電子檔案驗(yàn)收?qǐng)?bào)告精選(九篇)

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第1篇：電子檔案驗(yàn)收?qǐng)?bào)告范文

1 新館建設(shè)檔案的意義和作用

在新館建設(shè)過(guò)程中會(huì)有大量的文件材料，諸如工程準(zhǔn)備階段的立項(xiàng)文件，建設(shè)用地、征地、拆遷文件，勘測(cè)、設(shè)計(jì)文件，招投標(biāo)文件等；監(jiān)理文件；施工文件；竣工圖；竣工驗(yàn)收文件和新館運(yùn)營(yíng)檔案等六大類文件需要建檔保存。在建設(shè)過(guò)程中我們深刻地感覺(jué)到，建立新館建設(shè)檔案意義和作用十分重大，第一，建立新館建設(shè)檔案是國(guó)家法律、法規(guī)的強(qiáng)制性要求。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和國(guó)家檔案局、國(guó)家計(jì)委頒布的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》第十六條規(guī)定：“建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)工程規(guī)模和工程全過(guò)程中產(chǎn)生的文件材料規(guī)定詳細(xì)的歸檔范圍和內(nèi)容，以確保歸檔文件材料的完整性。”圖書館有責(zé)任和義務(wù)建立和管理新館建設(shè)檔案。第二，新館建設(shè)檔案是圖書館整體檔案的重要組成部分。圖書館建設(shè)歷史是圖書館歷史的重要組成部分，而新館建設(shè)檔案全面真實(shí)地保存并再現(xiàn)了城市圖書館新館建設(shè)的全部歷程，既有成功的經(jīng)驗(yàn)留存又有失敗的教訓(xùn)總結(jié)，既有參與新館建設(shè)各個(gè)方面機(jī)構(gòu)及人員的資料，又有新館建設(shè)過(guò)程中所發(fā)生時(shí)間的資料等。第三，新館建設(shè)檔案對(duì)于圖書館建筑用后評(píng)估，圖書館建筑的調(diào)整、改進(jìn)、修繕、將來(lái)的改造都具有很大的幫助。圖書館建筑的用后評(píng)估越來(lái)越受到人們的重視，用后評(píng)估的一個(gè)目的就是看建筑是否實(shí)現(xiàn)了當(dāng)初的設(shè)計(jì)目標(biāo)并分析出現(xiàn)問(wèn)題的原因，圖書館建設(shè)檔案對(duì)于用后評(píng)估的作用不言而喻。城市圖書館新館建設(shè)完成后，隨著時(shí)間的推移，不可避免地要對(duì)其空間、結(jié)構(gòu)等作出一定的調(diào)整、改進(jìn)、修繕以至改造，館建檔案中的勘察、設(shè)計(jì)、施工等資料是保證上述工作成功的重要資料。第四，新館建設(shè)檔案對(duì)于其他城市圖書館建設(shè)具有很好的參考借鑒作用。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，城市圖書館新館建設(shè)也會(huì)持續(xù)發(fā)展。圖書館建設(shè)檔案對(duì)其他城市圖書館的新館建設(shè)工作也具有很大的參考作用，有助于他們豐富思路、少走彎路、提高效率、降低成本。

2 新館建設(shè)檔案的范圍和要求

新館建設(shè)檔案的范圍包括圖書館建筑工程檔案、新館開業(yè)業(yè)務(wù)準(zhǔn)備、新館慶典等資料。新館建設(shè)檔案是全面收錄與城市圖書館建設(shè)相關(guān)的一切形式的文獻(xiàn)資料，包括紙質(zhì)資料、照片、錄像、電子文件、手稿等，時(shí)間范圍上包括從新館建設(shè)規(guī)劃一直到用后評(píng)估各個(gè)階段的有關(guān)資料，是圖書館檔案的有機(jī)組成部分。

《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收辦法》規(guī)定，歸檔的文件，檔案必須達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，保障生產(chǎn)（使用）、管理、維護(hù)、改擴(kuò)建的需要。檔案的完整指按國(guó)家檔案局和國(guó)家計(jì)委、國(guó)檔發(fā)[1988]4號(hào)文件所確定的內(nèi)容，將項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程中應(yīng)該歸檔的文件、資料歸檔，各種文件原件齊全。檔案的準(zhǔn)確指檔案的內(nèi)容真實(shí)反映項(xiàng)目（工程）竣工時(shí)的實(shí)際情況和建設(shè)過(guò)程，做到圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠，簽字手續(xù)完備。檔案的系統(tǒng)指按其形成規(guī)律，保持各部分之間的有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)，組卷合理。

3 新館建設(shè)檔案的管理

根據(jù)檔案資料管理的有關(guān)規(guī)定，新館建設(shè)檔案的管理顯得尤為重要。要管理好新館建設(shè)檔案，筆者認(rèn)為，必須做到如下幾點(diǎn)：

第一，要指定專人負(fù)責(zé)圖書館新館建設(shè)檔案的建立與管理。檔案建設(shè)應(yīng)貫穿城市圖書館建設(shè)的始終，從城市圖書館建設(shè)規(guī)劃起就要安排專人進(jìn)行檔案的建設(shè)和管理，務(wù)求全面、系統(tǒng)不遺漏。

第二，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法規(guī)和本館建設(shè)的實(shí)際情況制定新館建設(shè)檔案管理工作細(xì)則，并確立建檔分類標(biāo)準(zhǔn)?？梢园凑杖缦路诸惞芾恚盒吗^建設(shè)組織機(jī)構(gòu)文件、可行性研究與任務(wù)書、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料、設(shè)計(jì)文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、工藝設(shè)備、涉外文件、財(cái)務(wù)器材管理、新館慶典資料以及其他資料等。

第三，新館建設(shè)過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的文件資料，一定要注意隨時(shí)整理歸檔，不要等到最后再處理，如果等到最后再整理，既容易造成資料的丟失，也不便于建設(shè)過(guò)程中的查閱。關(guān)于新館建設(shè)的規(guī)劃、立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、工作計(jì)劃、會(huì)議資料、各種合同、調(diào)研資料、財(cái)務(wù)資料、宣傳活動(dòng)資料、驗(yàn)收資料、用后評(píng)估資料等都要注意收集和組織，照相和錄音、錄像更是需要及時(shí)攝錄和收集，文字資料若當(dāng)時(shí)沒(méi)有收集，以后還可以補(bǔ)充或追記，而音像資料如果當(dāng)時(shí)沒(méi)有攝錄，以后則無(wú)法彌補(bǔ)。

第四，利用計(jì)算機(jī)輔助新館建設(shè)檔案管理。積極運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，對(duì)新館建設(shè)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)、管理，提高工作效率，便于科學(xué)管理。傳統(tǒng)的檔案管理有一定的規(guī)范性，由于手工立卷操作較麻煩，效率低，易出錯(cuò)，因此，傳統(tǒng)的管理方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的要求。要改變這種傳統(tǒng)管理方式，實(shí)現(xiàn)以電子檔案為主要管理對(duì)象，以計(jì)算機(jī)操作為主要方法，以實(shí)現(xiàn)共享為工作內(nèi)容的現(xiàn)代檔案管理方式。為此，首先要更新觀念，掌握現(xiàn)代化技術(shù)；其次要有現(xiàn)代化的設(shè)備。當(dāng)前計(jì)算機(jī)已應(yīng)用到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，檔案計(jì)算機(jī)管理是發(fā)展的必然趨勢(shì)。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備可以大大提高立卷、歸檔工作的效率，變手工操作為高質(zhì)量的計(jì)算機(jī)輔助立卷、歸檔管理，既做到了省時(shí)、省力，又做到了方便快捷。根據(jù)檔案工作與圖書館新館建設(shè)檔案業(yè)務(wù)相結(jié)合的原則，有些檔案可以利用圖書館計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)進(jìn)行存檔，有些可以單獨(dú)編制應(yīng)用軟件，實(shí)行檔案工作的計(jì)算機(jī)管理。在收集整理資料的同時(shí)，將其隨時(shí)掃描存儲(chǔ)并按照一定的規(guī)則建立圖書館新館建設(shè)檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，一則作為檔案的電子備份，二則便于建設(shè)過(guò)程中的查詢和調(diào)閱。

第五，歸檔時(shí)必須有竣工圖?？⒐D應(yīng)逐張加蓋竣工圖章，竣工圖章內(nèi)容包括：“×××工程竣工圖”、“施工單位名稱”、“編制人”、“審核人”、“技術(shù)負(fù)責(zé)人”和“編制日期”。圖章規(guī)格尺寸為“70mm×50mm”。

第六，檔案行政管理部門要派員參加初步驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收。檔案驗(yàn)收應(yīng)與工程驗(yàn)收的初步驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收兩個(gè)階段同步進(jìn)行，重點(diǎn)應(yīng)放在初步驗(yàn)收階段。初步驗(yàn)收時(shí)，在驗(yàn)收主管單位組織下，檔案部門著重抽查項(xiàng)目檔案的歸檔情況。工程規(guī)模大、檔案案卷數(shù)量超過(guò)1000卷的，抽查15%的項(xiàng)目檔案；工程規(guī)模小，檔案案卷數(shù)量在1000卷以下的，抽查30%的項(xiàng)目檔案，評(píng)價(jià)檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性情況以后寫出初驗(yàn)意見(jiàn)，對(duì)存在的問(wèn)題提出改進(jìn)要求，限期解決?？⒐を?yàn)收時(shí)，項(xiàng)目規(guī)模較大、較復(fù)雜的，應(yīng)有檔案的專題驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。工程規(guī)模較小的，則應(yīng)在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告中寫明檔案的情況。在竣工驗(yàn)收鑒定書中要有關(guān)于檔案情況的評(píng)價(jià)。

第七，提高新館建設(shè)檔案管理工作人員的素質(zhì)。檔案工作人員的素質(zhì)是影響檔案開發(fā)利用工作的重要因素之一。作為檔案工作者，不但要有較強(qiáng)的政治素質(zhì)，還要有較高的業(yè)務(wù)水平，也就是說(shuō)，負(fù)責(zé)這項(xiàng)業(yè)務(wù)檔案的人員必須具有摒棄名利觀念，甘當(dāng)無(wú)名英雄，具備“長(zhǎng)作綠葉扶紅花，甘為蠟燭明他人”的職業(yè)道德，也要具備全面、系統(tǒng)的知識(shí)素質(zhì)，不斷地充實(shí)自己，不斷地學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，才能做好這項(xiàng)工作。因此，要加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的政治思想和職業(yè)道德教育，同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)他們的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助他們?nèi)嫦到y(tǒng)地了解檔案工作的基礎(chǔ)常識(shí)和工作方法，盡快掌握有關(guān)的新知識(shí)和新技能，以適應(yīng)新館建設(shè)檔案工作的需要。

第八，爭(zhēng)取圖書館領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視和支持。圖書館新館建設(shè)檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)地向館領(lǐng)導(dǎo)提供所需的檔案資料，讓領(lǐng)導(dǎo)在實(shí)際工作中進(jìn)一步了解檔案的作用，體會(huì)檔案的重要性，從而爭(zhēng)取在人、財(cái)、物等方面給予足夠的重視和支持，進(jìn)一步促進(jìn)圖書館新館建設(shè)檔案的開發(fā)與利用。

第2篇：電子檔案驗(yàn)收?qǐng)?bào)告范文

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程 檔案管理問(wèn)題 對(duì)策

中圖分類號(hào)： TU198 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

前言

工程檔案是指從工程項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、審批，勘察設(shè)計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、安裝、監(jiān)理、驗(yàn)收等工程建設(shè)及工程管理過(guò)程形成并應(yīng)歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料，它是基本建設(shè)項(xiàng)目管理工作的重要組成部分。工程檔案資料，是傳承人類文明的重要載體，是建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程的原始、真實(shí)記錄。對(duì)工程質(zhì)量評(píng)定、工程竣工后的管理和維護(hù)，以及對(duì)新建工程的準(zhǔn)備等，都具有重要的利用價(jià)值。

一、建設(shè)工程與檔案管理關(guān)系

1建設(shè)工程檔案是建設(shè)工程的有機(jī)組成部分

一般來(lái)說(shuō)，遠(yuǎn)在建設(shè)工程施工之前，建設(shè)工程檔案就開始產(chǎn)生并積累了。建設(shè)工程立項(xiàng)文件是建設(shè)工程項(xiàng)目決策、審批、確立過(guò)程的真實(shí)記錄，是項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)落實(shí)和項(xiàng)目具體實(shí)施的根本依據(jù)。項(xiàng)目概要設(shè)計(jì)、招投標(biāo)都必須以立項(xiàng)文件為依據(jù)。而項(xiàng)目預(yù)算、概要設(shè)計(jì)、招投標(biāo)產(chǎn)生積累的文件材料又是項(xiàng)目勘察測(cè)量、詳細(xì)設(shè)計(jì)的依據(jù)。也就是說(shuō)，在工程開工建設(shè)前，已經(jīng)有大量的文件材料形成了。如果把這個(gè)文件積累過(guò)程從建設(shè)工程中剔除，建設(shè)工程是根本無(wú)法成立的，也是無(wú)法開展的。即使是在施工過(guò)程中，文件材料的產(chǎn)生與具體施工進(jìn)程也是不能割離的。在建筑材料如鋼筋、水泥、磚塊等使用前，必須要進(jìn)行送檢，只有檢測(cè)合格才能使用，這些檢測(cè)文件材料是非常重要的依據(jù)。在建筑材料使用過(guò)程中，應(yīng)該根據(jù)指令實(shí)施，如用什么標(biāo)號(hào)水泥，怎么配比，用量多少等，在實(shí)施過(guò)程中還有監(jiān)督記錄和檢測(cè)記錄，出現(xiàn)了問(wèn)題還有調(diào)整指令和變更說(shuō)明等等。

2建設(shè)工程檔案是建設(shè)工程質(zhì)量的直接反映

建設(shè)工程質(zhì)量最初是一個(gè)生活化的概念，是一種感受性評(píng)價(jià)，是對(duì)建設(shè)工程性能、品質(zhì)和安全的綜合性表述。但隨著建設(shè)工程項(xiàng)目廣泛實(shí)施和現(xiàn)代科學(xué)管理思潮的發(fā)展，對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量有了嚴(yán)格定義，即：建設(shè)工程質(zhì)量是指工程滿足業(yè)主需要，符合國(guó)家法律、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)文件及合同規(guī)定的特性綜合。它包括：適應(yīng)性、耐久性、安全性、可靠性、經(jīng)濟(jì)性、與環(huán)境協(xié)調(diào)性六個(gè)方面。特別是隨著量化分析和精細(xì)化管理的推動(dòng)，對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量有了一系列精確的評(píng)價(jià)體系。當(dāng)我們的評(píng)價(jià)有感受性的經(jīng)驗(yàn)?zāi)Ｊ缴仙揭詳?shù)據(jù)和現(xiàn)狀圖紙為依據(jù)的體系化模式時(shí)，對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量的評(píng)價(jià)就不在是以工程現(xiàn)場(chǎng)看看就行了，而是以建設(shè)工程檔案為基礎(chǔ)，以指標(biāo)量化統(tǒng)計(jì)分析為手段，進(jìn)行綜合測(cè)評(píng)了。實(shí)際上，建設(shè)工程檔案直接反映了建設(shè)工程質(zhì)量，我們應(yīng)以建設(shè)工程檔案為重要依據(jù)全面評(píng)價(jià)工程質(zhì)量。

二、建設(shè)工程檔案管理中存在的問(wèn)題

1工作職責(zé)劃分不明確，工作中容易出現(xiàn)相互推諉現(xiàn)象

工程檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)化的工作，要求條理清晰，分工明確，各司其職，各負(fù)其責(zé)。由于城建檔案管理人員編制不全或?qū)I(yè)分工等方面的原因，導(dǎo)致各級(jí)城建檔案管理部門在管理城建檔案時(shí)出現(xiàn)分工不明確，職責(zé)不清的現(xiàn)象。出現(xiàn)了問(wèn)題互相推諉，誰(shuí)也不承擔(dān)責(zé)任。有些檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟悉，沒(méi)有認(rèn)真地系統(tǒng)地學(xué)習(xí)和掌握城建檔案管理工作所需要的專業(yè)知識(shí)和技能。城建檔案管理是一個(gè)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它既需要管理人員懂得工程建設(shè)方面的知識(shí)，還要懂得檔案管理方面的知識(shí)，二者兼?zhèn)?，缺一不可。我們的檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握好系統(tǒng)的城建檔案管理知識(shí)，認(rèn)真履行自己的職責(zé)，開展好各方面的工作。而管理者應(yīng)按工作流程，按每個(gè)人所掌握的專業(yè)知識(shí)和特長(zhǎng)來(lái)進(jìn)行合理分工，理清職責(zé)。做到既分工明確，又互相配合 ，做好分工與協(xié)同的統(tǒng)籌。

2施工單位檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊

施工單位的檔案管理人員是負(fù)責(zé)收集工程檔案資料的一線人員。他們工作的質(zhì)量，會(huì)直接影響到工程檔案的管理水平。但施工單位人員流動(dòng)大，工作職責(zé)分工不明確，有的單位檔案管理人員身兼數(shù)職，施工單位對(duì)工程檔案資料的管理工作不夠重視等導(dǎo)致諸多問(wèn)題。這就要求城建檔案管理人員加強(qiáng)對(duì)施工單位的管理，制定合理的法律法規(guī)對(duì)施工單位進(jìn)行約束，同時(shí)要求施工單位檔案員、資料員要做到持證上崗。對(duì)于施工單位而言，檔案資料管理人員具備與崗位相應(yīng)的資格資歷或者在上崗前必須經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的城建檔案管理方面專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，通過(guò)考核合格后方能持證上崗。

3工程檔案資料收集不全

工程項(xiàng)目要進(jìn)行全生命周期管理，即從可行性研究、工程設(shè)計(jì)、設(shè)備選型、采購(gòu)、安裝、運(yùn)營(yíng)、維護(hù)到最后報(bào)廢的全過(guò)程。工程檔案資料收集整理工作始終貫穿這一過(guò)程，做到記錄真實(shí)，齊全。經(jīng)驗(yàn)表明，工程前期的資料、監(jiān)理資料和施工資料收集不完整、不齊全的現(xiàn)象普遍存在。尤其是前期資料，立項(xiàng)之初，人員不到位，資料遺失現(xiàn)象比較嚴(yán)重。監(jiān)理和施工階段相對(duì)較好，但缺失也時(shí)有發(fā)生。目前，我國(guó)城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)工程檔案管理法規(guī)多止于工程竣工，對(duì)于工程后期的運(yùn)營(yíng)維護(hù)基本沒(méi)有相關(guān)政策法規(guī)，因此工程后期檔案資料管理只停留在運(yùn)營(yíng)單位層面，運(yùn)營(yíng)維護(hù)單位根據(jù)所需自行決定檔案資料的去留。某些城建檔案管理人員在工作中也會(huì)出現(xiàn)重視施工資料的收集，輕視工程準(zhǔn)備階段文件資料和監(jiān)理資料收集的現(xiàn)象。

這些容易缺失的資料包括：

（1）工程準(zhǔn)備文件，例如工程征地文件、工程的招投標(biāo)文件、工程的項(xiàng)目建議書等

（2）工程設(shè)計(jì)文件，尤其是初設(shè)文件，包括初設(shè)和擴(kuò)大初步設(shè)計(jì)、批準(zhǔn)概算書等。

（3）工程施工文，如開工批復(fù)，質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告，竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。

（4）監(jiān)理文件，有的監(jiān)理月報(bào)、季報(bào)缺失等。

（5）運(yùn)營(yíng)維護(hù)檔案資料：小型技術(shù)改造升級(jí)資料、設(shè)備維護(hù)資料等。

工程檔案資料收集是貯存工程信息資源的重要途徑；是實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的基本手段；是檔案管理其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)，必須從各個(gè)環(huán)節(jié)加強(qiáng)這一基礎(chǔ)且重要的工作。

4工程檔案整理不規(guī)范

工程檔案整理工作就是要把零散的和需要條理化的資料進(jìn)行分類、組合、排列和編目，使之系統(tǒng)化、有序化。工程檔案整理的質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的利用，在檔案管理環(huán)節(jié)中具有重要意義。在實(shí)際工作中，整理不規(guī)范現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。如文件材料編目不規(guī)范，不按專業(yè)進(jìn)行組卷，排列順序不正確，次序混亂等。要解決這些問(wèn)題就要求檔案管理專業(yè)人員精心立卷，確保案卷質(zhì)量，在整理過(guò)程中做到規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化。對(duì)現(xiàn)場(chǎng)資料管理人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)監(jiān)督，保證建設(shè)工程檔案材料的系統(tǒng)性完整性。定期組織檢查驗(yàn)收，確保整理質(zhì)量。

5工程檔案電子化水平極低

在我國(guó)，工程檔案管理工作至今還沒(méi)有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差。沒(méi)有統(tǒng)一的利用平臺(tái)，檔案只會(huì)成為歷史文物。另外，工程檔案電子化技術(shù)規(guī)范工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施。還有檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高，尤其是施工單位檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺。這些都嚴(yán)重影響工程檔案信息的共享借鑒利用。

工程管檔案信息電子化的建設(shè)和實(shí)現(xiàn)存在著許多問(wèn)題和困難，但是檔案信息的電子化是未來(lái)檔案管理的發(fā)展方向。數(shù)字時(shí)代的大勢(shì)所趨，檔案館室不可能獨(dú)立其外。不過(guò)我們應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到檔案信息電子化管理的建設(shè)和發(fā)展是分階段的，其過(guò)程也是漫長(zhǎng)的。

三、對(duì)策

1依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)，制定操作性強(qiáng)的地方規(guī)范性文件，嚴(yán)格執(zhí)行。建立、完善自上而下的法規(guī)、規(guī)范體系,是保障建設(shè)工程檔案工作正常運(yùn)行的基本條件。近年來(lái)我國(guó)加大了對(duì)建筑工程的管理力度，陸續(xù)出臺(tái)《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《建筑法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》，使建設(shè)工程檔案管理有法可依。但如何做到有法必依，就必須出臺(tái)地方規(guī)范性文件與之配套。目前全國(guó)大部分省、市都出臺(tái)了城市建設(shè)檔案管理辦法，各市應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律、規(guī)定,結(jié)合本地實(shí)際，出臺(tái)具體的、操作性強(qiáng)的規(guī)章制度，為建設(shè)工程檔案管理提供政策保障。同時(shí)加大對(duì)城建檔案管理者和施工企業(yè)的執(zhí)法和監(jiān)督力度，強(qiáng)化職能，分清責(zé)任。建設(shè)工程檔案管理部門的城建檔案管理處,具備行政執(zhí)法資格,應(yīng)加強(qiáng)執(zhí)法力度，對(duì)不按規(guī)定報(bào)送工程檔案的建設(shè)單位應(yīng)依據(jù)《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》，予以處罰，維護(hù)法律的嚴(yán)肅性。

2將建設(shè)工程檔案管理納入建設(shè)管理程序,建立并認(rèn)真落實(shí)建設(shè)工程檔案責(zé)任制。為確保建設(shè)工程檔案的齊全、真實(shí),必須將建設(shè)工程檔案整理報(bào)送納入規(guī)劃或建設(shè)施工許可程序和工程質(zhì)量備案程序。建設(shè)單位在與城市建設(shè)檔案館簽訂《建設(shè)工程檔案報(bào)送責(zé)任書》后,方可辦理《規(guī)劃許可證》或《施工許可證》; 在工程竣工驗(yàn)收前,必須由城市建設(shè)檔案館對(duì)該項(xiàng)建設(shè)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收,檔案驗(yàn)收合格,由城建檔案館發(fā)放《建設(shè)工程檔案驗(yàn)收合格證》,工程質(zhì)監(jiān)部門憑證予以辦理工程質(zhì)量備案。這一作法目前在全國(guó)許多省、市已經(jīng)實(shí)行，效果較好。

建立建設(shè)工程檔案責(zé)任制，明確由建設(shè)單位對(duì)建設(shè)工程檔案負(fù)全面責(zé)任，各責(zé)任單位按照各自職責(zé)范圍對(duì)建設(shè)工程檔案承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。督促建設(shè)單位嚴(yán)把合同關(guān)，建設(shè)單位在與各參建單位簽訂相關(guān)合同時(shí)，必須在合同中明確勘測(cè)、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等單位形成并應(yīng)提交的有關(guān)文件材料的內(nèi)容及整理要求，確定竣工圖的編制責(zé)任及相關(guān)費(fèi)用，在條款中要明確建設(shè)工程檔案的相關(guān)違約處罰。

3城建檔案管理部門要加強(qiáng)宣傳、督促和指導(dǎo)，對(duì)建設(shè)工程檔案工作實(shí)行超前控制。建設(shè)工程檔案是進(jìn)行城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的依據(jù)，是工程質(zhì)量的可靠依據(jù)和真實(shí)鑒證。鑒于建設(shè)工程檔案的重要性及目前社會(huì)上對(duì)該項(xiàng)工作還認(rèn)識(shí)不足，必須加大宣傳力度。在宣傳上可采取靈活多樣的形式，如展覽、刊物、會(huì)議、培訓(xùn)等，有針對(duì)性地對(duì)建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位及城市建設(shè)管理部門宣傳城市建設(shè)檔案工作，擴(kuò)大影響，提高檔案意識(shí)。其次，應(yīng)提高主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。作為城建檔案管理部門，必須深人基層，掌握建設(shè)工程進(jìn)度，了解建設(shè)單位的需要，切實(shí)幫助建設(shè)、施工等單位解決實(shí)際問(wèn)題。

4加強(qiáng)人員培訓(xùn),提高人員素質(zhì)。由于工程建設(shè)的專業(yè)性和復(fù)雜性,檔案人員的素質(zhì)直接決定了建設(shè)工程檔案質(zhì)量的好壞，建立一支具有高度責(zé)任心、事業(yè)心、業(yè)務(wù)精、技術(shù)強(qiáng)的檔案專業(yè)隊(duì)伍至關(guān)重要。城建檔案管理部門首先要加強(qiáng)對(duì)建設(shè)單位、施工單位的工程檔案編制及管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，提高他們的檔案意識(shí)，重點(diǎn)講解建設(shè)工程檔案的歸檔范圍、竣工圖的編制方法、建設(shè)工程檔案的分類及整理方法； 其次，建設(shè)主管部門的檔案管理人員也應(yīng)加強(qiáng)自身建設(shè)，參加上崗培訓(xùn)，自覺(jué)鉆研專業(yè)業(yè)務(wù)以勝任本職工作。

5成立城建檔案服務(wù)中介機(jī)構(gòu)。針對(duì)目前不少建設(shè)單位缺少檔案專業(yè)人員，無(wú)力整理、編制合格的工程檔案的現(xiàn)狀，建設(shè)單位可聘請(qǐng)城建檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)代為編制，實(shí)行有償服務(wù)； 城建檔案服務(wù)中介機(jī)構(gòu)應(yīng)配合城建檔案館檔案業(yè)務(wù)工作。這樣既可滿足部分建設(shè)單位的需要，又可彌補(bǔ)城建檔案館的經(jīng)費(fèi)不足。

6加強(qiáng)監(jiān)督檢查

工程檔案的管理部門要建立并健全相關(guān)檢查機(jī)構(gòu)，配置人員，組織監(jiān)督、檢查工作，按程序辦事，認(rèn)真負(fù)責(zé)。對(duì)在工程檔案工作上操作不規(guī)范的建設(shè)單位及其相關(guān)負(fù)責(zé)人隨時(shí)提出意見(jiàn)建議或批評(píng)，并要求限期改正，真切的起到監(jiān)督、檢查的相關(guān)作用。要做好工程檔案的管理工作，需要工程檔案的管理部門與工程建設(shè)單位的通力協(xié)作、緊密配合、全力溝通，更需要工程建設(shè)的行政管理部門與相關(guān)部門的大力支持與幫助。各部門在工程檔案管理工作中應(yīng)做到：提前介入、全程參與、確保質(zhì)量、有效落實(shí)、加強(qiáng)培訓(xùn)。只有秉承著這樣的工作原則，并將上述制定的相關(guān)措施切實(shí)執(zhí)行，才能真正發(fā)揮出工程檔案管理工作所應(yīng)有的價(jià)值。

7加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高建設(shè)工程檔案管理效率

跟上時(shí)代的發(fā)展步伐，工程建設(shè)檔案管理要應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)。適應(yīng)工程項(xiàng)目現(xiàn)代管理模式，探索檔案信息資源體系，根據(jù)建設(shè)工程和單位信息化管理實(shí)際情況，使用檔案管理軟件，實(shí)行工程建設(shè)檔案網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程傳輸、查閱、保管，使電子工程檔案的收集、保管、利用工作高效、規(guī)范、有序。建立和共享電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高建設(shè)工程檔案管理效率。

結(jié)束語(yǔ)：

工程檔案管理要把工程檔案的質(zhì)量視為工程質(zhì)量管理同等重要來(lái)抓，搞好建設(shè)工程檔案管理一定要采取積極有效的方法和措施，提高建設(shè)工程檔案的質(zhì)量，在促進(jìn)企業(yè)自身現(xiàn)代化管理的同時(shí)，更好地為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)和發(fā)展服務(wù)。

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