醫(yī)院后勤檔案管理作用分析

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摘要：自我國進(jìn)入21世紀(jì)以來，不僅國家綜合實(shí)力有了穩(wěn)步提高，同時(shí)也帶動了醫(yī)院建設(shè)事業(yè)的飛速發(fā)展與轉(zhuǎn)型升級。就現(xiàn)實(shí)情況來看，很多醫(yī)院的后勤檔案管理工作一直容易被忽視，很多人提起醫(yī)院的后勤檔案管理，潛意識里都認(rèn)為此崗位沒什么過高的標(biāo)準(zhǔn)，似乎只是處理醫(yī)院運(yùn)營過程中的一些閑雜事項(xiàng)。然而事實(shí)并非如此，醫(yī)院后勤檔案管理人員需要負(fù)責(zé)的內(nèi)容繁忙而艱難，各項(xiàng)工作內(nèi)容都有著超高的專業(yè)要求，其中包含醫(yī)院綜合性建設(shè)、維修、綠化、招標(biāo)等，甚至還需要負(fù)責(zé)醫(yī)院日常水電氣、保潔滅害、設(shè)備運(yùn)行等醫(yī)院日常運(yùn)營工作。由此可見，醫(yī)院的后勤檔案管理是促進(jìn)醫(yī)院良性發(fā)展的重要保障。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；后勤檔案管理；重要性；問題；對策

如今全國各地的醫(yī)院建設(shè)都進(jìn)入一個井噴式的高峰期，無論從建設(shè)規(guī)模、專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)還是后勤檔案管理等各方面來看都有了更為嚴(yán)苛的要求。而且在醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的不斷加速下，越來越多人開始認(rèn)識到了醫(yī)院后勤檔案管理的重要性，因?yàn)檫@項(xiàng)工作很多時(shí)候要在多個部門之間起到“串聯(lián)”作用，是促進(jìn)醫(yī)院建設(shè)可持續(xù)發(fā)展的重要支撐。不過即便如此，當(dāng)前我國的醫(yī)院后勤檔案管理還是存在許多不如人意的地方，若不及時(shí)將其逐一整治，很有可能會對醫(yī)院未來的發(fā)展造成負(fù)面影響。筆者將結(jié)合自身多年來相關(guān)的工作管理實(shí)踐，簡要概述醫(yī)院后勤檔案管理工作，分析當(dāng)前我國醫(yī)院后勤檔案管理存在的不足，闡述醫(yī)院后勤檔案管理的重要性，并在此基礎(chǔ)上探究優(yōu)化醫(yī)院后勤檔案管理的有效策略。還望個人之見，能為廣大醫(yī)院后勤檔案管理同仁提供可行的一些參考建議。

一、簡述醫(yī)院后勤檔案管理

1.內(nèi)涵與覆蓋內(nèi)容通常情況下，醫(yī)院后勤檔案都是在醫(yī)院資產(chǎn)管理、建設(shè)工程、后勤人員結(jié)構(gòu)、設(shè)備設(shè)施管理等各類工作中逐步形成的，這些內(nèi)容具有非常有利的保存價(jià)值，其中包含各類音像、文字、圖片等記錄載體。利用當(dāng)前各類先進(jìn)的信息化技術(shù)，利用這些寶貴的檔案資源進(jìn)行科學(xué)整合、歸納以及開發(fā)，可以為醫(yī)院的醫(yī)療以及科研等各項(xiàng)工作提供精準(zhǔn)服務(wù)。關(guān)于醫(yī)院的后勤檔案管理涉及的工作內(nèi)容，主要包含醫(yī)院綠化、維修、建設(shè)、涉及、保潔滅害等各個領(lǐng)域的運(yùn)營類管理。另外，當(dāng)前有很多醫(yī)院已經(jīng)將部分業(yè)務(wù)進(jìn)行了外包合作，因此還涉及到后續(xù)的外包業(yè)務(wù)檔案管理。隨著信息化技術(shù)的不斷進(jìn)步，未來的后勤檔案管理勢必將越來越多元化、創(chuàng)新化，后勤檔案管理工作也將發(fā)揮更多應(yīng)用價(jià)值。

2.遵循的工作原則在進(jìn)行醫(yī)院的后勤檔案管理工作中需要遵循很多基礎(chǔ)性規(guī)則，這樣才能保障所有工作能夠有序開展，其中包括：其一，規(guī)則性原則。即在制定以及實(shí)施檔案工作的時(shí)候必須契合現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)，要遵守對應(yīng)的工作規(guī)范、工作質(zhì)量以及效率性原則；其二，安全性原則。即在數(shù)字化、信息化建設(shè)的推動下融合先進(jìn)技術(shù)，讓這些現(xiàn)代化技術(shù)來為檔案管理保駕護(hù)航，以此來提高各類后勤檔案的安全性；其三，效益性原則。也就是說要在施行后勤檔案管理的同時(shí)注重醫(yī)院的各類效益，不斷分析用戶的需求有哪些，同時(shí)根據(jù)醫(yī)院自身實(shí)際能力來進(jìn)行集中處理，讓那些利用率比較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，以此創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

二、當(dāng)前我國醫(yī)院后勤檔案管理存在的不足

1.對醫(yī)院的后勤檔案管理意識淡薄就當(dāng)前我國的醫(yī)院后勤檔案管理實(shí)際情況來看，有很多醫(yī)院都不夠重視后勤檔案管理，不僅管理意識較為淡薄，同時(shí)還有很多機(jī)制性的內(nèi)容未能科學(xué)落實(shí)。正是由于這些原因，才導(dǎo)致醫(yī)院的很多后勤檔案管理不完善，各個部門之間缺乏對彼此工作的監(jiān)督、檢查以及考核，而且在推動后勤管理工作的執(zhí)行力也不足，管理制度形同虛設(shè)。隨著新時(shí)代醫(yī)院信息化建設(shè)步伐的加速，后勤檔案管理工作如若出現(xiàn)了“掉鏈子”的情況，無疑將嚴(yán)重影響醫(yī)院未來的健康發(fā)展。

2.管理水平不足由于醫(yī)院后勤檔案管理工作涉及的面比較廣泛，其中的工作內(nèi)容不僅十分繁雜，同時(shí)還有著極高的專業(yè)性要求。然而就目前我國的后勤檔案管理用人格局來看，某些醫(yī)院的工作人員自身專業(yè)素質(zhì)明顯不夠，無法勝任醫(yī)院的后勤檔案管理崗位。具體表現(xiàn)在，對于檔案的重要性、專業(yè)要求以及收集等業(yè)務(wù)不夠熟練，同時(shí)也沒有做好對應(yīng)的檔案歸檔處理，導(dǎo)致醫(yī)院信息化建設(shè)與時(shí)代脫軌。另外，還有些后勤檔案管理工作人員缺乏職業(yè)素養(yǎng)，對待工作不夠認(rèn)真仔細(xì)，經(jīng)常出現(xiàn)一些小錯誤，諸如此類的問題必須及時(shí)改善。3.信息化建設(shè)落后進(jìn)入信息化時(shí)代之后，各地醫(yī)院都在大力應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，因?yàn)楦黝惉F(xiàn)代的技術(shù)手段不僅可以提高工作效率與工作品質(zhì)，也讓醫(yī)院的后勤檔案有了更好的技術(shù)歸屬。不過目前我國依舊有一些醫(yī)院的信息化建設(shè)比較落后，實(shí)際的檔案數(shù)字化流程不夠精細(xì)，醫(yī)院內(nèi)部存在“信息孤島”的情況，而且由于醫(yī)院內(nèi)部設(shè)立部門較多，各個平臺之間又互相獨(dú)立，沒能在實(shí)際工作中取得緊密聯(lián)系，一旦需要數(shù)據(jù)共享或者匯總的時(shí)候幾乎難以實(shí)現(xiàn)。

4.未匹配科學(xué)合理的能源管理體系考慮到醫(yī)院占地面積廣，其中需要用到的醫(yī)療設(shè)備也非常多，因此需要采集的數(shù)據(jù)極為龐大。但是當(dāng)前很多醫(yī)院在導(dǎo)入能源管理體系的時(shí)候多數(shù)采用人工采集，這樣的工作模式不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，同時(shí)也很容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或者采集不全。如此一來，醫(yī)院的各類能耗去向則難以記錄精準(zhǔn)，后續(xù)的能耗分項(xiàng)計(jì)量以及各個部門之間的能耗指數(shù)等無法量化。若能耗數(shù)據(jù)都出現(xiàn)了問題，那么醫(yī)院要想在未來的建設(shè)工作中開展節(jié)能計(jì)劃則很難做到，而且會造成后勤檔案管理混亂，工作效率低下以及成本開支不好控制等問題。

5.醫(yī)院用能存在安全隱患因?yàn)獒t(yī)院的各類醫(yī)療設(shè)備幾乎長期都保持在高強(qiáng)度的工作狀態(tài)之下，因此必須要對所有設(shè)備開展科學(xué)的維護(hù)與保養(yǎng)工作，否則不僅會影響設(shè)備使用壽命，甚至還有可能引發(fā)某些設(shè)備安全事故。當(dāng)前我國很多醫(yī)院的后勤檔案管理都沒能做好用能方面的科學(xué)安排，對于醫(yī)院內(nèi)部的設(shè)備電壓、用電功率、三相不平衡率、環(huán)境狀態(tài)等參數(shù)等沒能記錄在案，經(jīng)常是在設(shè)備已經(jīng)停止運(yùn)行才發(fā)現(xiàn)，這種情況就很容易遺留安全隱患。另外，當(dāng)前某些醫(yī)院的設(shè)備數(shù)據(jù)監(jiān)測工作，還是停留在故障告警、數(shù)據(jù)抄表的被動階段，進(jìn)入信息化時(shí)代之后，有很多系統(tǒng)化的設(shè)備數(shù)據(jù)已經(jīng)不是利用人力可以完成的工作了，對應(yīng)的設(shè)備保養(yǎng)安排已經(jīng)需要一整套專業(yè)化的保養(yǎng)方案才能夠保障設(shè)備的完整性能與使用壽命。

三、醫(yī)院后勤檔案管理的重要性

1.常規(guī)后勤檔案管理客觀而言，各類常規(guī)的醫(yī)院后勤檔案管理是日常運(yùn)行與科學(xué)管理的基礎(chǔ)，醫(yī)院內(nèi)部各種日常運(yùn)行管理工作都需要以來常規(guī)后勤檔案管理來推進(jìn)。而且隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大以及醫(yī)療體制的深度改革，很多日常事務(wù)已經(jīng)轉(zhuǎn)變的異常繁雜。常規(guī)后勤檔案管理工作，不僅是醫(yī)院施行高效、科學(xué)以及規(guī)范化建設(shè)的強(qiáng)大支撐，同時(shí)也是維護(hù)醫(yī)院穩(wěn)定運(yùn)行的關(guān)鍵和根本。因?yàn)槌Ｒ?guī)后勤檔案管理可以為醫(yī)院提供許多極具針對性的管理參考數(shù)據(jù)以及各類參數(shù)，這些數(shù)據(jù)便是維護(hù)醫(yī)院日常正常運(yùn)行的科學(xué)依據(jù)與參考。同時(shí)，考慮到醫(yī)院在日常運(yùn)行管理中肯定會出現(xiàn)一些改建、翻新、設(shè)備維修等情況，這時(shí)候就需要一套強(qiáng)有力的常規(guī)后勤檔案作為藍(lán)本。相關(guān)人員在落實(shí)這些工作內(nèi)容的時(shí)候不可能只憑借自己的專業(yè)認(rèn)知或者所謂經(jīng)驗(yàn)來進(jìn)行，必須要通過醫(yī)院常規(guī)后勤檔案來了解醫(yī)院歷史建設(shè)數(shù)據(jù)，這樣才能確保醫(yī)院的維修與改建工作能夠在有序的安排下開展。

2.建設(shè)類后勤檔案管理在醫(yī)院進(jìn)行建設(shè)、招標(biāo)或者設(shè)計(jì)等各個階段，這時(shí)候建設(shè)類后勤檔案管理的重要性便凸顯出來了。因?yàn)獒t(yī)院屬于人員流動性大、階段性強(qiáng)的基礎(chǔ)性單位，只有利用建設(shè)類后勤檔案才能夠完全了解到此類信息，為后續(xù)的建設(shè)工作做好指引。進(jìn)入到醫(yī)院建設(shè)后期，前期又會催生出許多資料數(shù)據(jù)，這些信息十分龐大，必須要依賴現(xiàn)代化的建設(shè)后勤檔案管理工作來推進(jìn)，以此來保障各類工程規(guī)劃圖、批復(fù)等資料的完整性。特別是在市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷深入下，如今醫(yī)院之間的競爭愈發(fā)白熱化，要想在這樣的市場環(huán)境中永葆生機(jī)，則必須要讓建設(shè)類后勤檔案管理工作作為堅(jiān)實(shí)后盾，其中包含各種醫(yī)院建設(shè)類網(wǎng)絡(luò)信息的整合，醫(yī)院電子資源的優(yōu)勢互補(bǔ)等。

3.外包類后勤檔案管理外包類醫(yī)院后勤檔案管理的重要性，從客觀層面減輕了本體醫(yī)院后勤管理的工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)也讓專業(yè)的事有更加專業(yè)的人來完成，降低了醫(yī)院運(yùn)營管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)。一套良好的外包類后勤業(yè)務(wù)管理檔案，不僅能夠?qū)Ω黝愅獍Y料進(jìn)行科學(xué)匯總與分析，同時(shí)也提高了醫(yī)院后勤檔案管理工作的效率。

四、優(yōu)化醫(yī)院后勤檔案管理的有效策略

1.強(qiáng)化意識，提高對醫(yī)院后勤檔案管理的重視程度針對醫(yī)院后勤檔案管理重視程度不夠的問題，必須要進(jìn)行大力整治，力爭將醫(yī)院各個部門的檔案管理意識都深化到位，這樣才能加深各個部門的團(tuán)結(jié)協(xié)作性，讓醫(yī)院的后勤檔案管理體系轉(zhuǎn)變的越來越科學(xué)。對于以往的那套“醫(yī)院無需后勤”的落后理念，必須集中處理，做好對應(yīng)的宣導(dǎo)工作。另外，要將醫(yī)院的后勤部門納入整個醫(yī)院的保障體系之中，給后勤檔案管理部門投入充足的資金，導(dǎo)入更多具備激勵性質(zhì)的工作管理制度，同時(shí)還要夯實(shí)行政管理體系，讓相關(guān)工作人員在實(shí)踐中進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，對不合理的地方要第一時(shí)間進(jìn)行整改，逐步構(gòu)建起一套科學(xué)化、現(xiàn)代化的后勤檔案管理工作體系，讓各個崗位的職責(zé)分工明確，做到責(zé)任到人、責(zé)任到崗，以此來促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

2.創(chuàng)建完善合理的員工培訓(xùn)機(jī)制若想從根本上提高醫(yī)院后勤檔案管理部門的專業(yè)性，必須要制定一套完善的培訓(xùn)機(jī)制，讓部門內(nèi)所有工作人員都可以享受到公平、公開、公正的專業(yè)培訓(xùn)服務(wù)。首先，醫(yī)院上級管理要提高后勤檔案工作人員的職業(yè)自信心，避免醫(yī)院內(nèi)部人員對后勤部門的“有色眼鏡”行為，絕不能讓后勤部門的從業(yè)者認(rèn)為自己只是醫(yī)院的輔助性工作。其次，為后勤檔案管理部門的員工安排專業(yè)性培訓(xùn)活動，聘請社會上知名的精英講師到院內(nèi)開展專業(yè)講座。久而久之，醫(yī)院一定會打造出一支業(yè)務(wù)水平過硬的后勤檔案管理團(tuán)隊(duì)。

3.改善績效考核體系盡管醫(yī)院本身屬于救死扶傷、服務(wù)群眾的公共事業(yè)單位，但是每一名從事后勤檔案管理工作的人員其內(nèi)心都渴盼得到領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)同，能夠在自己的崗位上獲取相應(yīng)的回報(bào)，這其實(shí)是一種非常正常的訴求。針對這種情況，醫(yī)院有關(guān)部門要大力改善后勤檔案管理部門的績效考核體系，要將更多人性化、專業(yè)化的內(nèi)容融合到其中，這樣才能從實(shí)際層面提高員工的工作積極性，發(fā)揮出本屬于自己的職業(yè)特色。具體而言，要對后勤檔案管理部門落實(shí)分級績效，將各自收集的有效數(shù)據(jù)納入績效評定之中。同時(shí)，對于部門內(nèi)的后勤能源管理人員也要根據(jù)實(shí)際情況來制定績效考核機(jī)制，分別從設(shè)備操作熟練度、保養(yǎng)系數(shù)、維修系數(shù)等方面進(jìn)行評定，由此來加強(qiáng)其工作積極性。

4.巧用信息化技術(shù)，提高能源管理對于醫(yī)院的能源管理系統(tǒng)，后勤檔案管理部門一定要用更加多元的思路來推進(jìn)工作，將能源監(jiān)控、能耗成本以及能源統(tǒng)計(jì)等各方面細(xì)節(jié)進(jìn)行補(bǔ)足，做好針對性的能源消費(fèi)分析，對醫(yī)院的各項(xiàng)能耗要秉持“追查到底”的工作原則，同時(shí)還要導(dǎo)入預(yù)判性能源體系，切忌不可等到事情發(fā)生之后才開始檔案梳理，要提前做好所有的能耗預(yù)測計(jì)劃。具體的工作落實(shí)，可以將當(dāng)前比較流行的大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行大力推廣應(yīng)用，讓醫(yī)院的管理者可以及時(shí)掌握對應(yīng)的能源比重以及能耗狀況，同時(shí)還可以做好后續(xù)的節(jié)能方案，為醫(yī)院節(jié)省不必要的能源開支，提高經(jīng)濟(jì)效益。

5.強(qiáng)化設(shè)備保養(yǎng)工作，保障長期穩(wěn)定運(yùn)行對于醫(yī)院使用的各類現(xiàn)代化醫(yī)療設(shè)備，一定要做好設(shè)備的保養(yǎng)維護(hù)工作，以此來保障設(shè)備長期穩(wěn)定運(yùn)行，避免設(shè)備由于保養(yǎng)不當(dāng)而經(jīng)受損壞。一方面，醫(yī)院后勤檔案管理部門要專門構(gòu)建一套設(shè)備安全管理系統(tǒng)，對醫(yī)院各類設(shè)備展開實(shí)時(shí)監(jiān)測，對設(shè)備電流、電壓、使用功率以及各類環(huán)境參數(shù)做好及時(shí)數(shù)據(jù)收集。一旦在系統(tǒng)內(nèi)發(fā)現(xiàn)設(shè)備數(shù)據(jù)異常，必須要在第一時(shí)間將其處理完善，還可以讓專業(yè)的技術(shù)人員在系統(tǒng)中導(dǎo)入自動調(diào)節(jié)、自動關(guān)閉等保養(yǎng)功能，以免設(shè)備異常嚴(yán)重化。另一方面，利用大數(shù)據(jù)來實(shí)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備的自動化管理，讓PC端與手機(jī)端達(dá)成有機(jī)統(tǒng)一，相關(guān)后勤檔案管理人員只需要通過APP便可查明設(shè)備保養(yǎng)情況，由系統(tǒng)平臺來發(fā)送各類維修指令，讓所有的工作細(xì)節(jié)都可以在線上完成。與此同時(shí)，必須建立一套設(shè)備巡檢保修系統(tǒng)，將設(shè)備的保養(yǎng)專業(yè)知識以及保養(yǎng)時(shí)間自動推送，以此來降低設(shè)備安全隱患，維護(hù)長期穩(wěn)定運(yùn)行。

五、結(jié)束語

綜上所述，本文主要結(jié)合了筆者自身多年來相關(guān)的醫(yī)院工作管理實(shí)踐，簡要概述醫(yī)院后勤檔案管理工作，分析當(dāng)前我國醫(yī)院后勤檔案管理存在的不足，闡述醫(yī)院后勤檔案管理的重要性，并在此基礎(chǔ)上探究優(yōu)化醫(yī)院后勤檔案管理的有效策略。隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷深入，未來的醫(yī)院建設(shè)事業(yè)勢必將向著越來越多元化、創(chuàng)新化的方向發(fā)展，身為醫(yī)院的后勤檔案管理工作責(zé)任人，必須敢于在原有工作模式上推陳出新，利用更具前瞻性的理念來落實(shí)后勤檔案管理工作，并且要將以往那些陳舊的思維意識摒棄，甚至可以從國外某些成功案例中汲取寶貴經(jīng)驗(yàn)，以此來創(chuàng)設(shè)契合中國國情的醫(yī)院后勤檔案管理體系，為國家基礎(chǔ)醫(yī)療事業(yè)貢獻(xiàn)力量，為人民群眾提供更加專業(yè)化、人性化的醫(yī)療服務(wù)。

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作者：石勝軍 單位：桂林市人民醫(yī)院