房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化的應(yīng)用

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［摘要］近些年隨著我國社會主義市場經(jīng)濟快速發(fā)展，各個地區(qū)房地產(chǎn)交易活動日益頻繁。在房地產(chǎn)交易中涉及的范圍也在逐步擴大，致使房地產(chǎn)檔案管理工作任務(wù)量增大，管理活動也日趨復(fù)雜，房地產(chǎn)檔案管理工作難度也在進一步增大。目前在房地產(chǎn)檔案管理工作中合理應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，能有效促進檔案管理工作高效化開展。但是數(shù)字化技術(shù)在實際應(yīng)用過程中存在較多限制性因素，所以當(dāng)前要采取針對性措施進行調(diào)控。

［關(guān)鍵詞］房地產(chǎn)檔案管理；數(shù)字化技術(shù)；應(yīng)用措施

0引言

數(shù)字化檔案管理工作屬于創(chuàng)新型檔案管理模式，通過不同路徑能對檔案資源與各項信息進行有效整理，通過數(shù)字化形式進行有效保存，通過計算機以及相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行信息傳遞與有效應(yīng)用。便于建立完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫，保障各類檔案資料應(yīng)用效率有效提升，實現(xiàn)信息資源有效共享。近些年我國信息化技術(shù)快速發(fā)展，各個領(lǐng)域發(fā)展速度逐步加快，此階段能重點做好檔案事業(yè)發(fā)展。通過全面發(fā)展數(shù)字化檔案工作，要應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理工作深化改革。

1房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀與弊端概述

目前各個房地產(chǎn)企業(yè)開展檔案管理工作過程中，需要建立完善的檔案管理工作體系，檔案由各個部門進行初步整理之后轉(zhuǎn)交到檔案管理室中。檔案管理室需要對各個部門不同的檔案資料進行排序分類，對項目資料文件進行有效匯總。項目建設(shè)結(jié)束之后制成卷宗，然后進行管理存放。檔案室還要錄入卷宗，為相關(guān)員工查詢檔案資料提供輔助性服務(wù)，以及日常維護管理工作。在檔案管理工作中要全面遵循以人為本的理念，房地產(chǎn)檔案要對房屋建筑各項資料進行收集與整理，掌握客戶相關(guān)信息以及房地產(chǎn)信息等，多項檔案信息對保密性以及安全性要求較高。在過去房地產(chǎn)檔案管理中主要是通過人工手動填表補充各項信息，然后提交紙質(zhì)材料，集中存放在檔案室中進行管理。檔案在制作階段要消耗較多資源，在后續(xù)檔案資料查找應(yīng)用過程中存在較多限制性因素。通過人工對各項復(fù)雜操作進行控制，各項事務(wù)錯誤幾率會不斷增加，諸多資料發(fā)生錯誤之后難以更改。加上傳統(tǒng)房地產(chǎn)檔案管理大多都是通過紙筆記錄，資源浪費現(xiàn)象嚴重［1］。

2房地產(chǎn)檔案全面實施數(shù)字化技術(shù)的必要性分析

在房地產(chǎn)檔案管理工作中全面應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，能有效提升各項管理工作效率，節(jié)約較多管理實踐。檔案管理人員逐步被后臺管理員所取代，能減輕各項工作壓力，提升工作效率，在后臺中通過數(shù)據(jù)維護以及網(wǎng)站信息更新便能做好各項管理工作。在檔案搜尋以及資料調(diào)取中，在系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵詞便能有效查詢，不需要對各類復(fù)雜多樣的紙質(zhì)文件進行處理。其次，通過數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用還能有效降低檔案管理錯誤率提升，在傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)日常應(yīng)用中，大多都是通過多個工作人員對需要管理的資料進行人工錄入，工作任務(wù)繁重，勞動強度較大，會由于人們主觀因素影響導(dǎo)致各項錯誤問題發(fā)生。目前合理應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)能對此類錯誤進行控制。通過上傳資料方式收集檔案，保存之后進行提交，系統(tǒng)會提示各項操作中存在的問題，然后選擇直接提交或是進行修改，各項提交的資料轉(zhuǎn)到系統(tǒng)后臺中，依照不用項目、時間差異等進行樹狀保存，能有效提升管理效率［1］。

3房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的基本原則

在房地產(chǎn)檔案信息管理過程中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)首先要全面實現(xiàn)安全性原則。安全原則就是避免硬件與軟件受到人為方面以及自然方面的危害，就是避免房地產(chǎn)檔案損失，或是發(fā)生遺漏。所以當(dāng)前房地產(chǎn)檔案管理人員需要完善各項管理制度，應(yīng)用不同管理技術(shù)，全面提升檔案管理安全性，合理設(shè)置用戶基本權(quán)限，對各項數(shù)據(jù)進行備份，定期對應(yīng)用軟件及時進行更新，使得檔案能安全長久保存。其次，在各類檔案管理中，真實性是基本原則，對于不同虛假信息需要及時進行完善，避免對后續(xù)檔案應(yīng)用產(chǎn)生較大限制作用。真實性不僅是管理觀念，也是基本管理要求，需要通過不同技術(shù)與制度來控制［2］。傳統(tǒng)手工檔案管理到現(xiàn)階段計算機系統(tǒng)數(shù)字化檔案管理，此類管理轉(zhuǎn)變的主要原因就是因為數(shù)字化檔案管理具有便捷性特征，便于信息查詢管理。房地產(chǎn)檔案處理工作全面完成之后，不會受到時間以及地點限制作用，用戶可以快速瀏覽多項信息，并且相同檔案能通過多人進行查詢，查詢過程中不存在較大干擾性。最后房地產(chǎn)檔案管理中還具有可讀性特點，就是檔案通過存儲、傳遞、壓縮、加密、媒體轉(zhuǎn)化、信息遷移之后依然能通過可理解方式進行傳輸，各項內(nèi)容完整度與真實性較高。可讀性是房地產(chǎn)檔案有效保存與應(yīng)用的基礎(chǔ)，發(fā)揮檔案本身的可利用價值。

4強化房地產(chǎn)檔案管理的對策

4．1檔案索引與查找時數(shù)字化技術(shù)精確應(yīng)用

比如在檔案信息查找過程中，有部分業(yè)主在辦理各項業(yè)務(wù)過程中需要應(yīng)用到房地產(chǎn)買賣合同以及多項資料復(fù)印件，如果沒有應(yīng)用到數(shù)字化技術(shù)，檔案管理人員需要進入到庫房進行檔案查找與提取。在檔案查找過程中有時難以找到檔案，導(dǎo)致此類問題發(fā)生的主要原因如下：業(yè)主未能對房屋進行權(quán)屬登記，其中主要有房屋移交、變更、質(zhì)押、注銷以及補登等。在檔案分類放置過程中未能放對具體存放位置。最后，有部分檔案管理人員由于個人主觀原因?qū)⒍囗棛n案混合放置，這樣會產(chǎn)生檔案“偽丟失”現(xiàn)狀。當(dāng)前通過合理應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，能建立電子檔案，在檔案管理中有明確的數(shù)字化索引，在相應(yīng)欄目中輸入關(guān)鍵字進行搜索，便能快速找到滿足要求的文件檔案。通過高效化、精確性檢索，能降低人為操作產(chǎn)生的失誤問題。數(shù)字化方式查詢檔案，能節(jié)約檔案查找時間，節(jié)約工作量，簡化查找程序［3］。

4．2檔案統(tǒng)計工作數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用

將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到房地產(chǎn)檔案管理工作中，通過發(fā)揮數(shù)據(jù)統(tǒng)計應(yīng)用價值能全面提升檔案管理工作實效性。隨著社會多領(lǐng)域與多項技術(shù)全面發(fā)展，在房地產(chǎn)檔案管理過程中不能單方面將各項業(yè)務(wù)作為自身財產(chǎn)管理的重要依據(jù)，也需要為社會發(fā)展以及多個部門決策活動提供基本參照依據(jù)。房地產(chǎn)檔案數(shù)字化技術(shù)就是通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與各類信息共同組成的檔案統(tǒng)計模塊，在此模塊中，檔案能進行不同類別劃分。但是有效存儲原始檔案憑證也至關(guān)重要，要對原始依據(jù)進行保存。但是房地產(chǎn)檔案管理工作中涉及較多數(shù)據(jù)匯總以及數(shù)據(jù)統(tǒng)計，通過數(shù)字化技術(shù)合理應(yīng)用，能提升數(shù)據(jù)整合統(tǒng)計效率。

4．3系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置安全性中數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用

數(shù)字化技術(shù)在較多應(yīng)用軟件中具有較大應(yīng)用權(quán)限，此類權(quán)限也能應(yīng)用到數(shù)字化檔案管理軟件中。檔案登記人員主要工作職責(zé)是做好各項登記記錄工作，審核階段做好資料審核工作。不同部門管理人員不僅是獨立個體也是統(tǒng)一的整體。在房地產(chǎn)檔案管理中涉及較多個人隱私以及多項業(yè)務(wù)管理，所以對業(yè)主信息完整性以及保密性進行控制至關(guān)重要。通過數(shù)字化技術(shù)在管理系統(tǒng)中能將房地產(chǎn)檔案管理區(qū)域進行有效分隔，比如戶籍管理系統(tǒng)等，各個程序在連接過程中需要強化權(quán)限設(shè)置。在完整的房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)中，相關(guān)管理人員要在檔案管理中要合理應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，在提升檔案管理安全性基礎(chǔ)上，對檔案管理進行層次性劃分。

5房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的運用探析

5．1建立穩(wěn)定性較強的大數(shù)據(jù)庫

房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理部門匯集了較多項目工程、客戶資料、施工項目等，所以在檔案管理過程中要全面提升此類信息安全性，由于涉及的管理資料較多，所以要全面提升數(shù)據(jù)庫穩(wěn)定性，完善內(nèi)存要求?？梢院侠響?yīng)用不同的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，例如Oracle數(shù)據(jù)庫，屬于綜合效率與穩(wěn)定性較高的數(shù)據(jù)庫

5．2提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

在房地產(chǎn)檔案管理過程中對管理人員展開專業(yè)化技能培訓(xùn)具有重要意義，相關(guān)管理部門要開展集中培訓(xùn)。可以定期組織專業(yè)化的管理人員展開知識講座以及交流學(xué)習(xí)，整合工作學(xué)習(xí)過程中的重難點問題。通過專業(yè)化培訓(xùn)深入掌握房地產(chǎn)檔案管理理論與專業(yè)化管理技術(shù)，通過充足的理論知識對實踐活動進行指導(dǎo)，為檔案管理工作提供充足動力。

5．3明確檔案管理細則

房地產(chǎn)檔案大多可以分為資料與文書檔案，要建立文書檔案分類管理表，依照檔案管理部門以及相關(guān)行業(yè)規(guī)范編制檔案文本分類期限表，確定不同材料歸檔之后的保管時間。正常情況下，各類會議記錄、重要合同文件、人員調(diào)動、花名冊等資料需要永久保存。業(yè)務(wù)往來文件資料、項目立項批復(fù)、常見的重要合同保存三十年，非重要性文件保管十年。三個不同期限能劃分為三個目錄，對不同目錄配置對應(yīng)的目錄號。

5．4優(yōu)化房地產(chǎn)檔案系統(tǒng)化設(shè)計

在不同目錄下的各個項目需要配置對應(yīng)的文件夾，然后對各類文件進行分類保存。其次要對各類信息進行統(tǒng)計篩選，做好多項信息有效規(guī)劃。系統(tǒng)在設(shè)計過程中要實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)模塊化發(fā)展，系統(tǒng)基于簡單化設(shè)計，對系統(tǒng)整體布局與相關(guān)內(nèi)容進行設(shè)定。在指引界面中記錄聯(lián)系電話，對系統(tǒng)多方面優(yōu)化設(shè)計，提升整體設(shè)計成效。還要完善相應(yīng)傳播平臺建立，要保障其核心價值能有效實現(xiàn)，全面發(fā)揮房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)用價值，提升信息數(shù)據(jù)傳遞穩(wěn)定性。

6結(jié)語

數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用能實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案科學(xué)化管理，便于各項信息有效傳遞，還能降低人為管理多項失誤問題。近些年隨著房地產(chǎn)信息文件管理量不斷增多，要全面優(yōu)化傳統(tǒng)管理模式，匯集更多管理技術(shù)，從實踐中發(fā)揮出數(shù)字化管理技術(shù)應(yīng)用價值。

主要參考文獻

［1］劉蓉．房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的運用［J］．辦公室業(yè)務(wù)，2014（21）：154－155．

［2］王素花．論房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的運用［J］．房地產(chǎn)導(dǎo)刊，2018（8）：21．

［3］黃曉屏．房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的運用［J］．企業(yè)改革與管理，2015（14）：39．

作者：陳細妹 單位：中山市自然資源檔案館