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企業(yè)上市過程中的檔案管理研究

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企業(yè)上市過程中的檔案管理研究

摘要:企業(yè)上市能廣泛吸收社會資金,降低融資成本,迅速擴大企業(yè)規(guī)模,提升企業(yè)知名度,便于吸引高端人才,從而增強企業(yè)競爭力。因此,許多企業(yè)發(fā)展到一定階段后,把上市作為重要的發(fā)展目標。

關鍵詞:企業(yè)上市;檔案管理

企業(yè)要想上市,必須先按照上市公司的要求來規(guī)范自身的各項經(jīng)營活動,其中就包括檔案管理的規(guī)范性。更重要的是,企業(yè)在上市過程中,需要通過真實、準確、完整的信息批露,如招股說明書及補充年報、半年報,來證實公司在以往的經(jīng)營中符合證監(jiān)會對擬上市公司的要求。信息批露依據(jù)的是詳實、完整的公司檔案,包括文書檔案、工程檔案、研發(fā)檔案、財務檔案、設備檔案到榮譽獎項檔案等,幾乎覆蓋了企業(yè)發(fā)展過程中所有重要的檔案。另外,上市過程中,證監(jiān)會還會責成其派出機構對擬上市公司核查,上市核查以查閱檔案原件為主。由此可見,企業(yè)上市過程是對檔案真實、準確、完整性的綜合考驗。

1企業(yè)上市過程中檔案利用的特點

1.1檔案利用集中、借閱量大

上市籌備機構一般都是臨時性機構,各項工作會由各部門配合完成。上市籌備階段工作時間表是根據(jù)既定的上市計劃制定的,每項工作必須在規(guī)定時間內(nèi)完成。作為公司文件集中管理的部門,檔案室承擔的任務較為繁重。上市籌備部門將資料準備的任務按照業(yè)務歸口分發(fā)給各部門,各部門要在特定的時間內(nèi)完成資料準備工作,于是就出現(xiàn)了多個部門同時向檔案室調(diào)閱大量文件的情況。按照證監(jiān)會相關要求,擬上市企業(yè)需要最近三年主營業(yè)務沒有發(fā)生變更,最近三個會計年度凈利潤也要達到一定的要求,才有資格上市。為了驗證企業(yè)能否達到上述要求,券商和會計師事務所需對企業(yè)上市基準日前三年的主營業(yè)務和收入支出情況進行核驗,主要的收入類合同和支出類合同是核驗重點。如果是工程類公司,會涉及工程總承包合同、工程分包合同、設備材料采購租賃合同、廠房、土地、辦公用房租賃合同,研發(fā)課題合同、咨詢服務類合同等。產(chǎn)值確認文件,如工程量確認單、結算單、支付憑證等,也在查驗范圍之內(nèi)。另外,人工成本是支出的重要部分,會涉及到工資、社保、公積金、獎金、商保、勞務等相關文件。再如,證監(jiān)會要求“發(fā)行人的內(nèi)部控制制度健全且被有效執(zhí)行”。需查驗企業(yè)內(nèi)部控制制度、投標審批、合同審批、結算審批、財務費用報銷審批、檔案證照借閱審批、用印審批、人員招聘審批、崗位薪酬變動審批等。三會文件、總經(jīng)理辦公會文件、黨委會文件、高管及部門職責分工、人事任免等文件也都是衡量一個企業(yè)內(nèi)控是否健全有效的重要組成部分。上市過程中,檔案利用集中,借閱量大是突出特點。

1.2檔案重復利用率高

擬上市企業(yè)要分別接受會計師事務所、律所、券商的多次查驗,大量檔案會被重復利用。重復利用率比較高的文件有:大額收入合同、大額工程分包合同、大額材料設備采購合同、土地房租租賃合同、商標專利、資質(zhì)商譽、工商檔案、三會文件、工程項目竣工驗收文件、結算文件、企業(yè)納稅及稅收優(yōu)惠、財政補貼相關文件等。即使是同一時間接受同一家中介機構的核驗,同一份資料也有可能被重復利用多次。例如,某項目與業(yè)主簽訂的總承包合同,會作為收入項來查驗,總承包合同連同招投標文件、中標文件、施工文件、竣工驗收文件、結算文件,會成為查驗項目真實有效的一個點。該合同連同合同審批單,用章申請等,又會作為企業(yè)內(nèi)控項查驗。如果企業(yè)被抽簽抽到證監(jiān)會核查,之前提供給會計師事務所、律所、券商的所有重要文件都需要重新查驗。如果企業(yè)上市遇到障礙,需重新申報,可能會面臨變更會計師事務過、律所、券商,中介機構變更,所有的資料又需要從頭準備。還有的企業(yè)上市歷程比較復雜,先是在深圳證券交易所申報,后來轉向上海證券交易所,再后來又轉戰(zhàn)港交所,由于上市規(guī)則不是完全相同,查驗資料的角度也會有些差別,上市資料需要重復組合和利用。

1.3對檔案準確性、完整性要求高,檔案利用內(nèi)在邏輯性強

上市過程中查驗資料,是以問題為導向的,圍繞合規(guī)性,按照一定的邏輯順序進行查驗。查驗過程中,中介機構認為某一環(huán)節(jié)存疑或存在不嚴謹性,會隨時擴大查驗范圍。如查驗主營業(yè)務收入時,為了從側面驗證業(yè)主合同的真實、準確性,需查看招投標文件和中標通知書。合同中約定的工期、合同額、工程量、簽約時間等是否與招投標文件和中標通知書一致。如果不一致,要有合理的解釋和證明材料,如與業(yè)主洽商變更的書面記錄等。同時,招標與投標文件、中標通知書之間也會互相比對,看是否合乎邏輯和常理。如果合同的簽約方是兩家以上單位,還要核驗聯(lián)合體協(xié)議中雙方權利義務的約定與合同的約定是否一致。從多個維度相互印證,形成一個個完整的閉環(huán),是上市查驗資料中常用的思路。這就需要我們提供準確、完整、詳實的檔案。

2擬上市企業(yè)需提前做好檔案管理基礎性工作

企業(yè)上市籌備和上市核查過程,對檔案管理工作提出了嚴峻考驗,準備上市的企業(yè)應重視檔案在上市過程中的重要性,提前布局,把檔案管理的基礎性工作做好。

2.1高素質(zhì)檔案專業(yè)人才

檔案員除了需要具備扎實的檔案專業(yè)知識,還應該有全局意識和管理思路,熟悉公司整體運行;具備一定的證券、財務、法律素養(yǎng),了解上市規(guī)則;要思路清晰,思維敏捷,有較強的邏輯能力,做事情條理性強;身體健康,能應對較強工作壓力。

2.2堅持檔案集中、統(tǒng)一管理,在檔案完整性上早下功夫

檔案集中、統(tǒng)一管理是企業(yè)上市籌備和上市核查順利開展的必要條件。只有落實好集中統(tǒng)一管理,才能從根本上保證檔案的完整性和檔案利用的便捷性。實際上,在企業(yè)初創(chuàng)時期,有些檔案容易存檔不全,如合同審批表、投標審批表、給上級單位的請示、財政補貼類上級來文、聯(lián)合投標協(xié)議等。準備上市的企業(yè),至少要提前三年在檔案齊全完整性上下功夫,條分縷析,區(qū)分價值,辨別版本,查缺補漏。通過幾年時間的努力,做到檔案齊全、完整、規(guī)范。

2.3檔案數(shù)字化

中介機構查驗資料,證監(jiān)會上市核查,采用檔案原件和掃描件結合的方式,上市年報和補充年報,以掃描件為主。應提前做好重要檔案的數(shù)字化工作,如與主營業(yè)務相關的合同、招投標文件、中標通知書、開工令、施工方案、第三方出具的檢測報告、工程量確認單、竣工驗收文件、公司資質(zhì)證照、專利、獎項榮譽、三會文件等。檔案數(shù)字化也是應對上市過程中檔案重復利用率高的有效途徑。

2.4檔案信息的關聯(lián)

上市查驗資料以問題為導向,要求按照事物內(nèi)在邏輯,形成完整的證據(jù)鏈。而平時檔案管理中,我們更側重于文件形式。我們要在檔案系統(tǒng)中按照事物內(nèi)在聯(lián)系,提前做好信息關聯(lián)。這樣在上市核驗時,才能更便捷地查找資料。如某股東會決議,內(nèi)容是關于設立某子公司,我們除了把這份文件放到三會文件中管理,還要與該子公司的檔案作關聯(lián)。如某項目的一份分包合同,除了要放到該項目中管理,還要與該分包商在其他項目中簽署的分包合同作關聯(lián)。

3上市過程中檔案利用應急措施

3.1結合實際采用靈活的借閱方式

除保密級別較高的文件,可以采用開架借閱,每天下班前檢查文件排架及卷內(nèi)文件順序,發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。開架借閱前,最好先對各部門資料對接人員做培訓,講明檔案室的布局,各類文件排放順序等。

3.2與各部門主動對接,提前獲知下一步所需資料

主動與上市籌備部門溝通,提前知悉上市查驗資料的總體進度,做好整體規(guī)劃。與商務、財務、工程等借閱檔案量大的部門提前溝通,提前準備資料。

3.3與圖文快印公司簽約

在復印、掃描需求量大時,交給快印公司協(xié)助完成。這樣可以提高效率,還能讓檔案員騰出時間專心服務于查詢調(diào)閱工作。需要注意的是,要提前與快印公司簽好保密協(xié)議。

3.4暫停檔案移交

在上市資料準備期間,會發(fā)現(xiàn)資料沒有及時歸檔的情況。最好先將資料暫時留在原來的部門或項目部,由他們負責掃描、復印,大家能夠分擔工作,有利于提高效率。等階段性的核驗工作完成后,再連同掃描件一同歸檔到檔案室。

4結語

上市籌備和上市核查,既是對檔案管理規(guī)范性的檢驗,也是進一步健全、完善企業(yè)檔案的契機。借助企業(yè)上市,能發(fā)動全公司的力量,查缺補漏,進一步提高檔案管理的規(guī)范性、完整性。如歷次年報、半年報、上市核查形成的完整的電子版文件,是公司檔案資料的重要組成部分。子公司及股東方工商檔案、財務報告、三會文件等,也要及時補充。

參考文獻

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[2]張仕元,《券商,為企業(yè)上市把脈》,《中國醫(yī)藥技術經(jīng)濟與管理》2010-06-28.

[3]王景俠,《數(shù)據(jù)關聯(lián)與關聯(lián)數(shù)據(jù)》,《信息管理(上海)》2014-02-10.

作者:劉艷芳 單位:北京建工環(huán)境修復股份有限公司