地市級(jí)農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理水平提升

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摘要:地市級(jí)農(nóng)業(yè)科研院所是我國(guó)農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新體系中重要的組織部分，是服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展、助推鄉(xiāng)村振興的中堅(jiān)力量。由于地市級(jí)農(nóng)業(yè)科學(xué)院所的發(fā)展受所在地區(qū)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平、科研投入水平、財(cái)政保障水平等因素影響，導(dǎo)致地市級(jí)農(nóng)業(yè)科研院所的整體綜合檔案管理水平不高，不能較好地適應(yīng)當(dāng)前時(shí)期現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科研院所的發(fā)展需求。文章分析檔案管理存在的問題，提出改進(jìn)策略。

關(guān)鍵詞:農(nóng)業(yè)科研單位;檔案管理;水平提升

1地市級(jí)農(nóng)業(yè)科研院所綜合檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前地市級(jí)農(nóng)業(yè)科研單位檔案室(館)收集的檔案主要包括文書檔案、科研檔案、基建檔案和財(cái)務(wù)檔案等，其中主要以文書檔案［1］和科研檔案為主。在現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新發(fā)展中，地市級(jí)農(nóng)業(yè)科研所主要承擔(dān)著為地方現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展提供技術(shù)支撐的使命，在單位日常管理、科技創(chuàng)新、成果推廣運(yùn)用工作實(shí)踐中會(huì)生產(chǎn)大量文件資料。為了有效管理使用這些檔案資料［2］，各單位成立專門的檔案室(館)，配備專職或兼職檔案管理人員。在工作中，檔案資料需要經(jīng)過規(guī)范化收集、整理與歸類，編寫案卷目錄、卷內(nèi)目錄為檢索工具。近年來，隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)快速發(fā)展，部分單位開始將檔案信息檢索、數(shù)字存儲(chǔ)、資源共享等信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，極大程度地提高了檔案管理水平。但是，受制于地市級(jí)農(nóng)業(yè)科研院所重視程度、經(jīng)費(fèi)投入、人員保障等因素的限制，檔案綜合管理水平不高，檔案數(shù)字信息化建設(shè)受到一定的制約。

2地市級(jí)農(nóng)業(yè)科研院所綜合檔案存在問題

2.1檔案收集整理規(guī)范性不夠

檔案收集整理是檔案管理、開發(fā)運(yùn)用的前提，目前檔案收集主要還是靠檔案工作人員按照以往傳統(tǒng)的方式進(jìn)行收集、歸納、整理，但是隨著單位快速發(fā)展和信息化程度不斷提高，檔案資料會(huì)變得越來越多、越來越復(fù)雜，收集歸檔的難度會(huì)逐漸提高，如果還是依靠運(yùn)用傳統(tǒng)單一的方式進(jìn)行，那么很難進(jìn)行科學(xué)歸檔和綜合運(yùn)用。比如，農(nóng)業(yè)科研檔案作為地市級(jí)農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理的重點(diǎn)檔案，主要是指農(nóng)業(yè)科研人員在農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新、科技成果轉(zhuǎn)化、科研項(xiàng)目實(shí)施過程中的產(chǎn)生的各種文件資料［3］，包括了科研項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)、過程研發(fā)、數(shù)據(jù)整理、總結(jié)驗(yàn)收過程產(chǎn)生的檔案資料，項(xiàng)目驗(yàn)收結(jié)束后還涉及新產(chǎn)生的涵蓋科技成果后續(xù)應(yīng)用推廣、獲獎(jiǎng)申報(bào)以及后續(xù)開發(fā)、轉(zhuǎn)化、轉(zhuǎn)讓等檔案資料。在具體的收集過程中，一些在歸檔范圍內(nèi)的文件資料，有時(shí)就會(huì)出現(xiàn)應(yīng)歸未歸現(xiàn)象，因此造成檔案工作難以實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)的目標(biāo)。

2.2檔案數(shù)字信息化程度不高

受制于地市級(jí)農(nóng)業(yè)科研院所自身發(fā)展水平不一致，單位投入檔案綜合管理的經(jīng)費(fèi)捉襟見肘，同時(shí)隨著檔案信息化要求越來越高，靠傳統(tǒng)模式收集檔案已不能滿足信息化時(shí)展要求。目前在具體管理過程中，檔案室(館)的對(duì)硬件(服務(wù)器、電腦)、軟件方面(檔案管理軟件系統(tǒng))的設(shè)施和條件投入有限，檔案存儲(chǔ)主要還是以紙質(zhì)材料為主，多種介質(zhì)的檔案材料存儲(chǔ)條件無法得到充分滿足，光盤、文件數(shù)據(jù)、圖片、底片等其他存儲(chǔ)媒介材料保存的局限性致使檔案完整性不足。條件較好的單位，初步實(shí)現(xiàn)了檔案內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，但是檔案硬件、軟件的投入還是不足，比如在管理服務(wù)器、檔案軟件配備、輸入設(shè)備、電腦更新、檔案掃描儀等方面配備滯后，造成檔案分類、檢索不便。

2.3檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

當(dāng)前地市級(jí)農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理工作，受制于人員經(jīng)費(fèi)、編制等因素影響，很多從事文書檔案管理工作的人員并非檔案專業(yè)出身，沒有經(jīng)過專業(yè)系統(tǒng)的檔案培訓(xùn)，對(duì)檔案專業(yè)技能掌握不夠熟練，業(yè)務(wù)能力與專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化要求差距較大。同時(shí)，有些農(nóng)業(yè)科研院所的檔案工作人員由文秘人員兼任，兼職人員投入到檔案工作的時(shí)間和精力有限，致使檔案收集不齊全、歸檔不及時(shí)、立卷不規(guī)范等問題時(shí)有發(fā)生［4］。另外，一些檔案管理人員也缺乏農(nóng)業(yè)科研背景，既能夠系統(tǒng)全面掌握農(nóng)業(yè)科研基本規(guī)律和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，又能夠了解科技前沿動(dòng)態(tài)、利用現(xiàn)代信息技術(shù)等方面的復(fù)合型人才更是少之又少。另外，檔案管理工作人員作為單位科研創(chuàng)新的幕后工作者，自身晉升渠道、上升空間有限，導(dǎo)致具體從事檔案管理的工作人員工作積極性不高，檔案工作缺乏吸引力，造成人才隊(duì)伍不穩(wěn)定，綜合素質(zhì)參差不齊，無法滿足現(xiàn)代檔案管理的要求。

2.4檔案管理體系不夠健全

檔案管理體系的建立有助于提高地市級(jí)農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理水平［5］，但是目前建立完備充實(shí)的農(nóng)業(yè)科研文書、科研、財(cái)務(wù)、基建檔案管理體系的單位少之又少，絕大部分單位都是按照以往傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)、做法按部就班，造成了檔案收集不及時(shí)、不規(guī)范、不安全、不系統(tǒng)等現(xiàn)象。而農(nóng)業(yè)科研院所檔案的主要價(jià)值在于收集、歸檔材料的完整性和系統(tǒng)化，但是由于在檔案歸檔過程中檔案管理人員與檔案收集人員、科研人員信息不對(duì)稱、溝通不及時(shí)，造成了應(yīng)歸檔完整的重要核心內(nèi)容不能及時(shí)歸檔，整體影響了檔案的開發(fā)利用，加之配套的管理獎(jiǎng)懲機(jī)制不健全，對(duì)檔案管理、收集工作人員不能更好地進(jìn)行約束。在實(shí)際操作過程中，很多單位對(duì)檔案管理主要側(cè)重于對(duì)歸檔數(shù)量的要求較高，而對(duì)檔案質(zhì)量的審核不嚴(yán)。如在文書檔案管理中對(duì)保管期限的界定、文件的排序、歸檔文件編號(hào)、歸檔文件編目還存在界定不清的情況;在基建過程中項(xiàng)目規(guī)劃、招投標(biāo)、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)部分檔案缺失;在科研創(chuàng)新過程中原始數(shù)據(jù)記載不規(guī)范或缺少原始記錄，科研項(xiàng)目驗(yàn)收后成果申報(bào)獎(jiǎng)項(xiàng)、推廣應(yīng)用等文件資料不完備等問題。這些問題的產(chǎn)生，主要是單位自身對(duì)于檔案管理的不重視，沒有形成科學(xué)完備的制度管理體系，為后期歸檔檢索增加了難度，也極大地影響檔案在科技創(chuàng)新、技術(shù)鑒定等方面的傳承和開發(fā)利用的價(jià)值。

3地市農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理提升策略

3.1加強(qiáng)對(duì)檔案管理的收集整理制度體系建立

構(gòu)建農(nóng)業(yè)科研院所檔案收集管理體系規(guī)范，針對(duì)文書、科研、基建、財(cái)務(wù)分門別類制定相對(duì)統(tǒng)一的收集管理制度體系。按照檔案歸檔收集范圍內(nèi)容進(jìn)行劃分，比如將文書檔案中國(guó)家、省、市以及本單位出臺(tái)的關(guān)于支持農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新的政策法規(guī)、申報(bào)依據(jù)等資料;科研檔案中按照政策法規(guī)下項(xiàng)目(課題)申報(bào)、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目驗(yàn)收、成果申報(bào)、成果轉(zhuǎn)化等資料;基建檔案中在實(shí)施科研項(xiàng)目(課題)中，修建的配套建筑、田間設(shè)施等資料;財(cái)務(wù)檔案中項(xiàng)目(課題)產(chǎn)生了各類財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、預(yù)決算財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等資料。按照歸檔標(biāo)準(zhǔn)制定一套相對(duì)統(tǒng)一的收集整理制度體系，使各種檔案按照標(biāo)準(zhǔn)化零為整，同步實(shí)施歸檔資料信息化，實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵字信息檢索，方便后續(xù)的開發(fā)運(yùn)用。

3.2加強(qiáng)對(duì)檔案管理的現(xiàn)代信息化建設(shè)

隨著現(xiàn)代物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能AI等信息技術(shù)的廣泛普及，傳統(tǒng)的檔案收集、管理方式已不能滿足新時(shí)代檔案發(fā)展的需求，加快推進(jìn)農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理信息化建設(shè)已是大勢(shì)所趨。農(nóng)業(yè)科研院所文書檔案信息化既有利于檔案的保存、查詢及借閱，節(jié)省檔案存放空間及管理人員和借閱人員的時(shí)間和精力，提高檔案管理和利用效率，既有利于保持檔案完整性，又能減少紙質(zhì)檔案的損耗、排放混亂及丟失現(xiàn)象的發(fā)生，對(duì)檔案起到更好的保護(hù)作用。因此，農(nóng)業(yè)科研院所要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變觀念，解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，將檔案數(shù)字化建設(shè)作為檔案工作的重要內(nèi)容加快推進(jìn)，一方面要進(jìn)一步加大檔案信息化人才的培養(yǎng)和引進(jìn)力度，為檔案信息化建設(shè)提供必要的人才和智力支持;另一方面要加大經(jīng)費(fèi)投入，采購(gòu)一批計(jì)算機(jī)、掃描儀、信息化系統(tǒng)等辦公設(shè)備，為檔案數(shù)字化工作開展提供必要的硬件軟件保障。

3.3加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提升

在農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理中，人才隊(duì)伍的培養(yǎng)是關(guān)鍵所在，所以引進(jìn)一批、培養(yǎng)一批具有較高綜合素質(zhì)的檔案管理人員勢(shì)在必行。一是進(jìn)一步健全優(yōu)化檔案管理工作人員管理制度，建立健全檔案激勵(lì)機(jī)制與考核機(jī)制，從而吸引具有專業(yè)知識(shí)的檔案管理人才加入隊(duì)伍中，為檔案管理建設(shè)儲(chǔ)備人才;二是要建立健全檔案工作人員教育培訓(xùn)長(zhǎng)效機(jī)制，通過繼續(xù)教育、輪崗交流、學(xué)習(xí)研討等多途徑多形式，全面提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，為農(nóng)業(yè)科研院所建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍;三是檔案管理人員自身也要加強(qiáng)對(duì)農(nóng)業(yè)科技、行政管理、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)操作等相關(guān)領(lǐng)域業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，做好檔案的保管、檢索、利用工作。

3.4加強(qiáng)對(duì)檔案管理的綜合開發(fā)運(yùn)用

地市級(jí)農(nóng)業(yè)科研院所檔案是在農(nóng)業(yè)管理、科技創(chuàng)新、技術(shù)推廣成果運(yùn)用工作中形成的具有較高的保存、查考和利用價(jià)值，并經(jīng)過系統(tǒng)整理、科學(xué)保管的相關(guān)文件和材料。檔案保存最終目的在于對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案的綜合開發(fā)利用，把檔案中蘊(yùn)藏的巨大科研價(jià)值充分挖掘出來。完整規(guī)范的檔案資料對(duì)今后的農(nóng)業(yè)科研事業(yè)發(fā)展具有重要科研參考價(jià)值，同時(shí)并可為科研項(xiàng)目選題、科研成果研發(fā)、農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣及科研成果轉(zhuǎn)化提供完整可靠的原始依據(jù)。同時(shí)要積極拓展檔案開發(fā)利用的渠道和途徑，有效開發(fā)利用好檔案資料，更好地為現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技發(fā)展服務(wù)。積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案收集規(guī)范化、檔案檢索網(wǎng)絡(luò)化、檔案開發(fā)運(yùn)用信息化，為農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新、鄉(xiāng)村振興提供有力支撐。

4結(jié)語(yǔ)

地市級(jí)農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理離不開檔案管理體系制度的建立、管理人員綜合素質(zhì)的提升、檔案管理信息化的普及、檔案綜合開發(fā)的共享，這是未來檔案管理發(fā)展的必由之路。一定要深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理水平提升的重要意義，將檔案管理建設(shè)提升到單位長(zhǎng)遠(yuǎn)全局規(guī)劃的高度，明確檔案管理建設(shè)的整體目標(biāo)、理清工作思路，加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新，積極探索檔案管理現(xiàn)代化路徑，從理念創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新、方法創(chuàng)新等方面著手，采用大數(shù)據(jù)、人工智能等現(xiàn)代化信息管理手段，提高檔案資源管理開發(fā)利用水平，促進(jìn)現(xiàn)代農(nóng)業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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作者：陳富平 孫玲玲 單位：江蘇徐淮地區(qū)淮陰農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所