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城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理研究

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城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理研究

摘要:城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案是參保人員繳費、享受社保待遇的重要依據(jù),加強城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作,在保障當事人合法權(quán)益方面具有積極的現(xiàn)實意義。本文針對當前城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理特點、現(xiàn)實價值和面臨的問題,有針對性地提出了做好新時期城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理對策,對進一步提升居民養(yǎng)老保險檔案管理工作的科學化水平具有積極的現(xiàn)實意義。

關(guān)鍵詞:居民養(yǎng)老保險檔案;新時期;檔案管理

1城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案的特點

1.1政策性強。我國人口基數(shù)大,區(qū)域差異性大,以及地區(qū)經(jīng)濟社會發(fā)展不平衡,這使得我國城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險工作始終堅持“保基本、廣覆蓋、有彈性、可持續(xù)”“資源參保”“自由選擇參保檔次及繳費水平”等基本原則。因此,作為城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險的工作管理者,應(yīng)積極主動地適應(yīng)和尊重不同參保群體多樣性、流動性及差異性特點,將黨和國家關(guān)于城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險制度和政策落實好、執(zhí)行好,維護每一名參保人員的切實利益。1.2涉及面廣。據(jù)國家統(tǒng)計局公布的數(shù)據(jù)顯示,截至2018年年末我國人口總數(shù)已經(jīng)達到了13.95億人,城鎮(zhèn)常住人口8.31億人,鄉(xiāng)村常住人口5.64億人。因此,我國城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老社會保險涉及面廣、群體數(shù)量龐大,這是其他任何一種保險所無法比擬的。1.3內(nèi)容復雜。從城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案的內(nèi)容來看,主要包括:為城鄉(xiāng)符合條件的居民提供參保登記、保費收繳、保費撥付、賬戶管理、保險關(guān)系轉(zhuǎn)移、接收、稽核以及基金管理等,保險業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)眾多,導致各個環(huán)節(jié)形成的檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)復雜,涉及各個領(lǐng)域和各個方面。1.4變動性大。城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險主要是為廣大城鎮(zhèn)居民、農(nóng)村居民等提供養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)辦理,這些人員大多沒有固定單位、戶籍流動性強,尤其是隨著城鎮(zhèn)化進程的加快,大批農(nóng)村勞動人口向城鎮(zhèn)轉(zhuǎn)移,且其工作又不固定,這就使城鎮(zhèn)居民養(yǎng)老保險辦理始終處于流動狀態(tài),導致城鎮(zhèn)居民養(yǎng)老保險檔案常常處于變動狀態(tài),增加了養(yǎng)老保險檔案資料收集、移交和管理的難度。

2城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案價值

2.1助力養(yǎng)老保險制度改革。城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險制度的設(shè)立旨在為廣大基層群眾提供一份生活保障,是一項得民心、利千秋的民生工程。隨著城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險并軌制度改革的深入,通過養(yǎng)老保險檔案管理的推進,為養(yǎng)老保險制度的改革提供了參考依據(jù)。例如,當前城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險不僅擔負社保責任,還需要對60歲以上老人提供社會化服務(wù)。通過對居民養(yǎng)老保險檔案的規(guī)范管理,有助于新增養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)的開展和執(zhí)行。2.2保障城鄉(xiāng)居民切身利益。城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險事關(guān)每一名參保人的切身利益,無論是參保人員參保手續(xù)的辦理,還是養(yǎng)老保險關(guān)系的轉(zhuǎn)移、待遇享受等,都會涉及參保人員的信息采集、保費劃撥等,在此過程中通過科學的檔案資料保管,可以為參保人員養(yǎng)老保險轉(zhuǎn)移、保費申領(lǐng)提供依據(jù),一旦發(fā)生紛爭時,可以第一時間調(diào)閱相關(guān)檔案資料,作為權(quán)利維護的重要憑據(jù)。2.3提升養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)質(zhì)量。城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案資料的收集、編目、整理、歸檔,以及信息化錄入等,其實質(zhì)就是對城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)工作開展的有效梳理和歸納,并對業(yè)已完成的養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)進行系統(tǒng)回顧、總結(jié),分析存在的問題和不足,通過館藏城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案編研,數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析,為城鄉(xiāng)居民社保部門領(lǐng)導決策提供有用信息,增強決策的科學性,提升養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)質(zhì)量和水平。

3城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案現(xiàn)狀

3.1管理基礎(chǔ)薄弱。城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案是一項專業(yè)性極強的工作,但從當前城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案的現(xiàn)狀來看,其基礎(chǔ)十分薄弱,主要表現(xiàn)在專業(yè)人員數(shù)量配備不足,“重業(yè)務(wù)、輕檔案”的思想認識和觀念在不同程度存在,業(yè)務(wù)檔案管理所需的經(jīng)費投入不足,無論是硬件配備,還是軟件投入都不能有效滿足日益增長的養(yǎng)老保險檔案的現(xiàn)實需要,城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案收集、整理、鑒定、查詢、利用,以及銷毀等管理制度建設(shè)存在短板。3.2業(yè)務(wù)素能不精。從目前從事城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案工作人員的現(xiàn)狀分析,主要存在人員數(shù)量配備較少、年齡結(jié)構(gòu)老化、專業(yè)知識欠缺、后期業(yè)務(wù)培訓跟不上等,這導致從事養(yǎng)老保險檔案工作人員的業(yè)務(wù)素能不精,掌握檔案專業(yè)知識、養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)知識以及計算機信息技術(shù)等復合型人才奇缺。3.3利用效率不高。檔案的價值在于利用。從城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理現(xiàn)狀來看,突出表現(xiàn)在檔案的利用效率不高。由于單位合并、機構(gòu)分拆、人員頻繁調(diào)動,影響到社保檔案保管的連續(xù)性和完整性。此外,社保檔案沿襲了手工紙質(zhì)操作為主,電子化、數(shù)字化進程緩慢,影響了社保檔案的后期利用效率,社保檔案價值無法發(fā)揮出來。

4城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案對策

4.1思想上重視是關(guān)鍵。城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案的重要性不可低估。做好養(yǎng)老保險檔案工作的關(guān)鍵是各級人員在思想上要對這項工作高度重視。黨委政府應(yīng)成立專門的居民養(yǎng)老保險檔案管理組織機構(gòu),將社保部門、檔案管理部門納入到領(lǐng)導小組之中,讓檔案管理部門的專業(yè)人員積極參與進來,及時掌握城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案工作進展,及時做好調(diào)度。為保障養(yǎng)老保險檔案管理工作,檔案行政主管部門應(yīng)將社保檔案所需的經(jīng)費納入本級財政預(yù)算,配備養(yǎng)老保險檔案管理所需的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施,如密集架、檔案柜、除濕機、計算機、恒溫機等,按照“十防”標準和要求做好檔案室建設(shè)和運行管理。此外,要加快養(yǎng)老保險檔案數(shù)字化、現(xiàn)代化進程,對館藏的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描、錄入專門的檔案數(shù)據(jù)庫中。對新增養(yǎng)老保險檔案要及時對其進行數(shù)字化錄入,不斷豐富館藏檔案資源,為后期的查詢、利用奠定扎實基礎(chǔ)。4.2制度上健全是基礎(chǔ)。城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險工作啟動時間較短,隨著養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)工作的深入推進,城鄉(xiāng)居民參保業(yè)務(wù)檔案數(shù)量呈現(xiàn)出大幅增長態(tài)勢,由此所涉及的養(yǎng)老保險檔案管理的規(guī)章制度亟待完善。為了保障整個養(yǎng)老保險檔案工作的規(guī)范開展,需要從制度上進行約束、指導和保障。為了提升規(guī)章制度的可操作性和權(quán)威性,應(yīng)由檔案管理部門與城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險部門聯(lián)合制定《關(guān)于城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案管理規(guī)則》《城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法》等,重點是要詳細做好城鄉(xiāng)基本養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)工作的規(guī)定,包括養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案的歸檔范圍、保管期限、整理要求、安全保管、鑒定銷毀程序等,確保城鄉(xiāng)基本養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案工作有章可循、有據(jù)可依。此外,社區(qū)、街道人員大多只熟悉參保繳費業(yè)務(wù)工作,對于城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案專業(yè)知識掌握得不精、不透,可由檔案行政主管部門會同人社部門加強雙方的合作配合,組織城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險從業(yè)者參加檔案業(yè)務(wù)培訓。通過邀請專家、業(yè)務(wù)骨干手把手講解、面對面教授,及時回復工作人員在實踐中遇到的困惑或難題,不斷提升從業(yè)者的業(yè)務(wù)理論和實踐能力。此外,隨著數(shù)字化、信息化技術(shù)在城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理中的應(yīng)用,還應(yīng)加強現(xiàn)代計算機、信息技術(shù)、數(shù)字化等知識的培訓,提升檔案從業(yè)者的綜合業(yè)務(wù)素能。4.3管理上規(guī)范是保障。為了有效保障城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案工作的科學化、規(guī)范化,切實做好養(yǎng)老保險檔案利用,為城鄉(xiāng)居民提供優(yōu)質(zhì)服務(wù),需要在管理的方式方法上與時俱進,創(chuàng)新管理方法,實現(xiàn)養(yǎng)老保險檔案管理工作的可持續(xù)和先進性。嚴格按照“參保一生、記錄一生、管理一生、服務(wù)一生”的原則和要求,通過檔案行政管理部門的介入,及時審查收集的業(yè)務(wù)資料是否完整,如申請表、登記表,表、冊、卡及相關(guān)證明資料是否齊全。此外,需要對歸檔的養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案進行分類,如分為登記類、申請類,并用不同標識區(qū)分。前者用“DJ”,后者用“SQ”不同字母表示。將同一年度、類別及期限的歸檔資料,按照“件”為單位進行歸檔整理。最后進行組卷,在明確類別、保管期限的前提下,對城鄉(xiāng)居民的鎮(zhèn)(街)按照同一年度、保管期限及類別的文件資料進行組卷,可以是100戶一卷,如,第1~100戶為一卷,第101~200戶為第二卷,等等。最后,是以“卷”為單位,來詳細編輯好城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險的全宗號、案卷號、件號、標題等等,確保整個檔案管理的規(guī)范、科學、合理。

參考文獻:

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[3]王建勛.關(guān)于城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案存檔管理要點的探討[J].決策與信息,2015(12):300.

作者:王梅 單位:西安市鄠邑區(qū)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險基金管理中心

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