高級檔案管理精選(九篇)
前言：一篇好文章的誕生，需要你不斷地搜集資料、整理思路，本站小編為你收集了豐富的高級檔案管理主題范文，僅供參考，歡迎閱讀并收藏。
第1篇：高級檔案管理范文
[關(guān)鍵詞]檔案管理者；管理新技能；提高
一、關(guān)于“技能”的新內(nèi)涵
相對于觀念的間接影響和基礎(chǔ)而言，是否有新技能，是能否適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化環(huán)境的直接因素和現(xiàn)實(shí)。當(dāng)然“技能”一詞的涵義是動態(tài)的，而非靜態(tài)的。就象聯(lián)合國教科文組織對“文盲”的定義一樣，強(qiáng)調(diào)一個人不僅要掌握信息語言，會斷文識字，更重要的是掌握不斷豐富和發(fā)展的信息語言和計(jì)算機(jī)操作技術(shù)。從檔案界整體人員的素質(zhì)而言，在電子文件時代來臨之前，更新技能已經(jīng)到了刻不容緩的地步了。
二、加強(qiáng)培訓(xùn)，掌握新技能
就整體而言，要真正實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，檔案界缺乏相關(guān)的專業(yè)技術(shù)人才。雖然目前廣大檔案部門擁有豐富的檔案管理專門人才，也有一支力量不小的計(jì)算機(jī)技術(shù)人員隊(duì)伍，然而這兩方面人才在很大程度上還是粘合不緊的兩張皮，有機(jī)結(jié)合程度不高；而至于兼具兩方面專業(yè)知識的人才、一身兼兩任者，則更鳳毛麟角，少之又少了。
要改變這種不缺人但人才匱乏的局面，需要我們走內(nèi)舉外引之路，加強(qiáng)人才培養(yǎng)力度，培養(yǎng)一支有志獻(xiàn)身于檔案工作的專業(yè)人才隊(duì)伍。具體采取三個方面的措施：
第一，各高等院校的檔案專業(yè)教育，要加強(qiáng)檔案管理新知識、新技術(shù)運(yùn)用的教育，要把檔案管理現(xiàn)代化，尤其是檔案計(jì)算機(jī)管理、電子文件歸檔與電子檔案管理的知識和技能的教學(xué)問題，放到一個重要的位置。總之，高等院校檔案專業(yè)要對檔案專業(yè)學(xué)生進(jìn)行新知識與新技能的系統(tǒng)教育，盡快培養(yǎng)出一批既掌握檔案學(xué)知識、又懂得新技術(shù)運(yùn)用的專業(yè)管理人員。從根本上說，只有高等院校檔案專業(yè)加強(qiáng)專業(yè)管理人員的教育與培養(yǎng)，才是真正解決檔案管理現(xiàn)代化人才短缺問題的措施。
第二，加強(qiáng)檔案干部的再培養(yǎng)和繼續(xù)教育。目前，我國檔案部門已經(jīng)普遍開展了檔案干部的繼續(xù)教育。把新知識、新技能培訓(xùn)放到第一位，樹立用人新理念，以追求專業(yè)素質(zhì)與操作技能并舉的雙重效應(yīng)。
第三，走出去，通過各種途徑，向社會廣泛吸納、引薦、引進(jìn)所需的專業(yè)人才，來壯大檔案工作隊(duì)伍，提高檔案人才隊(duì)伍的質(zhì)量。
現(xiàn)代高科技的運(yùn)用與電子文件的大量產(chǎn)生，帶給檔案部門的壓力是無形的，但又是巨大的。雖然檔案部門和檔案人員談不上有“優(yōu)勝劣汰”的競爭，但是如果不能主動適應(yīng)隨新科技發(fā)展帶來的新變化，必將使檔案部門的工作水平滯后于社會的整體發(fā)展水平，不能勝任信息社會中提供檔案信息服務(wù)的職責(zé)，最后也必將嚴(yán)重影響社會對檔案工作的評價，檔案部門和檔案人員的地位也會進(jìn)一步下降。因此，檔案部門和檔案人員在面對技術(shù)革命的沖擊時，要有一種憂患意識，要立足于本職工作，加強(qiáng)知識和技能的培養(yǎng)，以主動適應(yīng)工作對象、工作環(huán)境和工作手段的發(fā)展變化。正如有些同志所言，對于電子文件管理，檔案部門和檔案人員要做到既冷又熱。所謂冷，就是要牢牢把握檔案部門、檔案工作者的基本職能和歷史使命，維護(hù)檔案的完整與安全，方便社會各方面的利用。所謂熱，就是要加緊學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)，學(xué)習(xí)電子文件形成和管理知識，研究這方面的問題，迎頭趕上，適應(yīng)這種形勢。
三、檔案管理人員必備的知識技能
在檔案管理現(xiàn)代化環(huán)境中，檔案管理人員需要具備哪些知識與技能呢？我國1999年出版的《電子文件歸檔與電子檔案管理概論》，就分析過這個問題，并指出電子檔案管理人員必備的知識技能包括三大方面。我們認(rèn)為這與檔案管理現(xiàn)代化環(huán)境中檔案管理人員所需要的知識技能是相一致的。
（一）檔案管理基礎(chǔ)知識
1.檔案學(xué)概論
了解檔案的起源與發(fā)展，特別是中國檔案的產(chǎn)生與發(fā)展的歷史過程，明確檔案的基本含義、本質(zhì)屬性和檔案種類的劃分等。
2.檔案管理學(xué)
了解和掌握以檔案收集為重點(diǎn)的檔案館（室）的館藏建設(shè)方法與途徑；掌握檔案利用的需求和提供利用的原則、方式和方法；掌握檔案管理和利用中有關(guān)信息的反饋技術(shù)和方法等。
3.檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)
了解紙質(zhì)檔案耐久性的檢測指標(biāo)及方法，掌握造紙?jiān)腺|(zhì)量、纖維質(zhì)量、造紙工藝與紙質(zhì)耐久性的關(guān)系；了解各種紙質(zhì)檔案字跡材料的主要成份及其作用，掌握影響字跡材料耐久的因素；掌握一般聲像檔案制成材料的耐久性和保護(hù)條件；了解檔案館庫溫濕度控制的依據(jù)，掌握檔案館庫內(nèi)外溫濕度變化的一般規(guī)律；了解微生物、昆蟲、鼠類的基本知識及危害檔案的情況，掌握防治它們危害的措施、技術(shù)和方法等。
4. 文書學(xué)
了解文件的概念，明確文件及公務(wù)文件的特點(diǎn)、功能及其表現(xiàn)；劃分公文立卷范圍和編制立卷類目等。
（二）計(jì)算機(jī)應(yīng)用及自然科學(xué)基礎(chǔ)知識
1.自然科學(xué)基礎(chǔ)學(xué)科
學(xué)習(xí)高等數(shù)學(xué)、普通物理學(xué)、普通化學(xué)、電子學(xué)、自動化技術(shù)等。了解自然科學(xué)的基礎(chǔ)知識和物質(zhì)運(yùn)動規(guī)律，掌握工程技術(shù)的設(shè)計(jì)方法、材料的物理化學(xué)性質(zhì)、電子及電路原理等。
2. 微電子技術(shù)
微電子技術(shù)是微小型電子元器件和電路的研制、生產(chǎn)以及用它們實(shí)現(xiàn)電子系統(tǒng)功能的技術(shù)專業(yè)學(xué)科。在這項(xiàng)技術(shù)學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)最主要的是集成電路技術(shù)。微電子技術(shù)是隨著集成電路技術(shù)、特別是規(guī)模型集成電路技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展起來的電子學(xué)方面的分支學(xué)科。這門學(xué)科是電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)的基礎(chǔ)。認(rèn)真學(xué)習(xí)微電子技術(shù)，就是要了解和掌握電子技術(shù)原理，特別是集成定電路方面的基礎(chǔ)知識，為學(xué)習(xí)電子計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)打好基礎(chǔ)。
3. 電子計(jì)算機(jī)技術(shù)
學(xué)習(xí)電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，目的是了解與電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展過程、分類及發(fā)展趨勢。懂得電子計(jì)算機(jī)的算術(shù)基礎(chǔ)、數(shù)理邏輯、脈沖及邏輯電路、運(yùn)算方法及運(yùn)算器、控制器、內(nèi)存儲器及外部設(shè)備等，掌握電子計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)知識和工作原理。
4. 電子計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)
目的是了解熟悉電子計(jì)算機(jī)使用的二進(jìn)制和其他數(shù)制的轉(zhuǎn)換關(guān)系、機(jī)器語言、匯編語言及各種高級計(jì)算機(jī)語言等，掌握程序編制的基本原則和方法。
5.現(xiàn)代通信及電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)
如果說建立在微電子技術(shù)及軟件基礎(chǔ)上的電子計(jì)算機(jī)是現(xiàn)代社會的“大腦”的話，那么由程控交換機(jī)、光纜、通信衛(wèi)星及其他現(xiàn)代化通信設(shè)備和電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備交織而成的覆蓋全球的電信網(wǎng)絡(luò)，就是現(xiàn)代社會的“神經(jīng)系統(tǒng)”。學(xué)習(xí)現(xiàn)代通信技術(shù)，就是要了解現(xiàn)代通信的工作原理及所需設(shè)備的作用、性能及發(fā)展趨勢，掌握信息存儲、傳輸?shù)姆椒ê图夹g(shù)，為管理電子文件、電子檔案打好技術(shù)基礎(chǔ)。直接管理電子檔案的人員，應(yīng)掌握網(wǎng)絡(luò)操作技能，要達(dá)到國家規(guī)定的中級以上水平。
6.辦公自動化（OA）及電子計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)（CAD）技術(shù)
電子計(jì)算機(jī)在國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體及生產(chǎn)設(shè)計(jì)、制造等部門的應(yīng)用，主要體現(xiàn)在辦公自動化（OA）和電子計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)（CAD）、輔助制造（CAM）等方面，并產(chǎn)生著大量的電子文件。我們掌握了辦公自動化、電子計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、輔助制造等基本知識，就掌握了電子文件從產(chǎn)生到運(yùn)作的過程及規(guī)律，便于從電子檔案管理角度提出電子文件形成和歸檔的技術(shù)要求。
7. 電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案部門的應(yīng)用知識
電子計(jì)算機(jī)在檔案部門的應(yīng)用，正在兩個方面迅速地展開：一是為提高紙質(zhì)等載體檔案的管理效率，開發(fā)檔案信息資源為社會服務(wù)，而大量使用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)；二是電子文件歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理，也離不開電子計(jì)算機(jī)。前者經(jīng)過多年的實(shí)踐和推廣應(yīng)用，已被廣大檔案工作者接受并發(fā)展到一定的深度和廣度，后者正在起步。學(xué)習(xí)電子計(jì)算機(jī)在檔案部門的應(yīng)用知識，就是要了解電子計(jì)算機(jī)在檔案部門的應(yīng)用情況及發(fā)展趨勢，掌握各種應(yīng)用的典型范例，熟悉其相應(yīng)的應(yīng)用程序等，以便在前人的基礎(chǔ)上，更深入一步地拓寬電子計(jì)算機(jī)在檔案部門的應(yīng)用范圍。電子檔案管理人員的電子計(jì)算機(jī)操作應(yīng)達(dá)到國家規(guī)定的中級以上水平。
8. 設(shè)備維護(hù)知識
電子文件、電子檔案的管理，涉及很多設(shè)備，如電子計(jì)算機(jī)及外部設(shè)備、數(shù)字通信的一系列設(shè)備、電源設(shè)備、調(diào)控設(shè)備等等。了解這些設(shè)備的工作原理并對這些設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)、維修是極其重要的。這不僅涉及到物理、化學(xué)、電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，而且要涉及到電工、電子學(xué)等方面的專業(yè)知識。我們對這些知識必須有一定的了解，而且要掌握一些保養(yǎng)、維修設(shè)備的實(shí)際操作技能。
9. 標(biāo)準(zhǔn)化知識
電子文件、電子檔案管理離不開標(biāo)準(zhǔn)化。它涉及到標(biāo)準(zhǔn)制定、貫徹、修訂等知識和方法；涉及到電子計(jì)算機(jī)信息處理、信息技術(shù)管理、電子文件生成到電子檔案管理的工藝流程、保存條件等多方面的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容。了解并制定、完善這些標(biāo)準(zhǔn)，才有可能做好電子文件、電子檔案的管理工作
第2篇：高級檔案管理范文
關(guān)鍵詞：畢業(yè)生檔案；管理信息系統(tǒng)；系統(tǒng)設(shè)計(jì)
檔案是人類從事各種社會活動而形成的具有一定價值的材料或?qū)嵨?，是人類的共同?cái)富。檔案管理是一項(xiàng)必不可少的重要工作，如何科學(xué)地保管和有效利用檔案，是我們必須認(rèn)真思考的問題。隨著社會發(fā)展，科技進(jìn)步，檔案的載體發(fā)生了變化，出現(xiàn)了電子檔案。電子檔案不同于傳統(tǒng)的檔案，其保管方法也需要隨之改變。為了提高檔案管理的水平，很多企業(yè)、部門都采用了電子檔案管理系統(tǒng)，通過軟件來提高檔案管理的效率和水平。目前，針對各類檔案館對檔案管理現(xiàn)代化的迫切需求，眾多軟件廠商均推出自己的電子檔案管理系統(tǒng)軟件，并贏得了市場的認(rèn)同。但目前這類軟件普遍存在的一些問題也制約著其在檔案管理領(lǐng)域的進(jìn)一步拓展。這主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
（1）價格昂貴。動輒幾萬元的一套管理系統(tǒng)對于大多數(shù)中小單位來說還是難以接受的，也因此而制約其向更廣范圍的基層推廣。
（2）技術(shù)復(fù)雜、安裝維護(hù)困難。目前常見的檔案管理系統(tǒng)的安裝配置與系統(tǒng)管理都需要有較高的專業(yè)知識，用戶遇到問題很難自行解決，對開發(fā)商的依賴性很大。
（3）片面追求大而全。一些軟件廠商為了提高軟件的價格，采用了“以大充好”的辦法。不顧及客戶的實(shí)際需求而本著多模塊也就高價格的“策略”。而在實(shí)際使用當(dāng)中，一般檔案部門在應(yīng)用中只需要幾個常用的模塊。在目前的實(shí)際運(yùn)用中還鮮見一種價格便宜、性能穩(wěn)定、安裝維護(hù)簡單、切實(shí)適合中小型檔案部門需求的、小巧靈活的檔案管理軟件。
高職學(xué)院畢業(yè)生信息管理是學(xué)院檔案管理中的一個重要組成部分。在過去計(jì)算機(jī)技術(shù)還不發(fā)達(dá)的年代，主要是靠紙質(zhì)的學(xué)籍卡來保存畢業(yè)生信息，這種方式非常原始，其弊端不言而喻。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和管理信息系統(tǒng)的發(fā)展，檔案管理由電子管理模式替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式。使用畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)來管理畢業(yè)生信息，具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點(diǎn)，如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。而這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高學(xué)生畢業(yè)生信息的管理效率。該系統(tǒng)使用B/S模式Web服務(wù)器端的開發(fā)環(huán)境，它可以產(chǎn)生和運(yùn)行動態(tài)的、交互的、高性能的應(yīng)用程序。本系統(tǒng)對檔案管理系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)、模塊功能進(jìn)行了分析與設(shè)計(jì)，系統(tǒng)在ASP的開發(fā)環(huán)境下，使用SQL server 數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)了學(xué)校畢業(yè)生畢業(yè)生信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原等功能。本系統(tǒng)從需求分析、系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、具體功能的實(shí)現(xiàn)都嚴(yán)格遵循了軟件設(shè)計(jì)工程的思想。
下面簡要介紹畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。
1、需求分析
為了提高畢業(yè)生檔案管理的水平，信息管理員需要對學(xué)生信息進(jìn)行錄入、修改、查詢、刪除以及還原等操作；檔案管理系統(tǒng)的主要目的就是利用軟件實(shí)現(xiàn)學(xué)生信息的錄入、查詢、修改、刪除的流程，使管理人員對畢業(yè)生信息的管理更加快捷，提高工作效率、降低管理成本。管理員對錄入畢業(yè)學(xué)生信息要求準(zhǔn)確、完全；管理員還要對錄入的基本信息隨時作更新修改，使管理員能夠得到學(xué)生的最新信息；為了確保信息安全和準(zhǔn)確，為系統(tǒng)管理員和一般用戶建立完善管理權(quán)限和身份級別，一般用戶不能對信息進(jìn)行添加、刪除。
2、用戶身份級別要求
根據(jù)用戶身份的不同從而對系統(tǒng)的使用權(quán)限有所不同，從權(quán)限大小大致可以分為：高級管理員和一般用戶，系統(tǒng)提供靈活的角色設(shè)定和權(quán)限的分配功能。
系統(tǒng)管理員：使用本系統(tǒng)的信息管理員，是權(quán)限最大的用戶，擁有管理系統(tǒng)的所有權(quán)限。主要負(fù)責(zé)對畢業(yè)生信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原、打印和用戶的管理。
一般用戶：本系統(tǒng)的一般用戶，能夠?qū)Ξ厴I(yè)生信息進(jìn)行查看、修改、打印和本身密碼的修改，但無錄入和刪除畢業(yè)生信息的權(quán)限。
3、系統(tǒng)功能模塊設(shè)置
具體操作：對畢業(yè)生信息進(jìn)行錄入、修改、查詢、刪除、打印和管理和用戶的設(shè)置。
（1）畢業(yè)生信息的錄入：管理員對人事信息的添加
操作對象：管理員
瀏覽對象：管理員
具體功能：信息管理員可以在檔案庫里新加畢業(yè)生信息，需按畢業(yè)生實(shí)際信息錄入；
（2）畢業(yè)生信息的修改：管理員和一般用戶修改錄入的人事信息
操作對象：管理員和一般用戶
瀏覽對象：管理員和一般用戶
具體功能：用戶和管理員在畢業(yè)生信息發(fā)生變化的時候可以對其變化信息進(jìn)行更改，使畢業(yè)生信息隨時更新，便于管理員的管理，能及時得到最新的畢業(yè)生信息；
（3）畢業(yè)生信息的查詢：管理員和一般用戶查看錄入的人事信息
操作對象：管理員和一般用戶
瀏覽對象：管理員和一般用戶
具體功能：用戶和管理員可以查詢已錄入的畢業(yè)生信息，系統(tǒng)提供了多種查詢方式，模糊查詢和常規(guī)查詢，如按姓名、性別、專業(yè)、工作單位等信息可以直接查詢；
（4）畢業(yè)生信息的刪除：管理員刪除錄入的人事信息
操作對象：管理員
瀏覽對象：管理員
具體功能：管理員可以將庫中多余的、辭退畢業(yè)生畢業(yè)生信息移出，可以對其信息永久性的刪除，也可以將其暫時性的刪除到回收站中，在回收站中可以將需要的信息還原，也可以將其永久性的刪除；
（5）畢業(yè)生信息的打印：管理員和一般用戶打印錄入的人事信息
操作對象：管理員
瀏覽對象：管理員
具體功能：用戶和管理員都能通過Word文檔導(dǎo)出查詢出來的畢業(yè)生信息，便可以直接通過Word文檔對畢業(yè)生信息進(jìn)行打印。為方便管理統(tǒng)計(jì)畢業(yè)生信息，也可以通過Word文檔導(dǎo)出查詢出來的某一類型所有畢業(yè)生列表，對其畢業(yè)生列表進(jìn)行打印。
（6）管理用戶的設(shè)置：管理員對其用戶名、密碼和用戶權(quán)限的設(shè)置
操作對象：管理員
瀏覽對象：管理員
具體功能：系統(tǒng)由高級管理員和一般用戶，一般用戶的權(quán)限是由高級用戶指定的，高級管理員可以對管理員用戶進(jìn)行修改、添加、刪除，及用戶密碼的設(shè)置和修改，高級管理員擁有整個系統(tǒng)的全部功能，一般用戶就能對畢業(yè)生信息的修改、查詢、打印的功能。
3、系統(tǒng)開發(fā)的其他方面
在系統(tǒng)的開發(fā)過程中可以使用快速原型法，在短時間先開發(fā)出 一個比較簡單的管理系統(tǒng)。讓幾個管理員先試用，然后提出各種修改意見。對這些意見進(jìn)行篩選和論證，之后對系統(tǒng)進(jìn)行修改、測試、檢查、直到系統(tǒng)性能達(dá)到用戶需求為止。原型法的主要優(yōu)點(diǎn)在于它是一種支持用戶的方法，使得用戶在系統(tǒng)生存周期的設(shè)計(jì)階段起到積極的作用。經(jīng)過一段時間的不斷補(bǔ)充、完善，這套管理系統(tǒng)功能基本符合學(xué)校要求，能夠完成全校學(xué)生信息的輸入、統(tǒng)計(jì)以及打印，并提供完整的系統(tǒng)維護(hù)功能和相關(guān)的權(quán)限管理機(jī)制。同時也考慮到了系統(tǒng)數(shù)據(jù)冗余的問題，對于數(shù)據(jù)的一致性的問題也通過程序進(jìn)行了有效的解決，極大地方便了管理人員，使其工作既快又好地開展。
第3篇：高級檔案管理范文
關(guān)鍵詞：高職院校;學(xué)生檔案;管理工作;問題及對策
中圖分類號：G71 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）027-0000-01
高職院校相對于普通高等院校，主要是以培養(yǎng)技術(shù)型人才為主要目標(biāo)。學(xué)校的職責(zé)主要使學(xué)生具備必要的理論知識和科學(xué)文化基礎(chǔ)，對所學(xué)技術(shù)熟練掌握和靈活應(yīng)用，著重培養(yǎng)學(xué)生的表達(dá)溝通能力，強(qiáng)化學(xué)生職業(yè)技能的培訓(xùn)。高職學(xué)生檔案是將學(xué)生在平日里的學(xué)習(xí)、技能活動等進(jìn)行記錄，是對個人成長過程的一個完整體現(xiàn)，這不僅反映學(xué)生在校期間的表現(xiàn)優(yōu)劣等情況，也是學(xué)生所在學(xué)校校紀(jì)校風(fēng)的重要體現(xiàn)。因此，高職院校做好學(xué)生檔案管理的工作非常重要。
一、高職院校檔案管理工作的重要性
高職院校對學(xué)生檔案管理有助于學(xué)校對學(xué)生進(jìn)行統(tǒng)一的常規(guī)管理。學(xué)生在入校之后，隨之會帶來一些自身的材料，比如成績單、每學(xué)期的表現(xiàn)評價等，將這些材料整理歸檔，給學(xué)校和老師提供了一個考核標(biāo)準(zhǔn)和重要的參考價值。學(xué)生的檔案是學(xué)生在校期間直接形成的一個文件，而非編造的，是一個學(xué)生在校期間的表現(xiàn)的最直接的反映。高職院校的學(xué)生檔案的建立也可以為用人單位對該校學(xué)生的入職等事項(xiàng)提供一個重要的參考依據(jù)[1]。
二、高職院校檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題
在人們的傳統(tǒng)觀念中，檔案管理工作就是一項(xiàng)技術(shù)含量比較低的工作，它的功能就是將學(xué)生資料進(jìn)行整理保存，因此學(xué)校的檔案管理工作發(fā)展通常都比較落后和緩慢。另外，高職院校普遍創(chuàng)辦的時間并不長，加之國家對學(xué)校學(xué)生檔案的重視程度不夠，因此，高職院校在檔案管理方面存在著諸多問題亟待解決。
（一）缺乏必要的檔案意識
由于檔案管理工作未引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師、學(xué)生的重視，檔案意識比較薄弱。學(xué)生在填寫自己檔案時候，往往都是敷衍了事，事后教師也不會進(jìn)行核對等必要的工作。另外，大多數(shù)高職院校并未安排專職人員從事學(xué)校學(xué)生檔案管理工作，且從事此工作的人員業(yè)務(wù)水平也普遍偏低。
（二）缺乏完善的檔案管理制度
高職院校檔案管理工作未得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)等相關(guān)人員的重視，缺乏系統(tǒng)的檔案管理制度。某些省市了一些檔案相關(guān)的文件資料，但在高職院校的大多檔案管理工作人員對國家檔案整理相關(guān)的法律、法規(guī)等重要文件沒有進(jìn)行充分地學(xué)習(xí)和理解，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案材料不全面、內(nèi)容不完整等一系列問題。除此之外，為了避免個人隱私的泄漏，檔案的轉(zhuǎn)交是不允許本人遞交的，但通常高職院校的學(xué)生大多都是讓學(xué)生本人遞交，造成了泄密現(xiàn)象，有的檔案甚至出現(xiàn)材料改動的現(xiàn)象發(fā)生。
（三）高職院校檔案管理手段落后
隨著社會不斷發(fā)展，科技不斷進(jìn)步，在信息化高速發(fā)展的時代，高職院校自從普遍建立以來，招生規(guī)模不斷擴(kuò)大。隨著高職院校學(xué)生的增加，學(xué)生檔案材料的遞送數(shù)量也不斷加大。由于學(xué)生檔案存放時間較短，加之畢業(yè)之后的去向不一等，高職院校以相對落后的手工模式的檔案管理方式根本無法達(dá)到合理有序的進(jìn)行檔案管理工作[2]。
三、改善高職院校檔案管理工作措施
高職院校的檔案管理工作和高職院校的建設(shè)息息相關(guān)。高校學(xué)生檔案從屬于人事檔案，大多數(shù)的人事檔案都始于學(xué)生檔案，因此，高職院校學(xué)生檔案的管理工作至關(guān)重要。
（一）加大檔案管理工作宣傳力度，強(qiáng)化檔案意識
為提高學(xué)校教師、學(xué)生的檔案工作的認(rèn)識，就要大力宣傳學(xué)生檔案的重要性，強(qiáng)調(diào)歸檔材料以及各種歸檔文件資料的重要性，只有這樣才能充分調(diào)動學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)生積極配和，形成高職院校檔案管理工作的良好局面。高職院校的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該將檔案管理工作納入學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃中，使廣大教職工了解檔案相關(guān)知識以及重要價值，調(diào)動他們的積極性，是教職工人員更多的自愿參與進(jìn)學(xué)校學(xué)生檔案的收集、整理和保管等相關(guān)工作中。高職院校要樹立“檔案是鐵證”的理念，讓學(xué)校的每一個員工都認(rèn)識到檔案的管理關(guān)系到每一個畢業(yè)生的就業(yè)、工作等重要事宜，也對學(xué)校的名譽(yù)有很大影響。
（二）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)
要想將學(xué)校的學(xué)生檔案管理工作搞好，建立一支強(qiáng)大的檔案管理團(tuán)隊(duì)勢在必行。檔案管理工作人員需要有過硬的專業(yè)知識、信息化技能以及強(qiáng)大的責(zé)任心和耐心。隨著高職教育形式迅猛發(fā)展，學(xué)生檔案管理工作也隨之發(fā)生變化，這就需要學(xué)校對檔案管理工作人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，使他們盡快掌握最新的現(xiàn)代化管理技術(shù)，用于學(xué)生檔案管理中。
（三）豐富學(xué)生檔案內(nèi)容，提高檔案利用價值
高職院校主要是以培養(yǎng)高等技能應(yīng)用型人才為主要目標(biāo)，學(xué)生檔案內(nèi)容也應(yīng)該注重實(shí)際。學(xué)生在校期間的各方面表現(xiàn)都應(yīng)該一一歸入個人檔案，保證學(xué)生檔案的全面、真實(shí)性，真實(shí)的反映出學(xué)生個體的成長經(jīng)歷，同時也對一些不良行為起到一定的遏制作用。比如，學(xué)生在校期間如果因考試作弊、打架等受過處分，后來因表現(xiàn)優(yōu)異處分撤銷等材料也應(yīng)該完全歸入學(xué)生檔案，以便于為就業(yè)單位提供一個全面真實(shí)的參考依據(jù)。
（四）完善檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理
“沒有規(guī)矩，不成方圓”，高職院校應(yīng)該建立健全的檔案管理制度，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)等相關(guān)部門應(yīng)該切實(shí)管理好檔案資料的收集、考核等工作。高職院校應(yīng)該逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的信息化管理，運(yùn)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)手段，將學(xué)生的檔案資料整理規(guī)范后錄入信息庫，并隨時錄入學(xué)生的的最新信息，定期對其進(jìn)行維護(hù)和更新，以確保信息的完整、真實(shí)有效性。高職院校實(shí)現(xiàn)對學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范合理化有利于檔案管理工作朝著更好的方向發(fā)展[3]。
四、結(jié)語
總而言之，高職院校需要進(jìn)一步加強(qiáng)對學(xué)生檔案的管理工作，應(yīng)該努力做到資料收集規(guī)范、歸檔及時有效等一系列相關(guān)事宜。合理運(yùn)用現(xiàn)代科技手段對學(xué)生檔案進(jìn)行整理保存，檔案管理工作人員要在思想、制度上充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，切實(shí)落實(shí)好本職工作，不斷促進(jìn)高職院校教育事業(yè)的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]董林旭.高職院校檔案管理工作存在的問題及對策[J].中華建設(shè)，2014，09：94-95.
[2]包鈺.高職院校檔案工作存在的問題及對策[J].才智，2016，20：36.
第4篇：高級檔案管理范文
關(guān)鍵詞：學(xué)籍管理；學(xué)籍檔案；規(guī)范化
學(xué)籍管理與檔案管理都是學(xué)校最基礎(chǔ)的管理工作。學(xué)校檔案中很重要的一部分就是學(xué)生學(xué)籍檔案。學(xué)籍管理、學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化為學(xué)校教學(xué)的有序開展和學(xué)校的持續(xù)發(fā)展提供了有力保障。
一、學(xué)籍是對學(xué)生身份的確認(rèn)，學(xué)籍狀
態(tài)反映著學(xué)生學(xué)習(xí)的過程與結(jié)果學(xué)籍是對學(xué)生身份的確認(rèn)。只有通過高等學(xué)校學(xué)籍管理部門在“中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)”（以下簡稱“學(xué)信網(wǎng)”）注冊學(xué)籍，才能正式成為某高校的學(xué)生。只有注冊了學(xué)籍的學(xué)生，才能在修夠規(guī)定的年限且成績合格后，取得學(xué)歷證書。學(xué)籍狀態(tài)反映著學(xué)生學(xué)習(xí)的過程與結(jié)果。
（一）學(xué)生的各類學(xué)籍異動（休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、留級、轉(zhuǎn)專業(yè)等），從一定程度上反映了學(xué)生的在校學(xué)習(xí)狀態(tài)。如休學(xué)，有的學(xué)生休學(xué)的原因?yàn)樯眢w疾病，表示該部分學(xué)生在校期間，身體素質(zhì)較差；有的學(xué)生休學(xué)的原因是思想壓力大，精神衰弱，說明該部分學(xué)生心理素質(zhì)較差。再以退學(xué)來說，有的學(xué)生退學(xué)的理由是經(jīng)濟(jì)困難而放棄了學(xué)業(yè)；還有的學(xué)生退學(xué)的原因是無法在規(guī)定的年限內(nèi)完成相應(yīng)的學(xué)分，因而不得不選擇退學(xué)。這些學(xué)籍異動在一定程度上反映了學(xué)生的學(xué)習(xí)狀態(tài)。
（二）學(xué)生的各類獎懲信息直接反應(yīng)了學(xué)生的在校表現(xiàn)。學(xué)生的各種獎勵，如三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、優(yōu)秀團(tuán)干等或反映出學(xué)生思想積極上進(jìn)、或反映出在校學(xué)習(xí)成績優(yōu)異、或反映出學(xué)生具有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力；而各種懲罰，如警告、記過、留校察看、開除等，則或反映學(xué)生違反校紀(jì)校規(guī)、或反映學(xué)生成績低劣。
（三）畢、結(jié)業(yè)結(jié)論，反映了最終的學(xué)習(xí)結(jié)果。在規(guī)定的年限內(nèi)，修完規(guī)定的學(xué)分或規(guī)定的課程全部及格，將獲得畢業(yè)證書，相反，則只能結(jié)業(yè)離校。符合學(xué)位授予條件的學(xué)生，還被授予學(xué)位證書。畢業(yè)證書與學(xué)位證書則是對學(xué)生學(xué)習(xí)結(jié)果的最終宣判。因此，學(xué)籍確認(rèn)了學(xué)生的身份，監(jiān)控著學(xué)生的學(xué)習(xí)過程，反饋了學(xué)生的學(xué)習(xí)結(jié)果。
二、學(xué)籍檔案是學(xué)生學(xué)習(xí)身份與學(xué)習(xí)過程最有力的證據(jù)
學(xué)籍檔案主要包括：新生入學(xué)材料（新生登記表、新生花名冊、新生錄檢表）、學(xué)生學(xué)籍異動材料（升級、留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等）、學(xué)生成績總表、學(xué)生學(xué)籍卡、學(xué)生獎懲材料、學(xué)歷學(xué)位證明材料。新生入學(xué)材料（新生登記表、新生花名冊、新生錄檢表）顯示著學(xué)生參加升學(xué)考試的類型、參加考試的年份，錄取院校及專業(yè)，甚至包括升學(xué)考試每門課程的分?jǐn)?shù)。這些材料可以最有力地證明學(xué)生升學(xué)的有效性。學(xué)生的學(xué)籍卡記載了學(xué)生更為詳細(xì)的信息，包括學(xué)生的籍貫、生源地、社會關(guān)系、求學(xué)經(jīng)歷、家庭住址等，更能有效證明學(xué)生的身份。學(xué)生的學(xué)籍異動材料（升級、留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等），可以成為學(xué)生身份變動或?qū)W習(xí)期限變動的有力憑證。學(xué)生成績冊、各種獎懲材料，可以有效說明學(xué)生在校課程學(xué)習(xí)的好壞，平時表現(xiàn)的優(yōu)劣。也成為用人單位選聘學(xué)生的重要參考資料。
三、學(xué)籍管理與學(xué)籍檔案管理相輔相成、相互促進(jìn)
學(xué)籍管理與學(xué)籍檔案管理雖分屬不同的部門，但二者是相輔相成、相互促進(jìn)的。學(xué)籍管理的規(guī)范化有助于檔案材料的豐富與完善，檔案管理的規(guī)范化也有助于倒逼學(xué)籍管理的規(guī)范化。
（一）學(xué)籍管理的規(guī)范化有助于檔案材料的豐富與完善
學(xué)籍管理的規(guī)范化、制度化，必然會將每一項(xiàng)工作涉及的重要原始資料進(jìn)行歸類存檔，必然有助于學(xué)籍檔案材料的豐富與完善。一個學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)，每一個階段、每一個重要事項(xiàng)都會留有一定的印記。如一入學(xué)，就有新生錄檢表、新生花名冊、新生登記表；最后畢業(yè)的時候，成績表、畢業(yè)生登記表及學(xué)歷學(xué)位證明的材料都會作為重要的原始資料進(jìn)行存檔。學(xué)籍管理過程的規(guī)范化可以使學(xué)生的所有重要的原始資料得以歸檔保存。一個負(fù)責(zé)的學(xué)籍管理人員在完成必要的學(xué)籍管理工作之后還需要把學(xué)生各類原始資料進(jìn)行分類整理并存檔，工作不僅著眼于當(dāng)前更要著眼將來，為學(xué)生、學(xué)校的歷史負(fù)責(zé)。
（二）檔案管理的規(guī)范化有助于倒逼學(xué)籍管理的規(guī)范化
檔案管理的規(guī)范化制度化，必然會對歸檔條目進(jìn)行細(xì)分，同時要求各對口部門按照條目及時將所屬材料進(jìn)行按類歸檔。這樣必然倒逼學(xué)校各部門，包括學(xué)籍管理部門進(jìn)行規(guī)范操作，同時保存原始資料。因?yàn)橐鏅n，學(xué)籍管理必要的程序就不能省去。任何有關(guān)學(xué)生學(xué)籍的操作必須按照規(guī)范的程序進(jìn)行并留存記錄；因?yàn)橐鏅n，任何負(fù)責(zé)人在簽字的時候就必須得謹(jǐn)慎，違反國家或?qū)W校規(guī)定的事情就不能隨便簽字，否則檔案會永遠(yuǎn)記錄，簽發(fā)者必須承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。這樣，檔案的規(guī)范化、精細(xì)化管理倒逼學(xué)籍管理走向規(guī)范化?？傊瑢W(xué)籍管理與學(xué)籍檔案的管理都是學(xué)校管理的基礎(chǔ)工作。沒有規(guī)矩不成方圓，在某種意義上，學(xué)籍管理與檔案管理是綱，綱舉目張。只有學(xué)校有著規(guī)范的學(xué)籍管理、規(guī)范的檔案管理，才能為教學(xué)的有序開展與學(xué)校的持續(xù)發(fā)展提供保障。
作者:李志君 單位:山西大學(xué)教務(wù)處館員
參考文獻(xiàn)：
[1]成小芬.近二十年高校學(xué)籍檔案管理研究綜述[J].宿州教育學(xué)院學(xué)報(bào),2014,(2).
[2].解穎嫻.高校學(xué)籍檔案管理存在問題與解決對策[J].宿州教育學(xué)院學(xué)報(bào),2008,(1).
第5篇：高級檔案管理范文
關(guān)鍵詞:高校檔案 檔案管理創(chuàng)新 檔案管理數(shù)字化
創(chuàng)新是一個民族進(jìn)步的靈魂,是一個國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動力,要發(fā)展就要有創(chuàng)新,檔案事業(yè)也是如此。高校檔案管理只有不斷創(chuàng)新,才能使檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會,跟上當(dāng)今和未來世界發(fā)展的步伐,才能適應(yīng)社會主義市場環(huán)境對檔案工作的需要。
1.1檔案信息時展的要求
首先,數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制,在任一地點(diǎn)、任一時間只需有一網(wǎng)的電腦,即可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。美國經(jīng)濟(jì)學(xué)家邁克爾·戈德海伯于1997年指出:在以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息社會中,面對浩如煙海的信息,對人們來說,信息已不再是一種稀缺的資源,而是相對過剩,稀缺的是人的注意力。因此,目前以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟(jì),其實(shí)質(zhì)就是“注意力經(jīng)濟(jì)”。 高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案注意力的有效手段,同時可以提高檔案的管理效率。網(wǎng)上利用的開展,將會使檔案工作進(jìn)入一個嶄新的工作環(huán)境,進(jìn)入極好的良性循環(huán)之中。
以往檔案人員為開發(fā)檔案資源,為檔案利用而進(jìn)行許多文獻(xiàn)匯編、數(shù)字匯編、專題匯編等編研工作可以減少,甚至平時查閱工作中可取消,檔案人員有更多的時間用于檔案數(shù)據(jù)整理工作。其次,使高校檔案業(yè)務(wù)工作變得方便、快捷、高效。數(shù)字化檔案信息使檔案能及時歸檔,盡快地提供利用。平時在網(wǎng)上文書處理部門將收文或發(fā)文都輸入到計(jì)算機(jī)中,各級部門可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在網(wǎng)上分組傳閱自己相關(guān)的文件,并注上處理意見,年終歸檔時,只需向檔案館移交一份分類組卷清單,把數(shù)據(jù)通過網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中即可,從而使檔案館減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作。
1.2高校檔案信息數(shù)字化是計(jì)算機(jī)大量應(yīng)用于高校管理的必然結(jié)果
首先,高校檔案部門出于自身管理需要使用計(jì)算機(jī)管理檔案,形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計(jì)算機(jī)管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案,它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體,向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變。 許多高等院校建立了校園網(wǎng),并與教育科研網(wǎng)和國際互聯(lián)網(wǎng)相連。校園網(wǎng)的開通為學(xué)校教學(xué)、科研及管理提供了先進(jìn)的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內(nèi)外的專家進(jìn)行科研項(xiàng)目合作、查詢資料、 學(xué)術(shù)交流、籌備各種會議等等。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的出現(xiàn),使計(jì)算機(jī)從輔的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境,并伴隨著應(yīng)用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產(chǎn)生的大量機(jī)讀文件,即電子文件也就應(yīng)運(yùn)而生。
1.3高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)基本成熟
1.3.1通訊技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)迅速發(fā)展;90年代以來,我國先后筑起中國互聯(lián)網(wǎng)(chinanet)、中國教育科研網(wǎng)(caep.cetinnet)、中國科技網(wǎng)(cstnet)和中國金橋網(wǎng)(chinagbnet),并均與國際互聯(lián)網(wǎng)internet接軌。就全國高校來看,1994年以來,由于"211工程"和cernet工程的促進(jìn),很多高校紛紛著手建設(shè)校園網(wǎng),至1996年底,已有220所高校建成校園網(wǎng)并連入cernet, 800余所高校的校園網(wǎng)自2000年底開始陸續(xù)建成。我國通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起,為高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。
1.3.2高校檔案館自動化建設(shè)初見成效
自動化是高校檔案館走向網(wǎng)絡(luò)化的必由之路。自20世紀(jì)80年代后期以來,高校檔案館自動化建設(shè)經(jīng)過10多年的努力,開發(fā)出數(shù)百個自動化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng),已基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動化管理。自動化建設(shè)大大改善了檔案館的服務(wù)手段,提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率,促進(jìn)了各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是,計(jì)算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念,鍛煉和培養(yǎng)出了一批計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強(qiáng)有力的技術(shù)保證。
2現(xiàn)在高校檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化存在的問題
2.1數(shù)字化、輔助管理方面存在的問題
事實(shí)上現(xiàn)有的高校檔案工作計(jì)算機(jī)管理模式,多數(shù)是建立在原有的手工管理模式基礎(chǔ)上,這種管理模式的特點(diǎn)是以檔案信息載體為核心,工作對象不是檔案信息,而是紙張、塑膠等載體材料。計(jì)算機(jī)的作用只是輔助人工管理檔案實(shí)體,而不是處理檔案數(shù)據(jù)。其結(jié)果是非但沒代替手工管理工作,而且是大大的增加額外手工勞動的投入。表現(xiàn)在:首先是檔案計(jì)算機(jī)輔助管理模式僅局限于檔案工作內(nèi)部的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用,而且是輔助檔案工作人員對檔案實(shí)體進(jìn)行編目和檢索,不是針對具體的檔案信息,比如,這種形式編目須大量依靠手工勞動進(jìn)行前期準(zhǔn)備工作,常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后,再往計(jì)算機(jī)中錄入。編目的實(shí)際目的是為了讓計(jì)算機(jī)排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計(jì)算機(jī)輔助管理不同外界發(fā)生關(guān)系,它只為檔案部門內(nèi)部服務(wù),作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實(shí)體。這樣做檔案工作計(jì)算機(jī)輔助管理發(fā)展也失去了外在的動力。
2.2高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題
2.2.1缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)
由于受高校管理體制和運(yùn)行機(jī)制的影響,不同的高校隸屬不同的行政主管部門,這種分散管理體制無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自找發(fā)展的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要,但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)來規(guī)劃協(xié)調(diào)檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作。大多數(shù)檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式,無論是軟硬件的購置,還是數(shù)據(jù)庫的建設(shè),都處于各自為政的低水平重復(fù)狀態(tài),這不僅造成了人力物力的巨大浪費(fèi),也影響了我國檔案館的標(biāo)準(zhǔn)化、自動化和網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。
2.2.2標(biāo)準(zhǔn)化水平低
由于歷史的原因,高校檔案館自動化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備,機(jī)型五花八門,水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件,都沒有遵循相應(yīng)國家標(biāo)準(zhǔn),功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低,數(shù)據(jù)不完整,致使大多數(shù)檔案館無主題標(biāo)引,共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn),各館的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去,勢必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。
2.2.3數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后;
經(jīng)過多年的努力,高校檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個檔案館各自為政,在建庫過程中,各館均存在浮躁情緒及急功近利傾向。主要表現(xiàn)在建庫缺乏整體性,數(shù)據(jù)庫大多自建自用,建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小,標(biāo)準(zhǔn)化程度低,類型單一,而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè),數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制,商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用,嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。而且目前高校檔案館所建的數(shù)據(jù)庫大多為條目數(shù)據(jù)庫,缺少全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫,無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與cernet和internet聯(lián)網(wǎng),但只能訪問其主頁,根本無實(shí)質(zhì)性的資源司共享。
2.2.4經(jīng)費(fèi)保障率低
目前雖然硬件的質(zhì)量在不斷提高而價格在不斷下跌,但檔案館網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)仍然需要投入大量的資金。目前高校檔案館的經(jīng)費(fèi)投入較少,用于檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)非常有限,無法購置好的硬軟件,建立高起點(diǎn)的檔案館網(wǎng)絡(luò),更談不上對設(shè)備的及時更新。目前經(jīng)費(fèi)仍是影響高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的最大障礙。
3高校檔案管理現(xiàn)代化的初步構(gòu)想
第6篇：高級檔案管理范文
關(guān)鍵詞：高速公路；檔案歸檔；管理效益；有效措施
隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，交通運(yùn)輸行業(yè)也隨之蒸蒸日上，取得了一定的成就和突破，也正是如此，交通行業(yè)的蓬勃發(fā)展也促進(jìn)了我國國民經(jīng)濟(jì)的增長，受到人們的廣泛關(guān)注。在這種狀況下，我國一直致力于改善國內(nèi)的交通狀況，加強(qiáng)對交通運(yùn)輸?shù)墓芾?，以保障交通運(yùn)輸工作的可持續(xù)發(fā)展。高速公路是交通運(yùn)輸行業(yè)中的重要組成部分，是一種常見的運(yùn)輸方式，必須予以高度重視，不容忽視。在高速公路的發(fā)展過程中，需要從各個方面來實(shí)施有效的管理，無論是高速公路里程的增加還是高速公路路面等級的升級，都需要將其資料和信息整理成檔案，并進(jìn)行歸檔和管理工作，以為高速公路的發(fā)展提供重要的保障。高速公路檔案歸檔及管理工作是基礎(chǔ)性工作，需要確保其工作效率和效果。
一、高速公路檔案的特點(diǎn)
高速公路檔案具有其獨(dú)有的特點(diǎn)，其所包含的內(nèi)容比較豐富，具有綜合性，可應(yīng)用的范圍比較廣泛。而且高速公路檔案的歸檔時間跨度比較大，具有周期性，通常是從項(xiàng)目規(guī)劃的時候就開始收集和整理檔案。每個信息文件之間都存在著內(nèi)部聯(lián)系。另外，高速公路工程項(xiàng)目的材料來源都有所不同，存在著不同的單位，在實(shí)施檔案管理的時候要根據(jù)不同的需求來確定管理方案。
二、現(xiàn)階段高速公路檔案歸檔及管理中存在的問題
現(xiàn)階段，在高速公路檔案歸檔及管理過程中仍然存在著一定的問題，還有待進(jìn)一步改善和解決。其問題主要在于：第一，檔案管理工作并未受到重視，管理效果不佳。在實(shí)施此項(xiàng)工作的時候缺乏專人管理，沒有專門的工作人員來從事高速公路檔案的收集、整理和歸檔等工作。大多數(shù)都是其他崗位的工作人員來兼顧，其缺乏時間和精力。而且沒有建立專門的檔案室來存放高速公路檔案，未對這些檔案進(jìn)行有效的保護(hù)；第二，高速公路檔案信息未能得到有效的利用。高速公路的管理人員缺乏檔案管理意識，未能明確開展檔案管理工作的重要性；第三，所使用的高速公路檔案管理手段較為落后，不符合現(xiàn)代特點(diǎn)。
三、加強(qiáng)高速公路檔案歸檔及管理工作的有效措施
（一）制定完善的高速公路檔案歸檔及管理工作制度，實(shí)施專人管理
現(xiàn)階段，大多數(shù)高速公路檔案歸檔及管理工作的開展都是由一些其他崗位的人員來兼職實(shí)施，并未有專職的檔案歸檔和管理工作人員。為了提升高速公路檔案歸檔及管理工作水平，則必須設(shè)立專門的檔案管理人員，成立專門的檔案管理部門，以保障高速公路檔案管理工作的質(zhì)量。就目前而言，科學(xué)技術(shù)日新月異，社會對高速公路檔案管理工作的要求也越來越高，其在管理的時候應(yīng)當(dāng)采用現(xiàn)代的管理措施，實(shí)現(xiàn)高速公路檔案管理的信息化，大力推廣和應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，以保障檔案管理的有效性。專業(yè)的檔案管理人員具備專業(yè)的知識，其業(yè)務(wù)水平比較高，而且從時間和精力上來說要比不是專職人員更為豐富，在工作方面能夠應(yīng)對的問題更多，具有專業(yè)性。另外，要制定完善的高速公路檔案歸檔及管理制度，以規(guī)范高速公路檔案管理工作，嚴(yán)格貫徹落實(shí)相關(guān)政策，以為高速公路檔案歸檔及管理工作提供重要的制度保障。
（二）分級分類管理高速公路檔案
在高速公路檔案歸檔及管理過程中，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)先對高速公路檔案的特點(diǎn)進(jìn)行了解，要以高速公路檔案的專業(yè)性為基礎(chǔ)，遵循其服務(wù)特點(diǎn)，以此來確定高速公路檔案信息的收集范圍，做好信息整理工作，并且要進(jìn)行有效的存儲。在管理檔案的時候，應(yīng)當(dāng)按照檔案資料的類別來進(jìn)行分類管理，以實(shí)際情況為依據(jù)來制定合適的分類管理標(biāo)準(zhǔn)。比如說，可以將其分為以下幾類：第一類是黨群類。這一類的檔案類型主要是一些與高速公路建設(shè)、發(fā)展相關(guān)的上級文件等，也包含了高速公路發(fā)展中的各項(xiàng)規(guī)章制度或是工作計(jì)劃。第二類則是業(yè)務(wù)類。這一類的檔案主要涵蓋了高速公路各部門中的財(cái)務(wù)報(bào)表、相關(guān)業(yè)務(wù)活動等文件。第三類是人事類。這一部分主要涵蓋了高速公路相關(guān)部門的職工信息和組織機(jī)構(gòu)等。第四類是后勤管理類，這一部分的檔案主要是與高速公路后勤管理方面內(nèi)容相關(guān)。合理的分配高速公路檔案資源，實(shí)施具有針對性的檔案信息管理，便于信息查詢，可提高高速公路檔案歸檔及管理工作的有效性。
除此之外，在管理高速公路檔案的時候，應(yīng)當(dāng)實(shí)施分級管理，由各個部門來實(shí)施相對應(yīng)的檔案管理工作。比如說行政審批檔案、養(yǎng)護(hù)專項(xiàng)工程檔案等就應(yīng)當(dāng)由相應(yīng)的管理部門來承擔(dān)歸檔責(zé)任，但是其管理人員由檔案管理部門所決定。
（三）轉(zhuǎn)變高速公路檔案管理的被動狀態(tài)，采用現(xiàn)代化的管理手段
高速公路檔案管理工作較為重要，高效率的檔案管理工作，能夠?yàn)楦咚俟返慕ㄔO(shè)和發(fā)展提供可靠的信息，以為其指明正確的方向。就目前而言，在高速公路發(fā)展的過程中，并未重視檔案管理工作的開展，沒有主動地利用檔案服務(wù)來開展工作，一直處于被動狀態(tài)，無法完全發(fā)揮高速公路檔案管理的功能。為此要改善這一狀況，積極主動地應(yīng)用高速公路檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)與高速公路各部門之間的交流與溝通，主動地為高速公路的修建和養(yǎng)護(hù)等工作提供重要的信息，貫徹落實(shí)相關(guān)工作。除此之外，還應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新高速公路檔案管理方式，實(shí)施現(xiàn)代化的管理手段，充分利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，以改善紙質(zhì)記錄的現(xiàn)狀，利用計(jì)算機(jī)來登儲存相關(guān)信息，以促進(jìn)我國高速公路檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。
結(jié)束語
加強(qiáng)高速公路檔案歸檔及管理工作，是我國交通運(yùn)輸行業(yè)發(fā)展過程中的必然要求，順應(yīng)了時代的發(fā)展趨勢，具有重要的作用。高速公路檔案歸檔及管理工作并不是一項(xiàng)簡單的任務(wù)，其所包含的內(nèi)容比較多，涉及的范圍也比較廣，在實(shí)際管理過程中存在著諸多問題，具有一定的復(fù)雜性，必須進(jìn)行系統(tǒng)的規(guī)劃。為此，在實(shí)施高速公路檔案管理工作的時候，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，樹立全新的管理理念，充分應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，尤其是計(jì)算機(jī)網(wǎng)路信息技術(shù)，采取現(xiàn)代化的管理措施，以保障高速公路檔案歸檔及管理質(zhì)量。要堅(jiān)持一切從實(shí)際出發(fā)，遵循實(shí)事求是的原則，提供更為優(yōu)質(zhì)的高速公路檔案歸檔及管理服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
[1]趙慧麗，杜永梅. 高速公路檔案歸檔及管理[J]. 河南科技，2013，02：235.
[2]鄭美娟. 高速公路科技檔案管理存在的主要問題和對策[J]. 西部交通科技，2013，05：93-96.
第7篇：高級檔案管理范文
關(guān)鍵詞：高校；成教；函授；學(xué)籍檔案管理
中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）04-0-01
一、我校函授學(xué)員學(xué)籍檔案中存在的問題
1.檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高
高等學(xué)校檔案人員的素質(zhì)高低是檔案管理科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、法制化的重要保證。目前高校具有檔案專業(yè)技術(shù)人員的比例相當(dāng)少，兼職檔案人員頻繁調(diào)換，檔案人員的責(zé)任心不高，管理意識不明確，業(yè)務(wù)技能不熟悉，檔案管理人員不僅思想上不重視，對檔案的收集、整理、歸檔、裝訂也不重視。
2.檔案收集整理不規(guī)范
函授學(xué)員檔案有 一定的特殊性，有部分“先上車后買票”的學(xué)員。什么叫“先上車后買票”呢？就是先在校接受高等學(xué)歷教育然后再參加承認(rèn)高考。這些學(xué)員的學(xué)籍管理相對就要麻煩得多。檔案管理人員不及時整理歸檔，檔案零亂、不裝訂、不收集甚至損壞和遺失。檔案移交脫節(jié)、借閱手續(xù)不清楚，有的檔案不完整，有漏缺現(xiàn)象，檔案目錄和內(nèi)容嚴(yán)重不符等現(xiàn)象。特別是函授學(xué)員的學(xué)籍跨的年度時間很長，畢業(yè)時間一致，入學(xué)時間參差不齊，有的學(xué)院甚至要很多年才取得入學(xué)資格，不及時補(bǔ)充完整的資料，給今后的查找造成了很大的難度。
3.檔案管理方式和手段落后
函授學(xué)員的學(xué)籍檔案需要自動化管理的同時也需要檔案工作人員專業(yè)技術(shù)和責(zé)任心的加強(qiáng)。我校函授學(xué)院一直是采用手工管理的方式，難以適應(yīng)現(xiàn)代化的信息管理要求。很多學(xué)員的學(xué)籍資料數(shù)據(jù)不完整，給學(xué)員以后的查找增添了麻煩，直接影響學(xué)員的切身利益。有的學(xué)員學(xué)籍變更材料不清楚，學(xué)員在校期間的一切活動嚴(yán)重脫節(jié)。有的函授學(xué)員成績總冊有成績，學(xué)員卡片又無成績，有的學(xué)員畢業(yè)了又缺畢業(yè)證編號等等問題。沒有現(xiàn)代化的管理就難以開展檔案信息的開發(fā)和利用，不完整的檔案就不能更好的發(fā)揮檔案的參考和憑證作用。加強(qiáng)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，提高開發(fā)利用檔案信息資源的能力。
二、提高函授學(xué)員學(xué)籍管理的措施和建議
1.檔案工作是黨性、政治性很強(qiáng)的工作。為了適應(yīng)高校檔案工作發(fā)展和管理現(xiàn)代化的需要，實(shí)現(xiàn)高校檔案業(yè)務(wù)建設(shè)各個環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，加強(qiáng)高校檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，更好的開發(fā)利用檔案信息資源，有效的為高校建設(shè)服務(wù)。必須提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案工作人員要政治上可靠，要有文化水平和一定的專業(yè)知識，不僅要學(xué)習(xí)檔案方面的專業(yè)知識，管理知識，還要學(xué)習(xí)自然科學(xué)、這會科學(xué)方面的知識，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，以保證工作的順利進(jìn)行。檔案管理人員要熱愛專業(yè)，忠于職守，埋頭苦干，全心全意為人民服務(wù)。穩(wěn)定檔案工作隊(duì)伍，一般不要輕易調(diào)離檔案部門，確保檔案工作的完整性和持久性。提高檔案管理人員的信息化管理技能，以適應(yīng)高校檔案信息化建設(shè)和發(fā)展的需要。
2.建立健全函授學(xué)籍管理工作，加強(qiáng)函授學(xué)員學(xué)籍檔案的收集和整理，收集函授學(xué)員在學(xué)校各項(xiàng)活動中直接形成對學(xué)校和這會以及學(xué)員有保存價值的各種文圖表、聲像等不同體裁的材料。立卷歸檔要清楚，案卷目錄和內(nèi)容一定要相符合，每個環(huán)節(jié)工作要細(xì)化，責(zé)任落實(shí)到每個人。特別是對“先上車后買票”那部分學(xué)員，檔案管理人員要對他們備注一份資料，每年補(bǔ)充材料直到學(xué)員學(xué)籍的完整。函授學(xué)員的新生登記表、學(xué)員學(xué)籍卡片、學(xué)生成績總冊、在?；麅?、學(xué)生學(xué)籍變更情況(留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué))、學(xué)生獎勵材料、學(xué)生處分材料，以及畢業(yè)證明書編號都要清楚記載不得漏缺。完整的學(xué)籍才有參考價值和憑證作用。
第8篇：高級檔案管理范文
1 高?；n案管理存在的主要問題
1.1 檔案意識不強(qiáng)，歸檔材料質(zhì)量不高。高?；ú块T以及主管領(lǐng)導(dǎo)對基建檔案工作重要性認(rèn)識不夠，一些基建管理人員嚴(yán)重存在著“重建設(shè)、輕檔案”的思想。在實(shí)際工作中，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)有些工程項(xiàng)目檔案內(nèi)容丟失，圖物不符，不少材料分散在承辦人和技術(shù)人員手中，設(shè)計(jì)變更、施工記錄等的遺失最為常見。還存在檔案資料不交接、不存檔的現(xiàn)象，將資料作為個人財(cái)產(chǎn)，人走資料失。一般情況，高校檔案僅能做到目錄級管理，即只能在檔案信息管理系統(tǒng)上檢索到目錄，沒有相應(yīng)的材料和電子資料。文件材料又常常是復(fù)印件或者用鉛筆、圓珠筆書寫，不符合歸檔要求。
1.2 管理制度不嚴(yán)格，缺少制度保障。由于基建工程涉及多個部門，在檔案管理工作中缺乏統(tǒng)一的約束機(jī)制和調(diào)控手段，導(dǎo)致檔案工作難落實(shí)，管理人員敷衍了事，消極應(yīng)付;歸檔滯后、拖拉甚至遙遙無期。另外，在人員、設(shè)備經(jīng)費(fèi)保障上也不能滿足，對專（兼）職人員不能進(jìn)行定期培訓(xùn)，這些都是缺乏有效管理和約束機(jī)制造成的。
1.3 缺乏檔案專業(yè)人員?；ú块T和檔案管理部門的人員較少，很難配備專職的檔案管理人員，既熟悉基建業(yè)務(wù)又熟悉檔案管理知識的人員更是少之又少。
2 加強(qiáng)高?；n案的建議及對策
2.1 加強(qiáng)宣傳，確保檔案資料的齊全。一是深入到各參建單位，向他們宣傳《檔案法》、《河南省檔案條例》和國家檔案局、國家發(fā)展和改革委員會《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》及《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28―2002），使這些單位認(rèn)識到做好基建檔案工作的重要性，得到了各參建單位領(lǐng)導(dǎo)的支持，確保了基建檔案工作的順利完成。二是將基建項(xiàng)目檔案工作納入基建部門領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員崗位職責(zé)。三是將基建文件材料的歸檔工作納入合同管理，強(qiáng)化施工、監(jiān)理單位歸檔意識。四是檔案管理人員要注意及時跟蹤收集，以防工程建設(shè)周期長，容易遺失基建檔案材料。
2.2 堅(jiān)持資料收集與工程建設(shè)同步，確保檔案資料的質(zhì)量。檔案資料的準(zhǔn)確性尤其重要，否則檔案就失去了保存的價值。特別是一些隱蔽工程、地下管網(wǎng)工程，如失真，其損失將無法挽回。因此，基建檔案從工程建設(shè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可研、評價、決策，到計(jì)劃的審批，基建檔案人員就應(yīng)及時建立檔案。因?yàn)楣こ探ㄔO(shè)周期長、需收集的資料多，且涉及面廣、事后難以核實(shí)，因此，基建工程一開工就要與檔案收集工作同步進(jìn)行，避免施工單位或監(jiān)理單位事后補(bǔ)充圖紙?jiān)斐煽⒐D失真，例如地下管線的布置變更，竣工圖上標(biāo)的位置與實(shí)際不符等。所以，在對施工、監(jiān)理單位提供資料的要求中，同樣需保證資料的準(zhǔn)確性作為合同的一個附加條件。做到“三查”，即在施工單位編制竣工圖過程中先自查，然后監(jiān)理單位檢查，最后建設(shè)單位抽查。
2.3 建立和完善有效的保管機(jī)制，確保資料不流失。檔案管理人員將檔案資料收集齊全后，一般分成前期、施工、竣工驗(yàn)收等階段，階段再按基建程序進(jìn)行排列，排列好后編制歸檔目錄。一般小的項(xiàng)目二三十盒，大的項(xiàng)目達(dá)七八十盒。按不同程度分為三份（按城建檔案館的要求交一份，學(xué)校檔案館交一份，基建部門保存一份）。在平時檔案管理工作中，制定規(guī)章制度，對檔案資料移交人與檔案管理人員提出具體要求，如歸檔時，移交人必須提供原件，如無原件，要注明原件去向，移交人、接收人雙方簽署姓名、移交日期。借檔時，借出、歸還都由借用人簽名，還有在資料借出的過程中，如借出有一段時間，借檔人未還，檔案管理人員要及時催還，以防丟失。
第9篇：高級檔案管理范文
【關(guān)鍵詞】高校會計(jì)檔案管理;問題;對策
會計(jì)檔案管理工作是高校財(cái)務(wù)管理工作的重要組成部分，也是最后一環(huán)。在工作中往往沒有得到高度重視，忽略了其在高校財(cái)務(wù)管理中的重要作用，有效提高高校會計(jì)檔案管理工作應(yīng)該與時俱進(jìn)，高校會計(jì)檔案管理人員要積極主動學(xué)習(xí)，不斷更新觀念，高校財(cái)務(wù)部門應(yīng)該建立行之有效的管理制度。
1高校會計(jì)檔案定義
高校會計(jì)檔案作為高校財(cái)務(wù)管理和財(cái)務(wù)活動中的產(chǎn)物，體現(xiàn)了高校財(cái)務(wù)活動情況，也體現(xiàn)了高校在一會計(jì)期間的資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益的狀況，包括某一會計(jì)期間的經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量狀況，并且反映了高校財(cái)務(wù)核算的具體內(nèi)容、核算方法、核算過程和核算結(jié)果。和其他的檔案對比，高校會計(jì)檔案的屬性比較專業(yè)。建立健全會計(jì)檔案管理制度勢在必行，為了更好地理解高校會計(jì)檔案的概念，我們需要明確下面的內(nèi)容:①高校會計(jì)檔案是處理完成的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)憑證和財(cái)務(wù)資料，并且核算行為已經(jīng)完成，財(cái)務(wù)資料已經(jīng)整理完畢。并按一定的邏輯規(guī)律整理完畢，具有保存價值。②會計(jì)檔案主要來源于外部接收獲得及內(nèi)部直接形成;外部接收獲得主要從單位外部取得，包括發(fā)票、購銷合同、收據(jù)、銀行回單等。內(nèi)部直接形成是指在會計(jì)核算的過程中所產(chǎn)生的會計(jì)資料，包括記賬憑證、明細(xì)賬、季度年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告等。③電子會計(jì)檔案也屬于會計(jì)檔案的一種，只不過它的存儲形式、傳輸途徑及保存方式與普通檔案不同，是以計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備為載體的。
2高校會計(jì)檔案管理工作中的問題分析
①高校財(cái)務(wù)部門往往覺得會計(jì)檔案管理工作是已經(jīng)處理完了的會計(jì)業(yè)務(wù)憑證和會計(jì)資料，所以，高校對于會計(jì)檔案的管理沒有做到同會計(jì)業(yè)務(wù)一樣重視，管理不到位、不嚴(yán)格，沒有與會計(jì)工作有機(jī)的結(jié)合起來，導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理成效不夠完整。大部分高校財(cái)務(wù)工作者只注重日常的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的管理，對會計(jì)檔案的工作流于形式。高校會計(jì)檔案管理工作者有的沒有經(jīng)過正規(guī)的培訓(xùn)，有的并不是科班出身，業(yè)務(wù)水平很低，導(dǎo)致會計(jì)檔案管理工作沒有得到科學(xué)的管理。更有甚者不安排專業(yè)的會計(jì)檔案管理工作人員。②高校財(cái)務(wù)部門對會計(jì)檔案資料保存不齊全，不完整。一些高校只注重會計(jì)賬簿、會計(jì)憑證、會計(jì)報(bào)表等財(cái)務(wù)資料的歸檔與整理，而沒有對文件性的財(cái)務(wù)資料、電子存儲資料進(jìn)行歸檔整理，導(dǎo)致了會計(jì)檔案管理工作不夠系統(tǒng)、不夠完整。③高校會計(jì)檔案管理制度不健全。高校會計(jì)檔案管理制度的建立健全有利于會計(jì)檔案工作人員有法可依，有章可循。往往在一些單位并沒有健全的會計(jì)檔案管理制度，會計(jì)檔案管理人員工作起來沒有抓手，沒有依據(jù)，更不能做到規(guī)范、科學(xué)的管理。④高校會計(jì)檔案的紙質(zhì)資料沒能有效的和電子存儲會計(jì)檔案進(jìn)行同步。一些高校沒能把儲存的電子資料進(jìn)行有效的歸檔管理，導(dǎo)致高校財(cái)務(wù)信息丟失。目前，高校財(cái)務(wù)電算化發(fā)展很快，有的高校沒有與時俱進(jìn)，財(cái)務(wù)軟件升級緩慢，嚴(yán)重影響了財(cái)務(wù)電算化檔案的有效調(diào)閱。財(cái)務(wù)會計(jì)檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視。
3解決高校會計(jì)檔案管理工作中存在問題的一些對策
①加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，科學(xué)管理。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把會計(jì)檔案管理工作提到日常上來，當(dāng)作日常業(yè)務(wù)來看，視為會計(jì)業(yè)務(wù)的最后一個流程。針對高校會計(jì)檔案管理工作組織定期的培訓(xùn)，到兄弟單位進(jìn)行學(xué)習(xí)交流，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)會計(jì)檔案的管理?！稒n案法實(shí)施辦法》第五條則明確地規(guī)定:“各單位要高度重視會計(jì)檔案管理工作，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，科學(xué)管理，要建立健全會計(jì)檔案管理規(guī)章制度，提高會計(jì)檔案管理人員工作能力，使會計(jì)檔案管理工作能夠做到及時歸檔、方便查閱、安全存儲保管。應(yīng)該督促相關(guān)部門對會計(jì)檔案管理進(jìn)行內(nèi)部控制，定期督察，使高校會計(jì)檔案管理工作朝著又好又快的方向發(fā)展，高校財(cái)務(wù)管理也更完整有效。②提高高校會計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德修養(yǎng)。高校會計(jì)檔案管理工作的提高最終落實(shí)在工作人員，工作人員的能力水平、職業(yè)操守決定會計(jì)檔案工作是否科學(xué)有效。高校對會計(jì)檔案管理給予高度重視，把檔案管理提到日常上來，把檔案管理與會計(jì)業(yè)務(wù)有機(jī)的結(jié)合起來，使其成為了一個整體，會計(jì)檔案管理人員就會主動的，自然而然的把會計(jì)檔案管理工作當(dāng)成會計(jì)業(yè)務(wù)工作一樣重視。高校會計(jì)檔案管理工作者有義務(wù)有責(zé)任不斷學(xué)習(xí)會計(jì)檔案管理知識，更新觀念，提高會計(jì)檔案管理水平。高校財(cái)務(wù)部門應(yīng)該通過自我學(xué)習(xí)和走出去學(xué)習(xí)相結(jié)合，每周定期組織培訓(xùn)，還可以去兄弟院校去學(xué)習(xí)，彼此交流經(jīng)驗(yàn)，提高會計(jì)檔案管理工作的整體水平。另外，還要加強(qiáng)會計(jì)檔案管理的后續(xù)工作，針對會計(jì)檔案管理工作中存在的諸多問題做到防患于未然，使得會計(jì)檔案管理工作從人員素質(zhì)到制度保障都能得到提高，促使高校會計(jì)檔案管理工作健康有序的開展，提高整個財(cái)務(wù)管理的水平。③建立健全有效的高校會計(jì)檔案管理工作相關(guān)制度。高校應(yīng)該根據(jù)自身特點(diǎn)制定相應(yīng)的會計(jì)檔案管理制度，做到有效監(jiān)管，科學(xué)管理。財(cái)務(wù)部門也應(yīng)該制定會計(jì)檔案管理規(guī)章制度，使會計(jì)檔案管理人員工作起來有章可循，有法可依，并且建立內(nèi)控制度，財(cái)務(wù)部門內(nèi)部進(jìn)行監(jiān)管，層層監(jiān)督，防患于未然，使會計(jì)檔案管理工作制度化、規(guī)范化，合理化。高校財(cái)務(wù)部門還應(yīng)該把會計(jì)檔案管理工作納入到日常工作當(dāng)中來，目標(biāo)就是規(guī)范高校會計(jì)檔案管理工作，明確高校責(zé)任人，并且完善一整套健全的高校會計(jì)檔案管理規(guī)章制度，合理的會計(jì)檔案管理制度確保高校會計(jì)檔案資料及時歸檔、科學(xué)保存、管理規(guī)范，使高校會計(jì)檔案管理工作有好的制度作為保障。④高校要根據(jù)相應(yīng)的“會計(jì)檔案管理辦法”，對會計(jì)檔案做出準(zhǔn)確的鑒定，判斷會計(jì)檔案是否已經(jīng)保管到期，并及時進(jìn)行銷毀，按照科學(xué)的流程進(jìn)行處理。高校應(yīng)該高度重視會計(jì)檔案的鑒定工作，根據(jù)“會計(jì)檔案管理辦法”對本單位的會計(jì)檔案給予正確的定位，確保各種會計(jì)檔案的保管期限，對于保管到期的及時銷毀，高校會計(jì)檔案工作者要對有價值的會計(jì)檔案保管妥當(dāng)，對按規(guī)定可以銷毀的會計(jì)檔案進(jìn)行及時有效的銷毀，并在銷毀及保管清冊的備注欄內(nèi)標(biāo)注。在會計(jì)電算化高速發(fā)展的今天，高校會計(jì)檔案管理工作也應(yīng)該與時俱進(jìn)，會計(jì)檔案管理工作者通過不斷學(xué)習(xí)，更新觀念，提高業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德修養(yǎng)，高校要建立健全會計(jì)檔案管理制度和內(nèi)控制度，使會計(jì)檔案管理工作有法可依，有章可循，監(jiān)管到位，最終確保高校會計(jì)檔案管理工作合理規(guī)范、科學(xué)有效。
［參考文獻(xiàn)］
［1］馬玉昆．淺談會計(jì)檔案的管理［J］．工業(yè)技術(shù)經(jīng)濟(jì)，2002(01)．
［2］郭利萍．電算化會計(jì)檔案制度的建立［J］．檔案管理，2002(05)．
［3］周玉玲．紙質(zhì)與電子檔案共存及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境電子檔案管理模式［J］．中國科技博覽，2009．
［4］賴新英．淺談醫(yī)院會計(jì)檔案管理［J］．財(cái)會通訊，2010(07)．
［5］翁海榮．做好會計(jì)檔案促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展［J］．現(xiàn)代企業(yè)，2010(03)．
［6］鄧曉燕．淺談醫(yī)院會計(jì)檔案管理的科學(xué)化信息化［J］．中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會計(jì)，2010(03)．
［7］惠洪霞．電算化環(huán)境下企業(yè)會計(jì)檔案管理的對策［J］．蘭臺內(nèi)外，2010(01)．
