shù)據(jù)庫集中了人事、組織部門需要的全部數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)庫建立好以后，數(shù)據(jù)可以重復(fù)利用，這樣數(shù)據(jù)的利用率得到了提高，減少了數(shù)據(jù)的冗余，避免了重復(fù)數(shù)據(jù)的存儲，是一個功能比較完善，結(jié)構(gòu)更加合理，人才信息可以共享的資源庫。

2、數(shù)字化檔案

對于一些個人檔案中比較重要的紙質(zhì)材料，可以進(jìn)行數(shù)字化處理形成檔案，這樣就有利于材料的完整保存，便于利用計算機(jī)進(jìn)行查閱。實行數(shù)字化檔案，很少接觸檔案原件的，只是在信息的錄入時會用到原始檔案，這樣對檔案的壽命有延長作用。檔案的利用者和工作人員可以很方便地通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對檔案信息進(jìn)行查閱，但是人事檔案也應(yīng)當(dāng)注意保密性問題，因此需要對不同分類信息進(jìn)行相應(yīng)的密級設(shè)置，不同的用戶權(quán)限級別可以查看相應(yīng)的人事檔案信息。

3、電子檔案

近年來，我國已基本全面實施電子政務(wù)，這樣在人事檔案中也就形成了各種各樣的多媒體文件、電子文檔、電子表格等電子檔案。

4、檔案室工作人員編制的一些數(shù)據(jù)

檔案室工作人員編制的一些數(shù)據(jù)，例如終身碼、養(yǎng)老保險、公積金、醫(yī)療保險、年度考核、工資、入黨團(tuán)、職務(wù)、學(xué)歷、參加工作時間、出生年月、性別、職工姓名等信息。根據(jù)職工的編號錄入人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，利用該數(shù)據(jù)庫對人事信息的檢索非常方便，為單位的領(lǐng)導(dǎo)層的科學(xué)決策和管理提供了確切、快速的信息。

（四）人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化安全保密技術(shù)

人事檔案信息由于涉及個人一些機(jī)密，因此對于安全保密設(shè)計工作要做好。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)采用數(shù)字簽名機(jī)制，保證接受信息的確定性和真實性。為了更好地管理用戶訪問數(shù)據(jù)庫的用戶，可以采用用戶審計和防火墻技術(shù)功能。為了保證信息在傳輸?shù)倪^程中不被修改和竊聽，就需要對信息進(jìn)行加密處理，從而保證了信息的安全性。

二、人事檔案信息化管理系統(tǒng)的改進(jìn)

（一） 應(yīng)當(dāng)實現(xiàn)人事檔案信息的動態(tài)管理

人事檔案信息化管理系統(tǒng)不但要對當(dāng)前的人事檔案信息進(jìn)行管理，要對能夠?qū)θ藛T的培訓(xùn)情況、學(xué)歷、工作履歷、職務(wù)變動等數(shù)據(jù)進(jìn)行動態(tài)管理，使人力資源管理更加科學(xué)有效，使管理的信息由平面向立體轉(zhuǎn)變。

（二）應(yīng)當(dāng)實現(xiàn)內(nèi)部與外部的數(shù)據(jù)共享，做到數(shù)據(jù)聯(lián)動管理

應(yīng)當(dāng)通過硬件的支持實現(xiàn)內(nèi)部和外部的數(shù)據(jù)的共享，通過職務(wù)變動管理、職稱變動管理、學(xué)歷變動管理能夠同時將人員檔案卡片的一些個人信息進(jìn)行自動的更新，做到實時提示，并聯(lián)動到相應(yīng)的卡片中，這樣就有效地避免了重復(fù)維護(hù)人員數(shù)據(jù)信息。

（三）實現(xiàn)方便的報表和智能化辦公管理

可以將各種可能用到的統(tǒng)計表格式和各種報表固化到軟件中去，達(dá)到一鍵可以生成統(tǒng)計結(jié)果，既增加了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，同時也對繁瑣的統(tǒng)計過程進(jìn)行了優(yōu)化，確保了統(tǒng)計靈活快捷，統(tǒng)計結(jié)果可以共享。

人事檔案信息化管理系統(tǒng)不僅是一個很好的工作平臺，而且還是一個方便交流的平臺，從而使人事檔案管理實現(xiàn)了智能化辦公管理。

（四）加強(qiáng)批量數(shù)據(jù)的處理能力

要加強(qiáng)批量數(shù)據(jù)的處理能力，例如對于大量數(shù)據(jù)的備份，大數(shù)據(jù)量的修改工作目前的人事檔案管理系統(tǒng)還不易實現(xiàn)，還存在網(wǎng)絡(luò)速度慢的現(xiàn)象。目前的系統(tǒng)對多斷網(wǎng)、防火墻等問題的解決還不是很方便，對網(wǎng)絡(luò)底層協(xié)議有較大的依賴性。

參考文獻(xiàn)：

[1]袁新華.人事檔案信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用[J].洛陽師范學(xué)院學(xué)報，2008，27（5）

第9篇：人事檔案數(shù)字化建設(shè)范文

[關(guān)鍵詞]人事檔案管理；信息化建設(shè)；重要性；問題；對策

0引言

人事檔案管理工作是企業(yè)單位人力資源管理中的一項重要環(huán)節(jié)，在全球信息化的背景之下，以往傳統(tǒng)人事檔案管理工作模式早已不能符合現(xiàn)代社會的發(fā)展需要，人事檔案管理內(nèi)涵以及工作業(yè)務(wù)的發(fā)展重心實現(xiàn)了更大的延伸，也就是企業(yè)應(yīng)明確怎樣做好人事檔案管理的信息化建設(shè)，進(jìn)而真正推動該項工作的現(xiàn)代化發(fā)展。然而目前，縱觀企事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)工作不難看出，其仍舊包含較多問題，對企業(yè)單位人事檔案工作的持續(xù)全面發(fā)展形成了一定的阻礙影響。為此，我們應(yīng)制定科學(xué)有效的對策，積極開展人事檔案信息化建設(shè)，方能達(dá)到事半功倍的工作效果。

1人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性

人事檔案管理信息化建設(shè)主要是采用現(xiàn)代化計算機(jī)信息技術(shù)完成人事檔案資源的整理、處置，并提供相應(yīng)的應(yīng)用服務(wù)，該過程體現(xiàn)出了檔案信息資源管理的網(wǎng)絡(luò)化以及數(shù)字化特征，可進(jìn)一步加快人事檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程，由此可見該項工作將對企業(yè)單位人事工作、生產(chǎn)管理形成極為重要的影響。首先，人事檔案管理信息化，由電子檔案的形成、收集、檢驗、歸檔、入庫直至應(yīng)用等流程均需要借助自動化系統(tǒng)實現(xiàn)，可令管理員工避免從早到晚一直忙于瑣碎事務(wù)，這樣一來人事檔案管理效率將明顯增長。其次，人事檔案管理信息化完成了人事檔案管理的無紙化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，使復(fù)雜的模塊實現(xiàn)了全面集成，例如薪酬管理、工作業(yè)績評估、檔案信息管理等，利用人事檔案信息集成數(shù)據(jù)庫可更快地查詢到所需要的各項人員信息。省略了檔案工作人員處理原始資料的較多時間，對保護(hù)人事檔案原版紙質(zhì)資料的完整性極為有利，同時可更好地實現(xiàn)信息資源的全面共享。另外，加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策人員可更快地了解到不同級別干部人員道德、才干、業(yè)績、廉政等層面的相關(guān)信息，進(jìn)而為培養(yǎng)人才、崗位晉升、人員聘用提供科學(xué)的參考資料。

2人事檔案管理信息化建設(shè)包含的問題

縱觀當(dāng)前企業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)工作不難看出，其呈現(xiàn)出一定的代表性問題。首要問題在于沒有形成科學(xué)的認(rèn)識，因此對人事檔案管理信息化建設(shè)工作不夠重視。一些人錯誤地認(rèn)為，該項工作僅僅是輔環(huán)節(jié)，無需列入重點(diǎn)計劃進(jìn)行管理，沒有擺正人事檔案管理的應(yīng)有地位。在這種錯誤認(rèn)識的前提下，企業(yè)單位無法投入充足的人力與財力資源，對人事檔案管理信息化建設(shè)的有效開展形成了一定的阻礙影響。

當(dāng)前，一些企業(yè)單位進(jìn)行檔案管理通常應(yīng)用傳統(tǒng)模式，由于較多重復(fù)性工作耗費(fèi)了員工精力，導(dǎo)致工作效率低下。同時，當(dāng)前企業(yè)單位人事檔案資源的提供、應(yīng)用仍舊多為實體檔案，大量的多次翻閱會導(dǎo)致檔案損壞以及不完整的問題，檔案管理保存工作無法全面落實。在建設(shè)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)過程中，一些企業(yè)單位并沒有形成一致的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)劃，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)欠缺應(yīng)有的完整性以及系統(tǒng)性，信息采集不完整，一些信息不確定，無法第一時間更新，使得人事信息呈現(xiàn)出混亂的現(xiàn)象。同時，部分企業(yè)僅能在員工基礎(chǔ)信息、編輯檔案目錄、傳遞檔案資源等環(huán)節(jié)應(yīng)用計算機(jī)管理，信息化水平有限，較難完成資源共享。

以往，人事檔案資源管理通常通過手工方式進(jìn)行裝訂，無需員工有較高的技能與素質(zhì)，然而伴隨人事檔案管理的信息化、現(xiàn)代化發(fā)展，企業(yè)更加需要素質(zhì)水平較高的復(fù)合型人才方能有效開展人事檔案管理。

3人事檔案管理信息化建設(shè)策略

3.1更新觀念、完善制度、擴(kuò)充投入

人事n案管理信息化建設(shè)的有效執(zhí)行應(yīng)由觀念認(rèn)識這一源頭人手，完善管理制度，擴(kuò)充投入，創(chuàng)建穩(wěn)定的工作隊伍。觀念意識層面，企業(yè)單位各階層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視信息化建設(shè)，做好領(lǐng)導(dǎo)組織工作，提升扶持力度，通過多元途徑籌措經(jīng)費(fèi)，確保信息化建設(shè)以及系統(tǒng)應(yīng)用需要的各項費(fèi)用。同時，應(yīng)做好軟硬件設(shè)施建設(shè)管理，積極開展人事檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用開發(fā)研究。制度建設(shè)層面，應(yīng)創(chuàng)建完善的應(yīng)用系統(tǒng)，提升安全保密水平，制定自檢監(jiān)督管理制度，為人事檔案信息化管理建設(shè)夯實基礎(chǔ)。再者，應(yīng)加強(qiáng)員工隊伍建設(shè)，創(chuàng)建完善的人才培訓(xùn)管理制度，打造出一大批掌握豐富人事檔案管理知識與高水平技能、同時能夠熟練應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)、精通信息化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)操作的綜合人才。

3.2強(qiáng)化人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)

企業(yè)單位在建設(shè)人事檔案管理信息化系統(tǒng)前期，應(yīng)針對單位現(xiàn)實狀況，面向企業(yè)全員人事檔案信息做細(xì)致、嚴(yán)格的甄別篩選，確保數(shù)據(jù)信息錄入精準(zhǔn)完善?；跀?shù)字檔案信息的錄入以及電子信息的形成，創(chuàng)建完善全面的個人信息資料庫、干部履歷庫、工資水平庫、專業(yè)員工科研項目庫、個人表現(xiàn)庫、人才照片庫、任免信息庫等。另外，應(yīng)定期豐富、充實、更新檔案資料，提升人事檔案時效性、精準(zhǔn)性與可靠性，同時需要做好信息庫資源的合理分類，在設(shè)定權(quán)限的基礎(chǔ)上進(jìn)行檢索，確保檔案資源的有序、順暢運(yùn)行。

3.3做好人事檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

信息時代，企業(yè)單位應(yīng)基于網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器為信息平臺，重視網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)優(yōu)化，加強(qiáng)人事檔案信息化管理工具軟件的配置，進(jìn)而為用戶提供可靠、優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)服務(wù)，擴(kuò)充人事檔案管理信息化建設(shè)的覆蓋范疇。另外，應(yīng)以各個職能單位工作權(quán)限為基準(zhǔn)劃定系統(tǒng)模塊，添加企業(yè)有關(guān)組成機(jī)構(gòu)的信息資源，真正完成員工、薪酬、勞動合同、保險資料、工作報表等資源的網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理，創(chuàng)建形成整體、多元化、層次結(jié)構(gòu)分明、現(xiàn)代智能化、保密安全的人事檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)體系，為企業(yè)單位制定人事管理決策提供重要的參考信息。

3.4完善人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)

為完善人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，首先應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)控測試，配備入侵檢測模塊至共享化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)之中，快速分析統(tǒng)計出入網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)信息。倘若察覺系統(tǒng)存在安全隱患，應(yīng)快速做出應(yīng)對處理。另外，應(yīng)采用科學(xué)合理的安全防護(hù)管理對策，針對各類信息資源的保密等級應(yīng)做出清晰的界定，明確用戶查詢應(yīng)用權(quán)限?？衫迷O(shè)置密碼、確認(rèn)身份等手段預(yù)防人事檔案資源遭受破壞或出現(xiàn)重要信息泄露的問題，定期做好數(shù)據(jù)庫信息資源的備份管理。再者，應(yīng)合理地配設(shè)訪問控制應(yīng)用體系，應(yīng)用防火墻技術(shù)系統(tǒng)做好訪問管理。利用上述對策，可有效做好企業(yè)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的維護(hù)與管理，提升其應(yīng)用價值。