中職教育中檔案管理問題分析
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【摘要】作為中職教育管理的重要組成部分，檔案管理工作關(guān)乎中職生能否順利畢業(yè)以及中職教育管理的規(guī)范化程度。特別是農(nóng)廣校中職教育學(xué)生群體復(fù)雜，管理起來難度更大，實際的檔案管理中很容易出現(xiàn)問題。本文先對中職教育中檔案管理的問題進行了分析，然后針對性提出一些解決對策，希望為新時期國內(nèi)中職教育檔案管理工作提供一些借鑒。
【關(guān)鍵詞】中職教育；檔案管理問題；管理對策
隨著農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)，迫切需要一大批高素質(zhì)的農(nóng)業(yè)技術(shù)人員來帶動農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)發(fā)展，這使得新時期我國農(nóng)廣校中職教育中的學(xué)生數(shù)目不斷增多，增加了檔案管理人員工作的難度。檔案管理主要是對中職教育過程中的教學(xué)活動和教研活動內(nèi)所形成的具有考察價值的材料和數(shù)據(jù)等資料，其管理質(zhì)量關(guān)乎教育工作能否有序開展，具有很強的研討價值。
1中職教育中檔案管理的問題
1.1檔案管理人員問題
在現(xiàn)階段的中職教育檔案管理中，影響檔案管理成效的一個重要因素為檔案管理人員問題，具體表現(xiàn)為檔案管理人員整體素質(zhì)偏低。農(nóng)廣校中職教育主要面向于成年農(nóng)民群體，教育教學(xué)條件比較差，相應(yīng)的檔案管理人員素質(zhì)整體偏低。特別是其中有許多檔案管理人員沒有接受過檔案管理的系統(tǒng)化學(xué)習(xí)，甚至沒有接觸或了解過最基本的檔案管理業(yè)務(wù)。比如，檔案管理人員的責(zé)任心比較差，無法對文件進行及時、準確地整理；資料收集和整理毫無條理；檔案管理資料不完整，存在比較嚴重的丟失或資料損壞問題，對檔案的真實性和完整性帶來了不利影響。
1.2檔案管理制度問題
鑒于中職教育中對檔案管理不夠重視，使得許多檔案管理人員在進行檔案管理過程中存在無法及時收集和整理資料，檔案管理內(nèi)容不全面以及檔案文件裝訂不規(guī)范，借閱和保管制度不完善，保密制度不健全等問題。歸根結(jié)底，造成這種情況的一個重要問題在于檔案管理制度不健全。此外，雖然部分中職教育檔案管理中制定了一些管理制度，但是在實際的落實過程中存在執(zhí)行不到位等問題，這也極大地影響了檔案管理工作的效果[1]。
1.3檔案管理方法問題
在中職教育檔案管理當(dāng)中，許多院校沒有配備專門的檔案室，僅僅在文秘工作的辦公室內(nèi)配備幾個檔案柜。由于辦公室人員眾多，容易對檔案設(shè)施及檔案資料進行磨損，這樣不僅不規(guī)范，也無法滿足檔案管理的保密性原則。此外，在檔案管理方法上，檔案管理人員在歸類、整理、保存和查詢檔案的時候，也沒有引入智能化管理系統(tǒng)，這也在一定程度上影響了檔案管理的效果。
2中職教育中檔案管理問題的解決對策
2.1重視檔案管理人員教育培訓(xùn)
為了提升中職教育檔案管理人員的整體素質(zhì)，就需要強化檔案管理人員教育培訓(xùn)，這是確保檔案管理工作有序進行的重要保障。首先，針對檔案管理人員，要做好選拔工作，確保他們具備很強的責(zé)任心、政治素質(zhì)和思想意識，對學(xué)校工作流程以及職教辦學(xué)規(guī)律進行充分熟悉，確保可以按照規(guī)章來開展檔案管理，這是確保檔案管理人員能勝任檔案管理工作的先決條件。其次，要強化對檔案管理人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)的教育培訓(xùn)，做好檔案業(yè)務(wù)的統(tǒng)籌管理工作。比如，中職院校定期要組織全體檔案管理人員開展教育培訓(xùn)，向他們灌輸一些先進的檔案管理理念和方法，使他們更好勝任有關(guān)的檔案管理工作。最后，要強化檔案管理人員的繼續(xù)教育，改善他們的工作條件和薪酬待遇，確保他們可以以身作則，不斷提升自身的綜合素質(zhì)。特別是針對中職教育中的新型檔案管理人員，定期開展檔案管理的基本技能培訓(xùn)；針對那些有多年管理經(jīng)驗的檔案管理人員，要定期向他們灌輸一些新的檔案管理知識與方法，確?？梢詮恼w上提升中職教育檔案管理的整體素質(zhì)，確保更好地開展中職教育檔案管理工作[2]。
2.2健全檔案管理制度
為了確保檔案管理工作有序開展，就必須要對現(xiàn)有的檔案管理體系進行改進和健全，確保檔案管理人員在開展檔案管理工作期間可以做到有據(jù)可依。隨著數(shù)字化技術(shù)和信息化技術(shù)的發(fā)展，檔案管理人員必須要本著與時俱進的原則，加快構(gòu)建適宜新時期檔案管理工作需求的檔案管理體系，對傳統(tǒng)檔案管理資料的收集方法進行改進和創(chuàng)新。除了重視對紙質(zhì)檔案資料進行收集和管理外，還要統(tǒng)一管理照片和影音等非文字的一些檔案資料。此外，還要結(jié)合不同的學(xué)院制定適宜的檔案管理制度，對檔案管理機制進行健全，確保檔案管理工作可以做到與時俱進。
2.3創(chuàng)新檔案管理方法
為了更好地開展中職教育檔案管理，先進的檔案管理理念和方法不可或缺。一方面，要做好檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作。針對檔案管理所需的專業(yè)檔案室以及存儲柜等進行完善，確保滿足規(guī)范化檔案管理需求[3]。另一方面，要注意引進先進的檔案管理系統(tǒng)，強化檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案管理工作的準確性和效率，降低檔案管理成本，這是更好開展檔案管理信息化建設(shè)的重要保障?？傊新毥逃龣n案管理是一項系統(tǒng)工作，其重要性比較突出。但是在實際的管理中存在管理人員素質(zhì)問題、檔案管理制度問題和檔案管理方法問題。針對這種情況，實際的管理過程中需要強化檔案管理人員教育培訓(xùn)，檔案管理制度健全與檔案管理方法創(chuàng)新，尤其是要強化檔案管理信息化建設(shè)，借助信息化管理系統(tǒng)來提升檔案管理的質(zhì)量和效率。
參考文獻
[1]顧婷.中職院校檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息.2017,20(24):103-104.
[2]牛福英.淺析農(nóng)廣校中職教育學(xué)籍管理[J].農(nóng)民科技培訓(xùn).2014,13(5):30-31.
[3]楊麗芳.中職學(xué)校檔案管理存在的問題及對策[J].衛(wèi)生職業(yè)教育.2017,24(9):36-37.
作者：柳浩坤 單位：河北省農(nóng)業(yè)廣播電視學(xué)校靈壽縣分校