建設工程檔案管理的重要性

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［摘要］在市場經濟不斷發(fā)展的背景下，對各行各業(yè)的檔案管理也有了更高的要求，這就需要在實際管理中給予更多的關注，尤其是對于建設工程這一行業(yè)來講，在工程項目實施的過程中，工程檔案的形成是一種相對靜態(tài)的方式，但是實際的管理過程卻是一個相對動態(tài)的狀態(tài)，進行工程檔案管理的主要目的是使工程檔案能夠在系統(tǒng)的狀況下建立，進而使實際管理過程中更具科學性。

［關鍵詞］建設工程檔案；管理的重要性；規(guī)范化

1建設工程檔案管理的重要性

建設工程檔案中的資料常常以文字、表格、圖像以及聲音等方式呈現(xiàn)，具有一定的儲存價值。但是隨著工程項目的增多，工程資料也不斷增多。在工程前期包括的資料主要有任務書、上級批示的文件、招標文件、勘察文件、施工合同等。而在實際施工過程中涉及到的資料主要包括施工材料、驗收材料以及關于質量的監(jiān)督材料等。而在項目竣工之后，還會涉及到竣工圖紙、工程結算材料等。一般情況來講，這些材料都對施工過程進行了詳細介紹，是較為真實、全面的材料內容，對工程的質量有重要影響。就當前社會中各個行業(yè)的材料管理來講，檔案管理具有一定的社會屬性，并且在國家的相關部門中已經形成了一定的管理制度。但是無論從企業(yè)的方面來講，還是從個人的方面來講，檔案管理的實施都能實現(xiàn)對社會價值的良好呈現(xiàn)，因此在進行檔案管理的過程中，相關工作人員需要給予這方面內容充分重視。

2建設工程檔案管理的規(guī)范化措施

2.1充分了解建設工程的實施依據(jù)

就當前情況來講，我國就工程在前期的收集、積累、整理等方面制定了比較嚴格的法律和法規(guī)要求。例如《檔案法》、《檔案保管工作規(guī)定》等，而這些規(guī)律規(guī)定的制定能夠為工程的順利實施提供重要依據(jù)，進而使工程在實施過程中做到有章可循。

2.2建設工程檔案管理工作的程序化

在工程項目實施的過程中，一般會對相關檔案進行統(tǒng)一管理，按照分層的方式實施相應管理，而在具體實施的過程中，主要體現(xiàn)在以下幾方面；首先，實現(xiàn)檔案管理的體系化。在進行檔案管理的過程中，需要在實現(xiàn)集中領導的基礎上，實現(xiàn)管理的網絡化和扁平化。前幾年，在部分單位中對檔案管理的相關機構做出了調整，實現(xiàn)了檔案管理的網絡分層。同時設置了檔案監(jiān)督小組、管理小組、檢查小組等，實現(xiàn)了對檔案管理職責的詳細劃分。其次，監(jiān)督單位的檔案管理體系。一般來講，需要工程師對整體過程進行監(jiān)控，同時也從設備、電氣儀表以及土建等多個方面進行監(jiān)理，在實際監(jiān)控過程中，一般運用巡視、平行檢驗以及旁站等形式來完成，并且在此過程中，逐漸形成有系統(tǒng)化的資料。最后，施工單位的管理體系。為了使檔案的完整性與準確性得到保證，施工單位需要設置五個部門和一個工作室，五個部門主要是包括工程部門、物資部門、計劃部門、財務部門以及技術質量部門，一個工作室主要是指檔案室，在工程實施的過程中，這幾個部門需要對工程項目的資料進行監(jiān)測，進而使資料的準確性得以凸顯。

2.3做好對建設工程檔案管理工作的組織和協(xié)調

一般來講，每個建筑工程單位都有自己的檔案管理部門，部門的設置主要是為了實現(xiàn)對項目中涉及到資料的有效管理與運用，并且在實際使用過程中給予專業(yè)指導，使工程的實施的各方面得到有效協(xié)調，同時促進今后監(jiān)督以及維護檢查工作的順利實施。因此對于實施建設工程材料管理的工作人員來講，需要多參與和工程相關的例會，使檔案管理中出現(xiàn)的問題能夠得到有效解決。同時需要對檔案的具體狀態(tài)進行詳細監(jiān)管，組織工作人員對施工單位的具體實施情況進行定期檢查。除此之外，還可以加強對現(xiàn)代信息技術的運用，組織相關工作人員在網絡上進行自主學習、組織培訓班或者是讓檔案管理人員到現(xiàn)場進行具體解說。進而使工作人員對涉及到的相關技術，規(guī)章制度以及政策法規(guī)等有更深入了解，并且能夠實現(xiàn)對相關內容的傳播。在這種狀況下，能夠為各個部門對資料的整理與裝訂提供有效參考，促進資料管理工作效率的提升。

2.4做好對工程結算的控制

對于建設工程單位來講，在簽訂協(xié)議和合同時，在前期需要對和工程相關的資料進行搜集與整理，做好變更和移交，并且對這些內容提出明確、具體的要求，同時工程在最終的結算付款時，需要獲得檔案管理部門的認可和簽字，然后進行最終付款。

2.5確保各項措施落到實處

在工程建設的過程中，一般會設置相應的檔案管理部門、相關職能部門以及考核小組等，定時對工程資料進行歸納、整理以及累積，進而將檔案管理的職責更好落到實處，使工程質量有所保證。同時需要實施一定的獎懲制度，使工作人員的工作積極性得到激發(fā)。

2.6實現(xiàn)工程建設與檔案管理的協(xié)調發(fā)展

工程建設一般實施的時間比較長，從實施到竣工需要一個周期，因此在工程建設的過程中，實現(xiàn)有檔案管理的協(xié)調發(fā)展十分重要。工程項目中檔案的確立應該從工程設立階段就開始，同時在進展過程中需要對工程質量進行詳細監(jiān)管，對相關文件材料進行詳細檢查。在項目簽訂正式的合同之后，需要實施相應的監(jiān)理措施，使工程項目中的整體內容納入到監(jiān)理范圍內，進而實現(xiàn)檔案管理體系的不斷完善，使檔案管理能夠在工程建設中的各個環(huán)節(jié)得到滲透。

3結束語

總之，在工程建設過程中，檔案管理是進行施工、運行、檢測、維護以及改建等工作實施的有效保證，同時也對整個項目內容進行著記錄，是建設工程中涉及到的核心內容，由此可見，檔案管理的實施程度對資源的管理和利用有重要影響。因此相關單位在進行檔案管理的過程中，需要加強人員素質建設，完善相關管理體系，實現(xiàn)部門之間的充分溝通與交流，使資料的真實性和完整性得到充分體現(xiàn)，進而使工程得以順利進行。

參考文獻

[1]姜敏.建設工程檔案管理的重要性及其規(guī)范化[J].企業(yè)改革與管理，2019（7）：45-46.

作者：崔英迪單位：吉林省白城市不動產登記中心